DTU e-handel Basware Brugerforum d. 11. oktober Danmarks Tekniske Universitet

Transkript

1 DTU e-handel Basware Brugerforum d. 11. oktober 2012

2 Morten Høegh-Guldberg e-handelskoordinator Afdelingen for Økonomi og Regnskab Anker Engelundsvej 1 Bygning 101A 2800 Kgs. Lyngby Direkte telefon: [email protected]

3 Løsningen: E-catalogs from suppliers are available through punch-out and internal catalogs Interface of supplier data to EHS Setup of supplier data in Oracle financials Contract Agreement between DTU and supplier EHS Creation of requisition (from e-catalog or non-catalog requisition) (Review) Approve No match Automatic creation of Purchase order from requisition lines Purchase order attached to requisition line Automatic launch of Invoice receipt in EHS from OCR or VANS Match of invoice to purchase order /contract Requisitioner receives the goods or services Purchase order to Supplier (OIOUBL or ) Invoice transferred to Oracle for payment 3

4 E-handel på DTU hvad er der sket på 1 år Invoice Processing i drift d. 14/ Purchase Management i drift d. 17.juni 2012» Afdelingen for Økonomi & Regnskab (AØR)» Afdelingen for IT (AIT) Purchase Management i 1. udrulning d. 20. september 2012» DTU Energikonvertering» DTU Vindenergi» DTU Nutech 864 issues er registreret på 12 måneder. 86 er stadig åbne issues. 4

5 E-handel på DTU hvad er der sket på 1 år fakturaer gennem systemet Omkring 6000 faktura i cirkulation i gennemsnit 225 indkøbsordrer i systemet Matchprocent er 74% Systemanvendelsesprocent for indkøb er 0,5 %. 5

6 Matchede fakturaer til ordrer fra IP Master

7

8 Matchede fakturaer til kontrakter

9 Data til IP og PM fra økonomisystemet Stamdata fra økonomisystemet Leverandører (til ordreafsendelsen) CVR nummer Brugere Godkendere Anvisere Kontokombinationer & krydsvalideringsregler Betalingsbetingelser Momskoder Enhedsbetegnelser Valuta & Valutakurser 9

10

11 Kontakt til leverandører Informativ vedr. e-handelssystemet på DTU er udsendt Spørgeskema vedr. evne til at; sende og modtage OIOUBL Etablere punch-out Etablere et elektroniksvarekatalog Billeder af varer Dialog med leverandører vedr. elektroniske varekataloger 418 leverandører på DTU står for 80% af volumen Dialog på mail vedr. leverandørernes adresse til modtagelse af indkøbsordre 11

12 Varer på hylderne i det elektroniske supermarked! 12 punchout leverandører udvalgt Konfigurerbar produkter Alle aftaleleverandører efter udbud Indhentning af varekataloger hos leverandører Ca. 70 kataloger indtil videre Vi har etableret en pakke med filer: Eks. på varekatalog, OIOUBL konverter, Standardbrev, Guides, mv. Tidskrævende dialog ofte nødvendig Tekniske udfordringer nogle behøver hjælp Vedligeholdelse af kataloger kræver dialog og disciplin fra både kunde og leverandør 12

13 Ca. 100 varekataloger I systemet med mere end varer

14 Eksempel på vare i katalog

15 Eksterne kataloger

16 Indkøbsordrer sendes på & pdf - Enkelte sendes via OIOUBL

17 Interface til økonomisystemet (Oracle) Anvendelse af standard interface tabeller Prebook af faktura (uden indkøbsordrereference) Overførsel af konteret, godkendt og anvist faktura Prebooket faktura annulleres med API Varemodtagelse Skaber kortfristet gæld i økonomisystemet Indkøbsordre Skaber disponering i økonomisystemet 17

18 - Single sign on - Adgang fra Portalen

19 Spørgmål? Morten Høegh-Guldberg e-handelskoordinator Afdelingen for Økonomi og Regnskab Anker Engelundsvej 1 Bygning 101A 2800 Kgs. Lyngby Direkte telefon: [email protected]

