Kursusmateriale Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Kursusmateriale Indholdsfortegnelse Udtræk af bibliografiske poster... 2 Generelle tips og tricks ved udtræk af bibliografiske poster... 2 Ret-01 (udtræk af bibliografiske poster)... 3 Print Bibliografiske masserettelser... 9 Masserettelser (manage-21)... 9 Tilføje et delfelt med et bestemt indhold til et bestemt felt Slet alle forekomster af et felt Slet delfelter for et bestemt felt Erstat en tekst med en anden tekst Tilføj et felt med delfelt(er) og bestemt indhold Skift felt Sorter delfelter Hent/Gem filer ved hjælp af en Print-03-fil Manage Oprette nye poster Erstatte eksisterende poster med nye eller ændrede poster Erstatte eller tilføje dele i/til eksisterende poster Slet felter i en post: Slet poster med manage-18: Administrative masserettelser Elib-19 (konverter systemnumre) Ret-adm Manage-62 (Opdater materialer) Batchlog Hvis Hent/Gem filer funktionaliteten mangler

2 Udtræk af bibliografiske poster Generelle tips og tricks ved udtræk af bibliografiske poster Kig altid i Hjælp for det pågældende job. Her findes mange gode informationer om hvad jobbet gør samt hvad der kan/skal inddateres i de forskellige felter. Husk at udfylde feltet inddata fil, som typisk vil være navnet på en gemt søgning på server. Medmindre jobbet skal køres på hele den bibliografiske base. I så fald udfyldes ingen inddata fil. Når uddata og inddata filnavn vælges er det vigtigt at skrive filnavnet med små bogstaver og at undgå æ, ø og å. Der må ikke være blanktegn, i stedet anvendes - eller _ Det er muligt at se status for alle udtræk (og alle andre jobs fra servicemenuen) via [A] Batchlog under fanebladet Job Manager. Her vil det fremgå om jobbet er igangværende, udført, eller udført med fejl. Ud for selve jobbet vises 1. batchjob info samt 2. Logfil, der kan give mere information om hvordan jobbet er kørt. Knappen Batchjob viser hvilke parametre det markerede job er kørt med. 2

3 Ret-01 (udtræk af bibliografiske poster) Ret-01 er et job, som udtrækker systemnumre for bibliografiske poster. Som input benyttes et søgesæt gemt på serveren. Det er systemnumrene fra dette søgesæt som bliver udtrukket i jobbet. Foruden at køre jobbet på et søgesæt, er det også muligt at køre jobbet på hele den bibliografiske base. I så fald undlades at inddatere en inddatafil. Hvis den bibliografiske base er stor kan ret-01 tage noget tid at køre. Ret-01 køres ved at gøre følgende: 1) Gå i Servicemenu -> Udtræk poster -> Udtræk poster (ret-01) 2) Ret-01 udfyldes med Inddata fil og Uddata fil. Det vil som oftest være en gemt søgning på server som ligger til grund for udtrækket. Skriv navnet på den gemte søgning, i dette eksempel solsort. Skriv ønsket navn på en uddata fil -> tryk Send til kø. a) Ret-01 har mange anvendelsesmuligheder og kan fx benyttes til at udtrække en specifik katalogisator eller et bestemt katalogisteringsniveau. Det kan benyttes til at udtrække bestemte poster og beholdninger oprettet eller opdateret i en bestemt periode. Endelig er det muligt at udtrække specifikke felter og delfelter, udtrække poster der mangler et bestemt felt/delfelt samt udtrække et bestemt indhold i et felt (se hjælpetekst for nærmere hjælp til de forskellige punkter). 3

4 I dette tilfælde udtrækkes poster med et 245 felt, der ikke i den bibliografiske post har et 856 *u tilstede. Dette gøres ved at udfylde Fra tekst og Til tekst med ZZ (dvs. at posten ikke indeholder feltet/delfeltet). 4

5 b) Ret-01 kan også bruges til at udtrække samtlige poster i en bibliografisk base. I så fald udfyldes inddata fil ikke. 5

