AARHUS UNIVERSITET BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES. ekom VELKOMMEN TIL INSTITUT FOR ERHVERVSKOMMUNIKATION

Transkript

1 AU AARHUS UNIVERSITET BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES ekom VELKOMMEN TIL

2 Velkomstbrochure til nye medarbejdere ved Institut for Erhvervskommunikation

3 INDHOLD 3 INDHOLD INDHOLD VELKOMMEN FORSKNING OG UNDERVISNING Forskning... 6! Undervisning... 6! ORGANISATION Institutledelse... 7! Institutsupport...8 PRAKTISK INFORMATION Adgangskort... 9! Aflysning/flytning af timer... 9! AV-udstyr... 9! BCOMing... 10! Biblioteket... 10! Blackboard... 10! Bøger til undervisningsbrug... 10! Dueslag... 11! Elektronisk publicering... 11! /webmail... 11! Fillagring... 11! Find en kollega... 11! Fotografering... 11! Frokost-, kaffe- og frugtordning... 12! Gavekassen... 12! Information... 12! It-support... 12! Kontorpladser... 12! Kunstklub... 13! Lønkontor... 13! Mødelokaler... 14! Nøgler og adgangskort... 14! Ophavsret... 14! Parkering...14 Personaleforeningen... 14! Post... 14! Printning... 15! Sociale medier... 15! Telefon... 15! Trådløst netværk... 15! Undervisningstidspunkter... 15! NYTTIGE LINKS KORT

4 4 INDHOLD

5 VELKOMMEN 5 VELKOMMEN Kære nye medarbejder Vi vil gerne byde dig velkommen på Institut for Erhvervskommunikation (EKOM). Som ny på instituttet har du sikkert mange spørgsmål om stort og småt. Vi har derfor lavet denne folder, som hjælp til at besvare nogle af de praktiske spørgsmål, du typisk måtte have som ny medarbejder. Ud over denne folder, vil du også kunne finde mange relevante informationer på AU s medarbejderportal (medarbejdere.au.dk) samt på instituttets medarbejderside (bcom.medarbejdere.au.dk). Hvis du har kommentarer til indhold, er du meget velkommen til at kontakte Jonas Kretzschmar Fink ( jkf@bcom.au.dk), God fornøjelse!

6 6 FORSKNING OG UNDERVISNING FORSKNING OG UNDERVISNING På denne side får du et hurtigt overblik over instituttets aktiviteter og fokusområder. Forskning Institut for Erhvervskommunikation har fem forskergrupper: Center for Leksikografi: Professor Sven Tarp Center for Virksomhedskommunikation: Professor Finn Frandsen Oversættelse og Tolkning: Professor Karen Korning Zethsen Videnskommunikation: Professor Jan Engberg Kulturforskningsgruppen: Lektor Iris Rittenhofer Personnavnene er de respektive forskningsudvalgsledere. Undervisning På undervisningssiden har vi otte undervisningsgrupper: BA MMC: Professor MSO Anne Ellerup Nielsen MA CC: Lektor Irene Pollach Engelsk: Lektor Sandro Nielsen Europæiske studier: Lektor Rasmus Brun Pedersen Fransk: Lektor Patrick Leroyer Kommunikation: Lektor Sophie Esmann Andersen Spansk: Lektor Helle Dam-Jensen Tysk: Lektor Tina Paulsen Christensen Personnavnene er gruppernes uddannelseskoordinatorer. Du kan læse meget mere om vores forskning og undervisning på instituttets hjemmeside på bcom.au.dk.

