1 Gennemgang og drøftelse af tidligere planlagte vedligeholdelsesopgaver og

Transkript

1 Indkaldelse/ referat Mødeart Mødedato/ tidspkt. Mødested Deltagere Menighedsrådsmøde Sct. Hans Kirke Dagsorden Tirsdag d Kl Sven Madsen, John Berwick, Martin Ringsmose, Claus Weber, Birgitte Skovgaard, Inge Kamp, Birthe Dysager Ebbe Heintze, Kirsten Haystrup, Grethe Skree, Tage Rasmussen, Anders Grinderslev, Massoud Fouroozandeh Blad nr. 99 Sct. Hans Kirke Afbud: Birthe Dysager, Anders Grinderslev Øvrige oplysninger / Afbud Kirkeværgen deltager under pkt. 1. Dagsorden 0. Indledning v. Kirsten Haystrup 1. Gennemgang og drøftelse af tidligere planlagte vedligeholdelsesopgaver og renoveringer. Kirkeværgen deltager 2. Politik for honorering af kørsel 3. Styrkelse af kommunikation fra MR til menigheden 4. Tolkning til engelsk i forbindelse med gudstjenester 5. Migrantarbejde i Sct. Hans Kirke 6. Bilag til regnskabsinstruks 7. Diverse information 8. Eventuelt 1 Gennemgang og drøftelse af tidligere planlagte vedligeholdelsesopgaver og renoveringer. Kirkeværgen deltager (D) Kom Der ligger en række planer, overvejelser og opsparede midler for renovering af bl.a. kirkens forplads, ligesom der er en række andre projekter, der skal tages stilling til vedr. de fysiske rammer. Kirkeværgen, formanden og næstformanden mødes torsdag den 21. februar og der forventes udsendt et yderligere oplæg efter dette møde. John Kirkeværgen deltager i mødet under dette punkt. Topp gennemgik problemstillingen omkring klokkerne, hvor vi må forvente en omkostning på kr Der er enighed om at indhente et nyt tilbud på renovering af de to klokker og styringssystem hertil ved Thomo Klokker. Renoveringen af kapellet er lige ved at være på plads, så det kan anvendes til musikrum også. Renoveringen af hvælving i nordre sideskibet kommer med under kirkesyn i næste

2 mdr. Her er der formentligt tale om en udgift på omkring kr Topp gennemgik det tidligere oplæg til ændring af pladsen foran menighedshuset. Martin: Vi skal være opmærksomme på, vi skal ansøge kommunen om tilladelse til forbedring/ændring af pladsen, og der kan muligvis blive tale om, om vi skal ind over fredningsstyrelsen. Der har været tale om ændring af belysningen på pladsen - belysningen drives nu af kommunen. Ved ændring af belysning skal vi have kontakt til rådmanden herfor. Forskellige muligheder drøftes. Vi har tidligere været i dialog med Marie Jørgensens skole, idet der er tale om en privat fællesvej, og derved er der fælles pligt til vedligeholdelsen af vejen. Der er fra skolen mødt velvilje. Der er enighed om, at der skal findes et alternativ til det tidligere oplæg i et andet prisniveau. Og herved så også et nyt møde med skolen og kommunen. Et ønske kunne også være at få lys på kirken. (Der er tidligere indhentet en pris herfor - ca. kr incl. moms) Der er enighed om, at John og Topp arbejder videre med de gamle tegninger og indhenter nye priser. 2 Politik for honorering af kørsel (B) Martin Kom Når ansatte kører for sit arbejde er de nuværende offentlige takster som følger: Den lave takst = kr. 2,13 Den høje takst = kr. 3,82 Det tidligere menighedsråd har drøftet denne sag og valgte for 3 år siden en ordning, hvorefter der kun betales høj takst i visse tilfælde. Der har dog efterfølgende været snak om det er rimeligt... om alt skulle være efter den høje takst. Den tidligere kontaktperson skrev d følgende til medarbejderne: Kære medarbejdere Der har været fremsat ønske om at få udbetalt kørselsgodtgørelse i forbindelse med kørsel i arbejdsmæssig sammenhæng. Det sker på de fleste arbejdspladser, derfor er det godt, at vi stille og roligt får styr på den slags ting og for sat klare rammer. I den slags situationer er det så menighedsrådets opgave at forholde sig til, hvilken politik vi har. På sidste menighedsrådsmøde blev følgende politik vedrørende kørselsgodtgørelse vedtaget: - ved behov for kørsel i egen bil i arbejdsmæssig sammenhæng ydes km-godtgørelse efter statens lave takst, hvis der er tale om almindelig kørsel i dagligdagen. (eksempelvis ærinder, møder i byen, hjemmebesøg med videre). Der ydes ikke godtgørelse til kørsel mellem hjem og arbejde. - ved deltagelse i kurser og planlagte møder længere væk henstilles til medarbejderne at benytte den billigst mulige transportform, og såfremt der ikke er væsentlige ulemper,