6 Print-03 Print-03 er et job, der kan benyttes til at levere poster i MARC format (fx med henblik på eksport). Eller når der skal produceres poster i ALEPH sekventielt format (mhp at reloade eller opdatere bibliografiske poster i ALEPH). Output fra print-03 kan benyttes videre i arbejdet med at foretage bibliografiske masserettelser. Som input til print-03 benyttes et søgesæt gemt på serveren. Print-03 køres ved at gøre følgende: 1) Gå i Servicemenu -> Udtræk poster -> Udskriv eller gem MARC poster (print-03) 2) Print-03 udfyldes med Inddata fil og Uddata fil. Inddata fil vil som oftest være en gemt søgning på server. Skriv navnet på den gemte søgning, i nedenstående eksempel solsort. Skriv ønsket navn på en uddata fil, samt vælg hvilke felter der skal udtrækkes (se noter a. og b.) -> tryk Send til kø. 6

7 a. Der findes flere måder at anvende Print-03 på. En mulighed er at udtrække alle bibliografiske oplysninger ved at skrive ALL i MARC felt 1. Dette er nyttigt hvis man har brug for alle oplysningerne i den bibliografiske post. Det kan også benyttes til at tage en sikkerhedskopi af alle de bibliografiske oplysninger i posten, i tilfælde af at man senere i forløbet får lavet en uhensigtsmæssig bibliografisk masserettelse, eller af andre grunde har brug for at gemme den bibliografiske post. 7

8 b. En anden mulighed er at udtrække udvalgte felter i den bibliografiske post. Dette gøres ved at inddatere de MARC-felter som man er interesseret i at få med i udtrækket. Det er muligt at vælge op til 8 felter i alt til udtræk. Felter skrives med ## til sidst hvis indikatorerne er underordnet, ønskes bestemte identifikatorer skrives dette, fx Hvis udtrækket skal hentes via Hent/Gem filer funktionen inden viderebearbejdelse, er det en god idé at sætte tegnkonvertering til UTF_TO_8859_1. På denne måde vises særtegn korrekt. 8

9 Bibliografiske masserettelser Masserettelser (manage-21) Med jobbet Masserettelser (manage-21) kan data i et sæt bibliografiske poster ændres. Disse ændringer kan laves med manage-21: Tilføj et delfelt med et bestemt indhold til et bestemt felt Slet alle forekomster af et felt Slet alle forekomster af op til 5 forskellige delfelter for et bestemt felt Erstat en tekst med en anden tekst Tilføj et felt med delfelt(er) og bestemt indhold Skift felt Sorter delfelter 9

10 Klik på knappen for at se, hvordan jobbet kan udfyldes. Under Hjælp kan man også finde denne anbefalede procedure for manage-21: 1. Udtræk poster 2. Gem en af de udtrukne poster som et eget udtræk (fx via en gemt søgning) 3. Udfør manage-21 på den ene post uden at opdatere 4. Vurder resultatet og er det tilfredsstillende, kan du gennemføre mange-21 på den ene post med opdatering 5. Vurder resultatet: Søg posten frem og få den vist, lav evt. også et opslag med Skan. 6. Er resultatet tilfredsstillende, kan du udføre rettelsen på hele udtrækket uden at opdatere 7. Vurder resultatet, inden du gennemfører rettelsen med opdatering Tilføje et delfelt med et bestemt indhold til et bestemt felt I dette eksempel er der nogle poster, der ikke skal kunne bestilles i Danbib. Derfor skal de få et delfelt *u med teksten Kan ikke hjemlånes i opstillingsfeltet 096. De poster der skal rettes, er gemt på serveren i søgesættet ferie, der benyttes som inddata fil i skærmdump af manage-21 nedenfor. Vær opmærksom på, at delfelt og indhold vil blive tilføjet, uanset, om samme delfelt allerede findes i posten eller ikke. Delfeltet (og feltet) tilføjes ikke, hvis feltet ikke findes i posten. Kør jobbet først uden opdatering (markeret med lilla nedenfor). (dette eksempel fortsætter på næste side) 10

11 Kontroller, at den rigtige base er valgt (markeret med grønt nedenfor). Er feltet ud for Kl. blankt, startes jobbet omgående, hvis der ikke er andre jobs i gang. 11

12 Er Manage-21 kørt som vist ovenfor, kan Uddata filen ferie-ud findes under Job Managerens Printfiler (se nedenfor). Klik på Uddata fil navnet under Server fil så det bliver blåt markeret. Kontroller at Print konfig.: står til Vis udskrift (markeret med grønt), og klik Udskriv (markeret orange). Uddata filen viser postens nummer i kolonne Systemnummer, den nuværende tekst i kol. Select text, og den nye text i kol. New text. 12

