Fra ide til færdigt projekt. Guide til projektudvikling i landdistrikterne

Transkript

1 Fra ide til færdigt projekt Guide til projektudvikling i landdistrikterne

2 Projektudvikling Denne guide er en hjælp til projektudvikling. Hæftet hjælper dig med at komme godt fra start og helt i mål. Ved at følge de råd, som hæftet indeholder, undgår du de mest almindelige faldgruber i processen fra ide til færdigt projekt. Guiden er udarbejdet af Aalborg Kommunes Landdistriktsgruppe.

3 Indhold Den gode idé... 4 Tænk organisering før finansiering... 6 Ideen modnes og projektet beskrives... 8 Opbakning i lokalområdet Brug af frivillig arbejdskraft Projektet gøres klar til fundraising Finansieringsmåder Ansøgninger til puljer og fonde Når pengene kommer Fortæl om projektet - igen og igen Gå i gang alle kræfter kan bruges! Ideen er blevet til virkelighed - hva så Hvor kan du få hjælp... 23

4 Den gode ide Snakken går omkring bordet i forsamlingshuset eller i idrætsforeningens omklædningsrum: Kunne vi ikke? Hvis nu vi gør sådan? - En ide er ved at blive født, og begejstringen breder sig i lokalet. Det her er simpelthen en genial ide. Selvfølgelig skal vi det! mindst: Spørg dem, I vil lave projektet til/for og lyt åbent til deres svar. Det er meget demotiverende at bruge mange kræfter på at gennemføre et projekt, som kommer til at ligge ubenyttet hen, fordi det ikke opfylder målgruppens behov. Jamen, gider unge mennesker det i dag? - Og kan det overhovedet lade sig gøre? De skeptiske spørgsmål dukker hurtigt og uundgåeligt op. Og det er nemt at miste modet på forhånd, men en god ide kan godt blive til virkelighed. Det kræver blot, at den bliver grebet ordentligt an. Det betyder dog ikke, at I helt skal ignorere de skeptiske røster. En af de vigtigste forudsætninger for at lave et vellykket projekt er, at turde stille og besvare alle de kritiske spørgsmål: Er det her nu også en rigtig god ide? Det er vigtigt at tage sig rigtigt god tid til denne fase. Snak med hinanden, spørg i jeres omgangskreds og ikke Den gode projektide opfylder et umiddelbart behov! Tænk derfor grundigt over: Hvorfor er ideen opstået? Hvorfor er der behov for netop dette projekt? Hvordan vil ideen kunne medvirke til at opfylde det behov? Hvem skal have glæde af det? Hvad efterspørger målgruppen selv? Er det stadigvæk en god ide? Skal den drejes lidt, eller er det noget helt andet, der er behov for? Hvis I efter denne snak stadig mener, det er en god ide, så er det nu, I skal have skabt en god organisering omkring projektet.

5

6 Tænk organisering før finansiering I er nu enige om, at I har en god ide! Mange griber straks pen og papir, for nu skal der sendes ansøgninger af sted til fonde og puljer. Ansøgning på ansøgning udfyldes, printes ud og afsendes. Og så sætter man sig til at vente. Ofte kommer man til at vente længe og forgæves! Resultatet af et sådan forløb tager ofte luften ud af projektet, og skeptikerne får ret. Begynd i stedet i det nære med at samle en gruppe af engagerede personer fra jeres lokalområde, der brænder for ideen. Søg efter personer med forskellige evner og talenter. Nogle er måske gode til at sælge ideen i lokalområdet. Andre er gode til at skrive, til håndværk eller tal og regnskaber, og atter andre har måske erfaring med projektarbejde. Det er vigtigt, at målgruppen for projektet er repræsenteret i gruppen så I hele tiden kan sikre jer, at projektet ikke bevæger sig væk fra det aktuelle behov. Tænk også over om der er andre ressourcer i lokalområdet, end lige netop foreningens medlemmer, eller dem der altid plejer at stille op, som det vil være godt at inddrage i gennemførelsen af projektet? Nogle ønsker at være aktive og deltage i hele forløbet. Andre vil gerne hjælpe med konkrete opgaver, når der er behov. Der skal gerne være plads til begge dele, og projektet har brug for begge parter. Den, der kan bage en kage til en informationsaften i lokalområdet er lige så meget værd for projektets gennemførelse, som den, der kan sætte ord på papir eller jonglere med budgetter, finansieringsplaner eller store maskiner. Det er dog vigtigt, at der hele tiden er nogle, der har overblik over projektet og ved, hvad næste opgave består i. Denne gruppe kan kaldes for en tovholdergruppe. Projektets tovholdere er dem, der står for at styre projektet igennem fra ide til færdigt projekt.

