AFTALE. Vilkår for Frederiksberg Kommunes økonomiske bidrag til berg Experience. Indledning

Transkript

1 AFTALE Den Sagsbeh: stst01 Sagsnr.: 2012/ Dok.nr.: 2012/ Kultur, Fritid & Erhverv Tlf.: Vilkår for Frederiksberg Kommunes økonomiske bidrag til berg Experience Indledning Frederiksberg Kommune ønsker at styrke og udvikle samarbejdet og dialogen med det lokale erhvervsliv gennem Frederiksberg Experience. Kommunen ønsker at fremme involveringen af de private virksomheder i en række større arrangementer på Frederiksberg, bl.a. ved at lade Frederiksberg Experience stå for arrangementerne mod et samlet tilskud fra kommunen. Forventningen er, at Frederiksberg Experience med sin tætte kontakt til virksomhederne kan udvikle nye måder at inddrage erhvervslivet i arrangementerne. På baggrund af nedennævnte vilkår yder kommunen et samlet bidrag til Frederiksberg Experience på kr. årligt fra og med I 2012 ydes kr. Beløbet tager udgangspunkt i de faktiske udgifter Frederiksberg Kommune hidtil har haft til f.eks. afspærringer og drift til de pågældende aktiviteter, som Frederiksberg Experience så overtager med denne aftale. Dertil kommer, at Frederiksberg Kommune udlåner en kommunalt ansat medarbejder, svarende til ca. 0,65 af en fuldtidsmedarbejder, til Frederiksberg Experience med henblik på at varetage de opgaver, der overgår fra Frederiksberg Kommune til Frederiksberg Experience. Der indgås en særlig udlånsaftale herom. I det den udlånte medarbejder fysisk flyttes til Frederiksberg Experience, indgår det almindelige overhead til kontorhold, kurser mv. pr. administrativ medarbejder i Frederiksberg Kommune ( kr. årligt) i ovennævnte beløb. I 2012 indgår det halve af overheaden i det samlede tilskud. Frederiksberg Experience har siden år 1900 været byen Frederiksbergs handels- og erhvervsforening, og har p.t. ca. 175 medlemmer. Foreningen deltager i adskillige samarbejder med Frederiksberg Kommune den er bl.a. repræsenteret i Frederiksberg Erhvervsråd og i Logo Frederiksberg. Foreningens arbejde bygger på en frivillig indsats fra især bestyrelsens side, men også fra udvalgte ildsjæle blandt medlemmerne. Aftalen træder i kraft fra tidspunktet for underskrivelse.

2 Frederiksberg Experiences opgaver Bidraget fra kommunen ydes ud fra følgende vilkår og forudsætninger: 1. Arrangementer: At Frederiksberg Experience fra og med 2012 overtager ansvaret for at afholde et julemarked på Frederiksberg i minimum samme omfang som det hidtidige på Rådhuspladsen: Tilrettelæggelse, information og koordinering omkring udlejning af de 25 stadepladser Booke underholdning til scenen og aktører til juleværkstedet Udarbejde markedsføringsmateriale, hjemmeside, plakater mv. Bestille op- og nedtagning af telt, leje af messestande, scene m.v. Sørge for dekoration både ude og inde Bestille sceneteknik, lys, lyd og strøm hos rådhusservice Bestille samarit vagt (i åbningstid) samt nattevagt I beregningen af julemarkedsopgaven er der taget udgangspunkt i kommunens udgifter til at afholde julemarkedet på Rådhuspladsen. Det står således Frederiksberg Experience frit, såfremt foreningen ønsker at afholde en anden form for julearrangement i byens rum, blot ambitionsniveauet svarer til det hidtidige julemarked på Rådhuspladsen og Experience som i andre år medvirker i samme omfang som hidtil ved juletræstændingen på Rådhuspladsen. At Frederiksberg Experience fra og med 2012 har ansvaret for juleudsmykningen på de vigtigste handelsveje og alléer på Frederiksberg i minimum samme omfang som hidtil. Dog forudsætter det en tilstrækkelig egenbetaling fra forretningerne og virksomhederne på de enkelte veje. Frederiksberg Kommune betaler fortsat særskilt for strømforbruget. Guirlanderne ejes af Frederiksberg Kommune, men udlånes permanent til Frederiksberg Experience, som også varetager drift og vedligehold af lyskæderne og lyskilder. Lyskæder og lyskilder overdrages til FEX, når de er afskrevet efter ca. 8 år. Beskrivelse af opgaven: Opbevaring af juleguirlander Opsætning og nedtagning af guirlanderne Løbende vedligeholdelse af guirlanderne At Frederiksberg Experience modtager fra det lokale bybranding netværk Logo Frederiksberg kr. i 2012 til opbygning af hjemmeside/portal for projektet Gourmet Frederiksberg samt kr. årligt fra og med 2013 til den løbende drift af hjemmesiden/portalen. Dette projekt er ikke en kommunal opgave, men er en del af Logo Frederiksbergs indsatser. 2

