Praktisk information. til medlemmer af kommunalbestyrelsen. December 2016

Transkript

1 Praktisk information til medlemmer af kommunalbestyrelsen December

2 Kommunalbestyrelsesmøder... 4 Afbud til møder... 4 Hvem sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen... 5 Politiske udvalg... 5 Mødekalender... 6 Mødemateriale... 6 Lydoptagelse... 6 Vederlag... 6 Skattekort og kontooplysninger... 7 Kørselsgodtgørelse... 7 Hjemmearbejdsplads... 7 Hotline til IT-teamet... 7 Opbevaring og afhentning af fortroligt materiale... 8 Forsikringer... 8 Budgetseminar... 8 Kattegat-kursus... 8 Kurser... 8 Partoutkort til kulturelle institutioner... 8 Introduktion til direktørområderne... 9 Organisationsdiagram for Herlev Rådhus... 9 Introduktionspakke... 9 Kontakt til rådhuset Adgang til rådhuset Rygning Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer Direktionssekretariatet Vielser - generelle retningslinjer Her kan du finde mere information herlev.dk Herlev Intra kommunens intranet Herlev Bladet og Herlev info HerlevBogen Nyhedsbreve fra Herlev Kommune Magasinet Danske Kommuner Herlev Kommunes byvåben

3 Kære kommunalbestyrelsesmedlem Som kommunalbestyrelsesmedlem er der mange ting og oplysninger at sætte sig ind i og forholde sig til. Vi har forsøgt at gøre det lidt nemmere, hvad angår det rent praktiske, ved at samle forskellig information, som kan være nyttig at vide som medlem af kommunalbestyrelsen. Er du blevet genvalgt, kender du formodentligt til mange af områderne, men kan måske have brug for en genopfriskning fx af enkelte regler. Brug dette opslagsværk og giv meget gerne Direktionssekretariatet en tilbagemelding på indholdet: Hvad savner du, hvad skal uddybes etc. God læselyst! Venlig hilsen Thomas Gyldal Petersen Kommunalbestyrelsesmøder Der er kommunalbestyrelsesmøde én gang om måneden, undtagen i juli. Den lukkede dagsorden behandles kl Herefter er der fælles middag i mødelokale 325, blok C, 2. sal. Det åbne møde begynder kl Her er adgang for borgere og presse. Læs mere i folderen Spørgetid, som er en del af den udleverede introduktionspakke. På følgende datoer afholdes kommunalbestyrelsesmøder i 2016: 20. januar Juli sommerferie 10. februar 17. august 16. marts 14. september 13. april 12. oktober 11. maj 9. november 15. juni 14. december Afbud til møder Er du forhindret i at deltage i kommunalbestyrelsesmøder og/eller spisning samt økonomi- og planlægningsudvalgsmøde, skal du melde afbud til Direktionssekretariatet, enten via mail til dirsekr@herlev.dk eller telefonisk på lokal Dette gælder også, hvis dit afbud kun gælder f.eks. det lukkede møde. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf Afbud til møder i stående udvalg meddeles til Direktionssekretariatet på tlf

4 Hvem sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen Af oversigtskortet fremgår, hvem der sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen. Politiske udvalg Herlev Kommune har nedenstående syv politiske udvalg: Økonomi- og Planlægningsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget 5

