PDF-filer Vejledning til tilgængelige PDF-filer

Transkript

1 PDF-filer Vejledning til tilgængelige PDF-filer

2 OBS I dette dokument får du en vejledning til, hvordan du kan rette nogle af de mest gængse tilgængelighedsproblemer. For at rette dem kræver det, at du har en udgave af Adobe Acrobat Pro fra version 7 og op. I denne vejledning er der benyttet en engelsk version af Adobe Acrobat Pro 9. Benytter du en dansk version af programmet, vil en del af kommandoerne, der beskrives, have en dansk betegnelse. Indholdsfortegnelse 1. PDF er et billede 3 2. Fra kontorapplikation til PDF 3 Opsætning af PDFMaker 4 Få et godt udgangspunkt 4 3. Tilgængelige PDF er i Adobe Acrobat Pro 5 Generel tilgængelighedstest 5 Angiv sprog 7 TouchUp Reading Order værktøjet 8 Alternativ tekst 9 Angiv læserækkefølgen/tilføj elementer til læserækkefølge 10 Overskrifter 11 Tilgængeliggør en tabel 11 Simpel tabel 13 Kompliceret tabel 14 Markering af overskrift 14 Markering af tilknyttede ID s til tabelceller 14 2

3 1. PDF er et billede Er dokumentet indscannet, uden at der er brugt OCR-behandling, skal du som det første sørge for, at dokumentet bliver OCR-behandlet, så PDF-dokumentet bliver til et tekst- og ikke billeddokument. 1. Vælg Document, OCR Text Recognition, Recognize Text Using OCR 2. I den boks, der dukker op, skal du trykke Edit for at ændre de forvalgte Settings 3. Der dukker endnu en boks op. Her vælger du sprog i Primary OCR Language. Vælg Clear Scan i PDF Output Style, og Lowest (dpi) i Downsamle Images 4. Tryk OK og tryk OK igen 5. Dokumentet bliver nu OCR-behandlet Figur 1. Valg ved OCR-behandling 2. Fra kontorapplikation til PDF Microsoft Office 2010 og OpenOffice 3.2 har begge rigtig gode indbyggede konverteringer til PDF, og du kan også vælge, at der skal konverteres til PDF/A-1a. Har du installeret Adobe Acrobat Pro, kan du typisk også vælge at eksportere direkte inde fra tekstbehandling til PDF. Har du modtaget Microsoft Office-dokumenter (f.eks. Word), der skal konverteres til PDF, fra dine kolleger, og I ikke benytter Microsoft Office 2010, men en tidligere version, er det ofte mest hensigtsmæssigt, at dine kolleger sender dokumentet til dig i sit det oprindelige format, og at du så selv foretager konverteringen til PDF. Det gør du ved at åbne dokumentet inde i Adobe Acrobat Pro, så vil konverteringen ske der. Eller du kan åbne dokumentet i Microsoft Office og foretage konverteringen der, forudsat at du har installeret Adobe Acrobat. 3

4 Opsætning af PDFMaker Du kan sikre dig, at du får den mest hensigtsmæssige konvertering fra Word til PDF ved opsætning af PDFMaker. Det skal kun gøres én gang, og er ganske simpelt. 1. Gå ind under Adobe PDF Figur 2. Menu til Adobe PDF i Word Vælg Change Conversion Settings 3. Sæt et hak i Create PDF/A-1a:2005 compliant file Bruger du ikke PDF/A-1a, skal du sætte hak i Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF. Figur 3. Menu i PDFMaker 4. Tryk OK Få et godt udgangspunkt Det letter arbejdet med at gøre PDF-dokumentet tilgængeligt rigtig meget, hvis der er tænkt tilgængelighed i det oprindelige dokument. Det kræver, at billeder har fået alternativ tekst (se Vejledning til alternativ tekst), og at dokumentet er struktureret med overskrifter (se Vejledning til overskrifter). 4

5 3. Tilgængelige PDF er i Adobe Acrobat Pro Generel tilgængelighedstest Ved at lave en tilgængelighedstest af dokumentet, får du en liste over de tilgængelighedsproblemer et dokument må have. 1. Klik på Advanced dernæst Accessibility og så Full Check Figur 4. Menu under Advanced 2. Før du går videre bør du tjekke, at der er sat flueben i alle optioner under Checking Options som vist her. Figur 5. Menu til Accessibility Full Check 3. Tryk Start Checking. 5

6 Adobe Acrobat Pro vil nu køre en tilgængelighedstest af dokumentet og efterfølgende generere en rapport med eventuelle problemer. I det følgende gennemgår vi en række typiske problemer. Det er naturligvis ikke nødvendigvis alle problemer, du vil støde på, og der kan også være nogle, vi ikke gennemgår her. Figur 6. Uddrag af Accessibility Report 6

7 Angiv sprog Et udgangspunkt, for at skærmlæsere mv. læser et PDF-dokument korrekt op, er, at der er angivet, hvilket sprog teksten er skrevet på. Dette gøres således: 1. Klik på menupunktet eller File og klik dernæst Properties Figur 7. Menu under "File" 2. Vælg Advanced Figur 8. Menu under Advanced 3. Tryk dernæst Language, så Danish og så OK 7