3 benyttes som udgangspunkt offentlig transport. Såfremt offentlig transport tager væsentlig længere tid eller er meget besværligt, kan man benytte egen bil med kørselsgodtgørelse efter statens høje takst. Det kan måske synes underligt, at menighedsrådet anvender to forskellige takster. Det er ikke ualmindeligt, at kommuner anvender denne skelnen. Derudover er rådets argument, at vi ikke ønsker at skulle foretage en masse kontrol, og at vi derfor ikke ønsker, at nogen skal kunne mistænkeliggøres for at spekulere i daglig kørsel. Den lave takst kan sagtens dække de direkte udgifter, og samtidig ønsker vi at motivere til, at alle medarbejdere er bevidste om at planlægge hjemmebesøg, ærinder og møder, så det ikke er nødvendigt med mere kørsel end nødvendigt. Denne politik skal endvidere ses i lyset at, at vi har mange ønsker, som koster ressourcer de kommende år, og signalerne på mere overordnet niveau lyder, at kirkerne generelt ikke skal regne med at få flere penge. Derfor er vi nødt til at være omkostningsbevidste og få mest muligt ud af vores budget. Kørselsskemaer godkendes normalt af Grethe. Vi skal som nyt råd forholde os til, om dette er den rigtige løsning. Både kontaktpersonen og jeg selv er nok tilbøjelige til at mene, at vi skal yde den høje takst for alle kørte km. Vi ønsker at vise medarbejderne den tillid, at de hver især kan administrere behovet for kørsel i hverdagen. Ref Martin gennemgik de nuværende regler, og der er enighed om, at der fremover honoreres efter statens høje takst. 3 Styrkelse af kommunikation fra MR til menigheden (B) Martin Kom Det tidligere MR var opmærksomme på, at kommunikationen i menigheden haltede nogle steder og gav det med som en overlevering til os at arbejde videre med. Kontaktpersonen foreslår derfor følgende: Jeg vil foreslå, at der efter et menighedsrådsmøde til den efterfølgende kirkekaffe vil være en kort orientering fra formand eller næstformand om indholdet af MR mødet. Jeg synes generelt menigheden er for lidt informeret om hvad der drøftes i MR. Hvis vi gjorde det til en fast kutyme, ville menigheden blive orienteret ved kirkekaffen og informationerne vil sandsynligvis blive drøftet yderligere folk imellem ved kaffen. Er det andre måder at styrke kommunikationen på? Hvad synes vi om det konkrete forslag? Claus: Vi kunne evt. ligge kopi frem af mødereferat efter hvert mhr-møde.

