Medlemmerne af PR-udvalget. Landsforeningen og Sophie Pucill, til orientering. 8. januar PR-udvalgets møde den 8.

Transkript

1 Medlemmerne af PR-udvalget Landsforeningen og Sophie Pucill, til orientering 8. januar 2009 PR-udvalgets møde den 8. januar 2009 Til stede var: Lennart Karlin (LK), Ingelise Svendsen (IS), Lars Bo Christensen(LBC), Jesper Steen Andersen (JSA), Henning Poulsen (HP), Rita Paaske Christensen (RPC), Finn Simonsen (FS) og Knud Kristensen (KK),(referent) Desuden deltog: Udvalgets afgående formand Lene Larsen Forslag til dagsorden 1. Præsentation af ny formand Knud Kristensen 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse af referat 4. Meddelelser 5. Budget og regnskab 6. Regionsfoldere - igen igen 7. Hjemmeside 8. Merchandise 9. Orientering fra bladudvalget 10. Orientering fra Informatørerne v/rita Paaske 11. Nyt punkt nedsættelse af bladudvalg 12. Evt 13. Næste møde Ad. 1. Præsentation af ny formand Knud Kristensen KK bød velkommen til dette første møde i PR-udvalget, der er nedsat af HB på mødet den med virkning fra 1. januar KK foreslog, at dagsordenspunktet ændredes fra en præsentation af den nye formand til en almindelig præsentationsrunde. Dette blev vedtaget og runden gennemført. KK gjorde opmærksom på, at han udelukkende har påtaget sig hvervet midlertidigt. Der skal sideløbende arbejdes med at finde en permanent formand for udvalget. KK sluttede punktet af med at rette en stor tak til den afgående formand Lene Larsen for hendes store og ihærdige indsats. På vegne af udvalget overrakte han Lene en lille gave. Landsforeningen SIND SINDs PR-udvalg Jernbane Allé 45, 3. c/o Knud Kristensen Tlf.: Vanløse landsforeningen@sind.dk Stenvadet 6 Mobil: Tlf.: Protektor: H.K.H. Kronprinsesse Mary 8240 Risskov kk@sind.dk

2 Ad. 2. Godkendelse af dagsorden Der blev foreslået et nyt punkt Nedsættelse af blad-udvalg. Dette punkt sættes på dagsordenen som punkt 11. Punkterne 11. og 12. bliver herefter pkt. 12. og 13. Det fremgår af vores kommissorium, at udvalget skal udarbejde en arbejdsplan for landsmødeperioden. Det blev besluttet at drøfte arbejdsplanen under dagsordenens punkt 12. Eventuelt og at tage arbejdsplanen op som punkt på dagsordenen på det førstkommende møde. Under dagsordenens pkt. 5. Budget og regnskab skal vi drøfte muligheden for refusion af overnatning i forbindelse med møderne i PR-udvalget. Pkt. 12. Næste møde foreslås udvidet til at omfatte planlægning af alle det kommende års møder. Med disse ændringer godkendtes den foreslåede dagsorden. Ad. 3. Godkendelse af referat Da udvalget er nyt, hverken kan eller skal det godkende referatet af det sidste møde i det afgående udvalg. KK spurgte om der var bemærkninger til referatet. Det var ikke tilfældet. Ad. 4. Meddelelser Der var intet at meddele. Ad. 5. Budget og regnskab Udvalgets budgetramme for 2009 er kr Beløbet er til dækning af udgifter herunder transport, forplejning, lokaleleje, ophold, frimærker etc. i forbindelse med udvalgsmøderne. Mødeudgifter i de af udvalget nedsatte arbejdsgrupper (bladgruppen) samt deltagelse i øvrige møder/konferencer for udvalget afholdes ligeledes af udvalgets budget. Regnskabet for 2008 var kr ,14. Der kan dog komme yderligere efterposteringer. Udvalget er budgetansvarlig for informationsmaterialer, merchandise m.v. samt SINDbladet. Budgetrammen for informationsmaterialer er kr Udgifterne til informationsmateriale, merchandise m.v. i 2008 var på kr Heri er indregnet sponsorindtægter på kr De reelle udgifter var derfor i alt kr Budgetrammen for SINDbladet er kr Udgiften i 2008 var kr I forhold til 2008 er budgettet udvidet med kr , der i virkeligheden er en omposte- Side 2 af 6