8 TouchUp Reading Order værktøjet Det mest centrale værktøj i Adobe Acrobat Pro til at arbejde med at sikre tilgængeligheden af dit PDF-dokument er TouchUp Reading Order. Det værktøj bruges til at give alternative tekster til billeder, til at angive manglende overskrifter, til at angive læserækkefølgen i dokumentet, til at gøre tabeller tilgængelige og en hel del mere, vi ikke kommer ind på. Når det er valgt, kan du enten bruge værktøjet direkte, eller højreklikke på et element på siden og vælge fra menuen, der dukker op. Figur 9. Værktøjet TouchUp Reading Order Du finder værktøjet under Advanced, Accessibility. Figur 10. Menu under Advanced > Accessibility 8

9 I de følgende vejledninger skal TouchUp Reading Order værktøjet være åbent. Alternativ tekst 1. Find de billeder, der mangler alternativ tekst i Accessibility rapporten (se Generel tilgængelighedstest) 2. Klik på linket i rapporten ud for den specifikke fejl (teksten: No alternate text for Figure) 3. Billedet skulle nu blive markeret i dokumentet 4. Højreklik på billedet 5. Vælg Edit Alternate Text Figur 11. Menu efter højreklik på billede 6. Skriv den alternative tekst i boksen, eller vælg Don t Add Alt-Text, hvis billedet ikke har betydning for forståelsen af indholdet Figur 12. Indskrivningsfelt til alternativ tekst 9

10 Angiv læserækkefølgen/tilføj elementer til læserækkefølge Du skal sikre, at alle elementer i dokumentet indgår i læserækkefølgen, og at denne er logisk, dvs. at f.eks. en skærmlæser får læst indholdet i den rækkefølge, som det er tiltænkt. Desuden skal du her sikre, at elementerne er opmærket korrekt. 1. Brug TouchUp Reading Order (se TouchUp Reading Order værktøjet) 2. Her klikker du på Show Order Panel, som giver dig dette skærmbillede: Figur 13. Show order panel og visning af side, der er opmærket Vælger du Order i boksen, der er dukket op, bliver dokumentet, du arbejder med, samtidig angivet med rækkefølgen af de forskellige elementer. 3. Tjek, at alle elementer er med, f.eks. sidetal, sidehoved og -tal og lignende. 4. Mangler der et element eller flere, markerer du elementet ved at trække cursoren rundt om. Derefter højreklikker du på elementet. 5. Vælg den relevante opmærkning Figur 14. Højrekliksmenu 10

11 6. Er du utilfreds med rækkefølgen af elementerne, kan du nemt flytte rundt på dem i boksen ved hjælp af træk-og-slip med din mus. Figur 15. Ændring i rækkefølge Figur 16. Oprindelig rækkefølge Overskrifter Den nemmeste måde at undersøge om overskrifter er markeret som overskrifter, er at åbne Bookmarks i Navigationspanelet. Her skal overskrifterne stå. Er der ikke nogen, kan det rettes via TouchUp Reading Order eller ved højreklik med musen. 1. Marker overskriften ved at dobbelt-klikke på den. 2. Vælg den relevante overskrift (Heading 1, Heading 2 eller Heading 3) i TouchUp rading Order (se Figur 9. Værktøjet TouchUp Reading Order) a. Ved højreklik: Vælg mellem tag as heading 1, tag as heading 2 eller tag as heading 3. Tilgængeliggør en tabel Der er blevet rigtig gode muligheder for at opmærke tabeller i Adobe Acrobat Pro, der sikrer, at tabellerne giver mening for alle. 1. Brug TouchUp Reading Order 2. Vælg i denne Table Editor Tabellen vises nu opmærket. TD står for almindelig tabelcelle. Se herunder. 11

12 Figur 17. Tabelvisning med Table Editor 3. Højre-klik med musen i en tabelcelle, der skal ændres til en celleoverskrift og vælg Table Cell Properties Figur 18. Valg af Table Cell Properties 4. I boksen vælges nu Header Cell under Type. Under Scope vælges, i hvilken retning overskriften gælder. Der kan vælges imellem Row (række = vandret), Column (kolonne = lodret, Both eller None ). 12

13 Simpel tabel Figur 19. Menuen Table Cell Properties Når de relevante tabelceller er opmærket som overskrifter, ser tabellen sådan ud. Læg mærke til, at både første række og første kolonner er opmærkede som overskrifter. Tabellen er nu tilgængelig. Figur 20. Udseendet af korrekt opmærket simpel tabel 13

14 Kompliceret tabel Komplicerede tabeller har typisk overskrifter, der dækker over flere kolonner eller rækker. Poul Preben Lisa År Rejsemål Ecuador Peru Argentina Paraguay Belgien Luxemburg Flyselskab Iberia PanAm SAS Spanair KLM Iberia Pris Bonus 45 point 50 point 70 point 75 point 2 point ½ point Markering af overskrift I stedet for at benytte Scope, skal du markere i Attributes. Sæt antallet af rækker eller kolonner overskriften dækker i Row Span og Column Span. Giv herefter overskriftcellen en ID. Figur 21. Markering af tabelcelleoverskrift i kompliceret tabel Markering af tilknyttede ID s til tabelceller I tabelcellerne skal de tabeloverskrifter, der dækker over tabelcellen, angives. Under Associated Header Cell Ids, trykkes på plus-tegnet. Der dukker så en boks op, hvorfra den eller de relevante overskrifter kan vælges. I tabelcellen er overskrifterne Poul og 2009 (markeret med ID en 09) blevet tilknyttet tabelcellen, hvori der står Ecuador. 14

15 Figur 22. Valg associerede overskriftceller Fremgangsmåden benyttes til samtlige tabelceller og tabeloverskrifter. Tabellen er nu tilgængelig. 15