Europa-Kommissionen OPA- Ændret udgave

Transkript

1 Europa-Kommissionen Retningslinjer for forslagsevaluerings- og -udvælgelsesprocedurer OPA- EUROPA-KOMMISSIONEN DET SJETTE RAMMEPROGRAM Det sjette rammeprogram omfatter fællesskabsaktiviteter inden for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (FTU) for perioden Retningslinjer for forslagsevalueringsog udvælgelsesprocedurer Ændret udgave side 1

2 KOM C/2004/1855, side 2

3 Bilag Retningslinjer for forslagsevalueringsog -udvælgelsesprocedurer side 3

4 RETNINGSLINJER FOR FORSLAGSEVALUERINGS- OG -UDVÆLGELSESPROCEDURER Indhold INDHOLD INDLEDNING EVALUERINGSEKSPERTER EVALUERINGSEKSPERTERNES OPGAVER UDNÆVNELSE AF UAFHÆNGIGE EKSPERTER ROTATIONSPRINCIPPER FOR UAFHÆNGIGE EKSPERTER INTERESSEKONFLIKT FORTROLIGHED UAFHÆNGIGE OBSERVATØRER FØR FORSLAGSEVALUERINGEN INDKALDELSER AF INTERESSETILKENDEGIVELSER FORSLAGSINDKALDELSER FORHÅNDSGENNEMGANG AF FORSLAG INDGIVELSE AF FORSLAG ANERKENDELSE AF MODTAGELSEN ANTAGELIGHEDSKONTROL EVALUERING FORETAGET AF UAFHÆNGIGE EKSPERTER OVERSIGT OVER DE UAFHÆNGIGE EKSPERTERS EVALUERING...15 Trin 1: Orientering af de uafhængige eksperter...15 Trin 2: Individuel evaluering af forslag...15 Trin 3: Konsensus...15 Trin 4: Panelevaluering EVALUERINGSKRITERIER TILDELING AF POINT TÆRSKLER OG VÆGTNINGER DETALJERET BESKRIVELSE AF DE UAFHÆNGIGE EKSPERTERS FORSLAGSEVALUERING...17 Trin 2: Individuel evaluering af forslag...18 Trin 3: Konsensus...18 Trin 4: Panelevaluering TILBAGEMELDING TIL FORSLAGSSTILLERE AFSLUTNING PÅ EVALUERINGEN KOMMISSIONENS PRIORITEREDE LISTE KOMMISSIONENS RESERVELISTE KOMMISSIONENS BESLUTNINGER OM AFVISNING RAPPORTERING OM EVALUERINGSPROCESSEN FORHANDLING OM OG UDVÆLGELSE AF FORSLAG FORHANDLING OM FORSLAG UDVÆLGELSE AF FORSLAG...25 BILAG...26 BILAG A...27 UDNÆVNELSE TIL UAFHÆNGIG EKSPERT...27 side 4

5 BILAG B...35 ADFÆRDSKODEKS FOR UAFHÆNGIGE EKSPERTER, DER UDNÆVNES TIL EVALUERINGSEKSPERTER...35 BILAG I TIL UDNÆVNELSESBREVET SE BILAG A)...35 BILAG C...37 ERKLÆRING OM INTERESSEKONFLIKT OG FORTROLIGHED...37 (BILAG II TIL UDNÆVNELSESBREVET SE BILAG A)...37 BILAG D...38 RETNINGSLINJER OG ADFÆRDSKODEKS FOR UAFHÆNGIGE OBSERVATØRER I EVALUERINGSPROCESSEN...38 Profil...38 Opgaver...38 Rapportering...38 BILAG E...39 INDSENDELSES- OG EVALUERINGSPROCEDURER I TO TRIN...39 BILAG F...40 FORANSTALTNINGER FOR ÅBNE FORSLAGSINDKALDELSER MED LØBENDE INDSENDELSE AF FORSLAG...40 BILAG G...41 PROCEDURER FOR ETISK GENNEMGANG...41 Indledning...41 Forslag...41 Evalueringen...41 Procedure for etisk gennemgang og sammensætning af det etiske panel...42 BILAG H...43 EVALUERING AF FORSLAG VEDRØRENDE MENNESKELIGE RESSOURCER OG MOBILITET OG VEDRØRENDE NY OG OPDUKKENDE VIDENSKAB OG TEKNOLOGI UNDER DET SJETTE RAMMEPROGRAM...43 BILAG I...45 PROCEDURER FOR FJERNEVALUERING...45 BILAG J...46 PROCEDURER FOR INDSENDELSE AF FORSLAG...46 side 5

6 1. Indledning Formålet med dette dokument er at give en samlet oversigt over Kommissionens retningslinjer for evaluering og udvælgelse af projekter vedrørende indirekte aktioner 1 under Det Europæiske Fællesskabs sjette rammeprogram 2 og Det Europæiske Atomenergifællesskabs sjette rammeprogram 3 (herefter benævnt RP6), som omfattet af artikel 10, stk. 7, i de respektive deltagelsesregler 4. Her beskrives de grundprocedurer, som Kommissionen følger i overensstemmelse med ovennævnte regler, finansforordningen vedrørende Det Europæiske Fællesskabs budget 5 og Kommissionens forretningsorden 6. I RP6 har man blandet de nye finansieringsinstrumenter, der er udformet ud fra koncepterne bag det europæiske forskningsrum, og de mere traditionelle instrumenter, der er identiske med instrumenterne i det femte rammeprogram (RP5); forslagsevaluerings- og -udvælgelsesprocedurerne er derfor taget op til fornyet overvejelse med udgangspunkt i de bagvedliggende principper og udviklingen i praksis. Evalueringen af forslag til finansiering under De Europæiske Fællesskabers programmer for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (FTU) er dog stadig baseret på en række veletablerede principper: (i) (ii) (iii) Kvalitet. Forslag, der udvælges til finansiering, skal være af høj videnskabelig, teknisk og styringsmæssig kvalitet og stemme overens med målsætningerne for det pågældende FTUprogram. Gennemsigtighed. For at sikre klare rammer for forskere, som udarbejder forslag til finansiering, og for de evalueringseksperter, der evaluerer forslagene, skal der foreligge en tydelig beskrivelse af, hvordan beslutningstagerne når frem til en beslutning om finansiering, og denne skal være tilgængelig for alle interesserede parter. Desuden skal forslagsstillerne have fyldestgørende tilbagemeldinger om resultatet af forslagsevalueringen. Ligelig behandling. Et af grundprincipperne for EU s støtte til FTU er, at alle forslag skal behandles ligeligt, uanset hvor de kommer fra, eller hvem der fremlægger dem. 1 For foranstaltninger, der indsendes gennem procedurerne for offentlige indkøb, finder Kommissionens regler for evaluering af sådanne foranstaltninger anvendelse. 2 Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1513/2002/EF af 27. juni 2002 om Det Europæiske Fællesskabs sjette rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration som bidrag til realiseringen af det europæiske forskningsrum og til innovation ( ), EFT L 232 af s Rådets afgørelse nr. 2002/668/Euratom af 3. juni 2002 om Det Europæiske Atomenergifællesskabs sjette rammeprogram for forskning og uddannelse på det nukleare område, som også bidrager til realiseringen af det europæiske forskningsrum ( ), EFT L 232 af s Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2321/2002 af 16. december 2002 om deltagelsesregler for virksomheder, forskningscentre og universiteter og regler for formidling af forskningsresultater gældende under gennemførelsen af Det Europæiske Fællesskabs sjette rammeprogram ( ), EFT L 355 af , s.23. Rådets forordning nr. 2322/2002 af 5. november 2002 om deltagelsesregler for virksomheder, forskningscentre og universiteter gældende under gennemførelsen af Det Europæiske Atomenergifællesskabs sjette rammeprogram ( ), EFT L 355 af , s Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, EFT L 248 af , s Kommissionens forretningsorden, EFT L 308 af , s. 26. side 6