3 ring af en del af lønnen til journalist. Budgettet for 2009 svarer dermed nogenlunde til budgettet for KK informerede om, at medlemmer der deltager i møder/konferencer for udvalget, skal huske at angive dette på rejseafregningen, så udgiften kan blive korrekt konteret. Han oplyste endvidere, at kørselsgodtgørelsen for 2009 er kr. 1,90. Der blev omdelt rejseafregningsskemaer til brug for udvalgets medlemmer. Sekretariatet har bedt udvalget tage stilling til betaling for overnatning i forbindelse med udvalgets møder. Der udspandt sig en længere drøftelse af spørgsmålet. På den ene side bør SIND have forståelse for, at man af helbredsmæssige årsager kan have vanskeligt ved at nå frem og tilbage samme dag. På den anden side er der behov for at tage hensyn til foreningens økonomi. Konklusionen blev, at vi i fornødent omfang dækker omkostninger til overnatning, hvis det ikke er muligt at komme frem og tilbage samme dag. Der regnes med overnatning på billigste hotel i hovedstaden. Der er enighed om, at medlemmerne af udvalget selv viser selvjustits, og at vi følger udgifterne løbende. Hvis det bliver nødvendigt at stramme op af hensyn til økonomien, tages spørgsmålet op på igen. KK gjorde opmærksom på, at der generelt er behov for at diskutere finansiering af regionale PR-aktiviteter. Dette spørgsmål drøftes under næste dagsordenspunkt. Under punktet drøftede vi ligeledes spørgsmålet om prissætning af merchandise. Denne drøftelse er refereret under pkt. 8. Merchandise. Ad. 6. Regionsfoldere - igen igen Det tidligere PR-udvalg har afvist at betale for optryk af en folder for Region Hovedstaden. Kirsten Hove har på denne baggrund bedt HB godkende, at landsforeningen betaler for lay-out og tryk af regionsfoldere med henblik på at gøre SIND synlig regionalt og rekruttere medlemmer. HB besluttede på sit møde den at tilbagesende sagen til PR-udvalget til en grundig konsekvensvurdering. Herunder blev udvalget bedt om at spørge de 4 øvrige regioner, om der er interesse i og behov for en sådan regional folder. Derefter skal sagen igen til behandling i FU. KK gjorde opmærksom på, at der er et generelt behov for diskussion af behovet for regionale PR-aktiviteter herunder hvem der har ansvaret og hvem der skal finansiere. Side 3 af 6

4 Udvalget er principielt positivt indstillet i forhold til at finansiere udgivelse af regionsdækkende foldere. Det kan dog i givet fald blive nødvendigt at bede om en tillægsbevilling til dækning af merudgiften. Det blev besluttet, at KK tilskriver alle 5 regionsfora for at spørge om deres vurdering af behovene for regionsdækkende informationsmateriale. Når vi kender svarene fra regionerne, tages spørgsmålet op i PR-udvalget igen. Ad. 7. Hjemmeside Det følger af udvalgets kommissorium, at vi skal stille forslag om indhold og opbygning af SINDs hjemmeside. KK havde forud for mødet fremsendt et foreløbigt første udkast til en kravspecifikation. Der udspandt sig en længere diskussion om emnet. Det blev besluttet, at vi afholder et møde i PR-udvalget, hvor vi kun har dette punkt samt udvalgets arbejdsplan for landsmødeperioden på dagsordenen. Se under pkt. 13. Det blev besluttet at et underudvalg bestående af LK, LBC, FS og KK forbereder et 2. udkast til kravspecifikationen til hjemmesiden inden dette møde. Ad. 8. Merchandise m.m. Drøftelsen af dette punkt fandt sted under dagsordenspunktet budget og regnskab. Erfaringen viser, at kreds- og lokalforeninger efterspørger merchandise til brug i forbindelse med deltagelse i udstillinger, møder og lignende. Når PR-udvalget lader materialet udarbejde og tilbyder det til kredsene mod betaling, så viger de fleste tilbage. Konklusionen er, at der tilsyneladende ikke er villighed til at betale for merchandise. Vi fortsætter med at sælge af det nuværende lager. Når vi når frem til sidst på året, vil vi evt. afsætte restlageret gratis eller meget billigt med henblik på at få det ud i landet i forbindelse med Sindets Dag (10/ ). Herefter vil vi nøjes med at fremstille merchandise, som vi distribuerer gratis til kredsog lokalforeninger. Vi kan naturligvis stadig lade materiale fremstille for kreds- og lokalforeningerne mod betaling. Der var enighed om, at det vigtigste i vores sortiment er de oplysende pjecer. I det nye lay-out går de som varmt brød, når vi er ude til møder og arrangementer. IS gjorde opmærksom på, at der er behov for oplysningsmateriale på fremmedsprog. Der var enighed om, at det vil vi gerne levere hvis vi kan få det finansieret. Side 4 af 6

