AARHUS UNIVERSITET BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES. ekom VELKOMMEN TIL INSTITUT FOR ERHVERVSKOMMUNIKATION

Transkript

1 AU AARHUS UNIVERSITET BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES ekom VELKOMMEN TIL

2 Velkomstbrochure til nye medarbejdere ved Institut for Erhvervskommunikation

3 INDHOLD 3 INDHOLD INDHOLD VELKOMMEN FORSKNING OG UNDERVISNING Forskning... 5 Undervisning... 5 Organisation... 6 PRAKTISK INFORMATION Adgangskort... 7 Aflysning/flytning af timer... 7 AV-udstyr... 8 Biblioteket... 8 BSS Books... 8 Bøger til undervisningsbrug... 8 CampusNet... 9 Dueslag... 9 Elektronisk publicering /webmail... 9 Fillagring... 9 Find en kollega Fotografering Frokost Gavekassen Information It-support Kontorpladser Lønkontor Mødelokaler Nøgler og adgangskort Ophavsret Parkering Post Printning Telefon Trådløst netværk Undervisningstidspunkter NYTTIGE LINKS KORT

4 4 INDHOLD VELKOMMEN Kære nye medarbejder Vi vil gerne byde dig velkommen på Institut for Erhvervskommunikation (EKOM). Som ny på instituttet har du sikkert mange spørgsmål om stort og småt. Vi har derfor lavet denne lille folder, som giver svar på en del af de praktiske spørgsmål, som nyansatte typisk spørger om. Ud over denne folder, vil du også kunne finde mange relevante informationer online på både AU s medarbejderportal ( samt på instituttets medarbejderside ( Hvis du har kommentarer til indhold, er du meget velkommen til at kontakte Jonas Kretzschmar Fink (jni@asb.dk), God fornøjelse!

5 INDHOLD 5 FORSKNING OG UNDERVISNING På denne side får du et hurtigt overblik over instituttets aktiviteter og fokusområder. Forskning Institut for Erhvervskommunikation har fem forskergrupper: Center for Leksikografi: Professor Sven Tarp Center for Virksomhedskommunikation: Professor Finn Frandsen Oversættelse og Tolkning: Professor Karen Korning Zethsen Videnskommunikation: Professor Jan Engberg Kulturforskningsgruppen 1 Personnavnene er de respektive center-/forskningsledere. Undervisning På undervisningssiden har vi otte undervisningsgrupper: BA MMC: Lektor Anne Ellerup Nielsen MA CC: Lektor Irene Pollach Engelsk: Lektor Anne Schjoldager Lektor Sandro Nielsen Europæiske studier: Lektor Poul Erik Flyvholm Jørgensen Fransk: Lektor Patrick Leroyer Kommunikation: Lektor Sophie Esmann Andersen Spansk: Lektor Anne Lise Laursen Tysk: Undervisningsadjunkt Tina Paulsen Christensen Personnavnene er gruppernes uddannelseskoordinatorer. Du kan læse meget mere om vores forskning og undervisning på instituttets hjemmeside på bcom.au.dk 1 Her er der p.t. endnu ikke udpeget en forskningsleder, men Iris Rittenhofer koordinerer gruppens aktiviteter og kan kontaktes for yderligere oplysninger.

6 6 INDHOLD Organisation Institutleder EKOMs institutleder er Christa Thomsen. Du kan træffe hende på: Tel: Kontor: 627, bygning 1483 Institutsekretariatsleder Anita Birch Trosborg er institutsekretariatsleder på EKOM. Anita har til primært ansvar at styre instituttets økonomi samt lede instituttets administrative medarbejdere. Tel: Kontor: 625, bygning 1483 Institutledersekretær Jonna Pedersen tager sig blandt andet af introduktion af nye medarbejdere, fratrædelser, fraværsregistrering og administration af instituttets annuum. Du er altid velkommen til at kontakte Jonna: Tel: Kontor: 628, bygning 1483 Institutsupport Instituttets administrative medarbejdere yder support til instituttets videnskabelige medarbejdere inden for både forskning og undervisning samt på en række tværgående områder. Du kan læse mere om, hvem vi er via følgende link:

7 INDHOLD 7 PRAKTISK INFORMATION På de næste sider har vi samlet forskellige praktiske informationer, som kan blive relevante for dig i din hverdag på instituttet fra aflysning af timer til tidspunkter for undervisning. Adgangskort Nobelparken er åben for adgang alle hverdage fra 7.00 til Hvis du kommer uden for dette tidsrum, kan du kun få adgang med adgangskort. Der er opsat kortlæsere ved alle indgange samt på hver etage. Kontakt Jonna for udlevering af adgangskort. Alle undervisningslokaler vil være åbne, men skulle du mod forventning møde en låst dør, skal du kontakte betjentene på adressen: Fuglesangs Allé: (Bygn/lokale: 2628-M24) Universitetsparken: (Bygn/lokale: ) Tåsingegade: (Bygn/lokale: ) Nobelparken: (Bygn/lokale: ) Trøjborg: Søauditorierne: Aflysning/flytning af timer I tilfælde af sygdom skal undervisningen aflyses hurtigst muligt. Dette gøres via CampusNet ved at sende en meddelelse til de studerende samt advisere Planlægningskontoret via plan@asb.dk. Er du selv forhindret i at aflyse (evt. på grund af sygdom), bedes du rette henvendelse til relevant sekretær. Permanent flytning Permanent flytning af timer kan kun ske via Planlægningskontoret (Tel: ), der formidler ændringen via CampusNet på adressen: Her kan du bl.a. også se din personlige timeplan uge for uge. Midlertidig flytning Midlertidig flytning af timer sker ligeledes via Planlægningskontoret: Kontakt Planlægningskontoret for at få et nyt lokale. Planlægningskontoret vil samtidig sørge for, at den oprindeligt planlagte undervisning aflyses.

8 8 INDHOLD AV-udstyr Alle lokaler er udstyret med projektorer og højttalere. Der er stationære PC er i alle auditorier, men ikke i alle undervisningslokaler. Alle undervisere anbefales derfor at tage deres egen bærbare PC eller MAC med, hvis de har en! Der er tilslutningskabler til billede, lyd og netværk i samtlige lokaler, men mac-brugere skal huske adapteren til VGA-stikket. Hvis du ikke har mulighed for at tage din egen computer med, er det muligt at låne en til undervisningsbrug. Kontakt BSS itsupport på eller servicedesk@asb.dk.. I alle lokaler er der vejledninger til, hvordan udstyret betjenes, og der er desuden labels med telefonnumre til it-afdelingen og AVfolkene, hvis man har brug for support. Biblioteket AU Library Fuglesangs Allé er EKOMs primære bibliotek På biblioteket kan du reservere og bestille bøger, som vil blive bragt direkte til Nobelbiblioteket i bygning Dette kan også gøres online via Bibliotekets hjemmeside fuglesang.library.au.dk. Du skal returnere bogen i Nobelbibliotekets afleveringsautomat efter brug. EKOMs kontaktpersoner er Helle Stenholt, Naja Porsild, Susanne Thrige, Karen Harbo. Kontaktpersonerne står til rådighed med målrettet informationsvejledning og støtte til undervisning og læring. Læs mere på bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/bibliotek/ BSS Books BSS Books (det tidligere HVB - Handelsvidenskabelig Boghandel), ligger på Fulgesangs Allé 4. Her kan du købe bøger, gaver, diverse skønlitteratur, kontorartikler og lidt til den søde tand. Læs mere om BSS Books her: Bøger til undervisningsbrug Du kan søge om faglitteratur, som skal anvendes direkte i undervisningen, eller som er central for din forskning. Hånd-, ord- og opslagsbøger prioriteres højest. Lærereksemplarer Der opfordres til, at du, i det omfang det er muligt, rekvirerer et gratis lærereksemplar til direkte undervisningsbrug og bestiller supplerende baggrundsbøger hjem via biblioteket. For at skaffe et lærereksemplar skal du som oftest henvende dig direkte til forlaget. Her vil der typisk være et kort spørgeskema, som du (som underviser) skal udfylde. Har du spørgsmål hertil, er du velkommen til at kontakte Jonna på jpe@asb.dk eller komme forbi hendes kontor i bygning 1483, 628. Et lærereksemplar er din bog, som du kan skrive i og beholde ved dit ansættelsesophør. Ansøgning om bøger Lykkes det ikke at få et gratis lærereksemplar, kan du ansøge om bogen/bøgerne via bogbestillingsformularen, der ligger på EKOMs intranet: Formularen skal udfyldes af ansøger og derefter enten sendes pr. til jpe@asb.dk eller afleveres til Jonna i bygning 1483, 628. Bevilges bogen, bliver den automatisk bestilt og lagt i dit dueslag ved hjemkomst.

