Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Borgerservice centret

Transkript

1 Medarbejder udvikling og øget effektivitet i Borgerservice centret

2 God borgerservice er god forretning! Undersøgelse viser en direkte sammenhæng mellem oplevelsen af jeres Borgerservice, og borgernes vilje til positivt at omtale kommunen for andre. Ca. 47% af kunderne har delt deres kundeoplevelse med andre. Ca. 90% af al Word of mouth vedr. kundeservice sker uopfordret! Kilde: Analyseinstituttet Wilke, marts 2015: Danskernes syn på kundeservice

3 Hvad er vigtigt for borgerne, for en positiv oplevelse af kontakten til Borgerservice? Kilde: Analyseinstituttet Wilke, marts 2015: Danskernes syn på kundeservice

4 Hvorfor overvejer jeres kunde at skifte leverandør? 9% fordi de bliver fristet af et tilbud fra anden side! 14% fordi er utilfredse med produktet! MEN 9 ud af 10 fordi de oplever DÅRLIG KUNDESERVICE!

5 Undersøgelser viser at Kun 52% af kunder synes de oplever god kundeservice! Virksomheder som prioriterer og arbejder med kundeoplevelsen har 60% højere omsætning! Det koster op til 7 gange så meget at skaffe en ny kunde! God kundeservice oplevelse skaber mere positiv omtale end pris I hver fjerde anbefaling, fremhæves virksomhedens kundeservice 96% af kunder siger de har tillid til word of mouth Kilde: Analyseinstituttet Wilke, marts 2015: Danskernes syn på kundeservice

6 Samarbejde med RECORDIT giver jer mulighed for : At øge borgertilfredshed Bedre indsigt i og forståelse for borgerne og deres henvendelser, giver meget værdifuld viden.

7 Samarbejde med RECORDIT giver jer mulighed for : At øge medarbejder tilfredshed, engagement og tryghed Øget uddannelsesniveau giver øget medarbejdertilfredshed, hvilket erfaringsmæssigt giver øget anciennitet. - Det giver besparelser på uddannelses- og oplæringsomkostningerne.

8 Samarbejde med RECORDIT giver jer mulighed for : Større effektivitet for jeres Borgerserviceledelse! Effektiv udnyttelse af jeres teamlederes tid - Større effektivitet giver overblik og overskud til mere kvalitet i arbejdet

9 Jeres udbytte Øget medarbejder tilfredshed, engagement og tryghed = større anciennitet Øget uddannelsesniveau, udvikling og indlæring = øget kvalitetsniveau Øget borgertilfredshed Større effektivitet = bedre økonomi Investering med høj ROI

10 - samt kvalitetssikring af jeres Kontaktcenter Kalibrering af standarder og niveauer Ensartet evaluering af medarbejderne Sikring af fælles kvalitetsmål Anvendes korrekt spørgeteknik og håndtering af indvendinger? Har medarbejderen sikret sig kundens accept på indgået aftale? Er oplysninger modtaget under samtalen, registreret korrekt?

11 Oversigt over optagelser Adgang til optagelser sker nemt via en internetbrowser. Når man har logget ind, får man med det samme en oversigt over seneste optagelser.

12 Nem og hurtig søgning efter samtaler Har man brug for at finde en specifik samtale, er der en række mulige søgekriterier. Dette gør det nemt og hurtigt at finde den rigtige optagelse, hvilket er brugbart både for den enkelte medarbejder, men også for en teamleder, der skal finde samtaler til brug for træning.

13 Agent Evaluering Effektiv udnyttelse af teamlederens tid Når en teamleder eller coach har fundet relevante samtaler via den let tilgængelige søgefunktion, kan samtalernes efterfølgende evalueres i modulet Agent-evaluering. Home Tools Options Log off Username: admin Der defineres nemt egne KPI er, hvorefter man kan gennemgå de udvalgte samtaler for at se performance. Brug bl.a. agent evaluering til: Systematisk coaching af medarbejdere Agent Evaluation Evaluation Forms Projects Call selection Call Evaluation Project Reports Agent Reports Evaluation Date & Time: 27/10/ :29:08 Agent: Peder Direction: Outgoing Score: 63 Duration: 1:06:30 Wait time before answer: Notes: Mulighed for individuel kom... Konkret tilbagemelding til medarbejderne via optagede samtaler Sikring af opfølgning på performance mål Overblik over performance på både agent og team 1. Præsenterer agenten sig korrekt? 2. Lyttes der til kundens ønsker? Yes No Good Avg. Poor Mulighed for kommentar... Mulighed for individuel kom... Optimeret læring for medarbejdere, idet de har 3. Hvordan bliver kundens spørgsmål besvaret Mulighed for individuel kom... mulighed for at lytte til egne formuleringer, 4. Stilles der relevante hv-spørgsmål? Good Avg. Poor Mulighed for individuel kom... faldgruber, vane-ord osv.

14 Kategorisering og noter til samtaler Et nyttigt værktøj til medarbejderne Dette kan eksempelvis bruges ved: Bekræftede ordrer Reklamationer Forespørgsler Trusler / ubehagelige samtaler Ønske om feedback på en samtale Derudover kan der hurtigt tilføjes en note til opkaldet, som vil fremgå af oversigten, når man finder samtalen igen, ligesom det er muligt at fremsøge en samtale via ord i notefeltet.

15 Hvorfor Screen Recording? Brug screen recording til eksempelvis: Optimering af arbejdsprocesser Udføres arbejdet på skærmen hensigtsmæssigt, eller er der noget, der kan optimeres for større effektivitet? Kvalitetssikring Bliver de korrekte oplysninger registreret på skærmen i forhold til dét, der bliver aftalt i telefonen? Dokumentation af support I forbindelse med hotline support, hvor en supporter overtager kundens skærm, kan det dokumenteres, hvad der udføres, og at der logges korrekt af igen. Få konkret viden Hvilke værktøjer behersker den enkelte medarbejder tilfredsstillende, og hvor er der brug for supplerende vejledning og træning.

16 Live Call Monitor Effektivt værktøj til teamlederen Udnyt teamlederens tid optimalt Teamlederen kan med funktionen Live Call Monitor se, om der er aktivitet på de telefoner, der er koblet på Call Recording løsningen. Der er mulighed for at lytte ind på aktive samtaler, hvilket er et godt alternativ til traditionel med-lyt. Features: Med-lyt fra Teamlederens egen PC Antal aktive kald Varigheden af de aktive kald Hvilke agenter taler i telefon Hvem taler de med

17 Statistik i forskellig form Statistik giver et klart billede af, hvor mange kald, der er håndteret, hvilket tidspunkt der er mest pres på telefonen og flere andre parametre. Ofte kan systemet kan generere en række forskellige statistikker, der kan bruges som grundlag i planlægning og måling af KPI er osv. Eksempler på mulige statistikker: Antal kald pr. dag, uge, måned Tidspunkt på dagen Interne kald Varighed af kald pr. år, måned, uge Ikke optagede samtaler

18 Eksporter data til brug i andre rapporter Opkaldsdata fra statistikkerne kan eksporteres til brug i egne forretningssystemer for videre bearbejdning.

19 Forskellige profiler og rettigheder Brugere i systemet kan oprettes med forskellige rettigheder. En medarbejder kan søge og afspille sin egne samtaler, en teamleder kan søge og afspille sit teams samtaler, og administratoren kan søge og afspille alle samtaler. Eksempler på tilladelser/rettigheder: Se og afspil optagelser Download optagelser Slet optagelser Tilføj og rediger navne Rediger noter Rediger brugerkonti