Københavns Universitets Boligfond udbud af møblering af 250 ungdomsboliger pa Sølvgade i august 2016

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITETS BOLIGFOND AF 2008 Københavns Universitets Boligfond udbud af møblering af 250 ungdomsboliger pa Sølvgade i august 2016 Udbudsbetingelser Københavns Universitets Boligfond

2 Indhold 1. Indledning Generelt Ordregivende myndighed Udbudsmateriale og generelle krav til tilbuddet Udbudsmaterialet Tilbuddets udformning Sprog Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) Tilbudsomkostninger Alternative tilbud Forbehold Tjekliste Frister og tidsplan Spørgsmål Tilbudsfrist Tidsplan Kontraktudkast Pris Bemanding og CV er Præsentation og indretning ESPD og udvælgelseskriterier (vurdering af tilbudsgiver) Tildeling Tildelingskriterium Ad pris Ad Bemanding Ad Æstetik Evalueringsmetode Ad Pris Ad Bemanding og CV er og Æstetik Udbudsprocessen

3 1. Indledning 1.1. Generelt Københavns Universitets Boligfond udbyder hermed i henhold til Udbudsloven (LOV nr af 15. december 2015) en aftale om møblering af 250 enheder på Sølvgade. Udbuddet foretages som et offentligt udbud. Nærmere oplysninger om enhederne og omfanget af møbleringen fremgår af bilag 1 og Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Københavns Universitets Boligfond, en privat, erhvervsdrivende fond. Jf. fondens vedtægter 3 har fonden som hovedformål: 1. at etablere universitetsnære boliger efter reglerne i lov om almene boliger m.v. med henblik på udlejning i nærmere afgrænsede perioder til studerende eller gæsteforskere. 2. at erhverve, opføre og drive ejendomme til brug for udlejning af boliger til internationale gæsteforskere og studerende, der er ansat ved Københavns Universitet eller indskrevet som studerende på Københavns Universitet 3. at indgå lejekontrakter om boligformål med henblik på fremleje af disse til internationale gæsteforskere og studerende, der er ansat ved Københavns Universitet eller indskrevet som studerende på Københavns Universitet. Herudover kan fonden også på opdrag for Københavns Universitet arbejde for at erhverve, opføre og drive ejendomme til brug for udlejning af boliger til danske forskere og studerende, der er ansat ved Københavns Universitet eller indskrevet som studerende på Københavns Universitet. Fonden formidler udelukkende møblerede værelser og lejligheder, og i den sammenhæng vil der løbende være værelser og lejligheder som enten er nye og skal møbleres fra bunden eller hvor møblerne skal skiftes ud. Fonden ejer ingen bygninger, men lejer samtlige lejemål af private og offentlige ejere på langtidskontrakter. 2. Udbudsmateriale og generelle krav til tilbuddet 2.1. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet er frit og elektronisk tilgængeligt på og udsendes ikke. Udbudsmaterialet består af følgende: 1) Nærværende udbudsbetingelser 2) Udkast til kontrakt med følgende bilag: Bilag 1: Kravspecifikation 2

4 Bilag 2: Tegninger over lejemål Bilag 3: Tilbudsliste Bilag 4: Sælgers tilbud (indsættes efterfølgende) 3) eespd 4) Udbudsbekendtgørelse 2016/S af Tilbuddets udformning Tilbud skal indeholde besvarelse af samtlige punkter, hvor besvarelser er ønsket i nærværende dokument. Desuden skal tilbuddet indeholde udfyldt tilbudsliste bilag 3. Oplysningerne ønskes fremsendt i samme rækkefølge som anført i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver kan vedlægge tilbudsbrev. Der bør kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt, mens eventuel yderligere dokumentation alene skal fremsendes på ordregivers anmodning. Der gøres opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt, idet ordregiver efterfølgende kun har mulighed for at lade tilbudsgiver korrigere sit tilbud i overensstemmelse med Udbudslovens 159, stk. 5, jf. pkt Sprog Tilbud med alt dertilhørende materiale samt al kommunikation skal ske på dansk Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen Tilbudsomkostninger Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 3

5 2.7. Forbehold Eventuelle forbehold skal klart fremgå af tilbuddet og bedes angivet i tilbudslisten. Ved bedømmelse af de indkomne tilbud vil forbehold blive behandlet efter de almindelige udbudsretlige regler, og eventuelle kapitaliseringer af forbehold vil blive foretaget af ordregiver. Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, samt forbehold der ikke kan kapitaliseres vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikke konditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning Tjekliste Tilbuddet skal indeholde: 1. Udfyldt og underskrevet Tilbudsliste bilag 3, jf. pkt Beskrivelse af tilbudsgivers bemanding på opgaven samt CV for medarbejdere, jf. pkt Præsentation af produkter, indretningsforslag samt produktblade, jf. pkt eespd det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. pkt. 8. Ordregiver forbeholder sig dog ret til under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet at gøre brug af Udbudslovens 159, såfremt eventuelle mangler vedrørende formelle krav i tilbudsgivers fremsendte tilbud er omfattet af denne bestemmelse. 3. Frister og tidsplan 3.1. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. så tidligt som muligt og senest d. 15. juni Spørgsmål vil blive besvaret senest d. 17. juni 2016 og offentliggjort på Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist. 4

