Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget. Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget

Transkript

1 DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget MØDEREFERAT 27. FEBRUAR 2012 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 16. februar 2012 UNIVERSITETSPARKEN 1 Sted: Referent: Mødelokale A+B Lisa Ibenfeldt Schultz 2100 KØBENHAVN Ø TLF DIR Til stede: Martin Zachariasen Pawel Winter Camilla Jørgensen Dina Riis Egholm Rasmus Fonseca Lisa Ibenfeldt Schultz schultz@diku.dk REF: LIIS SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra Anya Kjærsig Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 24. november Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten (bilag) 6. Konkrete arbejdsmiljøhændelser (bilag) 7. Arbejdsmiljøtjek 2011 (3 bilag)

2 8. Rejseholdets besøg (bilag) 9. Regnskab for ergonomi-indkøb (bilag) 10. Støjproblemer på HCØ (bilag) 11. Sygefraværsstatistik (bilag) 12. Status for fusionen / proces for ny strategi 13. MUS-samtaler og kompetenceudvikling 2011 (5 bilag) 14. Undervisningsnorm og phd-pligttimer (2 bilag)* 15. Principper for decentrale budgetter (bilag) 16. Ny aftale med Det Kgl. Bibliotek (bilag) 17. Orientering om DIKUs regnskab for 2011 (bilag) 18. Orientering om høringssvar om Service Level Agreement med Science-IT (bilag) 19. Orientering om tryghedsaftale (bilag) 20. Orientering om svar om fysioterapi-ordning (bilag) 21. Eventuelt SIDE 2 AF 9 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: Dina Egholm og Rasmus Fonseca har meldt sig til arbejdsmiljøgranskning af Niels Bohr Science Park. Dette indebærer, at de vil udtale sig som kommende brugere af bygningen om fx problemer med støj og lugt. Lisa Schultz omdelte en brochure med arbejdsmiljøkurser, herunder et kursus i arbejdsmiljøgranskning. Inge Hviid Jensen, Ann Steendahl og Lisa Schultz vil besøge forskergrupperne med henblik på at drøfte intern kommunikation. NCI har overtaget ansvaret for betjentservice og DIKU betaler for betjentservice fra NCI. Pawel Winter anbefalede, at betjentene får et kontor i bygningen. Lisa Schultz bemærkede, at intranettet er opdateret med oplysninger om, hvordan man bestiller betjentservice og med oplysninger om arbejds-

3 delingen mellem betjente fra NCI og betjente fra Campus Service (Jan Fingerets afdeling). Christen Artagnan Sørensen er ansat som barselsvikar for Susan Ipsen. Aasa Feragan og Christina Lioma er ansat under Freja-stipendiet. Sidstnævnte er ansat i HCC-gruppen og er ekspert i informationssøgning. Hun skal undervise på IT og Kognition. Der er tale om tidsubegrænsede adjunkturer med automatisk ret til lektorbedømmelse, selv om de har titlen post.doc. Pawel Winter ønskede oplyst, om de to adjunkter har et retskrav på lektorater, hvis der ikke foreligger tilstrækkelige lønmidler på tidspunktet for lektorbedømmelsen. Martin Zachariasen oplyste, at der vil være tale om en samlet vurdering af samtlige ansattes tilknytning til instituttet i tilfælde af utilstrækkelige lønmidler og at de to adjunkter ikke har forrang frem for andre. Mikkel Thorup har orlov fra 1. februar til 31. december 2012 på grund af ophold i USA. Mikkel Thorup vil dog fortsat være vejleder for studerende via . Stillingen som Hiperfit centerleder er ved at blive besat og DIKU har sendt et tilbud om ansættelse til den bedst egnede kandidat. Man afventer svar på, om pågældende ønsker stillingen. Der er iværksat bedømmelse af ansøgere til et adjunktur i algoritmik og to adjunkturer i Human Centeret Computing. SIDE 3 AF 9 Camilla Jørgensen tilføjede, at der er iværksat bedømmelse af ansøgere til et lektorat i medicinsk billedbehandling og et lektorat i matematical foundations of image analysis. Der er planlagt opslag af 5 phd-stipendiater og opslag af 2 post.doc stillinger. 4. Meddelelser fra B-siden Intet. 5. Opgavelisten Udvalget havde følgende bemærkninger til opgavelisten: B-siden udarbejder et oplæg til kriterier for udmøntning af lokalløn inden næste møde i april, Dina Egholm tager initiativ til fokusgruppemøde om arbejdsmiljø på Biomediq i den kommende uge,

