Tlf Fax

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899"

Børge Lauritzen
8 år siden
Visninger:

1 Firmaordninger I firmaoversigten kan du holde styr på dit kundekartotek samt disses bookinger. Der kan desuden oprettes andre firmaer end dit eget. Herved kan der udbydes særlige ydelser på med egne arbejdstider. Denne guide vil gennemgå firmaordninger trin for trin. Opret nyt firma Klik på menupunktet 'Firmaer & kunder'. Dit eget firma findes allerede i firmaoversigten. Det kan ikke slettes. I bunden kan du oprette nyt firma: Opret nyt firma Indtast navn på firma og klik 'Opret firma'. Firmaet fremgår nu af listen. Ud for hvert firma har du følgende valgmuligheder: I oversigten kan du se og konfigurere eksisterende firmaer. Statistik Importer kunder Marketing (tilkøbsmodul) Kunder Ekstra felter Firmanavn: Omdøb firmaets navn. / kode: Den ansvarlige i virksomheden kan få et login, så der kan dannes et overblik over medarbejderne. Denne logges ind med på din hjemmeside. Firma "Opret kode": Angiv en kode, som Når du opretter et nyt firma, er indstillinger det første du skal ændre. alle medarbejdere i samme firma kan bruge til at oprette sig direkte i virksomhedens kundedatabase. Kan være praktisk at give til et firma, der f.eks. har 50 ansatte, hvor alle skal have mulighed for at booke tid til sig selv. Husk at markere 'Aktiver opret kode' i systemindstillinger under menupunktet ''. Side 1 version 3.3 opdateret juni 2009

Dit eget firma findes allerede i firmaoversigten. Det kan ikke slettes. I bunden kan du oprette nyt firma: Opret nyt firma Indtast navn på firma og klik 'Opret firma'. Firmaet fremgår nu af listen.

2 Max antal bookinger: Aktiver og angiv et maksimum for, hvor mange bookede tider en bruger kan have på samme tid. Her kan indtastes en tekst, der vises når antallet er nået. Vis pris og varighed: Her vælges om prisen på ydelser vises for brugeren. Der kan være tale om en aftaleordning, hvor ydelserne er gratis for medarbejderne, og det derfor vil være overflødigt at inkludere pris. Det samme gør sig gældende med varighed. Eksisterende bookinger: Vælg hvilke oplysninger brugeren, når vedkommende er logget ind i online booking, kan se om sine eksisterende bookinger. Vis alle bookinger til firma: Er denne funktion slået til, vil kunder i dette firma kunne se en oversigt over alle øvrige bookinger i firmaet. Giver medarbejderne mulighed for at bytte tider internt. Bør derfor kun benyttes til firmabooking. Her vælges også hvilke oplysninger brugeren kan se om bookingerne. Aktiver klippekort: Laver du en aftale med et firma om, at deres medarbejdere kan få fri behandling hos dig, kan du opsætte en klippekort-ordning. Hver medarbejder får x antal klip/bookinger ('Default antal klip' indikerer hver brugers antal klip ved oprettelse). Er der f.eks. tale om en halv- eller helårlig genopfyldning af klip, skriver du antal klip i feltet og klikker på knappen 'Nulstil alle kunder til default'. Herved fyldes alle firmaets medarbejderkonti op på ny. Når de er opbrugt, kan medarbejderen ikke booke flere tider. Skal vedkommende kunne booke videre, selv om alle klip af opbrugt, kan du slå 'Book hvis opbrugt?' til. Udfyld feltet 'Klip opbrugt tekst' med beskeden om enten, at der ikke er flere behandlinger tilbage, og man skal kontakte rette vedkommende for flere, eller at fremtidige bookinger vil stå for egen regning. Ligegyldigt hvilken løsning du vælger, vil hver kundes konto tælle ned for hvert klip / behandling de bruger. Booker de videre efter alle klip er opbrugt, vil deres klippekort gå i minus. Så er du hele tiden klar over, hvem der selv skal betale for ydelsen. Side 2 version 3.3 opdateret juni 2009

Der kan være tale om en aftaleordning, hvor ydelserne er gratis for medarbejderne, og det derfor vil være overflødigt at inkludere pris. Det samme gør sig gældende med varighed.

3 Arbejdstider: Her bestemmes om firmaet har egne arbejdstider eller om den deler med et andet firma. Yder du behandling ud af huset på særlige tidspunkter for dette firma, eller vil du kun give klippekort-brugere mulighed for at booke på tidspunkter, hvor der vanligt er mangel på bookinger, er det en god idé at sætte egen arbejdstid. Alternativt kan du vælge at bruge en allerede planlagt arbejdstid i dit firma. Ændrer du fremover det ene firmas arbejdstid, ændres også det andets og vice versa. Slet firma: Ønskes det pågældende firma slettet, kan du klikke på knappen 'Slet firma'. Advarsel! Valget kan ikke fortrydes. Alle bookinger, kalendere og kunder bliver også slettet! Afsender Send s fra anden . Husk at klikke 'Opdater' i bunden af siden, hvis du foretager ændringer. Statistik Du kan se statistik over et firma og dennes bookinger og kunder. Gå ind under menupunktet 'Firmaer & kunder' og klik på 'Statistik' ud for det ønskede firma. Vælg et datointerval i boksene øverst på siden. Ved at afkrydse 'Vis kun "No shows" / udeblivelser' ser du kun udeblivelser i perioden. Du kan også eksportere kundeoplysningerne over perioden til et Excel-regneark (.csv-fil). Herefter klikkes 'Opdater visning' for at få bookingoversigten for den valgte periode frem. Få et hurtigt overblik over bl.a. udeblivelser i en periode. Ønskes en fil med statistik over alle brugere i hele databasen: Gå ind under menupunktet '' og klik på knappen 'Gem statistik' i venstre side. Herefter kan du gemme filen på din computer ved at højreklikke på linket over knappen. Hvis du ønsker en opdateret fil senere hen, sletter du den gamle ved at klikke 'Slet statistik' og gemmer på ny. Side 3 version 3.3 opdateret juni 2009

