Udbudsbetingelser for afgivning af tilbud

Transkript

1 Udbudsbetingelser for afgivning af tilbud Begrænset EU-udbud TED-nummer: 2016/S Vedrørende rammeaftale for brug af BI-konsulenter hos Rigsadvokaten Den Centrale Anklagemyndighed, Frederiksholms Kanal 16 Rigsadvokaten, 1220 København K Økonomisektionen Tlf:

2 Indholdsfortegnelse Omfang... 4 Definitioner... 4 Udbuddets genstand... 4 Form- og procedurekrav for udbuddet Tidsfrister Aflevering af tilbud Sprog Honorar Ejendomsret til modtagne tilbud Vedståelsesfrist Åbning af tilbud Meddelelse af udbudsforretningens resultat Alternative tilbud Forbehold... 6 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgivers personlige forhold... 6 Tilbudsdisposition Krav til tilbuddets opbygning Yderligere dokumentation... 8 Tilbudsudformning Udfyldelse af ESPD Minimumskrav Ønsker (Ø)... 9 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Tildelingskriterier Underkriterier Pointskala og pointgivning Priskriterie Kvalitative kriterier Pointskala til bedømmelse af kvalitative kriterier Side 2 af 13

3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål og svar Yderligere oplysninger til udbudsmaterialet Rettelser til udbudsmaterialet Tidsplan for udbudsforretningen Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter Tilbudsgiver opfordres til straks efter modtagelsen af nærværende udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. Tilbudsgiver opfordres endvidere til at sikre sig at have modtaget samtlige dokumenter anført under nærværende udbudsbetingelsers punkt 11. Side 3 af 13

4 Omfang Udbuddet omfatter en rammeaftale for brug af BI-konsulenter hos Rigsadvokaten. Definitioner Rammeaftale Rammeaftalen er det juridiske dokument (kontrakten), som regulerer retsforholdet mellem Rigsadvokaten og Leverandøren, vedrørende indkøbet af ydelsen. Leverandør Den tilbudsgiver, der efter udbudsperioden indgår kontrakt med Rigsadvokaten. Tilbudsgiver Den fysiske eller juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med dette udbud. Aftaleperiode Det tidsrum, hvor den indgåede aftale mellem Leverandøren og Rigsadvokaten, er bindende mellem de involverede parter. Tilbudspris Den pris, som tilbudsgiver har angivet i tilbudsmaterialet. Udbuddets genstand Nærværende udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til tilbudsgivere, som ønsker at komme i betragtning som Leverandør af BI konsulentydelser til Rigsadvokaten. Minimumskrav og ønsker til rammeaftalen fremgår af bilag 2 Kravspecifikation. Kontrakten er gældende for Rigsadvokaten. Ønskes uddybende information om Rigsadvokatens organisation og arbejde, henvises til Rigsadvokatens hjemmeside via følgende link: Form- og procedurekrav for udbuddet Tilbud udarbejdes under nøje iagttagelse af de form- og procedurekrav, der fremgår af udbudsbetingelserne. Udbuddet gennemføres efter reglerne om begrænset udbud i henhold til Udbudsloven 1, der trådte i kraft i januar 2016, og som gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 1 Lov nr af 15. december 2015 (herefter kaldet Udbudsloven) Side 4 af 13

5 2004/18/EF. Udbuddet er således omfattet af EU's udbudsregler og ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. 4.1 Tidsfrister Tilbudsfristen er den 30/09/ Aflevering af tilbud Tilbud indsendes eller afleveres i en lukket kuvert/indpakning. Heri skal ligeledes forefindes usb-nøgle med samtlige af tilbudsmaterialets dokumenter. Kuverten/indpakningen bør være markeret: Må ikke åbnes i poståbningen Tilbuddet skal sendes eller afleveres til: Rigsadvokaten Frederiksholms Kanal København K Att: Jens Lund Andersen 4.3 Sprog Tilbud skal afleveres på dansk, ligesom den endelige kontrakt vil blive indgået på dansk. 4.4 Honorar Der gives intet honorar i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen. Herunder gives der ej heller honorar for udarbejdelse af tilbud. 4.5 Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter som fremsendes af Tilbudsgiver betragtes som Ordregivers ejendom. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret Tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til, ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson, at forlænge vedståelsesfristen med indtil 6 måneder. 4.7 Åbning af tilbud Indsendte tilbud åbnes først efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene eller til i øvrigt at modtage oplysninger om indholdet. 4.8 Meddelelse af udbudsforretningens resultat Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Side 5 af 13

