Børne- og Ungdomsudvalget

Transkript

1 Referat Børne- og Ungdomsudvalget Ordinært møde Dato 2. oktober 2014 Tid 15:00 Sted NB. Fraværende Sæby Rådhus Rådhusvej Sæby Ingen Stedfortræder Medlemmer Christina Lykke Eriksen (F) - Formand Pia Karlsen (V) Flemming Rasmussen (O) Kristina Lilly Frandsen (V) Mette Hardam (V) Ida Skov (Ø) Brian Kjær (A) Bahram Dehghan (A) Bent H. Pedersen (A)

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Dialogmøde med Børne- og Ungdomsudvalget Børne- og Ungdomsudvalgets besøg på Sæby Rådhus, Familieafdelingen Politik for frivilligt socialt arbejde Budgetopfølgning pr. 31. august 2014 på Børne- og Ungdomsudvalgets budgetområde Belægningsstatistik for dag- og fritidsområdet ultimo Justering af Beredskab til forebyggelse, tidlig opsporing og behandling af overgreb mod børn og unge Rammeaftalen 2015 for specialundervisning og det specialiserede socialområde - godkendelse af styringsaftalen Høringssvar Børne- og Ungepolitik Godkendelse af valgfag uden for valgfagsrækken Anmodning fra udvalgsmedlem Brian Kjær Opfølgning på Helhedsplan for sammenlægning og udvikling af dagtilbud Folkeskolernes ferieplan for skoleåret 2015/16 og 2016/ Fastlæggelse af Børne- og Ungdomsudvalgets mødekalender for Oktober Orientering fra Børne- og Ungdomsudvalgets område...26 Underskrifter: Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 2 af 26

3 Bilagsfortegnelse Punkt nr. Dok.nr. Tilgang Titel /14 Åben Politik for frivilligt socialt arbejde - revideret 2.pdf /14 Åben Budgetopfølgning Børne- og Ungdomsudvalget /14 Åben Døgntilbud/anbringelser og STU pr. 31. august /14 Åben Køb og salg døgntilbud/anbringelser familieafdelingen /14 Åben STU Køb og salg opgjort pr. uddannelsessted /14 Åben Handlingsplan og aktivitetsoversigter CU - Handlingsplan og aktivitetsoversigter CU.docx /14 Åben BDO s analyse af økonomi og økonomistyring i Center for Unge - BDO - Frederikshavn Kommune - Analyse af økonomi og økonomistyring i CFU.pdf /14 Åben Indskrevne børn i dagtilbud ultimo aug 2014.pdf /14 Åben Pdf. Opdateret Beredskabsplan oktober 2014.pdf /14 Åben Udkast til Styringsaftalen 2015.pdf /14 Åben Børne- og Unge politikken - ny udgave.pdf /14 Åben Plan for indsatsen imod ungdomskriminalitet.pdf /14 Åben Målbeskrivelser for valgfag uden for valgfagsrækken /14 Åben Status Heldhedsplanen september 2014 Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 3 af 26

4 1. Dialogmøde med Børne- og Ungdomsudvalget Sagsfremstilling Børne- og Ungdomsudvalget besluttede på mødet den 12. juni 2014, at der som et led i investering i forebyggelse og nedbringelse af antallet af anbringelser(idekatalog BUU 18), skal være et dialogmøde med den arbejdsgruppe, der er udpeget til at komme med anbefalinger til prioritering af investering i forebyggelse i Åben sag Sagsnr: 14/2004 Forvaltning: BK Sbh: tibr Besl. komp: BUU Dialogmødet afholdes på Sæby Rådhus kl Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Dialogmøde gennemført. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 4 af 26

5 2. Børne- og Ungdomsudvalgets besøg på Sæby Rådhus, Familieafdelingen Sagsfremstilling I marts 2014 besluttede Børne- og Ungdomsudvalget tidspunkter for besøg hos enheder i udvalgets regi. Udover besøgsrunder afholdes udvalgets møder i de kommende måneder på andre steder end Frederikshavn Rådhus. I forbindelse med møderne vil der være en præsentation og orientering af stedet. Åben sag Sagsnr: 13/12956 Forvaltning: BK Sbh: hahe Besl. komp: BUU Den 2. oktober 2014 kl besøger udvalget Familieafdelingen på Sæby Rådhus. Efterfølgende afholder udvalget ordinært møde på Sæby Rådhus. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Taget til efterretning. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 5 af 26

6 3. Politik for frivilligt socialt arbejde Sagsfremstilling Sundhedsudvalget har besluttet at igangsætte udarbejdelsen af en politik for frivilligt socialt arbejde i Frederikshavn Kommune. I denne er der lagt op til en højere aktivering af borgernes deltagelse og deres ressourcer i forhold til at bidrage til fremtidens velfærdssamfund i samarbejde med kommunen og dens ansatte. Åben sag Sagsnr: 13/19518 Forvaltning: CSÆ Sbh: stet Besl. komp: AMU/SOU/SUU/BUU/KFU/TU/PMU Det første udkast til politikken er nu udarbejdet og centrerer sig omkring følgende fem fælles pejlemærker: - Samskabelse - Relationer - Fællesskab - Klare rammer - Synlighed Inden politikken implementeres i praksis planlægger Center for Sundhed og Ældres administration at afholde et fremtidsværksted for frivillige, politikere, borgere, kommunale medarbejdere og andre interessenter. Arrangementet vil blive afholdt ultimo september og skal give deltagerne mulighed for at give tilbagemeldinger på det første udkast til politikken, som forinden lægges offentligt tilgængeligt på frederikshavn.dk. Hertil sendes politikken til høring i følgende organer: - Socialudvalget - Alle øvrige fagudvalg - Råd - Frivillige organisationer - MED - Sundhedspanelet På baggrund af tilbagemeldinger fra høringsprocessen og fremtidsværkstedet vil Center For Sundhed og Ældre foretage tilrettelser i politikken, hvorefter den sendes til politisk godkendelse i følgende organer: - Sundhedsudvalget - Socialudvalget - Byrådet Indstilling Direktøren med ansvar for Sundhed og Ældre indstiller: 1. Politik for frivilligt socialt arbejde sendes i høring. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 6 af 26

7 Beslutning Socialudvalget den 3. september 2014 Ingen bemærkninger til forslaget. Beslutning Sundhedsudvalget den 9. september 2014 Indstillingen godkendes. Beslutning Ældrerådet den 23. september 2014 Stefan Thaarup fra Sundhed og Ældre, deltog under første del af mødet. Input fra Ældrerådet set i lyset af det afholdte Fremtidsværksted for frivillige, den : De frivillige efterlyser klare rammer. Savner en mere konkret handleplan for, hvordan man vil styrke det frivillige arbejde. Politikken indeholder for mange fremmedord. Forslag om oprettelse af en paraplyorganisation, hvorunder alle de frivillige foreninger kan samles. Et håb at man frem over kan skabe et større samarbejde på tværs af frivillige foreninger fra hele kommunen. Se og lær af de tiltag der allerede eksisterer f.eks. Aktivt Ældreliv fra Marselisborg Det er vanskeligt at se, hvordan man får skabt en fælles vej og sammenhæng i det frivillige sociale arbejde ud fra de forskellige tiltag, politikker og pejlemærker. Ældrerådets høringssvar: Det foreliggende udkast, til en politik for frivilligt socialt arbejde, er for løst formuleret. Det er Ældrerådets opfattelse, at der er brug for noget mere handlingsorienteret, som kan give et større ejerskab og samarbejde foreningerne imellem. Der arbejdes på flere led med det frivillige arbejde, og det er derfor vigtigt, at der sker en koordinering af arbejdet ud fra Pejlemærker, Sundhedspolitik samt Politik for frivilligt socialt arbejde herunder at indsatsen koordineres internt i kommunen. Politikken bør skrives i et mere let forståeligt sprog. Beslutning Plan- og Miljøudvalget den 30. september 2014 Ingen bemærkninger til forslaget Fraværende: Mogens Brag Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 1. oktober 2014 Udvalget godkender politikken som alene at være gældende for det frivillige sociale arbejde og således ikke for det frivillige arbejde indenfor Kultur- og fritidsudvalgets ansvarsområde. Politikken bør indholdstilrettes jf. ovenstående. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 7 af 26

8 Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Godkendt til videre behandling. Bilag Politik for frivilligt socialt arbejde - revideret 2.pdf (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 8 af 26

