Digitale uddannelsesaftaler. Vejledning til skoler

Transkript

1 Digitale uddannelsesaftaler Vejledning til skoler Side 1 af 13

2 Indholdsfortegnelse Indledning kort om digitale uddannelsesaftaler... 3 Hvordan logger jeg på?... 5 Hvordan fremsøges eksisterende aftaler?... 6 Hvordan oprettes en ny uddannelsesaftale?... 7 Parterne... 8 Arbejdssted... 8 Aftaleperioden... 8 Påbygning... 8 Skole... 8 Aftalen omfatter... 8 Løn... 8 Udstationering... 8 Kombinationsaftaler... 9 Andre vilkår... 9 Underskrift... 9 Udskrift af aftale HUSK, at registrere aftalen i EASY-P Spørgsmål/svar Side 2 af 13

3 Indledning kort om digitale uddannelsesaftaler De digitale uddannelsesaftaler er indholdsmæssigt identisk med formular til uddannelsesaftaler, som findes på Undervisningsministeriet hjemmeside. Der er således to metoder til indgåelse af uddannelsesaftaler; Digitale uddannelsesaftaler og formular til uddannelsesaftaler. Hvad kan du med digitale uddannelser? Du kan let hjælpe virksomheder med at udfylde dele eller hele aftalen Du kan let sende aftalen til underskrift hos virksomhed og elev Du kan let oprette mange aftaler med samme uddannelse og vilkår Du kan let få historik overblik over, hvor i forløbet aftalen er Du kan let fremsøge aftaler ud fra mange kriterier Du får mere plads i reolen, da aftaler opbevares digitalt Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at oprette tillæg til uddannelsesaftale digitalt. Vejledningen er en kort gennemgang af punkterne i den digitale uddannelsesaftale. Der findes yderligere information via info-knap i hvert punkt i den digitale uddannelsesaftale. Vejledningen omfatter ikke love og regler i erhvervsuddannelsesloven, og de enkelte uddannelsesbekendtgørelser. Sådan oprettes en digital uddannelsesaftale via elevplan. Vær særlig opmærksom på 48 timers regel i forbindelse med at anvende Send til virksomhed og Send til elev. Både virksomhed og elev modtager en mail med et link til den digitale uddannelsesaftale og skal benytte linket i mailen inden 48 timer grundet sikkerhed. Overskrides de 48 timer skal mail genfremsendes. Virksomheden og eleven kan dog altid se og underskrive aftalen via Elevplan. Skolemedarbejderen kan oprette og administrere uddannelsesaftaler for elever, der er tilknyttet skolen. Når en skolemedarbejder opretter en aftale, sættes medarbejderens skole som registrerende skole. Skolemedarbejderen kan dog selv ændre dette, eller det kan efterfølgende ændres af virksom- Side 3 af 13

4 heden. Selvom der på aftalen står en skole, kan virksomheden vælge at sende aftalen til en anden skole eller blot vælger en anden skole ved underskrift. Vejledningen omfatter ikke de love og regler, som sagsbehandlingen og registreringen i EASY-P er underlagt herunder erhvervsuddannelsesloven og de enkelte uddannelsesbekendtgørelser. Uddannelsesaftalen skal efter modtagelsen registreres i EASY-P på samme måde, som hvis man havde modtaget den originale uddannelsesaftale på papir. I EASY-P er der plads til at registrere det referencenummer, den digitale uddannelsesaftale har fået. Vær opmærksom på, at samme tid som aftalen færdigregistreres i EASY-P, skal den også markeres som færdigregistreret på den digitale uddannelsesaftale. Ligesom ved PDF-udgaven af uddannelsesaftaler, bedes I hjælpe virksomheder med at udfylde digitale uddannelsesaftaler. Har du spørgsmål til vejledningen eller registrering generelt, er du altid velkommen til at kontakte supporten på tlf eller indmelde en sag til servicedesk via Ved første henvendelse skal du oprette dig som bruger af servicedesken, og dernæst skriver du dit spørgsmål i skabelonen. Side 4 af 13