20 Ekstra slides Ekstra slides til brug ved spørgsmål

21 DTU indkøbskoordinator-programmet Hvad Hvorfor Hvem Hvordan Hvornår Centralt organiseret ambassadørprogram. Netværksindsatsen skal understøtte implementeringen og den øvrige kommunikation om DTU e-handel. Indkøbskoordinatorerne bidrager med personlig kommunikation om DTU e-handel. De er et værdifuldt supplement til den øvrige information og vejledning. Vicedirektøren udvælger to til fem indkøbskoordinatorer fra instituttet se kriterierne for en god indkøbskoordinator på de følgende slides. Programmet er koordineret af Indkøb. Indkøbskoordinatorerne får adgang til en værktøjskasse, internt netværk, træning og dialogværktøj. Indkøbskoordinatorernes opgaver starter ved institutmøderne. De første to måneder skal de forvente at bruge 50 procent af deres tid (efterfølgende cirka 15 procent af deres tid). 15/10/

22 Udrulningsplan Udrulningen af systemet udføres i to faser: FASE 1 Baswares fakturaløsning: 1. november 2011 Fakturaløsningen implementeres som big bang på alle institutter løsningen afløser InvoiceIT applikationen FASE 2 Indkøb rulles derefter på et institut ad gangen Matchning af indkøbsordre mod faktura starter Alle institutter er på systemet i 1. halvår af

23 Hvilke kompetencer kræves for at benytte DTU E-handel? Projektet har arbejdet målrettet mod at skabe en brugervenlig løsning, som alle med almindelige internet-shopping evner kan benytte. Rekvirenten skal igennem 4 guidede steps for at lave en indkøbsordre Rekvirenten kan oprette sin rekvisition via e-kataloger, leverandør webshops eller via fritekstbestilling Der stilles herudover krav til at rekvirenten kan sit projekt nr. og opgave nr. (ligesom i DTU-tid, Rejseafregning mv.) Der er adgang til hotline og support i såvel implementerings- som driftsperiode. 3 fuldtidsressourcer er pt. e-handelsupporten. - Men for at sikre succes og brug af systemet er det også vigtigt, at brugerne har adgang til lokal hjælp og sparring og at den lokale ledelse bakker op om projektet 23

24 Eksempel på indkøb før Behov for en ny kontorstol Eksisterende DTU aftaler undersøges i KUBUS og budget afdækkes Ordre afgives manuelt via fax, telefon, internet eller mail Varen modtages (udokumenteret) Accept og kontering af faktura fra rekvirent og Økonomicenter Anvisning af faktura (budgetansvarlig) og betaling Manuelt flow Systemunderstøttelse

25 Eksempel på indkøb nu med DTU e-handel Behov for en ny kontorstol Rekvisition oprettes i DTU e- handel og konteres automatisk Rekvisition anvises af budgetansvarlig og ordre sendes automatisk Varen modtages i systemet (dokumenteret) Automatisk match mellem ordre og faktura udløser betaling Manuelt flow Systemunderstøttelse

26 E-handel - i overblik DTU E-handel er et element i den løbende effektivisering og digitalisering af de administrative forretningsgange Administrative opgaver skal udføres med størst mulig kvalitet set ift. a) Ressourceforbrug b) Understøttelse af kerneforretningen DTU har centralt ansvar for en række IT systemer, der understøtter de administrative forretningsgange (der alle på sigt taler sammen) heriblandt kan nævnes Oracle Projects, Qlikview, DTU-TID, Rejseafregning og UNIPAS. DTU E-handel er som andre it-implementeringer et forandringsprojekt ikke en plug and play løsning 26

27 E-handel på DTU hvorfor? 1. Koordinering af indkøb Understøtter brugen af koncernfælles indkøbsaftaler, herunder styrker volumen i indkøb og udløser besparelser, samt understøtter, at DTU overholder udbudsreglerne 2. Effektivisering af indkøbsprocessen - minimering af hands-on steps fra bestilling til betaling - match af faktura mod indkøbsordre - match af faktura mod kontrakter 3. Gennemsigtighed omkring indkøbsaftaler og indkøbsprocedurer a) Institutter og afdelinger har lettere adgang til indkøbsaftaler b) Visuelt overblik over varesortimentet (nemt at vælge produkt på aftale) c) Elektronisk bestilling sikrer, at alle nødvendige informationer afgives til leverandøren ved udsendelse af indkøbsordre (støtte til bestillerne) 27

28 E-handel på DTU hvorfor? 4. Bedre styring og opfølgning på indkøb a) Tilladelse frem for tilgivelse (anvisning af indkøb inden ordren afsendes) b) Dispositionsregnskaber 28