7 ORGANISATION 7 ORGANISATION Institutledelse Institutleder EKOMs institutleder er Christa Thomsen. Du kan træffe hende på: ct@bcom.au.dk Tlf: Kontor: 627, bygning 1483 Sektionsledere Sektionslederne udgør sammen med institutlederen og institutsekretariatslederen institutledelsen. Sektionslederens ansvar er uddelegeret fra institutlederen, som sammen med dekanen udpeger sektionslederen for en periode på max. tre år ad gangen. Sektionsleder - Erhvervssprog Kirsten Wølch Rasmussen er sektionsleder for sektionen erhvervssprog, som dækker over grupperne engelsk, tysk, fransk og spansk samt enkelte medlemmer af undervisningsgruppe europæiske studier. kwr@bcom.au.dk Tlf: Kontor: 636, bygning 1481 Sektionsleder - Virksomhedskommunikation Helle Kryger Aggerholm er sektionsleder for sektionen virksomhedskommunikation, som dækker over gruppen virksomhedskommunikation samt enkelte medlemmer af EUS. hag@bcom.au.dk Tlf: Kontor: 632, bygning 1483

8 8 ORGANISATION Institutsupport Institutsekretariatsleder Anita Birch Trosborg er institutsekretariatsleder på EKOM. Anita har primært ansvar for at styre instituttets økonomi samt lede instituttets administrative medarbejdere. Tlf: Kontor: 625, bygning 1483 Institutledersekretær Jonna Pedersen tager sig blandt andet af introduktion af nye medarbejdere, fratrædelser, fraværsregistrering og sagsbehandling på diverse ansøgninger fra instituttets medarbejdere. Du er altid velkommen til at kontakte Jonna: Tlf: Kontor: 628, bygning 1483 Support til undervisning og forskning Instituttets administrative medarbejdere yder support til instituttets videnskabelige medarbejdere inden for både forskning og undervisning samt på en række tværgående områder. Du kan læse mere om, hvem vi er via følgende link: bcom.medarbejdere.au.dk/institutsupport/

9 PRAKTISK INFORMATION 9 PRAKTISK INFORMATION På de næste sider har vi samlet forskellige praktiske informationer, som kan blive relevante for dig i din hverdag på instituttet fra aflysning af timer til tidspunkter for undervisning. Adgangskort Nobelparken er åben for adgang alle hverdage fra 7.00 til Hvis du kommer uden for dette tidsrum, kan du kun få adgang med adgangskort. Der er opsat kortlæsere ved alle indgange samt på hver etage. Kontakt Jonna for udlevering af adgangskort. Alle undervisningslokaler vil være åbne, men skulle du mod forventning møde en låst dør, skal du kontakte betjentene på adressen: Nobelparken: (Bygn/lokale: ) Fuglesangs Allé: (Bygn/lokale: 2628-M24) Universitetsparken: (Bygn/lokale: ) Tåsingegade: (Bygn/lokale: ) Trøjborg: Søauditorierne: Aflysning/flytning af timer I tilfælde af sygdom skal undervisningen aflyses hurtigst muligt. Dette gøres via Blackboard ved at sende en meddelelse til de studerende samt advisere StudiePlan via studieplan@au.dk. Instituttets primære kontaktperson er Dorrit Winther Rasmussen (dwr@au.dk / ). Er du selv forhindret i at aflyse (evt. på grund af sygdom), bedes du rette henvendelse til relevant sekretær. Permanent flytning Permanent flytning af timer kan kun ske via StudiePlan (Tel: ), der formidler ændringen via Blackboard på adressen: studerende.au.dk/studier/fagportaler/bcom/undervisning-og-eksamen/timeplaner-sprog-og-kommunikation/ Her kan du bl.a. også se din personlige timeplan uge for uge. Midlertidig flytning Midlertidig flytning af timer sker ligeledes via StudiePlan: Kontakt Studieplan for at få et nyt lokale. StudiePlan vil samtidig sørge for, at den oprindeligt planlagte undervisning aflyses. AV-udstyr Alle lokaler er udstyret med projektorer og højttalere. Der er stationære PC er i alle auditorier, men ikke i alle undervisningslokaler. Alle undervisere anbefales derfor at tage deres egen bærbare computer med, hvis de har en! Der er tilslutningskabler til billede, lyd og netværk i samtlige lokaler, men MAC-brugere skal huske adapteren til VGA-stikket. Ekstra adaptere kan lånes hos Anita Birch Trosborg. Hvis du ikke har mulighed for at tage din egen computer med, er det muligt at låne en til undervisningsbrug. Kontakt BSS itsupport i Nobelparken på eller bss.it@au.dk. I alle lokaler er der vejledninger til, hvordan udstyret betjenes, og der er desuden labels med telefonnumre til it-afdelingen og AVfolkene, hvis man har brug for support.