5 Hvordan logger jeg på? Du logger på Elevplan.dk med UNI-Login. Du skal have tilknyttet rettigheden Digitale udd.aft til dit brugernavn. Kontakt evt. din systemadministrator på Elevplan. Åbn menupunktet Uddannelsesaftaler i venstre side og klik på Uddannelsesaftaler. Klik igen på Digitale uddannelsesaftaler Husk, du skal have slået blokeringen af pop up vinduer fra i din browser. Side 5 af 13

6 Når vinduet med digitale uddannelsesaftaler åbner, ser du som udgangspunkt alle aftaler. Du kan få vist aftaler på forskellig måde: Du kan sortere ved at klikke på knapperne med pil op/pil ned ud for hver kolonne. Du kan fremsøge aftaler under funktionen Søg og kun få vist aftaler, der opfylder kriterier f.eks. aftaler med status kladde. Marker den aftale, du ønsker at arbejde med (prik i venstre side) og vælg i menupunkterne øverst, hvad du vil. Hvordan fremsøges eksisterende aftaler? Hvis du ønsker at fremsøge specifikke aftaler, kan du klikke på Søg øverst i vinduet, og du får mulighed for at indsætte dine egne afgrænsninger. I eksemplet er der indsat uddannelse som afgrænsning. Tast eller vælg det, du ønsker at søge på, og klik Søg. Herefter vil listen vise de uddannelsesaftaler, der opfylder de nye søgekriterier. Side 6 af 13

7 Hvordan oprettes en ny uddannelsesaftale? Ønskes der hurtigt oprettet en ny aftale med ens uddannelse og vilkår men med nyt CPR-nr, anvend funktionen Kopier aftale. Klik på Opret aftale for at oprette en ny uddannelsesaftale. Der åbnes en ny side. Navigation I højre side finder du et panel, hvor du kan trykke dig rundt i aftalen. Du kan også vælge at anvende scrol baren. Information Klik på ikonet for mere information om udfyldelsen af aftalen Historik Ved klik på knappen Historik får du adgang til at se historik over handlinger, som du, skolen, eleven eller forældre har foretaget. Særligt vigtigt er, hvem der har underskrevet og hvornår. Gem Husk løbende at gemme aftalen, når du er i gang med at indtaste oplysninger på en uddannelsesaftale. Først når CVR-nr. og CPR-nr. er angivet, kan du gemme. Når dette er gjort kan virksomheden se aftalen i Elevplan. Referencenummer Hver aftale får et unikt referencenummer, der gør det let at finde aftalen. Referencenummeret findes i øverste højre hjørne. Brug dette referencenummer fremfor CPR-nr., når du er i dialog med skolen. Det er mere sikkert. Obligatoriske felter Alle felter, der er markeret med rød stjerne, er felter, der SKAL udfyldes. Når virksomheden sætter kryds i feltet klar til underskrift, får de besked, hvis der er felter, der mangler at blive udfyldt. Side 7 af 13

