Udbudsbetingelser for udbud af driften af Folketingets frisør- og stylistsalon

Transkript

1 Udbudsbetingelser for udbud af driften af Folketingets frisør- og stylistsalon

2 Indholdsfortegnelse ORDREGIVER... 3 DE RETLIGE RAMMER... 3 UDBUDSMATERIALET... 4 UDARBEJDELSE AF ANSØGNING Indledning Ansøgningens indhold og disposition Disposition for ansøgningen Formkrav til ansøgningen Frist for afgivelse ansøgningen Adresse mv UDVÆLGELSESFASE... 6 UDARBEJDELSE AF TILBUD Indledning Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Forbehold og mindstekrav Det skriftlige tilbuds indhold og disposition Fortrolighed Formkrav til det skriftlige tilbud Frist for afgivelse af det skriftlige tilbud Adresse mv Sprog Vedståelsesfrist Præsentationer Indledning Teknisk præsentation Personlig præsentation SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Vurdering af forbehold Kriterier for vurdering af tilbud Evalueringsmodel TILDELING AF KONTRAKT TJEKLISTE TIDSPLAN OG OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 2 af 15

3 ORDREGIVER Folketinget Christiansborg 1240 København K Hjemmeside: Kontaktperson: Lene Herstrup Henriksen adresse: Lene.Herstrup@ft.dk DE RETLIGE RAMMER Procedurereglerne i udbudslovens afsnit II og III 1 finder ikke anvendelse på denne kontrakt, da den samlede kontraktværdi ligger under tærskelværdien 2. Folketinget har dog valgt at foretage en annoncering af kontrakten og procedurens tilrettelæggelse og gennemførelse er i høj grad inspireret af udbudsloven, således at der er sikret overholdelse af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed samt overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, m.v. Processen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af ansøgning. Ansøger påbegynder udarbejdelse af sin ansøgning om at blive opfordret til at afgive tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, og dette afsluttes med fremsendelse af ansøgning inden fristens udløb, jf. punkt Ansøger har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 7. 2) Udvælgelse. Såfremt der er mere end 3 egnede ansøgere, foretager Folketinget en udvælgelse, hvorefter de 3 ansøgere, der har dokumenteret de bedste og mest egnede referencer, opfordres til at afgive tilbud. 3) Udarbejdelse af tilbud. De udvalgte ansøgere (herefter tilbudsgivere ) påbegynder udarbejdelse af deres tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt Tilbudsgiver har mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 7. Tilbudsgiverne skal som en del af deres tilbud levere en teknisk og en personlig præsentation. 4) Vurdering af tilbuddene. Folketinget påbegynder vurderingen af tilbuddene efter aflevering af den skriftlige del af tilbuddet og efter den personlige og tekniske præsentation har fundet sted. Vurderingen af tilbuddene foretages af Folketinget i overensstemmelse med de i punkt 8.3 angivne tildelingskriterier. Der foretages en 1 Udbudsloven, Lov nr Kr for statslige myndigheders køb af almindelige tjenesteydelser i 2016/2017. Side 3 af 15

4 samlet vurdering/evaluering på baggrund af det skriftlige afgivne tilbud og den personlige og tekniske præsentation. 5) Tildeling af kontrakten, jf. punkt 9. Folketinget træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i processen. UDBUDSMATERIALET Til brug for udarbejdelse af ansøgning og tilbud har Folketinget udarbejdet udbudsmateriale, som består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af ansøgning og tilbud, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten. Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Udkast til kontraktens bilag 1-3 som bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning. UDARBEJDELSE AF ANSØGNING 4.1 Indledning Inden ansøger påbegynder udarbejdelse af sin ansøgning, anbefales det, at ansøger sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet. Ansøger bør være opmærksom på, at det udelukkende er ansøgers ansvar, at ansøgningen er komplet og overholder de i udbudsmaterialet fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes ansøger bør udforme sin ansøgning (punkt 4.2), samt hvilke formkrav, der gælder for ansøgningen (punkt 4.3). 4.2 Ansøgningens indhold og disposition Disposition for ansøgningen Ved udarbejdelsen af ansøgningen bedes ansøger følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A - C umiddelbart nedenfor. Hvis ansøger vælger at fravige dispositionen, bør ansøger være særlig opmærksom på at kontrollere, at ansøgningen indeholder alle nødvendige oplysninger. Side 4 af 15