9 4. Budgetopfølgning pr. 31. august 2014 på Børne- og Ungdomsudvalgets budgetområde Sagsfremstilling Center for Økonomi og Personale har i samarbejde med centercheferne foretaget budgetopfølgning pr. 31. august 2014 for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetområde. Her er budget, forbrug og andre budgetforudsætninger (mængder og priser) gennemregnet. Åben sag Sagsnr: 13/24459 Forvaltning: CØP Sbh: sskr Besl. komp: BUU/ØU/BR Som en del af budgetopfølgningen har alle decentrale led i organisationen udarbejdet et skøn for årets økonomiske resultat. På det grundlag er der udarbejdet en redegørelse (se bilag), som omfatter de omkostningssteder/aktiviteter, hvor der er udsigt til væsentlige afvigelser eller områder af stor betydning for kommunens samlede økonomi. I forbindelse med budgetlægningen af 30. april 2014 blev Børne- og Ungdomsudvalget orienteret om, at der blev igangsat en analyse af økonomistyringen i Center for Unge. Analysen er udarbejdet af BDO. Analysen fremsendes til orientering og opfølgning til udvalget. Center for Unge har udarbejdet en handleplan på baggrund af analysens anbefalinger. På mødet vil Centerchef Arthur Corneliussen gennemgå analysen samt handleplan for udvalget. Indstilling Børne og kulturdirektøren indstiller, at 1. Børne- og Ungdomsudvalget forholder sig til budgetopfølgningens konklusioner, med henblik på videreformidling til Økonomiudvalget og byrådet. 2. Børne- og Ungdomsudvalget tager analysen fra BDO samt handleplan til efterretning. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober Budgetopfølgningen tages til efterretning til videreformidling til Økonomiudvalg og byråd. 2. Taget til efterretning. Udvalget vil følge økonomien i Center for Unge tæt herunder følge op på analysens anbefalinger. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 9 af 26

10 Bilag Budgetopfølgning Børne- og Ungdomsudvalget (dok.nr /14) Døgntilbud/anbringelser og STU pr. 31. august 2014 (dok.nr /14) Køb og salg døgntilbud/anbringelser familieafdelingen 2014 (dok.nr /14) STU Køb og salg opgjort pr. uddannelsessted (dok.nr /14) Handlingsplan og aktivitetsoversigter CU - Handlingsplan og aktivitetsoversigter CU.docx (dok.nr /14) BDO s analyse af økonomi og økonomistyring i Center for Unge - BDO - Frederikshavn Kommune - Analyse af økonomi og økonomistyring i CFU.pdf (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 10 af 26

11 5. Belægningsstatistik for dag- og fritidsområdet ultimo Sagsfremstilling Dag- og Fritidsområdets belægningsstatistik pr. ultimo august 2014 er udarbejdet. Forelægges på mødet. Åben sag Sagsnr: 14/1353 Forvaltning: CKF Sbh: MOAD Besl. komp: BUU Indstilling Børne- og kulturdirektøren indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Taget til efterretning. Bilag Indskrevne børn i dagtilbud ultimo aug 2014.pdf (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 11 af 26

12 6. Justering af Beredskab til forebyggelse, tidlig opsporing og behandling af overgreb mod børn og unge Sagsfremstilling I april 2012 godkendte Børne- og Ungdomsudvalget i Frederikshavn Kommune oprettelse af et beredskab i forhold til arbejdet med seksuelle overgreb og vold mod børn. Åben sag Sagsnr: 12/3245 Forvaltning: CFA Sbh: lemt Besl. komp: BUU 3-dages beredskabet som det hedder, er et tværfagligt beredskab, der indenfor 3 dage kan agere i sager efter behov. 3-dages-beredskabets opgaver er bl.a. at yde konsultativ bistand til skoler, dagtilbud mv., når der efter den akutte fase skal ske handling. Beredskabet kan rådgive omkring kontakt til forældre i skole og dagtilbud og yde støtte og rådgivning til børn og forældre, der har krænket eller er blevet krænket. Beredskabet blev oprettet på baggrund af opfordring fra daværende Socialminister Karen Hækkerup til landets kommuner om etablering af et sådant. Som et led i Overgrebspakken, der trådte i kraft 1. oktober 2013, blev det til et lovkrav, at alle kommuner skal udarbejde et beredskab til forebyggelse, tidlig opsporing og behandling af overgreb mod børn og unge (jf. Servicelovens 19, stk. 5). Børne- og Ungdomsudvalget godkendte således den 10. oktober 2013 Frederikshavn Kommunes Beredskab til forebyggelse, tidlig opsporing og behandling af overgreb mod børn og unge, hvor 3-dages beredskabet blev et integreret element. Indeholdt i Overgrebspakken var også oprettelse af Børnehuse i regionerne til undersøgelse af et barns eller en ungs forhold, når barnet eller den unge har været udsat for overgreb eller ved mistanke herom. Målet med Børnehusene er at sikre en koordineret og skånsom tværfaglig indsats af høj kvalitet over for det enkelte barn og den enkelte unge ved at samle hjælpen. Der er tale om et lovgivningsbestemt samarbejde mellem Børnehusene og kommunerne. I praksis har det nu vist sig, at den indsats Børnehusene yder overlapper den indsats, der ligger i Frederikshavn Kommunes 3-dages beredskab. Derfor foreslås nu en justering af Frederikshavn Kommunes Beredskabsplan, således at 3-dagesberedskabet udgår. Beredskabsplan i justeret udgave er vedlagt som bilag. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 12 af 26

13 Indstilling Børne og kulturdirektøren indstiller, at det nuværende 3-dages-beredskab i Frederikshavn kommune nedlægges. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Indstillingen godkendes. Bilag Pdf. Opdateret Beredskabsplan oktober 2014.pdf (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 13 af 26

14 7. Rammeaftalen 2015 for specialundervisning og det specialiserede socialområde - godkendelse af styringsaftalen Sagsfremstilling Baggrund De nordjyske kommuner har ansvar for at sikre en fælles koordinering af det specialiserede socialområde og specialundervisningsområdet i regionen. Ansvaret indebærer, at der hvert år skal indgås en rammeaftale om faglig udvikling, styring og koordinering af kommunale og regionale tilbud på området. Åben sag Sagsnr: 11/1388 Forvaltning: LS Sbh: mepd Besl. komp: BUU/SOU/BR Rammeaftalen skal bestå af en faglig udviklingsstrategi og en økonomisk styringsaftale. Udviklingsstrategien for 2015 er tidligere i år blevet godkendt af de 11 nordjyske kommunalbestyrelser og Regionsrådet. Den økonomiske styringsaftale for 2015 sendes nu til politisk behandling og skal være godkendt senest den 15. oktober Udkastet til styringsaftalen er blevet behandlet i KKR (Kommunekontaktrådet) den 12. september Her der var enighed om at indstille det vedlagte udkast til de nordjyske kommunalbestyrelsers godkendelse. Styringsaftalens indhold Den økonomiske styringsaftale fastlægger de grundlæggende retningslinjer for kommunernes handel med pladser på specialundervisningstilbud og tilbud på det sociale område i Nordjylland. De grundlæggende principper for styringsaftalen er følgende fire elementer: Incitament til effektiv drift både for driftsherre og myndighed Retvisende og omkostningsbaserede takster ydelser skal kunne sammenlignes, og priser udregnes efter samme principper Budgetsikkerhed for kommunerne og regionen risiko for uforudsete udsving i økonomien skal dækkes ind Udviklingstiltag driftsherre skal sikres finansiel mulighed for løbende udvikling. Styringsaftalen for 2015 er indholdsmæssigt stort set identisk med de forrige års aftaler. Der er dog nyt på to områder: Der er vedtaget nye regler, som betyder at kommunerne kun har mulighed for at overtage regionale tilbud én gang i hver valgperiode. (Tidligere kunne kommunerne overtage regionale tilbud hvert år.) Det betyder konkret, at det skal fremgå af den næste rammeaftale (aftalen for 2016), hvis en kommunalbestyrelse ønsker at overtage et regionalt tilbud i den indeværende valgperiode. I aftalen bliver det foreslået, der skal være et større økonomisk incitament Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 14 af 26

15 til at etablere højt specialiserede tilbud. I aftalen foreslås derfor, at kommunerne i fællesskab undersøger de lovgivningsmæssige muligheder for at finansiere nye tilbud gennem mere fleksible aftaler. Formålet er at lette den finansielle risiko for driftsherren i forbindelse med udvikling og etablering af nye højt specialiserede tilbud. I dag er den finansielle risiko en væsentlig barriere. Indstilling Social- og sundhedsdirektøren og Børne- og kulturdirektøren indstiller, at Socialudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget anbefaler byrådet at godkende udkast til styringsaftale for 2015 for specialundervisning og det specialiserede socialområde. Beslutning Socialudvalget den 1. oktober 2014 Indstillingen tiltrædes. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Indstillingen godkendes. Bilag Udkast til Styringsaftalen 2015.pdf (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 15 af 26

