Tilbudsadministrator for 4Projects 4Projects manual for Udbudsportal og Aflevering af tilbud

Transkript

1 Tilbudsadministrator for 4Projects 4Projects manual for Udbudsportal og Aflevering af tilbud IKT:knowhow Mynstersvej 3, 3. tv. DK-1827 Frederiksberg T: (+45)

2 1. Indhold 1. Indhold 2 2. Forklaring Beskrivelse af tekniske udtryk Udbudsportalen Tilbudsprocessen 4 3. Tilbud Accept af invitation Accept af deltagelse 6 4. Invitér kollegaer 9 5. Tilbudsdokumenter Opret Ny Dokumentmappe Tilføj filer til Dokumentmapper Revider Tilbudsdokumenter Tilføj dokumenter til afleverings bibliotek Opdater og revider afleverings bibliotek Tilbudskoordinering Aflevering af tilbud Resultat Support 23

3 2. Forklaring 4Tendering modulet er integreret med 4Projects projektweb, hvilket sikrer en gnidningsfri udbudsfase. Udbud og tilbud samles nemlig i forlængelse af projektet, giver Udbudsadministrator og Tilbudsadministrator mulighed for let at kommunikere og samler dokumenterne både fra Udbuddet og Tilbuddet ét sted. Det letter administrationen, både for Udbudsadministrator og Tilbudsadministrator Beskrivelse af tekniske udtryk I 4Tendering bruges forskellige termer omkring roller og indhold, der for overblikkets skyld beskrives meget kort. Udbudsadministrator: Er den/de person/er, der er ansvarlige for den overordnede styring af Udbuds Projektet; de har mulighed for at overvåge en række af Udbudsprojekter. Udbudsadministrator er også ansvarlig for at udvælge det vindende tilbud. Udbuds Bibliotek: Et Udbuds Bibliotek indeholder én eller en serie af Udbud oprettet af Udbudsadministrator. Udbud: Et Udbud er det sted, hvor Tilbudsadministratorer bliver inviteret til at afgive deres tilbud på et bestemt Udbud. Flere Tilbudsadministratorer kan inviteres af Udbudsadministratoren. Udbudsadministratoren definerer hvordan Udbuddet er konfigureret. Statisk Bibliotek: Statiske Biblioteker er et middel til, at samle elementer af forskellige dele af strukturen (dvs. tegninger, s, dokumenter, opgaver osv.) i et samlet Bibliotek. Biblioteket låser de valgte versioner og opdateres IKKE automatisk med nye versioner. Dvs. bibliotekets indhold er statisk og evt. opdateringer af nye revisioner skal manuelt registreres ved hjælp af Søg efter opdateringer funktionaliteten. Tilbudsadministrator: Er den/de person/er, der organiserer tilbuddet fra én tilbudsafgiver til Udbuddet. Tilbud: Der oprettes et Tilbud for hver af de bydende Tilbudsadministratorer der har accepteret invitationen til Udbuddet. Tilbudsadministratorer uploader deres filer til Tilbuddet se mere herom i Tilbudsadministrator manualen. Afleveringsbibliotek: Er et bibliotek, der samler forskellige filer (eks. tegninger, dokumenter, opgaver osv.) på ét overskueligt sted. Biblioteket opdaterer ikke automatisk nye versioner af en fil, indholdet er statisk og opdateringer må altså foretages manuelt. Udbudsfase Acceptfrist: Tilbudsadministratorer har indtil Udbudsfase Acceptfristens dato og tid til at læse Udbuds dokumenterne og vælge om de vil acceptere invitationen om at afgive tilbud.