5 A. Ansøgers kontaktoplysninger Ansøger bedes angive eventuelt CVR-nummer samt kontaktoplysninger, herunder e- mailadresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med ansøgningen. B. Ansøgers CV Ansøger skal kort præsentere sig selv, herunder dokumentere at opfylde de fastsatte mindstekrav, dvs. har gennemført følgende: 1. Frisøruddannelsen 2. Uddannelse som makeup-artist 3. Uddannelse inden for stylistfaget Det er videre et mindstekrav, at ansøger har samlet 5 års erfaring inden for de tre ovenstående arbejdsområder, hvilket tillige skal dokumenteres. Ansøger skal sende uddannelsesbevis/svendebrev som dokumentation for gennemført frisøruddannelse, og kunne dokumentere, at ansøger har gennemført uddannelse inden for make-up artist- og stylistfaget i form af et certificeret diplom, uddannelsesbevis eller lign. Dokumentation for de krævede uddannelser skal vedlægges som bilag til ansøgningen. C. Ansøgers referencer Ansøgningen skal indeholde en liste med de 10 bedste og mest relevante referencer inden for de seneste 5 år, der knytter sig til frisør- make-up artist- og stylistfaget. Dette kan være alt fra feststyling, reklamespot, tv- og filmoptagelser, mv. Endvidere kan det være styling i forbindelse med særlige eller temabelagte begivenheder. For hver enkelt reference skal angives en kort beskrivelse af den specifikke opgave. Der kan om ønsket vedlægges bilag for de udvalgte referencer, eksempelvis i form af billeder, presseomtale eller andet skriftligt materiale. (se punkt 5 i forhold til, hvad Folketinget lægger vægt på ved vurdering af referencer). Hvis ansøger er i tvivl om udfyldelsen af ansøgningen, opfordres ansøger til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt Formkrav til ansøgningen Frist for afgivelse ansøgningen Fristen for indlevering af ansøgning er: onsdag, den 7. september 2016 kl Side 5 af 15

6 Ansøgningen skal være på dansk, og bedes maksimalt fylde 3 sider ekskl. bilag. Det er særligt vigtigt, at ansøger overholder denne frist, da ansøgninger, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Ansøger bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af ansøgningen inden for fristen Adresse mv. Ansøgningen skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Folketinget Christiansborg 1240 København K Att.: Lene Herstrup Henriksen Folketingets Centrale Indlevering forefindes i buegangen til højre for Hovedindgangen. Ansøgningen bør indeholde kontaktoplysninger, CV med tilhørende bilag i form af uddannelsesbeviser, kursusbeskrivelser, mv. og referenceliste med eventuelle bilag i form af billeder, presseomtale eller andet skriftligt materiale, jf. punkt 4.2. Folketinget ser gerne, at ansøgningen med bilag afleveres i fire papireksemplarer i en lukket forsendelse mærket Folketingets Frisør- og stylistsalon. UDVÆLGELSESFASE Efter åbning af ansøgningerne vil Folketinget indledningsvist vurdere, om ansøgningen opfylder mindstekravene jf. punkt På baggrund af de ansøgere, der opfylder mindstekravene, forventer Folketinget at udvælge 3 tilbudsgivere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af referencer, idet Folketinget vil udvælge de (forventelige 3) tilbudsgivere, som har dokumenteret de bedste og mest egnede referencer. Folketinget vil ved vurderingen af referencerne lægge vægt på opgavernes omfang, kompleksitet og kreativitet. Folketinget vil endvidere tillægge det positiv vægt, at der er en variation i referencerne, således at både frisør-, makeup artist- og stylistfaget er repræsenteret. Alle ansøgere forventes at få meddelelse om, hvem der er blevet udvalgt til at afgive tilbud på opgaven den 9. september Side 6 af 15