7 Den gode tovholdergruppe: rummer mange forskellige talenter rummer alle involverede interesser har en god forankring i de lokale foreninger og institutioner, der deltager i projektet er tilstrækkelig stor til, at arbejdsopgaverne kan fordeles men ikke større end at den samtidig er beslutningsdygtig. Undgå énmandshær! Nogle lokalsamfund er så heldige at huse en ildsjæl, der altid er villig til at stille op og gå forrest i et projekt. Men pas på: det er alt for sårbart med enmandshære. Ildsjæle kan brænde ud, flytte fra byen, blive syge, skifte arbejde og så meget andet. Og hvis der ikke er en tilstrækkelig stærk organisering omkring projektet, risikerer I, at et rigtigt godt og vigtigt projekt falder til jorden, den dag ildsjælen af den ene eller anden årsag ikke længere går forrest. Det er vigtigt, at ejerskabet bredes ud i hele tovholdergruppen og forankres der.

8 Ideen modnes og projektet beskrives Det er i tovholdergruppen ideen skal udvikles og modnes, så et egentligt projekt kan begynde at tage form. Det er nu, I skal til at forholde jer til de mere praktiske aspekter af projektet: Hvilke evner skal bruges, og hvilke aktiviteter skal gennemføres for, at projektet kan realiseres? Er der nogen umiddelbare udfordringer, I skal have styr på, før I kan gå videre fx lodsejerforhold, fredninger eller bygningsreglementet? Hvor er der gennemført lignende projekter, hvis erfaringer I kan lære af? Hvilke samarbejdspartnere skal I have med? Andre foreninger i byen, kommunen eller private lodsejere? I hvilket omfang vil I gøre brug af frivilligt arbejde, og til hvilke opgaver? Hvordan vil I sikre, at projektet lever videre de næste år? Hvem skal være juridisk ansvarlig for projektet? Oftest er det mest praktisk, at tovholdergruppen kobler sig på en eksisterende forening i lokalområdet fx borgerforeningen, idrætsforeningen eller grundejerforeningen. Sådanne foreninger har ofte overblikket over, hvad der ellers er i gang af projekter i lokalområdet, har kontakter til forskellige folk i lokalområdet og har de formelle forhold på plads fx vedtægter, CVR nr. og en NEMkonto i det lokale pengeinstitut. Disse spørgsmål er væsentlige at have styr på især i forbindelse med søgning af midler fra fonde og puljer. Nogle fonde og puljer giver ikke tilskud til uorganiserede grupper, og når et evt. tilskud skal udbetales, foregår det via et CVR nr. (det centrale virksomhedsregister som også foreninger skal tilknyttes). Kan tovholdergruppen af en eller anden grund ikke kobles på en eksisterende forening, skal gruppen sørge for, at de praktiske og formelle forhold er på plads i god tid, inden I skal begynde søgning af midler.

