Fra papir til digitalisering

Transkript

1 Fra papir til digitalisering Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund

2 Dokumentfangst Dokumentfangst Integration Digitalisering Fakturaløsning - Automatisk Database Hver eneste dag modtager virksomheder en mængde fakturaer, en del på digital form men stadig også en stor del i traditionel printet form. Disse fakturaer håndteres normalt manuelt. Originalen bliver indtastet manuelt i økonomisystemet og bliver fysisk transporteret rundt til virksomhedens forskellige nøglepersoner for kontering og godkendelse. Senere bliver den Integration Digitalisering Automatisk Database igen indført manuelt i økonomisystemet til betaling og arkivering, hvilket ofte er en arbejdstung procedure. Denne procedure kan forbedres med en digital arbejdsgang, som giver mulighed for at håndtere og kontrollere hele fakturaforløbet fra scanning til jeres eksisterende økonomisystem. Derved frigøres tid til andre opgaver i virksomheden. Konica Minoltas fakturaløsninger, og Flexi Flow er således udviklet til at strømline din daglige fakturahåndtering. benyttes til at læse data fra scannede fakturaer, og Flexi Flow benyttes til web-baseret kontering og fakturagodkendelse. kan aflevere data til eksisterende økonomisystemer, hvori kontering og godkendelse kan foretages. Do Int Dig Aut Da Opt Væk med den traditionelle papirgang. og Flexi Flow klarer din fremtidige fakturahåndtering.

3 kumentfangst Digitalisering egration italiseringdatabase omatisk tabase imering DokumentfangstIntegration Integration Automatisk Dokumentfangst Integration Digitalisering Automatisk Automatisk Database Reducér omkostningerne markant og forøg virksomhedens rentabilitet med Digitalisering Database Reducér den manuelle indtastning af fakturadata, der udføres af veluddannede regnskabsfolk, og lad dem i stedet fokusere på profitmaksimerende opgaver: Udnyt rabatter ved tidlig betaling, typisk mellem 2 % og 5 % Undgå strafrenter ved for sen betaling Opdag faktureringsfejl Opnå bedre analyse af gældssammensætningen Digital lagring af fakturadata sikrer øjeblikkelig fremsøgning og dermed øget produktivitet: Fakturaer lagres sikkert i digitalt format ved modtagelse Det rette personale har umiddelbar adgang til fakturabilledet og de tilknyttede data Fakturaer bliver ikke væk, forlagt eller ligger i en personlig postbakke De arkiverede fakturaer hentes frem på få sekunder Minimerer risiko for fejlarkivering og dermed problemer ved genfinding Digital lagring giver mulighed for backup og sikrer, at du hurtig kan genetablere vitale data i tilfælde af brand eller lignende

4 11000 i hovedtræk Flexi Invoice er baseret på den nyeste dokumentfangstteknologi, der giver en uovertruffen ydeevne og skalerbarhed. Effektiviteten forøges på håndtering af leverandørfakturaer gennem integration med Flexi Flow og/eller økonomisystemer. kan med stor fordel anvendes sammen med Flexi Arkiv, som bl.a. gør det muligt at foretage fritekstsøgning på alle dokumenter i databasen og dermed hurtigt kan finde en faktura ud fra f.eks. leverandør, fakturanummer, varenummer, varetekst eller lignende. Flexi Invoice

5 11000 Sådan virker 1. DIGITALISERING Papirfakturaer bliver digitaliseret ved hjælp af en scanner (f.eks. en Konica Minolta multifunktionsprinter) til videre håndtering i. Fakturaer i elektronisk format kan også importeres. 2. DATA GENKENDELSE OG UDTRÆK analyserer indkommende fakturaer ved hjælp af effektiv tegngenkendelses-teknologi (OCR/ICR), som har en høj genkendelsesgrad. Uanset fakturaens layout aflæses den ønskede information, f.eks. fakturanummer, fakturadato, leverandørnavn og samlet beløb med og uden moms. Udtræk af fakturaposter med rekvisitions- eller lagerregistreringer. Opslag på database en yderst præcis metode til at verificere de aflæste data. 3. VALIDERING Aflæste fakturadata kan valideres (godkendes/rettes inden de faktisk skal håndteres og godkendes) ved anvendelse af enten valideringsmodul (client-modul) eller ved hjælp af et web-baseret værktøj. (Internet Explorer 7.0 eller nyere eller Firefox 3 eller nyere). 4. RELEASE Validerede fakturadata og billeder eksporteres til et hvilket som helst økonomisystem. For at lette brugen har vi standardiserede eksportmoduler til en lang række førende løsninger. 5. SIKKER LAGRING De færdigbehandlede digitale fakturadata kan arkiveres af økonomisystemet i henhold til virksomhedens og myndighedernes opbevaringsregler. Konica Minolta kan tilbyde et bredt udvalg af arkivteknologier og kan foreslå den bedste løsning, der passer præcis til dine krav.

