100 GODE RÅD TIL KOMMUNIKATIONSARBEJDET I KLUBBEN

Transkript

1 100 GODE RÅD TIL KOMMUNIKATIONSARBEJDET I KLUBBEN FRA DANSK ORIENTERINGS-FORBUNDS KOMMUNIKATIONSKURSUS, JANUAR 2012 Dansk Orienterings-Forbunds (DOF) udviklingskonsulenter har mødt en stor efterspørgsel efter at få inspiration til kommunikationsarbejdet i de danske orienteringsklubber. Her har vi samlet 100 punkter, som klubberne frit kan lade sig inspirere af i kommunikationen såvel internt som eksternt. De 100 punkter er et supplement til DOF s kommunikationskursus De dækker i alt 10 overordnede kategorier: KOMMUNIKATION GENERELT ORGANISERING AF KOMMUNIKATION I KLUBBEN PRESSEARBEJDE MARKEDSFØRING OG TRYKTE MATERIALER INTERN KOMMUNIKATION FORENINGSADMINISTRATION VIA NETTET HJEMMESIDEN SOCIALE MEDIER VIDEOPRODUKTION (TIL NETTET) MOBILEN Derudover er der et supplerende punkt, der hedder LÆS MERE. God fornøjelse med kommunikationsarbejdet! Med venlig hilsen Martin Hedal Udviklingskonsulent, Dansk Orienterings-Forbund 1

2 KOMMUNIKATION GENERELT 1. Prioritér god kommunikation! 2. Kommunikér konkret og præcist og som regel så kort som muligt. 3. Gør dig det klart, hvad det primære budskab med kommunikationen er. Og fokuser hovedsagligt på det. 4. Find ud af, hvad formålet med kommunikationen er. Opsæt gerne konkrete mål. 5. Tænk i målgrupper kommunikér direkte til målgruppen, så budskabet ikke bliver udvandet og/eller irrelevant. 6. Sæt dig i modtagerens sted. Hvordan ville du selv tage imod budskabet, og hvorfor skal modtagerne bruge tid på det? 7. Overvej, hvad modtageren/målgruppen har af viden og forudsætninger for at modtage et givent budskab. Undgå eksempelvis forkortelsen o- for orientering og andre indforståetheder, hvis kommunikationen er ekstern. 8. Vær omhyggelig med kommunikationen. 9. Lad andre teste, om budskabet går klart og tydeligt igennem. 10. Tag imod og opsøg gerne selv feedback fra modtagerne. Spørg, så kommunikationen bliver endnu bedre næste gang. 11. Vær troværdig i kommunikationen eksempelvis med brug af fagpersoner. 12. Tænk over, hvilke medier der er bedst egnede til at formidle dit budskab. 13. Tænk helhedsorienteret, og gentag gerne et vigtigt budskab fx i forskellige sammenhænge/medier. 14. Tænk i gode historier. Kommunikationsarbejde handler næsten altid om at fortælle en god historie så kort og præcist som muligt. 15. Husk disse skriveregler: Brug hellere korte end lange sætninger, læs korrektur, brug aktive ord (fx spiser ) frem for passive ( spises ), undgå svære/akademiske ord, undgå sjældent brugte forkortelser, skriv i positive vendinger frem for negative. 16. Besvar henvendelser udefra (fx en mail eller telefonbesked) så hurtigt som muligt helst indenfor 24 timer. Det første svar skal ikke nødvendigvis være fyldestgørende. Skriv fx i en mail: Tak for din henvendelse. Det lyder spændende, og jeg vender tilbage i denne uge. 17. Glem aldrig styrken ved personlig kontakt trods et hav af øvrige kommunikationsmuligheder. Det sociale fællesskab er det kommunikativt stærkeste kort i en idrætsforening. 18. Find inspiration i andre klubbers positive erfaringer med kommunikationsarbejdet og del jeres egne gode erfaringer (bl.a. på erfaringsudvekslingssiden Vision2015.dk). ORGANISERING AF KOMMUNIKATION I KLUBBEN 19. Organiser arbejdet med klubbens kommunikation i en eller flere særlige grupper/udvalg med plads i eller tæt kontakt til bestyrelsen. Nedsæt gerne et kommunikationsudvalg med 4-5 personer. 20. Koordiner kommunikationsindsatserne på tværs af klubbens organisation bl.a. på tværs af udvalg. 21. Gør kommunikationsarbejdet sjovt og attraktivt, og budgetter med kommunikationsaktiviteter. 22. Involver og giv plads til flere generationer i kommunikationsarbejdet, så indsatsen bliver tidssvarende både for unge og ældre. 