9 Det er også altid en god ide at få udefrakommende til at vurdere projektet. I kan fx gratis og uforpligtende kontakte Aalborg Kommunes landdistriktskonsulenter for sparring på projektideen. Projektbeskrivelse Det er på dette tidlige tidspunkt en god ide så småt at begynde at arbejde på en projektbeskrivelse. Projektbeskrivelsen skal senere bruges til at overbevise fonde, puljer og andre potentielle bidragsydere om at støtte netop jeres projekt. Arbejdet med at beskrive projektet kan også være en god hjælp til at få beskrevet projektet i detaljer og besvaret alle de nødvendige spørgsmål. På den måde kan I også sikre jer, at I er helt enige om projektets mål og indhold. En projektbeskrivelse skal indeholde: hvad det er, I vil lave og for hvem? hvorfor der er behov for netop dette projekt? hvordan vil projektet opfylde dette behov? hvilke effekter/resultater forventer I jer af projektet? hvem er I og hvordan er projektet organiseret? hvordan vil I gennemføre projektet? hvad er projektets tidshorisont? hvem skal stå for driften af projektet, når det er færdigt? hvordan skal projektet evaluere? Selv om der nu pludseligt begynder at komme fine skitser og beskrivelser på bordet, er det vigtigt at huske på, at projektet på dette stadie fortsat er i en planlægningsfase, hvor det skal kunne udvikle sig, hvis I støder på forhindringer eller får nye gode input. Også selv om det kan betyde, at der er nogen timers skrivearbejde, der må kasseres.

10 10 Opbakning i lokalområdet Næste fase er, at ideen skal sælges i lokalområdet. Det er altid vigtigt med en bred opbakning til et projekt i lokalområdet. Måske er det herigennem, at I får fat i de personer, der har de evner, I ikke selv besidder. Opbakning i lokalområdet styrker projektet; også overfor dem I senere søger finansiering hos: Tænk over, hvordan ideen kan få opbakning uden for jeres egen kreds/forening? Planlæg hvordan I vil informere lokalområdet, om det I er i gang med. I kan fx lave nyhedsbreve, hjemmeside, bruge byens infotavle, bruge lidt tid i forbindelse med en fællesspisning eller en Skt. Hans fest eller indkalde til et borgermøde. Vær åben overfor input fra og dialog med lokalområdets beboere. Jeres ide kan blive tilført gode elementer derfra. Med en god og bæredygtig ide og et solidt forarbejde, vil opbakningen i lokalområdet ofte være til stede. Er opbakningen ikke til stede, bør I grundigt overveje hvorfor: Er der blot brug for mere information og mere tid til at ideen kan bundfælles? Resten af byen har jo ikke tænkt lige så længe over ideen som jer. Eller leverer ideen ikke en oplagt løsning på et reelt behov?

11 11 Brug af frivillig arbejdskraft Brug af frivillig arbejdskraft er næsten altid i spil ved lokale projekter. Brug af frivillig arbejdskraft kan styrke jeres projekt over for fonde og andre mulige bidragsydere, og samtidig er der mange projekter, der stort set kun kan realiseres, hvis byen selv er villig til at stille op. Det er vigtigt, at I fra begyndelsen danner jer et realistisk billede af: Hvad kan og må laves med frivillig arbejdskraft? Hvor mange opgaver er der, og hvor mange arbejdstimer kan det ca. omregnes til? Har byen kapacitet til at dække dette behov? danne jer et overblik over, hvilke opgaver, der skal udføres, og hvor lang tid det vil tage. Det kan fx være en lokal håndværker, et byggemarked el. lign. Derefter kan I fx husstandsomdele en arbejdsseddel med opgaver og anslået behov i mandetimer. Her vil interesserede kunne skrive sig på, og på den måde vil I får overblik over, hvor mange hænder I kan trække på og til hvad. I kan også kontakte lokale virksomheder og spørge, om de har mulighed for at bidrage i form af fx maskiner, I har brug for eller hjælp med tegningsarbejde, tilladelser mv. Tjek hvilke regler der gælder, og hvornår/hvordan I er forpligtede til at forsikre de frivillige. Nogle fonde kan også stille krav om, at visse opgaver ikke må udføres af frivillige. Måske kan I løfte mere, end I umiddelbart går og tror? Måske mindre? Det vigtigste er, at I får sat et realistisk ambitionsniveau. Hvis det er et anlægsprojekt, og I ikke selv har gør-det-selv erfaring, så må I alliere jer med nogen udefra, når I skal

