Annoncering af Aarhus Universitets udvidelse af eksisterende IBM TSM backup system

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Maj 2013 Annoncering af Aarhus Universitets udvidelse af eksisterende IBM TSM backup system til AU IT, Drift Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé Aarhus V

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Ordregiver Kontaktperson Det udbudte indkøb Baggrund for og formål med udbuddet Beskrivelse af det eksisterende system Det udbudte Option Leveringsadresser Generelle form- og procedurekrav Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsfrist Indleveringsadresse Sprog Honorar og omkostninger Ejendomsret til modtagne tilbud Vedståelsesfrist Ét tilbud Alternative tilbud Forbehold Udelukkelsesgrunde og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Dokumentation Finansiel og økonomisk formåen Dokumentation Teknisk og faglig formåen Dokumentation Henvisning til andre virksomheders formåen Konsortium Vurdering af konditionsmæssighed Tildelingskriterium Underkriterier Beskrivelse af underkriterierne

3 Funktionalitet og integration med eksisterende setup Pris Serviceaftale Levering, installation og klargøring Evalueringsmodel Ad funktionalitet og integration med eksisterende setup Ad Priskriteriet Ad Serviceaftale Ad Levering, installation og klargøring Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål og svar Yderligere oplysninger Rettelser Mulighed for forhandling Praktiske forhold Åbning af tilbud Supplerende oplysninger m.v Meddelelse af resultatet Aktindsigt Tavshedspligt Tidsplan for udbudsforretningen Oversigt over tilbudsdokumenter Bilag til udbudsmaterialet: Bilag 1 - Tilbudsblanketten Bilag 2 - Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse Bilag 3 - Kontrakten Formular A - Tro- og loveerklæring Formular B Henvisning til andres virksomheders formåen Formular C - Konsortieerklæring 2

4 1. Indledning Tilbudsindhentningsbetingelserne gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt Ordregiver ) udbud af udvidelse til Ordregivers eksisterende IBM TSM backup system offentliggjort på og den 21. maj Udbuddet er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), afsnit II. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) finder ikke anvendelse i forbindelse med tilbudsindhentningen. 2. Ordregiver Ordregiver under udbudsforretningen er: Aarhus Universitet AU IT Katrinebjergvej Aarhus N Information om Ordregiver kan fås på Kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal være affattet på dansk og skal rettes pr. til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Att.: Casper Ravn Uldbjerg udbud@au.dk Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal, udbud af udvidelse af eksisterende IBM TSM backup system anføres i emnefeltet. 3. Det udbudte indkøb 3.1. Baggrund for og formål med udbuddet Ordregiver er, efter flere store fusioner indenfor de senere år, i færd med at geare sine IT-systemer til den større efterspørgsel på drift og dermed sikkerhed af data. Denne efterspørgsel resulterer i, at Ordregivers nuværende backup system ikke kan levere den nødvendige efterspørgsel. 3

