Code of Conduct - first step in the

Transkript

1 Code of Conduct - first step in the RIGHT DIRECTION

2 Forretningsdreven ansvarlighed - et element i godt købmandskab At have et tillidsfuldt og godt forhold til kunder, medarbejdere, leverandører og omgivelser har altid været en naturlig del af et godt købmandskab. I dag stiller det internationale samfund, regeringer, forbrugere og samarbejdspartnere stigende krav om, at virksomhederne er i dialog med sin omverden og tager et medansvar for jordens overordnede samfundsudvikling og overlevelsesmuligheder og dokumenterer indsatsen åbent og ærligt. Populært kaldes det samfundsansvar for Corporate Social Responsibility (CSR). CSR-arbejde har været et element i mode- og tekstilvirksomhedernes hverdag gennem mange år, med tiltagende fokus bl.a. affødt af produktions-outsourcing. Som en hjælp i virksomhedernes CSR-arbejde har Dansk Mode & Textil udviklet denne folder. Den kan bruges som checkliste på egen CSR-politik og som Dansk Mode & Textils kvalificerede bud på, hvilke overvejelser, man som virksomhed bør gøre sig i samarbejdet med medarbejdere og leverandører for at leve op til omverdenens fortsatte tillid. Skelettet bag folderen er baseret på FN s Global Compact, som over 1000 anerkendte virksomheder har tilsluttet sig. Global Compact er ikke en facitliste, men snarere gode fif og sund fornuft generelle principper til, hvordan en virksomhed kan sætte gang i en fortløbende proces, hvor ordentlige arbejdsforhold, et bedre miljø og anti-korruption kommer højere på radaren i en travl og presset hverdag. CSR er kommet for at blive. Det kan være en god forretning der kan hentes markedsandele ved målrettet at arbejde med CSR og bæredygtighed. Preben W. Friis Adm. Direktør Dansk Mode & Textil

3 Dansk Mode & Textil tiltrådte den 4. marts 2008 FNs initiativ for virksomheders samfundsmæssige ansvar; Global Compact. Global Compact er udover at være universelt accepteret samtidig referencerammen for Regeringens indsats på området for CSR. Dansk Mode & Textil har udviklet en Code of Conduct bygget på Global Compacts 10 principper og dertil føjet 3 principper. Dansk Mode & Textils Code of Conduct kan downloades fra vores hjemmeside i en dansk og engelsk version Code of conduct Denne Code of Conduct beskriver og angiver de etiske principper for forretninger udført af og med <virksomhedens navn>. Alle leverandører og underleverandører (når de tillades og godkendes af <virksomhedens navn>) skal underskrive og overholde dette CoC. Leverandøren er ansvarlig for de underleverandører, der vælges. En kopi af dette CoC skal oversættes til det nationale sprog af leverandøren og læses højt for nye (og første gang også for eksisterende) medarbejdere og placeres et synligt og lettilgængeligt sted for medarbejderne. Formålet med denne CoC er at sikre en etisk og retfærdig drift for alle involverede parter, mennesker og dyr. Vi mener, at stærkt fokus på og løbende forbedring af den etiske virksomhed og overholdelse af principperne nedenfor i sidste ende til være til fordel for alle parter og lande både økonomisk og socialt. Ingen forretninger må eller forventes at blive drevet sammen med leverandører, som ikke opfylder dette CoC og ikke iværksætter forbedringer, når der er behov for det. De generelle principper 1-10 udgøres af FN Global Compact, tilføjet vores principper DE 13 PRINCIPPER MENNESKERETTIGHEDER (APPENDIKS 1) Virksomheder skal: Princip 1: understøtte og opretholde internationale bekendtgjorte menneskerettigheder; Princip 2: kontrollere, at de ikke er medskyldige i brud på menneskerettighederne. ARBEJDSBETINGELSER (APPENDIKS 2) Virksomheder skal sikre: Princip 3: foreningsfriheden og en effektiv anerkendelse af retten til kollektiv forhandling; Princip 4: elimineringen af alle former for tvangsarbejde; Princip 5: effektiv afskaffelse af børnearbejde; Princip 6: eliminering af diskrimination med hensyn til ansættelse og beskæftigelse. MILJØ (APPENDIKS 3) Virksomheder skal: Princip 7: understøtte en forebyggende tilgang til miljømæssige udfordringer; Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren

4 Princip 8: tage initiativer til at fremme større miljømæssig ansvarlighed; Princip 9: fremme udviklingen og udbredelsen af miljøvenlige teknologier. OVERVÅGNING OG EVALUERING (APPENDIKS 7) Princip 13: Alle involverede virksomheder skal til enhver tid være åbne og tilgængelige for varslede og uvarslede revisioner med henblik på kontrol og evaluering af overholdelsen af CoC. ANTI-KORRUPTION (APPENDIKS 4) Princip 10: Virksomheder skal modarbejde korruption i alle dets former, herunder afpresning og bestikkelse. Principperne er beskrevet nærmere i de vedhæftede 7 appendikser. I tvivlstilfælde skal du kontakte <virksomhedens navn> på < address>. DYR (APPENDIKS 5) Princip 11: I virksomheder, hvor dyr anvendes som arbejdskraft og/ eller i produktionen (pels, uld osv.), skal dyrene fodres og behandles med værdighed og respekt, og ingen dyr må skades forsætligt eller udsættes for nogen smerte i deres levetid. Aflivning af dyr skal til enhver tid udføres med den hurtigste, mindst smertefulde og mest utraumatiske (ikke foran andre dyr) tilgængelige metode og godkendes af nationale og anerkendte dyrlæger og kun udføres af uddannet personale. VELGØRENHED (APPENDIKS 6) Princip 12: Virksomheder opfordres til at arbejde for og tilstræbe engagement i lokalt og globalt velgørenhedsarbejde til forbedring af sociale forhold og levebetingelser. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren

5 APPENDIKS 1 MENNESKERETTIGHEDER Virksomheder skal: PRINCIP 1: understøtte og opretholde internationale bekendtgjorte menneskerettigheder; Princip 2: kontrollere, at de ikke er medskyldige i brud på menneskerettighederne. Menneskerettigheder er universelle og vedrører alle på lige vilkår uanset alder, køn, race og/eller religiøse eller politiske overbevisninger. Når mennesker behandles godt, vil produktionen og kvaliteten være god og virksomheden vil trives. <Virksomhedens navn> fordømmer overtrædelser af internationale erklæringer om menneskerettigheder. Mennesker skal behandles med værdighed og respekt uanset social status og rang. Leverandøren garanterer at understøtte og ikke at overtræde internationale menneskerettighedserklæringer. Som minimum skal de gældende nationale love for leverandøren og underleverandørerne til enhver tid overholdes, og dette garanteres af leverandøren. I situationer, hvor dette CoC viser sig at stride mod obligatoriske nationale love for leverandøren og underleverandørerne, gælder de nationale love, men leverandøren skal i så fald straks informere <Virksomhedens navn> skriftligt herom. Dette gælder ikke kun for dette appendiks, men for alle principper og appendikser. APPENDIKS 2 ARBEJDSBETINGELSER Virksomheder skal sikre: Princip 3: foreningsfriheden og en effektiv anerkendelse af retten til kollektiv forhandling; Princip 4: eliminering af alle former for tvangsarbejde; Princip 5: effektiv afskaffelse af børnearbejde; Princip 6: eliminering af diskrimination med hensyn til ansættelse og beskæftigelse. Arbejdsstyrken er grundlaget for enhver virksomhed. Derfor sikrer en solidt grundlagt og respekteret arbejdsstyrke en solid virksomhed, som er levedygtig på lang sigt. Professionelt, opmuntrende og ansporende lederskab værdsættes. Mad, vand, toilet/bad og beboelse: Arbejdsstyrken skal have let adgang til mad (det anbefales og der opfordres til, at leverandøren tilbyder mindst et gratis måltid om dagen på arbejdspladsen), hygiejniske forhold til madopbevaring, frisk og rent drikkevand, toilet/badefaciliteter og lægehjælp, og adgangen hertil må ikke nægtes i urimeligt omfang. Når arbejdsstyrken bor/sover på produktionsstedet eller i bygninger i nærheden, skal en sådan beboelse leve op til de nationale standarder for leveforhold. Toilet/badefaciliteterne skal fortrinsvis adskilles for mænd og kvinder. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren

6 Løn, arbejdstid og arbejdsforhold Lønnen skal mindst være minimumløn ifølge de nationale love og virksomhedsstandarder, hvor den højeste heraf er gældende. Der opfordres til at give løn over minimumkravene for at tiltrække den bedste og mest stabile arbejdsstyrke, og lønnen skal sammenlignet med arbejdstiden altid være tilstrækkelig til at dække medarbejdernes og deres familiers basisbehov ud fra et skøn om normalindkomst. Ethvert fradrag i lønnen som straffende foranstaltning er ikke tilladt, medmindre det tillades af national lov, og kun i alvorlige og særlige tilfælde. Alle medarbejder skal før ansættelsen modtage skriftlige og letforståelige oplysninger om forholdene med hensyn til løn, og skal siden på lønningsdagen modtage en oversigt over beregningen af lønnen for den pågældende lønperiode. Arbejdstiden skal overholde gældende love og virksomhedsstandarder. Under alle omstændigheder medmindre nationale love tillader andet må medarbejderne ikke pålægges mere end 48 timers arbejde om ugen på regelmæssig basis, og de skal gives mindst en fridag for hver 7-dages periode. Overtid skal være frivillig og må medmindre nationale love tillader andet ikke overstige 12 timer om ugen, og må ikke afkræves på regelmæssig basis og skal altid aflønnes med højeste lønsats. Arbejdsforholdene skal udgøre et sikkert og hygiejnisk arbejdsmiljø, hvor der tages hensyn til eksisterende viden om branchen og eventuelle specifikke faremomenter. Alle arbejdsstationer skal i arbejdstiden være udstyret med passende bevægerum, belysning, luft/ventilation og temperatur. Fysisk mishandling, trusler om fysisk mishandling, usædvanlige straffe eller tugtelse, seksuelle eller andre former for chikane og trusler fra leverandøren er strengt forbudt. Leverandøren garanterer at afstå fra enhver form for diskrimination i forhold til race, hudfarve, religion, politisk eller seksuel orientering, køn, nationalitet eller social rang eller status. Diskrimination er ikke kun grusomt mod enkeltpersoner, minoritetsgrupper eller mennesker generelt. Diskrimination er også kilde til ustabile sociale relationer og påvirker ikke kun virksomheden, men også samfundet i negativ retning. Farligt arbejdsudstyr eller usikre fabriks- og/eller beboelsesfaciliteter accepteres ikke og skal udbedres. Farlige kemikalier skal til enhver tid opbevares og håndteres på sikker og helbredsmæssigt forsvarlig vis. Alle fabrikker og/eller beboelsesfaciliteter skal have tydeligt afmærkede udgange og fortrinsvis nødudgange på alle etager. Alle udgangsdøre skal åbne udad og må ikke være blokerede hverken indefra eller udefra (f.eks. af varer, materialer, emballage el.lign.). Hvis nødudgange låses af hensyn til sikkerheden eller til forebyggelse af tyveri, skal nøglerne placeres bag en glasrude, som kan knuses, ved siden af udgangsdørene, eller på anden vis være lettilgængelige, så personalet til enhver tid har adgang til dem. Alle medarbejdere skal være opmærksomme på sikkerhedsforanstaltningerne, f.eks. nødudgange, brandslukkere, førstehjælpsudstyr osv. En redningsplan skal ophænges på et synligt sted i fabrikken, brandalarmen skal testes med regelmæssige mellemrum og det anbefales at udføre regelmæssige redningsøvelser. Der skal være et tilstrækkeligt antal brandslukkere tilgængelige på alle etager, og et passende antal medarbejdere skal uddannes i korrekt brug af udstyret. Alle maskiner skal vedligeholdes korrekt og efterses og udstyres med de rette sikkerhedsforanstaltninger. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 11