4 Der er enighed om at afprøve Martins forslag i 6 mdr. Herunder henvise til at referatet ligger på hjemmesiden. Det vil sige, at der næste søndag skal orienteres fra mødet her. 4 Tolkning til engelsk i forbindelse med gudstjenester fortsættelse fra sidst (B) John, Sven Kom Massoud har arbejdet videre med at indhente konkrete tilbud, og der foreligger nu et fornyet og billigere tilbud end vi forholdt os til sidste gang. Tilbud vedhæftet. Jf referatet fra sidst skulle udvalg bestående af begge kirketjenerne, Tage, John og Massoud, arbejde videre med det og kommer med et oplæg til menighedsrådet. John er tovholder. I forhold til drøftelsen af det almindelige anlægs lovlighed skriver Jane: Lidt sent, eftersom I har haft emnet oppe til menighedsrådsmødet i tirsdags. Men - ang. vores "kære" lydanlæg i kirken: Det er lovligt. Det blev certificeret til de nye frekvenser allerede for et år siden. Så det er helt, som det skal være. Og der sidder certifikater på senderne, så man også kan se, at de er godkendt. Jeg synes bare lige, jeg skylder jer alle at fortælle dette. Der mangler også stadig en afklaring af ansvarlige for tolkning samt priser for engelske bibler. Vi skal gerne have dette punkt endeligt afklaret inden ret længe. Tage omkring tolkning: Vi har talt med nogle af KFS erne omkring det, og der er ikke fundet nogen her til det pt. Anders følger videre op på det. Massoud indkøber 10 stk. engelske bibler. Massoud: Vi har fået en ny pris på tolkeanlægget 20 % rabat i forhold til det første tilbud vi havde på sidste mødet. Grethe ansøger om 5 % midler til indkøb af 20 stk. pris ca. kr Migrantarbejde i Sct. Hans Kirke (D) Massoud, Sven Kom Efter vores opfordring til Massoud sidste gang om at gøre migrantarbejdet mere

5 synligt ved kirken, skriver Massoud følgende: I fortsættelse af snakken sidste gang har jeg tænkt mig at holde/bruge vores menighedshus til at holde gudstjenester med migranter om søndagene kl. 15:00-17:00 Jeg tror, vi begynder med CoL og efterfølgende baner vi vejen for andre grupper og nationaliteter at deltage, hvis de vil og i de gange, hvor der er rytmisk gudstjeneste i kirken, kan vi holde fælles gudstjeneste ved at bede vores nye venner at komme og deltage i vores rytmiske gudstjeneste i stedet for at holde 2 gudstjenester på samme tid. Dette er blot et skridt af en række andre tiltag, jeg går og overvejer at gøre med henblik på en bedre integration og vores nye profil i Sct. Hans, som en økumenisk menighed. Jeg har sagt til Massoud, at jeg bestemt er positiv overfor initiativet, men at vi lige skal have en fælles drøftelse i MR samt overveje, hvilke konsekvenser der vil være i forhold til eventuelt yderligere træk på medarbejderne ved kirken. Massoud forventer ikke at ovenstående kræver personalets tilstedeværelse arbejdsmæssigt. Der er enighed om vi efter henvendelse til/ accept fra Asger Gewicke opretter en ny konto til FMA, til brug for midler, som Massoud har ansøgt ved Kirkeministeriet. Regnskab for denne føres her fra Sct. Hans Kirke. Ebbe er fremover repræsentant ved FMA. Massoud orienterer styregruppen herom. Næste møde i styregruppen er d kl på biskoppens kontor. 6 Bilag til regnskabsinstruks (B) Grethe Kom Vedlagte bilag til regnskabsinstruksen skal medsendes til revisoren sammen med årsregnskabet. Grethe skriver: På bilag 2 skal der angives, hvad hver enkelt medarbejder kan/må disponere over. I praksis er det mest Jane, der står for "hus-indkøb"... rengøringsartikler mv. Og beløbene kan her komme op på ca Ligeledes køber Edel mad ind til kirkefrokost, og beløbet her er ca. max kr

6 Og ellers går stort set alt andet igennem kontoret her. Større indkøb vil vi dog ikke foretage uden accept fra kasserer eller formand. Mit forslag til mig er kr Indstilling: Grethes forslag til beløb indføres i bilaget. Der er enighed om ovenstående. 7 Diverse information (O) Sven, Martin Kom Diverse skriftlig orientering vedhæftet. 8 Eventuelt Kom Der er kommet en invitation fra Folkekirkelig Medieforening til repræsentantskabsmøde d kl i Fredens Kirke. Der er mulighed for at hente en App på ipad Menighedsråd. D. 15. juni er der lørdagsmøde i vores provsti. Nærmer info kommer. Martin: Der er nu afholdt MUS-samtaler med alle medarbejder. Underskrifter:

7