7 (iv) (v) (vi) Upartiskhed. Alle forslag behandles upartisk ud fra deres kvalitet. Effektivitet og hurtighed. Procedurerne er udformet med henblik på at sikre størst mulig hurtighed og kvalitet i evalueringen, samt at de offentlige midler anvendes hensigtsmæssigt, og de lovgivningsmæssige rammer for FTU-programmet respekteres. Etiske hensyn. Forslag, som strider mod grundlæggende etiske principper, kan på et hvilket som helst tidspunkt udelukkes fra evaluering eller udvælgelse. Der er følgende store forskelle mellem RP6 og RP5: - Øget kvalitet i evalueringsprocessen ved i højere grad at anvende fjernevaluering og udvide den personkreds, som evalueringseksperterne kan udvælges fra. - Styrkelse af evalueringssystemet, så det afspejler de nye instrumenters ambitiøse mål, idet det fremover er muligt at sikre en mere systematisk anvendelse af forslagsindsendelse i to trin, fjernevaluering og evalueringspanelets høringer af forslagsstillere. - Kodificering af procedurerne for den etiske gennemgang. I henhold til deltagelsesreglerne opstår der under visse omstændigheder særlige behov i enkeltstående programmer/aktiviteter. Med dette dokument skabes der derfor større fleksibilitet inden for harmoniserede rammer, således at procedurerne kan tilpasses de særlige behov, når det er nødvendigt. Det fastsættes i arbejdsprogrammerne/indkaldelserne, hvordan mulighederne i ovennævnte regler kan udnyttes, især de valg, der er truffet (hvis dette er tilfældet), og detaljerede oplysninger om hvert programs forskningstemaer i form af en beskrivelse af det point- og vægtningssystem, som vil blive anvendt, samt evalueringskriterier for hvert område/hver indkaldelse. De forskellige trin i forslagsevaluerings- og -udvælgelsesprocessen fremgår af nedenstående figur: side 7

8 Forslag Antagelighed Individuel evaluering Konsensus Tærskler Etiske aspekter (EVT.) Høringer (EVT.) Panel Kommissionens prioritering Kommissionens beslutning om afslag Forhandling Forhandlingsresultat Om nødvendigt høring af programudvalget Kommissionens beslutning om finansiering og/eller afslag side 8

9 2. Evalueringseksperter 2.1. Evalueringseksperternes opgaver I medfør af artikel 10, stk. 6, i deltagelsesreglerne udnævner Kommissionen uafhængige 7 eksperter til at bistå med forslagsevalueringen i overensstemmelse med bestemmelserne i ovennævnte reglers artikel 11, undtagen i forbindelse med enkelte specifikke støtteaktioner, hvor der kun udpeges uafhængige eksperter, hvis Kommissionen finder det hensigtsmæssigt. Hvis medarbejdere i Kommissionen fungerer som evalueringseksperter, sker dette i overensstemmelse med finansforordningen og dennes gennemførelsesbestemmelser. Alle forslag, som opfylder kriterierne for antagelighed (se nedenstående afsnit 3.4), evalueres med henblik på at fastslå deres kvalitet. Mindst tre evalueringseksperter gennemgår hvert af de antagelige forslag, som Kommissionen har modtaget 8. Da integrerede projekter (IP) og ekspertisenetværk (NE) er mere ambitiøse, forventes det i almindelighed, at disse forslag evalueres af mindst fem evalueringseksperter Udnævnelse af uafhængige eksperter 9 Som uafhængige eksperter, der skal bistå med at evaluere forslag til ekspertisenetværk og integrerede projekter, udnævner Kommissionen forskere, erhvervsfolk og/eller personer med erfaring inden for innovation, som ligeledes har det højeste niveau af viden og internationalt anses for autoriteter inden for det relevante fagområde. For alle andre instrumenter under RP6 udnævner Kommissionen uafhængige eksperter med relevant kompetence og viden på de områder, hvor de får stillet opgaver. Kommissionen vil i denne sammenhæng benytte sig af: (i) (ii) Indkaldelser af ansøgninger fra enkeltpersoner, offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende Indkaldelser henvendt til forskningsinstitutioner for at etablere lister over egnede personer. Kommissionen kan på et hvilket som helst tidspunkt, hvis den finder det formålstjenligt, også vælge enhver person, der har den nødvendige kompetence uden at være opført på disse lister. 7 En uafhængig ekspert er en person, som arbejder på egne vegne og ikke repræsenterer nogen organisation i udførelsen af dette arbejde. 8 For foranstaltninger, der indsendes gennem procedurerne for offentlige indkøb, finder Kommissionens almindelige regler for evaluering af sådanne foranstaltninger anvendelse. 9 Artikel 11, stk. 2, litra b) og d) i deltagelsesreglerne. side 9