5 Formålet med dette udbud er derfor at udvide Ordregivers eksisterende IBM TSM backup system, således det kan håndtere den større efterspørgsel Beskrivelse af det eksisterende system Ordregiver har en bestående IBM TSM backup system kørende med TSM 6.4. Systemet er placeret på to lokationer hhv. primary pool og copy pool. Beskrivelse af det eksisterende setup fremgår herunder; Primary pool o IBM TapeRobot TS3500 med følgende konfiguration; 2 stk. IBM TS3500 HD frame for LTO drives med 9 ledige drevpladser. 1 stk. IBM TS3500 Tape Library Expansion 12 stk. IBM TS1050 ULTRIUM 5 TAPE DRIVE Copy pool o IBM TapeRobot TS3500 med følgende konfiguration; 1 stk. IBM TS3500 HD frame for LTO drives 1 stk. IBM TS3500 Tape Library Expansion 8 stk. IBM TS1050 ULTRIUM 5 TAPE DRIVE 3.3. Det udbudte Formålet med nærværende udbud er at udvide det eksisterende setup som følger; Primary pool skal udvides med 4 stk. ULTRIUM 5 TAPE DRIVE eller tilsvarende Copy pool skal udvides med 1. stk. Tape Library Expansion eller tilsvarende + evt. licenser og kit 4 stk. ULTRIUM 5 TAPE DRIVE eller tilsvarende Evt. licenser og kit nødvendige for kompatibilitet med eksisterende udstyr. Service: 1 års on-site service 24/7 med 4 timers tilkald inklusiv phone home funktionalitet på det samlede backup system, dvs. det eksisterende samt den af Tilbudsgiver tilbudte udvidelse Option Tilbud skal omfatte optioner på yderligere op til 5 års on-site service 24/7 med 4 timers tilkald inklusiv phone home funktionalitet på det samlede backup system, dvs. det eksisterende samt den af Tilbudsgiver tilbudte udvidelse. Optionerne skal være bindende så længe kontrakten løber. Prisen for optionerne skal fremgå af Bilag 1 - Tilbudsblanket og skal indgå i den samlede evalueringspris som beskrevet i Bilag Leveringsadresser Den tilbudte udvidelse skal leveres til følgende adresser: Primary pool 4

6 Aarhus Universitet Jens Chr. Skous Vej Aarhus C Copy pool Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1. Tilbudsgivers kontaktperson Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i Bilag 1 - Tilbudsblanket Tilbudsfrist Tilbudsfristen er tirsdag d. 11. juni 2013, klokken Indleveringsadresse Tilbud indleveres på følgende adresse: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé Aarhus V Att.: Casper Ravn Uldbjerg udbud@au.dk Det samlede tilbud skal indleveres mærket, Udbud af udvidelse af eksisterende IBM TSM backup system må ikke åbnes af postomdelingen. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for indleveringen. Tilbud skal indleveres i: Én (1) underskrevet original Én (1) elektronisk kopi pr. eller vedlagt det fysiske tilbud på USB Tilbud anses for rettidigt modtaget, såfremt den fysiske original inkl. alle bilag er modtaget inden tilbudsfristen. Såfremt det elektroniske kopi ikke er modtaget rettidigt, vil tilbudsgiver få mulighed for, inden for en af Ordregiver fastsat frist, at fremsende den elektroniske kopi. Denne frist kan være kort. 5

7 Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende princippet i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) Sprog Tilbuddet skal afleveres på dansk. Evt. teknisk dokumentation på engelsk accepteres. Spørgsmål skal stilles på dansk, og svar vil blive givet på dansk Honorar og omkostninger Tilbudsgiver modtager ikke honorar for udarbejdelse af tilbud. Alle omkostninger og eventuelle tab, der kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelse af tilbud eller andre aktiviteter i den forbindelse, afholdes af tilbudsgiver Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som Tilbudsgiver indleverer til Ordregiver, vil blive betragtet som Ordregivers ejendom Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i tre (3) måneder regnet fra tilbudsfristen. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det økonomisk mest fordelagtige, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere tre (3) Ét tilbud Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Eventuelt koncernforbundne tilbudsgivere bør i deres tilbud beskrive, hvordan uafhængigheden mellem dem er sikret Alternative tilbud Der kan ikke indleveres alternative tilbud Forbehold Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav opstillet i Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til ikke at tage forbehold ved tilbudsafgivelse, men i stedet at stille spørgsmål som beskrevet i afsnit 8 nedenfor. 6

8 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5.1. Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret Dokumentation Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A Finansiel og økonomisk formåen Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes finansielle og økonomiske formåen: 1. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår. 2. Tilbudsgiver skal have en nettoomsætning på mindst DKK i det senest afsluttede regnskabsår Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen skal Tilbudsgiver udfylde afsnit 7 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: - Årsrapport(underskrevet af revisor) eller revisorpåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal: i) Nettoomsætning og ii) Egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at tilbudsgiveren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen: - Tilbudsgiver skal minimum have 1 tilsvarende reference(r), som det udbudte, udført i 2011 eller senere. Ved tilsvarende referencer forstås referencer på levering og installation af servere til administrativ platform samt tilhørende support, med en kontraktværdi på minimum DKK ekskl. moms Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen skal Tilbudsgiver udfylde pkt. 8 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: 7