23. Del kommunikationsopgaverne op i overskuelige enkeltdele. 24. Find klubbens skjulte eksperter, som enten har vist eller allerede har et talent for kommunikation, for en speciel type software eller for at koordinere på tværs af en organisation. 25. Afstem eksempelvis på særlige klubaftener med klubbens medlemmer, at de er de vigtigste ambassadører for klubben. Hvert enkelt medlem kan med en lille indsats give en tørn med i kommunikationsarbejdet. 26. Tilbyd klubbens medlemmer at blive endnu bedre til at kommunikere gennem kurser, oplæg mv. 2

3 PRESSEARBEJDE 27. Opbyg og plej relationer til relevante journalister på lokale/regionale medier. Hold dem orienteret om klubbens initiativer pr. mail og telefon. 28. Brug klubbens medlemmers relationer til evt. journalister og andre mediefolk. 29. Brug samarbejdspartnere til at åbne døre til medierne. 30. Send en pressemeddelelse pr. mail ved særlige events/begivenheder/nyheder med flest mulige af disse relevanskriterier: lokal forankring, ny viden, aktualitet, god billedside, kendisstof, genkendelse, identifikation, væsentlighed, overraskelse, forargelse. 31. Send egnede og illustrative fotos med ved henvendelsen til medierne. Det kan ofte være afgørende for, om man kommer igennem nåleøjet. Det skal dog være fotos, I har rettighederne til. 32. Skriv levende og husk så vidt muligt ved henvendelser til medierne at arbejde med en unik vinkel, at skrive separat til det enkelte medie, at finde på en fængende overskrift, at inddrage relevante citater samt at forsyne mediet med kontaktinformation og praktisk information. 33. Husk både at arbejde med historier om jeres elite og bredde. 34. Tænk generelt gerne kreativt og nyskabende, når mediernes opmærksomhed skal fanges. 35. Opbyg fotodatabase, der kan opdateres løbende. 36. Byd journalister velkommen ved eksempelvis en event og stå til rådighed for spørgsmål. Tænk i gode fotomuligheder, hvis journalisten tager billeder eller har en fotograf med. MARKEDSFØRING OG TRYKTE MATERIALER 37. Arbejd konstant med synlighed og markedsføring, hvis I vil have en varig og betydelig plads i lokalsamfundet. 38. Sats på flere medier gerne samtidig for at opnå størst mulig effekt. Suppler altid trykte kampagner med maksimal synlighed på nettet (Facebook, klubsiden, lokale sider, onlinekalendere osv.). 39. Find en kreativ ildsjæl, der har evnerne og lysten til at sætte grafisk materiale op. 40. Benyt jer løbende af DOF s og eventuelle lokale tilbud om opsætning af grafisk materiale. 41. Tag imod DOF s tilbud om gratis markedsførings- og introduktionsmaterialer. Pjecen Orientering Lær at finde vej er eksempelvis vigtig i nye medlemmers første tid i klubben. 42. Brug billeder og fængende overskrifter og husk hele tiden målgruppen og de øvrige anbefalinger under Kommunikation generelt. 43. Indhent flere end et tilbud på trykte materialer eller få en lukrativ samarbejdsaftale med det lokale trykkeri (fx mod eksponering af trykkeriet). Lav gerne en rettighedsaftale med trykkeriet, så I har ret til at bruge layoutet frit efterfølgende. 44. Vær tålmodig og arbejd både med den korte bane (fx medlemstilgang her og nu) og den lange bane (fx klubbens udvikling og eksistensberettigelse om 10 år). 45. Gør op med jer selv, om I gerne vil have flere medlemmer og hvem. Har klubben evt. andre mål for markedsføringen (profilering overfor kommunen, virksomheder, institutioner mv.)? 46. Annoncer i lokalavisen er dyre, og redaktionel omtale (se under Pressearbejde ) er langt mere effektiv. Overvej derfor grundigt, hvad I bruger markedsføringskroner til og hvis I indrykker annoncer i lokalavisen eller andre steder, bør det også medføre redaktionel omtale. 