6 4.9 Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative tilbud Forbehold Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor nærværende udbudsbetingelser. Såfremt Tilbudsgiver tager forbehold over for et eller flere af disse punkter vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud forkastes af Ordregiver. Udelukkelsesgrunde Rigsadvokaten kan ikke indgå aftale med tilbudsgivere, der er omfattet af én af nedenstående udelukkelsesgrunde. Som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene eller ikke lever op til udvælgelseskriterier skal Tilbudsgiver aflevere Det Fælles Europæiske Udbudsdokument (herefter kaldet ESPD) i udfyldt og underskrevet form. 2 Der henvises til afsnit 7.1. Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan afvises som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Rigsadvokaten vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til Udbudslovens 159 stk Tilbudsgivers personlige forhold Rigsadvokaten accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som: Ved endelig dom er dømt for: o Kriminel organisation o Bestikkelse o EU-svig o Terrorhandlinger o Hvidvaskning o Børnearbejde og menneskehandel Har personer i ledelsen, der er dømt for noget af ovenstående. Har gæld til det offentlige på kr. eller derover, medmindre der er indgået en afviklingsordning vedrørende gælden. Har interessekonflikter med ordregiver, der ikke kan afhjælpes. Har indgået konkurrencefordrejende aftaler, der ikke kan afhjælpes. Har givet groft urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger omkring visse af ovenstående oplysninger. Rigsadvokaten accepterer desuden ikke tilbud fra tilbudsgivere, som: 2 Jf. 148, stk. 1 i Udbudsloven Side 6 af 13

7 Ordregiver kan påvise har tilsidesat gældende forpligtelser indenfor det miljø-, social-, eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø- social-, eller arbejdsretlige forpligtelser, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF, eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88. Er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation. Ordregiver kan påvise i forbindelse med udførelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet. Ordregiveren har tilstrækkelig plausible indikationer til at konkludere har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning. Ordregiveren kan påvise har væsentligt misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion. Ordregiveren kan påvise har uretmæssigt forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, hvis tilbudsgiver har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt. Tilbudsdisposition 6.1 Krav til tilbuddets opbygning Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter: 1. Tilbudsbrev 2. Bilag 1 Udfyldt ESPD 3. Bilag 2 Kravspecifikation 4. Bilag 3 Priser 5. Bilag 4 CV er på anviste konsulenter 6. Bilag 5 Rammeaftale 7. Bilag 6 Allonge til rammeaftale Tilbuddet inklusive alle udfyldte bilag afleveres i et underskrevet originaleksemplar samt på USB memory-stick, hvor alle dokumenter skal afleveres i pdf format. Ovennævnte dokumenter skal afleveres som én fil og supplerende materiale afleveres som én fil. Side 7 af 13