en god idé at sætte egen arbejdstid. Alternativt kan du vælge at bruge en allerede planlagt arbejdstid i dit firma. Ændrer du fremover det ene firmas arbejdstid, ændres også det andets og vice versa.

4 Importer kunder Du kan importere et kundekartotek fra andet system ved hjælp af denne funktion. Filen skal være i csv-format, være semikolon-separeret og have følgende format: Medarb.Nr ; Navn ; Adresse ; PostNr ; Bynavn ; Telefon ; Mobil ; ; Kode Vælg det felt, der unikt identificerer den enkelte kunde. Vælger du ' ', bliver kunder med pågældende opdateret med oplysninger under importen. Alle andre oprettes som nye kunder. Vælger du 'Medarbejder nr.', bliver kunder med pågældende medarbejder nr. opdateret med oplysninger og alle andre oprettes som nye kunder. Vælger du 'Alle er nye' matches der ikke på felter, men hele listen køres ind som nye kunder. Der tages ikke højde for store og små bogstaver. Dvs. m123 og M123 opfattes af systemet som værende samme kunde. Importer et kundekartotek fra et tidligere bookingsystem. Det er muligt automatisk at booke tid til en liste af kunder. Dog er det en forudsætning, at der er en tid til pågældende ydelse i pågældende kalender. Kunderne oplyses IKKE om deres tildelte tid. Det skal gøres manuelt, evt. vha. føromtalte statistikeksport og brevfletning. Kundekartotek Her kan du se alle kunder, der er tilknyttet firmaet. Ønskes en kunde oprettet i firmaet, kan dette gøres i bunden af siden. Indtast dennes oplysninger i felterne. Feltet 'Nr.' kan evt. bruges som reference til den enkelte kunde fra et andet system. Herefter klikkes 'Opret kunde'. Book tid til medarbejder eller kunde direkte. Klik 'Rediger'. Hver enkelt person kan redigeres direkte ved at klikke 'Rediger' ud for den ønskede person. Her kan du også booke tid til vedkommende direkte. Side 4 version 3.3 opdateret juni 2009

Vælger du 'E-mail', bliver kunder med pågældende e-mail opdateret med oplysninger under importen. Alle andre oprettes som nye kunder. Vælger du 'Medarbejder nr.

5 Dette er den konkrete kundeprofil. Her kan du se personens bookinger, ændre kontaktoplysninger og skrive noter. Disse oplysninger vises også, når du vælger en kunde under booking. Desuden angives, hvornår brugeren blev oprettet, sidst har været logget på og fra hvilken IP-adresse den pågældende har siddet. Vil du booke en tid direkte til denne kunde / ansat, klik da på knappen 'Book tid til kunde' i øverste højre hjørne. Så føres du ind på 'Kvik book', hvor du booker direkte på denne profil. Kundearkivet kan hurtigt vokse sig stort. Husk at du altid kan søge direkte efter en kunde ved hjælp af søgefeltet i toppen systemet. Ekstra felter Denne funktion gør det muligt at få nogle ekstra oplysninger på folk, altså en form for bookingformular. Du bestemmer selv rækkefølge og opbygning. Vær opmærksom på, at hvis der oprettes et eller flere af disse felter, kan du sætte det til at være obligatorisk, at felterne udfyldes for at kunden kan gå videre. Det kan både være tekstfelter og valgmuligheder, hvor kunden skal træffe et valg ud fra et ja eller nej eller bare godkende ved at afkrydse en boks. Et eksempel kunne være, at man i dette felt godkender, at man hæfter et gebyr for evt. udeblivelser. De ekstra felter tilføjes under hver booking med kundens besvarelser. Ydelser Husk at tjekke, at de tilgængelige ydelser og evt. tillægsydelser udbydes i de korrekte firmaer. Du kan altid tjekke op på dette, og tilføje / rette evt. mangler, under menupunktet 'Ydelser'. Side 5 version 3.3 opdateret juni 2009

Vil du booke en tid direkte til denne kunde / ansat, klik da på knappen 'Book tid til kunde' i øverste højre hjørne. Så føres du ind på 'Kvik book', hvor du booker direkte på denne profil.

Relaterede dokumenter

GeckoBooking.dk V. 2.7 - Online kalender og bookingsystem

GeckoBooking.dk V. 2.7 - Online kalender og bookingsystem 1. Login... 2 2. Administrationens opbygning... 2 3. Kalendere... 3 3.1 Ret arbejdstid... 3 3.2 Kalender oversigt... 4 3.2.1 Månedskalender... 5 3.2.2 Uge kalender... 5 3.2.3 Dagskalender... 6 3.2.4. Bookning