6 Såfremt de stillede spørgsmål giver anledning til rettelser eller suppleringer af udbudsmaterialet, vil disse blive offentliggjort i form af et eller flere rettelsesblade på senest pr. ovennævnte svarfrist Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest Tirsdag den 21. juni 2016 kl For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Tilbud sendes elektronisk til rls@ntadvokater.dk. Emnefeltet bedes udfyldt med Tilbud vedrørende EU-udbud 2016/S Der kan modtages mails op til 50 MB. Tilbudsgiver bedes desuden sende eller aflevere 2 kopier af tilbuddet i papirversion til følgende adresse: Nielsen & Thomsen Advokater, Østbanegade 55, 2100 København Ø Att.: Rikke L. Slavensky 3.3. Tidsplan Nedenfor er anført den forventede tidsplan for udbudsforløbet: Aktivitet Tidspunkt Frist for spørgsmål 15. juni 2016 Frist for svar 17. juni 2016 Tilbudsfrist 21. juni 2016 kl 14:00 Evaluering Uge Meddelelse om tildeling 28. juni 2016 Indgåelse af aftale 11. juli 2016 Aftalestart 1. august

7 4. Kontraktudkast Aftalen mellem Københavns Universitets Boligfond og den valgte tilbudsgiver indgås på grundlag af det i udbudsmaterialet vedlagte kontraktudkast. Udkastet suppleres med relevante oplysninger og bilag fra tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor kontrakten suppleres. 5. Pris Tilbudsgiver bedes i bilag 3 Tilbudsliste angive priser for tilbudte produkter. Priserne vil indgå i ordregivers vurdering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Pris, jf. pkt Bemanding og CV er Tilbudsgiver skal beskrive den påtænkte bemanding for opgaven samt medsende CV for de pågældende medarbejdere samt disses kvalifikationer og erfaringer med tilsvarende opgaver. Beskrivelsen bør maks. fylde 2 A4 sider og CV er bør maks. fylde 1 A4 side pr. medarbejder. Beskrivelsen og CV er vil indgå i ordregivers vurdering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Bemanding, jf. pkt Præsentation og indretning Tilbudsgiver skal medsende præsentation af de tilbudte produkter for Sølvgade samt plantegninger med indretningsforslag for én Studio 1 lejlighed og én forskerlejlighed, jf. bilag 1 og 2. Præsentationen af de tilbudte produkter skal give ordregiver indblik i stilen i tilbudsgivers tilbud. Præsentationen bør maksimalt fylde 1 A3 side, mens hvert af de to indretningsforslag maksimalt bør fylde 1 A3 side. For produkter markeret med * (stjerne) i bilag 3 Tilbudslisten skal tilbudsgiver desuden fremsende produktblad, hvoraf følgende oplysninger skal fremgå: -navn på produkt og producent -billede af produktet -mål -garanteret levetid -materialer Hvert produktblad bør maksimalt fylde 1 A4 side. Præsentationen, plantegninger med indretningsforslag samt produktbladene vil indgå i ordregivers vurdering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Æstetik, jf. pkt

8 8. ESPD og udvælgelseskriterier (vurdering af tilbudsgiver) Alle krav til personlige oplysninger, udelukkelsesgrunde og egnethed fremgår af ESPD-dokumentet (det fælles europæiske udbudsdokument). Tilbudsgiver skal udfylde og medsende ESPD en ved afgivelse af tilbud. ESPD kan medsendes i udprintet version eller elektronisk. Afgivelse (udfyldelse) af eespd sker via Den i udbudsmaterialet medsendte Xml-fil downloades af tilbudsgiveren, hvorefter den uploades herfra til ovennævnte webadresse. eespd er herefter klar til tilbudsgivers udfyldelse. Følgende felter i ESPD/eESPD skal udfyldes af Tilbudsgiver: Del II. Oplysninger om den økonomiske aktør: A. Identifikation (Generelle oplysninger, Deltagelsesform, Delkontrakter) B. Repræsentation C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet D. Oplysninger om underleverandør, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III. Udelukkelsesgrunde: A: Grunde vedrørende straffedomme B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet (jf. artikel 57, stk. 4, i direktiv 2014/24/EU) Del IV. Udvælgelseskriterier: α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier Del VI. Afsluttende erklæringer De frivillige udelukkelsesgrunde finder anvendelse, jf. Udbudsloven