3 At Frederiksberg Experience anskaffer og får ansvar for et antal mobile pavilloner, som skal bruges som mobile stadepladser mindst tre gange om året ved særlige lejligheder for byens handelsliv i de forskellige gadezoner f.eks. foran den nyrenoverede kirkegårdsmur på Frederiksberg Allé og andre centrale pladser i byen. Frederiksberg Experience udlejer de mobile stadepladser på markedsvilkår. Frederiksberg Kommune finansierer i 2012 anskaffelsen af pavillonerne indenfor en engangsramme på kr. Dette beløb indgår i bidraget for Baggrunden for dette engangstilskud på kr. er at Frederiksberg Experience overtager ansvaret for de i aftalen nævnte arrangementer og at Frederiksberg Experience ikke har de fornødne fysiske rammer til bl.a. julemarkedet mv. At Frederiksberg Experience fra og med 2013 har ansvaret for aktiviteter under Frederiksberg Dagene, der vedrører erhvervslivet på Frederiksberg, herunder inddragelsen og rekrutteringen af de private virksomheder i arrangementer, facilitering af fælles erhvervsarrangementer (bl.a. ved hjælp af gadezonerne) mv. Markedsføringen overfor virksomhederne skal anvende de fælles visuelle udtryk for Frederiksberg Dagene f.eks. Frederiksberg Dage plakaten, evt. i en tilpasset form. Beregningsforudsætninger for opgaven: Tilrettelæggelse, information og mødevirksomhed med de forretningsdrivende Bestille vejafspærring, skiltning i forbindelse med afspærringen, byggetilladelser til scener mv. Bestille scener, tekniker, lys og lyd Etablering af strøm Søge tilladelser iht. lovgivningen Markedsføring af begivenheder Kommunen vil fortsat stå for en lang række kulturelle arrangementer og generel markedsføring af Frederiksberg Dagene. Deltagelse i ovennævnte arrangementer skal tilbydes alle relevante virksomheder uafhængig af evt. medlemskab af Frederiksberg Experience. Brugen af bylogoet indgår som en naturlig del af markedsføringen af arrangementerne. Det understreges, at Frederiksberg Experience har metodefrihed ved løsninger af ovennævnte opgaver samt frihed til at fortage indsamlinger, opkræve et relevant deltagergebyr samt søge fonde, sponsering mv. til (med)finansiering af aktiviteterne. 3

4 2. Samarbejdsrelationer: at Frederiksberg Experience fortsat vil være repræsenteret og deltage aktivt i Frederiksberg Erhvervsråd og i Logo Frederiksberg at Frederiksberg Experience understøtter andre relevante, lokale arrangementer, møder og kampagner, ud over de specifikt nævnte i denne aftale. Det gælder bl.a. (men er ikke begrænset til) de lokale gadezoner, Frederiksberg Åbne Erhvervsnetværk, diverse erhvervsnetværksmøder, virksomhedsarrangementer mv. at der er en løbende dialog mellem Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Experience om såvel overordnede som konkrete udfordringer og problemstillinger. Udbetaling, evaluering og ophør af tilskuddet Frederiksberg Experience fremsender en faktura til Frederiksberg Kommune to gange om året fra og med 2013 i hhv. februar og august måned, hver faktura indeholder halvdelen af den årlige økonomiske ramme plus moms. I 2012 sendes en samlet faktura i september Beløbet p/l reguleres én gang årligt fra og med 2013 ligesom beløbet kan reguleres, såfremt Frederiksberg Kommunes ramme til erhvervsudvikling reguleres. Frederiksberg Experience skal indsende sit det godkendte og reviderede årsregnskab til Frederiksberg Kommune. Heri skal fremgå hvilke aktiviteter, Frederiksberg Experience har afholdt indenfor de i aftalen nævnte arrangementer. Revisionen af regnskabet skal være foretaget af en statsautoriseret eller registreret revisor. Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Experience foretager årligt en fælles evaluering, hvor grundlaget for tilskuddet og behovet for eventuelle ændringer i opgavevaretagelsen drøftes. Evalueringen forventes at finde sted i starten af året, første gang i januar Frederiksberg Kommune kan bringe denne aftale til ophør til udgangen af et kalenderår med et varsel på to måneder, hvis kommunens forudsætninger for at yde tilskuddet ændrer sig væsentligt. Kommunen står i et sådant tilfælde inde for at honorere eventuelle eksterne partnere, som der er kontraheret med i forbindelse med de arrangementer, der er nævnt i aftalen, såfremt der er tale om sædvanlige og nødvendige udgifter, der ikke har kunnet undgås. Frederiksberg Kommune kan bringe denne aftale til ophør straks, hvis Frederiksberg Experience i væsentligt omfang undlader at opfylde vilkårene for tilskuddet. Hvis tilskudsmidler måtte være anvendt i strid med formålene for tilskuddet, skal Frederiksberg Experience tilbagebetale de uretmæssigt anvendte midler til kommunen. Frederiksberg Experience kan bringe denne aftale til ophør til udgangen af et halvår med et varsel på en måned, hvis foreningens forudsætninger for at udføre opgaverne ændrer sig væsentligt. Der forventes også efter et evt. ophør af denne aftale foregå en positiv dialog mellem Frederiksberg Experience og Frederiksberg Kommune. 4

5 Frederiksberg, den 20. september 2012, For Frederiksberg Experience For Frederiksberg Kommune 5