Organisationsudvikling

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i DMKL 14. august 2018 kl. 10:00-16:00 Sted: Kolding Musikskole, Riis Toft 12A, 6000 Kolding Punkt Indhold Bilag Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt med flg. ændringer: Pkt. 11 b og 11 c udgår Handleplan 2018 Kulturskoleudvikling og tværkunstnerisk samarbejde a. DMKLs holdnings- og visionsarbejde Arbejdet vedr. holdnings- og visionsarbejde er påbegyndt i det nedsatte udvalg, men pga travlhed med andre opgaver (særligt organisationsforandring) endnu ikke færdiggjort. Set i lyset af den mulige kommende organisationsforandring er det formandens holdning, at dette visionsarbejde bør videreføres af den nye bestyrelse. Bestyrelsen tager denne orientering til efterretning uden yderligere kommentarer. b. Debat ved kulturmødet på Mors Formanden orienterede om arrangementer og deltagere i DMKLs debatter. Bestyrelsen ønsker, at sekretariatet forud for kulturmødet rundsender en liste over anbefalede arrangementer, som medlemmerne opfordres til at deltage i, hvis de er til stede på kulturmødet Handleplan 2018 Organisationsudvikling a. Status på processen efter diverse møder samt besøg i samrådene i maj/juni Formanden orienterede om møderne i samrådene. n oversigt over samrådenes vigtigste pointer og bemærkninger til forslaget blev runddelt, og formanden fortalte om arbejdet med at kombinere de forskellige inputs til et samlet forslag, som alle forhåbentlig ender med at kunne samles om.

2 b. Tidsplan for processen fremadrettet Formanden orienterede om den videre tidsplan frem til generalforsamlingen. Tidsplanen blev taget til efterretning af bestyrelsen. c. Nyt udkast til vedtægter for ny forening: Gennemgang og diskussion af det nye udkast (udsendt med dagsordenen som bilag 1), der efter diskussion i både DMKLs og DAMUSAs bestyrelser redigeres af det nedsatte udvalg, og derefter sendes i høring i samrådene i august/september. Bilag 1 5. udkast til vedtægter blev fremlagt. 1, 3, 7, 8, 9 og 10 blev tiltrådt uden bemærkninger. I forhold til 2, 4, 5 og 6 havde bestyrelsen en grundig drøftelse, som førte til indskrivning af nogle forslag til rettelser. Disse forslag til rettelser blev indskrevet i et 6. udkast til vedtægter, der er vedlagt dette referat. Bemærkning: Vedtægtsforslaget er siden blevet behandlet både på et møde for Samrådsformændene og i DAMUSAs bestyrelse. t nyt samlet forslag 9. udkast til vedtægter er mandag d. 27/8 sendt i høring i samrådene. Det blev på mødet i øvrigt konstateret, at det på nuværende tidspunkt er usikkert at sige noget konkret om økonomien for en kommende ny forening. Der er entreret med en advokat, der i samråd med formændene for de to foreninger (DMKL og DAMUSA) vil opstille nogle scenarier for forventet økonomisk resultat ved lukning af de to foreninger, herunder overgangsøkonomi, scenarier for de ansatte samt eventuelle forpligtigelser i øvrigt. På næste møde drøfter og beslutter bestyrelsen hvilke økonomiske scenarier der udsendes til medlemmerne, og der udarbejdes konkret forslag til første års budget for en kommende ny forening. Budgetforslaget samt forslag til økonomiske scenarier udsendes til medlemmerne snarest muligt efter næste bestyrelsesmøde Frokost Handleplan 2018 Organisationsudvikling, fortsat

