Vejledning til kopi- og printaftalen

Transkript

1 Vejledning til kopi- og printaftalen Økonomistyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Indholdsfortegnelse 2 1. Indledning Hvad er formålet med Rammekontrakten? Hvem kan bruge Rammekontrakten? Rammekontraktens varighed Sortiment på Rammekontrakten Bestilling af kopi/printydelser Direkte tildeling Miniudbud Levering Fakturering og betaling Mangler Misligholdelse Bodsopkrævning Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Tvister...7

3 3 1. Indledning Som led i 5. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Økonomistyrelsen udbudt rammeaftale om indkøb og distribution af standard kopi- og printydelser. Rammekontrakten trådte i kraft den 1. januar I forbindelse med den nye rammekontrakts ikrafttrædelse er der udarbejdet følgende vejledning til kunder på aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til et bedre overblik over aftalens konkrete indhold og herigennem overføre kontraktens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måder erstatte Rammekontrakten, men den er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i Rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, sortiments- og prisoversigter. 2. Hvad er formålet med Rammekontrakten? Formålet med denne Rammekontrakt er at sikre, at de tilbudte produkter og ydelser har en kvalitet, der svarer til det niveau, som de tre leverandører har angivet i deres tilbud, og som opfylder kravene om almindelig god kvalitet inden for branchen. Kvalitet dækker over de minimumskrav, som fremgår af Rammekontrakten og kontraktbilagene. Kvalitet under denne Rammekontrakt fremgår desuden af løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag 2. Læs mere i Rammekontraktens punkt 3 samt Kontraktbilag 1B og i løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige institutioner er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at bruge Rammekontrakten, hvis institutionen skal købe varer og tjenesteydelser, der er omfattet af kontrakten. Ved at bruge Rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Selvejende institutioner, kommuner, regioner og Folketinget kan ligeledes gøre brug af Rammekontrakten. Hvis man som selvejende institution, kommune, region eller Folketinget tilslutter sig aftalen, indebærer det alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende aftalen. Det er muligt at tilslutte sig aftalen fra primo januar til den 1. marts 2011.

4 4 Læs mere om tilmeldingsproceduren på eller i Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A fremgår det, hvilke selvejende institutioner, der kan benytte aftalen. 4. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den trådte i kraft den 1. januar 2011 og løber frem til og med den 31. december Økonomistyrelsen har herefter mulighed for at forlænge aftalen i op til to gange et år. Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på Læs mere herom i Rammekontraktens punkt Sortiment på Rammekontrakten Nedenfor er ydelser og produkter omfattet af Rammekontrakten oplistet. Der henvises dog til Kontraktbilag 1B for specifikke detaljer om hvert enkelt produkt. Kopi/print o Kopi/print i sort/hvid o Kopi/print i farve o Formaterne A3, A4 og A5 o Simplex og duplex o 80g eller 250g papir som standard Ringbind i 4 formater Efterbehandling o Spiralryg o Limet ryg o Hæftning og falsning o Hulning o Laminering o Square fold Læs mere på hvor sortiments- og prislister fremgår. 6. Bestilling af kopi/printydelser Bestilling af produkter og ydelser foretages via bestillingssystemet som beskrevet i Kontrakbilag 8 eller pr. telefon eller .