4 Lisa Schultz har indledt et samarbejde med Poul Halkær Nielsen fra Science-IT angående udarbejdelse af beredskabsplaner for de enkelte bygninger i stedet for institutter, Lisa Schultz vil opfordre Torben Mogensen til at fremlægge plan for fordeling af APL-gruppens kontorer i den nye bygning, Flytningen af APL bliver måske fremrykket, da kontorerne efter planen bliver klart til indflytning i oktober. De studerendes opholdsrum i vandrehallen er planlagt færdigt til september. SIDE 4 AF 9 6. Konkrete arbejdsmiljøhændelser Lisa Schultz nævnte, at der er udskiftet nedløbsrør i UP1, da et defekt nedløbsrør havde forårsaget vandskaden på Mikkel Thorups kontor. Vindueskarmen er ved at blive udskiftet. Martin Zachariasen nævnte, at termostaterne på radiatorerne i UP1 er justerede eller udskiftet efter behov. Rasmus Fonseca nævnte problemer med træk og kuldeindfald fra vinduerne. Lisa Schultz oplyste, at problemet var anmeldt tilmed ledsaget af en udtalelse fra Arbejdstilsynet. 7. Arbejdsmiljøtjek Udvalget noterede sig, at der var problemer med rengøring af toiletterne og indstillede derfor, at der indføres et system, hvor rengøringsassistenten noterer på et ophængt skema, hvornår rengøringen sidst har fundet sted. Lisa Schultz foreslog, at man reserverer et toilet til personalet i HCØ, da det er et problem, at toiletterne er tilgængelige for enhver i bygningen. Dina Egholm oplyste, at hun havde foreslået Campus Service, Jan Fingeret at etablere et personaletoilet, men der var ikke modtaget svar på henvendelsen. 8. Rejseholdets besøg Udvalget noterede sig, at Rejseholdet besøger DIKU den 20. april Regnskab for ergonomi-indkøb Udvalget tog regnskabet til efterretning og det blev besluttet, at der skal aftales en budgetramme forinden nye indkøb sættes i værk. 10. Støjproblemer på HCØ Martin Zachariasen henviste til det udsendte materiale og bemærkede, at instituttet gerne vil finansiere høreværn, hvis dette ønskes.

5 Camilla Jørgensen ønskede oplyst, om der vil være mulighed for hjemmearbejde i perioden. SIDE 5 AF 9 Martin Zachariasen oplyste, at hjemmearbejde vil være en mulighed især om formiddagen. Lisa Schultz oplyste, at hun havde fået oplyst, at kontorerne på 2. sal (nord) i UP1 er afsat til anden side. DIKU etablerer en række læsepladser og arbejdspladser i det nedlagte bibliotek. 11. Sygefraværsstatistik Udvalget vurderede, at der ikke er særlige problemer og tog statistikken til efterretning. 12. Status for fusionen / proces for ny strategi Martin Zachariasen oplyste, at fusionsprocessen er i gang, men at DIKU kun vil berørt i begrænset omfang. Administrationen på LIFE er ved at blive opdelt, men det er uafklaret, om der skal etableres administrative centre svarende til NCI eller om de administrative processer flyttes til enten institutniveau eller fakultetsniveau. Der etableres fusionsråd på de institutter, som skal fusionere. DIKUs eventuelle fusion med IND er udsat indtil videre. KU har vedtaget den nye strategi DIKU vil igangsætte en intern strategiproces efter evalueringen af CITI, som afsluttes med behandling af en evalueringsrapport i CITIs styregruppe den 30. marts DIKUs nye strategi vil inddrage forslaget om at etablere et KU Center for Informatik. Der afholdes en strategidag for DIKUs ansatte den 1. juni Endelig skal DIKU også bidrage til KUs IT-strategi. 13. MUS-samtaler og kompetenceudvikling Lisa Schultz nævnte, at HSU havde anmodet de lokale samarbejdsudvalg om at rapportere svar på følgende spørgsmål: 1. Klar MUS-samtalestruktur Samarbejdsudvalget bedes drøfte på hvilken måde, der er arbejdet for, at alle oplevede klare referenceforhold dvs. om alle medarbejdere og ledere er klar over hvem, der holder MUS med hvem. 2. Sammenhæng mellem kompetenceudvikling og enhedens strategier og handleplaner SU bedes også drøftet, hvordan sammenhængen mellem

