Konkurrencebetingelser for indkøb af juridisk bistand, under udbudslovens Light regime, i forbindelse. Light-udbudsbekendtgørelse 2016/S

Transkript

1 Konkurrencebetingelser for indkøb af juridisk bistand, under udbudslovens Light regime, i forbindelse med: Advokatundersøgelse af forholdene vedrørende SKATs udbetaling af refusion af udbytteskat Light-udbudsbekendtgørelse 2016/S Side 1/12

2 Indholdsfortegnelse 0. Ordregiver Den udbudte opgave Opgavebeskrivelse Aftalens varighed og værdi Habilitetskrav De retlige rammer Udarbejdelse af tilbud Materialet Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Tilbuddets indhold Personlige forhold Krav til Tilbudsgiver egnethed (teknisk/faglig formåen/kapacitet) Tilbuddets indhold og disposition Forbehold og mindstekrav Alternative tilbud og/ eller sideordnede tilbud Fortrolighed Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbud Adresse, antal eksemplarer mv Sprog Vedståelsesfrist Skriftlige spørgsmål i tilbudsfasen Ordregivers evaluering af tilbud Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Vurdering af forbehold...10 Side 2/12

3 4.4 Kriterier for evaluering af tilbud Tildeling af aftale Oversigt over tidsfrister i konkurrencen Side 3/12

4 0. Ordregiver Skatteministeriet, Nicolai Eigtveds Gade København K Hjemmeside: Kontaktperson: Peter Høeg-Larsen adresse: phl@skm.dk 1. Den udbudte opgave Denne opgave, der indeholder juridiske tjenesteydelser, er omfattet af afsnit III i udbudsloven 1, og gennemføres således efter Light-regimet. En konkurrenceudsættelse efter Light-regimet skal følge en procedure, der er i overensstemmelse med principperne 2 i udbudsloven. 1.1 Opgavebeskrivelse Det er besluttet at igangsætte en uvildig advokatundersøgelse af forholdene vedrørende SKATs udbetaling af refusion af udbytteskat. Opgaven er nærmere beskrevet i det vedlagte kommissorium, den politiske aftale og kontraktens bilag 2. Som led i en del af undersøgelsen kan det overvejes at inddrage ekspertise med anden uddannelsesmæssig baggrund end juridisk til løsning af opgaven, fx en ekspert i offentlig forvaltning, organisation og ledelse mv, jf. Bilag 3, krav Aftalens varighed og værdi Aftalens løbetid er relateret til løsningen af opgaven og ønskes afsluttet ultimo Habilitetskrav Advokaten må ikke have eller have haft klientmæssige og / eller andre relationer til de personer, selskaber mv., som kan være involveret i den formodede svindel med tilbagesøgning af indeholdt udbytteskat, og som er begrundelsen for igangsættelsen af advokatundersøgelsen. Advokaten vil ved underskrift på aftalen bekræfte, at Advokaten ikke er inhabil i forhold til udførelse af advokatundersøgelsen. 2. De retlige rammer Dette indkøb af juridiske tjenesteydelser sker i henhold til reglerne i kapitel III i udbudsloven Light-regime. Indkøbet kan inddeles i følgende faser: 1 Lov nr. L19/2016, som implementerer Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 16. februar 2014 i dansk ret. Side 4/12

5 1) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbud vurderer ordregiver som det første, hvorvidt Tilbudsgiver har fremsendt de ønskede oplysninger om forhold, jf. punkt , der kan føre til, at Tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 2) Tilbudsgivers teknisk/faglige kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt Tilbudsgivere har dokumenteret, at Tilbudsgiver opfylder de i punkt stillede minimumskrav til egnethed (teknisk/faglig kapacitet). 3) Evaluering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter evalueringen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 4.4 angivne tildelingskriterier. 4) Tildeling af Aftalen - ordregiver træffer beslutning om tildeling af Aftalen, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Aftalen anses for indgået, når Aftalen er underskrevet. Aftalen underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter Aftalens underskrift sender ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor, i punkt 3 og 4 gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen. 3. Udarbejdelse af tilbud 3.1 Materialet Til brug for udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet nedenstående materiale. Materialet består af følgende dokumenter: Nærværende Konkurrencebetingelser, som navnlig indeholder krav til Tilbudsgivers egnethed og kapacitet, udarbejdelsen af tilbud, kriterier for evaluering af tilbuddene og information angående tildeling af Aftalen. Bilag A1til nærværende Konkurrencebetingelser: Bilag A1: Tro og love erklæring i forhold til obligatoriske udelukkelsesgrunde Udkast til Aftale, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i Aftalens løbetid. Udkast til Aftalens bilag 1-6 som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes, og som bliver en del af Aftalen efter udbuddets afslutning. Baggrundsmaterialet består af de tidligere fire større undersøgelser. o Undersøgelse af SKATs administration af udbytteskat og refusion af udbytteskat (afrapporteret af Skatteministeriets Interne Revision (SIR) den 24. september 2015). o Beretning nr. 11/2015 om SKATs forvaltning af og Skatteministeriets tilsyn med refusion af udbytteskat (afrapporteret af Rigsrevisionen i februar afgivet af Statsrevisorerne til Folketinget den 24. februar 2016). Side 5/12