5 6.1 Direkte tildeling 5 Køb direkte på Rammekontrakten er den primære måde, hvorpå Kunden køber ind for under kr ,-, og sker, når Kunden ønsker at indkøbe produkter og serviceydelser på grundlag af de vilkår, der er fastsat i Rammekontrakten, herunder de fastsatte priser, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence. De nedenfor anførte retningslinjer opstiller rammerne herfor. Priser ved direkte køb på Rammekontrakten (primært indkøb) reguleres efter retningslinjerne i Kontraktbilag 4. Køb af kopi og print samt tilknyttede tilvalgsydelser, bordarbejde og ringbind sker efter følgende fremgangsmåde: 1. Købet sker hos den leverandør, der tilbyder ydelser, som modsvarer Kundens konkrete behov i forbindelse med den pågældende bestilling for hastelevering (jf. Kontraktbilag 6 afsnit 4) 2. Såfremt flere leverandører opfylder Kundens konkrete behov i forbindelse med den pågældende opgave, jf. ovenstående, sker købet hos den leverandør, hvor prisen for Kunden ved den samlede ordre er lavest. Har man som kunde således behov for hastelevering, vælges den leverandør, der inden for den region, man er bosat i, tilbyder den korteste hasteleveringstid. Har man derimod ikke behov for hastelevering, vælges den leverandør, der tilbyder den laveste pris på de efterspurgte ydelser, jf. punkt 2 ovenfor. Læs mere om bestillingsproceduren i Kontraktbilag Miniudbud Kunden skal ved ordrer, der overstiger kr , gennemføre miniudbud, såfremt mere end én Leverandør tilbyder ydelser, som modsvarer Kundens konkrete behov i forbindelse med den pågældende bestilling, jf. pkt. 2. Ved miniudbud iværksættes en fornyet konkurrence mellem alle Rammekontraktens leverandører om de vilkår, som ikke er fastsat, herunder bestilling af større ordrer til en fast pris. De nedenfor anførte retningslinjer opstiller rammerne herfor. Opgørelsen af ordrens størrelse sker på baggrund af leverandørernes stykpriser anført i Kontraktbilag 4A. Såfremt en opgørelse på baggrund heraf for alle leverandørernes vedkommende overstiger kr , anses ordren for at overstige kr

6 Det bemærkes i den forbindelse, at det ikke er muligt at gennemføre miniudbud med andre produkter, end dem, der er specificeret i Kontraktbilag 1B Levering Levering af produkter købt direkte på Rammekontrakten skal ske senest to arbejdsdage fra Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling, medmindre Kunden angiver en længere frist ved bestilling. Leveringen skal ske inden kl. 16. Modtager Leverandøren eksempelvis Kundens bestilling om mandagen, skal der ske levering senest onsdag kl. 16. Kunden og Leverandøren kan aftale individuelle leveringstider, herunder successiv levering. 8. Fakturering og betaling Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til Kunden. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura. Alle priser angives i danske kroner og inkluderer alle afgifter undtagen moms. 9. Mangler Der foreligger en mangel, hvis de leverede produkter eller serviceydelser ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller i øvrigt ikke svarer til det, som Økonomistyrelsen og kunderne med føje kan forvente. Hvis samme mangel i et produkt er forsøgt udbedret tre eller flere gange, og manglen fortsat kan konstateres, kan kunden kræve omlevering af hele det leverede produkt, uanset om manglen kun vedrører en mindre del af produktet. Hvis der opstår uenighed mellem parterne omkring karakteren af en mangel ved et produkt eller en serviceydelse, kan parterne anmode Voldgiftsinstituttet om at udpege en uvildig sagkyndig, der herefter afgiver en vejledende udtalelse herom. 10. Misligholdelse En række forhold kan føre til misligholdelse af kontrakten. Kunden kan vælge at ophæve købet hos leverandøren, hvis der fra leverandørens side foreligger væsentlig misligholdelse. Det er fx væsentlig misligholdelse, hvis et eller flere produkter ikke lever op til minimumskravene og dette ikke er udbedret inden for 15 arbejdsdage efter kundens reklamation.

7 7 Herudover gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Læs mere i Rammekontraktens punkt Bodsopkrævning Såfremt den i Kontraktbilag 6 fastsatte leveringsfrist for bestilling af standard kopiog printydelser overskrides af grunde, der kan henføres til Leverandøren, betaler Leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag en bod svarende til 1 % af prisen for den pågældende bestilling. Bodsbeløbet skal betales til kunden. Bodsbeløbet kan ikke overstige 10 % af prisen for den pågældende bestilling. 12. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandøren er erstatningspligtig overfor både kunden og Økonomistyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre kr Det påhviler leverandøren at opretholde en ansvarsforsikring, der dækker leverandørens erstatningsansvar. Læs mere i Rammekontraktens punkt Tvister Rammekontrakten er underlagt dansk ret. Sker der uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende Rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning forhandle for at løse tvisten inden for Rammekontraktens bestemmelser. Læs mere i Rammekontraktens punkt I tilfælde af tvister kan Statens Indkøb kontaktes gennem Økonomistyrelsens Rådgivning & Support på mail [email protected] eller på tlf på hverdage mellem kl. 10:00 og 15:00.