9 - Referenceliste med de betydeligste referencer af tilsvarende leverancer, som det udbudte, udført i 2011 eller senere. Tilbudsgiver skal oplyse mindst 1 referencer og kan maksimalt oplyse og få vurderet 5 referencer Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis Tilbudsgiver til brug for ordregivers egnethedsvurdering vil basere sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen, jf. punkt 5.2 og 5.3 ved at støtte ret på underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne frit kan disponere herover. Som dokumentation vedlægges udfyldt og underskreven Formular B - Støtteerklæring som dokumenterer hvorledes Tilbudsgiver baserer sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen på en underleverandør eller anden virksomhed Konsortium Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, bedes samtlige deltagere udfylde og vedlægge Formular C Konsortieerklæring hvori der skal udpeges en fælles befuldmægtigede, der er bemyndiget til at tegne konsortiet. Oplysningerne under punkt 5.1, 5.2 og 5.3 skal fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. 6. Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder efter omstændighederne efter anvendelse af princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) 12, hvilket vil sige at tilbuddet opfylder følgende punkter: At tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. punkt 4. At tilbuddet ikke indeholder forbehold, jf. punkt 5. At Bilag 1 - Tilbudsblanket, er korrekt udfyldt og vedlagt. At Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, er korrekt udfyldt og vedlagt. At Formular A - Tro- og loveerklæring, er korrekt udfyldt og vedlagt. At formular B og C er vedlagt hvis relevant, og er korrekt udfyldt. 7. Tildelingskriterium Ordregiver vil ved tildeling af opgaven vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriterier Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende underkriterier: 8

10 Underkriterium Procentvis vægtning Funktionalitet og integration med eksisterende 55 % setup Pris 30 % Serviceaftale 10 % Levering, installation og klargøring 5 % 7.2. Beskrivelse af underkriterierne Funktionalitet og integration med eksisterende setup Tilbudsgiver skal i Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse beskrive hvordan de tilbudte produkter kan fungere sammen med ordregivers eksisterende setup. Der henvises til kravspecifikationen vedlagt som bilag 2. Ordregiver lægger vægt på, at tilbuddene sikrer fuld og problemfri integration med ordregivers eksisterende setup Pris Tilbudsgiver skal i Bilag 1 - Tilbudsblanket angive priserne for hhv. den tilbudte udvidelse inklusiv 1 års on-site service 24/7 med maksimalt 4 timers responstid inkl. phone-home funktionalitet til den samlede backupløsning, som beskrevet af Tilbudsgiver i Bilag 2. Tilbudsgiver skal ligeledes angive priser for optioner på udvidelse af service hhv. 2., og 5. år. Alle priser skal angives i danske kroner, ekskl. moms. Alene felterne markeret med gult må udfyldes. Der skal afgives en pris på samtlige produkter. Såfremt et produkt tilbydes gratis skal der angives 0 kr. Der evalueres på den samlede pris dvs. summen af post 1, 2, 3, 4, 5 angivet i bilag Serviceaftale Tilbudsgiver skal i Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse beskrive den tilbudte serviceaftale. Tilbudgiver bedes vedlægge serviceaftalen som tilbudt. Ordregiver lægger vægt på, at tilbuddene sikrer bedst mulig service ud fra de ønsker der er opstillet i bilag Levering, installation og klargøring Tilbudsgiver skal i Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse angive leveringstiden for den tilbudte udvidelse samt angive tidsplan for installation og klargøring af den tilbudte løsning. Ordregiver lægger vægt på kort leveringstid, samt tidsplan og beskrivelsen af den tilbudte klargøring. 9