7 UDARBEJDELSE AF TILBUD 6.1 Indledning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. 6.2 Tilbuddets indhold og disposition Tilbuddets afgivelse er opdelt i en toleddet proces. Tilbudsgiver skal udarbejde et skriftligt tilbud, som angivet i punkt Derudover skal tilbudsgiver levere en del af sit tilbud ved en personlig performance og ved en personlig samtale, jf. nærmere punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Der foretages en samlet evaluering på baggrund af det skriftligt udarbejdede tilbud og den personlige del, jf. punkt Alternative tilbud Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Forbehold og mindstekrav Inden for de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Såfremt tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre et eller flere bilag til kontrakten, og dette er sket i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene, betragtes dette ikke som forbehold. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt, har førstnævnte forrang. Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punk 8.3. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Side 7 af 15

8 Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i punkt angivet, hvilke krav der er mindstekrav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist Det skriftlige tilbuds indhold og disposition Ved udarbejdelsen af den skriftlige del af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A - C umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvem der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil Folketinget kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. B. Udkast til kontrakt Folketinget har udarbejdet et udkast til kontrakt med tilhørende bilag 3. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten og bilag 3. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. punkt C. Udkast til bilag Ordregiver har udarbejdet udkast til kontraktens bilag 1-2, som tilbudsgiver skal udfylde. I den vejledende tekst er det forklaret, hvordan bilagene bør udfyldes. Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilag 1 så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Side 8 af 15

9 Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 7. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 7, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Folketinget vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Folketinget vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 6.3 Formkrav til det skriftlige tilbud Frist for afgivelse af det skriftlige tilbud Fristen for afgivelse af det skriftlige tilbud er: fredag, den 23. september 2016 Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen Adresse mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Folketinget Side 9 af 15

10 Christiansborg 1240 København K Att.: Lene Herstrup Henriksen Folketingets Centrale Indlevering forefindes i buegangen til højre for Hovedindgangen. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt nævnte frist. Det skriftlige tilbud bør indeholde tilbudsbrev samt de bilag, som skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt 6.2.3, litra A og C. Det skriftlige tilbud behøver således ikke at indeholde kontrakten og bilag 3 til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt 6.2.3, litra B, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver. Folketinget ser gerne, at tilbuddet med bilag afleveres i fire papireksemplarer i en lukket forsendelse mærket Folketingets Frisør- og stylistsalon Sprog Tilbuddet skal være på dansk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks måneder efter tilbudsfristens udløb. 6.4 Præsentationer Indledning Efter udarbejdelse og aflevering af det skriftlige tilbud, skal tilbudsgiver levere en teknisk og en personlig præsentation. Denne del af tilbuddet vil blive leveret i henholdsvis Gun-Britt Coiffure og på Christiansborg i perioden september De præcise tidspunkter og mødesteder vil blive meddelt tilbudsgiverne i forbindelse med opfordringen til at afgive tilbud, forventeligt den 9. september Teknisk præsentation Den tekniske præsentation kommer til at foregå i Gun-Britt Zellers frisørsalon. Gun-Britt har været i frisørbranchen i over 45 år og er således én af Danmarks mest erfarne inden for området. Den tekniske præsentation består af en præsentation af tilbudsgivers tilbudte færdigheder ved klipning, styling, håropsætning og makeup, jf. bilag 1, punkt 2.1. Tilbudsgiver har pligt til selv at medbringe to modeller til den tekniske præsentation: Side 10 af 15

11 1 langhåret model til opsætning til galla samt aften makeup. 1 model til klipning, herefter styling, herefter daglig makeup. Præsentationen varer maksimalt 3½ time Gun-Britt deltager i den endelige evaluering af kandidaterne Personlig præsentation Denne del udgør en præsentation af tilbudsgivers besvarelse af bilag 1, punkt 2.2. Præsentationen foregår i Folketinget og vil vare 20 min., hvor tilbudsgiveren skal underbygge og præcisere sin besvarelse af bilag 1, punkt 2.2 i sit tilbud. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Ansøger/tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er ansøgers/tilbudsgivers ansvar at sikre, at ansøgningen/tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at ansøger/tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt, gerne pr. til følgende e- mailadresse: Lene.Herstrup@ft.dk. Ansøgers/tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og offentliggjort på ordregivers hjemmeside. I ansøgningsfasen er fristen for besvarelse af ansøgers spørgsmål: fredag, den 2. september 2016, kl Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest mandag, den 29. august Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. I tilbudsfasen er fristen for besvarelse af tilbudsgivers spørgsmål: fredag, den 16. september 2016, kl Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest tirsdag, den 13. september Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Side 11 af 15