10 Uafhængige eksperter forventes generelt at have den kompetence og viden, der er relevant for de aktivitetsområder, som de kan blive anmodet om at bistå på. Alle uafhængige eksperter skal også have stor faglig erfaring fra den offentlige eller private sektor inden for et eller flere af nedenstående områder eller aktiviteter: forskning på de relevante videnskabelige og teknologiske områder, administration, styring eller evaluering af projekter, udnyttelse af resultater fra udviklingsprojekter inden for forskning og teknologi, teknologioverførsel og innovation, internationalt samarbejde inden for videnskab og teknologi samt udvikling af menneskelige ressourcer. Kommissionen vil i udnævnelsen af de uafhængige eksperter også tage hensyn til deres evne til at vurdere udfordringer og den industrielle og/eller samfundsmæssige dimension af det foreslåede arbejde. Eksperter skal også have de relevante sprogkundskaber for at kunne evaluere forslagene. De kan komme fra andre lande end medlemsstaterne eller de associerede stater. Oplysninger om mulige uafhængige eksperter, også eksperter, der ikke er opført på ovennævnte lister, indlæses i en central database. Denne database kan på foranledning gøres tilgængelig for nationale myndigheder i medlemsstaterne og lande, som er associeret til rammeprogrammerne. Kommissionen udarbejder en liste over de relevante uafhængige eksperter (evt. også en reserveliste), der skal evaluere forslag, som indsendes til Kommissionen efter en indkaldelse. Listerne over enkeltpersoner, som kan indgå i ekspertpaneler, udarbejdes af Kommissionen efter følgende udvælgelseskriterier: relevant viden og kompetence hensigtsmæssig balance mellem akademisk og industriel ekspertise og brugere fornuftig balance mellem de to køn 10 fornuftig fordeling iht. de uafhængige eksperters geografiske oprindelse regelmæssig rotation mellem de uafhængige eksperter. Listen over uafhængige eksperter, som skal bruges til evalueringsmøderne, fastlægges af de(n) relevante direktør(er) eller behørigt udpegede delegerede. Navnene på de uafhængige eksperter, der skal bedømme de enkelte forslag, offentliggøres ikke, men Kommissionen offentliggør med regelmæssige mellemrum listen over de uafhængige eksperter, der bruges på de forskellige aktiviteter/forskningsområder, på internettet. Hver uafhængig ekspert modtager et udnævnelsesbrev (se bilag A) med en beskrivelse af deres opgaver. Dette udnævnelsesbrev udgør den indledende kontrakt med eksperten og danner grundlag for standardkontrakten for eksperter under de sjette rammeprogrammer. Den vedlagte erklæring om interessekonflikt og fortrolighed (se bilag C) skal også underskrives, før eksperten påbegynder arbejdet Rotationsprincipper for uafhængige eksperter Kommissionen vil almindeligvis sikre, at mindst en fjerdedel af de eksperter, der bruges til at evaluere en aktivitet/et forskningsområde, udskiftes per kalenderår startende fra De Europæiske Fællesskabers ligestillingspolitik er fastlagt i meddelelsen Kvinder og videnskab - Mobilisere kvinder til berigelse af europæisk forskning af (KOM(1999) 76 endelig udg.). side 10

11 2.4. Interessekonflikt Når Kommissionen udnævner uafhængige eksperter, sikrer den sig i henhold til artikel 11, stk. 3, i deltagelsesreglerne, at disse ikke stilles over for en interessekonflikt i forbindelse med de forslag, de skal udtale sig om. Med henblik herpå anmoder den eksperterne om at underskrive en erklæring om, at der ingen interessekonflikt foreligger på tidspunktet for deres udnævnelse, og at de forpligter sig til at informere Kommissionen, hvis der skulle opstå en sådan under udførelsen af deres opgaver. Når Kommissionen får oplysninger herom, træffer den alle nødvendige foranstaltninger for at fjerne interessekonflikten Fortrolighed I overensstemmelse med deltagelsesreglernes artikel 10, stk. 6, skal Kommissionen sikre, at evalueringsprocessen holdes fortrolig. De uafhængige eksperter modtager derfor før forslagsevalueringen en adfærdskodeks for uafhængige eksperter sammen med udnævnelsesbrevet (se bilag B). Eksperterne er forpligtede til at behandle oplysninger i de forslag, som de skal evaluere, og oplysninger om evalueringsprocessen og dens resultater fortroligt og fuldkommen uvildigt. Som anført i afsnit 2.2 underskriver de uafhængige eksperter en erklæring om interessekonflikt og fortrolighed (se bilag C) Uafhængige observatører Uafhængige eksperter kan udnævnes til uafhængige observatører, som skal overvåge evalueringsprocessen, dvs. hvordan den fungerer og gennemføres. Observatørernes opgave er at bistå Kommissionen med uvildig rådgivning om evalueringsprocessens gennemførelse, rimelighed og retfærdighed, om hvordan processen kan forbedres, hvilke evalueringskriterier der anvendes, og hvordan evalueringseksperterne anvender disse kriterier. De udtaler sig ikke om de forslag, der gennemgås, eller om evalueringseksperternes holdning til forslagene. Observatørerne inviteres til at være til stede fra begyndelsen af evalueringsprocessen, når de uafhængige eksperter orienteres af Kommissionen, og overvære alle evalueringens faser, uanset om denne gennemføres på et bestemt sted, eller der er tale om fjernevaluering. Observatørerne overværer også konsensusprocessen, uanset om dette sker på møder eller ad elektronisk vej. Observatørerne udnævnes ikke, hvis de har en direkte forbindelse med Kommissionen eller en anden EU-institution eller -instans. Adfærdskodeks for uafhængige observatører i evalueringsprocessen med en beskrivelse af udvælgelsesprocessen, deres profil, rolle og opgaver findes i bilag D. side 11

12 3. Før forslagsevalueringen 3.1. Indkaldelser af interessetilkendegivelser Kommissionen kan med en opfordring til at indsende interessetilkendegivelser forespørge i forskersamfundet, om der er interesse for at udarbejde forslag, og orientere om forskningsaktionernes eventuelle målsætninger og relevans. Disse tilkendegivelser kan Kommissionen bruge til at udarbejde og fastsætte målsætningerne for arbejdsprogrammer og udforme forslagsindkaldelser til deres gennemførelse. Indsendelse af en interessetilkendegivelse er hverken en forudsætning for at deltage i kommende indkaldelser eller en garanti for, at et forslag, som indsendes i den anledning, vil blive udvalgt Forslagsindkaldelser Med undtagelse af specifikke støtteaktioner som anført i deltagelsesreglernes artikel 9, stk. 2, indsendes forslag i overensstemmelse med forslagsindkaldelser, som er anført i arbejdsprogrammerne og offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. En forslagsindkaldelse kan enten omfatte indsendelse af et fuldstændigt forslag med efterfølgende evaluering, dvs. en ettrins-procedure, eller en totrins-procedure, dvs. indsendelse af et udkast til forslag, der evalueres, og efterfølgende af et fuldstændigt forslag, som så evalueres. I sidstnævnte tilfælde opfordres alene koordinatorer af forslag, som er blevet positivt bedømt i første trin, til at indsende et fuldstændigt forslag i andet trin (se bilag E for yderligere oplysninger) Forhåndsgennemgang af forslag Kommissionen kan tilbyde forskere en uformel forhåndsgennemgang af forslag på visse områder (især SMV-foranstaltninger). Formålet er at rådgive potentielle forslagsstillere om, hvorvidt forslagene ser ud til at kunne antages, og om de hører under den pågældende indkaldelse. Oplysninger om forhåndsgennemgangen af forslag findes i den relevante vejledning for forslagsstillere Indgivelse af forslag Som anført i indkaldelserne, der offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, skal forslag indsendes i overensstemmelse med nedenstående procedure: Som et elektronisk forslag via det web-baserede elektroniske system for forslagsindsendelse (EPSS) EPSS er et værktøj, som forslagsstillere kan bruge til at udarbejde og indsende deres forslag elektronisk. side 12

