Fælleskommunal konference om IT i jobcentre. 22. juni 2007 IDA

Transkript

1 Fælleskommunal konference om IT i jobcentre 22. juni 2007 IDA

2 Dagsorden Kl Velkommen og overblik over projektet v/ styregruppeformand Dorte Fjeldsted Kl Overblik over det komplette sæt arbejdsgange v/ chefkonsulent, projektleder Kaare Pedersen, KL Kl Pause: Kaffe, the og frugt Kl Styr på de centrale begreber og komponenter v/ chefkonsulent, projektleder Peter Thrane KL og konsulent Jesper Hammerich Lux Kl Hvad nu?! v/ afdelingschef Mikala Haag Kreiser, KL Kl Spørgsmål og synspunkter fra deltagerne v/ deltagende kommuner og IT-leverandører Kl Tak for i dag og frokostbuffet

3 Projektets overordnede formål er at sikre bedst mulig IT-understøttelse af pilotjobcentrenes / jobcentrenes opgaver Projekt IT i Jobcenter Dorte Fjeldsted /sl

4 Det er projektets formål at kunne danne baggrund for fremtidig dialog el. kravspecifikationer, når eksisterende kontrakter fornys eller genforhandles Projekt IT i Jobcenter Dorte Fjeldsted /sl

5 18 kommuner og 4 ITleverandører har deltaget i projektet. De 18 kommuner repræsenterer mere end 25% af landets befolkning. De 4 IT-leverandører er de vigtigste leverandører af fagsystemer på området. Projekt IT i Jobcenter Dorte Fjeldsted /sl

6 Deltagere Pilotjobcentrene Odense Esbjerg Vejle Næstved Herning Sønderborg Holbæk Helsingør Skanderborg Høje-Taastrup Thisted Brønderslev- Dronninglund Rudersdal Rebild Fællesjobcentre København, Gentofte, Horsens Greve IT-leverandører EDB-gruppen KMD Medialogic Schultz/Vestnet Projekt IT i Jobcenter Dorte Fjeldsted /sl

7 Projektets resultater En rapport, der beskriver projektets resultater, og hvordan kommuner og IT-leverandører kan anvende dem Optimerede arbejdsgange forretningsprocesmodel Definition af begreber forretningsbegrebsmodel Komponentmodel vision hhv. realistisk ambitiøs beskrivelse af hvad den samlede IT-understøttelse sammenstykkes af

8 Nuancerede krav til IT på hele Beskæftigelsesområdet Arbejdsgangsanalyser Definition af centrale begreber, fx jobplan Politisk initiativ til forenkling Projekt IT i Jobcenter Dorte Fjeldsted /sl

9 Hvad kan vi bruge projektet til: Projektresultaterne kan fx bruges til Kravspecifikation og fælles udbud Krav om at leverandører abonnerer på arbejdsgangsbanken og overholder definitionen af begreber Leverandørerne kan fokusere på forskellen, der gør en forskel og bygge IT ud fra Arbejdsgangsbanken Opmærksomhedspunkter: Regelforenkling med staten Tænk arbejdsgange og begreber ind i hverdagen også uden IT Dialog med leverandørerne Udbud Projekt IT i Jobcenter Dorte Fjeldsted /sl

10 Forretningsprocesser alias Arbejdsgange Kaare Pedersen, Chefkonsulent, KL Projektleder KLs Arbejdsgangsbank Tlf Mail

11 To tilgange Den mekaniske Tandhjul, gearkasser, koblinger og olie Arbejdsgange som procedurer Sendes ud på mail eller lægges på intranettet Den organiske Er levet kultur Den praksis der viser hvordan vi tænker om de ledige, virksomhederne, vores mål og midler Kræver involvering

12 Den organiske tilgang Korrekte arbejdsgang Kvalitetssikring Skelettet for jeres design Gode arbejdsgange Inspiration og fokusering Afgørende momenter Forskelle der gør en forskel Men I skal have noget at forankre det i En procesorienteret organisation Et vedholdende fokus på processer, frem for funktioner Procesorganiseret IT