4 Udbudsadministratorer kan vælge at forlænge fristen, hvis dette er nødvendigt. Udbudsfase Afleveringsfrist: Tilbudsadministrator har indtil Afleveringsfristens dato og tid, til at aflevere deres dokumenter. Har Udbudsadministrator tilladt Tilbagetrækning kan Tilbudsadministrator nå at trække sine dokumenter tilbage inden Afleveringsfristen er udløbet ændre i dem, uploade igen og aflevere Udbudsportalen 4Tendering udbudsportalen er opbygget over udbuds og tilbudsprocessen, hvorfor den består af: Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Samarbejde (Kommunikation/opgaver) Invitation af kollegaer Aflevering af tilbud 2.3. Tilbudsprocessen

5 3. Tilbud Tilbudsadministrator er ansvarlig for den overordnede accept, og afgivelse af tilbud. Din rolle begynder med accept af den oprindelige invitation til at se udbudsmaterialet, der er tilgængeligt i forbindelse med udbuddet. Når invitationen er blevet gennemført og udbudsmaterialet er blevet gennemgået, så er Tilbudsadministrator også ansvarlig for at acceptere muligheden for at byde på udbuddet. Tilbudsadministrator er desuden også ansvarlig for at invitere kolleger fra deres egen organisation. Når tilbudsadministrator har accepteret at byde og kolleger er blevet inviteret, kan både Tilbudsadministratorer og andre kolleger uploade Tilbudsdokumenter, men det er Tilbudsadministrators ansvar at indsende / hente de endelige Tilbudsdokumenter før Afleveringsfristen udløber Accept af invitation Tilbudsadministrator modtager en invitationsmail fra Udbudsadministrator. Åben mailen og tryk på "Klik her" for at komme igang. Du vil nu blive dirigeret til Guiden Invitation. Vælg dit ønskede sprog ved, at klikke på rullemenuen, og vælg om du er Ny bruger af 4Projects Projektweb, eller om du allerede har en Eksisterende profil. Guiden Invitation er en bekræftelse af, hvem der har inviteret dig, og hvilken adgang du er tildelt. Ny Bruger

6 1. Det første skridt er, at læse og acceptere 4Projects vilkår og betingelser. Markér i Afkrydsningsfeltet at du accepterer. Tryk på Næste. 2. Udfyld dine personlige oplysninger. Klik på rullevinduet for, at vælge din titel, derefter indtast dit Fornavn og Efternavn. Tryk på Næste. 3. Du skal nu vælge et Brugernavn og Adgangskode. Guiden vil bruge dit fornavn og efternavn som brugernavn, ønskes et andet, vælg frit. Indtast en Adgangskode, og bekræft denne. Styrken af din adgangskode vises til højre. 4. Indtaste venligst et navn til din profil og jobtitel. Din virksomhed vil automatisk blive valgt. Tryk på Næste. 5. Det sidste trin i guiden er oversigtssiden, hvor de oplysninger du har indtastet vises. Hvis du finder oplysninger der er forkerte, skal du vælge Tilbage til det relevante trin. Er du tilfreds med detaljerne Tryk på Udfør, for at afslutte invitationsguiden. Eksisterende Bruger 1. Hvis du allerede har en eksisterende brugerkonto på 4Projects, og har modtaget en Ny invitation, vil du ved næste log ind blive notificeret og vejledt. Log ind, og Tryk på Brugeradministration (Invitationer))' for at fortsætte. 2. Du præsenteres for en liste med dine eksisterende bruger-profiler, og de Ventende invitationer bliver vist med 'Accept' og 'Decline'. 3. Klik på 'Accept, og derefter på Næste for, at bekræfte dine eksisterende oplysninger. Hvis du ønsker, at tilføje de nye tilladelser til en eksisterende profil, skal du vælge den profil fra menuen. Tryk på Udfør, for at afslutte invitationsguiden Accept af deltagelse