5 Politiske gruppemøder Herlev Kommune sørger gerne for lokalereservation, opdækning med papir, blyanter, pastiller, glas og blandede vand til politiske gruppemøder. Partierne sørger selv for koordinering af disse møder. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf Mødekalender Der udarbejdes en mødekalender med alle møder for kommunalbestyrelsen, Økonomi- og Planlægningsudvalget og de stående udvalg. Hvert efterår uploades en mødekalender med det kommende års møder på Mødeindkaldelser Når den politiske mødekalender er endelig tilrettelagt indkalder hhv. Direktionssekretariatet og stabene til de politiske møder (Økonomi- og Planlægningsudvalg, Kommunalbestyrelse, og stående udvalg) elektronisk via Outlook. Indkaldelsen sendes til mail.. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf Mødemateriale Du kan finde alle politiske dagsordener på PolWeb (til brug for læsning fra pc) og via First Agenda (til brug for læsning og materialebehandling via ipad). Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf Lydoptagelse Kommunalbestyrelsesmøderne, både den åbne og lukkede del, optages på bånd. Du har mulighed for at høre optagelsen ved at kontakte Direktionssekretariatet. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf Vederlag Nedenstående satser for vederlag bliver fremlagt på det konstituerende kommunalbestyrelsesmøde. Der ydes et fast vederlag for hvert udvalg, det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem er medlem af. Alle vederlagene udbetales månedsvis forud. Der ydes således ikke særskilt vederlag for tabt arbejdsfortjeneste, børnepasning, mødediæter m.v. i forbindelse med hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Beløbet fordeles ligeligt mellem udvalgsmedlemmerne dog ikke udvalgets formand. Det månedlige vederlag til udvalgsmedlemmer er følgende: Økonomi- og Planlægningsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Kultur og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Børn og Ungeudvalget 1.500,99 kr. 563,13 kr. 6

6 Vederlag til udvalgsformændene for de stående udvalg er følgende pr. måned: Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Kultur og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Børn og Ungeudvalget 3.910,93 kr. Kontaktperson: Center for IT, Personale og Økonomi, Claus Chammon, tlf Skattekort og kontooplysninger Herlev Kommune får automatisk de nødvendige oplysninger til brug for udbetaling af vederlag mv. Vederlag udbetales via den enkeltes NemKonto. Kontaktperson: Center for IT, Personale og Økonomi, Claus Chammon, tlf Kørselsgodtgørelse Afregning af udgifter til kørsel i egen bil sker måneds/kvartalsvis bagud gennem indsendelse af bilag eller kilometeropgørelse på en særskilt kørselsrapport, der kan rekvireres på Herlev Intra eller hos Personale. Hvis Personale modtager indberetningsskemaet inden den 6. i hver måned, vil afregningen ske sammen med udbetaling af vederlag for den følgende måned. Kontaktperson: Center for IT, Personale og Økonomi, Claus Chammon, tlf Hjemmearbejdsplads Som medlem af Herlev Kommunalbestyrelse får du udleveret en standard itpakke, der indeholder en ipad Air (64 Gb) med cover og tastatur. Der er trådløst netværk i kommunalbestyrelsessalen samt i udvalgslokalet (lokale 025). Man kan via den udlånte ipad opnå adgang til First Agenda. Du får adgang via en præinstalleret app, og skal således være opkoblet til internettet. På First Agenda finder du dagsordner, bilag og referater for kommunalbestyrelsen. Endvidere har du adgang til dokumenter for de politiske udvalg, som du måtte være repræsenteret i. Adgang til First Agenda, og rettigheder styres af Direktionssekretariatet. På ipad en er der installeret en app, DME, som giver dig adgang til og kalender på din mailkonto. Kontaktperson: IT, eller Direktionssekretariatet, tlf Hotline til IT-teamet Skulle der opstå problemer med at tilkoble sig kommunens trådløse netværk eller til personlig mail og kalendersystem via DME, henvises der til Herlev Kommunes IT-team på telefon eller på 2.level@herlev.dk. 7