8 Parterne Virksomhed - her kan du taste virksomhedens CVR nr. fremsøge dette ved at trykke på knappen Søg. Indtaste forskellige søgekriterier og fremsøge virksomhedens CVR.nr. Klik Enter eller TAB, og data på virksomheden udfyldes. Udfyld selv mailadresse. Ret evt. tlf.nr. Læs venligst teksten til højre i denne sektion. Lærestedet, hvor aftalen senere skal registreres i EASY-P, skal indtastes i næste sektion med Arbejdssted. Elev - Nu taster du elevens CPR-nr., og data hentes fra CPR.-registret. Du udfylder selv mailadresse og telefonnr. Det er mailadresserne i denne sektion, der bliver sendt advis til. Arbejdssted Her anvendes søgefeltet. Tast p-nummer eller navn eller andet og vælg arbejdsstedet på listen. Dette skal stemme overens med det lærested, du senere registrerer aftalen på i EASY-P. Du har også mulighed for at sætte en markering i feltet i venstre side, hvis du har brug for at indtaste oplysningerne manuelt. Aftaleperioden Her indtastes datoerne med format 26/10-15 eller vælges angivelse via kalenderen. Startdato kan tidligst være dags dato. Bemærk, at alle parter skal have underskrevet senest på startdatoen. Udfyld øvrige felter og vælg uddannelse. Under det første felt til uddannelse kan man se, hvad det valgte arbejdssted er godkendt til. Hvis det er en uddannelse, som arbejdsstedet endnu ikke er godkendt til, skal uddannelsen vælges i felt 2 til uddannelse. Påbygning Udfyldes med antal uger, hvis der er aftale om dette. Skole Her anvendes søgefeltet. Søg på navn, adresse, postnr. eller by. Den skole, der skal skrives her, er den skole, som eleven skal gå på. Her skrives navnet på den erhvervsskole, som parterne har valgt. Uddannelsesaftalen er samtidig tilmelding til undervisning på skolen. Aftalen skal i nogle tilfælde sendes til en anden skole, som administrerer uddannelsesaftalen arkivskolen. Aftalen omfatter Her markerer du, hvad aftalen omfatter. Der skal mindst sættes et kryds, for at aftalen kan underskrives. Løn Her er der flere felter, der kræver udfyldelse. Eksempelvis, hvis du markerer i prikken ud for at lønnen er højere end den gældende mindstebetaling, så bliver feltet med kr.pr. og time/uge/måned til obligatoriske felter. Feltet Lønudbetalingsdag er et tekstfelt, hvor der eksempelvis kan stå Sidste hverdag i måneden. Udstationering Udfyldes, hvis der er aftale om udstationering, når uddannelsesaftalen indgås. Side 8 af 13

9 Kombinationsaftaler Her kan du tilføje flere perioder og arbejdssteder efter behov. Husk, at ved kombinationsaftaler skal der udfyldes en aftale pr. virksomhed, og alle aftaler skal være underskrevne, før erhvervsskolen kan registrere det samlede aftaleforløb. Andre vilkår Er et fritekst felt med plads til flere linjer. Når aftalen er gemt, kan du markere den i oversigten over aftaler og sende en advis til virksomheden, hvor du eksempelvis beder dem om at gennemlæse og evt. udfylde mangler, underskrive og sende til elev. I mailen er der link, der går direkte til aftalen via NemLogin enten med nøglekort eller nøglefil. Underskrift Når uddannelsesaftalen er udfyldt, kan du sende en advis til virksomheden. Når virksomheden har tjekket aftalen igennem, skal de sætte kryds i feltet Klar til underskrift Hvis ikke alle obligatoriske felter er udfyldt, kommer der angivelser af hvilke felter, der mangler at blive udfyldt. Når disse er udfyldt, kan de igen sætte kryds i feltet Klar til underskrift. Hvis der ikke kommer angivelse af manglende udfyldelse, er de klar til selve underskriften. Når der er sat kryds i feltet Klar til underskrift, er aftalen synlig for eleven. Der sendes ikke nogen automail om dette. Men skole eller virksomhed kan vælge at sende en advis til eleven, og dermed gøre opmærksom på, at eleven kan gå ind og se aftalen forud for underskrift. Du sender advis til eleven fra overbliksvinduet. I tilfælde af, at eleven ikke er bruger af Elevplan, er det elevens indgang til at se, udskrive og underskrive aftalen. Det anbefales, at virksomheden skriver under før eleven for dermed at sikre, at ændringer og tilbageløb ikke bliver nødvendige. Når virksomheden har skrevet under, sendes der en automatisk mail til eleven. Når virksomheden klikker på underskriv, kommer der en boks frem, hvor det er muligt at vælge en anden registreret skole, end den der allerede er indtastet. Det er ligeledes muligt at ændre skoles hoved-mailadresse til en direkte mailadresse på f.eks. en skolemedarbejder og dermed sende besked direkte. Efter underskrift får virksomheden denne kvittering, og de kan logge af eller lukke ned. Der skal logges ind igen for at se den underskrevne aftale. Når virksomheden har underskrevet med Nem-ID, sendes der en automail til eleven med et link til aftalen og med en gyldighed på 48 timer. Mailen straks efter lander i elevens mailboks Side 9 af 13