13 Slet alle forekomster af et felt Inden sletning af data, anbefales at lave en sikkerhedskopi af data. Benyt jobbet Udskriv eller Gem MARC poster (print-03), beskrevet tidligere under Print-03. Kør Print-03 udtrækket med MARC felt ALL. I eksemplet nedenfor skal felt 599 fjernes. Feltet indeholder lokale procesoplysninger, og kan forekomme en eller to gange i posterne. Indikatorerne ser ud til at være 00, men der kunne være poster uden indikatorer. Poster, der skal ændres i dette eksempel er gemt i søgesættet solsort. Derpå er solsort udfyldt som Inddata fil i skærmdump nedenfor. For at teste ændringen, køres jobbet først med Nej til Opdater database (markeret med grønt). Kontroller så, at Uddata filen viser den korrekte ændring. For at gennemføre ændringen, sættes hak ved Ja udfor Opdater database. Skriv et nyt navn for Uddata filen, for at undgå at overskrive Uddata filen fra test-kørslen, og klik Send til kø. Angiv # for at ramme alle indikatorer, dvs. både blank og 0. 13

14 Kontroller resultat af test-kørslen: I Printfilen står i kol. New Tag og New Text hvilke felter / delfelter, der bliver berørt af ændringen. Det er først når jobbet køres med Ja til Opdater database at felt og feltindhold i New Tag og New Text vil blive slettet. Er jobbet kørt med Ja til Opdater, find posterne frem og kontroller stikprøver. 14

15 Slet delfelter for et bestemt felt I eksemplet nedenfor skal delfelt *u med indhold slettes fra felt 096, fordi udlån og fjernlån af posterne nu tillades. De relevante poster er gemt i søgesættet solsort på serveren. Derpå er Inddata fil for manage-21 udfyldt med navnet på det gemte søgesæt. For at ramme alle 096-felter i posterne, uanset indikatorer, er Første og Anden indikator udfyldt med #. Et felt, der kun indeholder delfelter der skal slettes, vil blive slettet helt. Indeholder posten intet 096 felt, men eksempelvis et 097-felt med delfelt *u, ændres opstillingsfeltet ikke for denne post. Kør jobbet først med Nej til Opdater database. Når resultatet af test-kørslen ser korrekt ud, køres jobbet med Ja til Opdater database. Giv Uddata filen et andet navn, f.eks. solsort-delfelt-slet2, for ikke at overskrive den første Uddata fil. Husk også at kontrollere, at den rigtige base er valgt. 15

16 Jf. listen nedenfor vil de første 7 poster få fjernet 096-felterne, mens den 8. post beholder felt 096 med delfelt *a. Den 10. post, med systemnr får ikke ændret 096-feltet. Erstat en tekst med en anden tekst En tekst kan erstattes med en anden tekst, f.eks. for at rette en forkert stavemåde. I eksemplet på næste side skal ordet solsort erstattes af ordet kage i de poster, der tidligere er gemt på serveren i søgesættet solsort. Hvis teksten skal erstattes i en bestemt felt, kan dette udfyldes under Linje i post, ud for Felt. #-tegn kan bruges som joker for at ramme flere eller alle felter i posten. Der tages hensyn til store og små bogstaver. Vær opmærksom på at også dele af et ord udskiftes, f.eks. vil Erstat denne tekst solsort med kage ændre solsortens bibliotek til kageens bibliotek. Jobbet skal (som altid) køres mindst to gange. En gang uden at opdatere databasen, ved at markere Nej til Opdater database. Ser Uddata filen efter testkørsel korrekt ud, kan jobbet genkøres med samme parametre, men skriv gerne et andet navn for Uddata filen, og sæt Opdater database til Ja for at gennemføre ændringen. 16