7 Det anbefales, at en læge eller sygeplejerske er inden for rækkevidde i tilfælde af uheld. Leverandøren skal betale alle omkostninger (som ikke dækkes af den nationale socialforsikring), som en medarbejder måtte pådrage sig til lægehjælp, som følge af en skade under arbejdet for leverandøren. Foreningsfrihed og ret til kollektiv forhandling: Leverandøren skal anerkende og opretholde foreningsfriheden og retten til kollektiv forhandling, når dette ikke begrænses af de nationale love for leverandøren og underleverandørerne. Det er afgørende, at arbejdet udføres frivilligt. Leverandøren garanterer, at ingen del af arbejdsstyrken eller at ingen personer, som arbejder i leverandørens og underleverandørernes faciliteter eller i nogen anden del af produktionen, bliver påtvunget arbejdet eller udsat for tvangsarbejde. Der må ikke udstedes bøder eller pålægges omfattende fradrag i lønnen på grund af en medarbejders fejl. Medarbejderne skal kunne afslutte deres ansættelse, forudsat at de har givet et rimeligt varsel, og ingen personlige lønningssedler, dokumenter eller lignende, som medarbejderen skal bruge i forbindelse med at forlade arbejdspladsen, bosætte sig og/eller tage arbejde, må tilbageholdes i sådanne tilfælde. Børnearbejde: Leverandøren og underleverandørerne skal overholde anbefalingerne ifølge konventionen fra ILO (International Labour Organization) angående minimumalder, som generelt er den maksimale alder for skolepligt og krævede alder for børnearbejde. Reference for dette forhold findes i: FN-konventionen om børns rettigheder ILO 138 (minimumalder) ILO 182 (værste former for børnearbejde) Minimumalderen er: Let arbejde (deltid): 13 år/12 år i udviklede/uudviklede lande. Normalt arbejde: 15 år/14 år i udviklede/uudviklede lande. Farligt arbejde: 18 år/18 år i udviklede/uudviklede lande. Leverandøren skal gøre sit yderste for at sikre og konstatere den rette alder for de ansatte medarbejdere, og sådanne beviser skal være tilgængelig på skrift med henblik på kontrol. Brug af børnearbejdere eller ungarbejdere, som strider mod ovennævnte, er ikke tilladt, og til enhver tid skal børne- og ungarbejdere behandles med værdighed og respekt. Under ingen omstændigheder må børnearbejde forhindre børn i at modtage retmæssig uddannelse, og leverandøren skal generelt gøre sit yderste for at træne og uddanne børnene med henblik på at blive nyttige medarbejdere, når de bliver voksne. Hvis børnearbejde viser sig at være i strid med ovennævnte, pålægges leverandøren at sikre, at der tages de rette foranstaltninger i børnenes bedste interesse. <virksomhedens navn> skal informeres og i samarbejde med leverandøren findes der en tilfredsstillende løsning, hvor barnets alder, sociale situation, uddannelse osv. tages i betragtning. Alle foranstaltninger skal altid have til hensigt at forbedre, ikke forværre, det enkelte barns situation. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 13

8 Hvis børn skal flyttes fra uegnede arbejdsopgaver, må der ikke foretages reduktion af deres løn, og hvis det er muligt skal et medlem af barnets familie tilbydes stillingen. Dette har til hensigt at sikre en stabil privatøkonomi for barnet og dets familie. Arbejdsklassificering Afdeling/sektion Placering Egnet Egnet under supervision Ikke egnet <virksomhedens navn> forbeholder sig retten til at inddrage lokale eller internationale organisationer, græsrodsbevægelser (NGO) og lignende med henblik på at sikre barnets fremtid. Farveriafdeling Mekanisk afdeling Strikkeriafdeling Alle positioner Assistent for blikkenslager Assistent for montør Hjælper for operatør Hjælper for kvalitetskontrol Se venligst illustration fra Child Labour Toolkit (Værktøj til børnearbejde), som er udviklet af Red barnet i Danmark og Håndværksrådet. Illustrationen er kun vejledende i forhold til en endelig fastlæggelse af arbejdets karakter. Bemærk, at udtrykkene muligvis ikke er alment kendte i branchen. Tilskæringsafdeling Færdiggørelsesafdeling Udtagning Altmuligmand Mærkeisætning Kontrol Emballage Assistent for kvalitetskontrol Sortering Strygning Inspektør Syafdeling Hjælper Kontrol Almindelig maskinoperatør Side Låsisætning Tilskærer Assistent for kvalitetskontrol Monteringafdeling Assistent for monteringsmand Assistent for tilskærer Trykkeri Assistent for trykker Baseret på Fordeling af medarbejdere i fabrik med typisk sammensætning = Arbejde, som er acceptabelt for børn og unge = Arbejde, hvor der skal ansættes med forsigtighed = Uacceptabelt og skadeligt arbejde, som skal standses Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 15