47. Brug gerne lokale kendisser (herunder borgmester) og andre trækplastre til at synliggøre og blåstemple jeres initiativer. 48. Samarbejd med kommunen om markedsføringen af jeres aktiviteter. 49. Vær kreativ og tænk utraditionelt i markedsføring og planlægning af events. Hvordan kan I skille jer ud fra mange andre kultur-, fritids- og idrætstilbud? 50. Lad aldrig markedsføring stå alene produktet, der markedsføres, skal være attraktivt og som minimum leve op til markedsføringen. Hvis målet med en markedsføringskampagne er at hverve nye medlemmer, er den personlige kontakt og de attraktive tilbud i klubben mindst lige så vigtig som plakaten eller folderen. 3

4 INTERN KOMMUNIKATION 51. Arbejd med størst mulig åbenhed gennem hele organisationen fra formand til alm. medlem. Og husk at inddrage nye medlemmer i både den formelle og uformelle kommunikation i klubben. 52. Inddrag medlemmernes holdninger og meninger i bestyrelses- og udvalgsarbejde. Suppler gerne den uformelle snak i dagligdagen med formelle tiltag, hvor ordet er frit (fx særlige klubaftener om klubbens udvikling og en brevkasse til gode idéer). 53. Brug både internettet, et evt. klubhus og evt. klubblad til at sprede information til medlemmerne. En nyhed (eller flere) på klubbens hjemmeside kan sagtens sættes op på tavlen i klubhuset. Husk, at nettet og opslagstavlen egner sig bedst til de korte og præcise nyheder eller beskeder. 54. Overvej brugen af et elektronisk nyhedsbrev i klubben. Nyhedsbrevet er let at distribuere og kan printes til dem, der gerne vil have det i trykt form. Et nyhedsbrev kan også bruges til at holde eksterne kontakter orienteret om, at der sker en masse i klubben. 55. Prioriter kommunikation på tværs af klubben herunder på tværs af udvalg og forskellige nøglepersoner. Brug både nettet og mere eller mindre formelle koordineringsmøder i det daglige til at kommunikere effektivt med hinanden og dermed undgå frustrationer, hvor noget kunne have været koordineret bedre. 56. Brug konkrete værktøjer på nettet til at effektivisere kommunikationen og lette det administrative arbejde i klubben. Eksempler: Doodle.com, Dropbox.com, Conventus.dk, Holdsport.dk, Groupcare.dk, Google Docs (og øvrige Google-funktioner). Se også denne digitale værktøjskasse : FORENINGSADMINISTRATION VIA NETTET 57. Sæt jer ind i nye såvel som ældre funktioner i O-service. Udnytter klubben funktionerne til fulde? 58. Overvej, hvordan jeres administration og interne kommunikation kan blive bedre via nettet (onlinebetaling, kalenderfunktion, internt bookingsystem, sms-tjenester osv.). Tænk i den forbindelse over, hvordan elementerne kan udgøre en forbedret service for klubbens medlemmer. 59. Overvej, hvilke af elementerne nævnt ovenfor der med fordel kunne integreres på hjemmesiden. 60. Prioriter effektiv administration via nettet (se sidste punkt under Intern kommunikation ) også økonomisk i det (begrænsede) omfang, det er nødvendigt. Det kan spare mange timer og forbedre den interne kommunikation. 61. Foretag intern uddannelse i de brugervenlige webløsninger, som klubben anvender. HJEMMESIDEN 62. Læg en strategi for hjemmesiden (hvad er formålet med siden?), og tegn hjemmesidens (nye) struktur i et samlet dokument. 63. Undgå for meget spild på hjemmesiden. Brugeren skal med få klik kunne finde lige præcis den information, han/hun søgte) uden at ende i blindgyder. 64. Hvis klubben ønsker flere medlemmer, så lad info og tilbud til potentielle medlemmer være meget synlig på forsiden. Pas samtidig på ikke at fylde forsiden med for mange informationer så drukner de i mængden. 65. Opbyg hjemmesiden i et cms-system, som de fleste hurtigt kan lære at oprette nyheder i mv. (fx et af de gratis: Joomla, CMS Made Simple, WordPress m.fl.) 66. Gør brug af mulighederne for at integrere velfungerende eksterne værktøjer på hjemmesiden (fx booking, forum, Google-kalender, Facebook-side). 67. Gør noget ud af det grundlæggende design. Det betyder meget for førstehåndsindtrykket især når man kommer på siden første gang (som jo nødig skulle være sidste gang). Siden bør være pæn, overskuelig med luft mellem de forskellige elementer og gerne indeholde gode fotos. 4