17 Sådan ser resultatlisten ud efter gennemførsel af ændringen: 17

18 Tilføj et felt med delfelt(er) og bestemt indhold I dette eksempel skal posterne i det tidligere gemte sæt solsort få et nyt felt 599 med aktuelle procesdata. Feltet med delfelter og indhold vil blive tilføjet, uanset om feltet allerede findes i posten eller ikke. Det er vigtigt ikke at udfylde # for Første og Anden indikator under Tilføj felt, ellers får det nye felt indikatorerne ##. Kør jobbet med Nej til Opdater database først. Kontroller at ændringen ser korrekt ud i Uddata filen. I skærmdumpet nedenfor vises den sidste kørsel af jobbet, hvor der er markeret Ja til Opdater database. (mellemliggende felter er ikke udfyldt eller sat til Nej.) Undgå at bruge tegnene,? { `^> i feltindholdet, da disse tegn ikke kan håndteres af jobbet. 18

19 Skift felt Skift felt bruges til at erstatte et felt med et andet, f.eks. for at ændre danmarc2 feltkoden 666 i posterne i sættet solsort til 630. I dette tilfælde skal Linje i post udfyldes med en MARC-feltkode. Skal ændringen kun gælde forekomster af feltet hvor der også findes et bestemt delfelt, kan det nævnes ud for Delfelt og indhold. Man kan nøjes med at udfylde delfelt med delfeltskilletegn $$, f.eks. $$s Under Skift felt udfyld Felt, Første Indikator og Anden indikator. Skriv ikke # ud for felt eller indikatorer, da # ellers vil komme til at stå i de bibliografiske poster. Kør jobbet med Nej til Opdater database først, kontroller resultatet i Uddata filen. I skærmdumpet nedenfor vises den sidste kørsel af jobbet, hvor der er markeret Ja til Opdater database. (mellemliggende dele af jobbet er ikke udfyldt.) 19

20 Sorter delfelter Oftest vil muligheden for at sortere delfelter vælges samtidigt med at en anden ændring foretages, f.eks. når et delfelt tilføjes til et felt, og dette nye delfelt ikke skal stå sidst i feltet, hvor det placeres som default. Sorter delfelter, kan også køres som eneste ændring på et sæt poster. Nedenfor skal poster i det gemte sæt solsort få en bestemt rækkefølge for delfelter i felt 096, delfelt *u skal stå før delfelterne *y og *z (markeret med orange nedenfor). Kør jobbet med Nej til Opdater database først, kontroller Uddata filen blandt Job Managerens Printfiler. I skærmdumpet nedenfor vises den sidste kørsel af jobbet, hvor der er markeret Ja til Opdater database og hvor Uddata filnavnet er ændret ift. testkørslen. (mellemliggende dele er ikke udfyldt eller sat til Nej.) (mellemliggende dele er ikke udfyldt) Her listes rækkefølgen af de mulige delfelter for det felt, der er nævnt under Linje i post. 20

21 Hent/Gem filer ved hjælp af en Print-03-fil Et alternativ til manage-21 kan være, at trække data ud af basen, foretage ændringerne udenfor Aleph, derpå importere de ændrede data og overskrive de oprindelige poster i Aleph. Benyt Udskriv eller Gem MARC poster (print-03) beskrevet tidligere, til at trække data ud. Data i udtræk kan bestå af hele bibliografiske poster, eller blot enkelte felter, som vist nedenfor. Inddata fil er et sæt poster gemt på serveren, i dette eksempel hedder det solsort. Når data trækkes ud af Aleph, vælg Tegnkonvertering UTF_TO_8859_1, så ser særtegn mest rigtige ud. Ved import skal den modsatte tegnkonvertering, 8859_1_TO_UTF, vælges. Kontroller altid poster med særtegn, da særtegn er en hyppig årsag til fejl. 21

22 Under Job Manageren, punkt [F] Hent/Gem filer (markeret med grønt) kan filer overføres til og fra serveren. Print-03 filer findes som regel i Scratch-kataloget (markeret med orange), i skærmbilledet nedenfor vises Scratch-kataloget for Bibliotek TST01. Den blåt highlightede fil solsort-dump245 er Uddata filen fra Print- 03. Hent / Gem filer består af to dele, til venstre vises filer på serveren, til højre ses de lokale filer på pc en. For at overføre filen til pc ens skrivebord, klik på knappen Skan helt til højre, for at vælge det Katalog, hvor filerne skal gemmes lokalt på pc, i dette tilfælde Desktop. 22

23 Ved klik på knappen Skan kan man i det lille vindue nedenfor vælge, hvor filerne skal gemmes. Derpå klik OK. I Aleph vil stien være udfyldt under Lokale filer, Vælg Katalog. Under Fil på server klik på den fil, der skal kopieres til Skrivebordet, så den bliver blåt markeret, som nedenfor. Derpå klik på den sorte trekant, der peger mod højre (markeret med rødt nedenfor). 23