9 INDHOLD 9 Du skal være opmærksom på, at bogen er til låns, mens du er ansat på AU, og at du derfor ikke må skrive i den. Ved fratrædelse afleveres indkøbte bøger til Jonna. CampusNet CampusNet er det tidligere Handelshøjskolens undervisningsplatform, som er tilgængelig via dette link: Her kan du kommunikere med de studerende om din undervisning. Du har adgang til egne fag og til instituttets fællesgrupper. I egne fag kan du: udskrive holdlister se dine timer i kalenderen sende meddelelser til dit hold uploade undervisningsmateriale åbne et debatforum eller chatroom Inden semesterstart tilbyder IT-afdelingen kurser i brugen af CampusNet for alle nye undervisere. Vi opfordrer alle nye medarbejdere til at deltage i disse introduktionskurser, hvor du også vil få udleveret en manual. Hvis du efterfølgende har spørgsmål til den praktiske anvendelse, kan du henvende dig til relevant sekretær. Kun officielle medarbejderfotos kan benyttes på Campusnet. Dueslag Alle ansatte på EKOM tildeles et dueslag, hvori de modtager såvel intern som ekstern post hver dag. Bygning 1481 på 5. sal i kopirummet (525) her er dueslagene for alle fastansatte med kontor i 1481 Bygning 1483 på 4. sal i kopirummet (413) - her er dueslagene for alle D-VIP Bygning 1483 på 5. sal i kopirummet (534) her er dueslagene for alle fastansatte med kontor i 1483 Elektronisk publicering Ofte er det mest praktisk, at undervisningsmateriale formidles til de studerende i elektronisk form. Du har flere muligheder for at lægge elektronisk materiale ud: Du kan lægge materialet ud som filer under fildeling i CampusNet. Du kan få fremstillet elektroniske kompendier, som de studerende kan konsultere via CampusNet. Kontakt AU Library, der vil være behjælpelig med oprettelse, clearing, ophavsret m.v. Læs mere om Au Library og find kontaktpersonen for din undervisningsgruppe under punktet Bibliotek. Du kan lægge undervisningsmateriale på din egen hjemmeside på nettet. /webmail Jonna bestiller et brugernavn og en -adresse, så du kan bruge systemet. Du kan tjekke din mail-adresse hjemmefra ved at gå ind på følgende hjemmeside: Indtast dit brugernavn og password på vanlig vis, og herefter kommer din mailbox frem. Fillagring Alle ansatte på EKOM har fået tildelt et drev, som de kan gemme filer på. Hvis man logger på AU s PC'ere, vil man se det i stifinder som: Brugernavn på asb\local\staff\users (M:) Som ansat har du også mulighed for at tilgå dine filer på M-drevet hjemmefra. Proceduren er følgende: 1. Indtast ftp://asbfs.asb.dk/users/dit brugernavn.