13

14

15 Metode Proceslandkort Hovedprocesser og deres sammenhænge Generiske delprocesser Kortlægning Nede fra og op Godkendelse i ekspertgrupper

16 Vedligeholdelse Ny release hver 3. mdr. Lovændringer Supplementer Struktur

17 Anvendelse - kommuner Implementeringsnetværk med digitale udgaver Procesorganisering fx Lean, med udg.pkt i diagrammer Køber den digitale udgave og tegner videre Henter Jpg filerne Funktionelle krav til IT-systemer

18 Anvendelse leverandører De minimumsopgaver der skal udføres for at løse opgaverne Men implementering skal være fleksibel Hvem valgfrit og specifikt Hvordan mulighed for konkrete procedurer, blanketter, spørgerammer, IT understøttelse m.v. Hvornår tidsgrænser Implementering af de gode

19

20

21

22 Men der er også små og gode arbejdsgange

23 Ud på gulvet Gå ud og se på arbejdsgangene Kan I læse dem? Giver det mening? Finde de to gode de store giver det inspiration? Tilbage igen og giv feed back

24 Forretningsprocesmodel - arbejdsgangene Overblik over arbejdsgangene Eksempel på arbejdsgang, incl. arkiv, hændelser og ledelsesinformation [To diagrammer vises]

25 Forretningsbegrebsmodel Formål: at udvælge og beskrive de begreber, der arbejdes på eller med i jobcentret. at skabe et fælles sprog på hele området at sikre ensartethed og præcision at muliggøre udveksling af informationer på tværs af leverandører.

26

27 Sammenhæng

28 Begrebsskabelon Definition/beskrivelse Her beskrives hvilket begreb der er tale om. Denne kategori vil ofte danne udgangspunkt for dele af de nedenstående. Begrebet vil typisk være beskrevet flere forskellige steder (loven, bekendtgørelsen, lovbekendtgørelsen, vejledninger, cirkulærer, skrivelser mm.). Her sammenskrives disse informationer. Synonymer Her angives, hvilke eventuelle andre ord, der bruges om samme begreb. (det skal tilstræbes at der fremover kun bliver anvendt 1 term) Indhold Her angives, hvilke attributter og metadata, der beskriver begrebet. Altså, hvilke oplysninger indeholder/afspejler begrebet. Brugervendt identifikation Her angives, hvilke faktorer, der betyder, at en bruger kan identificere begrebet. Volumen Her angives, hvor mange forekomster, der er tale om (pr. jobcenter eller landsdækkende) Relation til procesmodellen Oprettes: Her angives, hvilken proces (AGA-nummer+navn), der opretter eller behandler objektet første gang vi "møder" begrebet i jobcenteret. Ændres: Her angives, hvilken eller hvilke proces(ser) (AGA-nummer+navn), der viderebehandler eller redigerer begrebet efterfølgende. Slettes: Her angives, hvilken eller hvilke proces(ser) (AGA-nummer+navn), der afslutter den kontakt jobcenteret har med begrebet. Kilde Her anføres, hvilke kilder, der danner baggrund for ovenstående informationer. Blanketkilde Her anføres, hvilken blanketkilde, der evt. danner baggrund for ovenstående.