9 APPENDIKS 3 MILJØ Virksomheder skal: Princip 7: understøtte en forebyggende tilgang til miljømæssige udfordringer; Princip 8: tage initiativer til at fremme større miljømæssig ansvarlighed; Princip 9: fremme udviklingen og udbredelsen af miljøvenlige teknologier. Leverandøren garanterer, at de nationale miljølove og -bestemmelser til enhver tid overholdes. Der skal løbende arbejdes for og skriftligt dokumenteres tiltag for en renere og mere miljøvenlig produktion med henblik på at minimere de negative følger for miljøet. Et dårligt miljø skaber dårlige leve- og arbejdsforhold, som kan forårsage uoprettelige og alvorlige skader på det lokale samfund og arbejdsstyrken, og på kortere sigt skade leverandørernes og underleverandørernes forretninger. Så snart leverandøren modtager dette CoC, skal leverandøren informere <virksomhedens navn> om de umiddelbare negative miljøpåvirkninger, som den aktuelle produktion repræsenterer, og hvilke handlinger der kan og forventes at blive iværksat. Hver 12. måned skal der sendes en skriftlig rapport om status for og planlægning af en renere produktion til <virksomhedens navn>. Leverandøren og underleverandørerne skal i al drift vælge de mest miljøvenlige varer, råmaterialer, metoder og/ eller teknologier, som kan anvendes, under hensyntagen til den bestilte kvalitet. Leverandøren kan ikke overgive sine negative miljøbelastninger til underleverandører, og leverandøren er således ansvarlig for miljøet omkring produktionen, uanset om leverandøren er direkte eller indirekte involveret heri. <virksomhedens navn> vil i det mulige og rimelige omfang understøtte udviklingen og anvendelsen af renere teknologier og procedurer efter anmodning fra leverandøren. De miljømæssige standarder og problemer, som skal identificeres, tages i betragtning og håndteres korrekt af leverandøren, er mere præcist: 1. Miljøtilladelser og -rapporter Alle krævede miljøtilladelser (f.eks. affaldskontrol) og registreringer skal indhentes, opbevares og holdes opdateret og kravene til drift og rapportering skal opfyldes. 2. Forebyggelse af forurening og ressourcebesparelser Alle former for spild, herunder af vand og energi, skal reduceres og elimineres hos kilden eller i de anvendte metoder, f.eks. tilpasning af produktion, vedligeholdelse og produktionsprocesser, udskiftning af materialer, konservering, genbrug og genindvinding af materialer. 3. Farlige stoffer Kemiske stoffer og andre materialer, som udgør en fare, hvis de slippes ud i miljøet, skal identificeres og administreres for at sikre sikker håndtering, flytning, lagring, genbrug eller genindvinding og korrekt bortskaffelse. 4. Spildevand og fast affald Spildevand og fast affald, som fremstilles i forbindelse med drift, industrielle processer og sanitetsfaciliteter skal overvåges, kontrolleres og behandles ifølge nationale lovkrav forud for udledning eller bortskaffelse. Enhver udledning eller bortskaffelse skal foregå ifølge de højeste nationale standarder for beskyttelse af miljøet. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 17

10 5. Luftudledninger Udluftning af flygtige organiske materialer, spray, ætsende stoffer, småpartikler, ozonudledende kemikalier og biprodukter i forbindelse med udstødning, som skyldes driften, skal skal beskrives, overvåges, kontrolleres og behandles ifølge nationale lovkrav forud for udledningen. 6. Begrænsninger for produkters indhold Leverandører skal opfylde alle gældende love og bestemmelser angående forbud mod eller begrænsning af specifikke stoffer, herunder love om mærkning og bestemmelser for genbrug og bortskaffelse. Leverandører skal også følge angivne processer for at følge de enkelte aftalte og kundespecifikke lister over begrænsede og farlige materialer. Det forventes, at alle leverede varer overholder EU-bestemmelserne angående tilladt kemisk indhold o.lign., og leverandøren garanterer overholdelsen af disse. APPENDIKS 4 ANTI-KORRUPTION Princip 10: Virksomheder skal modarbejde korruption i alle dets former, herunder afpresning og bestikkelse. <virksomhedens navn> anerkender, at korruption, herunder afpresning og bestikkelse i nogle lande betragtes som normalt, og har været nødvendigt for at sikre en stabil og kontinuerlig virksomhedsdrift. Leverandøren og underleverandørerne skal imidlertid stræbe mod at drive en virksomhed, hvor korruption er fraværende og ingen form for bestikkelse, upassende gaver eller lignende tilbydes eller modtages. Leverandøren (og underleverandørerne) skal informere <virksomhedens navn> skriftligt om enhver korruptions- og bestikkelsesaktivitet, som de føler sig presset til og/eller er involveret i for at kunne håndtere ordrerne til <virksomhedens navn>. Sådanne oplysninger skal om muligt indleveres forud for accepten af disse aktiviteter eller krav. Der forventes de højeste standarder for integritet i alle former for forretningsmæssigt samarbejde. Generelt er enhver og alle former for korruption, afpresning og bedrageri strengt forbudt, og leverandøren skal forstå, at sådanne aktiviteter kan resultere i øjeblikkelig afbrydelse af forretningsforholdet, indberetning til relevante myndigheder og organisationer foruden juridiske sagsanlæg. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 19