7 Opbevaring og afhentning af fortroligt materiale Fortroligt materiale skal behandles med omtanke. Ønsker du at skille dig af med fortroligt materiale bedes, du medbringe det ved førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, hvor det vil blive indsamlet og destrueret. Kontaktperson: Intern Service, tlf Forsikringer Der er tegnet en kollektiv ulykkesforsikring, der dækker alle kommunalbestyrelsesmedlemmer. Der er desuden tegnet en bestyrelses- og direktionsansvarsforsikring. Kontaktperson: Center for IT, Personale og Økonomi, Tanja Michelsen tlf Budgetseminar Der afholdes et årligt budgetseminar i august. Kattegat-kursus Herlev Kommune tilbyder alle nye kommunalbestyrelsesmedlemmer at deltage i et Kattegat-kursus arrangeret af COK (Center for Offentlig Kompetenceudvikling). Kattegat-kurset er et introduktionskursus for nye kommunalbestyrelsesmedlemmer til rollen som kommunalbestyrelsesmedlem og giver en grundlæggende og intensiv introduktion til arbejdet i en politisk valgt bestyrelse og samspillet med det omgivende samfund. Kattegat er en fiktiv kommune, der bruges som eksempel i undervisningen. Kurser Kommunalbestyrelsen har besluttet, at det kun er til faste og tilbagevendende KL-kurser, at udgiften afholdes af Herlev Kommune. Dette være sig for eksempel KØF, KL-Topmøde for delegerede, Job Camp samt Børne- og Kultur Topmøde. For øvrige kurser er det besluttet, at medlemmerne selv afholder kursusafgiften. Partoutkort til kulturelle institutioner Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer får sammen med introduktionspakken udleveret et partoutkort, som udformes af Kommunikation. Kortet kan kun benyttes, når kommunen har stillet lokalerne gratis til rådighed for arrangementet. Gammelgaard Kunst- og Kulturcenter Herlev Hallerne Herlev Stadion Herlev Medborgerhus Herlev Skøjtehal Herlev Teaterbio 8

8 Hjortespringbadet Herlevbadet Kildegårdshallen Skinderskovhallen Kontaktperson vedr. partoutkort: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf Introduktion til direktørområderne I starten af en ny valgperiode bliver der afholdt introduktionsmøder til de forskellige direktørområder ved direktørerne. Al henvendelse fra kommunalbestyrelsesmedlemmer til direktørområderne skal gå gennem Direktionssekretariatet. Organisationsdiagram for Herlev Rådhus Introduktionspakke I starten af en ny valgperiode udleveres følgende: Kommunale styrelsesregler Pjecen Spørgetid ved kommunalbestyrelsesmøder Budget Partoutkort Invitation til introduktionsmøder Politisk mødekalender Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, lokal

9 Kontakt til rådhuset På herlev.dk kan man finde rådhusets telefonnumre, lokale telefon- og åbningstider samt mailadresser. Åbningstider for personlige og telefoniske henvendelser: Mandag: kl Tirsdag: kl Onsdag: Lukket Torsdag kl samt (Borgerservice og Jobcenter dog til kl ) Fredag: kl Mailadresser: Herlev Kommune Borgmester Kommunaldirektør Direktionssekretariatet Via borger.dk kan du med din NemId let underskrive og kryptere dine mails til Herlev Kommune. På herlev.dk kan du læse mere om sikker post. Du kan også vælge at hente og installere Herlev Kommunes certifikat, som er nødvendig for at kunne kryptere mails med personfølsomme oplysninger sikkert. Adgang til rådhuset Du får et adgangskort og en nøgle, og du skal kvittere for begge dele. Adgangskort og nøgle leveres til dig privat af en rådhusbetjent. Skulle du være uheldig at miste adgangskort eller nøgle, skal du kontakte Intern Service, tlf Rygning Herlev Rådhus er røgfrit. Det er dog tilladt at ryge i området ved cykelskuret over for indgang B. Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer Direktionssekretariatet samler alt ekstern post og sender til medlemmerne én gang om ugen. Post, der er samlet forud for et kommunalbestyrelsesmøde, lægges på det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems plads i kommunalbestyrelsessalen. Henvendelser til kommunalbestyrelsen besvares som hovedregel af borgmesteren på vegne af Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsens medlemmer får kun tilsendt sådanne henvendelser, såfremt den pågældende borger udtrykkeligt anmoder om det. Direktionssekretariatet opdaterer løbende en oversigt over stamdata (f.eks. adresse, mailadresse og telefonnummer) for kommunalbestyrelsesmedlemmer. Det er derfor vigtigt, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem straks orienterer Direktionssekretariatet ved ændringer. 10