10 10 PRAKTISK INFORMATION BCOMing BCOMing er instituttets interaktive platform til intern videndeling. Dens formål er at bidrage til øget sammenhængskraft på instituttet i og på tværs af bygninger, sektioner, centre, undervisnings- og forskningsgrupper. Alle emner er velkomne, uanset om de er af faglig art eller knytter sig til fritidsinteresser. Du logger på siden til BCOMing via Blackboard. Nye medarbejdere får adgang ved at kontakte en af gruppens administratorer Jonas Kretzschmar Fink (jkf@bcom.au.dk), Bente Mosgaard Jørgensen (bmj@bcom.au.dk) eller Helene Christensen (hech@bcom.au.dk). Biblioteket AU Library Fuglesangs Allé er EKOMs primære bibliotek På biblioteket kan du reservere og bestille bøger, som vil blive bragt direkte til Nobelbiblioteket i bygning Dette kan også gøres online via Bibliotekets hjemmeside fuglesang.library.au.dk. Du skal returnere bogen i Nobelbibliotekets afleveringsautomat efter brug. EKOMs kontaktpersoner er Anne Andersen, Nick Atkinson og Betina Sjøstrøm (barselsvikar for Susanne Thrige). Kontaktpersonerne står til rådighed med målrettet informationsvejledning og støtte til undervisning og læring. Læs mere på bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/bibliotek/ Blackboard Blackboard er BSS nye undervisningsplatform til online kursushåndtering og e-læring, som er tilgængelig via dette link: blackboard.au.dk/ Her kan du kommunikere med de studerende om din undervisning, ligge materiale op og meget mere. Der udbydes både basiskurser, workshops og online kurser i Blackboard. Det er desuden muligt at booke en supporter, der kommer ud på dit kontor og står til rådighed, mens du arbejder. De vil kunne svare på specifikke spørgsmål, guide dig i systemet eller løse specifikke problemstillinger i samarbejde med dig. Vi opfordrer alle nye medarbejdere til at deltage i disse basiskurser, hvor du også vil få udleveret en guide. Hvis du efterfølgende har spørgsmål til den praktiske anvendelse, kan du henvende dig til instituttets superbruger Pernille Kiss Hansen, pkh@bcom.au.dk. Læs mere om Blackboard og få overblik over kurser og funktioner på medarbejdere.au.dk/hovedomraader/bs/undervisning-og-eksamen/blackboard/ Bøger til undervisningsbrug Du kan søge om faglitteratur, som skal anvendes direkte i undervisningen, eller som er central for din forskning. Hånd-, ord- og opslagsbøger prioriteres højest. Lærereksemplarer Der opfordres til, at du, i det omfang det er muligt, rekvirerer et gratis lærereksemplar til direkte undervisningsbrug og bestiller supplerende baggrundsbøger hjem via biblioteket. For at skaffe et lærereksemplar skal du som oftest henvende dig direkte til forlaget. Her vil der typisk være et kort spørgeskema, du (som underviser) skal udfylde. Har du spørgsmål hertil, er du velkommen til at kontakte Jonna på jpe@bcom.au.dk eller komme forbi hendes kontor i bygning 1483, 628.Et lærereksemplar er din bog, som du kan skrive i og beholde ved dit ansættelsesophør. Ansøgning om bøger Lykkes det ikke at få et gratis lærereksemplar, kan du ansøge om bogen/bøgerne via bogbestillingsformularen, der ligger på EKOMs intranet:

11 PRAKTISK INFORMATION 11 bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/bestillingafboegeroginterntuvmateriale/ Formularen skal udfyldes af ansøger og derefter enten sendes pr. til eller afleveres til Jonna i bygning 1483, 628. Bevilges bogen, bliver den automatisk bestilt og lagt i dit dueslag ved hjemkomst. Du skal være opmærksom på, at bogen er til låns, mens du er ansat på AU, og at du derfor ikke må skrive i den. Ved fratrædelse afleveres indkøbte bøger til Jonna. Dueslag Alle ansatte på EKOM tildeles et dueslag, hvori de modtager såvel intern som ekstern post hver dag. Bygning 1481 på 5. sal i kopirummet (525) her er dueslagene for alle fastansatte med kontor i 1481 Bygning 1483 på 4. sal i kopirummet (413) - her er dueslagene for alle D-VIP Bygning 1483 på 5. sal i kopirummet (534) her er dueslagene for alle fastansatte med kontor i 1483 Elektronisk publicering Ofte er det mest praktisk, at undervisningsmateriale formidles til de studerende i elektronisk form. Læs mere om regler og fremgangsmåden her: bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/pensumservice/ /webmail Jonna bestiller et brugernavn og en -adresse ved din ansættelse, så du kan bruge systemet. Du kan tjekke din mail-adresse hjemmefra ved at gå ind på følgende hjemmeside: Indtast ASB\brugernavn og password på vanlig vis, og herefter kommer din mailbox frem. Fillagring Alle ansatte på EKOM har fået tildelt et drev, som de kan gemme filer på. Hvis man logger på AU s PC'ere, vil man se det i stifinder som: Brugernavn på asb\local\staff\users (M:) Find en kollega Du kan finde kontaktinformation på alle fastansatte medarbejdere på AU s hjemmeside: person.au.dk/ Fotografering Som medarbejder ved School of Business and Social Sciences er du velkommen til at booke en tid hos AU Kommunikation, BSS til fotografering. Billedet bliver vist på din PURE-profil, og du kan også få en lille introduktion til PURE efter fotograferingen. Fotograferingen foregår i bygning 1443, lokale 235. Læs mere på medarbejdere.au.dk/hovedomraader/bs/praktisk-info/fotografering/

12 12 PRAKTISK INFORMATION Frokost-, kaffe- og frugtordning Alle medarbejdere på EKOM har adgang til gratis kaffe og te. I alle køkkener er der almindelige kaffemaskiner til fri afbenyttelse, og i køkkenerne i bygning 1481, 5. sal samt bygning 1483, 6. sal, er der kaffeautomater med et udvalg af kaffe og kakaodrikke. Derudover har instituttet også en økologisk frugtordning, hvor friske forsyninger af økologisk frugt leveres i ovennævnte køkkener to gange om ugen. Frokosten kan indtages i (Loungen) i tidsrummet Mad og drikke kan også købes i Nobelkantinen i bygning Gavekassen Instituttet har en fælles gavekasse for fastansatte medarbejdere. Du kan finde flere informationer om gavekassen på instituttets medarbejderside: bcom.medarbejdere.au.dk/medarbejder/ekomsomarbejdsplads/gavekasse/ Information Der informeres om nyt på instituttet, i undervisningsgrupperne, i forskningsgrupperne, studieændringer osv. via møder, nyhedsbreve, mødereferater og hjemmesiden. På hjemmesiden lægges alle mødereferater fra undervisningskoordinatormøder, forskningsledelsesmøder, møder i Institutforum. Hjemmesiden tilbyder desuden en side, der samler relevante informationer og links, som især er relevante for vores eksterne undervisere. Se mere på bcom.medarbejdere.au.dk/ It-support Der er it-support på alle adresser af School of Business and Social Sciences. It-supporten i Nobelparken finder du Jens Chr. Skous Vej 5, bygning 1482, oven for trappen ved kantinen 8000 Aarhus C Tlf bss.it@au.dk Åbningstider: Mandag - fredag: NB! Efter henvises medarbejdere til servicedesken på Bartholins Allé, bygning 1322 og efter kl på Fuglesangs Allé, Bygning Aften og weekend ydes kun begrænset support. Læs mere på bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/teknikogit/ Kontorpladser Fastansat Er du fastansat, vil du få tilbudt din egen kontorplads med tilhørende computer. Undervisningsassistenter og eksterne lektorer Er du ansat som undervisningsassistent (UA er) eller ekstern lektor, har du base på timelærerkontorerne, der er placeret i hhv. Bygning 1481, 5. sal Syd, lokale 546 Bygning 1483, 4. sal Syd, lokale 424 Bygning 1483, 4. sal Syd, lokale 422