12 12 Projektet gøres klar til fundraising Tovholdergruppen skal nu i gang med at gøre projektet klar til fundraising. Beskrevet i overskrifter indeholder denne fase følgende elementer: a ) Projektbeskrivelsen finjusteres Jeres projektbeskrivelse skal sælge jeres projekt. Ofte har dem, der læser projektbeskrivelser travlt. Derfor er det en rigtig god ide hurtigt at komme til projektets kerne. Sørg for at læseren ved, hvad jeres projekt handler om allerede efter første afsnit af beskrivelsen. Herefter kan projektideen uddybes med de elementer, som fremgår af punkterne i afsnit 3, projektbeskrivelse. Er jeres projektbeskrivelse lang, dvs. over én A4-side, kan det være en god ide at lade uddybningen af jeres projektbeskrivelse indgå som et bilag, som særligt interesserede kan læse. b) Få tilladelse til projektet Til nogle typer af projekter er det nødvendigt at få byggetilladelser, tilladelser til arrangementer og lignende. Sørg for at afklare, hvilke tilladelser, der er nødvendige for jeres type projekt. Til anlægsprojekter vil det være en god ide, at kontakte Teknik- og Miljøforvaltningen og til større arrangementer fx markeder, byfester mv. skal der ofte indhentes tilladelse til afholdelse hos politi og beredskabsmyndigheder. De forskellige myndigheder skal bruge forskellige oplysninger om jeres projekt for at kunne godkende dette. Få det på plads inden I går i gang. Ellers risikerer I at spilde jeres tid på et projekt, der ikke kan gennemføres. Ved langt de fleste anlægsprojekter skal I være opmærksomme på, at der skal ansøges om byggetilladelse. En byggetilladelse har en løbetid på 2 år. c) Budget Det er meget vigtigt at få udarbejdet et ordentligt budget for projektet. Find ud af hvad tingene koster, og ikke hvad I tror, tingene koster. Læg et grundigt arbejde

