Fakturahåndtering. 1B E-faktura. Camilla Holbøll Basware A/S

Transkript

1 Fakturahåndtering 1B E-faktura Camilla Holbøll Basware A/S

2 Purchase to Pay is driving corporate Cut 3 performance forward rd party spend by 10% Reduce number of suppliers by 50% Receive 97% of invoices as electronic invoices Reduce costs of processing expense claims by over 50% Reduce costs of Accounts Payable function by 60% Pay over 85% Of suppliers within 7-10 days to capture discount Process over 90% of invoices without any manual intervention

3 Hvordan ser e-faktura markedet ud i dag (1/2) VANS leverandører: CSC Evenex KMD A/S IBM Industries Logica Til alle private og offentlige virksomheder. Al information VANS behøver er de rigtige adresser nemlig EAN nr. Der er flere udbydere som fokuserer på e-faktura inkl. Basware: Future Link Ibistic Cap Nordic Ixos Tradeshift Sende og modtage fakturaer, en global opstartsvirksomhed som er bindeled mellem virksomhedens leverandører og kunder

4 Hvordan ser e-faktura markedet ud i dag (2/2) Sproom Sende og modtage fakturaer, dansk udviklingsplatform, velegnet til små og mellemstore virksomheder uanset branche og teknologisk formåen Kontormaskine udbydere: OKI Xerox Canon ERP systemer: førende på markedet SAP, Oracle og Microsoft Læs ind bureauer Data Scanning A/S og JWN data, primært til det offentlige Nemhandel /virk.dk Alle offentlige myndigheder og institutioner er klar til at modtage NemHandel fakturaer. Formatet er OIO XML OIO UBL. Via internettet RASPC (Reliable Asynchronous Sercure Profile). Til private virksomheder hvis de har en NemHandels løsning FakturaService.net sende og modtage elektroniske fakturaer til både offentlige og private

5 An Open Network Enabling Global Commerce 1.9 Million Suppliers Listed Over 1600 Global Clients Up 43% 15m E-Invoices in ,000 Thousand Active Buyers/Suppliers >50 Formats supported 110 Interoperability partners $116 Billion Annual spend on Basware Network Global Revenue Growth Automatic routing and format conversation 56% Services personnel growth %

6 100% e-faktura Udfordringer ved at overgår til e-faktura Optional evidence slide Hvilke af følgende udsagn ser du som udfordringer/barrierer for at øge mængden af e-faktura i dit firma? 46% Omkostninger til leverandører / modvillige leverandører 36% Leverandørernes manglende mulighed/evne for at levere e-faktura 23% 31% 27% 26% Hvilke fordele givet et åbent netværk fremfor traditionelle lukkede e-faktura netværk? 19% 66% øget flexibilitet 8% 7% 61% øget effektivitet / omkostningsbesparelser 54% Fælles standarder / ensartethed 51% Reducerede omkostningerne til leverandører Basware Global e-invoicing Survey 2011

7 Basware Connectivity Services - 100% e-invoicing Licensed Model / SAAS / Service Cloud some want to own, others outsource or simply obtain access to service Leverandører Connectivity Services Køber Sender 100% som e-faktura fra dag 1 ERP Leverandør Portal Virtual Printer Integration Scan & Capture Printing Leverandør aktivering Indhold valideres Overvågning / Indberetning Transaktion Routing Aftale formater Digital Signature Modtager 100% som e-faktura fra dag 1 BW ERP ERP >90% fakturaer går direkte til automatisk behandling Open Network