24 I skærmdump nedenfor er filen solsort-dump245 kopieret til skrivebordet. Gå til skrivebordet eller den mappe på pc en, hvortil filen blev overført, find filen. Højreklik på den, og vælg Open, f.eks. med Notepad, for at redigere data. 24

25 Rediger data. Når alle ændringer er foretaget, gem ændringerne med Ctrl s og luk filen. Gå tilbage til Aleph [F] Hent / Gem filer, og klik Opdater-knappen forneden til højre (markeret med orange). Overfør den ændrede fil til serveren ved at klikke på filnavnet, så den bliver blåt markeret som i skærmdump nedenfor. Derpå klik på den sorte trekant, der peger mod venstre (markeret med rødt). 25

26 Klik Yes til at overskrive filen på serveren. For at undgå at overskrive den oprindelige fil på serveren, kan filens navn ændres på skrivebordet (eller der hvor filen blev gemt uden for Aleph). Overfør derpå filen med det nye navn til serveren som en ny fil. Manage-18 MARC-poster i Aleph sequentielt format kan importeres til bibliografiske baser i Aleph vha. jobbet manage- 18. Det findes fra servicemenuen under Importer MARC-poster og Load af Aleph Sequential MARC poster (manage-18). Load af Aleph Sequential MARC poster (manage-18) kan bruges til følgende: Oprette nye poster Erstatte hele eksisterende poster med hele ændrede poster Erstatte dele i poster eller tilføje dele til eksisterende poster Slet felter i en eksisterende post Slet eksisterende poster i database 26

27 Inddata fil for manage-18 skal ligge i bib01/scratch-kataloget. Manage-18 kan ikke direkte køres på et gemt søgesæt, da gemte søgesæt placeres i alephe/scratch-kataloget, dvs. et andet sted på serveren. Vær opmærksom på at det rigtige er valgt ud for Operation! F.eks. vil hak ved Tilføj nye poster, når inputfilen kun indeholder 096-linjer, resultere i nye poster, der kun består af felt 096. Kør altid manage-18 med Samtidige brugere : Multi-user, ellers låses adgang til basen for alle andre! Hvis dataudtrækket (print-03) blev foretaget med tegnkonvertering UTF_TO_8859_1, skal tegnkonverteringen nu gå den anden vej, dvs. vælg Tegnkonvertering 8859_1_TO_UTF. For at teste at de importerede / erstattede poster bliver korrekte, anbefales det, at starte med en print-03- fil med data fra kun en eller to poster. Oprette nye poster Denne funktion kan f.eks. bruges, hvis man har fået digitaliseret et antal titler så de nu haves i både fysisk og i digital form, og man vil have en post pr. materialetype, altså en slags fordobling af et sæt poster. Udtræk først hele poster på de fysiske materialer først med print-03. Print-03 filen overføres lokalt til pc en, hvor data tilrettes. Overfør filen med de ændrede poster til serveren vha. Hent/Gem filer funktionen beskrevet ovenfor. Importer posterne med manage-18, ved at udfylde print-03 filens navn som Inddata fil til manage

28 Erstatte eksisterende poster med nye eller ændrede poster Denne mulighed er nyttig når der skal ændres flere ting for et sæt poster, mens andre felter i samme post skal forblive uændrede, men heller ikke overskrives. For at erstatte hele poster, danner udgangspunkt igen et rettet Print-03 fil. Udfyld Manage-18 som vist nedenfor med Opdater eksisterende poster i databasen og Erstat hele posten. Erstatte eller tilføje dele i/til eksisterende poster I filen solsort-dump245 er 245-felterne ændret til 241-felter. Posterne i basen indeholder ikke felt 241, derfor er i eksemplet nedenfor valgt Tilføj nye felter til posterne ud for Hvis aktuelle poster opdateres. Hvis filen indeholder eksisterende felter, vælges Erstat felter i en post. Vær opmærksom på at flere forekomster af et felt erstattes med det antal forekomster for pågældende post, der står i filen. Hvis filen f.eks. indeholder et 096-felt med ændret data, mens posten i basen har felter, vil posten efter opdatering kun have et 096-felt. Vælg Indeksering Fuldt. Brug Hjælp! 28