13 13 i dette. Det er rigtigt ærgerligt at stå midt i et projekt og finde ud af, at det bliver dobbelt så dyrt, som man havde forstillet sig. Brug tid på at tænke over, hvilke typer af udgifter der vil komme - også i værste tilfælde. Indhent altid skriftlige tilbud og priser på både materialer og arbejde. Overvej også, om projektet har en sådan karakter, at forsikringsforhold skal medtages i budgettet. Der kan fx være tale om forsikring af materialer, den frivillige arbejdskraft og det endelige projekt. Ligeledes skal I være opmærksom på, at langt de fleste fonde og puljer stiller krav om revision af regnskab ved en registreret eller statsautoriseret revision. Udgiften hertil skal også medtages i jeres budget. d) Finansieringsplan Når I ved, hvad tingene koster, kan der udarbejdes en finansieringsplan. Find ud af hvor mange penge, der kan rejses i lokalområdet til projektet, og hvor meget der skal søges i puljer og fonde. Det gavner ofte jeres ansøgning, hvis fonde og puljer kan se, at lokalområdet er villige til at putte penge og arbejdskraft i projektet. e) Fonde og puljer Når der skal findes fonde og puljer, er det vigtigt, at I finder de puljer, der passer til projektet. At skyde med spredehagl er sjældent en god ide. Koncentrer jer om at finde de helt rigtige puljer og fonde, og undlad dem der ikke passer på projektet. Det er som oftest spild af tid. Se mere om selve ansøgningsfasen i afsnit 8. f) Plan for at gennemføre projektet Lav en tidsplan for projektets gennemførelse både for at tilvejebringe midler og for selve gennemførelsen. Sørg for at tidsplanen er realistisk. Find fx ud af hvornår der er tidsfrist i de fonde og puljer, I søger. Indarbejd dem i jeres tidsplan. Læg godt med tid ind i planen. Det er sjovere at være forud med en tidsplan end bagud. Der er også en god ide at gøre sig nogle overvejelser om, hvilke dele af projektet der kan undværes uden af den oprindelige ide forsvinder. Det er nemlig ikke helt givet, at man kan få alle pengene hjem. Søg dog fonde og puljer til det store projekt. g) Plan for drift (hvis projektet indeholder sådanne elementer) Typisk vil ingen fonde eller puljer dække løbende driftsomkostninger. Derfor er det vigtigt at have styr på, hvordan I vil klare en fremtidig drift, før I går i gang med projektet. Der er ikke meget ved at lave en flot legeplads, hvis der efter et par år ikke er råd til at vedligeholde den. Få det f.eks. indregnet i foreningens budget, eller gå ud og find sponsorer. Sørg for at der ligger faste skriftlige aftaler, hvis det kan lade sig gøre. Nu har I en egentlig projektdrejebog. Uddeleger opgaverne til dem i tovholdergruppen, der er bedst til at løse dem. Og brug drejebogen aktivt på jeres møder til at holde styr på om alle opgaver bliver løst, og hvor I er i processen. Vær åben over for, at det stadig kan blive nødvendigt at lave justeringer i jeres projekt.

14 14 Finansieringsmåder Når det kommer til finansiering af projektet, tænker mange straks på ansøgninger til fonde og puljer. Det er da også én måde at finansiere sit projekt på. Det er dog vigtigt at være opmærksom på: at man sjældent kan finansiere et projekt udelukkende med fondsmidler at der er projekttyper, der er meget svære at få finansieret med fondsmidler (fx projekteringer, forundersøgelser, renoveringer og tilbagevendende arrangementer) at det kan tage meget lang tid og være meget tidskrævende at søge fonde. Inden I kaster jer over at skrive ansøgninger, er det derfor vigtigt, at I grundigt overvejer, om jeres projekt reelt har en karakter, så det er realistisk at få fondsmidler til det, og om I er parate til at bruge de kræfter og den ventetid, der skal til. Ud over fondsmidler er der grundlæggende 3 måder at skaffe penge til et projekt: 1. foreningen kan selv tjene og/eller låne penge 2. sponsorater fra lokale virksomheder i form af penge, tjenesteydelser eller varer 3. frivillig arbejdskraft. Det vil næsten altid være nødvendigt at kombinere to eller flere af alle disse forskellige finansieringsmåder. Men vær opmærksom på, at langt de fleste fonde og puljer ikke støtter projekter, der er startet op. Så selvom I får sponsorater fra lokale virksomheder, så vent med at sætte projektet i gang, hvis I også skal søge fonde og puljer.