16 8. Høringssvar Børne- og Ungepolitik Sagsfremstilling På Sundhedsudvalgets og Børne- og Ungdomsudvalgets augustmøder, blev Børne- og Ungepolitik , inkl. tillæg om indsats mod ungdomskriminalitet godkendt, med henblik på at sende i høring i Handicaprådet, Integrationsrådet samt i MED-systemet på børne- og ungeområdet. Åben sag Sagsnr: 13/25532 Forvaltning: CFA Sbh: lemt Besl. komp: SUU/BUU/BR Høringsfristen udløb den 16. september. De indkomne høringssvar gengives nedenfor: Høringspart Høringssvar Handicapråd Handicaprådet finder det vanskeligt, at afgive høringssvar på den beskrevne politik. Politiken giver udtryk for en ukonkret politisk linje, som ikke indeholder målsætning for resultater. Der er så vide rammer, at det ikke er muligt at afgive konkret høringssvar, om de handicapmæssige konsekvenser af den beskrevne politik. Omkring de forebyggende tiltag mod kriminalitet, skal det bemærkes, at Handicaprådet finder tiltagene omkring ADHD børn og unge som en væsentlig opgave. Integrationsråd MED-Familie Høringssvar udleveres på mødet, da Integrationsrådet først behandler punktet 1. oktober Godkendt med følgende anbefalinger: At der tilføjes et pejlemærke omhandlende sundhed (Sundhedspolitikken) At enkelte billeder ændres til børn med anden etnisk baggrund.(integrationspolitikken) At der bliver et opmærksomhedspunkt i implementeringsfasen, hvor problemstillingen digital kommunikation på forældreintra synliggøres. Digital kommunikation tilgodeser ikke kommunikationsbehovet for forældre med ringe danskkundskaber. Punktet blev drøftet. Der var opbakning til politikken og dens overskulelige form. Der var positiv interesse for det udarbejdede brætspil som afsæt for implementering af politikken. MED-Dag- Fritidstilbud og Flere medlemmer i udvalget giver ros til spillet der giver et godt og hurtigt overblik over den samlede Børne- og Ungepolitik. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 16 af 26

17 Alle medlemmer i MED Dag- og Fritidstilbud er meget positive overfor den nye Børne- og Ungepolitik. MED-Unge CenterMED ser positivt på forslaget og anbefaler politikken til vedtagelse. MED-Skole Udvalget giver ros til politikken, fordi der er god sammenhæng til de øvrige politikker, der er på området. Medarbejdersiden udtrykker endvidere vigtigheden af, at der tænkes i værktøjer og tid til implementeringen af Børne- og ungepolitikken. Indstilling Social og Sundhedsdirektøren og Børne og Kulturdirektøren indstiller, at Sundhedsudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget 1. drøfter de indkomne høringssvar 2. indstiller Børne- og Ungepolitik, inkl. tillæg om indsats mod ungdomskriminalitet, til Byrådets godkendelse Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober Drøftet. 2. Indstillingen godkendes. Bilag Børne- og Unge politikken - ny udgave.pdf (dok.nr /14) Plan for indsatsen imod ungdomskriminalitet.pdf (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 17 af 26

18 9. Godkendelse af valgfag uden for valgfagsrækken Sagsfremstilling I forbindelse med den nye folkeskolelov har kommunalbestyrelsen fået mulighed for at godkende flere typer valgfag uden for den almindelige valgfagsrække end tidligere. Åben sag Sagsnr: 14/11687 Forvaltning: BK Sbh: tibr Besl. komp: BUU Før 1. august 2014 skulle valgfag uden for valgfagsrækken være praktiske eller kunstneriske fag. Denne begrænsning er fjernet med den nye lov. Nu er eneste krav for valgfag i andre valgfag end de, som ligger inden for valgfagsrækken, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender en beskrivelse af mål og indhold for faget. De valgfag, som ligger inden for valgfagsrækken, og hvor der er udarbejdet Fælles mål og læseplan, gældende for hele landet, er: 1-årige valgfag 2-årige valgfag 3-årige valgfag Spank, billedkunst, medier, filmkundskab, drama, musik, almindelige indvandrersprog og arbejdskendskab Håndværk & Design samt Madkundskab Tysk og Fransk som fremmedsprog Valgfag uden for valgfagsrækken skal beskrive kompetenceområder, læringsmål, vidensmål mv på samme måde som øvrige fag, der undervises i i folkeskolen. Ministeriet har udarbejdet en skabelon, som skolerne skal udfylde til beskrivelse af fagets mål og indhold. Derudover skal der udarbejdes en læseplan for valgfaget. Der er indsendt valgfag til godkendelse fra skolerne i Skagen, Ålbæk, Jerup, Strandby, Bangsbostrand, Torslev, Hørby-Dybvad og Sæby. Valgfagene fordeler sig i disse kategorier: Idræt/Krop/sundhed Friluftsliv Matematik/science Ung/økonomi/ledelse Andre temaer 8 valgfag 3 valgfag 3 valgfag 4 valgfag 4 valgfag Indstilling Børne- og kulturdirektøren anbefaler, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender de indsendte beskrivelser af valgfag uden for valgfagsrækken fra skolerne. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Godkendt. Bilag Målbeskrivelser for valgfag uden for valgfagsrækken (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 18 af 26

19 10. Anmodning fra udvalgsmedlem Brian Kjær Sagsfremstilling Jeg skal anmode om, at vi på kommende udvalgsmøde, får en orientering og drøftelse, om den forventede sagsgang, for et barn/en ung, der har behov for særlig støtte, gr. ADHD, Autisme o.l. Åben sag Sagsnr: 14/17828 Forvaltning: CFA Sbh: abar Besl. komp: BUU Hvordan håndteres barn/ung og forældre i opstartsfasen? Hvordan håndteres aldersbetingede skift? (Inkl. skiftet fra ung til voksen) Hvordan håndteres behovsbestemte skift? Hvor lang tid er sagsbehandlingen ved ovenstående? (Serviceniveau) Hvordan ligger niveauet for hjælp, sammenlignet med sammenlignelige kommuner? (Serviceniveau) Hvordan ligger ovenstående i forhold til det forventede serviceniveau? Er der behov for, at der foretages en omprioritering, for at sikre, at både barnet/den unge og forældre, er klædt godt nok på, til at håndtere de sagsbehandlingsperioder der forekommer? Der redegøres nærmere på mødet. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Orienteringen er taget til efterretning. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 19 af 26

20 11. Opfølgning på Helhedsplan for sammenlægning og udvikling af dagtilbud Sagsfremstilling Helhedsplanen for sammenlægning og udvikling af dagtilbud i Frederikshavn Kommune blev vedtaget i Byrådet til budget for 2010 og overslagsårene. Planen indeholdt nye mål for dagtilbudsområdets driftsøkonomi, organisering, pædagogisk kvalitet og bygningsmasse. Åben sag Sagsnr: 09/1735 Forvaltning: BK Sbh: piso Besl. komp: BUU Formålet var overordnet at skabe grundlag for at fastholde og udvikle serviceniveau og kvalitet i dagpleje, vuggestuer og børnehaver trods faldende børnetal og pres på kommunens økonomi. Baggrunden for Helhedsplanen var en ekstern forvaltningsrevision, som blev gennemført i foråret Revisionen omfattede desuden en ekstern bygningsgennemgang. I løbet af 2010 og 2011 blev målene for økonomi og organisation opfyldt ved indførelse af en ændret indekseret tildelingsmodel, og sammenlægning af 2-5 daginstitutioner til i alt 9 dagtilbudsområder. Ved besparelser i budget 2012 blev antallet af dagtilbudsområder reduceret, så der i dag er 5 dagtilbudsområder foruden Dagplejen. For at udvikle den pædagogiske kvalitet er der gennemført en række udfordringsog realiseringsværksteder i alle dagtilbud. Ideen til konferencen Barndommens Gade, opstod på baggrund af ønsket om at synliggøre og formidle dette pædagogiske udviklingsarbejde. Helhedsplanen omfattede også at arbejde hen mod en 60/40 procents fordeling af dagpleje- og vuggestuepladser i de 3 største byområder. I Skagen og Frederikshavn er målet stort set opfyldt, mens der stadig mangler vuggestuepladser i Sæby. 3 nye større 0-6 års institutioner har afløst 8 mindre og/eller ældre bygninger. 2 nyere daginstitutioner i Frederikshavn er væsentlig udbygget, og i Skagen er en børnehave ombygget til 0-6 års institution. Jf. Børne- og Ungdomsudvalgets hidtidige prioriteringer ville en ny bygning til Aalbæk Børnehave og 2 nye større daginstitutioner til pladserne i Sæby og Strandby være de næste byggerier efter Helhedsplanen. Byggerierne har Ejendomscentret estimeret til ca mio. kr. for Aalbæk, 22.7 mio. kr. i Sæby og 17.5 mio. kr. i Strandby. Nye bygninger vil frigive et lejemål i Aalbæk og 2 kommunale bygninger i Strandby. I Sæby er pladserne allerede flyttet ud af et lejemål og en kommunal bygning, og midlertidigt sammenflyttet i St. Toftelund på Sættravej. Når en ny bygning står klar vil St. Toftelund kunne nedrives. I forhold til helhedsplanens oprindelige mål, er der her ud over 5 ældre og/eller mindre børnehaver i Frederikshavns nordlige del, som skal sammenlægges i en ny Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 20 af 26