10 Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet er sekretariat for borgmester og direktionen. Direktionssekretariatets hovedopgaver er betjening af kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Planlægningsudvalget, varetagelse af vielsesområdet, kommunal-, regions- og folketingsvalg herunder folkeafstemninger samt sekretariatsfunktioner for borgmester og direktion. Direktionssekretariatet er ansvarligt for dagsorden og referat til Økonomi- og Planlægningsudvalget, Herlev Kommunalbestyrelse samt alle stående udvalg. Vielser - generelle retningslinjer Borgmesteren kan vælge at bemyndige et kommunalbestyrelsesmedlem til giftefoged. Bemyndigelsen kan være stående eller gives som enkeltstående bemyndigelse i særlige tilfælde. Alle borgere, der ønsker vielse på Herlev rådhus, skal aftale de praktiske detaljer med Direktionssekretariatet. Det er således ikke muligt for et kommunalbestyrelsesmedlem at aftale en vielse direkte med en borger. Borgerlige vielser foregår på Herlev Rådhus, og kun i særlige tilfælde (sygdom eller lignende) i eget hjem, på plejecenter eller hospital. Her kan du finde mere information herlev.dk På herlev.dk kan du under Om kommunen finde en masse faktuelle oplysninger om kommunen, dens historie etc. Fra forsiden af herlev.dk kan du gå direkte til politikerweb. Fire indgange Borger, Erhverv, Selvbetjening og Om kommunen giver sammen med en række visuelle indgange besøgende et godt udgangspunkt for at finde relevante kommunale informationer. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf Herlev Intra kommunens intranet Herlev Kommunes intranet hedder Herlev Intra. Her kan du læse interne nyheder fra kommunen, personalepolitikker m.v. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf Herlev Bladet og Herlev info I anden sektion på næstsidste side i Herlev Bladet annoncerer Herlev Kommune hver uge. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf

11 HerlevBogen HerlevBogen udarbejdes og uddeles i samarbejde med Herlev Bladet i juni, og består af et kommunalt afsnit (de røde sider), som Herlev Kommunes kommunikationsteam indsamler, bearbejder og ajourfører fra år til år. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf Nyhedsbreve fra Herlev Kommune Herlev Kommunes generelle nyhedsbrev, Nyt fra Herlev Kommune, indeholder små notitser og nyheder, der linker videre til hjemmesider samt artikler om kommunens virke, kommende og igangværende projekter og andre emner af interesse for borgerne. Du finder og abonnerer på nyhedsbrevet under herlev.dk/nyheder. Du kan også abonnere på nyhedsbrevet Erhvervsnyt hvor notitser, nyheder og artikler er målrettet det lokale erhvervsliv. Kontaktperson: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf Magasinet Danske Kommuner Som kommunalbestyrelsesmedlem får du automatisk tilsendt magasinet Danske Kommuner til din privatadresse. Kontaktperson: Intern Service, tlf Herlev Kommunes byvåben Herlevs kommunevåben/byvåben er delt i to: Herlev og Hjortespring, som er symboliseret af en rist og en hjort. I kommunevåbnets venstre halvdel ses den rist, martyren Skt. Laurentius blev brændt på i Rom i år 258. Relationen til Herlev består i, at klokken i Herlev Kirkes tårn er indviet til Skt. Laurentius. Den springende hjort symboliserer naturligvis Hjortespring, kommunens nordlige del. Kommunevåbnet er registreret i 1949 og er tegnet af Aage Wulff med heraldisk bistand af statens daværende heraldiske konsulent, arkivar i Rigsarkivet, P.B. Grandjean. I 1998 blev kommunevåbnet moderniseret af grafisk designer Jakob Kühnel. 12