Navn Bente Vestergård.

Transkript

1 Rapportering fra de folkevalgte revisorer for landsdelsforeningen DGl Østjylland. Kontaktoplysninger for folkevalgte revisorer: Nav Lone Kruse Navn Bente Vestergård Telefonnr Telefonnr / hornslet-if.dk bvestergaard@get2net.dk Dato for vores/min gennemgang 2. februar 2017 Bemærkninger fra vores/min gennemgang: Forhold, der er gennemgået: 1) Overordnede kommentarer til foreningens Intet at bemærke udkast til årsrapport la) Er den folkevalgte revisor bekendt med for hold der burde ændres i det forelagte udkast til årsrapporten? Eksempelvis: Væsentlige fejl i de anførte tal. Væsentlige fejl i de anførte tekstmæssige oplys ninger. Væsentlige eventualforpligtelser eller kontraktlige forpligtelser, der ikke fremgår af regnska bets noter herom. Der anføres uddybende forklaringer, såfremt den folkevalgte mener, at der er behov for kor rektioner. 2) Gennemgang af foreningens forvaltning. 2a) Er den folkevalgte revisor i forbindelse med det udførte arbejde blevet opmærksom på tilfælde, hvor foreningen ikke har ageret: Effektivt Produktivt Sparsommeligt Jf. eventuelt nærmere i udleveret materiale side 2a) Intet at bemærke. En anbefaling til bestyrelsen og administratio nen er, at der bør ske en tilretning af budgettet løbende hen over regnskabsåret. Det vil være i god overensstemmelse med bestyrelsens hen sigtserklæringer i referaterne fra bestyrelsesmø derne. Vi tænker, at der sker budgetopfølgning, men der sker ikke redigering af budgettallene. Hvis det skete, kunne vi minimere det store an-

2 - ikke - at - For Forhold, der er gennemgået: vedrørende indholdet af begreberne. Hvis den folkevalgte revisor finder, at midler er anvendt: - udenfor foreningens formål anvendt sparsommeligt eller foreningen ikke har opnået et rimeligt resultat af de indsatte ressourcer tal afvigelser under punkt 3f) Når lønnen skal konteres på de enkelte aktivite ter, så vil vi anbefale, at det budgetterede beløb indbefatter både løn, feriepengeforpligtigelse og pension, når det nu er disse beløb, som bogføres på aktiviteterne. bedes dette beskrevet nærmere. Herunder sær ligt hvad den folkevalgte revisor mener, der kunne være gjort anderledes af foreningen, jf. også punkt 3. 3) Til brug for ovenstående vurdering af for valtningen er der foretaget følgende gennem gang: 3a) Det anføres, hvilke konkrete idrætsaktivite ter (min. 2) der er gennemgået, herunder even tuel særlig begrundelse for de udvalgte områder. 3b) Det anføres, hvori gennemgangen har bestå et (eksempelvis set bilag x til y for aktiviteten, gennemgået omkostninger på ikke gennemførte aktiviteter, sammenholdt udgifter til budget, set referater fra opfølgningsmøder på eventuelle større og langstrakte aktiviteter, drøftet resultat med idrætschef og/eller aktivitetsansvarlig NN, gennemgået eventuelle evalueringsrapporter e.lign.). Det er vigtigt, at kommentarerne har et tilstrækkeligt omfang, således at det konkrete arbejde kan dokumenteres. 3 c) Herudover udvælges specifikt 5 kurser og 5 stævner fordelt på de udvalgte aktiviteter og nedenstående udføres: - For - Indeholder 5 kurser vurderes om landsdelsfor eningens nettoudgifter er rimelige, 5 stævner vurderes om landsdels foreningens nettoudgifter er rimelige. de udvalgte aktiviteter ikke 5 stævner + 5 kurser vælges resterende stikprøve tilfældigt på andre aktiviteter. 3) 3a) Idræt og Motion Fælles Interessant hvad der er lagt ind under denne overskrift. Basketball Denne aktivitet har vi ikke tidligere gennemgå et. Vi tænker det kunne være interessant at se en. aktivitet, hvor Landsdelsforeningen servicerer på Landsniveau. 3b) Bilag er gennemgået og direktøren har bekræftet at udgifterne er relevante for aktiviteterne. 3c) Idræt og Motion Fælles Udgifter til floorball og fortæring til møde hos en medarbejder samt løn. Vi har gennemgået bilagene og ikke fundet no get at bemærke. Vi har ikke adgang til lønbilag. Der er ikke mulighed for at vurdere 5 kurser og stævner for denne aktivitet. Basketball Generelt: Vi har ikke adgang til lønbilag når vi reviderer arrangementer på Sjælland!! Kurser Arrangementsnummer Arrangementsnummer