21 større daginstitution i dette område. Projektet har ikke hidtil været beskrevet yderligere, men omfatter 4 kommunale børnehaver og et lejemål. Ved forslaget om Bæredygtigt Børneområde i budget 2015 er der åbnet for tanker om at lægge 3 selvejende børnehaver og 2 børnehaver med samdrift med skoler sammen med de øvrige børnehaver. Det kan betyde, at en ny institution i Sæby og i Frederikshavn skal udvides med disse pladser. Bæredygtigt Børneområde foreslår også, at sammenlægge børnehaverne i Strandby med Andedammen i Elling Skoles bygning, hvilket i givet fald ændrer byggeudgifter i Strandby til ombygningsudgift i Elling. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget tager status på Helhedsplanen til efterretning. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Taget til efterretning. Bilag Status Heldhedsplanen september 2014 (dok.nr /14) Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 21 af 26

22 12. Folkeskolernes ferieplan for skoleåret 2015/16 og 2016/17 Sagsfremstilling Med baggrund i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om begyndelsestidspunkt for elevernes sommerferie i folkeskolen har skolechefen udarbejdet udkast til ferieplan for skoleåret 2015/2016 samt 2016/2017. Åben sag Sagsnr: 14/16678 Forvaltning: BK Sbh: suma Besl. komp: BUU De nævnte dage er inklusive. 2015/2016: Sommerferie Lørdag d. 27. juni 2015 søndag d. 9. august 2015 Efterårsferie Lørdag d. 10. oktober 2015 søndag d.18. oktober 2015 Juleferie Lørdag d.19. december 2015 Søndag d. 3. januar 2016 Vinterferie Lørdag d. 20. februar 2016 søndag den 28. februar 2016 Påskeferie Lørdag d. 19. marts 2016 mandag d. 28. marts 2016 St. bededag Fredag d. 22. april 2016 Kr. Torsdag d. 5. maj 2016 Himmelfartsdag Dagen efter Fredag d. 6. maj 2016 Pinseferie Lørdag d.14. maj mandag d.16. maj 2016 Sommerferie Lørdag d. 25. juni /2017: Sommerferie Lørdag d. 25. juni 2016 søndag d. 7. august 2016 Efterårsferie Lørdag d. 15. oktober 2016 søndag d.23. oktober 2016 Juleferie Onsdag d.21. december 2016 Tirsdag d. 3. januar 2017 Vinterferie Lørdag d. 18. februar 2017 søndag den 26. februar 2017 Påskeferie Lørdag d. 8. april 2017 mandag d.17. april 2017 St. bededag Fredag d. 12. maj 2017 Kr. Torsdag d. 25. maj 2017 Himmelfartsdag Dagen efter Fredag d.26. maj 2017 Pinseferie Lørdag d.3. juni mandag d.5. juni 2017 Sommerferie Lørdag d. 24. juni 2017 Udkast til ferieplanerne har været sendt til høring i skolebestyrelserne. 8 skoler har svaret og alle 8 har taget ferieplanerne til efterretning. Indstilling Børne og kulturdirektøren indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender forslag Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 22 af 26

23 til ferieplaner for skoleåret 2015/16 og 2016/17. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Godkendt. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 23 af 26

24 13. Fastlæggelse af Børne- og Ungdomsudvalgets mødekalender for 2015 Sagsfremstilling Frederikshavn Byråd fastlagde den 27. august 2014, plan for afvikling af byrådets møder i Af planen fremgår, at der skal være et møde pr. måned, dog er juli måned mødefri. Åben sag Sagsnr: 13/24682 Forvaltning: BK Sbh: hahe Besl. komp: BUU For at sikre et naturligt flow af sagerne fra de stående udvalg m.fl. til Økonomiudvalget og Frederikshavn Byråd foreslås møder i Børne- og Ungdomsudvalget som hovedprincip afviklet i begyndelsen af hver måned. Forslag til mødedatoer: Torsdag den 8. januar 2015 Torsdag den 5. februar 2015 Torsdag den 5. marts 2015 Torsdag den 9. april 2015 Torsdag den 7. maj 2015 Torsdag den 4. juni 2015 Torsdag den 20. august 2015 Torsdag den 3. september 2015 Torsdag den 8. oktober 2015 Torsdag den 5. november 2015 Torsdag den 3. december 2015 Mødestart kl Børne- og Ungdomsudvalget bedes vurdere, om der er behov for at indsætte ekstra udvalgsmøder i forbindelse med budgetbehandlingen. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalgets mødekalender for 2015 fastlægges. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Godkendt. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 24 af 26

25 14. Oktober Orientering fra Børne- og Ungdomsudvalgets område Sagsfremstilling Diverse information/orientering fra Børne- og Ungdomsudvalgets område. Åben sag Sagsnr: 13/25358 Forvaltning: BK Sbh: hahe Besl. komp: BUU Indstilling Børne- og kulturdirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Børne- og Ungdomsudvalget den 2. oktober 2014 Taget til efterretning. Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 25 af 26

26 Punkt oplæst og godkendt. Mødet hævet kl. Underskrifter: Christina Lykke Eriksen Pia Karlsen Flemming Rasmussen Kristina Lilly Frandsen Mette Hardam Ida Skov Brian Kjær Bahram Dehghan Bent H. Pedersen Børne- og Ungdomsudvalget - Referat oktober 2014 Side 26 af 26

27 Bilag: 3.1. Politik for frivilligt socialt arbejde - revideret 2.pdf Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

28 Frederikshavn Kommune Politik for frivilligt socialt arbejde

29

30 Indledning FÆLLES pejlemærker Bærende principper Tænkes sammen med

31 Indledning Frederikshavn Kommune er fyldt med frivillige foreninger, klubber og ildsjæle, som bidrager med støtte og socialt samvær for kommunens borgere. Hver dag giver de frivillige af sig selv, deres tid og deres ressourcer, fordi de gerne vil gøre en forskel og gerne vil skabe bedre livskvalitet for andre mennesker. Frivilligheden er stærkt forankret i lokalsamfundets kultur og emmer af liv, opfindsomhed og skabertrang. Frivilligheden eksisterer, fordi den er baseret på borgernes egne præmisser, og fordi de frivillige simpelthen ikke kan lade være med at hjælpe. Som en afspejling af nærmiljøets strukturer kendetegner frivilligheden sig ved at være dynamisk og under konstant udvikling præcis som den sociale praksis, den er opstået i. Frederikshavn Kommune sætter stor pris på de frivilliges engagement og ønsker at skabe de bedste vilkår for, at frivilligheden fortsat kan blomstre. Derfor er vi stolte over at kunne præsentere Frederikshavn Kommunes Politik for frivilligt socialt arbejde, som skal være med til at understøtte, udvikle og fremtidssikre frivilligområdet på tværs af hele kommunen. Frederikshavn Kommunes vision er, at de frivillige skal have frihed til at tilrettelægge arbejdet efter lokale behov og ønsker, men at dette altid skal ske med respekt for de kommunale kerneopgaver. Fremtidens velfærd skal skabes i samarbejde og samskabelse mellem de frivillige kræfter, kommunens medarbejdere og andre interessenter; fremtidens velfærd handler om relationer og - ikke mindst - fællesskab. Politikken bygger på bidrag, inputs og tilbagemeldinger fra en bred kreds af interessenter, bl.a. tre workshops om fremtidens frivillige sociale arbejde, som blev afholdt i henholdsvis Frederikshavn, Skagen og Sæby i foråret 2014 samt de kommunale medarbejderes Ambition for frivilligt arbejde i Frederikshavn Kommune. 4

