Statusnotat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Navn: Keld Grinder- Hansen Tids- og procesplan september 2014

Transkript

1 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 1 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Jul i Dragør 2014 DR s julekalender Tidsrejsen vises i december DR har anslået, baseret på erfaringer fra lignende julekalendere, anslået, at Dragør, afhængig af markedsføringen, kan få op til besøgende i juleperioden. Erfaringerne fra andre julekalender-locations, som Kronborg Slot (Jul på Kronborg) og Brofelde ved Holbæk (Julestjerner) underbygger ligeledes, at der må forventes en betydelig publikumstilstrømning til Dragør i december Organisering af Jul i Dragør 2014 Der er nedsat en koordineringsgruppe for gennemførelsen af Jul i Dragør Den består af repræsentanter for kommunens kulturinstitutioner, erhvervslivet, private aktører og forvaltningen, som fungerer som sekretariat for gruppen: Keld Grinder-, Trine Jørgensen (Dragør Kommune), Ingeborg Philipsen (Museum Amager), Axel Bendtsen (Dragør Turistråd), Charlotte Gravenhorst (Beghuset), Mark Sandby Rütt (Charlotte R), Marianne Pittelkow, Helle Barth. Koordineringsgruppens kommissorium er at sikre planlægningen og gennemførelsen af Jul i Dragør 2014, så de besøgende får en positiv og kvalitetsfyldt oplevelse, der vil give dem lyst til at vende tilbage til Dragør igen. Koordineringsgruppen mødes hver 14. dag fra september frem til julemarkedets åbning. Den overordnede planlægning af Jul i Dragør 2014, afviklingen af selve julemarkedet på Badstuevælen, markedsføringen af julemarkedet hører underkoordineringsudvalget. Herudover er der nedsat en aktivitetsgruppe, der primært fokuserer på de aktiviteter der vil foregå sideløbende med julemarkedet. Aktivitetsgruppen refererer til koordineringsgruppen. Aktivitetsgruppen er i lighed med koordineringsgruppen sammensat af repræsentanter for kommunens kulturinstitutioner, erhvervslivet, private aktører og forvaltningen. Aktivitetsgruppens sammensætning er: Bente Walløe Poulsen (Dragør Turistråd), Hanne Nordhal Friis (Dragør Bibliotekerne), Ingeborg Phillipsen (Museum Amager), Vibeke Cramer (Kunstforeningen Refleksioner), Keld Grinder-, Trine Søgaard Jørgensen (Dragør Kommune) Julemarked

2 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 2 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Der afholdes et julemarked på Badstuevælen i alle Adventsweekender: nov., dec., dec. og dec. Åbningstiden for julemarkedet er kl hver julemarkedsdag. Boderne opsættes den 24. november og nedtages igen den 22. december, hvilket varetages af kommunen (Vej & Gartner). Boderne ejes af en privat erhvervsdrivende i Dragør kommune, hvor der er indgået en aftale om brug af boderne til julemarkedet Boderne vil gennem kontrakter blive udlejet, hvor forvaltningen vil varetage tildelingen af boderne, og den erhvervsdrivende ejer af boderne selv vil indkræve lejeudgifter. Boderne vil dermed være udgiftsneutrale for kommunen. Annoncering af bodelejere fandt sted hen over sommeren og den 18. august fordelte forvaltningen boderne mellem de indkomne ansøgere, ifølge de vedtagne principper for bodeudlejningen. Der var i alt indkommet 15 ansøgninger om bodeleje, hvoraf følgende 12 blev udvalgt: 1. Beghuset: Gløgg, hjemmelavet rødkål, julekonfetti, brunkagedej og andre hjemmelavet specialiteter 2. Charlotte R: Pandekager 3. Hypefront: Bolsjer, pebernødder, julekage mv. 4. Hammers Have: Juledekorationer, planter, blomster 5. Dragør Turistråd: Information/oplysning om arrangementer, diverse julevarer fra handlende i Dragør 6. Gert Petersen: Uldvarer, strikbluser, lammeskind, uldbamser, uldsokker til alle aldre, evt. Trælejetøj mm. 7. Gastro Købmanden i Dragør: Vare fra butikken såsom lokale og regionale delikatesser, konfekture, juleartikler 8. Museum Amager: Varer fra museumsbutikkerne 9. Strædets antik: Karruseller, mekaniske/elektrisk stort udvalg samt Medusa( dansk design) nisser og julepynt 10. Sv. O. Rosenkilde Holding Aps: Hyggelige og nostalgiske juleartikler, nisser og brugskunst for børn og voksende 11. Rekommanderet: Plakater, postkort mv. med fokus på rebranding af Dragør samt andre grafiske artikler; Hjemmesyet udklædningstøj til børn - kapper og dragter, samt div. andre hjemmesyede børneartikler 12. Fru Munk Dragør Aps: Kage, kaffe i mange varianter, sandwich, et lille udvalg af tapas samt vin. Derudover laves et kageværksted for børn, hvor de selv kan prøve at bage og dekorere. Tilsammen giver de 12 bodelejere det ønskede varierede udbud af salgsvarer og tjenester. Kontrakten mellem bodejer og lejere er indgået i september måned. Det er væsentligt, at julemarkedet tager sig nøjagtigt ud, som det optræder i julekalenderen. Derfor skal boderne pyntes som sidste år. Forvaltningen undersøger, om det vil være muligt at låne noget af julepynten fra DR. Resten anskaffes af Dragør Kommune. Bodelejerne er selv ansvarlige for at