13 Kommissionen forbeholder sig ret til at begrænse indgivelsen af bestemte forslag udelukkende til elektroniske forslag. I såfald kan en koordinator undtagelsesvis og forud for udløbet af fristen for indgivelse af forslag anmode Kommissionen om tilladelse til at indgive forslag i papirudgave. Forslag på papir kan indsendes via post, kurer eller indleveres personligt. Udgaver af forslag til indirekte FTU-aktioner, der indsendes på løse elektroniske lagringsmedier (dvs. CD-ROM eller diskette), per eller fax vil blive udelukket. Yderligere oplysninger om de forskellige fremgangsmåder for forslagsindsendelse findes i bilag J. Der findes en web-baseret forhåndsregistreringsfacilitet for alle indkaldelser. Forhåndsregistrering forpligter ikke forslagsstilleren til at indsende et forslag om det forhåndsregistrerede emne. Oplysninger fra forhåndsregistreringen, som tilflyder Kommissionen før fristen for indgivelse af forslag, bruges kun som hjælp ved planlægningen af evalueringsmøderne. Pakker med forslag kan åbnes af Kommissionen 12 med henblik på registrering af administrative oplysninger i databaser og for at sikre, at forslagsstillerne får bevis for, at forslaget er modtaget. Indholdet af forslagsfiler, som indsendes online via EPSS, indlæses i databaserne efter fristens udløb. Ingen evaluering eller analyse af forslags indhold kan finde sted før fristens udløb (se dog bilag F for oplysninger vedrørende åbne indkaldelser med løbende forslagsindsendelse). Alle forslag arkiveres på de til enhver tid gældende sikkerhedsvilkår. Når der ikke længere er brug for kopierne, destrueres de med undtagelse af originalen og kopier, der bruges til arkivering og/eller kontrol. Med undtagelse af forslag, som er genstand for høringer (se pkt. 4.5), er der ingen yderligere kontakt mellem Kommissionen og forslagsstillerne om indholdet af deres forslag før den endelige evaluering Anerkendelse af modtagelsen Når Kommissionen har modtaget forslaget, registreres dato og tidspunkt for modtagelsen. Derefter sendes en anerkendelse af modtagelsen med følgende oplysninger til forslagskoordinatoren per e- mail, fax eller post: - forslagets titel, akronym og entydig identifikation af forslaget (forslagsnummer) - navn på program og/eller aktivitet/forskningsområde og referencenummer på den indkaldelse, som forslaget er indsendt under - dato og tidspunkt for modtagelsen. Med hensyn til åbne indkaldelser med løbende forslagsindsendelse, hvor der er faste datoer for evalueringsmøder, er der indført særlige procedurer for modtagelse af forslag, som er beskrevet i bilag F. 12 Eller en kontrahent, som Kommissionen har ansat til at yde administrative tjenester i forbindelse med evalueringsmøderne. side 13

14 3.6. Antagelighedskontrol Kommissionen kontrollerer, om forslagene opfylder de kriterier for antagelighed, der er beskrevet i indkaldelsen. Disse kriterier følges strengt, og forslag, som ikke opfylder dem, udelukkes fra evalueringen. Antagelighedskontrollen gennemføres efter modtagelsen af forslagene. Hvis der er tale om indsendelse af forslag i to trin, gennemføres der en antagelighedskontrol på begge trin. Der udfyldes et antagelighedsskema for hvert forslag med de oplysninger, der findes i forslaget. Hvis det før, under eller efter evalueringsfasen bliver klart, at et eller flere af disse kriterier ikke er opfyldt, erklæres forslaget uantageligt og trækkes tilbage fra yderligere gennemgang. Hvis der er tvivl om et forslags antagelighed, forbeholder Kommissionen sig ret til at fortsætte med evalueringen, indtil der træffes endelig beslutning om antageligheden. Det forhold, at et forslag evalueres under sådanne omstændigheder, udgør ikke bevis for dets antagelighed. Nedenstående antagelighedskriterier gennemgås for alle forslag, som indsendes under en indkaldelse. Når et forslag foreligger i fuldstændig form både elektronisk og i papirformat, betragtes alene den elektroniske kopi som gyldig, og den bruges til kopier til evalueringen. Kun forslag, som opfylder nedenstående kriterier, vil blive evalueret 13, 14 : Kommissionen skal have modtaget forslaget før eller på den dato og det tidspunkt, der er fastlagt i indkaldelsen. (Se bilag J for yderligere krav vedrørende indsendelse af forslag). Mindsteantal af deltagere som anført i forslagsindkaldelsen. Fuldstændige forslag, dvs. at et forslag skal indeholde alle de påkrævede administrative skemaer og forslagsbeskrivelsen (NB: Det påhviler evalueringseksperterne at vurdere, om oplysningerne i forslagsbeskrivelsen er fuldstændige; i antagelighedskontrollen tjekkes alene, om de nødvendige dele af forslaget foreligger). Hvis der indsendes flere forskellige kopier af et forslag til Kommissionen, vil kun den senest indsendte fuldstændige antagelige kopi blive evalueret. Beslutning om at udelukke et forslag, fordi det ikke opfylder et eller flere antagelighedskriterier, træffes af Kommissionen. Beslutningen kan træffes på et hvilket som helst tidspunkt før, under eller efter evalueringsmøderne, hvis det godtgøres, at forslaget ikke er antageligt. 13 Disse kriterier kan suppleres med yderligere antagelighedskriterier som anført i beslutningen om særprogrammet og/eller arbejdsprogrammet. 14 I overensstemmelse med artikel 3, 8 og 10, stk. 5, i deltagelsesreglerne og artikel 114 i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget må ingen af deltagerne opfylde de deri anførte udelukkelseskriterier. Disse kriterier vil normalt blive vurderet under forhandlingerne (se pkt. 6). side 14