3 a. vt. fortsat diskussion af vedtægter Se pkt. 3.c. b. Proces og programlægning i forbindelse med konferencen i november Det foreslås, at den første dag på årets landskonference, dvs. torsdag d. 8. november, disponeres således: Først en stiftende generalforsamling for den nye, samlende forening, dernæst ordinær generalforsamling i DMKL og til sidst ekstraordinær generalforsamling i DAMUSA. Ved generalforsamlingerne i DMKL og DAMUSA vil der begge steder være fremsat forslag om nedlæggelse af foreningerne. Generalforsamlingsdagen afsluttes med koncert, middag og fest. På konferencens anden dag (fredag d. 9. november) fokuseres der på visioner for den nye forening samt handlinger i overgangsfasen. DAMUSAs bestyrelse inviteres med til hele konferencen. Alle disse forslag blev tiltrådt af bestyrelsen Foreningens økonomi a. Status/budgetopfølgning for 2018 samt status for regnskab 2017 Den udsendte budgetopfølgning for 2018 blev gennemgået. De tidligere vedtagne budgetjusteringer holder stadig, men formanden og sekretariatet anbefaler nogle mindre omflytninger mellem kontiene. Det vedtagne, samlede budget for 2018 forventes overholdt. Regnskabet for 2017 er nu blevet revideret af den eksterne revisor, men afventer endnu revideringen fra den interne revisor. Det endelige resultat for 2017 fremlægges på næste bestyrelsesmøde d. 1. oktober. Gennemgangen blev taget til efterretning uden bemærkninger. b. Bemanding i sekretariatet i 2. halvår 2018 Sekretariatslederen er efter sin sygemelding tilbage i sekretariatet. Hun afholder sin resterende ferie i september, hvor Nina Ulf Jørgensen vil vikariere. Der er taget højde for dette i styringen af budget Bestyrelsen tog dette til efterretning uden bemærkninger. c. Advokatbistand i forbindelse med organisationsforandring I forbindelse med organisationsforandringsprocessen vil der blive brug for juridisk bistand. Formanden har sammen med DAMUSAs formand foretaget indledende research på behovet for advokatbistand, og der indhentes tilbud fra flere advokater for at sikre den bedst mulige

4 hjælp. Det foreslås, at der i DMKLs budget 2018 afsættes en ramme til advokatbistand på kr (ex. moms). Denne ramme kan rummes indenfor den samlede budgetramme. Forslaget blev tiltrådt af bestyrelsen Handleplan 2018 Opfølgning på tænketankens rapport a. Ministerens kommende musikhandlingsplan. Indledende møde med ministeriet, forberedelse i interessentkredsen mv. Formanden orienterede om den række sammenhænge, hvor DMKL pt inddrages i processen Handleplan 2018 Synlighed for musik- og kulturskolerne a. Præsentation af OrkesterMester på Kulturmødet Formanden orienterede om planerne for en festlig og synlig præsentation af OrkesterMester på Kulturmødet Speedware a. Status på arbejdet i DMKL-Speedware-udvalget Thomas Hylgaard redegjorde for status på Speedwareudvalgets arbejde. b. Koordinering mellem udvalget og bestyrelsen Beslutning: For at sikre en god koordinering mellem DMKLs bestyrelse og udvalget, udfærdiger DMKLs bestyrelse et kommissorium for Speedware-udvalgets arbejde. Jens Bloch og Palle Kjeldgaard udfærdiger sammen med arbejdsgruppen et forslag til dette kommissorium til behandling på næste bestyrelsesmøde d. 1. oktober Henvendelse fra DMF, Artlab Orientering v. Thomas Winther TW orienterede fra et møde med Artlab, hvorunder der var forslag til muligt samarbejde.

5 Sekretariatet og TW udfærdiger skrivelse til Artlab om denne orientering på bestyrelsesmødet. I denne skrivelse spørges ind til Artlabs tanker efter mødet i juni. Undersøgelse af samarbejdsmuligheder videreføres evt i den nye organisation, og kan indgå som punkt i overdragelsesforretningen Orientering a. Statistik Jan orienterede om status på arbejdet med nye tilgange til statistik/dataindsamling på musik- og kulturskoleområdet. Der afventes pt et opsamlende møde i KUM, med deltagelse af DMKL, Musikskolekonsulenten og Danmarks Statistik. b. Henvendelse fra Finn Holst vedr orientering og beslutning om samling af forskningsnetværk Punkt udgået c. Nyt fra sekretariatet Punkt udgået vt.