5 Ad. 9. Orientering fra bladudvalget De tilstedeværende medlemmer af bladudvalget orienterede fra formiddagens møde. Ad. 10. Orientering fra Informatørerne v/rita Paaske RP orienterede om informatørernes problemer med at få finansieret et weekend kursus. Der er i SINDs budget afsat penge til et et-dags kursus. Der er herudover søgt om midler til afholdelse af et weekendkursus i uddannelsespuljen. Ansøgningen om de ekstra midler er ikke imødekommet. Derfor har Informatørerne som det ser ud nu kun penge til et et-dages kursus. Det mener Rita er for lidt. Der udspandt sig en længere drøftelse af hvem der har ansvaret for at søge om eksterne midler. Det fremgår af vores kommissorium, at vi sammen med Kursus- og Aktivitetsudvalget skal udarbejde ansøgninger. KK oplyste, at der også arbejdes på at etablere et fund-raising udvalg under ledelse af landskassereren. Hvis/når dette udvalg nedsættes, bør PR-udvalget ikke have en rolle i søgning af eksterne midler. RP og Informatørerne henvises her og nu til at søge FU om de nødvendige ekstra midler, så de kan afholde et weekend seminar. Ad. 11. Nedsættelse af blad-udvalg Under det gamle PR-udvalg fungerede et bladudvalg bestående af Sophie Pucill, JSA, LK samt Lene Larsen (nu KK). Herudover ønsker LBC og HP at deltage i udvalgets arbejde. Det blev derfor besluttet, at bladudvalget fremover består af Sophie, JSA, LK, KK, LBC og HP. Ad. 12. Evt Som nævnt, er vi forpligtet til at udarbejde en arbejdsplan, som i hovedtræk redegør for, hvilke indsatsområder inden for SINDs handlingsplan vi vil tage fat på, og inden for hvilken tidsramme man forudser at kunne gennemføre indsatsen. KK har rundsendt et 1. udkast til en arbejdsplan. Det blev besluttet, at der i arbejdsplanen skal indarbejdes noget om markeringen af jubilæet næste år. Der afholdes et møde hvor arbejdsplanen sammen med forslaget til en ny hjemmeside er eneste punkter på dagsordenen. Se nedenfor under ad. 13. Kirsten Hove har foreslået at SIND deltager med en stand på KL og Videnscenter for Socialpsykiatris konference den 2. og 3. marts på Nyborg Strand. Standen ser ud til kun at skulle være opstillet den 2. marts. Side 5 af 6

6 Prisen for en stand er kr moms. Heri er inkluderet betaling for adgang m.m. for en person. Kirsten Hove har tilbudt at bemande standen men ikke alene. RP er indstillet på også at deltage i bemandingen. KK og Finn Graa deltager også i konferencen, men skal bl.a. holde oplæg, så de kan ikke indgå i bemandingen af standen. Det blev besluttet, at vi godt vil deltage. KK tager kontakt med Kirsten Hove for at aftale nærmere. RP får tilsendt yderligere oplysninger. Ad. 13. Næste møde/mødeplan Det blev besluttet at det kommende års møder skal afholdes på datoerne: 04/05 29/06 07/09 04/11 Alle datoer kl. 12:00 Herudover holdes der et udvalgsmøde den 11. marts kl , hvor eneste dagsordenspunkter er udvalgets arbejdsplan samt den nye hjemmeside. Knud Kristensen Side 6 af 6