15 4. Evaluering foretaget af uafhængige eksperter Alle antagelige forslag evalueres af Kommissionen 15 med bistand fra uafhængige eksperter, hvor dette er relevant, med henblik på at undersøge, om de opfylder de evalueringskriterier, der er relevante for indkaldelsen Oversigt over de uafhængige eksperters evaluering Hvert evalueringsmøde består af en række trin, uafhængigt af om processen afvikles i en eller to faser 16. Trin 1: Orientering af de uafhængige eksperter Alle evalueringseksperter orienteres mundtligt eller skriftligt før evalueringen af repræsentanter fra den tjenestegren i Kommissionen, der er ansvarlig for indkaldelsen, så de kan informeres om de generelle retningslinjer for evalueringen og målsætningerne for det pågældende forskningsområde. Trin 2: Individuel evaluering af forslag Hvert forslag evalueres uafhængigt ud fra de gældende kriterier af adskillige eksperter, som udfylder individuelle evalueringsskemaer med antal point og eventuelle bemærkninger. Trin 3: Konsensus Der udarbejdes en konsensusrapport for hvert forslag. Rapporten skal give et retvisende billede af evalueringseksperternes holdninger, se trin 2. Trin 4: Panelevaluering Et panel kan om nødvendigt indkaldes til at gennemgå og sammenligne konsensusrapporterne og det antal point, der er givet for de forskellige områder, for at sammenholde forslagene og i enkelte tilfælde (f.eks. i tilfælde af lige antal point) udarbejde anbefalinger vedrørende en prioriteret rækkefølge og/eller en mulig gruppering eller kombination af forslag. Paneldiskussionerne kan omfatte høringer af forslagsstillerne. 15 Medmindre forslagskoordinatoren udtrykkeligt skriftligt anmoder om at trække forslaget tilbage. 16 På grund af de meget forskelligartede aktiviteter på området Menneskelige ressourcer og mobilitet og på grund af den store videnskabelige bredde og tværfaglige karakter af aktiviteterne på området Ny og opdukkende videnskab og teknologi kan evalueringen af forslag til disse aktiviteter afvige fra de her beskrevne procedurer for yderligere oplysninger, se bilag H. side 15

16 4.2. Evalueringskriterier En række evalueringskriterier er fælles for alle programmer under det sjette rammeprogram og findes i deltagelsesreglerne (artikel 10). Afhængigt af de anvendte instrumenter eller målsætninger for FTUaktiviteten fastlægges det i arbejdsprogrammer og forslagsindkaldelser, hvordan Kommissionen anvender disse kriterier. Eventuelle særlige fortolkninger af de kriterier, der bruges i evalueringen, er beskrevet i arbejdsprogrammet, især hvordan de er tilpasset de emner, der skal gennemgås. Da det sjette rammeprogram indeholder en lang række forskellige instrumenter, kan disse emner grupperes i blokke som grundlag for pointgivningen 17, som skal være ens for alle instrumenttyper. Hver indkaldelse indeholder en beskrivelse af de relevante blokke og disses respektive vægtninger og tærskler. Under alle omstændigheder evalueres forslag ud fra de kriterier, der gælder for det instrument, de indsendes under. I helt entydige tilfælde (f.eks. i forbindelse med et forslag, som vedrører en forskningsopgave, der ikke er åben for en bestemt indkaldelse) kan et forslag udelukkes af Kommissionen, uden at det henvises til eksperterne. Forslag til en indirekte aktion, som strider mod grundlæggende etiske principper, eller som ikke opfylder betingelserne i indkaldelsen, vil ikke blive udvalgt og kan på ethvert tidspunkt udelukkes fra evaluerings- og udvælgelsesproceduren. Deltagere, som har begået uregelmæssigheder under gennemførelsen af en indirekte aktion, kan desuden på ethvert tidspunkt udelukkes fra evalueringsog udvælgelsesproceduren. Der gælder særlige procedurer for alle forslag med en etisk dimension. For yderligere oplysninger, se bilag G Tildeling af point Evalueringseksperterne gennemgår de enkelte emner i hver blok af evalueringskriterier og tildeler generelt point ud fra en skala fra 0 til 5, hvor pointtallene har følgende betydning: 0 - forslaget vedrører ikke det relevante emne eller kan ikke vurderes ud fra det pågældende kriterium på grund af manglende eller ufuldstændige oplysninger 1 - dårligt 2 - middel 3 - godt 4 - meget godt 5 - exceptionelt godt 17 Blok af kriterier henviser til de nummererede hovedoverskrifter i arbejdsprogrammets bilag, hvor flere emner er grupperet. side 16

17 Der kan evt. gives halve point. Evalueringseksperterne kan også blive bedt om at give et point for hvert af de enkelte emner, der indgår i kriterieblokkene. Der tages alene hensyn til de point, der er givet for kriterieblokkene (efter anvendelse af vægtning) i beregningen af forslagets samlede pointtal. Under proceduren kan evalueringseksperterne overveje de enkelte dele af hver kriterieblok. Ved alene at tage hensyn til pointtallet for kriterieblokke i den endelige forslagsevaluering tilskyndes evalueringseksperterne til at se på helheden og tildele point til forslaget ud fra disse kriterieblokke som helhed i stedet for at anvende en mekanisk proces, hvor man lægger de point sammen, der er givet til hvert enkelt aspekt Tærskler og vægtninger tærskler Der kan fastsættes tærskler for nogle eller alle kriterieblokke, således at forslag, som ikke får tilstrækkeligt mange point, afvises. Desuden kan der fastsættes en samlet tærskel. Tærskler for hver kriterieblok og den generelle tærskel fremgår af indkaldelsen. Hvis et forslag ikke når op på den fastsatte tærskel for en kriterieblok, kan evalueringen af forslaget indstilles. Årsagerne vil fremgå af konsensusrapporten. Det kan besluttes at opdele evalueringen i flere trin med mulighed for at lade forskellige eksperter gennemgå forskellige aspekter. Hvis evalueringen gennemføres i flere trin, er det muligt at indstille evalueringen af forslag, som ikke når op over den fastsatte tærskel, så det ikke går videre til næste trin. Sådanne forslag kategoriseres som afvist. vægtninger Afhængigt af instrument og indkaldelse kan det besluttes at vægte kriterieblokkene. Vægtningerne for hver kriterieblok fremgår af indkaldelsen Detaljeret beskrivelse af de uafhængige eksperters forslagsevaluering Uafhængige eksperter kan anmodes om at gennemføre hele eller dele af evalueringen hjemme eller på deres arbejdsplads (fjernevaluering) eller i Kommissionens lokaler. De enkelte eksperter gennemlæser og evaluerer forslagene i hjemmet eller på deres arbejdsplads. Bilag I indeholder en beskrivelse af de procedurer, der gælder for fjernevaluering. Kommissionen kan desuden vælge en totrins-procedure for indsendelse og evaluering af forslag. I bilag E beskrives de procedurer, der så skal følges. Trin 1: Orientering af de uafhængige eksperter Kommissionen er ansvarlig for at orientere de uafhængige eksperter før evalueringsmøderne. Der udarbejdes retningslinjer for evalueringseksperter i denne sammenhæng; disse sendes til dem forud for evalueringen og lægges ud på nettet. Eksperterne orienteres om evalueringsprocesser og - procedurer samt evalueringskriterier og målsætninger for det pågældende forskningsområde. Ved side 17

