DGI Østjylland. Revisionsprotokollat om udkast til årsrapport for 2015

Transkript

1 DGI Østjylland Revisionsprotokollat om udkast til årsrapport for 2015 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr Nobelparken, Jens Chr. Skous Vejl, 8000 Aarhus C T: , F: ,

2 DGI Østjylland Revisionsprotokollat om udkast til årsrapport for 2015 Indhold Afsnitsnr. Indledning 1-2 Konklusion på den udførte revision 3-4 Særlige forhold 5-7 Kommentarer og supplerende bemærkninger 8-14 Redegørelse for den udførte revision med kommentarer Andre ydelser 36 Afslutning 37 Indledning Vi har afsluttet revisionen af udkast til årsregnskab ("regnskabet") for regnskabsåret 1. januar december Regnskabet udviser et resultat af foreningens aktiviteter før disponering på DKK og en egenkapital på DKK Vi henviser til vores redegørelse om ansvar for årsregnskabsaflæggelsen mv. samt revisionens udførelse og omfang i vores protokollat af 9. marts 2012, siderne 34-36, afsnit Revisionen er udført i overensstemmelse med de der beskrevne principper, bortset fra at vi ikke længere skal erklære os om Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 924 af 28. september 2005 og 1701 af 21. december 2010, ligesom vi heller ikke længere reviderer ledelsesberetningen, men alene foretager et så kaldt konsistenstjek heraf. Konklusion på den udførte revision 3 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vores revisionspåtegning på regnskabet. 4 Såfremt årsrap porten vedtages i den foreliggende form, og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse af årsrapporten fremkommer yderligere, væsentlige oplysninger, vil vi forsyne regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger, bortset fra omtale af, at vi ikke har revideret budgettal. 66

3 Særlige forhold Manglende funktionsadskillelse 5 Vi har konstateret, at direktør Flemming Poulsen, bogholder Sanne Pedersen og souschef Marlene Bjerre har alenefuldmagt til alle foreningens bankkonti i Sparekassen Kronjylland. Vi har af banken fået oplyst, at de nævnte personer maksimalt kan hæve for DKK pr. dag på kontiene og Desuden har vi konstateret, at Christian Bjørner Jensen ligeledes har alenefuldmagt til konto i Sparekassen Kronjylland, der er ikke fastsat noget maksimalt beløb, dog har vi fået oplyst at kun godkendte overførsler sker til denne konto. Endvidere har vi konstateret at foreningens tidligere direktør og nuværende konsulent Flemming Mølgaard har alenefuldmagt til konto i Sydbank. 6 Alenefuldmagter medfører øget risiko for tilsigtede såvel som utilsigtede fejl. Vi anbefaler generelt, at alle bankkonti disponeres ved to i forening. 7 Vi skal gøre opmærksom på, at vores omtale ikke er udtryk for mistillid, men alene en omtale i lyset af stigende krav til revisionsmæssig vurdering og omtale af besvigelsesrisici. Kommentarer og supplerende bemærkninger Forvaltningsrevision 8 DGI Østjylland er formelt ikke underlagt kravet om forvaltningsrevision. I henhold til Kulturministeriets bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet, skal revisionen gennemføres efter god offentlig revisionsskik, der bl.a. indebærer, at DGI Landsforeningen er underlagt forvaltningsrevision. Som følge af, at væsentlige tilskud videreformidles til DGI's Landsdelsforeninger, har DGI Landsforeningen bedt revisor om, at udføre forvaltningsrevision af DGI's Landsdelsforeninger. 9 Vi har i samarbejde med ledelsen i DGI's Landsforening udarbejdet retningslinjer for de handlinger, der ønskes udført af de folkevalgte kritiske revisorer. Disse retningslinjer er forelagt direktørerne fra DGI's Landsdelsforeninger, der har accepteret kravene til de folkevalgte kritiske revisorer. io Foreningens kritiske revisorer har fulgt de udleverede retningslinjer og udført de krævede handlinger. De har blandt andet gennemgået foreningens anvendelse af midler og sammenholdt til budget, herunder er der foretaget kontrol af bilag. De kritiske revisorer har i forbindelse med deres kontrol af bilag identificeret ét tilfælde hvor samme bilag er blevet udbetalt to gange, til to forskellige frivillige fra arrangementet. De kritiske revisorer opfordrer til, at aktivitetsansvarlige gennemgår udlæg for "dobbeltgængere". Vi er enige i deres anbefaling, og har særskilt drøftet forholdet med direktøren om hvorvidt "dobbeltgængeren" var en ubevist fejl. Det er direktørens opfattelse, at der er tale om en hændelig fejl, som følge af bilagene har været samlet i den pågældende forening. Beløbet er efter det oplyste tilbagebetalt, hvorfor vi anser forholdet for afklaret. 67