29 Kontroller Tegnkonvertering I eksemplet nedenfor vises en post, der er blevet opdateret med Tilføj felter til posterne, hvor Inddata fil var en print-03 fil med 241-felter. 29

30 Slet felter i en post: Udfyldes manage-18 med Operation Opdater eksisterende poster og Slet felter i en post, vil felter i en post blive slettet, hvis Inddata filen (efter en print-03-kørsel) indeholder det/de felt(er). Feltet vil blive slettet, selvom feltets indhold i posten i basen ikke svarer eksakt til inddata filen, dvs. felt 241 bliver slettet fra sys= selvom ikke alle delfelter er med i inddata filen. Slet poster med manage-18: For at slette poster med manage-18 skal inddata filen indeholde systemnummer og mindst et felt med indhold. Inddata filen dannes med jobbet print-03. Vær opmærksom på at en fil med hele poster i Aleph sequential format kan bruges som inddata fil til sletning. Sådan en fil fås bl.a. ved at køre print-03 med MARC-felt ALL, hvilket typisk gøres, når man vil lave sikkerhedskopier af poster inden masserettelse. Når jobbet sletter poster, bliver der IKKE foretaget tjek på, om en post er linket til en anden post, eller om der er tilknyttet eksemplarer, subskriptioner eller ordrer, eller om materialet er udlånt etc.! 30

31 Indeholder filen kun systemnumre (som nedenfor), slettes posterne ikke. 31

32 Nedenfor vises en slettet post, kendetegnet ved DEL feltet med *a Y 32

33 Administrative masserettelser Elib-19 (konverter systemnumre) Elib-19 er et job, som bl.a. benyttes til at konvertere bibliografiske systemnumre til administrative systemnumre, baseret på en gemt søgning på serveren. 1) Start med at lave en søgning i en bibliografisk base. Gem herefter posterne på server. 33

34 2) Vælg Vedligeholdelsesprocedurer -> Konverter systemnumre (elib_19) 34

35 3) Udfyld Inddata fil (navnet på det gemte søgesæt på serveren fra punkt 1), ønsket Uddata filnavn, hvilken relation og i hvilken base jobbet skal køres. Skal du konvertere et udtræk bestående af bibliografiske systemnumre til administrative, skal du vælge den administrative base i feltet Bibliotek. 4) Resultatet af elib_19 er en systemnummerliste med administrative systemnumre, se herunder. Output fra jobbet lagres i alephe_scratch og kan derfor ikke ses med [F] Hent/gem filer funktionaliteten, men kan benyttes videre som udgangspunkt for administrative masserettelser. 35

36 Herunder er vist at det administrative systemnummer peger på 3 beholdninger, identificeret ved sekvensnummer 10, 20,

37 Ret-adm-03 Jobbet Ret-adm-03 udtrækker administrative systemnumre med bestemte værdier. Som input benyttes administrative systemnumre konverteret via elib_19. Output fra jobbet lagres i alephe_scratch og kan derfor ikke ses med [F] Hent/gem filer funktionaliteten. Ret-adm-01 køres på følgende måde: 1) Gå til Servicemenu -> Beholdning -> Avanceret udtræksformular (ret-adm-03) 37

38 2) Der er flere muligheder for at til-/fravælge hvilke værdier der skal udtrækkes på. Alt efter hvilke data man er interesseret i at rette vælges dette. Det er muligt at udtrække flere forskellige værdier ad gangen. Fx kan man udtrække både på en bestemt filial, afdeling og eksemplarstatus i ret-adm- 03 på én gang. 38

39 3) I dette eksempel udtrækkes eksemplarer med eksemplarstatus 01 og 26 fra den gemte søgning solsort som herefter er konverteret til administrative systemnumre med elib_19. Alle andre eksemplarstatus end 01 og 26 vil blive frasorteret i output fra ret-adm-03. På denne måde mindskes risikoen betragteligt for at komme til at lave administrative masserettelser på forkerte eksemplarer. 4) Output fra ret-adm-03 benyttes som inputfil for jobbet manage-62, der står for den reelle masserettelse af eksemplarerne. 39