10 Eleven kan vælge at logge direkte på aftalen med Nem-ID eller logge på Elevplan og gå ind under menupunktet Underskriv uddannelsesaftaler Når eleven har åbnet aftalen, er der mulighed for at rette egen mailadresse og telefonnummer. Ændringer markeres med en blå stjerne og den oprindelige værdi. Når der klikkes på underskriv, linkes der til login med Nem-ID. Eleven underskriver aftalen og sender derefter evt. aftalen til en værge. Værgen modtager en mail med et link, der ligeledes kun er gyldig i 48 timer. Når aftalen er åben har værgen mulighed for at underskrive ved brug af Nem-ID. Efter værgens underskrift er sat, sendes der automatisk en mail til skolen om, at der nu findes en underskrevet uddannelsesaftale, som er klar til registrering på skolen. Hvis eleven er over 18 år, sendes der, efter elevens underskrift, en automail til skolen, som derefter kan registrere aftalen i det administrative system og til sidst sætte markering i færdigregistreret. Skolen har, inden færdigregistrering, mulighed for at ændre på enkelte ting, evt. fejl i slutdato el.lign. Alle ændringer bliver markeret med en blå stjerne, og den oprindelige værdi ses altid sammen med stjernen. Du kan i historik se, hvornår aftalen blev underskrevet. Side 10 af 13

11 Udskrift af aftale Den digitale uddannelsesaftale kan udskrives fra forskellige steder. Virksomhed kan udskrive aftalen, når de via nøglekort eller nøglefil skal til at underskrive aftalen Eleven kan udskrive aftalen, når eleven, via Nem-ID, underskriver aftalen En værge har kun mulighed for udskrift i forbindelse med, at de underskriver med Nem-ID og kun INDEN underskrift Desuden kan: Virksomheden udskriver fra overbliksvinduet, eller når aftalen er åben, findes der et printerikon i afsnittet med underskrifter Skolemedarbejderen udskriver fra overbliksvinduet, eller når aftalen er åben, findes der et printerikon i afsnittet med underskrifter HUSK, at registrere aftalen i EASY-P Registrer også den digitale uddannelsesaftales referencenummer i EASY-P. Side 11 af 13