18 fjernevaluering bevares en tæt kontakt til de enkelte eksperter, så de kan få hjælp med eventuelle spørgsmål. Der lægges særlig vægt på håndtering af horisontale emner (f.eks. køn, uddannelse, samfundsmæssige følger osv.) i forslagsevalueringen. Trin 2: Individuel evaluering af forslag I den indledende evalueringsfase arbejder eksperterne uafhængigt og giver point og bemærkninger til hver kriterieblok samt tager stilling til de horisontale emner som beskrevet i arbejdsprogrammet/indkaldelsen. begrundelse for pointtildelingen Eksperterne skal kommentere hver enkelt pointtildeling på en måde, som kan bruges i tilbagemeldingen til forslagsstillerne. Disse bemærkninger skal være i overensstemmelse med de tildelte point. De kan desuden medtages i konsensusdrøftelserne og -rapporten. resultat af den individuelle evaluering Med den uafhængige eksperts indsendelse af det individuelle evalueringsskema i underskreven stand afsluttes den pågældendes individuelle gennemlæsning og vurdering. Er der tale om fjernevaluering, informeres Kommissionen om resultaterne per post eller elektronisk. I evalueringsprocessen kan elektroniske koder erstatte ekspertens underskrift. Ekspertens evalueringsskema kan ikke ændres på et senere tidspunkt. Eksperter kan dog i nogle tilfælde blive bedt om kun at foretage den individuelle fjernevaluering. I påkommende tilfælde fremsendes deres individuelle evalueringsskemaer til de eksperter, der deltager i konsensusfasen (se nedenfor), således at de kan indgå i udarbejdelsen af konsensusrapporten. Trin 3: Konsensus Når alle evalueringseksperter, der skal evaluere et forslag, har afsluttet deres individuelle vurdering, kan der indkaldes til en konsensusdiskussion, hvor man drøfter de tildelte point. I nogle tilfælde (f.eks. hvis der er generel enighed blandt eksperterne) er der måske ikke behov for at indkalde til et konsensusmøde. Er der tale om fjernevaluering, kan konsensus opnås via fjernarbejde (f.eks. elektronisk). konsensuspoint Eksperterne søger at nå til enighed om, hvor mange point hver kriterieblok skal tildeles. De begrunder deres pointtildeling med bemærkninger, der kan bruges som tilbagemelding til forslagskoordinatoren, og godkender en konsensusrapport, som de underskriver. For at lette eksperternes diskussioner kan en af Kommissionens medarbejdere, hvor dette måtte være nødvendigt, fungere som mødeleder for gruppen og udpege en ekspert til at være ordfører for forslaget. Forslagets ordfører er ansvarlig for at sammenfatte de enkelte eksperters holdninger, indlede diskussionen og udarbejde konsensusrapporten. side 18

19 Hvis det under konsensusdiskussionen viser sig umuligt for eksperterne at nå frem til en fælles holdning om et bestemt aspekt i forslaget, kan de medarbejdere i Kommissionen, som har ansvar for evalueringen, bede op til yderligere tre uafhængige eksperter om at gennemgå forslaget. resultatet af konsensusdiskussionen Konsensusfasen munder ud i, at alle de uafhængige eksperter eller som minimum ordføreren eller en anden uafhængig ekspert og mødelederen underskriver konsensusrapporten. Kommissionens medarbejder skal sikre, at konsensusrapporten giver et retvisende billede af de individuelle vurderinger og/eller den opnåede konsensus. Hvis det ikke er muligt at opnå konsensus, skal både flertallets og andres holdninger fremgå af rapporten. Med indsendelsen af den underskrevne konsensusrapport betragtes konsensusdiskussionerne som afsluttede. evaluering af et genfremsat forslag Hvis forslag allerede har været indsendt til og er blevet afvist af Kommissionen, kan Kommissionens medarbejder udlevere de tidligere evalueringsrapporter til eksperterne efter konsensusdiskussionen, og når der er opnået enighed om de overordnede bemærkninger til konsensusrapporten. De kan om nødvendigt blive bedt om yderligere begrundelser for eventuelle uoverensstemmelser mellem bemærkningerne og/eller pointtildelingen i de to rapporter. Trin 4: Panelevaluering Afhængigt af indkaldelsens art og antal indsendte forslag er der mulighed for, at alle eksperter på et bestemt område gennemgår alle forslag, der indsendes til dette område, og foretager deres endelige gennemgang, samtidig med at de udarbejder konsensusrapporten. Alternativt kan det blive nødvendigt at indkalde et supplerende panel til denne opgave. De praktiske arrangementer i forbindelse med at nå frem til eksperternes endelige anbefalinger afhænger af forskellige omstændigheder. Det endelige antal point for et forslag beregnes ud fra de vægtede konsensuspoint for hver kriterieblok. panelets rolle Hvis panelet indkaldes efter udarbejdelsen af udkastet til konsensusrapport, kan det have følgende opgaver: høringer af stillerne af de forslag, som er nået op over den nødvendige tærskel, gennemgang og sammenligning af konsensusrapporterne på et bestemt område og anbefalinger af at samle eller kombinere forslag og/eller udarbejde en prioriteret rækkefølge. Kommissionen kan udnævne en ekspert som formand for panelet, som skal bistå med at forberede dets arbejde og lede diskussionerne. Der kan udnævnes en panelordfører (som også kan være panelets formand) til at udarbejde panelets råd. En tjenestemand fra Kommissionen kan fungere som mødeleder for panelet. Denne mødeleders opgave er at sikre, at alle forslag får samme retfærdige og upartiske behandling under paneldrøftelserne. side 19