32 FÆLLES pejlemærker På baggrund af de mange inputs fra frivillige, politikere, kommunale medarbejdere og andre interessenter er der udstukket fem fælles pejlemærker, som skal være bærende for det fremtidige arbejde på det frivillige sociale område i Frederikshavn Kommune. De fem pejlemærker tager afsæt i aktuelle emner, principper og tendenser og skaber rammerne for, at de frivillige, som vier deres tid og energi til at hjælpe andre borgere, kan fortsætte med at yde en stor indsats. Borgerne er det centrale omdrejningspunkt for politikken lige såvel som for det fremtidige samarbejde mellem frivillige, lokalsamfund, erhvervsliv, pårørende, kommune og andre interessenter. - Samskabelse - RElationer - fællesskab - Klare rammer - synlighed SAMSKABELSE Samskabelse er et udtryk for nytænkning gennem fællesskab. Her er mulighed for frivillige og kommunale medarbejdere for at indgå i et tæt samarbejde om organiseringen af fremtidens frivillige sociale arbejde gennem udnyttelse af indbyrdes viden, ressourcer og kompetencer. Filosofien er, at flere hjerner tænker bedre end én, og at vi som medborgere kan drage fordel af hinandens forskellighed og skabe en virkelighed, hvor frivilligheden har de bedste vilkår for at leve og udvikle sig. Samskabelse har således størst mulighed for succes, hvis den finder sted der, hvor behovene og ønskerne er nemlig lokalt. Frederikshavn Kommunes medarbejdere ønsker derfor ikke at levere færdige løsninger, projekter eller opgaver. Disse skal i stedet udspringe af lokale behov, hvor udvikling og realisering sker i samarbejde mellem lokale frivillige organisationer, ildsjæle og kommunale institutioner. For at evaluere og udvikle det frivillige arbejde vil Frederikshavn Kommune løbende arrangere dialogmøder mellem de frivillige og repræsentanter fra Frederikshavn Kommune. RELATIONER Frivilligt socialt arbejde handler i høj grad om menneskelige relationer. Her især mellem kommunens borgere og de frivillige kræfter, men i lige så høj grad relationerne mellem de frivillige og kommunens medarbejdere. Som kommunal organisation kan vi ikke være borgernes nære netværk, men vi kan understøtte og skabe de bedste vilkår for, at vores borgere kan skabe nye relationer og herigennem udvide deres netværk. Vi ved fra forskning, at borgere som er afskåret fra menneskelige relationer har øget risiko for at opleve negative fysiske og mentale sundhedsmæssige effekter som følge af manglende relationer. Dette er en kraftig understregning af, hvor vigtigt det er, at vi er der for hinanden. 5

33 FÆLLES pejlemærker FÆLLESSKAB Et af de unikke elementer ved det danske samfund er dets stærke sammenhængskræft og fællesskabsfølelse. Fællesskabet er det, som gør Danmark særligt i international sammenhæng, og i nutidens samfund er der, med de udfordringer vi står overfor, et stort behov for at værne om og fremme fællesskabet. Som mennesker er vi hinandens forudsætninger, og det er derfor i samarbejdet mellem borgere og kommune, at de gode resultater skabes. I en erkendelse af at vi er gensidigt afhængige af hinanden, kan vi i fællesskab skabe det gode samfund og sikre et solidt fundament for fremtidens frivillige sociale arbejde. KLARE RAMMER For at alle parter kan indgå i et tæt samarbejde, er der behov for klare rammer i forhold til opgavefordeling og formulering af roller - særligt med henblik på hvilke opgaver, der kan varetages af frivillige og hvilke opgaver, der er kommunale kerneopgaver. De kommunale medarbejdere har i kraft af deres erfaring og kompetencer bedre forudsætninger for at varetage visse administrative og organisatoriske opgaver, mens de frivilliges tætte tilknytning til nærmiljøet sætter helt andre kompetencer i spil. SYNLIGHED Der er generel enighed i Frederikshavn Kommune om, at der er behov for mere overblik og synlighed omkring det frivillige sociale arbejde. Mere synlighed i lokalsamfundet vil skabe opmærksomhed omkring de frivillige indsatser, og den øgede opmærksomhed vil ofte medføre større efterspørgsel og identifikation blandt nærmiljøets borgere. Det er vigtigt for kommunens ansatte at vide, hvem de kan kontakte, hvis de har idéer til mulige samarbejdsprojekter; lige såvel kan de frivillige ildsjæle og organisationer drage nytte af hinandens kompetencer og erfaringer på tværs af kommunens geografi - ikke mindst når der skal hverves nye frivillige. Men det kræver, at der er et intern relation mellem de frivillige i Frederikshavn Kommune. Derfor sætter vi fokus på opmærksomhed omkring det mangfoldige og forskelligartede frivillige sociale arbejde i kommunen, hvilket bl.a. understøttes af den årlige frivillighedspris, som uddeles for at belønne det frivillige arbejde, der gør en forskel. Øget opmærksomhed anses som en vigtig brik i at skabe et bedre grundlag for fremtidens interne samarbejde mellem de frivillige samt samarbejdet mellem de frivillige kræfter og kommunen. De kommunale medarbejdere har i Ambition for frivilligt arbejde i Frederikshavn Kommune givet udtryk for, at frivilligt arbejde ses som et positivt supplement, der skaber merværdi for borgerne, og at frivilligheden ikke skal træde i stedet for ordinært arbejde. Derfor er det vigtigt, at der er klare rammer for hvilke opgaver, de frivillige kan løse og hvilke opgaver, der ses som kommunale kerneopgaver. Lige så vigtigt er det, at der er en klar intern forventnings afstemning mellem alle parter omkring rollefordelingen. For at rammerne giver mening for alle, er det mest hensigtsmæssigt at udvikle disse lokalt i tilknytning til det frivillige liv, som kendetegner de enkelte nærmiljøer. Det vil sige der, hvor de frivillige opgaver udføres, men med udgangspunkt i den grund læggende holdning, at disse opgaver er et supplement til de lovpligtige kommunale kerneopgaver. 6

34 7

35 Bærende principper Bærende principper For at skabe de bedste rammer for det frivillige sociale arbejde i Frederikshavn Kommune vil samarbejdet mellem kommunens borgere, de frivillige, kommunalt ansatte og andre samarbejdsparter tage afsæt i en række bærende grundprincipper. Mod At åbne op for endnu tættere inddragelse og involvering af forskellige parter i udvikling, planlægning og udførelse af fremtidige ydelser og indsatser kræver, at alle parter udviser mod. Mod til at turde stille spørgsmål ved den nuværende praksis. Mod til at rykke ved rammerne for samarbejdet. Mod til at åbne for inddragelse og involvering af flere parter og i fællesskab finde frem til fremtidens fællesløsninger. Derfor er der behov for, at de frivillige organisationer såvel som Frederikshavn Kommunes medarbejdere er åbne og imødekommende, så et tværgående samarbejde kan realiseres. Vi tror også på, at mere robuste og selvhjulpne mennesker kan være med til at skabe flere og mere robuste lokalsamfund hvilket samtidig er med til at fremme og fremtidssikre det lokale og det nære fællesskab. Derfor er robusthed en central præmis for at bringe politikkens pejlemærker til live. Tillid Tilliden i det danske samfund er på mange måder rodfæstet i vores kultur og er blevet udviklet over tid. Generelt stoler vi på hinanden, på vores politikere og på vores samfundsinstitutioner. Denne tillid skal vi blive ved med at værne om i Frederikshavn Kommune, så vi kan skabe de optimale rammer for fremtidens frivillige sociale arbejde. Hvis vi har tillid til hinanden, kan vi lettere arbejde sammen og dermed skabe de bedste tilbud, tiltag og indsatser for kommunens borgere. Respekt Et grundlæggende princip for at kunne udvikle, udarbejde og iværksætte tiltag i fællesskab er, at alle parter respekterer hinanden. Dette betyder, at kommunens medarbejdere bliver nødt til at respektere de frivillige kræfters styrker, forudsætninger og grænser. De frivillige bliver ligeledes nødt til at respektere de kommunale medarbejderes faglige viden, rolle og ansvar. Derudover er det en generel forudsætning for det fremtidige samarbejde, at alle parter udviser respekt for forskellighed og mangfoldighed. Robusthed Det er i sig selv både en præmis og en målsætning, at fremtidens frivillige sociale arbejde beror på og understøtter borgernes robusthed. Dette fordi vi som kommune tror på, at en styrkelse af borgernes egne kompetencer er med til at skabe bedre rammer og mere kvalitet i borgernes liv. 8

