Meyers kantine, opgaver. Udvalgsassistenter, opgaver

Transkript

1 Bilag 2 Arbejdsopgaver i forbindelse med mødeafviklingen i Folketinget Dette er en oversigt over de forskellige nuværende arbejdsopgaver der knytter sig til de forskellige mødetyper i Folketinget (se også use cases i bilag 3, som beskriver nogle fremtidige arbejdsgange, hvori appen indgår). Aktører og Mødetyper 2.Åbent samråd (altid med 1 Betjente, opgaver Almindelig mødepasning på gangene. Betjent starter teknik udstyr (hvis det er bestilt) og det samme vedr. TV (se beskrivelse under åbent samråd). Afrydning efter møde (på EUU møder hver fredag er der også mad). Betjent er TVmødepasser og er til stede under hele mødet. Forbereder TV-optagelsen, f.eks.: Husbetjente, opgaver Rengøring Afrydning i få tilfælde, ellers er det betjentene der står for dette/rest. Rengøring Afrydning som ovenfor Udvalgsassistenter, opgaver Booking af møde, evt. teknik Bestille forplejning (EUU og UPN r forplejning til alle møder, da vi ikke bruger køleskabene) Booking af møde, tv-boks Registrer tilmeldinger, Meyers kantine, opgaver Levering samt afrydning af glas, sodavand og kildevand til udvalgslokaler. To gange om ugen uafhængig af udvalgsmøder Levering og afhentning af evt. forplejning Arrangements-team (og evt. andre interessenter teknik, TV mv.) Evt. hjælp til teknik. Laver opgaver i Tingservice til teknikteamet (bl.a. test af mikrofoner) Niels Rasmussen tjekker alle mikrofoner med chipkort senest 1½ time før mødet starter (før kl. 9:00 er det HH Studios). MF er/ sekretær, der opretter eller er ansvarlig for mødet Ingen opgaver? Forslag: Hvem skal indtaste faktisk mødesluttidspunkt? 1.Udvalgsmøde Udvalgsassistenten Udvalgsassistent

2 3.Deputation (altid med 4.Gruppemøde Tænder lys Isætter kort til mikrofonerne. Melder TV klargjort i appen Løbende kommunikation med Studios Indsamler kort efter mødeslut Markerer mødeslut Modtagelse af deputation. Printe +kopiering af deputations lister + omdeling i lokale Evt. teknik (start/sluk) Printe mødelister + dagsordener omdeles på alle pladser Rengøring Afrydning som ovenfor Rengøring om morgenen Afrydning efter gruppemøder forplejning, (EUU og UPN r forplejning til alle udvalgsmøder, da vi ikke bruger køleskabene) Booking af møde, evt. teknik, tvboks, forplejning (EUU og UPN r forplejning til alle udvalgsmøde, da vi ikke bruger køleskabene) Evt. hjælp til teknik. Laver opgaver i Tingservice til teknikteamet Niels R: Opstilling af udstyr og ændring i opstilling, ofte dagen før, foregår ikke via Concergie i dag, men det kunne det godt (derved kunne man se det i appen og Niels kunne også melde klar når det var gjort) Levering Evt. hjælp til teknik? Udvalgsassistent Evt. hjælp til teknik (Niels R tilkaldes), de r IKKE teknik via Concergie, men det burde de (så vil det også Burde teknik og forplejning via En MF er på gruppemødet, og får denne 2

3 5.Høring (med 6.Konference (med 3 Afrydning efter mødet, også mad her (kaffe, vand, brød, ost, kage osv.) En TV-mødepasser/ betjent er i lokalet En mødepasser er foran lokalet Modtager deltagere mv. Niels tjekker mikrofoner og AV udstyr før mødet En betjent/mødepasser er foran lokalet (om formiddagen) vores soigneringsrunde I forbindelse m. møder i Landstingssal en har vi fokus på området i forbindelse med vores soigneringsrunde Booking af lokale, evt. i samarbejde m. Arrangementteamet, Bestilling af tv og evt. tolkeboks registrering af tilmeldinger Tjek af evt. præsentationer i lokalet Bestilling af forplejning samt melde VIP gæster i porten, udlevere adgangskort til tilhørere, Evt. lave bordryttere Som ovenfor Som ovenfor se Høring kunne ses i appen) Levering Planlægning af mødeopstilling (borde/stole) Afholder møde med UDV. Før høring, hvor dette aftales. Oprette høring i Conference Manager (tilmeldingssystem) Lave opgave i Tingservice til Teknikteamet (test af mikrofoner) Evt. hjælp til opstart af teknik. Er fysisk tilstede ved opstart af mødet. Meyer ønsker opstilling af skraldespande ud for Landstingssalen og Pro D ved afvikling af større møder Booking i Concierge. Oprette ansøgningsskema i Elektra. Sende skema til MF for endelig godkendelse af Concergie, hvis der er brug for dette (men det gør de ikke altid) Ingen opgaver? funktion tildelt? Udvalgsassistent Bestilling af forplejning og teknik i Concergie, hvis MF er er møde- Mødearrangør (eller mødeansvarlig)