3 Forhold, der er gennemgået: Vurdering af om det generelt er rimelige om kostninger som landsdelsforeningen har afholdt, herunder om der efter den folkevalgte revisors opfattelse har været en god forvaltning af mid lerne på de pågældende aktiviteter. 3e) Ressourceforbruget på ikke gennemførte aktiviteter vurderes. Udgør værdien over DKK , undersøges årsagen til omkostningerne, herunder om der efter den folkevalgte revisors opfattelse alligevel har været en god forvaltning af midlerne. Kunne der være gjort noget for at minimere omkostninger? 3f) I det omfang der er konstateret budgetafvi gelser med mere end +1-20% og samtidig over DKK for de enkelte idrætter, jf. note 2 i årsrapporten, angives forklaring pr. post. 3g) Hvis der konstateres tvivlsom anvendelse af midler, bedes dette anført sammen med mod tagne svar på forholdet, herunder hvem forhol det har været drøftet med, og hvad der er aftalt. Arrangementsnummer Arrangementsnummer Arrangementsnummer Stævner Arrangementsnummer Arrangementsnummer Arrangementsnummer Arrangementsnummer Arrangementsnummer Vi har ikke adgang til at se på arrangementer på Sjælland 3e) Vi er blevet oplyst, at der ikke har været aflyste aktiviteter hvor udgifterne har været større end kr ,- 3f) Idræt og motion, fælles Kr.: uforbrugt Størstedelen af beløbet vedr. ansøgningspulj er, som ikke er blevet anvendt her. Løb Afvigelse over merforbrug. Forklares med lønudgift feriepengeforpligti gelse ikke budgetlagt, og større lønudgift end budgetteret. Badminton Kr.: i merforbrug Forklares med lønudgift feriepengeforpligti gelse ikke budgetlagt, og større lønudgift end budgetteret. MTB Kr.: uforbrugt Markant flere deltager og ekstra støtte til aktivi tet. Og lønrefusion i forbindelse med barsel. Landevejscykling Kr.: uforbrugt Markant flere deltager og ekstra støtte til aktivi tet. Og lønrefusion i forbindelse med barsel. Fodbold

4 Forhold, der er gennemgået: Kr.: uforbrugt Igen løn og manglende budgetopfølgning. Min dre aktivitet på grund af personaleudskiftning Svømning Kr.: uforbrugt Omfanget af aktivitet afspejler mængden af ak tivitet. Dvs, der er mindre aktivitet end budget teret. Igen løn og manglende budgetopfølgning. Gymnastik Kr.: uforbrugt øget aktivitet i gymnastik giver tæt på en milli on i afvigelse til den gode side. Administrati onsudgifterne er kun anvendt med Ca. 10%. Tennis Kr merforbrug Aktiviteten er fejlagtigt budgetteret fra admini strationens side. Leder og foreningsudvikling Kr.: uforbrugt Arrangementer er ikke budgetlagt. Svarende til ca. kr Tværgående medarbejdere har været budgetlagt her men er konteret på projek ter. Projekter & Udvikling Fælles Kr.: merforbrug Afvigelsen her udlignes af afvigelsen for Leder og foreningsudvikling. Årsmøde Kr.: merforbrug ArsmØde på landsplan har ikke været budgetlagt, men er afregnet på denne konto. Bestyrelseshonorar og mødevirksomhed Kr.: merforbrug Udvidet seminar på Koldkærgaard, som er be sluttet af bestyrelsen på møde den 9/ og evalueret den 25/10. Personaleudgifter Kr.: uforbrugt Refusioner barsel og sygedagpenge

5 - Uoverensstemmelsen, - Den Forhold, der er gennemgået: Administration Kr.: merforbrug Ekstra PC er, headset og mobiltelefoner til flere medarbejdere. Generelt vil vi opfordre til at der sker en skarpere budgetopfølgning i løbet af året. Og få tilrettet budgettet flere gange i løbet af året. Generelt ser det ud som om der mangler at blive indregnet feriepengeforpligtigelse og pension. 4) Gennemlæsning af årsmøde og bestyrelsesre- 4a) ferater eller eventuelt gennemgåede referater fra DGl Østjylland Bestyrelsesmøder for året 2016 andre udvalg mv. er gennemgået 4a) Hvilke referater er gennemgået? 4b) Der er ikke beslutninger, som vi har fundet kri 4b) Er der særlige beslutninger, som den folke- tiske. valgte revisor har bemærkninger til eller finder kritisk? 4c) Er det den folkevalgte revisors opfattelse, at finger. foreningen har handlet i overensstemmelse med årsmøde- og bestyrelsesbeslutninger? 4d) Ifald 4c) ikke er tilfældet anføres: herunder den be løbsmæssige effekt folkevalgte revisors vurdering af betydningen af forholdet for årsrappor ten 5) Gennemgang af konkrete bilag fra bogholde- Findes i særskilt ark. net. Der rapporteres også herom i særskilt ark. 4c) Vi har ikke set noget, som er i uoverens stemmelse med årsmøde- og bestyrelsesbeslut Finder den folkevalgte revisor, at der har været særligt kritiske forhold, anføres konklusion på forholdet, herunder foreningens svar på forhol det. 6) Gennemgang med idrætschef/direktør Der er ikke ændrede procedurer i forhold til og/eller aktivitetsansvarlige håndtering af kontante indtægter fra arrange menter i forhold til sidste år. 6a) Med baggrund i samtaler. - Hvordan håndteres kontante indtægter Der er en standardskrivelse som minder frivilli

6 Forhold, der er gennemgået: fra arrangementer? ge og ansatte om at sørge for at få meldt udlæg - Er det den folkevalgte revisors opfattel- og kørsel m.v. ind inden den 12. december. se, at håndteringen er betryggende? Al ternativt angives fundne mangler. 6b) Hvorledes har landsdelsforeningen sikret, at alle indtægter/omkostninger relateret til aktivite ten i det pågældende år er medtaget i årsrappor ten? Underskrift fra de folkevalgte revisorer Jf. side 23 i plancher Materiale til de folkevalgte revisorer. December 2015, kan jeg bekræfte, at jeg er uafhængig af såvel DGl-foreningen som ansatte, der har indflydelse på Økonomirapporterin gen. Er dette ikke tilfældet, bedes dette angivet. Dato 2. februar 2017