6 o Faktuel redegørelse om administration af udbytterefusion i perioden (afrapporteret af SKATs Borger- og retssikkerhedschef i februar 2016). o Indberetning/forholdsfortegnelse vedr. tre hjemsendte chefers rolle i forbindelse med SKATs administration og refusion af udbytteskat i perioden (afrapporteret af Kammeradvokaten den 31. august 2016). Dette dokument udleveres kun til den vindende tilbudsgiver. Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A - B umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A.Udkast til Aftale Ordregiver har udarbejdet et udkast til aftale. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre Aftalen. Aftalen er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for Aftalen, jf. punkt B. Udkast til bilag Ordregiver har udarbejdet udkast til Aftalens bilag 1-6. Bilagene er, med mindre andet er præciseret i de enkelte bilag, mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for bilagene, jf. punkt Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre følgende bilag: Bilag: 1, 2, 6 Tilbudsgiver skal udfylde eller færdiggøre følgende bilag: Bilag: 3, 4, 5 Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i Aftalen og/eller Aftalens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til materialet vil blive indarbejdet. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. 3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Inden Tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af tilbud anbefales det, at sætte sig grundigt ind i udbudsbekendtgørelsen og Konkurrencebetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at Side 6/12

7 det udelukkende er Tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbekendtgørelsen og Konkurrencebetingelserne fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes Tilbudsgiver bør udforme sin ansøgning Tilbuddets indhold Personlige forhold Ordregiver vil udelukke Tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis disse befinder sig i en udelukkelsesgrund opregnet i udbudslovens 135 (obligatoriske udelukkelsesgrunde). Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud medsende en erklæring på tro og love (Bilag A1) som dokumentation for, at Tilbudsgiver eller visse personer, der er tilknyttet Tilbudsgiver, jf. 135, stk. 2, ikke befinder sig i en udelukkelsesgrund opregnet i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3. For så vidt angår danske Tilbudsgivere kan beviset også bestå i en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen. Self-cleaning Ordregiver vil ikke udelukke en Tilbudsgiver, der befinder sig i en eller flere af de udelukkelsesgrunde, der er opregnet i udbudslovens 135, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at Tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende befinder sig i en udelukkelsesgrund, jf. analog anvendelse af udbudslovens 138. Ordregiver forbeholder sig således muligheden for at iværksætte en procedure om self-cleaning som foreskrevet i udbudslovens 138, hvis dette måtte være relevant Krav til Tilbudsgiver egnethed (teknisk/faglig formåen/kapacitet) Som en del af sit tilbud skal Tilbudsgiver opfylde mindstekrav til teknisk/faglig kapacitet. Om udfyldelsen af dette, se afsnit A nedenfor. A. Teknisk/faglig kapacitet Følgende dokumentation for teknisk/faglig kapacitet skal fremlægges som en del af tilbuddet: En beskrivelse af advokatundersøgelser, eller en undersøgelse sidestillet hermed, som Tilbudsgiver tidligere har forestået. Som mindstekrav kræves, at Tilbudsgiver dokumenterer: at Tilbudsgiver har erfaring med at forestå en advokatundersøgelse, eller en undersøgelse sidestillet hermed. Side 7/12

8 3.3 Tilbuddets indhold og disposition Forbehold og mindstekrav Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for mindstekrav. Aftalen og nogle bilag er mindstekrav. Tilbudsgiver skal udfylde/færdiggøre de ovenfor anførte bilag, jf. pkt. 3.1, B. Tilbudsgivers udfyldelse/færdiggørelse af disse bilag i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene udgør ikke forbehold. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold for Aftalen og/eller bilag, vil tilbudsgivers tilbud kunne blive afvist som ukonditionsmæssigt Alternative tilbud og/ eller sideordnede tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers tilbudsindhentning, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i processen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 3.4 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbud Tilbudsfristen er: Fredag Tirsdag den 240. januar 2017 kl. 12:00 Tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning Adresse, antal eksemplarer mv. Tilbud skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Side 8/12