20 høringer af forslagsstillere Som led i panelets overvejelser kan der arrangeres høringer af eller interviews med forslagsstillere, især i forbindelse med forslag til ekspertisenetværk og integrerede projekter. Hvis denne mulighed vælges, kan repræsentanter for stillere af alle forslag, der er indsendt under et bestemt instrument og har opnået det nødvendige antal point, inviteres til at deltage i en høring. Høringer giver input til yderligere afklaring af forslagene og hjælper panelet med at finde frem til det endelige antal point til et forslag. De øger de uafhængige eksperters forståelse af forslaget, men kan ikke på nogen måde bruges til at ændre eller forbedre selve forslaget. Forslagsstillerne vil derfor ikke blive inviteret til at fremlægge deres forslag, men komme med redegørelser og forklarende bemærkninger til spørgsmål, som de får tilsendt på forhånd. Eventuelle aspekter i det enkelte forslag, som kræver særlig ekspertise, kan afklares ved, at der inviteres andre eksperter til høringerne om disse forslag. I så tilfælde opfordres disse eksperter alene til at udtale sig om det særlige område af forslaget, som de er eksperter i, og ikke om forslaget som helhed. Hvis et konsortium, som har indsendt et forslag, ikke deltager i høringen, men skriftligt indsender svar på de stillede spørgsmål, vil der blive taget hensyn til disse skriftlige svar. Hvis et konsortium ikke besvarer spørgsmålene og heller ikke deltager i høringen, vil panelet alene basere den endelige pointtildeling og bemærkningerne til forslaget på det oprindeligt indsendte materiale. sammenligning af konsensusrapporter Panelet kan gennemgå og sammenligne konsensusrapporterne om forslagene for at kontrollere, om der er konsekvens i det antal point, der tildeles i løbet af de forskellige konsensusdiskussioner, og om nødvendigt foreslå et nye sæt point. Forslag, som har fået samme antal point efter den indledende gennemgang, gennemgås på ny, således at der eventuelt kan opstilles en prioriteret rækkefølge. gruppering af forslag Det/de ekspertpanel/-er, som foretager den endelige gennemgang, kan få til opgave at gennemgå de forslag, der betragtes som værende af den højeste kvalitet, og eventuelt fremsætte anbefalinger i henseende til at gruppere eller kombinere forslag i større projekter eller projektklynger. resultat af panelets møde Panelets møde (hvor der tages hensyn til eventuelle høringer med forslagsstillere) munder ud i en rapport om panelets overvejelser med følgende indhold: En kortfattet evalueringsrapport for hvert forslag En liste over forslag, som når op på de relevante tærskler, med angivelse af det endelige antal point for hvert af disse forslag og panelets forslag til prioriteret rækkefølge. Panelets arbejde er afsluttet, når panelrapporten er underskrevet af mindst tre eksperter, herunder panelets ordfører og formand. side 20

21 Panelets rapport skal indeholde evalueringseksperternes råd til Kommissionen. Navnlig skal panelet i rapporten anføre de forslag, som bør vies særlig opmærksomhed, enten på grund af de betydelige etiske aspekter, de rejser, eller fordi de etiske aspekter ikke er tilstrækkeligt behandlet Tilbagemelding til forslagsstillere Forslagskoordinatoren får tilsendt evalueringsrapporten. Af rapporten fremgår de uafhængige eksperters konsensus og panelets resultater (i form af bemærkninger og point) for hver blok af kriterier samt de generelle bemærkninger (herunder forslag til ændringer og i undtagelsestilfælde mulighed for klyngedannelse/sammenlægning med andre forslag) og forslagets samlede antal point og placering. Der skal være klare, fyldestgørende begrundelser for pointtildelingen, og for forslag, der har fået høje pointtal, anføres eventuelle anbefalinger til ændringer af forslaget, hvis det skal gøres til genstand for forhandling. For forslag, der afvises, fordi de ikke kommer over evalueringstærsklen, er de i rapporten anførte bemærkninger eventuelt kun fuldstændige for de kriterier, der var blevet gennemgået, indtil forslaget faldt under tærsklen. side 21

22 5. Afslutning på evalueringen På dette trin gennemgår Kommissionens tjenestegrene resultatet af de uafhængige eksperters evaluering, foretager en vurdering af forslagene på grundlag af råd fra disse eksperter og udarbejder de endelige evalueringsresultater Kommissionens prioriterede liste Kommissionens tjenestegrene udarbejder en eller flere endelige lister med alle de evaluerede forslag, som har opnået det nødvendige antal point, i prioriteret rækkefølge. Der tages behørigt hensyn til det tildelte antal point og eventuelle råd fra de uafhængige eksperter vedrørende prioriteringen af forslagene. I udarbejdelsen af den endelige liste tager Kommissionens tjenestegrene også hensyn til programmets prioriteter (f.eks. overensstemmelse med programmets målsætninger), forslagenes forenelighed med målsætningerne for EU s politikker og det tilgængelige budget. Under alle omstændigheder fremlægger Kommissionens tjenestegrene skriftligt årsagerne til prioriteringen, når de udarbejder den endelige prioriterede liste. Et forslags placering på listen kan være betinget af forhandlingerne om det, f.eks. tilpasning af budgettet, indhold, sammenlægning med andre forslag eller finansiering op til en bestemt milepæl med mulighed for at tildele yderligere midler efter en efterfølgende forslagsindkaldelse Kommissionens reserveliste I udarbejdelsen af listen over forslag, som udvælges til forhandlinger, tages der hensyn til det disponible budget (som fremgår af forslagsindkaldelsen). En række forslag kan holdes i reserve for det tilfælde, at forhandlingerne om projekter ikke ender med det forventede resultat, forslag trækkes tilbage, og/eller der skal gennemføres besparelser under kontraktforhandlingerne. Koordinatorerne af forslag, der holdes i reserve, modtager bekræftelse på, at der kan tilbydes forhandlinger med henblik på indgåelse af kontrakter, men at det afhænger af, om der stilles yderligere midler til rådighed. Denne bekræftelse kan også indeholde en dato, efter hvilken der sandsynligvis ikke vil komme yderligere tilbud om forhandlinger. Når budgettet for en bestemt indkaldelse er opbrugt, vil eventuelle forslag på reservelisten, som det ikke har været muligt at finansiere, blive afvist via en beslutning truffet af Kommissionen som beskrevet nedenfor, og koordinatorerne vil blive underrettet Kommissionens beslutninger om afvisning Kommissionens beslutning(er) om afslag vedrører forslag, som er fundet uantagelige (hvis de ikke allerede har været genstand for en beslutning om afvisning, se afsnit 3.6), falder uden for indkaldelsens forskningstema, ikke har opnået det tilstrækkelige antal point til at opfylde evalueringskriterierne eller det generelle tærskelniveau, som et forslag skal nå op på for at komme i side 22