10 10 INDHOLD 2. Herefter logger du på med: asb\dit brugernavn og dit password. 3. For at gemme i din brugermappe skal du først gemme lokalt, og herefter kan du kopiere filen ind i browser-vinduet til M- drevet. Find en kollega Du kan finde kontaktinformation på alle fastansatte medarbejdere på AU s hjemmeside: Fotografering Som medarbejder ved School of Business and Social Sciences er du velkommen til at booke en tid hos AU Kommunikation, BSS til fotografering. Billedet bliver vist på din PURE-profil, og du kan også få en lille introduktion til PURE efter fotograferingen. Fotograferingen foregår i bygning 1443, lokale 235. Læs mere på Frokost-, kaffe- og frugtordning Alle medarbejdere på EKOM har adgang til gratis kaffe. I alle køkkener er der almindelige kaffemaskiner til fri afbenyttelse, og i køkkenerne i bygning 1481, 5. sal samt bygning 1483, 6. sal, er der kaffeautomater med et udvalg af kaffe og kakaodrikke. Derudover har instituttet også en frugtordning, hvor friske forsyninger af frugt leveres i ovennævnte køkkener to gange om ugen. Til sidst har instituttet har en frokostordning hos Matematisk Kantine. Medarbejderne betaler selv for maden, men instituttet giver et tilskud på 10 kr. pr. medarbejder. Du kan dagligt vælge mellem tre forskellige retter, og bestilling foregår via Webshop. Maden serveres i instituttets lounge, bygning 1483, lokale 618 i tidsrummet Anita sender link ud til webshoppen hver måned for bestilling og betaling af mad. Mad og drikke kan også købes i Nobelkantinen i bygning Gavekassen Instituttet har en fælles gavekasse for fastansatte medarbejdere. Du kan finde flere informationer om gavekassen på instituttets medarbejderside: Information Der informeres om nyt på instituttet, i undervisningsgrupperne, studieændringer osv. via møder, nyhedsbreve, mødereferater og hjemmesiden. Sidstnævnte tilbyder desuden en side, der samler relevante informationer og links, som især er relevante for vores eksterne undervisere. It-support Der er it-support på alle adresser af School of Business and Social Sciences. It-supporten i Nobelparken finder du Jens Chr. Skous Vej 5, bygning 1482, oven for trappen ved kantinen 8000 Aarhus C Tlf servicedesk@asb.dk

11 INDHOLD 11 Åbningstider: Mandag - fredag: NB! Efter henvises medarbejdere til servicedesken på Fuglesangs Allé:. Fuglesangs Allé, Bygning 2627 (H-bygningen) 8210 Aarhus V Tlf @asb.dk Aften og weekend ydes kun begrænset support. Læs mere på Kontorpladser Fastansat Er du fastansat, vil du få tilbudt din egen kontorplads med tilhørende computer. Undervisningsassistenter og eksterne lektorer Er du ansat som undervisningsassistent (UA er) eller ekstern lektor, har du base på timelærerkontorerne, der er placeret i hhv. Bygning 1481, 5. sal Syd, lokale 546 Bygning 1483, 4. sal Syd, lokale 431 Bygning 1483, 4. sal Syd, lokale 424 Bygning 1483, 4. sal Syd, lokale 422 Der er kodelås på lokalerne. Koden udleveres af sekretærerne for adgang. Lokalerne bliver desuden udstyret med skabe med lås på sigt til opbevaring af undervisningsmateriale. Mere herom senere. Timelærerkontorerne må IKKE bruges som mødelokale med de studerende eller som afleveringssted for deres opgaver. Vejledningslokaler Instituttet har to vejledningslokaler, som kan bookes via kalenderfunktionen i Outlook. Lokalerne er placeret i hhv.: Bygning 1483, 4. Sal Syd, lokale 426 Bygning 1483, 4. Sal Syd, lokale 428 Lønkontor Henvendelser til lønkontoret kan ske telefonisk eller pr. . De første cifre i dit CPR-nummer (fødselsdag og -måned) er afgørende for, hvem der behandler din løn. Du finder en oversigt over medarbejdere på lønkontoret og deres kontaktinfo på følgende link: Lønkontorets fysiske adresse er: Aarhus Universitet Lønkontoret, Administrationen, bygning 1430 Nordre Ringgade Aarhus C Alle lønsedler er tilgængelige via e-boks og borger.dk, som du kan få flere oplysninger om på lønkontoret.

