AU-HR Sharepoint Vejledning Medarbejder indplacering

Transkript

1 2012 AU-HR Sharepoint Vejledning Medarbejder indplacering Version 2.3 Aarhus Universitet

2 Velkommen til AU-HR sharepoint site Databasen Medarbejder indplacering skal anvendes til at sikre, at alle ansatte bliver indplaceret i den korrekte enhed i universitetets nye organisation Den organisatoriske placering af ansatte anvendes i mange forskellige sammenhænge i universitetets administrative systemer og procedurer. Denne løsning omfatter alle ansatte og altså ikke alene den del, som er registreret i PØS. Vejledningen består af følgende dele: 1. Adgang og åbning af basen 2. Fremsøge medarbejderliste til kontrol 3. Rette medarbejder på listen 4. Tilføje en medarbejder til enhed 5. Oprette en medarbejder til ved en enhed. 1. Adgang og åbning af basen For at få adgang skal man være oprettet korrekt i AU s Active Directory (AD) Det er citrix brugere normalt og efterhånden mange HR-medarbejdere, da de er brugere af andre sharepoint sites. Ellers kontakt Peter Blæsberg På den anvendte PC skal være installeret Access (database program) i version Office 2007 eller Man skal ikke have særlige færdigheder i Access for at anvende databasen, idet der alene arbejdes i et skærmbillede. Start med at følge guide Opsætning af Internet Explorer hvor du opsætter browseren til at huske din login. Adgangen til basen sker via linket NB: Nogle gange virker linket ikke, prøv da at skrive adressen i stedet og tryk enter. Indtast dit brugernavn og password, sæt kryds i husk koder (Windows 7 brugere skal huske at skifte brugere) Der vises følgende billede:

3 Start side: Du vælger fanebladet Medarbejder indplacering.

4 Medarbejder-indplacering Klik på databasen Indplaceringver6 Klik på OK. Den skal være skrivebeskyttet!

5 Programmet Microsoft Access begynder at åbne. Sikkerhedsadvarsel!! Bag ved det billede der hedder Indplacering af medarbejdere ved AU, er det meget vigtigt, at du trykker på Aktiver indhold tryk her; Den anden oplysning Skrivebeskyttet skal du ikke gøre noget ved. Du får herefter følgende skærmbillede, som er det, du skal arbejde i Indplacering af medarbejdere ved AU 2. Fremsøge medarbejderliste a. Om basen og opgaven Basen omfatter alle, der har modtaget en betaling fra lønsystemet i eller på anden måde har været aktiv i lønsystemet i Hertil kommer andre som er oprettet af præsentationsmæssige grunde, if. Punkt 5. nedenfor.

6 Opgaven er i forhold til den del af organisationen, som man er ansvarlig for, at tjekke og at sikre sig, at der alene er registreret de ansatte, som skal være der. Bemærk: Det vil også sige dem, der har været ansat i , men som er fratrådt. Man skal således fjerne eller tilføje ansatte på listen. Hvis den viste liste er korrekt, skal man intet foretage sig. Derfor er det meget vigtigt, at man udsøger sine personkredse systematisk. Der kan på listen være nogle lidt mærkelige tekster på enheder, som eksempelvis angiver, at en enhed er lønteknisk. Den struktur, der er valgt til at beskrive universitetets organisation, skal varetage en række hensyn, heri blandt andet, hvordan ansatte registreres i lønsystemet. Der er endnu ikke etableret en fælles løsning for de tidligere selvstændige statsinstitutioner. Det vil ske i løbet Indtil da, skal man uanset, om at ansatte er i samme organisatoriske enhed, kunne udskille de ansatte i forhold til, hvorfra lønnen udbetales. De løntekniske enheder udtrykker dette i den forstand, at der tages udgangspunkt i hovedreglen for enheden og ansatte, der ikke følger denne regel, skal indplaceres i en særlig enhed. Der er oprettet sådanne tekniske enheder og der vil blive oprettet flere, når det viser sig nødvendigt. For manglende personer henvises til punkt 5. nedenfor. b. Nærmere om fremsøgningen I øverste del af billedet er der 4 værdilister, som du bruger til at afgrænse den del af organisationen, som du skal kontrollere. Du begynder fra venstre. Hver gang du vælger, opdateres medarbejder listen og du kan nu vælge enheder under det foregående valg i kassen til højre for. 3. Rette medarbejder på listen Markér en medarbejder, du vil ændre enhed for og tryk på Ændre enhed

7 2. 1. Nyt billede Ændre enhed Du har nu mulighed for at ændre enhed for medarbejderen ved at: Markér medarbejderen, vælg alle fire områder! og tryk på Opdater enhed. Kan arbejderen ikke placeres, markeres medarbejderen og tryk på Kan ikke placeres. Vi vil efterfølgende centralt undersøge disse nærmere. Når du er færdig, tryk Luk og du vender tilbage til det foregående billede.

8 Medarbejderen er herefter opdateret i basen og registreringen er stemplet med datoen for ændringen. 4. Tilføje en medarbejder til enhed Kan du ikke finde en medarbejder umiddelbart, kan du søge på cprnr. Indtast cprnr uden bindestreg og tryk søg. Findes medarbejderen åbnes billedet Ændre enhed. 5. Oprette en medarbejder til ved en enhed. Der er to situationer, hvor det kan være nødvendigt at oprette en medarbejder ved en enhed. Når en medarbejder endnu ikke er oprettet i lønsystemet, men skal fremtræde i IDM et/pure En ansat skal udover sin ansættelse ved en given enhed også i IDM et eller PURE fremgå ved en anden enhed. Vælg Opret ny medarbejder Opret medarbejder Alle 4 felter med enhedsnavne skal vælges Indtast cprnr (uden bindestreg), navn Vælg Stillingstype

9 Vælg Type af ansættelse, bemærk er der tale om en ny ansættelse eller præsensation IDM/PURE. Tryk Opret ny medarbejder Der foregår en del kontroller i forbindelse af oprettelse en ny medarbejder, bla. af cpr nummerets validitet i forhold til Modolus 11, om medarbejderen findes i forvejen osv. Alle indtastninger kan registreres. Bemærk. Dette er en meget hurtigt udviklet løsning, derfor kan der være fejl eller mangler. Man kan kun ændre enhed for én medarbejder ad gang. Andre kan overskrive dine ændringer undersøg derfor Opdateret feltet.