29 Forretningsbegrebsmodel Eksempel Jobplan Definition Personer, der er omfattet af beskæftigelseslovens 2, nr. 1-4, kan få udarbejdet en jobplan for, hvordan mulighederne for at få varig beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked kan forbedres. En jobplan er en beskrivelse af personens beskæftigelsesmål og hvilke tilbud efter beskæftigelseslovens kapitel der kan bidrage til opfyldelse af dette mål. Jobplanen tager udgangspunkt i personens ønsker og forudsætninger, men også i hensynet til arbejdsmarkedets behov (beskæftigelseslovens 27, stk. 2). For personer, der ikke alene modtager kontanthjælp på grund af ledighed, kan jobplanen indeholde aktiviteter, der kan stabilisere og forbedre personens fysiske, psykiske og sociale tilstand med henblik på, at personen efterfølgende kan deltage i tilbud efter beskæftigelseslovens kapitel (bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 63, stk. 2). Formålet med jobplanen er at præcisere målet med igangsættelse af et tilbud. Indholdet og detaljeringsgraden i jobplanen afhænger af den enkelte ledige og af, hvilket formål der er med at igangsætte tilbuddet, herunder om der er tale om et afklaringsforløb, et mere sammensat forløb eller et kort forløb målrettet et helt konkret job. Indholdet i jobplanen vil bl.a. afhænge af, hvorvidt personen har problemer ud over ledighed i forhold til en tilbagevenden til arbejdsmarkedet samt i givet fald, om der er tale om kontant- eller starthjælpsmodtagere eller revalidender. Det vil i nogle tilfælde være tilstrækkeligt at udarbejde en kort og overordnet jobplan, mens det i andre tilfælde vil være nødvendigt og hensigtsmæssigt at udarbejde længere og mere detaljerede jobplaner. Indhold Den lediges beskæftigelsesmål Den lediges ønsker og forudsætninger Hvilke tilbud efter LAB, der kan bidrage til opfyldelse af målet Evt. aftalte tilbud Ansvar for tilmelding til tilbud Tidspunkt for påbegyndelse af aftalte tilbud Ansvar og dato for opfølgning Underskrift fra den ledige Underskrift fra Jobcenteret Brugervendt entydig identifikation Volumen CPR-nummer Jobplannummer Personer, der er omfattet af beskæftigelseslovens 2, nr Relation til procesmodellen AGA-nummer og navn: Oprettes: Ændres: Jobsamtalen Give tilbud efter kapitel i LAB. Opfølgende jobsamtaler (Jobplanen skal revideres, hvis dette er begrundet i personens situation, eller hvis der er væsentligt ændrede forudsætninger på arbejdsmarkedet, som gør en revision hensigtsmæssig.). Slettes: Hvis personen ikke længere er berettiget til tilbud efter beskæftigelsesloven, fx vedkommende får arbejde.

30 komponent komponent -vision Formål: at finde de naturlige komponenter it-understøttelse af processerne, vil bestå af. Herunder snitflader mellem dem. at skabe et fælles billede som diskussionsoplæg, arbejdsgrundlag og omdrejningspunkt at styre udviklingen i retning af en reelt SOAorienteret virkelighed med mulighed for flere leverandører

31

32 komponent komponent -model model Eksempel

33 Den korte bane Formål: at give et realistisk bud på hvad der kan lade sig gøre på relativt kort sigt. at give kommuner og leverandører en fælles arbejdstegning at sikre at udviklingen går i den rigtige retning

34

35 Hvad kan vi bruge projektet til? Kommunerne kan bruge projektresultaterne i udbud (forpligtende krav) og/eller i dialogen med leverandørerne Leverandørerne kan tænke resultaterne ind i produktudviklingen Leverandørerne (og kommunerne) kan abonnere på arbejdsgangsbanken Vi kan bruge resultaterne politisk (regelforenkling)

36 Hvad nu? Hvad gør KL (1) KL Vedligeholder og videreudvikler arbejdsgange og begrebsmodeller Vedligeholder og videreudvikler Emnesystematik og blanketter Bruger resultaterne som grundlag for dialog om regelforenklingsprojektet Formidler fortsat projektet resultater, fx på regionale kurser

37 Hvad nu? Hvad gør KL (2) KL Holder leverandørworkshop i august opfordrer til permanent leverandørforum under AMS Afleverer ønsker til KL/KMD/Holding s data- /snitfladestandardiseringsprojekt Nedsætter Sektorstandardiseringsudvalg med AMS Kontinuerlig dialog med AMS og leverandører

38 Spørgsmål og synspunkter? Hvad siger de deltagende kommuner? Hvad siger de deltagende IT-leverandører?