12 12 INDHOLD Mødelokaler Reservation af undervisningslokaler til møder kan ske ved henvendelse til Planlægningskontoret ( ). I spidsbelastningsperioder kan det være svært at få et lokale midt på dagen. Du kan reservere mødelokaler i Nobelparken via Outlook. Læs mere om hvordan på medarbejderhjemmesiden: Instituttets lounge kan pt. kun bookes via de opsatte lister ved indgang til lokalet. Loungen kan dog ikke bookes mellem på grund af frokost. Nøgler og adgangskort For nyansatte medarbejdere med fast tilknytning til instituttet vil udlevering af nøgle og adgangskort være en del af introduktionspakken og udleveres af Jonna. Nyansatte undervisningsassistenter og eksterne lektorer får kun udleveret adgangskort, da timelærerkontorerne er udstyret med kodelås. Ved ansættelsesophør bedes du huske at returnere både nøgle og kort til Jonna. Ophavsret Reglerne for ophavsret i forbindelse med kopiering er ikke altid helt nemme at gennemskue. Derfor vil vi foreslå, at du prøver at orientere dig via AU Library s hjemmeside, da du her vil kunne finde informationer om ophavsretsloven, vores aftale med CopyDan m.m. Via følgende link kommer du direkte til bibliotekets informationer om ophavsret: Parkering I Nobelparken er der tre parkeringskældere samt et stort udendørs parkeringsareal. Se placering af kælderne på: Post Indgående post Den interne fordeling af post foregår to gange dagligt i bygning 1483 i lokale 534. I bygning 1481 uddeles posten i forbindelse med afsendelse af udgående post ca. kl. 13. Udgående post Via AUs interne postsystem kan der sendes materiale til alle ansatte på AU. Ligeledes kan der sendes post ud af huset. Såvel intern som ekstern post placeres i udbakkerne ved dueslagene i bygning Posten hentes sidste gang ca. kl. 13. Printning Ved at udskrive til Fortrolig print kan man sende dokumenter til udskrift, men først printe dem senere, når man står ved kopimaskinen. Fordelen er, at dokumenterne ikke bliver blandet sammen med andres udskrift/kopiering, og at dokumenterne ikke kommer i de forkerte hænder. Du kan finde en printervejledning til formålet på medarbejdersiden:

13 INDHOLD 13 Vi vil opfordre dig til aldrig at forlade en kopimaskine ved maskinfejl. Prøv selv at udrede fejlen (papiret) og ellers følg anvisningerne ophængt i kopirummene. Ingen bryder sig om at komme til en maskine, som ikke virker. Telefon Alle lokalnumre har fem cifre. Hvis du skal ringe hjemmefra og direkte til en medarbejder, skal du ringe på lokalnummer. Hvis du skal ringe ud fra huset, skal du huske først at taste 0. Trådløst netværk Der er trådløst netværk i alle lokaler på Aarhus Universitet. For adgang til det trådløse netværk Eduroam skal alle have en ny opsætning, uanset om man er gammel eller ny studerende/medarbejder. Find opsætningen på Undervisningstidspunkter Undervisningen på dagstudierne ligger typisk fra kl til klokken 17.00, men på grund af manglende lokaler kan man som underviser også risikere at have undervisning til og med klokken

14 14 INDHOLD NYTTIGE LINKS Hvad AU Administration (Links til AUs administrative enheder) AU s hjemmeside AU s medarbejderportal Bygningsservice EKOM web EKOM medarbejderweb (specifikke informationer for medarbejdere) Kursuskatalog Indeholder alle fagbeskrivelser IT Support Center for Undervisning og Læring (kurser i vejledning,e-læring mm.) Politikker (Oversigt over politikker på AU) Personligt skema Tjek det jævnligt for ændringer! Skabeloner (AU) Til f.eks. breve, power point etc. Undervisningsplatformen For hvert fag og hold findes bl.a.: deltagerlister, meddelelser, mulighed for at uploade filer, chatroom, link til fagkatalog Webmail Når du skal tjekke din uden for AU Hvor ualen/

15 KORT 15 KORT Kort over Nobelparken, Jens Chr. Skous Vej 4

16 Institut for Erhvervskommunikatio n Jens Chr. Skous Vej Aarhus C Tel.: bcom@asb.dk Web: bcom.au.dk