11 APPENDIKS 5 DYR Princip 11: I virksomheder, hvor dyr anvendes som arbejdskraft og/ eller i produktionen (pels, uld osv.), skal dyrene fodres og behandles med værdighed og respekt, og ingen dyr må skades forsætligt eller udsættes for nogen smerte i deres levetid. Aflivning af dyr skal til enhver tid udføres med den hurtigste, mindst smertefulde og mest utraumatiske (ikke foran andre dyr) tilgængelige metode og godkendes af nationale og anerkendte dyrlæger og kun udføres af uddannet personale. Det er vigtigt, at anerkende og respektere, at dyr har et sind og en krop, som begge kan blive beskadiget på grund af forkert, uvidende og brutal behandling. <virksomhedens navn> anser beskyttelse af og respekt for dyr som meget vigtigt. Leverandøren og underleverandørerne garanterer, at de har samme opfattelse og holdning. Leverandøren og underleverandørerne skal indsende dokumentation på skrift med fotografier og/eller videooptagelser af den daglige behandling af de dyr, som indgår som arbejdskraft eller i produktionen i hele produktionsgangen. En grundig skriftlig beskrivelse af situationer, hvor dyr er i fare for at blive påført smerter (ved aflivning, foranstaltninger mod angreb fra insekter o.lign.), skal sendes til <virksomhedens navn> med en beskrivelse af de anvendte metoder, tilgængelige metoder, virksomhedsstandarder, begrundelse af den valgte metode, og hvilke tiltag der overvejes med henblik på reduktion af den smerte, dyrene påføres. APPENDIKS 6 VELGØRENHED Princip 12: Virksomheder opfordres til at arbejde for og tilstræbe engagement i lokalt og globalt velgørenhedsarbejde til forbedring af sociale forhold og levebetingelser. Leverandøren opfordres til at engagere sig i lokale eller globale velgørenhedsaktiviteter. Sådanne aktiviteter tjener til at skabe et bedre samfund og bedre levevilkår for fattige mennesker. De kan også give omgivelserne et positivt indtryk af virksomheden og bane vejen for bedre rekrutteringsmuligheder. Leverandøren anerkender og accepterer, at ved levering af fejlbehæftede varer, vil sådanne varer ikke blive returneret til leverandøren, medmindre <virksomhedens navn> vælger at gøre det. Sådanne fejlbehæftede varer, som efter <virksomhedens navn>s eget skøn ikke er egnede til kommercielt salg, kan frit og uden kompensation til leverandøren, doneres til velgørende formål (flygtningelejre, velgørenhed eller hjælpeorganisationer osv.) også efter <virksomhedens navn>s eget skøn. Hvis leverandøren kan udpege et samfund el.lign., som leverandøren ønsker at donere de fejlbehæftede goder til, vil <virksomhedens navn> overveje sådanne anmodninger med velvilje. Kun fejlbehæftede varer, som ikke udgør en sundhedsmæssig risiko el.lign. for de personer, der bærer dem, kommer i betragtning til velgørenhed. I andre tilfælde destrueres varerne. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 21

12 APPENDIKS 7 OVERVÅGNING OG EVALUERING Princip 13: Alle involverede virksomheder skal til enhver tid være åbne og tilgængelige for varslede, delvist varslede og uvarslede revisioner med henblik på kontrol og evaluering af overholdelsen af CoC. <virksomhedens navn> skal overvåge og evaluere og sikre leverandørens overholdelse af dette adfærdskodeks (CoC). En sådan overvågning er nødvendig for at sikre en holdbar produktion og holdbare forretningsrelationer mellem <virksomhedens navn> og leverandøren, men også for at tilfredsstille forventningerne hos <virksomhedens navn>s forbrugere, kunder og interessenter. Det forventes, at kontroller vil blive accepteret og gennemført af alle relevante parter med respekt og i en venlig tone. Leverandøren skal på skrift forsyne <virksomhedens navn> med adresser på alle produktions- og arbejdssteder (herunder leverandørernes steder) og straks meddele eventuelle ændringer heraf. Dette omfatter navne og adresse på eventuelle underleverandører, som er involveret i at levere enhver given ordre. Leverandøren garanterer, at <virksomhedens navn> og/eller dets repræsentanter (eksterne kontrolfirmaer osv.) til alle tider bliver givet fuld adgang til faciliteterne (herunder relevante dokumenter) og leverandørens og underleverandørernes omgivelser i forbindelse med varslede, delvist varslede og uvarslede kontroller. Leverandøren vil efter gennemførelse og evaluering af hver kontrol modtage en rapport over resultaterne med påkrævede tiltag (need to do s) og anbefalinger (nice to do s) og i givet fald også advarsler. Leverandøren skal agere i overensstemmelse hermed. Manglende overholdelse af dette CoC kan i yderste tilfælde medføre annullering af alle ordrer, som er indgivet til leverandøren. <virksomhedens navn> vil imidlertid indgå i positive diskussioner og en konstruktiv dialog med henblik på at sikre fremtidig overholdelse, og når sådanne henvendelser besvares med velvilje og handling, vil forretningsrelationen med al sandsynlighed blive bevaret og fortsætte. <virksomhedens navn> har ret til at rapportere til og advare Dansk Mode og Textil om eventuelle manglende overholdelse, og Dansk Mode og Textil kan vælge at offentliggøre sådanne oplysninger til sine medlemmer og andre relevante tredjeparter. Et spørgeskema el.lign. kan fra tid til anden blive udleveret til leverandøren og underleverandørerne, og i sådanne tilfælde skal det udfyldes sandfærdigt og returneres til <virksomhedens navn> eller dets repræsentanter. BEMÆRK: Der gøres opmærksom på, at dette CoC har til formål at sikre retfærdige forhold for alle involverede virksomheder, mennesker og dyr, eftersom <virksomhedens navn> mener, at dette sikrer en holdbar og respektfuld relation. Leverandøren anerkender og accepterer dette også som en fordel for leverandørens egen forretning og vil gøre sit yderste for at assistere og hjælpe <virksomhedens navn> eller dets repræsentanter ved sådanne kontroller og til enhver tid arbejde på at skabe bedre forhold. Som leverandør til <virksomhedens navn> er vi hermed indforstået med at overholde dette Code of Conduct. Bindende underskrift og/eller virksomhedsstempel for leverandøren: Ejer/Adm. dir. hos leverandøren 23