7 Efter at have accepteret din invitation, kan det uploadede Udbudsmateriale kigges igennem, inden der vælges om man er interesseret I at afgive et tilbud. Vurder Udbudsmaterialet: 1. I Navigationstræet udvides Udbud Biblioteket ved at klikke på det lille pil-ikon. 2. Derefter udvides det Udbud hvori materialet befinder sig ved at klikke på det lille pil-ikon. 3. Klik på det Bibliotek eller den Dokumentmappe hvori materialet befinder sig. 4. Klik på de/den fil for at åbne det. Eller: 4. Markér de filer der ønskes downloadet. 5. Når indholdet og søgefunktionen vises i Indbakken markeres de filer du ønsker at downloade ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 6. Tryk på ikonet Download i værktøjslinjen. 7. Vælg hvor dokumenterne skal gemmes. Eller (hvis der ligger dokumenter i flere forskellige mapper): 4. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at downloade ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 5. Tryk på ikonet Send til Udklipsholder. 6. Disse bliver nu synlige i Udklipsholder mappen i Quick info panelet til højre i skærmen. 7. Klik på Hent alle filer. Eller: 8. Vælg evt. hvilken type filer udklipsholderen skal vise. 9. Klik på den/de filer du ønsker at downloade. 10. Klik på hyperlinket Hent filter Filer. 11. Filerne hentes nu ned som en samlet zip-fil og gemmes i din mappe med Overførsler. 12. Fortsæt til alle filer i Udklipsholderen er hentet. Acceptér tilbudsgivning: Når Udbudsmaterialet er gennemgået og det ønskes at afgive et Tilbud er det nødvendigt at acceptere det vil sige at angive en officiel interesse. 1. I Navigationstræet klikkes på det Udbud der ønskes at deltage i. 2. I Udbuds Indbakken trykkes på knappen Accepter for deltagelse, og for muligheden for at afleverer et tilbud.

8 NB: Dette kan kun gøres så længe Udbudsfase Acceptfristen ikke er overskredet. Marts 2014

9 4. Invitér kollegaer Invitationer bruges til at give Brugere adgang til specifikke Udbudsmapper. Invitationerne kan sendes til helt nye brugere, der ikke tidligere har haft adgang til 4Projects eller til brugere fra andre Projektwebs. Brugere kan blive inviteret ind på følgende standard roller: Administrator, Redaktør og Læse. Invitér ny bruger: Hvis du har de fornødne tilladelser kan du tilføje brugere på følgende måde: 1. I Navigationstræet klikkes på det Udbud som brugeren skal have adgang til. 2. Klik på Inviter kollega/leverandør. 3. Start med at indtaste brugerens adresse. 4. Tryk på Search. 5. Eksisterende brugere af 4Projects for et rødt ikon og deres data udfyldes automatisk. Nye brugere for et blåt ikon og du kan nu udfylde deres Fornavn, Efternavn og Virksomhed. a. Hvis Virksomheden ikke allerede findes i systemet klik da på Tilføj ny Virksomhed ikonet. Du kan altid tjekke Virksomhedernes detaljer ved at klikke på det lille virksomhedsikon. 6. Når brugeren enten er fundet eller en ny bruger er indtastet tryk da på Tilføj til Invitationsliste. 7. Når alle kolleger/leverandører der skal inviteres er vist i bunden af vinduet under Invitationer til: og en evt. besked er tilføjet, trykkes på Invite.

10 5. Tilbudsdokumenter Når Tilbudsadministrator har acceptereret at afgive Tilbud oprettes automatisk et Tilbudsområde specifikt til denne Tilbudsadministrator. Området indeholder som standard en Dokument- og Kommunikationsmappe samt evt. et afleverings bibliotek. Tilbudsadministrator kan frit bruge Dokumentmappen til at uploade Dokumenter til Udbuddet inden de reelle Tilbudsdokumenter (med mindre andet er aftalt) afleveres til et Aflevering Bibliotek for at færdiggøre Tilbudsgivningen Opret Ny Dokumentmappe Det er også muligt, hvis aftalen med Udbudsadministrator tillader det at oprette flere mapper og undermapper. Vær dog opmærksom på, at bruges der ikke afleverings biblioteker, så vil alle mapper og deres indhold såfremt de ikke er gjort private, være synlig for bygherre efter Aflevering. 1. Opret Dokumentmappe: a. Højre klik på Udbuddet hvor dokumentet skal tilføjes. b. Hold muse-pilsen over Ny og vælg Dokumentmappe.