4 7.Andet møde (+/- ft) (med eller uden Afrydning og oprydning (papir/mad/flasker) Niels R: Opstilling af udstyr og ændring i opstilling (se under åbent samråd) Start teknik (ved bestilling) Afrydning efter mødet (papir/vand/flasker) Bliver rengjort dagligt behov for orientering i weekenden, da der er minimalt mandskab. Fokus på repræsentativ e områder samt de lokaler der Afrydning i Læseværelset, Landstingssalen, Fællessalen og tolkebokse samt møder ud for Pro D. konference. Godkende konference (politisk relevans m.m.) Indhente program/ deltagerlister) Aftale mødeopstilling (borde/stole) Aftale brug af teknisk udstyr) Evt. fremvise salen for ekstern arrangør. Lægge deltagerlister i Concierge for udprint af navnelabels. Hjælp med opstart af konference, støtte til mødepasser. Afholde mødepasserkurser Evt. booke i Concierge. Hjælp til opstart. Akuthjælp/teknik (v. Niels R), da der ofte IKKE bliver bestilt teknik via Concergie, men det burde der! ansvarlig 4

5 8. Noter fra mødelisten (som f.eks.: i dag er der demonstratio n på Slotspladsen, besøg af den græske finansministe r eller lignende ) Ved møde: Betjent åbner lokale og afrydning efter mødet Er ofte ikke et møde, men blot en orientering om, at der sker noget pågældende dag (i eller omkring selve Folketinget) skal benyttes/er booket Rengøring ingen ingen ingen ingen 9.FT møde i salen 10.Andet møde i salen (private sessions, Print mødeliste Omdele dagsorden Lys og sætte blomster i vase Flytter pladser og trykker på skærme i salen I øvrigt: service på kaffemaskinen: mælk, bønner, opfyldning af krus Lys låser døre op NB: betjentene vil generelt gerne orienteres, når der Ved f.eks. afslutningsde bat mm. er der ekstra mandskab på til omkring midnat Ifm. håndværkerbesøg er der ofte behov for De skal mødet i Concergie Folketingtidende (den person der i forvejen tidsstemple r under møderne) Mødeansvarlig eller mødearrangør 5

6 håndværkere mv.) 11. Statsrevisormøde Holdes altid i deres eget mødelokale - Mødeoplysni ng indføres i Sitecore Diverse bemærkninger 6 kommer fotografer mv. til Folketingssal + loge (det ville de blive automatisk via appen, hvis møderne blev oprettet/ indskrevet i Concierge!) Der er mange, der IKKE booker teknik i Concergie, og så kan betjentene ikke se at teknik skal startes. Niels R. bliver så tilkaldt lige før mødestart ved problemer. Hvis det bliver gjort i Concierge, så vil det også fremgå af appen, at der er teknik på mødet, og betjent vil starte teknik inden. ekstra rengøring. Rengøring Tolkebokse: Behov for ekstra rengøring hvis der anvendes tolkebokse, ønsker derfor angivet i appen (skal s via Concergie). Bestilling af forplejning til tolke (ved møder i Landstingssal) Krav fra Meyer: Ændringer af lokaler samt tidspunkter for møder skal varsles direkte til Meyer /Snapstinget Der er jo mange der IKKE r forplejning via Concergie og så fremgår det heller ikke af appen. Ved Pressekonferencer i Pro. D: Hjælper med booking og mødeopstilling. Vedr. Tolkeboksene: Aftaler med TV medarbejder opsætning af sprog i tolkebokse. Anviser tolke på plads. Klargøring af headset/modtagere til deltagere. fremover, ellers kan det ikke ses i appen Mødearrangør (der er nok Ikke behov for angivelse af sluttidspunkt)

7 7