4 De kritiske revisorer har endvidere bemærket at der er blevet udbetalt skattefri godtgørelse til bestyrelsen. De har anbefalet at beslutninger af denne karakter dokumenteres, hvilket vi er enige i. De skattefrie godtgørelser er udbetalt efter gældende skattemæsssige satser. Ifølge de skattemæssige regler er det dog også en betingelse for at modtage skattefri godtgørelse, at godtgørelsen udbetaltes til dækning af afholdte udgifter. Ud fra beløbenes størrelse virker godtgørelserne for sandsynlige. Ud fra en skattemæssig- og forvaltningsmæssig synsvinkel, anbefaler vi at det dokumenteres, at der faktisk har være afholdt omkostninger af selve udgiftstypen af det pågældende bestyrelsesmedlem. Vi henviser i øvrigt til beskrivelsen i de folkevalgtes rapporteringspakke og i deres påtegning på årsrapporten, hvor forholdet ikke har givet anledning til bemærkninger i påtegningen. ii Vi har gennemgået de kritiske revisorers rapportering og har som følge af deres gennemgang og bemærkninger fulgt op på de nævnte forhold. Risiko for væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser 12 Revisor skal i henhold til revisionsstandarderne forespørge foreningens ledelse om, hvordan den øver tilsyn med de aktiviteter og procedurer, der er iværksat med henblik på at identificere og reagere på risikoen for væsentlige besvigelser i foreningen, samt hvilke interne kontroller der er implementeret for at forebygge sådanne risici. 13 Vi skal desuden forespørge ledelsen om, hvorvidt den har kendskab til faktiske besvigelser, der påvirker foreningen, eller om mistanker og beskyldninger herom. 14 Vi har som led heri med direktionen drøftet de ledelses- og styringsprocesser, som foreningen har etableret med henblik på at opdage og forebygge besvigelser og fejl. Direktionen har i denne forbindelse oplyst, at den ikke er bekendt med besvigelser eller mistanker og beskyldninger om besvigelser, som kunne have en væsentlig indflydelse på foreningen. Redegørelse for den udførte revision med kommentarer 15 Om den afsluttende revision af regnskabet skal vi redegøre for følgende væsentlige poster og forhold. Tilskud fra hovedforening en 16 Vi har afstemt tilskud fra hovedforeningen. 17 Revisionen gav ikke anledning til bemærkninger. Øvrige indtægter og omkostninger 18 Vi har foretaget en analyse af årets realiserede indtægter og omkostninger i forhold til årets budget. Hvor der har været væsentlige afvigelser, har vi indhentet uddybende forldaringer fra direktøren. Revisionen gav ikke anledning til bemærkninger. _111-68

5 Tilgodehavender 19 Tilgodehavender udgør TDKK 1.028, og forudbetalinger udgør heraf TDKK Vi har gennemgået aldersfordelt saldoliste med ansvarlige og analyseret udviklingen i tilgodehavender. Vi har desuden kontrolleret afstemningen til andre DGI foreninger. 21 Vi har stikprøvevis kontrolleret forudbetalinger og øvrige tilgodehavender til underliggende dokumentation. 22 Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Igangværende projekter 23 Igangværende projekter er opført både under aktiver og passiver. Beløbet under aktiverne udgør TDKK 4.560, og under passiverne er beløbet TDKK Vi har indhentet bevillingsskrivelser fra tilskudsgiverne og sikret os, at projektperioderne ikke er udløbet og påset, at projekterne ifølge bogholderiet ikke pr. status udviser et underskud, der skal driftsføres. Når et eksternt finansieret projekt afsluttes, foretages der endelig revision af projektregnskabet i det omfang der er krav herom. 25 Revisionen gav ikke anledning til bemærkninger. Likvide beholdninger 26 Likvide beholdninger udgør TDKK Vi har kontrolleret beholdninger til eksterne registreringer hos banker. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Langfristet gæld 27 Lån ved DGI Lånefonden udgør i alt TDKK 765, hvoraf næste års afdrag TDKK 115 er indregnet under kortfristet gæld. Lånet er afstemt til Lånefondens bogholderi. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Kortfristet gæld 28 Kortfristet gæld udgør TDKK og består af kortfristet del af langfristet lån til DGI Lånefond, skyldige lønrelaterede poster, mellemregninger med Rephold og Jubilæumsfonden, leverandørgæld og periodiseringer. 29 Vi har stikprøvevis afstemt gæld til eksterne registreringer og dokumentation samt kontrolleret, at der er foretaget korrekt periodisering. 30 Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. _illk, 69

6 Ledelsesberetning en 31 Revisionen har ikke omfattet ledelsesberetningen, men vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den gennemførte revision af regnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med regnskabet. Indhentede erklæring er 32 Vi har indhentet sædvanlig regnskabserklæring underskrevet af direktør Flemming Poulsen. Vi har endvidere indhentet engagementsoversigt fra bank mv. 33 Det modtagne materiale har ikke afdækket forhold, som ikke er behørigt medtaget i regnskabet og ledelsesberetningen. Lovplig tig e fortegnelser m.m. 34 Vi har påset, at revisionsprotokollen fremlægges og underskrives ved bestyrelsesmøderne. 35 I overensstemmelse med kravene i erklæringsbekendtgørelsen har vi påset, at lovgivningen om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale er overholdt. Andre ydelser 36 Ud over revision af foreningens regnskab har vi, efter aftale med ledelsen, afgivet erklæring om følgende projekt i 2015: "Street Soccer Aarhus" Afslutning 37 I henhold til revisorloven skal vi oplyse: at at at vi opfylder lovgivningens krav til revisors uafhængighed/habilitet, vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om, og tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår. Aarhus, den 10 marts 2016 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Michael Nielsson Susanne Varrisbo 1 statsautoriseret revisor statsautoriseret revisor 6/.4}(1( 70

7 Siderne er behandlet på bestyrelsesmødet den Læst af bestyrelsesmedlemmerne: Hans Jørgen Hvitved Lars Mandrup Per Lund formand Carl Aage Sørensen Torben Måreher Bo Rasmussen Ann Marie Aabeloe Helen Kristiansen 71