5 68. Læg ikke tunge filer ind direkte på siden (typisk ukomprimerede fotos). Skær fotos og grafik til og komprimer det til lav opløsning (typisk 72 dpi). Stræk aldrig foto eller grafik ud, så det bliver forvrænget i visningen. Billedets højde-bredde-forhold skal med andre ord bibeholdes. 69. Brugervenlighed bør være i højsædet. Der skal være en gennemgående logisk opbygning, hvor brugeren ikke er i tvivl om, hvor han/hun er henne på siden. 70. Skriv gennemgående kort og præcist med evt. links til længere passager (fx referater, større indbydelser osv.). Skriv det vigtigste tydeligt og først. Del længere artikler/indlæg op i afsnit med fængende overskrifter. 71. Lad jer inspirere af andre klubber, der har udviklet gode hjemmesider (fx OK Pan, OK SNAB, OK Vendelboerne, OK Esbjerg og Vestjysk Orienteringsklub). 72. Del ansvaret for hjemmesiden ud på flere personer, men hav gerne en hovedansvarlig for siden. 73. Opdater løbende hjemmesiden. Der skal ske noget konstant, hvis folk skal komme igen og ryd op i forældede informationer. 74. Følg med på DOF s hjemmeside (nyheder, opslagstavle mv.) og i bl.a. breddeudvalgets nyhedsbrev, og distribuer relevant materiale videre til klubbens medlemmer via klubhjemmesiden. SOCIALE MEDIER 75. Brug evt. Facebook, det suverænt største sociale medie i Danmark, til klubben generelt og i særdeleshed til klubbens ungdomsafdeling, hvis der er stemning for det. 76. Brug Facebook i eventsammenhæng. Opret fx en særskilt side med eventen, og få klubbens medlemmer og andre kontakter til at sprede budskabet via Facebook. Hold samtidig deltagere opdateret med nyt osv. via Facebook-siden. 77. Hent automatisk nyheder fra klubbens hjemmeside ind på klubbens Facebook-gruppe/-side. Dette er en integreret funktion i Facebook. 78. Integrer klubbens eller en events Facebook-gruppe eller Facebook-side på klubbens hjemmeside. 79. Brug den nødvendige tid på de projekter med sociale medier, I kaster jer ud i. Sociale medier kræver, at man er til stede, og man skal synes, at det er sjovt at arbejde med. 80. Lyt til klubbens brugere af sociale medier, og overvej om andre sociale medier kunne tilføre klubben ekstra værdi. Fx med et sjovt konkurrenceelement via tracking på Endomondo.com eller med opdateringer fra eliteløberes bedrifter ved internationale events via Twitter. 81. Brug evt. sociale medier som Facebook eller forskellige typer fora til at strukturere simple ting som fælleskørsel, udflugten for klubbens unge osv. men pas må med at udelukke ikke-facebook-brugere. 82. Hvis video er en del af klubbens kommunikation: Opret en YouTube-kanal, som løbende kan opdateres med nye klip. Forsyn klippene med passende tags (bruges ved søgning) og præcise beskrivelser i YouTube. Integrer YouTube på klubbens hjemmeside (se også under videoproduktion). 83. Overvej rent strategisk, om et socialt medie som Facebook kan skabe større sammenhængskraft i klubben og dermed måske også større sammenhold. 84. Vigtigst af alt: Undervurder ikke betydningen af sociale medier. De er kommet for at blive og kan have kolossalt stor effekt, da budskaber kan spredes effektivt på kort tid. Samtidig kan de sociale medier være med til at forlænge fællesskabet fra klubhuset ind på nettet. 5