13

14 Corporate Social Responsibility an element in sensible commerce To have a trusting and good relationship with your customers, employees, suppliers, and the surroundings, have always been a natural part of sensible commerce. Today, the international community, governments, consumers, and partners are increasingly making demands on companies to engage in dialog with the surrounding world and to engage in joint responsibility for the overall development of society and survival possibilities and to openly and honestly document these efforts. This kind of societal responsibility is popularly called Corporate Social Responsibility (CSR). Work within CSR has been a mundane element for the fashion and textile companies through many years. The focus has grown increasingly due to amongst other the outsourcing of production. Dansk Fashion & Textile has developed this brochure, which can aid companies in their work with CSR. The brochure can be utilised as a checklist for ones own CSR policies. Additionally, this is Dansk Fashion & Textile s expert estimate concerning the considerations that you as a company should make in collaboration with the employees and suppliers to continually gain society s trust. The brochure is created on the basis of UN s Global Compact, which over a 1000 recognised companies are concurring with. Global Compact is not a conclusive list, but rather good tips and common sense general guidelines for how a company can initiate the continuous process where proper working conditions, a better environment and anti-corruption are prioritised in a busy and stressed working day. Preben W. Friis CEO Dansk Fashion & Textile CSR is here to stay. It can become good business market shares can be gained by determinedly working with CSR and sustainability. 27

15 On the 4th of March 2008 Dansk Fashion & Textile joined the UN initiative for corporate social responsibility called Global Compact. The Global Compact is aside from being universally acknowledged also the frame of reference on which the Danish government has based its actions within the field of CSR. Dansk Fashion & Textile has developed a Code of Conduct based on the 10 principles in the Global Compact and further added an additional 3 principles. Dansk Fashion & Textile s Code of Conduct can be downloaded from our website in an English and Danish version CODE OF CONDUCT This Code of Conduct (CoC) describes and sets out the ethical principles of the business carried out and conducted with <COMPANY>. All suppliers and their subcontractors (when such are allowed and approved by <COMPANY>) must sign and comply with this CoC. The supplier is responsible for the subcontractors it chooses. A copy of this CoC must be translated into the national language by the supplier and read aloud to new (and at the first time also to existing) workers and placed at a visible and easy accessible place for the workers. The purpose of this CoC is to ensure an ethical and fair business of all parties, people and animals involved. We believe that a strong focus and continuous improvement of an ethical business and compliance to the principles below will ultimately benefit all parties and countries both economically and socially. No business will be or can be expected conducted with suppliers failing to meet this CoC and failing to initiate improvements where needed. The general principles 1-10 are the UN Global Compact with our additional principles THE 13 PRINCIPLES HUMAN RIGHTS (APPENDIX 1) Businesses must: Principle 1: support and respect the protection of internationally proclaimed human rights; Principle 2: make sure that they are not complicit in human rights abuses. LABOUR STANDARDS (APPENDIX 2) Businesses must uphold: Principle 3: the freedom of asociation and the effective recognition of the right to collective bargaining; Principle 4: the elimination of all forms of forced and compulsory labour; Principle 5: the effective abolition of child labour; Principle 6: the elimination of discrimination in respect of employment and occupation. ENVIRONMENT (APPENDIX 3) Businesses must: Principle 7: support a precautionary approach to environmental challenges; As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 29

16 Principle 8: undertake initiatives to promote greater environmental responsibility; Principle 9: encourage the development and diffusion of environmentally friendly technologies. ANTI-CORRUPTION (APPENDIX 4) Principle 10: Businesses must work against corruption in all its forms, including extortion and bribery. ANIMALS (APPENDIX 5) Principle 11: In businesses where animals are used in labour and/or in the production (fur, wool etc.) such animals must be fed and treated with dignity and respect and no animal must deliberately be harmed nor exposed to pain in their lifespan. Taking the lives of animals must at all times be conducted using the quickest and the least painful and non-traumatic (not in the vision of other animals) method available and approved by national and acknowledged veterinarians and only conducted by trained personnel. CHARITY (APPENDIX 6) Principle 12: Businesses is encouraged to work and seek to be involved in local or global charity working to the improvement of better social and living conditions. MONITORING AND EVALUATION (APPENDIX 7) Principle 13: All businesses involved must at all times be open and accessible for announced and unannounced audits for monitoring and evaluation of compliance with the CoC. The principles are described more detailed in the attached 7 appendixes. In case and matters of uncertainty please contact <COMPANY> at < address>. APPENDIX 1 HUMAN RIGHTS Businesses must: Principle 1: support and respect the protection of internationally proclaimed human rights; Principle 2: make sure that they are not complicit in human rights abuses. Human rights are universal and belong to everyone equally regardless of age, gender, race and/or religious or political belief. When people are treated well, the production and quality will do well and business will do well. <COMPANY> condemns violations of any internationally declared human rights. People must be treated with dignity and respect regardless of social status or rank. The supplier warrants to support and not to violate such internationally declared human rights. The national laws of the supplier and of subcontractors must as a minimum be complied with at all times which is being warranted by the supplier. In situations where this CoC would turn out to be in violation with mandatory national laws of the supplier and subcontractors the national laws applies but the supplier must in such case immediately inform <COMPANY> hereof in writing. This applies not only to this appendix but all the principles and appendixes. As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 31