6 11000 skræddersyet til din virksomhed findes nu i 4 forskellige konfigurationer: Bronze Sølv Guld og Platin Disse konfigurationer er designet med det formål, at kunne opfylde de fleste virksomheders behov ved fakturahåndtering. Bronze henvender sig til virksomheder, der har mellem fakturasider pr. år. Fakturaerne bliver scannet ind i systemet, hvorefter fakturanummer, fakturadato m.m. indtastes manuelt. Dette sker i et valideringsvindue. Når alt er indtastet af brugeren, bliver fakturabilledet samt indtastede data gemt i en folder på netværket. Baseret på de indtastede oplysninger dannes en data-fil, som muliggør import i virksomhedens økonomisystem. Sølv: Sølv henvender sig til virksomheder, der har mellem fakturasider pr. år. Fakturaerne bliver scannet ind i systemet, relevant data aflæses automatisk til forskel fra Bronze løsningen, hvorefter der valideres som før. Hvis der på fakturaen er data, som ikke blev fundet automatisk, kan brugeren taste eller markere disse med mus på fakturabilledet, hvorefter data indsættes automatisk. Bronze: Guld: Guld henvender sig til virksomheder, der har mere end fakturasider pr. år. Samme procedure som ved Sølv, dog med mulighed for optimering af fakturagenkendelse d.v.s. til at genkende faktura-indexfelter. Platin: Platin henvender sig til virksomheder, der har mere end fakturasider pr. år. Samme procedure som ved Guld, men også med mulighed for databaseopslag af f.eks. leverandørbetalingsbetingelse. Denne konfiguration kan også udføre varelinjelæsning, som kombineret med databaseopslag på indkøbsordrer, danner grundlag for godkendelse af faktura.

7 11000 Virksomhedens behov i fakturasider pr. år Scannede filer bliver importeret automatisk Bronze Sølv Guld Platin sider sider Over sider Over sider Manuelt Automatisk som option Manuelt Automatisk som option Antal Indexfelter (flere kan tilkøbes) 10 (flere kan tilkøbes) Automatisk dataaflæsning Dansk Dansk (Dansk & Engelsk) Manual dataindtastning Understøtter flere sprog Option Option Option Kan bruger optimere fakturagenkendelse? Kan Konica Minolta optimere fakturagenkendelse? Release til CSV fil Release til SQL Option Option Option Databaseopslag via ODBC Option Option Option Databaseopslag via tekstfil Option Option Webbaseret validering Option Option Varelinjer Option Option = Facilitet ikke tilgængelig i konfigurationen = Facilitet inkluderet i konfigurationen En historie fra den virkelige verden Hos HCS anvender vi til at behandle vores leverandørfakturaer. Før i tiden håndterede vi dem manuelt. Fakturaerne blev bragt fysisk ud i de forskellige afdelinger, der så skulle godkende dem, før vi kunne taste dem i bogholderiet. Med er processen vendt. Det er nemmere at få registreret vores leverandørfakturaer med det samme, og de er ikke længere spredt ud over hele virksomheden og skal ikke længere arkiveres. har gjort vores hverdag lettere på mange måder. Vi kan altid finde fakturaerne i det elektroniske arkiv, hvis vi skal bruge en kopi. Det er også muligt at behandle fakturaerne hurtigere. Selvfølgelig er der stadig nogen, der skal kontere og tage stilling til fakturaerne, men takket være Flexi Flow forsvinder de ikke i mængden på skrivebordet. Dette fakturahåndteringssystem er utrolig nemt at have med at gøre. De, der har prøvet at anvende systemet hos HCS, synes det er smart og nemt at anvende efter et par gange. Torben Pedersen, kreditorbogholder hos HCS, Transport & Spedition

8 Ring og hør, hvordan Konica Minolta kan hjælpe dig med at optimere dit dokumentflow Solutions er en afdeling i Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s, som arbejder fokuseret med dokument- og workflow-baserede løsninger til professionelle virksomheder. Som supplement til softwareløsninger kan Solutions tilbyde en række ydelser, såsom: Projektanalyse Projektledelse Løsningsimplementering Løsningstilpasning Konsulentbistand ved dokumenthåndtering Alle disse kompetencer sikrer jeres virksomhed en effektiv sparringspartner, når I overvejer nye muligheder for jeres digitale arbejdsgange. Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s er certificeret partner hos flere af de markedsledende softwareudviklere. Din Konica Minolta Business Solutions partner Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund Hjulmagervej 4B 7100 Vejle Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj Gøteborgvej Aalborg SV Tlf