9 Skatteministeriet, att. Peter Høeg-Larsen Nicolai Eigtveds Gade København K Tilbud må ikke indsendes pr. . Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt nævnte frist. Tilbuddet bør indeholde tilbudsbrev, de bilag, som skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt 3.1, litra B. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet afleveres i 2 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Aftale om advokatundersøgelse af SKATs udbetaling af refusion af udbytteskat - Tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på 1 USB-stick Sprog Tilbuddet skal være på dansk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 3.5 Skriftlige spørgsmål i tilbudsfasen Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til konkurrencematerialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i konkurrencematerialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at Tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt, gerne pr. til følgende adresser: Phl@skm.dk og Cfb@skm.dk Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på: Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest 911. januar Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest januar 2017, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, kan ikke forventes besvaret. Side 9/12

10 BEMÆRK: Spørgsmål stillet i perioden frem til 3. januar 2017 vil tidligst blive besvaret 4. januar Ordregivers evaluering af tilbud 4.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i materialet. 4.3 Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder materialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold, jf. punkt som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 4.4 Kriterier for evaluering af tilbud Ordregiver vil herefter evaluere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ved evalueringen af tilbuddene vil tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier: 1) Pris (30 %) Ved evalueringen af underkriteriet Pris lægges der vægt på den evalueringstekniske fastpris, som opgøres i henhold til beskrivelsen i bilag 4 samt de afgivne timepriser i bilag 4, a) Delkriteriet fastpris vægtning (60 % af de 30 %): Kriteriet fastpris evalueres på baggrund af den samlede tilbudssum af de afgivne fastpris tilbud i bilag 4, skema 1, b) Delkriteriet timepris vægtning (40 % af de 30 %): Side 10/12

11 Kriteriet timepris evalueres på baggrund af de afgivne timepriser på følgende stillingskategorier. Stillingskategorien indgår i vurderingen med den angivne vægt: a) Partner, b) Junior partner c) Advokat, d) Fuldmægtig, e) Særlig ekspertise Timepriserne angives i bilag 4, Skema 2: Timepriser. 2) Kvalitet (70 %) Bedømt på grundlag af følgende to delkriterier: 1. Opgavetilgang og metode - vægtning (50 % af 70 %) Evalueringen vil ske i overensstemmelse med de elementer som, ordregiver i bilag 3 har angivet, vil blive tillagt positiv vægt og Tilbudsgivers beskrivelse af valg, som er listet nedenfor: Ordregiver lægger vægt på Advokatens besvarelse i bilag 3 af, hvordan han konkret vil løfte opgaven. 2. Kvaliteten af det tilbudte team - vægtning (50% af 70 %) Evalueres ud fra teamets indsendte CV`er, jf. bilag 5: Kriteriet bedømmes på baggrund af sammensætningen af ressourcer og på CV er for de ressourcer, som skal udgøre det tilbudte team, der skal udføre de konkrete opgaver. 5. Tildeling af aftale Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af de i punkt 4.4 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af Aftalen. Ordregiver underretter herefter samtidigt tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles Aftalen, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Uanset om Aftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået Aftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Aftalen er indgået. Aftalen anses først for indgået, når Aftalen er underskrevet. Aftalen kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen Side 11/12

12 efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende proces er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse processen uden tildeling af Aftalen. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter Aftalen er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes konkurrencen. 6. Oversigt over tidsfrister i konkurrencen Dato, klokkeslæt Aktivitet Onsdag den 21. december 2016 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse. Mandag onsdag den 911. januar 2017 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Fredag Mandag den 163. januar 2017 Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet. Fredag Tirsdag den 240. januar 2017 kl. 12 Tilbudsfrist januar 2017 Evaluering af tilbud (vejledende) januar 813 februar 2017 Stand-still periode 10 dage fra afsendelse af underretning. (vejledende) 914. februar 2017 Forventet indgåelse af Aftalen. De opstillede frister for processen i nærværende Konkurrencebetingelser er vejledende, dog med undtagelse af datoen for udsendelse af udbudsbekendtgørelsen og tilbudsfristen. Side 12/12