8 Ordregiver har gjort nærværende udbudsmateriale tilgængelig i elektronisk form på De fleste af dokumenterne kræver en aktiv stillingtagen fra Tilbudsgiver. Der henvises til punkt 11 for en samlet oversigt over udbudsmaterialets dokumenter. 6.2 Yderligere dokumentation Anden dokumentation end den, der er anført under punkt 6.1, kan vedlægges. Ordregiver vil imidlertid ikke lægge vægt på denne i selve tilbudsevalueringen. Anden dokumentation skal vedlægges i en særskilt fil, hvor det tydeligt fremgår, at der er tale om supplerende materiale. Tilbudsudformning Tilbud udformes ved at besvare og uddybe vedlagte udkast til Rammeaftale, inkl. bilag. Alle bilag skal udfyldes, hvor det er angivet at Tilbudsgiver skal udfylde. Samlet oversigt over udbudsmaterialets indhold og hvilke dokumenter, der kræves udfyldt og medsendt ved tilbudsafgivelse, fremgår af punkt Udfyldelse af ESPD ESPD et er vedlagt udbudsbetingelserne (bilag 1) og udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud. ESPD et udfyldes elektronisk (eespd) og vedlægges tilbudsmaterialet i fysisk form. Rigsadvokaten kan, i forbindelse med indgåelse af kontrakten, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD et fra den tilbudsgiver, som Rigsadvokaten forventer at indgå kontrakt med. Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne fremskaffe dokumentation for ESPD et indenfor en frist på 5 arbejdsdage. De oplysninger, der skal fremgå af ESPD et vedrører afsnit 5 ovenfor om udelukkelsesgrunde. Konkurrence- og forbrugerstyrelsens generelle vejledning til udfyldelse af ESPD kan findes via følgende link: Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør o A: Oplysninger om den økonomiske aktør, herunder navn, CVR-nummer, postadresse, kontaktperson, telefon, samt hvorvidt Tilbudsgiver er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed og ligeledes hvorvidt Tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre. o B: Information om den økonomiske aktørs repræsentanter, der er beføjet til at repræsentere Tilbudsgiver i forbindelse med denne udbudsprocedure. o C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges særskilt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i afsnit A og B samt del III fra hver af de pågældende enheder. Side 8 af 13

9 Del III: Udelukkelsesgrunde o A: Grunde vedrørende straffedomme, besvarelse af spørgsmål o B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger besvarelse af spørgsmål o C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet besvarelse af spørgsmål Del IV: Udvælgelseskriterier o α: Tilbudsgiver skal tilkendegive, at den opfylder samtlige minimumskrav, som ordregiver har fastsat i udbudsmaterialet. 7.2 Minimumskrav (MK) Behov formuleret som minimumskrav (MK) i kravspecifikationen eller andre bilag, skal som minimum opfyldes af tilbudsgiver og indgå i tilbuddet. Fremgår det af Tilbuddet, at minimumskravet ikke opfyldes, eller fremgår det ikke i fornødent omfang, hvorledes minimumskravet vil blive opfyldt, vil Tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal for hvert minimumskrav i Bilag 2 eksplicit angive, hvorvidt kravet er opfyldt ved at besvare minimumskravet med ja eller nej, samt forklare hvordan kravet opfyldes, hvor dette er krævet eller relevant. Manglende besvarelse af minimumskrav, betragtes af Rigsadvokaten som om disse ikke er opfyldt. 7.3 Ønsker (Ø) Behov formuleret som et ønske (Ø) kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal for hvert ønske i kravspecifikationen (Bilag 1) eller andre bilag eksplicit angive, hvorvidt ønsket (Ø) er opfyldt ved at besvare ønsket (Ø) med ja eller nej, samt forklare, hvordan ønsket opfyldes. Hvor Ordregiver har beskrevet ønsker med minimumsmængder, specifikationer, funktionalitet etc. kan tilbudsgiver vælge at tilbyde præcis den løsning, der matcher ønsket, alternativt en løsning, der overstiger ønsket. Tilbydes en løsning, der overmatcher ønsket (Ø), vil tilbuddet score højere på det relevante underkriterium til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. pkt Opfyldes et ønske ikke, vil tilbuddet score lavere på det relevante underkriterium til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Rigsadvokaten betragter manglende besvarelse af ønsker (Ø), som om disse ikke er opfyldt. Tilbudsevaluering 8.1 Vurdering af konditionsmæssighed Indsendte tilbud kontrolleres konditionsmæssigt med henblik på at sikre opfyldelse af, at: Tilbuddet er modtaget rettidigt Tilbuddet overholder øvrige form- og procedurekrav Side 9 af 13

