Administrativ praksis

Transkript

1 Administrativ praksis Landsstyrelsen

2 Administrativ praksis Landsstyrelsen Dette hæfte er udarbejdet til brug for nye landsstyrelsesmedlemmer og beskriver nogle af de administrative rutiner, det kan være hensigtsmæssigt at kende som landsstyrelsesmedlem i DOF. Indhold Generelt Diæter og befordring... side 3 Refusion af udlæg... side 3 Dagsordenspunkter... side 3 Betegnelser for møder og bilag... side 3 Adresseliste m.m.... side 3 Mødeplan for landsstyrelsen side 3 Bilag Retningslinjer for dækning af landsstyrelsesmedlemmers udgifter i forbindelse med møder/rejser m.v.... side 4 Refusionsskema... side 5 Forretningsorden for landsstyrelsen... side 6 Behandles af landsstyrelsen den 10. maj

3 Generelt Diæter og befordring Landsstyrelsesmedlemmer får dækket deres udgifter til rejser og fortæring. Landsstyrelsesmedlemmer modtager desuden diæt for deltagelse i møder i landsstyrelsen og udvalg m.v. nedsat af landsstyrelsen (se bilag 1). Refusion af udlæg Skema til anmodning om afregning af udlæg findes som bilag 2 i dette hæfte eller på DOF s hjemmeside. (Medlemsservice>Skemaer) Skemaet med bilag i form af DSB-billetter eller lignende indsendes til sekretariatet senest den 20. i en måned, hvis refusionen ønskes udbetalt ved månedens udgang. Overholdes tidsfristen ikke, vil refusionen blive udbetalt ved udgangen af måneden efter. Dagsordenspunkter DOF s landsformand udarbejder dagsorden for landsstyrelsesmøder i samarbejde med sekre tariatet. Punkter, som ønskes optaget på et landsstyrelsesmøde, skal være sekretariatet i hænde inden 3 uger før mødets afholdelse. For at få et emne optaget, skal det være beskrevet så udtømmende, at teksten kan stå alene uden at skulle uddybes med mundtlige fremlæggelser. Dette skyldes bl.a. hensynet til forbe redelse til landsstyrelsesmøder, hvor det skal være muligt at drøfte de enkelte punkter i regions kredsbestyrelsen forud for landsstyrelsesmødet. Det er ikke nok, at et emne har været omtalt i et referat af et møde. Betegnelser for møder og bilag Møderne i landsstyrelsen nummereres og sammenstilles med en forkortelse (LS) samt årstallet for mødets afholdelse. Det konstituerende møde i landsstyrelsen 2015 betegnes således: LS Nummereringen bruges også i bilag på følgende måde: Bilag LS betyder, at bilaget vedrører dagsordenen til 106. LS møde i angiver, at det er punkt nr. tre på dagsordenen. 1 angiver, at det er bilag et. Hvis der kun er ét bilag til punktet, angives det ekstra ciffer ikke. Mødeindkaldelser/dagsordener angives ikke særskilt, medens der ved referat af møder tilføjes referat. Adresser og kontaktoplysninger m.m. Adresse og kontaktoplysninger over landsstyrelsens medlemmer findes på DOF s hjemmeside. Mødeplan for landsstyrelsen LS-møde søndag 10. maj LS-møde lørdag 19. september og søndag 20. september LS-møde fredag 27. november LS-møde lørdag 23. januar LS-møde fredag den 11. marts 2016 Næste landsmøde er 21. og 22. maj 2016 Oversigt over ydelser fra DOF Ydelse Aktivitet Udvalg v/ egen foranledning Sekretariatsbistand Udvalg nedsat af LS Møder på nettet og telefonmøder Udvalg nedsat af sekretariatet eller efter aftale Møder indkaldt af formand/ LS-møder Netværk efter aftale + efter aftale Rejseomk.* + + efter aftale + + Ophold (+) (+) Diæt + + *Udgifter til rejse og fortæring kan maksimalt udgøre beløb svarende til statens regler. (+) under forudsætning af, at det er billigere end at rejse frem og tilbage eller at det ikke er muligt at komme tilbage inden for en rimelig tid (fx Bornholm). 3

4 Bilag 1 Retningslinjer for dækning af møde- og rejseudgifter m.v. 1. Retningslinjerne omfatter 1.1 Landsstyrelsesmedlemmer, når disse deltager i møder i deres egenskab af landsstyrelsesmedlem Suppleanter for landsstyrelsesmedlemmer, når disse deltager i møder/arrangementer som suppleant for et landsstyrelsesmedlem. 1.3 Medlemmer i udvalg m.v., som er nedsat af landsstyrelsen eller som efterfølgende er godkendt af landsstyrelsen. 2. Retningslinjerne gælder for 2.1 Landsstyrelsesmøder 2.2 Møder i udvalg m.v. nedsat af landsstyrelsen 2.3 Konferencer, seminarer og lignende, hvor pågældende (via landsstyrelsen, formanden eller sekretariatet) er specielt indbudt til at repræsentere DOF. 3. Konferencegebyr Udgifter i forbindelse med de under pkt. 2.3 nævnte arrangementer dækkes af DOF. 4. Rejseomkostninger 4.1 DOF dækker udgifter til billigste offentlige transportmiddel. 4.2 DOF yder Befordringsgodtgørelse for kørsel i egen bil (= statens højeste takst). For bosiddende på Bornholm vælges billigst mulig befordring. 5. Overnatning 5.1 DOF dækker udgifter til overnatning ved møder af flere dages varighed. 5.2 Som hovedregel dækkes ikke for overnatning og fortæring forud for eller efter mødet. 6. Fortæring 6.1 DOF dækker udgifter til fortæring under rejsen, når denne strækker sig henover et hovedmåltid. 6.2 Ved overnatning i forbindelse med møder dækkes ikke udgifter til forbrug af minibar, telefon m.v. 7. Dokumentation 7.1 Udgifter refunderes efter bilag for udlæg og/eller opgørelse af antal kørte km. ved befordring i egen bil. 7.2 Udgifter refunderes ved indsendelse af refusionsskema vedlagt originalbilag. 7.3 Indsendelse af bilag skal ske senest den 20. i en måned. Refusion af udgiften sker herefter ved månedens udgang. Gældende fra 10. maj