40 Manage-62 (Opdater materialer) Manage-62 benyttes til at masserette beholdninger. Input filen er en liste med administrative systemnumre der skal være inklusive sekvensnummer. Vigtigt at vide omkring manage-62: Start altid med at inddatere en inddatafil, som ikke findes. Hvis man kommer til at køre manage-62 uden inputfil, foretages ændringerne for samtlige eksemplarer i den administrative base! Det er ikke muligt at køre manage-62 uden at opdatere eksemplarerne, også selvom ændringen står som midlertidig ændring. Lav derfor altid en test på 2-4 eksemplar for at se hvordan ændringen slår igennem. 40

41 I eksemplet herunder bliver eksemplarstatus ændret fra 01 til 02 for de administrative systemnumre der indgår i inddata filen. Det er kun eksemplarstatus 01 der ændres til 02, øvrige beholdningsdata ændres ikke. Selvom det er muligt at foretage flere rettelser ad gangen, så er det tilrådeligt at holde det simpelt. 41

42 I eksemplet nedenunder, er vist at man kan lave flere ændringer samtidigt. I eksemplet vil alle beholdningsstrenge med eksemplarstatus 01 blive ændret til 02 og alle afdelinger med værdi UDL vil blive ændret til HBS. 42

43 Batchlog Under batchlog kan man se hvilke job der er afviklet, eller er under afvikling. Samt nyttig information om jobbet er afviklet med eller uden fejl, mm. 43

44 Hvis Hent/Gem filer funktionaliteten mangler Hvis [F] Hent/Gem filer mangler, skal Aleph opdateres. 1. Luk Aleph ned. 2. Højreklik på Windowsfanen og vælg Open Windows Explorer eller Åbn Stifinder 3. Gå til C:\AL521\Alephcom\tab\DAN dobbelklik på filen Window.dat 44

45 4. Window.dat skal åbnes med Notepad, et program som findes på pc en. 5. Kopier neden linjerne nedenfor, og indsæt dem nederst i filen Window.dat AdminTree.FTP JobMgrFTP.Btn.Refresh JobMgrFTP.Btn.RefreshLocal JobMgrFTP.Btn.Browse JobMgrFTP.Static.SortOptions JobMgrFTP.Static.Library JobMgrFTP.Static.Directory JobMgrFTP.Static.ChooseDir JobMgrFTP.Sort1 JobMgrFTP.Sort2 JobMgrFTP.Sort3 JobMgrFTP.Sort4 JobMgrFTP.Sort5 JobMgrFTP.Sort6 JobMgrFTP.Tab.Screen0 JobMgrFTP.Group.RemoteFiles JobMgrFTP.Group.LocalFiles JobMgrFTPLocalDir.Title JobMgrFTPLocalDir.Static.ChooseDir #[F] Hent/Gem filer #&Opdater #Op&dater #&Skan... #Sorteret med: #Bibliotek #Katalog #Vælg Katalog #Filnavn Stigende #Filnavn Faldende #Dag / Tid Stigende #Dag / Tid Faldende #Størrelse Stigende #Størrelse Faldende #Hent/Gem Files #Filer på Server #Lokale Filer #Skan efter Katalog #Vælg Katalog til at Hente/Gemme Lokale Filer. 6. Gem ændringen med Ctrl s og luk Window.dat 7. Åbn Filen Tab_col.dat på samme måde som Window.dat filen, med Notepad. 8. Indsæt nederst i filen Tab_col.dat linjerne: JOBMGR_LCL_FTP_LIST #L Local Name C01 File name JOBMGR_LCL_FTP_LIST #L Date C02 File date JOBMGR_LCL_FTP_LIST #L Time C03 File time JOBMGR_LCL_FTP_LIST #L Size C04 File size JOBMGR_RMT_FTP_LIST #L Remote Name C01 File name JOBMGR_RMT_FTP_LIST #L Date C02 File date JOBMGR_RMT_FTP_LIST #L Time C03 File time JOBMGR_RMT_FTP_LIST #L Size C04 File size 9. Gem ændringerne med Ctrl s og luk Tab_col.dat 10. Gå til C:\AL521\Circ\tab\DAN og find Window.dat filen, åbn den med Notepad og tilføj CircAdminTree.FTP #[F] Hent/Gem filer 11. Gem ændringerne med Ctrl s og luk Circs Window.dat 12. Genstart Aleph. Hent/ Gem filer funktionaliteten burde nu være til stede. 45