10 Tilbuddet ikke indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Samtlige minimumskrav er opfyldt 8.2 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på baggrund af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, som vil blive identificeret på baggrund af en række underkriterier. Tilbuddene vurderes på baggrund af en pointmodel. Hvert tilbud tildeles et antal point alt efter, hvor godt det enkelte underkriterium er opfyldt Underkriterier Nedenstående underkriterier vil blive anvendt til identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor underkriterierne uddybes i bilag 2 Kravspecifikation. Vægtningen af hvert underkriterium er angivet, og beskrives enkeltvis. Underkriterium Vægtning Beskrivelse Vurderes på baggrund af 1 Pris 30% Samlet pris over en 2-årig periode for anskaffelse af det estimerede antal timer, foruden tilbudte Bilag 3 rabatter. 2 Samarbejde 20% Baseret på tilbudsgivers besvarelse om samarbejde, samt samtale med Tilbudsgiver Bilag Tilbudte junior -konsulenter Tilbudte senior -konsulenter 15% 35% Kvaliteten vil blive vurderet ud fra de tilbudte konsulenters CV'er Bilag 4 Kvaliteten vil blive vurderet ud fra de tilbudte konsulenters CV'er Bilag Pointskala og pointgivning Ordregiver tildeler point på alle ovenstående underkriterier på en skala fra 0-10, hvor 0 er lavest og 10 er højest. Nedenfor beskrives, hvordan Ordregiver tildeler point for hvert underkriterium Priskriterie Den højeste pointscore gives til det billigste tilbud (10). Scoren på de øvrige tilbud beregnes relativt i forhold til det billigste tilbud. Dvs. hvis det billigste tilbud er kr og det næst billigste er kr , så scorer det næst billigste tilbud 8. Tilbud, der er mere end dobbelt så dyre som det billigste tilbud, tildeles 0 point Kvalitative kriterier Pointskala til bedømmelse af kvalitative kriterier 10 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 9 Fortrinlig opfyldelse af kriteriet 8 Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7 God opfyldelse af kriteriet Side 10 af 13

11 6 Over middel opfyldelse af kriteriet 5 Middel opfyldelse af kriteriet 4 Under middel opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 1 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx tilbud, der alene opfylde ufravigelige krav). 0 Ukonditionsmæssigt tilbud (minimumskrav er ikke opfyldt) Samarbejde Der vil blive tildelt point individuelt for hvert tilbud på en skala fra 0-10 baseret på en vurdering af kravopfyldelsesgrad (antal ja og nej ) og kravopfyldelseskvalitet (uddybende beskrivelse af kravopfyldelse) vurderet i forhold til ordregivers behovsbeskrivelse i kravspecifikationen bilag 2, punkt 3. Det er muligt, at ingen tilbud opnår maksimum point, og det er muligt, at to eller flere tilbud opnår samme point for et underkriterium. Som en del af evalueringen af underkriteriet samarbejde, kan Rigsadvokaten under evalueringsprocessen holde en samtale med en seniorkonsulent (udpeget ud fra CV erne) og den person, der bliver den daglige koordinator for konsulentressourcerne, for hver enkelt Tilbudsgiver. Formålet med samtalen vil være at uddybe konsulenten og kontaktpersonens erfaringer i lignende opgaver. Tidspunktet for den eventuelle samtale vil blive aftalt mellem Rigsadvokaten og tilbudsgiverne, og vil foregå hos Rigsadvokaten. Evalueringen af både konsulenternes og kontaktpersonens erfaringer og kompetencer vil umiddelbart være baseret på de afleverede CV er. Tilbud, hvor tilbudsgiveren, uden rimelig grund, nægter at deltage i en samtale under evalueringsprocessen vil blive betragtet som ukonditionsmæssige. For at sikre, at balancen mellem pris og øvrige underkriterier ikke forrykkes, omregnes den tildelte score på øvrige underkriterier, således at det bedste tilbud får 10 point og de øvrige tilbud tildeles point relativt til det bedste tilbud. Tilbudte junior BI-konsulenter Der vil blive tildelt point individuelt for hvert Tilbud på en skala fra 0-10 baseret på en vurdering af kravopfyldelsesgrad (antal ja og nej ) og kravopfyldelseskvalitet (uddybende beskrivelse af kravopfyldelse) vurderet i forhold til ordregivers behovsbeskrivelse i kravspecifikationen bilag 2, punkt 4. Det er muligt, at ingen Tilbud opnår maksimum point, og det er muligt, at to eller flere Tilbud opnår samme point for et underkriterium. For at sikre, at balancen mellem pris og øvrige underkriterier ikke forrykkes omregnes den tildelte score på øvrige underkriterier, således at det bedste tilbud får 10 point og de øvrige tilbud tildeles point relativt til det bedste tilbud. Tilbudte senior BI-konsulenter Der vil blive tildelt point individuelt for hvert Tilbud på en skala fra 0-10 baseret på en vurdering af kravopfyldelsesgrad (antal ja og nej ) og kravopfyldelseskvalitet (uddybende Side 11 af 13