23 betragtning, samt forslag, der ikke kan finansieres af budgetårsager, fordi de står for langt nede på den prioriterede liste. Kommissionen forbeholder sig også ret til at afvise forslag, som ligger under et vist niveau, hvis det er opfattelsen, at kvalitetsniveauet (uanset tærskelværdi eller budget) ikke er tilstrækkeligt, uagtet de uafhængige eksperters anbefalinger. Koordinatorerne af de afviste forslag vil umiddelbart efter, at denne beslutning er truffet, få skriftlig meddelelse om Kommissionens beslutning. Meddelelsen vil ligeledes indeholde en redegørelse for, hvorfor forslaget er blevet afvist Rapportering om evalueringsprocessen Efter hvert evalueringsmøde udarbejder Kommissionen en generel rapport, som stilles til rådighed for programudvalget. Rapporten indeholder generelle statistiske oplysninger om de indkomne forslag (antal, forskningstemaer, kategorier af forslagsstillere og ønsket budget), evalueringsproceduren og de uafhængige eksperter antal, fagområde, de repræsenterer, nationalitet og køn. side 23

24 6. Forhandling om og udvælgelse af forslag 6.1. Forhandling om forslag Umiddelbart efter at Kommissionens tjenestegrene har udarbejdet den prioriterede liste, inviteres koordinatorer af forslag, som ikke er blevet afvist, og for hvilke der er midler til rådighed, til at indlede forhandlinger. Ud over den kortfattede evalueringsrapport kan forslagsstillerne blive anmodet om at fremsende yderligere administrative oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af en projektkontrakt, og om i det reviderede arbejdsprogram at tage hensyn til eventuelle tekniske ændringer, der foreslås under evalueringen. Der kan anføres en frist for besvarelser af anmodninger om yderligere oplysninger eller tilpasninger. Hvis oplysningerne ikke er modtaget i Kommissionen inden denne frists udløb, afsluttes diskussionerne om kontraktforberedelser, og det pågældende forslag afvises. Forhandlingerne kan dække ethvert videnskabeligt, juridisk eller finansielt aspekt af forslaget (baseret på de uafhængige eksperters bemærkninger) og ethvert andet forhold, som er indgået i prioriteringen. De videnskabelige aspekter dækker navnlig ændringer i og tilpasninger af arbejdsprogrammet, som måtte være resultatet af evalueringen og/eller andre krav fra Kommissionens side. De juridiske aspekter vil især dække gennemgang af eventuelle specifikke kontraktbestemmelser eller betingelser for projektets gennemførelse samt andre aspekter i relation til udarbejdelsen af den endelige kontrakt (herunder dato for projektstart, tidsplan for rapporter især revisionspåtegninger og andre juridiske krav). De finansielle aspekter dækker forhandling om EU s bidrag, omfanget af forskuddet, tidsplan for rapportering og udbetalinger og om nødvendigt eventuel finansiel sikkerhed, som Kommissionen måtte stille krav om. I henhold til finansforordningen 18 er fremtidige kontrahenter, der befinder sig i en af nedenstående situationer, udelukket: (a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller er begæret taget under en af disse behandlinger, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed, eller som befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning (b) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om hans faglige hæderlighed (c) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret (d) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger eller skat i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor han er etableret, i den ordregivende myndigheds land eller i det land, hvor aftalen skal effektueres (e) som ved en retskraftig dom er dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller en hvilken som helst anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets finansielle interesser (f) som i forbindelse med indgåelse af en anden aftale eller tildeling af et tilskud finansieret over fællesskabsbudgettet er fundet skyldig i grov misligholdelse, idet han ikke har overholdt sine kontraktlige forpligtelser. 18 Artikel 114 og 93. side 24

25 Potentielle kontrahenter, der ikke kan dokumentere, at de ikke befinder sig i ovenstående situationer, er udelukket fra deltagelse i enhver fremtidig kontrakt. Potentielle kontrahenter, som befinder sig i en interessekonflikt eller har afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som den ordregivende myndighed har krævet med henblik på deres deltagelse i den pågældende aftale, eller ikke har forelagt de krævede oplysninger, er udelukket fra at få tildelt ordrer 19. Potentielle kontrahenter, der har begået uregelmæssigheder i gennemførelsen af andre indirekte aktioner under rammeprogrammerne, kan på ethvert tidspunkt udelukkes fra udvælgelsesproceduren med skyldig hensyntagen til proportionalitetsprincippet. Forslag, der strider mod grundlæggende etiske principper, eller som ikke opfylder betingelserne i arbejdsprogrammet eller forslagsindkaldelsen, vil ikke blive udvalgt 20. Eventuel klyngedannelse/koordinering og/eller sammenlægning af projekter vil også blive afgjort i denne fase. Det gælder ligeledes afklaringer af individuelle udelukkelseskriterier og etiske aspekter (se bilag G for oplysninger om etisk gennemgang). Hvis det viser sig umuligt at nå til enighed med forslagsstillerne inden for en af Kommissionen fastsat rimelig frist, kan kontraktforhandlingerne afsluttes og Kommissionen beslutte at afvise forslaget. Forhandlinger om forslag, der er opført på reservelisten, kan indledes, når det står klart, at der findes tilstrækkelige budgetmidler til at finansiere et eller flere af projekterne på denne liste. Afhængigt af budgettet vil der blive indledt forhandlinger om forslagene i den rækkefølge, de er anført på reservelisten, startende med det øverste Udvælgelse af forslag Hvis forhandlingerne ender positivt, dvs. når alle de kontraktlige aspekter er endeligt afklaret med forslagsstillerne og alle nødvendige kontroller gennemført, udvælger Kommissionen forslaget til finansiering i henhold til sin forretningsorden og den procedure, der er beskrevet i beslutningen om særprogrammet. Når Kommissionen har afsluttet de interne finansielle og juridiske procedurer, og udvælgelsesbeslutningen er truffet, kan den indgå kontrakt med koordinatoren og de øvrige kontrahenter. 19 Finansforordningen, artikel 114 og Deltagelsesreglerne, artikel side 25