11 c. Indtast som minimum Navn på mappen og udfyld gerne flere metadata og indstillinger for Dokumentmappen. d. Dernæst vælges om Dokumentmappen skal være Privat. Privat: i. Sæt V-tegn ved Privat boksen under drop-down menuen Privat Sikkerhed ii. Under modtagere vælges de personer du vil tillade adgang til dokumentmappen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. 1. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. 2. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Offentlig: i. Sæt V-tegn ved Er Offentlig under drop-down menuen Offentlige Filer. Dette gør de seneste versioner af dokumenterne i denne mappe tilgængelig. 1. Ønskes alle versioner tilgængelige sæt V-tegn ved Gør Alle Versioner Tilgængelige. 2. Og hvis Dokumentmappen kun skal være offentlig i en periode sæt V-tegn ved Udløbet og indtast datoen hvorefter dokumentmappen igen skal være privat. drop boks: i. Sæt V-tegn ved drop boks under drop-down menuen drop boks. Dette gør mappen til en drop boks med egen og alle dokumenter der sendes til en uploades til dokumentmappen. 1. Indtast ønsket adresse i drop boks adresse feltet og verificer evt. at adressen er gyldig og ledig ved at klikke på det lille konvolut/v-tegns ikon. 2. Vælg status på de dokumenter der uploades. 3. Vælg om alle dokumenter skal uploades enten som pdf,

12 message eller original fil. 4. Vælg om alle vedhæftede filer skal uploades enten som pdf, message eller original fil. e. Obligatoriske felter f. Banner og vandmærke g. Afslut med Anvend Tilføj filer til Dokumentmapper Tilføj filer til Dokumentmapper: Der er 2 måder at tilføje filer til Dokumentmappen på: Højre klik Upload-ikon Højre klik: 1. Højre klik på den dokumentmappe som du ønsker at uploade dokumentet til. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Dokument. 4. Vælg filen der ønskes uploadet ved at klikke på Select. 5. Find filen og klik Åbn. 6. Filen uploades nu og når den er uploadet vises dette i samme linje, hvorefter du for mulighed for at uploade endnu en Primær fil. For at Uploade dokumenter fra din private mappe se afsnit herom længere nede. 7. Upload også sekundære filer, hvis der er behov for det. 8. Indtast ny som minimum de obligatoriske felter (markeret med rødt). a. Navnet på filen bliver automatisk fyldt ind i Navn. b. Version angives automatisk som A, men det kan ændres. c. Ejer og Udarbejdet af sættes automatisk til den bruger der uploader, men det kan ændres ved at klikke på drop-down menuerne. Her kan du vælge mellem de Brugere der har adgang til Dokumentmappen. d. Vælg Status. e. Udfyld evt. andre obligatoriske felter. 9. Klik Upload. Upload-ikon: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at uploade til. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden tryk på ikonet Nyt dokument yderst til venstre på Ikon-værktøjslinjen. 3. Herefter er fremgangsmåden den samme som ovenfor. Fra punkt 4 og fremefter. Upload dokumenter fra Personlig sted: 1. Brug én af de mange standard metoder til at komme ind i Upload. 2. Ved siden af Tilføj Primær Fil ser du Flere Indstillinger klik på den. 3. Du har nu mulighed for at trykke på Personlig sted. 4. Når du har trykket på Personlig sted kan du nu søge blandt dine personlige filer. Vær opmærksom på at disse filer er uregistrerede og at de skal registreres

13 for at blive synlige for andre brugere se nedenfor. 5. Tryk Søg for at se dine filer. 6. Vælg de filer du gerne vil uploade ved at markere dem skal du vælge flere holdes Ctrl nede. 7. Klik Ok. Registrér uregistrerede dokumenter: 1. Find frem til de uregistrerede dokumenter enten gennem søgning eller Navigationstræet ved at klikke på +-ikonerne indtil den rigtige mappe er fundet og klik på den. 2. Den/de uregistrerede dokumenter er kun synlige for den som har uploadet dokumentet og vises med kursiv skrift. 3. Markér de dokumenter, der skal registreres, ved at klikke på dem skal du markere mere end en holdes enten Shift nede for at vælge klynger eller Ctrl for at vælge enkelte dokumenter. 4. Klik på den lille sorte pil og vælg Registrer. 5. Et nyt pop-up vindue vises. 6. I dette pop-up vindue kan du vælge hvor filen skal placeres, og registrerer du flere filer, kan du placere dem forskellige steder i strukturen. Det er også her du tildeler filerne de nødvendige metadata som eks. status. Husk at du kan bruge Auto-refill når du har udfyldt én og de resterende skal have samme metadata. 7. Skal filen slettes fra dit Personlige sted, så sæt V-tegn i boksen ud for Fjern fra personlig bibliotek?.