15 15 Ansøgninger til puljer og fonde Det er en rigtig god ide at ringe til den fond/pulje, som I har tænkt jer at søge, før I begynder at skrive ansøgningen. Fortæl dem lidt om jeres projekt, og få deres reaktion på, at I har tænkt jer at søge. Måske siger de, at jeres projekt ikke kan støttes, og så sparer I tid på ikke at skulle skrive den ansøgning. Mange sagsbehandlere fra fondene vil give jer gode råd til, hvilke ting de lægger vægt på i ansøgningen, så det er en rigtig god ide at være meget opmærksom på, hvad de siger. meget vægt på de sundhedsmæssige forhold som legepladsen kan bidrage med. Gør teksten kort og præcis, så man hurtigt ved hvad projektet drejer sig om. I de fleste tilfælde kan selve projektbeskrivelsen vedlægges som bilag. Hvis I er i tvivl om, hvordan man udfylder ansøgningsskemaerne, så ring til fonden/puljen for at få hjælp til dette. Det er en rigtig dårlig ide at springe et udfyldningsfelt over, hvis man ikke lige ved, hvordan det skal udfyldes. Herefter skal ansøgningerne skrives. Tjek om de fonde eller puljer I vil søge, har et ansøgningsskema, for så SKAL det bruges! Hvis der er en vejledning til puljen, så sørg også for at læse denne grundigt igennem. I forbindelse med ansøgningsarbejdet kan I sikkert genbruge en del fra jeres projektbeskrivelse. Men husk at tilpasse den enkelte ansøgning til den fond eller pulje I søger. Hvis I fx søger en sundhedspulje om penge til en legeplads, så læg I skal hele tiden tænke over, at sagsbehandlerne får mange ansøgninger ind. Det er derfor en god ide at sørge for, at sagsbehandleren fatter interesse for jeres projekt med det samme, og at han/hun ikke skal bruge en masse tid på at finde oplysninger, som I kunne have givet i første omgang. Etapeopdeling eller ej Det er ikke alle projekter, der har en karakter der gør, at etapeopdeling er en god ide. Ved mindre, forholdsvis enkle

16 16 projekter, fx nogle legeredskaber til en legeplads, en forskønnelse af byens torv med beplantning og krukker eller etablering af en rekreativ sti i lokalområdet, vil det ikke give mening, at etapeopdele projektet. Er der tale om et større projekt med flere forskellige delprojekter kan etapeopdeling af projektet, i forhold til søgning af fonde og puljer, være en farbar vej. Ideen med etapeopdeling er, at tovholdergruppen kan koncentrere sig om delelementer - de små skridt - frem for at skulle igangsætte alle eller flere delprojekter på en gang. I skal dog passe på med, hvordan I vælger at etapeopdele projektet, idet der kan være en hårfin grænse mellem at etapeopdele og at påbegynde projektet. Kontakt ALTID de fonde og puljer I påtænker at søge og forhør jer om deres holdning på området. En særskilt gevinst af en etapeopdeling kan være, at den samme fond/pulje ofte vil kunne søges til flere etaper. Derudover vil en gevinst være, at der hurtigere end ellers vil komme gang i projektet. Dette giver lyst og energi til at fortsætte og lokalområdet ser, at der er gang i tingene. Etapeopdeling kan også komme på tale, hvis nogle dele af projektet er væsentlige at få på plads før andre.

17 17 Ventetid Når ansøgningerne er sendt, skal I berede jer med tålmodighed. Sagsbehandlingstiden er ofte lang, og skal I søge flere steder er det ikke sikkert, at de forskellige fonde har samme ansøgningsfrist. Måske får I afslag fra en fond, og så skal der søges et nyt sted. Det tager tid og ofte rigtig lang tid. Brug ventetiden på at forberede de ting I kan, dog uden at påbegynde selve projektet, da det ofte vil være en afslagsgrund fra fonde og puljer. Find fx ud af hvem, der kan hvad, når I kommer til den praktiske fase osv. Husk også at informere omgivelserne, når I får tilsagn eller afslag. Så kan folk se, at der sker noget. Vær derfor forberedte på, at denne fase kræver tålmodighed, og sørg for at melde ud til omgivelserne, at det kan tage lang tid. Det kan være svært at bevare entusiasmen under denne fase, fordi det føles som om, der er meget langt fra tanke til færdigt projekt. Men er I på forhånd forberedte på, at der måske kan gå et år eller mere med denne proces, så føles det ikke så slemt, som hvis det kommer som en overraskelse. Brug også ventetiden på at få lagt en plan for arbejdsprocessen. Når I har en opstartsdato, skal forhold mht. forsikring af materialer og folk, der skal arbejde med etablering af projektet, bringes i orden.