13 PRAKTISK INFORMATION 13 Der er kodelås på lokalerne. Koden udleveres af sekretærerne for adgang. Lokalerne er desuden udstyret med skabe med lås til opbevaring af undervisningsmateriale. Nøgle kan rekvireres hos Dorthe, mod depositum. Timelærerkontorerne må IKKE bruges som mødelokale med de studerende eller som afleveringssted for deres opgaver. Til det formål har vi indrettet vejledningslokaler. Vejledningslokaler Instituttet har to vejledningslokaler, som kan bookes via kalenderfunktionen i Outlook. Lokalerne er placeret i hhv.: Bygning 1483, 4. Sal Syd, lokale 426 Bygning 1483, 4. Sal Syd, lokale 428 På alle kontorer er der placeret affaldsspande, der kun må fyldes med papir eller pap. Affaldsspandene skal man selv tømme. Det kan ske i de papir- og papcontainere, der er opstillet i alle kopirum. Restaffald henvises til affaldsposerne i køkkenerne. Kunstklub I efteråret 2013 blev Kunstklubben ved Institut for Erhvervskommunikation oprettet. Foreningen har til formål at samle instituttets kunstinteresserede medarbejdere omkring sociale og æstetiske oplevelser og samtidigt forskønne vores hverdag på instituttet til glæde for alle og på tværs af alders- og faggrupper. For at blive medlem kræver det, at du har ansættelse eller tidligere har haft ansættelse ved instituttet. Kontingent er 250 kr. årligt som indbetales til foreningens konto (kontonr ). Som medlem deltager du automatisk i den årlige lodtrækning om Kunstklubbens værker. Lodtrækning foregår i forbindelse med den årlige generalforsamling. Læs mere om Kunstklubben og tilmelding på bcom.medarbejdere.au.dk/kunstklubben Lønkontor Henvendelser til lønkontoret kan ske via instituttets HR-partner eller -supporter: Anette Christiansen (HR-partner) ach@au.dk Tlf.: Tilde Hove Jacobsen (HR-supporter) tjacobsen@au.dk Tlf.: Du finder yderligere information om BSS HR på følgende link: medarbejdere.au.dk/administration/hr/om-au-hr/au-hr-bss/ Alle lønsedler er tilgængelige via e-boks og borger.dk, som du kan få flere oplysninger om hos BSS HR.

14 14 PRAKTISK INFORMATION Mødelokaler Reservation af undervisningslokaler til møder kan ske ved henvendelse til StudiePlan ( ). I spidsbelastningsperioder kan det være svært at få et lokale midt på dagen. Du kan reservere mødelokaler i Nobelparken via Outlook. Læs mere om hvordan og se oversigt over hvilke mødelokaler instituttet råder over på medarbejderhjemmesiden: bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/moedelokaler/ Loungen (lokale ) kan som udgangspunkt ikke bookes mellem på grund af frokost. Nøgler og adgangskort For nyansatte medarbejdere med fast tilknytning til instituttet vil udlevering af nøgle og adgangskort være en del af introduktionspakken og udleveres af Jonna. Nyansatte undervisningsassistenter og eksterne lektorer får kun udleveret adgangskort, da timelærerkontorerne er udstyret med kodelås. Ved ansættelsesophør bedes du huske at returnere både nøgle og kort til Jonna. Ophavsret Reglerne for ophavsret i forbindelse med kopiering er ikke altid helt nemme at gennemskue. Derfor vil vi foreslå, at du prøver at orientere dig via AU Library s hjemmeside, da du her vil kunne finde informationer om ophavsretsloven, vores aftale med CopyDan m.m. Via følgende link kommer du direkte til bibliotekets informationer om ophavsret: fuglesang.library.au.dk/tilforskereogundervisere/ophavsret/ Parkering I Nobelparken er der tre parkeringskældere samt et stort udendørs parkeringsareal. Se placering af kældrene på: bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/parkering/ Personaleforeningen Hver måned holder Personaleforeningen på School of Business and Social Sciences faglige, sociale og kulturelle arrangementer for at samle medarbejdere på tværs af institutter og afdelinger. Medlemskontingent koster 20 kr./måned for fuldtidsansatte medarbejdere og trækkes over lønnen. Du tilmelder dig ved at sende en til personaleforeningen.bss@au.dk inklusiv navn og cpr-nummer. Læs mere om foreningen og arrangementer: medarbejdere.au.dk/hovedomraader/bs/personaleforeningen/ Post Indgående post Den interne fordeling af post foregår en gang dagligt i bygning 1483 i lokale 534 i løbet af formiddagen. I bygning 1481 uddeles posten derefter. Udgående post Via AUs interne postsystem kan der sendes materiale til alle ansatte på AU. Ligeledes kan der sendes post ud af huset. Såvel intern som ekstern post placeres i udbakkerne ved dueslagene i bygning Posten hentes dagligt i løbet af formiddagen.