17 APPENDIX 2 LABOUR STANDARDS Businesses must uphold: Principle 3: the freedom of association and the effective recognition of the right to collective bargaining; Principle 4: the elimination of all forms of forced and compulsory labour; Principle 5: the effective abolition of child labour; Principle 6: the elimination of discrimination in respect of employment and occupation. The labour force is the foundation of any business. Therefore a solid founded and respected labour force ensures a solid and long term viable business. Professional, cheerful and encouraging leadership is appreciated. Food, water, toilet/bath and housing facilities: The labour force must have easy access to food (it is recommended and encouraged that the supplier provides at least one free daily meal at work), sanitary food storage and fresh clean potable water, toilet/bath facilities and medical aid and access hereto shall not be unreasonable withheld. When the labour force is living/sleeping at the production sites or nearby facilities such housing facilities must live up to national standard living facilities. Preferably toilet/bath facilities for men and women should be separated. Wages, working hours and conditions: Wages must at least be the minimum as required by national law and business standards whichever is the higher. Wages above the minimum requirement is encouraged to attract the best and most stable labour force and wages must compared to the working hours always be sufficient to meet the basic needs of workers and their families and to provide some discretionary income. Any deductions from wages for disciplinary measures shall not be permitted unless provided for by national law and only in severe and exceptional cases. All workers must prior to employment be provided with written and easy understandable information about the conditions in respect of wages and afterwards at paydays an overview of the calculation of the wages for the respective pay period. Hours of work shall comply with applicable national laws and business standards. In any event unless national laws allows otherwise workers shall not on a regular basis be required to work in excess of 48 hours per week and shall be provided with at least one day off for every 7 day period. Overtime shall be voluntary and shall unless national laws allows otherwise not exceed 12 hours per week and shall not be demanded on a regular basis and shall always be compensated at a premium rate of wages. Conditions of work shall provide for a safe and hygienic working environment bearing in mind the prevailing knowledge of the industry and of any specific hazards. All working stations must at all working times be sufficient with regard of adequate body positioning, lightning, air/ventilation and temperature. Physical abuse, threats of physical abuse, unusual punishments or discipline, sexual and other harassment, and intimidation by the supplier is strictly prohibited. As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 33

18 The supplier warrants to abstain from any discrimination with regard of race, skin colour, religion, political, sexual orientation, gender, national origin or social rank or status. Discrimination is not only cruel to individuals or minority groups or people in general. Discrimination is also a source for unstable social relations and affects not only businesses but also communities negatively. No hazardous working equipment or unsafe factories and/or housing facilities are accepted and must be corrected. Hazadous chemicals must be stored and handled in a safe and healthy manner at all times. All factories and/or housing facilities must have clearly marked exits, and preferably emergency exits on all floors. All exit doors should open outwards and must not on the inside nor the outside be blocked (for example by goods, fabrics, cartons or the like). If emergency exits for safety reasons or to prevent theft are locked, the keys should be placed behind breakable glass next to the exit doors or otherwise easy to get access to, and thus be available to all staff at all times. All workers should be aware of the safety arrangements, such as emergency exits, fire extinguishers, first aid equipment etc. An evacuation plan should be clearly displayed in the factory, the fire alarm should be tested regularly and regular evacuation drills are desirable. Sufficient fire extinguishers must be available at all floors and an adequate number of workers must be trained in the proper use hereof. All machinery shall be properly maintained and serviced and equipped with proper protection measures. It is recommended that a doctor or nurse should be available at short notice in case of accidents. The supplier should pay any costs (not covered by the national social security) which a worker may incur for medical care, following an injury during working for the supplier. Freedom of association and right to collective bargaining: The supplier must acknowledge and uphold the freedom of association and the right to collective bargaining when not restricted by the national laws of the supplier and subcontractors. Working by free will is essential. The supplier warrants that no part of the labour force or people involved at the premises of the supplier and subcontractors or in other part of the production line are imposed to forced and compulsory labour. No fining or severe reduction must be made in any wages upon mistakes made by the labour force. The workers must be able to terminate their employment provided that they give a reasonable notice and no personal salary, documents or the like required for leaving, living and/or working must be withheld in any such occasions. Child labour: The supplier and subcontractors must comply with the ILO (International Labour Organization) conventions recommendations regarding the minimum age for workers which in general is the maximum age for compulsory schooling and child labour. Reference on this issue is made to: UN Convention on the rights of the Child ILO 138 (minimum age) ILO 182 (worst forms of child labour) As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 35

19 The minimum age is: Light work (part-time): 13 years/12 years in developed/undeveloped countries. Normal work: 15 years/14 years in developed/undeveloped countries. Dangerous work: 18 years/18 years in developed/undeveloped countries. The supplier must do its utmost to secure and determine the correct age of the workers employed and such verification must be available in writing for audits. <COMPANY> reserves the right to involve local or international organizations, Non-Governmental Organizations and the like with the purpose of securing the child s future. Please consult the graphic from the Child Labour Toolkit developed by Save the Children Denmark and the Danish Federation of SMEs (next page). The graphic can be used only as a guideline upon determining the character of the work. Please note that the terms may not be generally known to the industry. Use of child labour or young workers in conflict with the above is not allowed and at all times children and young workers must be treated with dignity and respect. No way must any use of child labour prohibit the children from receiving proper education and the supplier shall in general do its utmost to train and educate the children in order to become a useful labour force when growing up in adulthood. Should child labour in conflict with the above be detected the supplier is requested to make sure that the proper measures in the child s best interest are taken. <COMPANY> must be informed and in cooperation with the supplier a satisfactory solution, taking into consideration the child s age, social situation, education etc. must be found. Any measures taken should always aim to improve, not worsen, each individual child s situation. If children are to be replaced from improper working then reduction in their wages shall not take place and if possible a member of the child s family shall be offered the job position. This is in order to secure a stable private economy of the child and its family. As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 37