9 Bemærk at den konkrete besvarelse kan fordre, at flere felter skal udfyldes. Følg anvisningerne i eespd`en. Foruden de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde kræves følgende udvælgelseskriterier opfyldt, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1 Betingelser for deltagelse: Teknisk og faglig kapacitet: Den juridiske enhed, der byder på opgaven, skal fremsende referenceliste over tilsvarende opgaver, der er udført eller indgået aftale om indenfor de seneste 3 år. Mindstekrav: Der stilles krav om min. 1 reference, hvor tilbudsgiver har forestået/forestår møblering af lejemål. For yderligere information om ESPD og udfyldelse af eespd henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside Oplysninger afgivet af tilbudsgiver i eespd skal kunne dokumenteres på ordregivers anmodning herom og inden for 3 dage. Opmærksomheden henledes på, at indhentelse af serviceattest til dokumentation af de obligatoriske udelukkelsesgrunde tager længere tid, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at indhente denne allerede under udbudsprocessen. Tilbudsgiver vil blive erklæret for uegnet og tilbuddet udgå af evalueringen såfremt dokumentationen ikke fremsendes rettidigt eller tilbudsgiver ikke efterlever de stillede krav til egnethed. Tilsvarende gør sig gældende såfremt tilbudsgiver ikke rettidigt fremsender supplerende eller præciserende oplysninger vedrørende dokumentationen på ordregivers anmodning. 9. Tildeling 9.1. Tildelingskriterium Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier: Pris 50 % Bemanding 25 % Æstetik 25 % Ad pris Prisen vurderes på baggrund af de i bilag 3 tilbudte priser. I vurderingen indgår prisen for 213 Studio 1 og 37 forskerlejligheder. 8

10 Ad Bemanding Bemanding vurderes på baggrund af tilbudsgivers medsendte besvarelse og CV er for medarbejdere, jf. pkt. 6. I vurderingen af tilbudsgivers bemanding vil indgå hvor hensigtsmæssig og realistisk bemandingen er i forhold til den udbudte kontrakt, mens der i vurderingen af CV`er vil indgå de tilbudte medarbejderes kompetencer og faglige indsigt i løsningen af den udbudte kontrakt samt i hvor høj grad, der tilbydes rette medarbejder på rette sted Ad Æstetik Æstetik vurderes på baggrund af tilbudsgivers medsendte præsentation af produkter, plantegninger med indretningsforslag samt produktblade, jf. pkt. 7 I vurderingen indgår i hvor høj grad tilbudsgivers tilbudte produkter og indretningsforslag lever op til kravet om en moderne skandinavisk stil. I vurderingen vil indgå produkternes og indretningsforslagenes design, funktionalitet og æstetik Evalueringsmetode Ad Pris Underkriteriet Pris evalueres på en skala fra 0-10 point. Der benyttes en lineær pointmodel, hvor der gives 10 point til tilbuddet med laveste pris og 0 point gives til tilbud, hvor prisen ligger 100 % over det billigste. Der anvendes 2 decimaler. Sekundær evalueringsmodel 1: Såfremt de indkomne priser har en større spredning end forventet, vil ordregiver benytte en lineær pointmodel lig ovenstående, dog således at der gives 0 point til tilbud, hvor prisen ligger 200 % over det billigste. Sekundær evalueringsmodel 2: Hvis de indkomne priser har en mindre spredning end forventet, vil ordregiver benytte en lineær pointmodel lig ovenstående, dog således at der gives 0 point til tilbud, hvor prisen ligger 50 % over det billigste. For alle modeller gælder, at der forbeholdes ret til at give 0 point til tilbud, hvor prisen markant overstiger det anvendte nulpunkt, såfremt en fastsættelse af et højere nulpunkt vil resultere i en urimelig afspejling af de øvrige tilbud. 9

11 Det samlede point indgår herefter i den samlede evaluering med underkriteriets angivne vægtning Ad Bemanding og CV er og Æstetik Underkriterierne Bemanding og CV er og Æstetik evalueres på en skala fra 0-10 point. Der tildeles point således, at maksimum point (10) svarer til den af ordregiver vurderede bedst mulige besvarelse/løsning, 5 point gives for den tilfredsstillende besvarelse/løsning og 0 point gives hvor kriteriet ikke er opfyldt/ikke er besvaret. Underkriteriets samlede point indgår herefter i den samlede evaluering med underkriteriets angivne vægtning. 10. Udbudsprocessen Udbudsprocessen gennemføres som to delprocesser. Ordregiver gennemgår indledningsvis, om tilbuddene er vedlagt de krævede oplysninger, jf. punkt 2.8, herunder om eespd er udfyldt korrekt. Er dette ikke tilfældet for et tilbud, og gøres der ikke brug af Udbudslovens 159, er det ikke konditionsmæssigt, og der vil blive set bort fra tilbuddet i det følgende. Herefter evalueres tilbuddene jf. pkt. 9. Når ordregiver herved har identificeret det vindende tilbud, vil denne tilbudsgiver blive anmodet om at indsende dokumentation for, at de i eespd anførte udvælgelseskrav op-fyldes, jf. pkt. 8. Såfremt dokumentationen ikke fremsendes rettidigt eller tilbudsgiver ikke efterlever de stillede krav til egnethed, vil ordregiver anmode tilbudsgiveren med det næstbedst vurderede tilbud om at fremsende dokumentation på samme vilkår som ovenfor nævnt. Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere herefter hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. 10