SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE

Transkript

1 SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE Sådan ser du svarprocenten og rykker for eller tilbagekalder besvarelser I denne vejledning kan du læse, hvordan du kan følge arbejdspladsens svarprocent på spørgeskemaundersøgelsen i HR-systemet. Derudover forklarer vejledningen, hvordan du kan rykke for besvarelse eller tilbagekalde et spørgeskema fra en medarbejder, som ikke skal besvare undersøgelsen. Svarprocenten Så længe spørgeskemaundersøgelsen er åben, har du mulighed for at følge arbejdspladsens svarprocent. Log ind i HR-systemet og vælg modulet APV og Trivsel: Vælge den arbejdsmiljøenhed du ønsker at se svarene fra under Mine arbejdsmiljøenheder. Den Svarprocent som vises ude til højre er ikke dækkende, da den kun tager èn af de to måder undersøgelsen er sendt ud på (enten mail eller uden mail). 1

2 Du kan få flere detaljer om besvarelserne, hvis du klikker på fanen Dataindsamling, og herefter Invitationer & svar. Du kan se undersøgelsens Svarprocent for delt på om undersøgelsen er sendt ud via mail eller uden mail (via brev) Du kan efterfølgende vælge om du vil se besvarelserne fra dem som har fået invitation til undersøgelsen på mail, eller om du vil se de medarbejdere, som har fået invitation til undersøgelsen på brev (uden mail). Hvis undersøgelsen både er sendt ud som mail og som brev, skal du aktivt ind i begge to undersøgelser, for at få at samlet overblik over alle arbejdspladsens besvarelser, og hvem som eventult skal have tilsendt en rykker. Du klikker på undersøgelsen. Der kommer et underliggende vindue frem vælg Vis invitationer Så kommer en liste over alle udsendte spørgeskemaer, hvor du kan se: - hvilke medarbejdere der har svaret spørgeskemaet - hvilke medarbejdere som er påbegyndt men ikke har fuldført - hvilke som ikke har besvaret spørgeskemaet 2

3 Under vis invitationer har du også muligheder for at rykke for besvarelse eller tilbagekalde et spørgeskema fra en medarbejder, som ikke skal besvare undersøgelsen. Se mere om dette i det efterfølgende. Rykke for besvarelse Der kan rykkes for besvarelser enten via mail eller via brev. Begge måder forklares i det følgende. Rykker via brev - Sæt flueben ud for medarbejderne der skal rykkes - klik herefter på Påmindelse til markerede Klik OK til at du gerne vil sende påmindelser: Vælg om det skal være på mail eller brev: I dette tilfælde vælges: Invitationskort, som betyder at systemet laver et brev til de personer, som skal rykkes: 3

4 Herefter vælges om det skal være invitationer til runddeling eller brev invitationer. Vælg Brev invitationer. Der kommer tre felter hvor det er muligt at indsætte tekst: 1) Emne 2) tekst 3) Underskrift. Skriv her, at du rykker for besvarelse, og hvornår der senest skal svares på spørgeskemaet. Til sidst klikkes på Forbered udskrift af invitationskort Systemet kan se du har udvalgt 2 personer. Klik på udskriv invitationerne og derefter på åbn. 4

5 Systemet laver nu en pdf-fil, som kan skrives ud og deles ud til de relevante medarbejdere. 5

6 Rykker via - Sæt flueben ud for medarbejderne der skal rykkes - klik herefter på Påmindelse til markerede Klik OK til at du gerne vil sende påmindelser: Vælg om det skal være på mail eller brev: I dette tilfælde vælges: invitationer, som betyder at systemet udsender en til de personer, som skal rykkes: Der kommer tre felter hvor det er muligt at indsætte tekst: 1) Emne 2) Tekst 3) Underskrift. Skriv her at du rykker for besvarelse, og hvornår der senest skal svares på spørgeskemaet. Der efter klikkes på Send invitation. 6

7 1 2 3 Klik OK til at du vil sende invitationerne. Næste billede kommer frem, og klik på Udført Nu vil alle udvalgte modtage en mail, hvorfra de har mulighed for at komme ind og besvare spørgeskemaundersøgelsen. Det er vigtigt at overveje, om det at rykke på mail, er den mest hensigtsmæssige måde, hvis medarbejderne ikke ser deres mail. I sådanne tilfælde vil rykker via brev være mere brugbart se tidligere i denne vejledning. Undersøgelsen slutter og lukker automatisk på udløbsdagen. Efter udløbsdagen er det ikke muligt at besvare undersøgelsen og rapporter kan hentes. 7

8 Tilbagekald et spørgeskema til bestemte medarbejdere Hvis en eller flere medarbejdere har modtaget et spørgeskema, som vedkommende ikke skal udfylde, kan du gøre følgende: - Sæt flueben ud for medarbejderne der skal have tilbagekaldt undersøgelsen - klik herefter på Tilbagekald markerede Klik OK til at du gerne vil sende påmindelser: Når du har klikket på OK vil invitationen til medarbejderen forsvinde fra oversigten, og vedkommende vil ikke mere indgår i undersøgelsen. It APV-vejledning nr. 3/ ( ) 8