8 Introducing the Basware P2P Model Step 4 smidige P2P Benchmarking Dynamiske betalingsstrategier Step 3 netværksbaseret Effekt på bundlinjen Global handel Step 2 tilpasser Medarbejder Kompleks categori Cash Management Håndhævelse udgiftskontrol dækning Strategier af rejsepolitik Overholdelse af kontrakter Medarbejder mobilitet Stratetisk og taktisk indkøb P2P netværk Interoperability Cash Flow Forecasting Catalog-based Rekvisitioner Direkte til behandling Rigtige e- faktura Step 1 nystartet Self-Service Catalog Management Besked udvekslinger ved køb Ansvarlig for P2P Kontrolleret efterspørgsel Forbrug blir synligt Betalingsevne Intelligent faktura workflows Leverandør aktivering Intelligent Matching Scan & Capture

9 Basware Purchase-to-Pay & Connectivity Services Leverandører Basware Connectivity Catalogs Indkøb Udveksling af indkøbs beskeder Leverandør Aktivation Services Scan & Capture Service Udveksling af E-faktura Automatisering af faktura Indkøb Kontraktstyring Oprettelse af indkøbsstyring Godkendelse af indkøb Ordre Varemodtagelse Datafangst e-faktura Rule Based Matching Faktura godkendelse Overførsel til betaling Kundens system, økonomistyringssystem og ERP Basware Professional Services

10 Scan & Capture service e-faktura fra dag 1 Modtag & sortere indkommende post & bilag (Hver kunde har sin egen dedikerede postbox) Forbered faktura til skanning i flere bundter Faktura skanning Data fangst af detaljer Validering/ kvalitetskontrol Flyt data til workflow Interface for at modtage e-faktura Kundens hovedbrugere (kreditorafd)

11 Scan & Capture service e-faktura fra dag 1 Modtag & sortere indkommende post & bilag (Hver kunde har sin egen dedikerede postbox) Forbered faktura til skanning i flere bundter Faktura skanning Data Validering/ Flyt data fangst af kvalitets- til detaljer kontrol workflow Interface for at modtage e-faktura Kundens hovedbrugere (kreditorafd)

12 Aktivering af leverandører 11

13 Basware Connectivity - afsenders muligheder Basware Leverandør Portal Faktura < 10 BT Sender Faktura Leverandør BT Sender Virtual Printer Faktura Basware Business Transactions Kunde BT Sender *Option 1 *Option 2 Faktura > 500 Basware Scan & Capture Leverandør Aktiveringsservice 12

14 Få de små leverandører med Alle leverandører kan aflevere elektroniske fakturaer uanset størrelse og teknisk niveau/kompetance Basware Supplier Portal kan benyttes af alle leverandører uanset størrelse med fokus på små og mere ad-hoc baserede leverandører En leverandør kan hurtigt og enkelt indtaste en faktura til en kunde Leverandøren kan vedhæfte bilag til en faktura Fakturaen bliver leveret til kunden via Baswares Business Transaction 13

15 Leverandør Portal eksempel indtastning af fakturadata

16 Hvorfor leverandøraktivering Det er en udfordring for kunderne at få deres leverandører til at sende e-faktura 15

17 Faser i leverandøraktivering Informationsindsamling Gennemgang af leverandører for at finde dem der sender papirfaktura Leverandøraktivering Aktivering af leverandører som allerede sender e-faktura Identifikation af leverandører som kan sende e-faktura Kontakt til de leverandører som kan sende e-faktura Rapport over resultat Tilbud om værktøjer til de leverandører som ikke sender idag ikke Rapport over resultat 16

18 Basware e-invoices s ansvar og opgaver Pre-defineret service for at aktivere modtagelse af e-faktura fra leverandørmassen Find e-faktura niveauet og status hos leverandørerne Kontakt sker gennem og/eller telefon for at maksimere kundens resultater Definer processerne for at få leverandørerne til at tilslutte sig e-faktura 17

19 Kundens opgaver og ansvar Commitment til den operationelle model, ansvar og roller Aflevere kontaktinformation på de leverandører som sender papirfaktura (afleveres i foruddefineret format) Accept af budskab som skal sendes til leverandørerne Ansvarlig for intern kommunikation i virksomheden 18

20 A Basware Presentation Spørgsmål?

21 Confidential -