3 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 3 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 pynte boderne, så de ligner julemarkedet i julekanderen. Medarbejdere fra kommunen (Vej & Gartner) er behjælpelige med at sætte julepynt, lys, julestjerner op, så der sikres en ensartethed og professionalitet i udtrykket. Herudover vil der være juletræssalg på Badstuevælen. Mark Sandby og Emil Gravenhorst er pladsmestre for julemarkedet, og står for den praktiske afvikling af julemarkedet og varetager den direkte kontakt med bodelejerne. De har indkaldt til et første møde med bodelejerne den 24. september. Øvrige Aktiviteter: Som supplement til julemarkedet arbejdes der med en række julestemningsskabende og børnerettede aktiviteter rundt om i byen. Der arbejdes med tro hovedlokaliteter: 1) Badstuevælen 2) Nordre Væl og 3) i området ved Dragør Museum/ Museumscafé Pakhuset. Herudover forventes de besøgende at bevæge sig gennem Dragør ved hjælp af juleapp ens forskellige ruter (se nedenfor). Lancering af en juleapp., som er udviklet i samarbejde med Nexus Kommunikation A/S. Juleapp en indholder bl.a. en julerute gennem Dragør, hvor børnefamilier kan vandre rundt i Dragør og besøge de lokaliteter, der indgår i historien og få fortalt historier om personerne, husene mm. En anden rute i app en tager de historisk interesserede rundt i byen og fortæller historier om mennesker og byen (kan bruges fremover til turister året rundt). Herudover rummer app en en aktivitetskalender for julemarkedet, oplysninger om caféer, butikker, Museum Amager mm. Juleapp en er udviklet til i-phones, androidudgaven færdigudvikles til primo oktober. De relevante informationer om ruter, fotos, generelle informationer mm. indlægges af en arbejdsgruppe fra primo oktober til primo november. Byvandring med daglig åbning af Levende Låger og levende historiefortælling ved forskellige vinduer rundt om i Dragør By. En projektgruppe under Gadelauget er ansvarlig for dette projekt. Projektansvarlig butik Laura Ella. I produktion Julekoncerter Der afholdes julekoncerter og spilles/synges julemusik på alle julemarkedets dage, dels i forbindelse med selve julemarkedet på Badstuevælen, dels på Nordre Væl, hvor en del af byens juletræssalg vil være placeret (der vil også foregå juletræssalg på Badstuevælen).

4 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 4 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Her vil juletræssalg, koncerter og andre aktiviteter kunne skabe en god stemning, og vil samtidig kunne fungere som et godt og flot indgangselement til den gamle bydel. Musikskolens leder Uffe Storm arbejder sammen med kulturafdelingen om at sammensætte Et musikprogram med lokale kunstnere musikskolegrupper, lokale bands, kor. Byvandringer i Dragør by for børn og voksne med fokus på julekalender, den gamle by med havn, fiskerby, traditioner og sjove, spændende historier. Ansvarlig: Museum Amager, Lokalarkivet, Dragør Turistråd Udstilling om DR s julekalender på Dragør Museum Historien om julekalenderens tilblivelse med materiale fra DR s produktion skitser, modeller, rekvisitter mm. Ansvarlig: Museum Amager Det har været vanskeligt at få konkrete tilkendegivelser fra DR om, hvad der vil være muligt at låne. Vurderingen er, at det er usikkert om projektet kan realiseres Børneaktiviteter a. Pynt dit eget honningkagehjerte, Ansvarlig Museum Amager. Placering Museumscafé Pakhuset b. Putte kugler i Kuglen, børneaktivitet. Ansvarlig: Kunstforeningen Refleksioner: Placering i Pakhuset c. Juleklippe/klisterværksted. Ansvarlig Museum Amager. Placering Pakhuset d. Julefortællinger. Ansvarlig Museum Amager. Placering Pakhuset e. Skattejagt. Børnene skal rundt i Dragør og finde forskellige informationer. Blandt de indleverede besvarelser trækkes en eller flere vindere, der får en mindre præmie. Ansvarlig Dragør Turistråd. Fra Turist-info-boden f. Julequiz. Ansvarlig Dragør Bibliotekerne. Placering Biblioteket på Vestgrønningen g. Højtlæsning. Ansvarlig Dragør Bibliotekerne. Placering Biblioteket på Vestgrønningen h. Juleklip. Ansvarlig Dragør Bibliotekerne. Placering Biblioteket på Vestgrønningen i. Tegneserieværksted. Ansvarlig Dragør Bibliotekerne. Placering Biblioteket på Vestgrønningen (kun planlagt én dag) Alle børneaktiviteter er under planlægning. Det tilstræbes, at alle aktiviteter kan gennemføres i alle 4 weekender, men det afhænger af, om der kan fremskaffes tilstrækkeligt med frivillige.