14 8. Når du er færdig med at indtaste metadata for alle uregistrerede dokumenter tryk Ok Revider Tilbudsdokumenter Revider filer i dokumentmapper: Der findes 2 måder at revidere filer i Dokumentmapper på. De er som følger: Enkeltvis Multirevidering Enkeltvis: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres den fil, du ønsker at revidere. 3. Klik på Revidér ikonet i værktøjslinjen og vælg Revidér. 4. Dette åbner automatisk muligheden for at uploade et revideret dokument. Metadatene vil være udfyldt med de eksisterende detaljer på nær Versions feltet, der automatisk hopper til næste bogstav. 5. Upload det reviderede dokument og udfyld evt. modtagere og andre metadata som var du i gang med at uploade et nyt dokument se evt. afsnit Når du er færdig, klik på Revider Dokument. Alternativ: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedside kan du højre klikke på museikonet udfor navnet på den fil du ønsker at revidere. 3. Klik på Revider. 4. Herefter er det samme fremgangsmåde som ovenfor.

15 Evt. modtagere ser filen under Seneste når de logger ind. Multirevidering: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at revidere. 3. Klik på Revidér ikonet i værktøjslinjen. 4. Dette åbner automatisk Multireviderings vinduet. 5. Udfyld de obligatoriske og evt. andre metadata samt upload en ny fil for hver revision. 6. Når et metadata felt er blevet udfyldt (og stadig markeret blå farve) og de revisioner værdien skal kopieres til er valgt ved at bruge hhv. Shift og/eller Ctrl knappen, kan de kopieres videre ned i systemet ved at klikke på ikonet Kopier de fremhævede kolonneværdier til alle udvalgte. Er der flere felter i en revision du ønsker at kopiere markerer du hele revisionen ved at klikke et vilkårligt sted på linjen. I værktøjslinjen sætter du nu V-tegn ved de felter du gerne vil kopiere og afslutter med at klikke på ikonet Auto-Udfyld øverst til venstre oven for værktøjslinjen. 7. Når du er færdig med at redigere klik på Ok Tilføj dokumenter til afleverings bibliotek Er der krav om at aflevere i et oprettet afleverings bibliotek, udvælger du de dokumenter fra dine dokumentmapper som skal afleveres og linker dem til afleverings biblioteket. Tilføj vedhæftede filer: 1. Find filen(erne) der skal tilføjes enten ved søgning eller ved at navigere til den dokumentmappe hvori de befinder sig. 2. Marker dem og klik på den lille sorte pil ved ikonet Vedhæft til. 3. Vælg Bibliotek. 4. I dialog boksen markeres det Afleverings Bibliotek som filerne skal linkes til.

16 5. Tryk Ok. Alternativ: 1. Højre klik på mappen og vælg konfigurer eller klik på biblioteket og vælg ikonet Rediger i værktøjslinien. 2. I dialogboksen under menuen Indhold klik på Tilføj eller fjerne vedhæftede filer. 3. Søg efter filen og vælg den ønskede fil ved at klikke på det lille grå +-ikon. 4. Når filen vises i Aktuelt valgte elementer klik Ok. Fjern vedhæftede filer: 1. For at fjerne filer klikkes i Navigationstræet på navnet af det Statiske Bibliotek hvori filen befinder sig. 2. I Hovedsiden der viser indholdet siden markeres det dokument der ønskes fjernet. 3. Derefter klikkes på Slet ikonet. 4. Afslut med at trykke på Ok.

17 5.5. Opdater og revider afleverings bibliotek Hvis emnerne i det Statisk Bibliotek er blevet revideret og du ønsker at Biblioteket skal vise dette kan du opdatere det. 1. For at opdatere og/eller revidere filer klikkes i Navigationstræet på navnet af det Statisk Bibliotek, der ønskes opdateret. 2. Tryk på Rediger ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. Opdater: 1. Under Indhold klik på Søg efter opdateringer ikonet. 2. Nye revideringer er fremhævet med rødt i vinduet.