18 18 Når pengene kommer Når I på et tidspunkt begynder at få tilsagn fra de fonde, I har søgt, skal I som det første sætte jer grundigt ind i de betingelser, der er for tilsagnet, og de regler, der i øvrigt gælder for brugen af pengene. Det er rigtigt ærgerligt at finde ud af, at de ting man har brugt penge på, ikke er dækket af tilsagnet. Så læs betingelserne grundigt, og ring hellere og spørg, hvis I er i tvivl. Kredit i etableringsperioden Mange fonde udbetaler først pengene, når regningerne er betalt, og projektet er afsluttet. De færreste foreninger har så mange penge på kontoen, at de kan dække de løbende omkostninger til projektet; det er jo ofte en af grundene til at søge om hjælp til finansiering ved fonde og puljer. Tag derfor kontakt til jeres pengeinstitut for at få kredit hos dem, mens projektet er i gang. De fleste pengeinstitutter plejer at se velvilligt på lokale projekter. Og med et tilsagn om penge til projektet i hånden, vil de færreste pengeinstitutter sige nej til en begrænset kreditperiode. Hvis finansieringsplanen ikke holder Til nogle projekter søger tovholderne om et beløb til gennemførelse hos én fond/pulje og får tilsagn om det fulde beløb. Projektet etableres og alle er glade. Men langt de fleste tovholdere må kæmpe en længere kamp for at få midlerne i hus. Nogle gange står de tilbage med færre penge end der skal til for at gennemføre hele projektet, og hvad gør de så? Som tidligere nævnt i afsnit 6 om klargøring til fundraising, er det en god ide at gøre sig nogle overvejelser på forkant om, hvad der eventuelt kan skæres bort i projektet, uden at den oprindelige ide forsvinder.

19 19 Har I drøftet situationen tidligere, vil der heller ikke blive så stort et tovtrækkeri i gruppen, hvis resultatet af fundraisingen er, at I ikke kan rejse alle midlerne. Inden I sætter et beskåret projekt igang, skal I have tilladelse fra de fonde og puljer, I har fået midler fra. De har støttet det fulde projekt og har en forventning om, at det er det, der gennemføres. Det vil være meget ærgerligt at gennemføre plan B og så få nej til udbetaling af pengene, fordi fonden/puljen ikke mener, at I har overholdt betingelserne for tilsagnet.

20 20 Fortæl om projektet - igen og igen... Som tovholdere kan man glemme sine omgivelser, mens man begraver sig i alle de gøremål, som skal ordnes i forbindelse med organisering. Men husk på, at den opbakning som I fik, da I udviklede projektets ide skal holdes vedlige. Det er en god ide at prioritere formidling af det, der sker i projektet. På den måde kan dem, som ikke er med i tovholdergruppen, men som gerne bidrager til projektet, følge med i udviklingen. De vil på den måde også vide, hvornår det næste skal ske, og hvornår I kalder på deres arbejdskraft. Formidling og dialog om projektets gang kan ske på forskellige måder: I kan lave nyhedsbreve/mails til omdeling eller hænge nyheder op på opslagstavler/infotavler I kan udforme en hjemmeside om projektet eller blive knyttet op på lokalområdets egen hjemmeside. I kan sideløbende med nyhedsbreve mv. afholde informationsmøder, hvor der formidles om projektets status og de næste skridt i processen.