5 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 5 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Formidling af aktiviteter Der opsættes oversigtskort og skilte, som henviser til de forskellige lokaliteter og aktiviteter. Skiltningen til Jul i Dragør skal have et ensartet og genkendeligt design. Informationerne ligger ligeledes på turistrådets hjemmeside, ligesom den findes på juleapp en. Der arbejdes med at have jule-guides (frivillige) til at byde de besøgende velkommen i Dragør, vise vej og besvare spørgsmål. I produktion Markedsføring Der formuleres en samlet strategi for markedsføringen af Jul i Dragør Jul i Dragør 2014 formidles bredt i de lokale medier som Dragør Nyt og Amagerbladet, på digitale platforme som facebook, Dragør Turistråds hjemmeside, kommunens hjemmeside, instagram, markedskalender.dk osv. Annoncering i julerelaterede medier - fx Søndagsavisens juletema og internetbaserede tjenester som aok.dk (alt om København). Markedsføringsstrategien skal have fokus på annonceringssteder, der henvender sig til børnefamilier, fx bornibyen.dk, der udsender nyhedsbreve til ca forældre i Storkøbenhavn. Herudover sattes på en bred redaktionel omtale af julemarkedet og Dragør i landsdækkende og internationale medier som følger i slipstrømmen lægger sig op af DR s lancering af julekalenderen primo november Der vil blive arbejdet med et mindre antal målrettede PR-aktiviteter, som sikrer at danske og internationale medier omtaler Dragør i forbindelse med DR s lancering af julekalenderen primo november 2014, som optakt til julemåneden i november og de tre første uger af december. Emner for PR kunne fx være Julekalenderen, sites for optagelse byvandring og Dragør; før, nu og i fremtiden Julemarked i Dragør Juletræstænding i Dragør Julehandel i Dragør Alle PR-aktivteter udføres med pressemateriale tekst, billeder - samt briefing af talspersoner, som skal sikre mest mulig effekt. Materialet distribueres til relevante medier og der følges op overfor de vigtigste.

6 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 6 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Der er lavet aftale med kommunikationsbureauet Grønbech (medio september) om at være udførende på den samlede markedsføringsstrategi for Jul i Dragør Den samlet markedsføringsstrategi fremlægges til godkendelse i Koordineringsgruppen primo oktober. Logistik Med en forventning om et stort antal besøgende i Dragør Kommune i juleperioden skal der gennemføres en række logistiske tiltag. Forvaltningen er ansvarlig for gennemførelsen af disse. Toiletfaciliteter Der lejes 2 toiletvogne fra Nordjysk Lift (7 toiletter og 2 urinaler i hver vogn), der planlægges at blive opstillet i hele perioden (27. nov-22.dec, dvs. 26 dage) ved to lokaliteter, således at man sørger for toiletfaciliteter flere steder i byen, men nær julemarkedet. De to toiletvogne placeres som vist i bilag x. Her vil man kunne tilkoble toiletvognene til kloak og efter aftale med tilstødende grundejer og butiksejer kunne trække strøm og vand til toiletvognene (ved toiletvogn nr. 2 vil man trække vand fra nærstående brandhane). Toiletvognene tilkobles kloak, da dette vil sikre bedre mod overfyldte og tilstoppede toiletvogne, der ellers vil kunne have gener for både besøgende og boende i nærheden af toiletvognene. Kommunen vil varetage rengøringen og opfyldningen af toiletvognene under julemarkedsdagene, samt VVS arbejde med opstilling, nedtagning, samt såkaldt VVS-vagt til toiletvognene i weekender, hvis der opstår problemer. I produktion Parkering: I maj 2014 fremlagde forvaltningen nedenstående plan for håndtering ag parkeringsproblematikken: Det blev anslået, at der ville være et behov for op til ca ekstra parkeringspladser pr. julemarkedsdag. Parkeringen skal ske på fast belægning på grund af årstiden. 5 arealer blev udlagt Til parkering (jf. bilag 2). Disse fem arealer vil tilsammen give ca parkeringspladser. Forvaltningen lagde op til, at der etableres et anvisningssystem for parkering, så trafikpropper undgås (rationel opfyldning af de enkelte parkeringsarealer). Transporten fra de fjernliggende parkeringsarealer til Dragør skulle klares af intern busservice. Prisen for at, sikre en intern busservice ligger omkring 800,- DKK + moms pr. time pr. bus. Denne service anses som væsentlig for en succesfuld afvikling af Jul i Dragør Udgifterne til en sådan intern busservice delvis finansieres af busafgifter. Et bud på busafgifter, som svarer til priserne ved Dragør Marked, kunne være 20,- DKK pr. billet eller 50,- DKK pr.