6 strategi og kompetenceudvikling opleves under MUS og i de efterfølgende kompetenceudviklingsaktiviteter. 3. Sikring af tid til kompetenceudvikling I bedes drøfte, hvordan enheden sikrer, at der afsættes arbejdstid til, at den enkelte medarbejder kan deltage i relevant kompetenceudvikling. SIDE 6 AF 9 Udvalget vurderede, at information om samtaler om kompetenceforhold var tilstrækkelig og tilstrækkelig klar. Der var ingen tvivl om, hvem der skulle holde samtale med hvem. Martin Zachariasen nævnte, at ledelsen havde modtaget ønsker om kompetenceudvikling fra TAP-medarbejdere, fx om projektlederkurser. VIP anmoder sjældent om kompetenceudvikling. Samtalerne er fortrolige, men det antages, at man drøfter, hvordan man kan leve op til strategiens målsætninger om fx antallet af publikationer og eksterne bevillinger. Lisa Schultz nævnte, at forskergruppelederne havde fået tilsendt samtlige kursusevalueringer med henblik på at drøfte undervisningskompetencer med underviserne. Udvalget indstillede, at ledelsen skulle arbejde på at udarbejde et samtalenotat med spørgsmål, som bør vendes ved samtalerne, fx den enkeltes styrker og svagheder. Udvalget vurderede, at der ikke havde været problemer med at afse tid til kompetenceudvikling. Camilla Jørgensen nævnte, at Højteknologifonden har et projektlederkursus, som Mads Nielsen havde deltaget i. 14. Undervisningsnorm og phd-pligttimer Kim Steenstrup Pedersen introducerede den reviderede undervisningsnorm (version dateret ) og nævnte i den forbindelse, at ændringerne vedrører dels projektseminarer, hold-undervisning (relevant for Kommunikation og IT) og fordelingen af phd-pligttimer. Herudover nævnte han, at phdtimeforbruget til undervisningen opgøres ud fra det normerede antal timer x 1,5, således at de phd-studerende undgår forpligtelsen til at føre regnskab med henblik på at opgøre det faktiske timeforbrug. Pawel Winter ønskede oplyst, hvorfor fordelingen af phd-pligttimer er ændret, således at instituttet får ½ og gruppen kun 1/3. Endvidere bemærkede