12 Ansøgers/tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og offentliggjort på Folketingets hjemmeside. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 8.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Folketinget som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Folketinget forbeholder sig muligheden for, under iagttagelse af ligebehandlings og gennemsigtighedsprincippet, at anmode tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger. Folketinget er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endvidere forbeholder Folketinget sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene - dog i overensstemmelse med ligebehandlings og gennemsigtighedsprincippet. 8.2 Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 6, som medfører, at et tilbud skal afvises. 8.3 Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1) Pris 30 % Ved vurderingen af underkriteriet Pris lægges der vægt på den samlede evalueringstekniske pris. Tilbudsgiver skal angive de tilbudte priser ved udfyldelse af bilag 2. 2) Fleksibilitet og tilgængelighed 30 % Vurderingen af dette underkriterium sker på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 1, punkt 1. Det er i bilaget beskrevet, hvad der vil blive lagt vægt på ved vurderingen. Side 12 af 15

13 3) Kvalitet 40 % Vurderingen af dette underkriterium sker på baggrund tilbudsgivers besvarelse af bilag 1, punkt 2, i sammenhæng med tilbudsgivers præsentationer heraf, jf. punkt Fejl! envisningskilde ikke fundet.. Det er i bilag 1, punkt 2 beskrevet, hvad der vil blive lagt vægt på ved vurderingen. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. 8.4 Evalueringsmodel Vurderingen af pris foretages på baggrund af den evalueringstekniske pris, der beregnes som anført i bilag 2 til kontrakten. Tilbud tildeles point for pris efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 10 point (det maksimale antal point) og 1 point (minimumpoint) gives ved laveste pris %. Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for denne ramme, og det tilbud, der ville være den samlede vinder (efter en foreløbig samlet vurdering af pris og de kvalitative kriterier), er blandt disse, udvides rammen til at inkludere det tilbud, der ville være den samlede vinder. Vurderingen af de kvalitative kriterier sker på baggrund af følgende pointskala: Verbal begrundelse Point Fremragende opfyldelse af kriteriet 10 Fortrinlig opfyldelse af kriteriet 9 Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 8 Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7 Mere tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Nogenlunde tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Helt utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 1 Pointene på de tre underkriterier multipliceres med de angivne vægte, hvorved den endelige pointsum fremkommer. Tilbuddet med den største pointsum vurderes at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Side 13 af 15

14 TILDELING AF KONTRAKT Når Folketinget har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Folketinget underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud. Folketinget er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse konkurrenceudsættelsen af kontrakten. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Folketinget anser ikke konkurrenceudsættelsen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet. Det er en betingelse, at den kommende leverandør bliver registreret i CVR registret inden indgåelse af kontrakten. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende deltagelse er Folketinget uvedkommende, herunder også hvis Folketinget måtte beslutte at annullere konkurrenceudsættelsen uden tildeling af kontrakt. Folketinget er ikke forpligtet at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. TJEKLISTE Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, hvoraf entydigt fremgår, hvem der har afgivet tilbuddet Udfyldt bilag 1, Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Henvisning Punkt 6.2.3, litra A Punkt 6.2.3, litra C Udfyldt bilag 2, Tilbudsgivers Priser Punkt 6.2.3, litra C Side 14 af 15

15 Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt TIDSPLAN OG OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Dato, klokkeslæt Onsdag den 7. september 2016, kl Fredag den 9. september 2016 (tentativt) Fredag den 16. september 2016, kl Aktivitet Frist for fremsendelse af ansøgning Folketinget orienterer ansøgerne om, hvem der opfordres til at afgive tilbud Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Fredag den 23. september 2016, kl Frist for afgivelse af tilbud Fredag den 30. september 2016 Forventet tildeling af kontrakten Fredag den 14. oktober 2016 Forventet indgåelse af kontrakten Side 15 af 15