6 VIDEOPRODUKTION (TIL NETTET) 85. Overvej, om og hvordan video kan bidrage til at gøre klubbens kommunikation mere levende (fx reportage fra stævneplads klubblad i levende billeder), mere præcis (fx øvelser forklaret i levende billeder) og sjovere at udføre (levende billeder er for mange et spændende medie at arbejde med). 86. Invester i et HD-videokamera ( kr.). Gå efter en god billedcensor, robust design, enkelt betjening og mulighed for ekstern mikrofontilslutning frem for fancy design og en kæmpe zoom (10Xzoom er ofte rigeligt). Køb også gerne et simpelt stativ, ekstra batteri og evt. ekstra hukommelseskort med. 87. Invester evt. i redigeringssoftware (fx Pinnacle Studio HD til kr.) alt efter ambitionsniveau. Redigeringssoftware findes også i gratisversioner til simpel redigering (fx VideoSpin, Windows Movie Maker, imovie og medfølgende software ved kamerakøb). 88. Husk en række tommelfingerregler ved optagelse, som også ofte gælder for alm. fotografering: Sørg for gode lysforhold, undgå modlys, tænk i dybde i billedet (for-, mellem- og baggrund), zoom aldrig med digital zoom, hold kameraet roligt eller brug stativ, tænk i variation af billederne samlet set. 89. Husk også disse tommelfingerregler for videooptagelser specifikt: Undgå støjende lydkilder (fx meget vind eller en høj motorlyd), undgå mange og hurtige panoreringer, planlæg optagelser på forhånd, brug kun sjældent zoom under optagelse, tag både nær- og totalbilleder, husk at få stedet med, undgå at drukne i for mange optagelser. 90. Brug kun billeder og evt. musik, du har rettigheder til. Spørg altid forældre til børn under 18 om lov til, at de indgår i eksempelvis et interview eller et nærbillede. 91. Overfør optagelserne til en computer (fx via et hukommelseskort) med redigeringssoftware installeret. Rediger filmen, så den bliver så kort som mulig dvs. uden for meget fyld. Ofte vil to små film om forskellige emner være bedre end én lang film med flere budskaber blandet sammen. 92. Distribuer filmen via gratistjenester som YouTube, Facebook eller Vimeo. Upload er forholdsvist simpel, og på YouTube kan klubben nemt oprette sin egen kanal. Overvej også at distribuere interne og længere film til klubmedlemmer via eksempelvis DVD (fx Klubturen 2012 ). 93. Integrer filmen på klubhjemmesiden og på en evt. Facebook-side og andre relevante steder. Kan fx gøres ved at kopiere en indlejringskode fra YouTube ind i et cms-system. 94. Brug evt. videokameraet til live-udsendelser ved stævner, hvis det giver mening fx ved brug af det gratis webstreamingværktøj Bambuser.com. MOBILEN 95. Spørg klubbens teenagere, hvordan de kommunikerer via mobilen og lad jer inspirere. 96. Gør brug af SMS-tjenester, hvor klubben eksempelvis kan sende påmindelser via SMS til alle medlemmer samtidig. Det kan skabe et større fremmøde og er en god direkte service til medlemmerne. Denne tjeneste er absolut ikke kun rettet mod de yngste medlemmer. 97. Overvej brugen af mobilapplikationer i klubbens kommunikation. Det er et område i rivende udvikling, men at dømme på væksten i smartphones, vil det være oplagt at følge med. 98. Overvej, om en del af klubbens hjemmeside bør kunne findes som mobilside også (fx med nyheder, booking og kalender). Få eksempelvis inspiration på DOF s mobilside: m.do-f.dk. Dette tilbud kan bl.a. gøre, at flere følger med i klubbens flow af nyheder og arrangementer. 99. Tænk mobilen kreativt ind i selve udøvelsen af orientering som variation og underholdning. Det kan være med mobilquizzer (eksisterer i bedste velgående på flere Find vej-projekter), TravelTales (se traveltales.dk), forskellige varianter af fotoorientering osv. LÆS MERE 100. Indkøb bøgerne Håndbog i foreningsarbejde af Hans Stavnsager (kapitel 3 om kommunikation) og God kommunikation i foreningen af Majbritt Lund. Læs dem og stil dem i klublokalet. 6