15 PRAKTISK INFORMATION 15 Printning Ved at udskrive til Fortrolig print kan man sende dokumenter til udskrift, men først printe dem senere, når man står ved kopimaskinen. Fordelen er, at dokumenterne ikke bliver blandet sammen med andres udskrift/kopiering, og at dokumenterne ikke kommer i de forkerte hænder. Du kan finde en printervejledning til formålet på medarbejdersiden: bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/print-ogkopimaskiner/ Vi vil opfordre dig til aldrig at forlade en kopimaskine ved maskinfejl. Prøv selv at udrede fejlen (papiret) og ellers følg anvisningerne ophængt i kopirummene. Ingen bryder sig om at komme til en maskine, som ikke virker. Sociale medier Instituttet har officielle profiler på både Facebook (Institut for Erhvervskommunikation), Linkedin (Department of Business Communication) og Twitter (@BSSBCOM), som bruges til kommunikation med både eksterne og interne interessenter. Derudover er der oprettet en lukket Facebookgruppe for instituttets medarbejdere med navnet BCOM Medarbejdere. Der er desuden en række sociale medier i den akademiske verden, hvor medarbejdere opfordres til at oprette en profil. De mest udbredte er Researchgate.com, Academia.edu samt Google Scolar. Telefon Alle lokalnumre har fem cifre. Hvis du skal ringe hjemmefra og direkte til en medarbejder, skal du ringe på lokalnummer. Hvis du skal ringe ud fra huset, skal du huske først at taste 0. Trådløst netværk Der er trådløst netværk i alle lokaler på Aarhus Universitet. For adgang til det trådløse netværk Eduroam skal alle have en ny opsætning, uanset om man er gammel eller ny studerende/medarbejder. Find opsætningen på eduroam.au.dk/ny Undervisningstidspunkter Undervisningen på dagstudierne ligger typisk fra kl til klokken 18.00, men på grund af manglende lokaler kan man som underviser også risikere at have undervisning til og med klokken

16 16 NYTTIGE LINKS NYTTIGE LINKS Hvad AU Administration (Links til AUs administrative enheder) AU s hjemmeside AU s medarbejderportal Bygningsservice EKOM web EKOM medarbejderweb (specifikke informationer for medarbejdere) Kursuskatalog Indeholder alle fagbeskrivelser IT Support Center for Undervisning og Læring (kurser i vejledning,e-læring mm.) Politikker (Oversigt over politikker på AU) Personligt skema Tjek det jævnligt for ændringer! Skabeloner (AU) Til f.eks. breve, power point etc. Skabeloner (BSS Særidentitet) Til f.eks. breve, power point etc. Undervisningsplatformen For hvert fag og hold findes bl.a.: deltagerlister, meddelelser, mulighed for at uploade filer, chatroom, link til fagkatalog Webmail Når du skal tjekke din uden for AU Hvor ualen/

17 KORT 17 KORT Kort over Nobelparken, Jens Chr. Skous Vej 4

18 Institut for Erhvervskommunikation Jens Chr. Skous Vej Aarhus C Tel.: jpe@bcom.au.dk bcom.au.dk