7 Pawel Winter, at de phd-studerende bør tilbydes mere undervisning på kandidatkurser, således at de ikke overvejende skal gennemgå regne-opgaver. SIDE 7 AF 9 Kim Steenstrup Pedersen oplyste, at der er behov for flere timer fx til at undervise på lineær algebra to gange. Erfaringsmæssigt bliver gruppe-timerne ikke brugt i tilstrækkeligt omfang. I forbindelse med undervisningen på matematikkurserne tilføjede han, at DIKUs indtjening herved er betydelig og at det er et krav, at undervisningen skal foretages af undervisere med en kandidatgrad. Rasmus Fonseca bekræftede, at underviserne på matematikkurserne gennemgår regneopgaver i lighed med instruktorerne. Martin Zachariasen bemærkede, at undervisningen styrker de didaktiske færdigheder. Pawel Winter henviste til opgørelsen af timer på kurser, hvor der er krav om et antal godkendte opgaver for at gå til eksamen. Det er problematisk at anvende antallet af tilmeldte til eksamen som opgørelsesfaktor, da underviserne i praksis også bruger tid på at vejlede og rette opgaver for studerende, som ikke går til eksamen. Eksempelvis var der 200 tilmeldte til algoritmikkurset, hvoraf 100 blev indstillet til eksamen og 15 undlod at gå til eksamen. Kim Steenstrup Pedersen vurderede, at antallet af tilmeldte til eksamen er den bedst egnede faktor, da tilmeldingstallene er meget usikre. Endvidere vil instruktorerne hjælpe underviserne med at rette opgaverne. Martin Zachariasen bemærkede, at det er godt at modellen indeholder et incitament til at underviserne får de studerende til at gå til eksamen. Hvis modellen giver anledning til konkrete urimeligheder, vil spørgsmålet blive taget op med den pågældende underviser. Kim Steenstrup Pedersen nævnte, at normen skal sikre en mere ligelig fordeling af antallet af projekter og specialer. Pawel Winter bemærkede, at det er vigtigt at sikre, at den enkelte underviser ikke kommer til at mangle timer. Timetallet skal følges, så der kan rettes op i tide. Han ønskede supplerende oplyst, om der er indhøstet erfaringer med timeopgørelsen. Kim Steenstrup Pedersen oplyste, at mange undervisere er blevet opmærksomme på timefordelingen efter indførelsen af normen.

8 Camilla Jørgensen nævnte muligheden for at spare timer op til sabattical. SIDE 8 AF 9 Martin Zachariasen bemærkede, at underviserne har ret til sabattical efter nogle års ansættelse uden at dette kræver opsparing af timer. Der er ikke tale om en opsparingsordning. Det er imidlertid den enkeltes ansvar at sikre, at opgørelsen af timer er realistisk. Dokumentet sendes i en sidste skriftlig høring i ledelsesteamet. 15. Principper for decentrale budgetter Martin Zachariasen gennemgik forslaget til reviderede principper for decentrale budgetter og bemærkede, at fastlæggelsen af budgetter ud fra samlet STÅ i stedet for specialer skal give et incitament til at undervise på store kurser. Camilla Jørgensen foreslog, at over/underskud for phd-budgetter også indgår i gruppens budget. I forhold til forslaget om aflønning af studenterprogrammør påpegede hun, at lønudgiften vil være så stor, at den vanskeligt vil kunne afholdes inden for rammen. Martin Zachariasen bekræftede, at over/underskud fra phd-budgetter vil indgå i gruppens budget. Endvidere vil gruppernes ramme stige fra ca til ca som følge af forslaget, hvorfor det vil være muligt at afholde studenterprogrammørers løn. De ændrede principper evalueres ved årets udgang. 16. Ny aftale med Det Kongelige Bibliotek Lisa Schultz nævnte, at DIKU havde anmodet om, at aftalen også skal omfatte inddatering af publikationer af fratrådte medarbejdere og at DIKU afventer svar på dette. Pawel Winter foreslog, at vejleder inddaterer for phd-studerende, som er ophørt. 17. Orientering om DIKUs regnskab for 2011 Punktet blev udsat. 18. Orientering om høringssvar om SLA med Science-IT Punktet blev ikke behandlet. 19. Orientering om tryghedsaftale Punktet blev ikke behandlet.

9 20. Orientering om svar om fysioterapi-ordning Punktet blev ikke behandlet. SIDE 9 AF Eventuelt Martin Zachariasen nævnte, at der havde været problemer med en defekt server, som bevirkede, at Eaduroam ikke virkede. Problemet er nu løst. Pawel Winter bemærkede, at det giver store problemer i forbindelse med undervisningen. Rasmus Fonseca bemærkede, at netstikkene heller ikke altid virker.