36 9

37 Tænkes sammen med Sundhedspolitik Som det fremgår af Sundhedspolitikken ser Frederikshavn Kommune de mange frivillige sociale foreninger, organisationer og grupper samt lokale frivillige kræfter som vigtige medspillere og en central ressource i forhold til det sociale og sundhedsfremmende arbejde. Deres arbejde betragtes som et værdifuldt supplement til den kommunale indsats, som understøtter fællesskabet, menneskeligt samvær, personlige bånd og dannelsen af borgernes netværk. Disse organisationer, foreninger, grupperinger og ildsjæle har ligeledes en vigtig funktion i forhold til at styrke sammenhængskraften mellem lokalsamfundene og kommunens ansatte. Her ikke mindst i forhold til det sundhedsfremmende og forebyggende arbejde. Samarbejdet mellem de frivillige organisationer og kommunens ansatte fremmer borgernes muligheder for at leve et sundt, aktivt og ikke mindst sjovt og givtigt liv. Her understøtter og supplerer de frivillige organisationer, de mange lokale frivillige ildsjæle og forskellige fritidsforeninger kommunens indsatser og tilbud til gavn for det hele menneske - det vil sige både borgernes det psykiske og fysiske velvære. Handicappolitik Frederikshavn Kommunes nye Handicappolitik indtænker også de frivillige i forhold til fremtidens handicapindsats i kommunen. Som det fremgår, vil der fremover være øget fokus på samskabelse på handicapområdet i Frederikshavn Kommune. Løsninger skal findes i et tættere samspil mellem den enkelte, netværket og civilsamfundet, og en central del af dette er samarbejde med frivillige. Derfor skal der i de kommende år åbnes op for, at frivillige i større grad tænkes ind i fremtidens velfærdsløsninger. Som førnævnt er det imidlertid ikke tanken, at frivillige organisationer skal overtage kommunale opgaver, men at de via deres arbejde understøtter borgerne på måder, som kommunen ikke har mulighed for. Det vil være en opgave for Frederikshavn Kommune at skabe de bedst mulige vilkår for at frivillige kan bidrage til opgaveløsningen på handicapområdet. Frederikshavn Kommune vil derfor arbejde på at gøre det endnu mere attraktivt at være frivillig. Samtidig betragtes det som værende afgørende, at kommunen medvirker til at mindske barriererne for at frivillige kan bidrage mest muligt. 10

38 Tænkes sammen med Folkeoplysningspolitik Politik for frivilligt socialt arbejde skeler ligeledes til Frederikshavn Kommunes Folkeoplysnings politik, idet den bygges op omkring mange af de samme værdier og målsætninger. Her i særlig grad Folkeoplysningspolitikkens målsætninger om inklusion, synlighed og samarbejde. Folkeoplysningen bygger ligeledes på grundpræmisserne om fællesskabet og borgernes aktive deltagelse i samfundslivet, hvilket indgår som centrale emner i nærværende Politik for frivilligt socialt arbejde. Således er det Folkeoplysningspolitikkens vision, at alle borgere i Frederikshavn Kommune skal have lige adgang til folkeoplysende aktiviteter og fællesskaber, der er inkluderende, øger den mentale og fysiske sundhed, fremmer oplevelsen af medborgerskab og forståelsen af at leve i et demokratisk samfund. HovedMED s ambition for det frivillige arbejde Sideløbende med udarbejdelsesprocessen for Politik for frivilligt socialt arbejde har HovedMED, som er Frederikshavn Kommunes medarbejdere mulighed for øget inddragelse og medbestemmelse, igangsæt en proces omkring udarbejdelsen af de kommunale medarbejderes ambition for fremtidens frivillige arbejde. HovedMED er sammensat af ledelsesrepræsentanter, tillids repræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. I foråret 2014 godkendte HovedMED en Ambition for frivillighed i Frederikshavn kommune. Her fremgår det bl.a., at kommunens medarbejdere er positivt indstillet overfor det frivillige arbejde, men at de betragter det som værende centralt, at det finder sted på baggrund af værdig dialog og organisering. Det frivillige arbejde skal foregå fuldt forsvarligt, og det skal være værdigt for både den frivillige og de kollegaer, de frivillige møder, men især for de borgere som vi vil samarbejde om at hjælpe. Frivilligt arbejde betragtes som et positivt supplement til de kommunale indsatser - et supplement der skaber merværdi for kommunens borgere, men som ikke skal indgå i kommunens økonomiske overvejelser. Det frivillige arbejde vil derfor ikke træde i stedet for ordinære job eller blive en del af besparelser i organisationens budget. Folkeoplysningspolitik

39 Politik for Frivilligt Socialt Arbejde Frederikshavn Kommune Udgiver Frederikshavn Kommune Center for Sundhed og Ældre Rådhus Allé Frederikshavn Yderligere information Grafisk design Haukur S. Thorsteinsson Center for Sundhed og Ældre

40 Bilag: Budgetopfølgning Børne- og Ungdomsudvalget Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

41 Frederikshavn Kommune Børne- og Ungdomsudvalget Budgetopfølgning pr /

42 Drift UDVIKLING i 2014 VIST PÅ HOVEDOMRÅDER (nettobeløb vist i kr.) Oprindeligt Korrigeret Forventet Forventet Forventet - = overskud budget budget regnskab pr. regnskab pr. afvigelse / / Center for Skole Center for Unge Center for Dag- og Fritidstilbud Center for Familie Total Bankbøger og båndlagte midler Total drift med bankbøger Anlæg (nettobeløb vist i kr.) Oprindeligt Korrigeret Forventet Forventet Forventet - = overskud budget budget regnskab pr. regnskab pr. afvigelse / / Anlæg * Overskuddet på Center for Skole er inklusiv båndlagte midler på 1,7 mio. kr. Det betyder, at hvis midlerne ikke var båndlagt ville der i 2014 forventes et overskud på 3,4 mio. kr. i Center for Skole. 2

43 Børne- og Ungdomsudvalgets budgetopfølgning pr Udvikling i 2014 vist på hovedområder 2. Indledning 3. Konklusion på budgetopfølgningen 4. Sammenfatning for Center for Skole 5. Sammenfatning for Center for Unge 6. Sammenfatning for Center for Dag- og Fritidstilbud 7. Sammenfatning for Center for Familie 8. Sammenfatning for Anlæg 2. Indledning Økonomicentret har i samarbejde med de budgetansvarlige foretaget en budgetopfølgning pr. 31. august 2014 for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetområde. Heri er budget, forbrug og andre budgetforudsætninger (mængder og priser) gennemregnet. Som en del af budgetopfølgningen har alle decentrale led i organisationen udarbejdet et skøn for årets økonomiske resultat. På det grundlag er der udarbejdet en redegørelse (se bilag), som ikke omfatter en fuldstændig beskrivelse af udvalgets budgetområde, men kun de omkostningssteder/aktiviteter, hvor der er udsigt til væsentlige afvigelser, eller budgetområder af væsentlig betydning for Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi. Børne- og Ungdomsudvalgets korrigerede budgetramme (eksklusiv bankbøger og båndlagte midler) er på 899,7 mio. kr. og det forventede regnskabsresultat pr. 31. august 2014 er et overskud på 5,7 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 0,6 %. Det forventede overskud på 5,7 mio. kr. er inklusiv båndlagte midler på 1,7 mio. kr. Det betyder, at hvis midlerne ikke var båndlagt ville der forventes et samlet overskud i 2014 på 7,4 mio. kr. på Børne- og Ungdomsudvalgets budgetområde. Børne- og Ungdomsudvalgets korrigerede budgetramme til anlæg er i 2014 på 14 mio. kr. og det forventede regnskabsresultat pr. 31. august 2014 er et overskud på 3,8 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 27,1 %. 3. Konklusion på budgetopfølgningen Børne- og Ungdomsudvalgets budgetopfølgning pr. 31. august 2014 udviser et samlet overskud på 5,7 mio. kr. for indeværende regnskabsår. Det forventede mindreforbrug dækker primært over henholdsvis: 1. Center for Skole forventes samlet set at komme ud af 2014 med et overskud på 1,6 mio. kr. Den primære årsag er, at der på alle budgetområder holdes igen samt et overskud fra asylbørn og betaling til og fra andre kommuner. 2. I Center for Unge forventes i 2014 et underskud på 7,8 mio. kr. Merforbruget er lokaliseret omkring opholdsbetalinger for unge på familieområdet og socialområdet. 3. I Center for Dag- og Fritidstilbud forventes et overskud på 3,6 mio. kr. i Overskuddet skal primært findes på dagtilbud og dagplejen. 4. Center for Familie forventes samlet at komme ud af 2014 med et overskud på 8,2 mio. kr. Overskuddet skal hovedsageligt findes i familierådgivningen samt PPA. ØKD saldoen på 2,8 mio. kr. (bankbøger på 4,5 mio. kr. og båndlagte midler på -1,7 mio. kr.) er teknisk overført til Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme. Saldoen på bankbøgerne er optaget på centrale konti, og indgår derfor ikke i Børne- og Ungdomsudvalgets driftsramme. På baggrund af det forventede overskud på 5,6 mio. kr. i 2014 vurderes det, at det vil være muligt på sigt at nedbringe tidligere års underskud. 3