18 Revider: 1. Følg punkt 1-2 under Opdater. 2. Udvælg de filer du ønsker at tilføje ved at sætte V-tegn ved dem og klik på Ny bibliotek Version. Dette skaber et nyt revisionssæt, dvs. at den eksisterende mappe kopieres, og i denne versionsstyres den/de reviderede filer. Alternativ: Hvis du vil tilføje en ny revision uden at gennemgå søgningen. 1. Klik i Navigationstræet på navnet af det Statisk Bibliotek som du ønsker at lave ny revision til. 2. Tryk på Rediger ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. 3. Under Version Historik i bunden af pop-up vinduet Statisk biblioteks detaljer klik på Oprette nye version ikonet. 4. Dette opretter en ny revision af det Statiske Bibliotek med de samme filer som før. 5. Tilføj nu nye filer ved at klikke på Tilføj eller fjerne vedhæftede filer under menuen Indhold og udfyld de obligatoriske metadata.

19 6. Tilbudskoordinering Tilbudsadministrator kan kommunikere med Udbudsadministrator via Opgaver i et Konsultations Bibliotek, der oprettes under Udbuddet. Opgaver bruges til at notificere individer om en specifik opgave, der skal gøres. Tidsfrister og deadlines kan etableres, og opgave processen kan overvåges, da opgavens status er umiddelbart synlig i Opgave Bibliotekets Indbakke. Tilføj en kommunikation til konsultations Biblioteket: Efter oprettelsen af Opgave Biblioteket kan der nu oprettes Opgaver: 1. Højre klik på Opgave Bibliotek, hvor du ønsker at starte en ny opgave. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Opgave. 4. I pop-up vinduet gives Opgaven et Navn og evt. en Beskrivelse, 5. Vælg Prioriteten (Høj, Medium eller Lav). 6. I Tildelt Til vælges opgavens ansvarlige. 7. I Brødtekst tilføjes en længere beskrivelse af opgaven. 8. Herefter tages stilling til Tidsskalaen og Færdiggørelsesprocenten. 9. I menuen Modtagere findes muligvis en række Standard modtagere, men ønsker du at tilføje flere til Opgaven gøres dette ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Vælg desuden om Opgaven skal være Privat, om Modtagerne skal notificeres pr. , om du ønsker Svar Påkrævet og om opgaven skal låses til den tildelte dvs. om du ønsker at deaktivere Viderestilling. 10. Under Vedhæftede Dokumenter kan tilføjes evt. aktuelle dokumenter enten fra Projektwebben eller din egen computer til brug i opgaven. a. Filer allerede på Projektwebben tilføjes ved brug af Tilføj/fjern vedhæftede Filer. i. HUSK at vælge den mappe der skal søges i, ved at klikke på plus-ikonet udfor Søg i: b. Filer på din lokale computer tilføjes ved brug af Tilføj/fjern Filer lokalt. i. Filerne vælges ved at klikke på Select. ii. Find frem til filen i dialogboksen og tryk på Åben iii. For at uploade flere filer klik på Add og gentag punkt ii. iv. Færdiggør med et tryk på Anvend. v. Afslut med et tryk på Luk. 11. Når du er tilfreds med opgaven klik på Anvend. Tilføj en opgave til Kommunikations Biblioteket via Hvis opgaven har en Drop Box kan der oprettes en opgave ved at sende en til Drop Boksens adresse. Den først modtager bliver Tildelt opgaven og alle andre modtagere af en bliver Modtagere i Opgaven og alle vedhæftede filer bliver Vedhæftede Filer til Opgaven. Løs en opgave: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn.

20 2. Vælg Løs. 3. I tekstboksen formuleres løsningen/svaret på opgaven. 4. Når du er færdig, klik Ok. NB: Du kan også få vist de første 200 tegn af diskussionen og andres svar ved at højre klikke på den gule værktøjslinje og tilføje kolonnen Tekstudsnit. Redigér en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du redigere i Opgaven: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Rediger. 3. Redigér nu der hvor det er nødvendigt. 4. Klik Ok. Luk en Opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du lukke en opgave. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Luk. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes lukningen af Opgaven. 4. Er Opgaven løst sættes V-tegn ved Er Løst. 5. Tryk Ok for at færdiggøre. Genåbn en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du genåbne en opgave. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Genåbn. Slet en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du Slette opgaven. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Slet 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes sletningen. 4. Tryk Ok for at færdiggøre. Tilføj en opgave til et Bibliotek: Denne funktion er især værdifuld i forbindelse med dokumentation af kommunikationstråde. Hvis ikke det allerede er gjort skal der først oprettes et virtuelt bibliotek, hvor det giver mening at placere opgaven. 1. Markér derefter opgaven i Opgave Bibliotekets Indbakke ved at klikke på den. 2. Tryk på Tilføj til Bibliotek ikonet i værktøjslinjen. 3. Find det virtuelle Bibliotek opgaven skal tilføjes til. 4. Klik Ok.

