Af JSJO 7. aprils Vejledning CRMeducation Outlook-modul

Transkript

1 Af JSJO 7. aprils 2016 Vejledning CRMeducation Outlook-modul

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Introduktion Første gang man åbner Outlook Engangsopsætning Før VEU-besøg Sporing af booknings-aftale Find firmakort eller kontaktperson via Outlook Efter VEU-besøg Sporing af mails... 6 CRMeducation Outlook-modul 1

3 1 INTRODUKTION Outlook-pluginet til CRMeducation er et plugin som muliggør integration mellem Outlooks funktioner for kalender og mail med CRMeducations aktiviteter. Dette gør den daglige arbejdsproces i CRMeducation mere strømlinet hvis firmaet er vant til at bruge Outlooks funktioner for kalender og mail. Det er en forudsætning for denne vejledning, at man er bekendt med funktionaliteten i CRMeducation basismodul samt Outlooks Mail- og Kalenderfunktion. Det er ligeledes en forudsætning at man har mindst et tilkøbsmodul, som inkluderer outlook-plugin, da det ikke er en del af basisløsningen. CRMeducation Outlook-modul 2

4 2 FØRSTE GANG MAN ÅBNER OUTLOOK. 2.1 Engangsopsætning 1. Når man åbner Outlook første gang efter CRMeducations Outlook-pluginet er installeret, vil man møde dette billede Her skriver man webadressen og trykker Opret forbindelse 2. Derefter udfylder man brugernavn og adgangskode på samme måde som ved web-versionen, sikrer sig at der er flueben i Husk min adgangskode, og opret automatisk forbindelse og til sidst trykker man på knappen OK 3. Det kan være en god ide at lægge nogle af CRM-punkterne op i ens Favoritter i venstre side af Outlook-vinduet. Det vil gøre det nemmere at navigere hurtigt i det daglige arbejde. Start med at trykke på den lille trekant til venstre for crmeducation for at folde menupunktet ud. Fold det rette underpunkt ud for at finde de punkter du søger. Eksempelvis ligger Firmaer og Kontaktpersoner under punktet Salg. Venstreklik (og hold musetasten inde) på det menupunkt som skal flyttes og træk det op under Menupunktet Favoritter i venstre side. Når det er sat i den rette position, slippes musetasten og punktet er nu placeret. Herefter er din Outlook sat op med CRMeducation og vil automatisk logge på din CRM-konto når du åbner Outlook. CRMeducation Outlook-modul 3

5 3 FØR VEU-BESØG 3.1 Sporing af booknings-aftale Sporing i CRMeducations Outlook-pluginet bruges til at knytte elementer i Outlook sammen med et firma i CRMeducation. 1. Find aftalen i din Outlook-kalender og klik dig ind på aftalen. 2. Tryk oppe i højre hjørne på feltet Angiv angående 3. Herefter trykker man på firmanavnet, for det firma som aftalen angår på den liste, som står under Vælg. Er det første gang du sporer firmaet, vil firmanavnet muligvis ikke stå på listen under Vælg. Hvis firmaet ikke står på listen, trykker man på feltet Firma eller feltet Flere og fremsøger firmaet via navn eller CVR. Når sporingen er sat på, vil aftalen stå på firmaets firmakortet, som en aktivitet af typen Aftale CRMeducation Outlook-modul 4

6 3.2 Find firmakort eller kontaktperson via Outlook 1. Start med at folde menupunktet crmeducation ud i venstre side, ved at trykke på til venstre for crmeducation og derefter på til venstre for Salg 2. For at finde et firma, trykkes på feltet Firmaer og firmaet kan nu fremsøges på firmanavn eller cvr-nummer. For Kontaktpersoner trykkes på feltet Kontaktpersoner og kontaktpersonerne kan nu fremsøges på personens registrerede data (navn, , firma mm.). Det kan være en fordel, at lægge de menupunkter man bruger ofte op under favoritter. Beskrivelse af hvordan dette gøres, findes under Engangsopsætning punkt 3. CRMeducation Outlook-modul 5

7 4 EFTER VEU-BESØG 4.1 Sporing af mails Når man skriver en mail til et Firma, kan man, på samme måde som kalenderaftaler, spore mailen til CRMeducations firmakort. Sporing af en , kan både slås til mens mailen skrives, men kan også slås til på en mail der er skrevet eller hvis der skrives en mail til dig. 1. For at slå sporing til på en mail, dobbeltklikkes på mailtråden. Hvis det vedrører en ny mail, trykkes på Ny mail øverst i venstre hjørne. 2. Tryk oppe i højre hjørne på feltet Angiv angående 3. Herefter trykker man på firmanavnet for det firma som aftalen angår på listen som står under Vælg. Er det første gang du sporer firmaet, vil det muligvis ikke stå på listen under Vælg. Vis firmaet ikke står på listen, trykker man på feltet Firma eller Flere og fremsøger firmaet via navn eller CVR. Når sporingen er sat på, vil en stå på firmakortet som en aktivitet af typen Aftale CRMeducation Outlook-modul 6

8 C/O TEC Nordre Fasanvej Frederiksberg Telefon