44 4. Sammenfatning for Center for Skole (nettobeløb i kr.) Oprindeligt budget -= mindreforbrug 2014 Korrigeret budget 2014 Forventet regnskab pr. 30/ Forventet regnskab pr. 31/ Forventet Afvigelse Center for Skole Undervisningsområdets budgetramme i 2014 er på 429,8 mio. kr., og det forventede regnskabsresultatet pr. 31. august er et overskud på 1,6 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 0,4 %. Overskuddet er inklusiv båndlagte midler på 1,7 mio. kr. Det betyder, at hvis midlerne ikke var båndlagt ville der i 2014 forventes et overskud på 3,4 mio. kr. i Center for Skole. Betaling til og fra andre kommuner Betaling til og fra andre kommuner er indarbejdet med et forventet mindreforbrug på 1,5 mio. kr. som følge af et faldende børnetal i Frederikshavn Kommune samt færre elever i specialklasser i forhold til budgetforudsætningerne. Ny folkeskolereform I budgetopfølgningen er det indarbejdet, at dagtilbud, fritidscentre og skolefritidsordninger har overført midler til skolerne til finansiering af udgifter til flere undervisningstimer som følge af udmøntning af den ny folkeskolereform. Herudover er indarbejdet en merudgift, til lønomkostninger til lærere og pædagoger pga. længere opsigelse end pr. 1. august, med 1,8 mio. kr. Udgiften er finansieret indenfor centerets egen budgetramme på fællesområderne. Desuden er skolernes budgetrammer kompenseret for flere undervisningstillæg samt lønstigningen pr med i alt 2,1 mio. kr. Øvrige bemærkninger I budgetopfølgningen er indarbejdet, at den afsatte budgetramme til: videreuddannelse af personale, IT servicering af skoler og leje af haller anvendes 100% asyl børn udviser et mindreforbrug på 0,8 mio. kr. tværgående besparelser på digitalisering på 0,5 mio. kr. er udmøntet. besparelse på ledelsestid på 0,9 mio. kr. er udmøntet. mobil familieklasse er udmøntet for perioden med 0,125 mio. kr. demografiregulering på 2,8 mio. kr. er udmøntet. Syge- og hjemmeundervisning forventer en merudgift på 0,2 mio. kr., idet udgifter vedrørende 2013 først er modtaget i maj Der er oprettet 3 ekstra modtageklasser til skoleåret 2014/2015 efter vedtagelse af skoleårets planlægning. SFO Det forventes, at budgetrammen til økonomisk friplads og søskendetilskud i SFO vil udvise et mindreforbrug i 2014 på kr. Regulering af børnetal og udvidet åbningstid forventer at udvise et overskud på kr. Betaling til og fra andre kommuner forventes at gå i balance. Budgetopfølgningen pr. 31. august 2014 er beregnet ud fra ændret børnetal pr og ændret forældretakst. Budgetrammen er tilført midler fra dagtilbud og fritidscentre. Efterskoler og privatskoler I budgetforudsætningen 2014 til betaling til efterskoler var der indarbejdet budget til 259 elever, men det faktiske tal blev 221 elever, herudover er der ydet ekstra tilskud til 11 elever. Budgetområdet har et overskud i 2014 på 1,2 mio. kr. 4

45 Skoler Skolerne forventer samlet set at udvise et underskud på 2,2 mio. kr. i Forventningen er baseret på skoleledelsens vurdering af den økonomiske tilstand på den enkelte skole. Skolernes tilbagemelding viser følgende at ti skoler forventer at komme ud af 2014 med et overskud at 6 skoler forventer at komme ud af 2014 med et underskud, heraf er der en skole med under kr. 5

46 5. Sammenfatning for Center for Unge (nettobeløb i kr.) Oprindeligt budget -= mindreforbrug 2014 Korrigeret budget 2014 Forventet regnskab pr. 30/ Forventet regnskab pr. 31/ Forventet Afvigelse Center for Unge Budgetrammen for Center for Unge er på 129,7 mio. kr. i Det forventede regnskabsresultatet pr. 31. august 2014 er et underskud på 7,8 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 6,0 %. I det forventede samlede årsresultat på 7,8 mio. kr. er indregnet en forventet budgettilførsel på 2,2 mio. kr. fra Socialudvalget vedrørende Køb og Salg af pladser. Socialområdet Under dette budgetområde hører Bo-hjemme støtte, Boenheden Birketoften, Ungevejledningen, Merudgifter, Misbrugsbehandling samt Køb og Salg af pladser. På budgetrammen for socialområdet forventes i alt et underskud på 2,3 mio. kr. Køb og Salg af pladser er midlertidige botilbud indenfor handicap og psykiatri. Der er pt. 69 unge indenfor tilbuddet. Budgettet på området er i 2014 på 19,2 mio. kr. og efter et grundigt analysearbejde af samtlige ophold forventes der et underskud på 3,0 mio. kr. At der efter den forventede budgetoverførsel fra Socialudvalget stadig er underskud på området for Køb og Salg af pladser skyldes nyvisiteringer i Center for Unge, som før overgangen til centeret fik et andet støttetilbud. Der er i beregningen ikke taget højde for det nye botilbud. Familieområdet Budgetområdet dækker unge mellem 15 og 18 år anbragt i familiepleje, på opholdssteder, forebyggende foranstaltninger samt efterværn efter det 18. år. På familieområdet er der i 2014 et budget på 43,6 mio. kr. og der forventes et underskud på 3,3 mio. kr. Arbejdsmarkedsområdet På Arbejdsmarkedsområdet forventes der et underskud på 1,8 mio. kr. Underskuddet skyldes et øget forbrug af mentorer til unge under 25 år. Der er i Center for Unge mange unge i kategorien aktivitetsparate, og dette indebærer at de har krav på en mentor. Der vil fremadrettet blive arbejdet intensivt med de unge så de konverteres fra aktivitetsparathed til uddannelsesparathed, så udgiften til mentorer kan nedbringes. Med hensyn til projektet Step Up (hurtig individuel handleplan i step frem mod uddannelse/arbejdsmarkedet) er der i perioden fra januar til marts udgifter til planlægning, udvikling og etablering, inden de unge startede i projektet. Tværgående Ungeindsats Under dette budgetområde hører SSP, Ungepakken, Jyllandsgade, Specialpædagogisk bistand til voksne, Produktionsskoler, Erhvervsgrunduddannelse, STU samt UU. I alt forventes der i 2014 et samlet underskud på Tværgående Ungeindsats på 0,4 mio. kr. På budgetrammen for produktionsskoler forventes der et underskud på 0,3 mio. kr. Underskuddet skyldes at der i årsindberetning 2013 er afregnet for 5,7 årselev mere end der var budgetforudsat. I den seneste opgørelse for STU ses et underskud på 0,6 mio. kr. Det skal bemærkes at budgetrammen til STU blev reduceret med 3 mio. kr. i 2013 og yderligere 3 mio. kr. i På UU-området forventes et underskud på 0,6 mio. kr. Dette skyldes bl.a. at indtægten til Projekt Drivkraft blev bogført i 2013, mens udgifterne er bogført i 2014 (manglende overførsel af overskud), samt højere lønudgifter. Ungepakken og Jyllandsgade forventer at komme ud af 2014 med et mindreforbrug på 1,1 mio. kr. 6