11 7.3. Evalueringsmodel Alle tilbudsgivere bliver tildelt point for hvert enkelt underkriterium efter en skala fra 0 til 100, hvor 0 er den lavest mulige score og 100 er maksimum score Ad funktionalitet og integration med eksisterende setup Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 7.2 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud Ad Priskriteriet Tilbuddet med den laveste pris tildeles 100 point. Alle andre tilbud tildeles point med udgangspunkt heri, på baggrund af en endnu ikke fastlagt formel. Der kan ikke gives mindre end 0 point Ad Serviceaftale Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 7.2 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud Ad Levering, installation og klargøring Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 7.2 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud. 8. Spørgsmål til udbudsmaterialet 8.1. Spørgsmål og svar Fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet er onsdag den 29. maj 2013, klokken Spørgsmål skal sendes pr. til: udbud@au.dk 10

12 Att.: Casper Ravn Uldbjerg Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil i anonymiseret form senest fredag den 31. maj 2013 blive offentliggjort på og på Spørgsmål, der fremsendes efter fristens udløb, vil kun blive besvaret, i det omfang det er muligt. Alle spørgsmål bør henvise til sags-nr og starte med entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører Yderligere oplysninger Såfremt Ordregiver finder det relevant, vil Ordregiver frem til seks dage før tilbudsfristens udløb offentliggøre yderligere oplysninger til udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret på og Rettelser Såfremt Ordregiver har rettelser til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på og 9. Mulighed for forhandling Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud. Såfremt Ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Ordregiver vil i så fald informere om det nærmere forløb herfor. Tilbudsgivere må forvente et tidspresset forhandlingsforløb. Det vil i givet fald blive besluttet om forhandlinger skal være skriftlige eller mundtlige. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne udskilles efterhånden. Ordregiver vil, såfremt der iværksættes forhandlinger, oplyse om hvilken forhandlingsprocedure, der anvendes ved indledningen af heraf. Det er ikke ordregivers hensigt at forhandle. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afgive det bedst mulige tilbud. 10. Praktiske forhold Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene. 11

13 10.2. Supplerende oplysninger m.v. Hvis Ordregiver finder behov for præcisering af det afgivne tilbud eller ønsker supplerende oplysninger i relation hertil, vil den enkelte tilbudsgiver blive kontaktet med henblik på at oplyse de supplerende informationer. Ordregiver sørger i den forbindelse for, at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling bliver overholdt. Derudover vil Ordregiver have mulighed for at anvende princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt via mail til den i Bilag 1 - Tilbudsblanket, angivne kontaktperson, blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med tilbudsgiveren. Der er ingen aftale eller løfte herom, før Bilag 3 - Kontrakten, er underskrevet af begge parter. Meddelelse om, at et tilbud ikke er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, udgør ikke et aftaleretligt afslag på tilbuddet. Tilbuddet er bindende, indtil endelig aftale er indgået og underskrevet Aktindsigt Ordregiver er underlagt regler om aktindsigt, blandt andet i henhold til offentlighedsloven. I den udstrækning, tilbudsgiver anser oplysninger i dennes tilbud for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger Tavshedspligt Tilbudsgivere, deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til kendskab ved tilbudsafgivelsen. 11. Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæl. DATO Tirsdag d. 21. maj 2013 Onsdag d. 29. maj 2013, klokken Fredag d. 31. maj 2013 Fredag d. 7. juni 2013 kl Uge 24 MILEPÆL Annoncering offentliggjort på og Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Svar på skriftlige spørgsmål Frist for modtagelse af tilbud Forventet offentliggørelse af udbuddets vinder 12

14 og underskrift af kontrakt. 12. Oversigt over tilbudsdokumenter Nedenstående oversigt viser de dokumenter, der bør vedlægges tilbuddet: Bilag 1 - Tilbudsblanket, skal vedlægges i udfyldt stand, eventuelt vedlagt supplerende materiale Bilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, skal vedlægges i udfyldt stand Bilag 3 Kontrakt, skal vedlægges i udfyldt stand Formular A Tro- og loveerklæring, skal vedlægges i udfyldt stand Hvis relevant Formular B og C, skal vedlægges i udfyldt stand. 13