12 Spørgsmål/svar Spørgsmål Jeg mangler et menupunkt til uddannelsesaftaler i min elevplan? Kan jeg se alle uddannelsesaftaler, der er sendt til skolen i en uendelighed? Også hvis de er sendt direkte til en kollega? Er der nogen form for arkivering? Hvordan sender skolen aftalen videre til underskrift af elev? Hvordan ser aftalen ud, når den er underskrevet? Er der en modtaget-dato på aftalen, så man kan se at overholde reglen om registrering senest 3 dage efter modtagelse? Hvornår sendes automatiske adviseringsmail til hvem? Hvor lang tid går der, fra aftalen er lavet, til de automatiske mail er fremme? Eleven kan ikke tilgå aftale fra fremsendt mail? Hvornår skal skolen manuelt adviserer virksomhed og elev? Hvordan ændres den forud udfyldte tekst i mailen om, at aftalen sendes til underskrift? Det er relevant, når aftalen sendes retur efter færdigregistrering. Indlæses aftalen automatisk i EASY-P? Svar Er med i vejledning. Opsætning? Ja, aftalen bliver ikke sendt til en bestemt kollega. Det er blot advis, der kan sendes til en bestemt person. Alle skolens aftaler ligger samme sted og kan fremsøges. Alle aftaler gemmes til evig tid. Det går automatisk, hvis virksomheden har skrevet under. Hvis virksomheden endnu ikke har skrevet under, kan skolen sende en advis på aftalen til eleven. Så kan du se dato og navn i underskriftsfelterne i sektionen med underskrift. Nej, der er ikke en modtaget dato man kan se på sidste underskriftsdato det er lig med indgået dato. Der sendes automatisk til elev, når virksomhed har skrevet under. Der sendes automatisk til skole, når sidste underskriver skriver under. Umiddelbart efter. Mailen er gyldig i 48 timer, af sikkerhedsmæssige grunde. Du kan fremsende en ny mail ved at klikke på aftale i overbliksvinduet og trykke send til elev. Alternativt kan eleven se aftalen via Elevplan Det kan de gøre efter behov. Hvis en virksomhed sætter aftalen klar til underskrift, så har skolen mulighed for at se aftalen. Man kan ikke selv ændre i standardteksterne, men der er mulighed for at tilføje egen tekst, når man adviserer. Aftalen sendes ikke retur efter færdigregistrering. Aftalen ligger digitalt i Elevplan hvor parterne kan se den. Den digitale uddannelsesaftale er en erstatning for pdf- Side 12 af 13

13 formularen og skal, som vi plejer, også registreres i EASY-P. Når den er færdigregistreret i EASY-P, sættes der markering i færdigregistrering på den digitale aftale Skal aftalen printes ud på skolen? Hvordan kan/skal revisor forholde sig, hvis vi ikke udskriver et eksemplar? Må man printe og manuelt underskrive aftalen fra Digitale uddannelsesaftaler? Skal man kun klikke i færdigregistrering ikke skrive dato navn eller andet? Jeg kan se, at mine kontaktoplysninger ( ) ikke er korrekt - hvordan retter jeg det til I hvilke situationer skal man huske at klikke på gem ved udfyldelse af aftalen? (kommer der advis om at huske det, hvis man vil lukke uden at gemme) Får virksomhed og elev en kvittering/besked der fortæller, at nu har du underskrevet aftalen? (at det er lykkedes) Er der forskel på udskriften afhængig af, hvor i systemet man udskriver? Skal slutdato udfyldes før underskrift? Den kendes ikke altid. Eks. ved euv aftaler. Hvor i Elevplan ligger aftalen hos eleven? Skal begge parter være logget ind med NemId for at se aftalerne eller kan de bruge deres kodeord til Elevplan? Det er ikke et krav. Hvis den skrives ud, så er det en kopi, da originalaftalen er digital. Skolen kan vælge at lave en udskrift, men revisionen må også vænne sig til digitaliseringen og få fremvist uddannelsesaftalerne elektronisk. Nej. Digitale uddannelsesaftaler er udelukkende digitalt, og underskrifter kan kun foretages via NemID. Når man klikker i færdigregistrering, får man en boks med spørgsmålet, om man er sikker på, at man vil færdigregistrere, og siger man ja til det, så vises brugerens navn, skole, skolens adresse og mailadresse. Se i brugerindstillinger i Elevplan Du skal altid huske at gemme. Har du ændret noget og ikke gemt, så får du ikke en advarsel, når du lukker aftalen. Virksomhed og elev får ikke automatisk besked, når aftalen er færdigregistreret. Ja, det er der Ja, det er et krævet felt, men kan ændres af skolemedarbejderen inden færdigregistrering. Elever med digitale uddannelsesaftaler får et ekstra menupunkt under Min elevplan Virksomhed logger altid på elevplan med NemID, hvis de vil arbejde med digitale uddannelsesaftaler - eleven logger på elevplan med UNI-login eller brugernavn, de skal kun bruge NemID i forbindelse med underskrift. Side 13 af 13