21 7. Aflevering af tilbud Når Tilbuddet er afleveret I den/de relevante Dokumentmapper/Aflevering Biblioteker skal tilbuddet registreres og sendes til Udbudsadministrator. 7.1 Aflever Tilbud uden brug af Aflevering Bibliotek: 1. I Navigationstræet vælges det Tilbud der skal afleveres. 2. I Indbakken vises de Dokumenter, der bliver sendt til Udbudsadministrator. Vær opmærksom på at alle Dokumentmapper i Tilbuddet vil være synlig for Udbudsadministrator med mindre de er angivet som private. 3. For at aflevere tryk på knappen Aflevér. 7.2 Aflever Tilbud med Aflevering Bibliotek: 1. I Navigationstræet vælges det Tilbud der skal afleveres. 2. Vær sikker på, at alle dokumenter findes i Aflevering Biblioteket, da det kun er disse som vil blive synligt for Udbudsadministrator. 3. Tryk på Aflevér. 7.3 Tilbagetræk et afleveret tilbud: For at kunne tilbagetrække et afleveret Tilbud, må Udbuds Afleveringsfristen ikke være overskredet og Udbudsadministrator skal have givet mulighed for tilbagekaldelse. Der skal desuden være tilstrækkelig tid til at opdatere og aflevere igen. 1. I Navigationstræet vælges det Tilbud der skal tilbagetrækkes. 2. I Tilbuddets Indbakke trykkes på Tilbagetræk Opdatér Tilbudsdokumenter uden Aflevering Bibliotek Når tilbuddet er trukket tilbage har du mulighed for at uploade nye dokumenter, revidere eller slette filer (se de respektive afsnit herom under Tilbudsdokumenter) til du er tilfreds med Dokumentmappens indhold Opdater Tilbudsdokumenter med Aflevering Bibliotek Når tilbuddet er trukket tilbage har du mulighed for at uploade nye dokumenter, revidere eller slette filer til de dokumentmapper der indeholder de dokumenter som er linket til Aflevering Biblioteket (se de respektive afsnit herom under Tilbudsdokumenter). Herefter skal aflevering Biblioteket opdateres med det nye indhold se afsnittet Opdatér og revidér Aflevering Bibliotek Genaflevér Tilbudsdokumenter 1. I Navigationstræet vælges det Tilbud der skal genafleveres. 2. I Tilbuddets Indbakke trykkes på Aflevér.

22 8. Resultat Når tilbuddene er vurderet og Udbudsadministratoren har valgt en vinder får denne en e- mail tilsendt med meddelelsen. Er det én ud af flere faser i Udbuddet er de Tilbud der går videre til næste runde udvalgt, og de vil således fortsat have adgang til Udbuddet.

23 9. Support Det er vores rolle at hjælpe dig Vi forstår, at hver enkelt personlig henvendelse er på sit eget niveau, afhængig af tidligere erfaringer og niveau af kendskab til systemet. Derfor tilpasser vi altid vores formidling til dig som henvender sig, og vi svarer i kortfattet, let at forstå, ikke teknisk sprog. Det sikrer, at du får det bedste ud af din henvendelse, og/eller dit team kan komme op på et operationelt niveau hurtigst muligt. Support Fri teknisk support alle hverdage for alle registrerede brugere. Online Alle hverdag ekskl. helligdage Telefontid 9:00 16:00 Support på dansk og engelsk Konfidentiel håndtering af alle henvendelser Responstid inden for maksimum 24 timer Mulighed for on-site supportbistand support@4projects.dk Via internettet kan vi se din skærm, med din accept overtage styringen, og guide dig visuelt i forhold til din henvendelse. Kontakt os og book et tidspunkt for en online session. Vejledning Online vejledning og manualer.