7 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 7 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 familiebillet (to voksne og to børn). Den foreløbige rute for den interne busservice kan ses i bilag x, men vil blive endelig udformet når det samlede program for Jul i Dragør 2014 foreligger. Arbejdet med afstribning, skilte osv. ved selve parkeringsområderne vil blive varetaget af kommunen (Vej og Gartner) og vil blive klargjort i dagene op til den første julemarkedsweekend, samt blive taget ned igen den 22. og 23. december. Forvaltningen har gennemgået ovennævnte parkeringsplan og besluttet at fastholde den. Forvaltningen foreslår imidlertid at øge antallet af shuttle busser fra én til to, således, at der vil afgå en shuttle bus hvert tiende minut fra de fjerne beliggende parkeringsområder. Pengene hertil foreslås taget fra udgifterne til at indsætte én ekstra bus i timen på linje 350 S i de sidste tre julemarkedsweekender, da det er forvaltningens vurdering, at effekten af at indsætte én ekstra bus i timen på linje 350S vil have begrænset effekt og være vanskelig at formidle ud til brugerne. Økonomi Nedenfor det reviderede budget Tabel 1 Budget Jul i Dragør 2014 DKK Aktiviteter Julemarked Pynt, inkl. lyskæder og skilte til ,- boderne El arbejde ,- Renovationsarbejde ved 8.000,- markedspladsen * Ekstra elementer til 5.000,- julemarkedspladsen Aktiviteter Udgifter til aktiviteter og ,- aktivitetskoordinering Markedsføring Grønbech Kommunikation ,- (skaffes særskilt inden for P & T s budget 2014) Annoncering i aviser, nyhedsbreve, ,- * Gældende for de sidste tre julemarkedsweekender.

8 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 8 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Logistik Parkeringsforhold Offentlig trafik Toiletfaciliteter Diverse hjemmesider mm. Produktion af skilte 3.600,- Produktion af flyers og ,- aktivitetskalendere Produktion af andet skriftligt ,- informationsmateriale inkl. Pressemateriale Intern busservice ,- Produktion af busbilletter, skilte til ,- bus og andet informationsmateriale der skal være tilgængeligt i busserne Materialer til parkeringsarealerne 2.000,- P-skilte 5.000,- Fjernes Toiletvogn (inkl. leje, transport, ,- slutrengøring) VVS-vagt 9.000,- Forbrug af el og vand ,- Rengøring/opfyldning 8.000,- Diverse uforudsete omkostninger ,- Total ,- I forbindelse med den endelige detailplanlægning af Jul i Dragør 2014 kan der ske omprioritering af midler inden for de enkelte kategorier, men den overordnede fordeling af midler på hovedposterne forventes fortsat at være gældende. Tidsplan uge Uge Indhold til juleapp lægges ind Opsætning af boder/ julepyntning Opsætning af toiletter/udlægning af parkeringsarealer mm.

9 Dragør Kommune Plan og Teknik Side nr. 9 notat: Jul i Dragør 2014 Dato: 23. september 2014 Den samlede markedsføringsstrategi færdig Jule-app færdig og tilgængeliggøres markedsføring Aktivitetskalender Endelig version Pressemøde om DR s julekalender Borgermøde Præsentation Af Jul i Dragør 2014 Produktion af PRmateriale/plakater/ Flyers Jul i Dragør 2014 på turisthjemmeside/ Facobook/instagram Opsætning af plakater/bannere Jul i Dragør 2014 åbner I januar 2015 gennemfører forvaltningen i samarbejde med koordineringsgruppen og aktivitetsgruppen en evalueringsrapport om afviklingen af jul i Dragør 2014, som fremlægges politisk februar 2015.