20 Classification of work APPENDIX 3 ENVIRONMENT Designation Suitable Designation Suitable Suitable under supervision Not suitable Businesses must: Dyeing Section Mechanical Section All positions Assistant for Plumber Assistant for Fitter Principle 7: support a precautionary approach to environmental challenges; Knitting Section Cutting Section Helper for Operator Helper for Q.C. Out Put Man Principle 8: undertake initiatives to promote greater environmental responsibility; Finishing Section Sewing Section Sample Section Printing Section Based on Designation of a typical composite factory Poly man Tag man Check man Carton man Assistant for Q.C. Assort man Iron man Supervisor Helper Check man Plain Machine Operator Side man Lock man Scissor man Assistant for Q.C. Assistant for Sample man Assistant for Cutting man Assistant for Printer Principle 9: encourage the development and diffusion of environmentally friendly technologies. The supplier warrants that national environmental laws and regulations are complied with at all times. There must be a continuous and in writing documented work towards a cleaner and more environmental friendly production in order to secure that the negative consequences to environment are minimized. A poor environment creates poor living and working conditions which can impose irreversible and severe damages to the local community and the labour force and within a short period of time harm the suppliers and subcontractors business. = Work which is acceptable for children and young people = Work, where caution must be employed = Unacceptable and harmful work that needs to be stopped From start of receiving this CoC the supplier must submit to <COMPANY> the apparent negative environmental consequences that the present production represents and which actions can and are expected to be initated. Every 12 months a written report concerning the status and planning for a cleaner production must be submitted to <COMPANY>. The supplier and subcontractors must choose the most environmental friendly goods, raw materials, methods and/or technology applicable with respect to the ordered As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 39

21 quality in all its operations. The supplier cannot outsource its negative environmental consequences to subcontractors, hence the supplier is responsible for the environment in the production line in which the supplier is directly or indirectly involved. <COMPANY> will to the extent possible and reasonable support the development and use of cleaner technologies and procedures upon requests from the supplier. More precisely the environmental standards and issues to be identified, considered and properly handled by the supplier are: 1. Environmental Permits and Reporting All required environmental permits (e.g. discharge monitoring) and registrations are to be obtained, maintained and kept current and their operational and reporting requirements are to be followed. 5. Air Emissions Air emissions of volatile organic chemicals, aerosols, corrosives, particulates, ozone depleting chemicals and combustion by-products generated from operations are to be characterized, monitored, controlled and treated as required as per national law prior to discharge. 6. Product Content Restrictions Suppliers are to adhere to all applicable laws and regulations regarding prohibition or restriction of specific substances including labeling laws and regulations for recycling and disposal. Suppliers are also to adhere to processes to comply with each agreed-upon customerspecific restricted and hazardous materials list. It is to be expected that any delivered goods must comply with the EC regulations as to chemical contents and the like allowed and the supplier warrants such compliance. 2. Pollution Prevention and Resource Reduction Waste of all types, including water and energy, are to be reduced or eliminated at the source or by practices such as modifying production, maintenance and facility processes, materials substitution, conservation, recycling and re-using materials. 3. Hazardous Substances Chemical and other materials posing a hazard if released to the environment are to be identified and managed to ensure their safe handling, movement, storage, recycling or reuse and correct disposal. 4. Wastewater and Solid Waste Wastewater and solid waste generated from operations, industrial processes and sanitation facilities are to be monitored, controlled and treated as required as per national law prior todischarge or disposal. Any discharge or disposal must take place with the highest national standard regarding preserving the environment. As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 41

22 APPENDIX 4 ANTI-CORRUPTION Principle 10: Businesses must work against corruption in all its forms, including extortion and bribery. <COMPANY> recognizes that corruption, including extortion and bribery in some countries are considered normal and have been found to be necessary to secure a firm and continuing running business. However the supplier and subcontractors must strive towards a business where corruption is eliminated hence no bribery, improper gifts or the like can be offered nor accepted. The supplier (and subcontractors) must in writing inform <COMPANY> of any corruption and bribery activities that they are involved in by feeling pressured and/or in order to handle the orders to <COMPANY>. Such information must if practical possible be submitted prior to accepting the behaviour or demand. The highest standards of integrity are to be expected in all business interactions. In general any and all forms of corruption, extortion and embezzlement are strictly prohibited and supplier must understand that such activities may result in immediate termination of the business relationship, communication to relevant authorities and organizations as well as legal actions. APPENDIX 5 ANIMALS Principle 11: In businesses where animals are used in labour and/or in the production (fur, wool etc.) such animals must be fed and treated with dignity and respect and no animal must deliberately be harmed nor exposed to pain in their lifespan. Taking the lives of animals must at all times be conducted using the quickest and the least painful and non-traumatic (not in the vision of other animals) method available and approved by national and acknowledged veterinarians and only conducted by trained personnel. It is important to recognize and respect that animals have a mind and body which can both be harmed due to wrong, ignorant and brutal treatment. <COMPANY> regards the protection and respect of animals as very important. The supplier and subcontractors warrants that they adapt the same view and stance. The supplier and subcontractors must submit documentation in writing with photographs and/or video footage of the daily handling of animals involved as labour or production in the full production line. Situations in which the animals are in the risk of being in pain (taking the life, precautions towards attacks from insects and the like etc.) must be submitted to the <COMPANY> in writing with a thorough description of the used method, available methods, business standards and why this chosen method is used and which efforts that are considered to reduce pain to the animals. As a supplier of <COMPANY> we hereby agree to comply with this Code af Conduct. Binding signature and/or company stamp of the supplier: OWner/CEO of the supplier 43