21 21 Gå i gang Alle kræfter kan bruges Når projektet skal gennemføres, så er det med at få alle de folk af huse, der tidligere har givet tilsagn om at ville bidrage. Prøv at gøre arbejdsdage til en lokal fest og husk også at fejre det, når I når nogle milepæle på vejen. Det er vigtigt, at der er nogen, der hygger om dem, der arbejder. Det får humøret op og det giver lyst til at tage en ny tørn. Hvis det er et større projekt, I har kastet jer ud i, så forsøg ikke at drive rovdrift på både jer selv og alle de frivillige hænder i begyndelsen af projektet. Det kan være svært, fordi det hele er nyt og spændende. Men det er vigtigt, at der er nogen, der har kræfter hele vejen gennem processen og ikke mindst bagefter, når projektet skal tages i brug. Mens projektet etableres er det en rigtig god ide, at tovholdergruppen udpeger en regnskabsansvarlig og en indkøbsansvarlig. Disse personer skal varetage opgaven med at styre økonomien, bestilling og levering af materialer på de udmeldte arbejdsdage, tjekke at regningerne stemmer over ens med de varer, der leveres. Husk at gemme alle fakturaerne og regningsbilagene! Skulle I komme til at stå i den situation, at den tidsplan I har lagt for projektet ikke holder, er det vigtigt, at I tager kontakt til de fonde og puljer, der har givet tilsagn om støtte, og får deres accept af ændringen.

22 22 Ideen er blevet til virkelighed hva så Selvom projektet nu er færdigt, er der stadig ting, som skal gøres. Sørg for det første for at forsikre jeres nye investering, hvis der er tale om et anlægsprojekt. Det er rigtigt ærgerligt hvis ens projekt ødelægges af hærværk, men det er endnu mere ærgerligt, hvis man har glemt at forsikre det. Når projektet er færdigt og den sidste regning er betalt, skal I til at gøre regnskabet op. De fonde og puljer, der har givet tilsagn om at støtte jeres projekt kan stille krav om, at projektets regnskab skal revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Udgiften til dette skal også indgå i regnskabet. De fleste fonde stiller krav om at få en evalueringsrapport, når projektet er gennemført. Ring evt. og forhør jer om, hvor lidt eller meget der kræves. Men undlad ikke at indsende den, selv om I måske har fået pengene. Det kunne jo være, at I på et senere tidspunkt har et nyt projekt, I vil søge penge til. På lidt længere sigt er der også en drift at tænke på. Forhåbentlig har I tidligere i projektforløbet gjort jer nogle tanker om, hvordan denne skulle foregå. Men vedligehold er også en god lejlighed til at mødes med hinanden igen. Måske kommer I her på ting, der skal forbedres på projektet, eller måske kommer der en helt ny ide. Tillykke ideen bar Husk at glæde jer over, at jeres projekt er gennemført! Det er et stort arbejde at få projekter igennem, så man kan godt tillade sig at være stolt, når det lykkes! Laver I en indvielsesfest eller anden markering af projektet, så husk at invitere de sponsorer med, som har støttet projektet. Det skaber velvillighed overfor jer og de nye projektideer, I måtte komme på, og som I også gerne vil have hjælp til at gennemføre.

23 23 Hvor kan du få hjælp Projektvejledning generelt: Hvis du har spørgsmål til denne guide, eller til projektudvikling generelt, er du altid velkommen til at kontakte Landdistriktsgruppen i Sundhed og Bæredygtig Udvikling. Vi rådgiver gerne om projektudvikling, organisering, fundraising mv. Særligt for anlægsprojekter: Lokale og Anlægsfonden har udgivet en række rigtigt gode pjecer for om planlægning af byggeprocessen, brug af frivilligt arbejde i byggeri og byggeristyring. Pjecerne kan downloades fra fondens hjemmeside eller bestilles for 20 kr. Klik ind på og find den konsulent, der ved noget om netop den type projekt, I planlægger eller er i gang med. Dansk Byggeri har desuden udgivet bogen Brug hovedet når du bygger der giver gode råd om aftaler og tilbud, styring af byggeri med professionelle håndværker, rettigheder og pligter, klagemuligheder mv. Bogen kan bestilles gratis på hjemmesiden

24 Sundhed og Bæredygtig Udvikling Landdistriktsgruppen Rantzausgade Aalborg 2009 Fotos: Aalborg Kommune Layout og tryk: novagraf a/s