5 Bilag 2 Refusionsskema Udfyld skema online og send til DOF via mail ved tryk på knappen Send forneden, eller udskriv skema og indsend til DOF, Ny Østergade 7, 1. sal, 4000 Roskilde Anmodning om udbetaling af refusion for befordring og udlæg samt diæter Indsendt af Navn Adresse Postnr. og by cpr. nr. Reg.nr. og kontonr. Specifikation MØDE DIÆT* BILAGSREF.** KØRSEL MØDEANLEDNING dato kr. kr. antal km Skema til eget brug hentes på I alt kr. 0,00 Antal km i alt dato og underskrift 0,00 (NB! Send -funktionen virker ikke, hvis du bruger Google Chrome som browser) Send >>> * kun for landstyrelses-og udvalgsmøder jf. reglerne herfor ** originalbilag skal være vedlagt/vedhæftet opgørelsen, som skal være sekretariatet i hænde senest 8 dage efter mødets afholdelse Version

6 Bilag 3 Forretningsorden for landsstyrelsen Nedennævnte punkter er et supplement til Dansk Oplysnings Forbunds vedtægter: 1 Landsstyrelsen konstituerer sig med en næstformand, som vælges for to år ad gangen i lige år. 2 Landsstyrelsen konstituerer sig med et forretningsudvalg, som består af landsformand, næstformand og yderligere to landsstyrelsesmedlemmer. De to landsstyrelsesmedlemmer vælges for en toårig periode, således at der hvert år vælges ét nyt medlem. Der kan ske genvalg én gang efter udløbet af en toårs periode. Forretningsudvalget er bemyndiget til at træffe afgørelser i presserende sager. Landsstyrelsen orienteres herom på næstfølgende møde. 3 Landsstyrelsen konstituerer udvalg på første møde efter en ordinær generalforsamling. Landsstyrelsen nedsætter udvalg efter behov. 4 Landsstyrelsen afholder mindst fire møder årligt. Møderne fastlægges i en mødeplan for èt år ad gangen. Planen kan fraviges efter behov. 5 Landsformanden fastsætter dagsordenen for møderne i samarbejde med sekretariatslederen og foranlediger, at dagsordenen med bilag mailes til samtlige landsstyrelsesmedlemmer senest 14 dage før mødets afholdelse. Suppleanter for landsstyrelsesmedlemmer, regionskredsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter til disse samt medarbejdere modtager samtidig via en dagsorden med bilag til orientering. 6 Ønsker et medlem et punkt optaget på dagsordenen, skal det meddeles landsformanden via sekretariatet senest tre uger før mødets afholdelse. Hvis det ønskede ikke optages som punkt på dagsordenen orienteres der herom og begrundelse herfor gives på det kommende landsstyrelsesmøde og anføres i mødereferatet. 7 Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et møde, indtræder 1. suppleanten for medlemmet og ved dennes forfald 2. suppleanten med stemmeret. Ved forfald skal medlemmet hurtigst muligt meddele dette til sekretariatet, som indkalder 1. suppleanten og ved dennes forfald 2. suppleanten. 6

7 8 Sekretariatslederen deltager i landsstyrelsens møder. Derudover deltager en af medarbejdersamrådet udpeget repræsentant som tilforordnet/gæst med taleret, men uden stemmeret. Enhver medarbejder kan deltage i landsstyrelsens møder efter opfordring fra landsstyrelsen, formanden eller sekretariatslederen. 9 Landsformanden (eller i dennes forfald næstformanden) leder forhandlinger og eventuelle afstemninger. 10 Landsformanden sikrer, at der føres protokol over alle beslutninger, og at den i protokollen indførte beslutning oplæses ved afslutning af hvert dagsordenspunkt. a. Et medlem er berettiget til i kort form at få afvigende mening ført til protokols og medtaget i referatet. b. Landsformanden og sekretariatslederen underskriver protokollen. Ved disses forfald underskriver hhv. næstformand og/eller sekretariatslederens stedfortræder. c Senest fire dage efter mødets afholdelse skal Landsstyrelsens medlemmer have tilsendt referat til godkendelse via . Kommentarer til referatet skal være meddelt sekretariatet inden en uge fra udsendelsen. Herefter lægges det godkendte referat på Medlemsnet. Revisor modtager samtidig mail med referatet. 11 Et medlem kan ikke deltage i behandlingen af en landsstyrelses- eller udvalgssag, hvis vedkommende eller vedkommendes skole - har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Bestemmelsen gælder også hvis vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald. Behandles af landsstyrelsen den 10. maj

8 Dansk Oplysnings Forbund Tlf