12 beskrivelse af kravopfyldelse) vurderet i forhold til ordregivers behovsbeskrivelse i kravspecifikationen bilag 2, punkt 5. Det er muligt, at ingen Tilbud opnår maksimum point, og det er muligt, at to eller flere Tilbud opnår samme point for et underkriterium. For at sikre, at balancen mellem pris og øvrige underkriterier ikke forrykkes omregnes den tildelte score på øvrige underkriterier, således at det bedste tilbud får 10 point og de øvrige tilbud tildeles point relativt til det bedste tilbud. Spørgsmål til udbudsmaterialet 9.1 Spørgsmål og svar Eventuelle spørgsmål til udbuddet fremsendes skriftligt til Jens Lund Andersen pr. jla@ankl.dk. Ethvert spørgsmål til udbudsmaterialet skal starte med en entydig reference til, hvilket afsnit i det udbudte materiale spørgsmålet vedrører. Frist for modtagelse af spørgsmål er 24/09/ 2016 Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive lagt på Yderligere oplysninger til udbudsmaterialet Ordregiver forbeholder sig retten til frem til 6 dage før tilbudsfristens udløb at fremsende yderligere oplysninger til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver finder det relevant. 9.3 Rettelser til udbudsmaterialet Såfremt Ordregiver har rettelser til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil rettelserne ske direkte på og alle tilbudsgivere vil modtage en meddelelse herom. Tidsplan for udbudsforretningen 27/06/2016 Adgang til udbudsmaterialet 15/08/2016 Sidste frist for modtagelse af ansøgning om prækvalifikation 25/08/2016 Underretning til ansøgere om udfald af prækvalifikationsfase 24/09/2016 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet 30/09/2016 Sidste frist for modtagelse af tilbud 14/10/2016 Underretning om ordretildeling og stand-still periode. OBS: Dato er vejledende 26/10/2016 Underskrivelse af kontrakt. OBS: Dato er vejledende 01/11/2016 Påbegyndelse af leverance. OBS: Dato er vejledende Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter Side 12 af 13

13 Nedenstående tabel giver en oversigt over udbudsmaterialets dokumenter, med angivelse af hvilke dokumenter, der skal udfyldes af Tilbudsgiver og hvorvidt dokumentet skal indgå i det fremsendte tilbud. Dokument Titel Indhold Generelle retningslinjer for Nærværende dokument Udbudsbetingelser nærværende udbud Udfyldes af tilbudsgiver Tilbudsbrev Skabelon 0 - Tilbudsbrev Skabelon til tilbudsbrev Bilag 1 Bilag 2 ESPD Kravspecifikation Dokumentation for opfyldelse af betingelser om deltagelse Tekniske specifikationer for udbuddet samt tabeller, der skal udfyldes af Tilbudsgiver Nej Skal indgå i tilbud Nej Bilag 3 Priser Tabeller til angivelse af Tilbudsgivers tilbudte priser på den udbudte kontrakt Bilag 4 CV-skabelon Skabelon til beskrivelse af de tilbudte konsulenters kompetencer, uddannelser, løste projekter mv. Bilag 5 Rammeaftale Hovedkontrakten Bilag 6 Allonge Tillæg til hovedkontrakten Side 13 af 13