47 6. Sammenfatning for Center for Dag- og Fritidstilbud (nettobeløb i kr.) Oprindeligt Korrigeret budget budget -= mindreforbrug Forventet regnskab pr. 30/ Forventet regnskab pr. 31/ Forventet Afvigelse Center for Dag- og Fritidstilbud Budgetrammen for Dagtilbud er på 188,1 mio. kr. i Det forventede regnskabsresultatet pr. 31. august 2014 udviser et overskud på 4,3 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 2,29 % Det overordnede resultat dækker over et overskud på henholdsvis fælleskontoen, de enkelte dagtilbudsområder, et underskud på privat pasning, fritidscentre og aftenklubber og et overskud på den kommunale dagpleje. Fælleskonto På fælleskontoen for center for dagtilbud forventes et overskud på 0,4 mio. kr. I budgetteringsforudsætningerne for 2014 er der indlagt 1 mio. kr. til at kompensere dagtilbudsområderne til pasning af ekstra børn i Børnetallet for 2014 er faldende i Sæby og omegn og stigende i Skagen by i forhold til den budgetterede normering. Budgetrammen på de 1 mio. kr. forventes delvis brugt i Ved budget 2014 blev der indarbejdet en strukturbesparelse på dagtilbudsområdet på 1,3 mio. kr. med virkning fra budget Denne besparelse er efterfølgende blevet indarbejdet i reformøkonomien med 5/12 deles virkning. De resterende 7/12 indgår i det forventede regnskab med et underskud på 0,8 mio. kr. Dagplejen Dagplejen forventer et overskud på budgettet i 2014 på 3,0 mio. kr. Overskuddet skyldes primært, at der er tilført et budget til hver dagplejer, der indeholder udgifter til gæsteplejevederlag, fratrædelsesgodtgørelse, jubilæer, etc. samt at dagplejen er normeret til 600 børn i 2014 i forhold til antallet af børn forventes at ligge på 505 ved årets udgang. Privat pasning (private dagplejere) Der er i 2014 budgetteret med 185 børn i privat dagpleje. Der forventes i alt 203 børn i 2014, der bliver passet af private dagplejere. Hvert barn, der passes privat udløser et tilskud på kroner pr. måned. Der forventes derfor et underskud på 1,1 mio. kr. i 2014 (18 børn af kr. * med 12 måneder = 1,1 mio. kr.). Dagtilbudsområderne Dagtilbudsområderne samt de selvejende daginstitutioner forventes samlet set at udvise et overskud i størrelsesordenen 1,4 mio. kr. i Forventningen er baseret på dagtilbudsledernes vurdering at den økonomiske tilstand på de enkelte dagtilbudsområder. I 2014 er der en forventning om, at der er 3 daginstitutioner som kommer ud af året med underskud og de øvrige dagtilbudsområder kommer ud i balance eller med overskud. Med folkeskolereformens omlægning af undervisning og dag- og fritidstilbud er der pr. 1. august 2014 sket en del ændringer for det pædagogiske personale i form af reduktion i timetal eller ved fratrædelse. Den økonomiske effekt af dette, betyder et forventet merforbrug for nogle af Center for Dag- og Fritidstilbuds aldersintegrerede daginstitutioner i indeværende år. Fritidscentre og Aftenklubber Budgetrammen for fritidscentre og aftenklubber er på 23,5 mio. kr. i Det forventede regnskabsresultatet pr. 31. august 2014 er et underskud på 0,7 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 3,0 %. I forbindelse med udmøntningen af folkeskolereformen er det besluttet, at Strandby Fritidscenter overgår som SFO under Strandby Skole og Ålbæk Ungdomsklub overgår til SFO under Ålbæk Skole. Med folkeskolereformens omlægning af undervisning og fritidstilbud skete der pr. 1. august 2014 en del ændringer for det pædagogiske personale enten i form af reduktion i timetal eller fratrædelse. Den økonomiske effekt af dette, betyder et forventet merforbrug for en del af Fritidscentrene i indeværende år. 7

48 Ved budget 2014 blev der indarbejdet en strukturbesparelse på budgetområdet for fritidscentre og aftenklubber på 1,3 mio. kr. med virkning fra budget Denne besparelse er i 2014 efterfølgende blevet indarbejdet i den samlede økonomi for folkeskolereformen med 5/12 deles virkning. De resterende 7/12 indgår derfor i 2014 i det forventede regnskab med et underskud på 0,8 mio. kr. 8

49 7. Sammenfatning for Center for Familie (nettobeløb i kr.) Oprindeligt budget -= mindreforbrug 2014 Korrigeret budget 2014 Forventet regnskab pr. 30/ Forventet regnskab pr. 31/ Forventet Afvigelse Center for familie Budgetrammen for familieområdet er på 128,5 mio. i Det forventede regnskabsresultatet pr. 31. august 2014 er et overskud på 8,2 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 6,4 % Familierådgivningen Samlet set for familierådgivningen forventes der et overskud på 6,4 mio. kr. Resultatet fremkommer med et merforbrug inden for anbringelsesområdet på 0,8 mio. kr., et mindreforbrug på forebyggende foranstaltninger på 1,5 mio. kr., et mindreforbrug af pladser på Døgncenter Frederikshavn på 1,9 mio. kr., et mindreforbrug på Krisecenter Frederikshavn på 1,1 mio. kr. grundet salg af pladser til andre kommuner samt et mindreforbrug til tabt arbejdsfortjeneste og merudgifter på 2,7 mio. kr. Ved budgetopfølgningen pr. 30. april 2014 var der et forventet overskud på 3,8 mio. kr. Forskellen mellem det forventede resultat april og august 2014 skyldes primært at Krisecenter Frederikshavns et øget salg af pladser til andre kommuner samt forebyggende foranstaltninger. Specifikt kan det nævnes, at der forventes et mindre forbrug på aflastning både for normal- og handicapområdet. Der er blandt andet tale om en takstændring på to eksterne tilbud med virkning fra 1. juli Der er afsat 1,0 mio. kr. ekstra på familieplejeområdet i forhold til de p.t. kendte anbringelser grundet bevægelserne på familieplejeområdet. Der knytter sig en usikkerhed til handicapområdet, da dette område fortsat er under omlægning. Der er fortsat et antal sager under revurdering, hvilket kan betyde en forskydning i udbetalinger og en ændring i niveauet for udbetalinger. PPA PPA forventer et overskud på 0,8 mio. kr. Der har ikke været udgifter til særlig dagtilbud 32 pladser, og der er ikke aktuelt kendskab til kommende udgifter. Det forventede regnskabsresultat skyldes bl.a. også vakante stillinger i afdelingen. 9

50 8. Sammenfatning for anlæg (nettobeløb i kr.) -= mindreforbrug Oprindeligt budget 2014 Korrigeret budget 2014 Forventet regnskab pr. 30/ Forventet regnskab pr. 31/ Forventet Afvigelse Børne- og Ungdomsudvalget Børne- og Ungdomsudvalgets korrigerede anlægsramme for 2014 er på 14,0 mio. kr. og regnskabet forventes i 2014 at udvise et overskud på 3,8 mio. kr., hvilket svarer til en budgetafvigelse på 27,1 %. Overskuddet på 3,8 mio. kr. er primært vedrørende digitalisering af skoleområdet, digitalisering og velfærdsteknologi, samt decentrale enheders anlægsprojekter, som er overført fra regnskabsår

51 Bilag: 4.2. Døgntilbud/anbringelser og STU pr. 31. august 2014 Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

52 Center for Familie - Døgntilbud/anbringelser pr. 31. august 2014 Anbringelsesudgifterne er en del af de samlede udgifter på konto 5 i Center for Familie. De oprindelige budgetforudsætninger til budget 2014 på anbringelsesområdet for 0-14 årige eksklusiv Frederikshavn Døgncenter var 115,8 helårspladser og et samlet netto budget på kr. Gennemsnitsprisen pr. anbringelse var beregnet til kr. Af de budgetterede helårspladser tegnede familiepleje og netværksfamilie sig med 103 ud af de 115,8 hvilket svarede til 88,9 %. Udviklingen ligger i tråd med anbringelsesgrundlaget og rammerne for valg af anbringelsessted. Af opgørelsen vedrørende køb og salg af døgntilbud/anbringelser pr. 31. august 2014 kan det ses, at der inden for anbringelsesområdet har været en netto tilgang på 5,4 helårsanbringelser fra januar til august 2014, hvilket betyder at antallet af anbringelser 0-14 årige er på 121,2 eksklusiv anbragte på Frederikshavn Døgncenter. Gennemsnitstaksten er kr. hvilket er kr. højere end forudsat i budgettet. Samlet set viser opgørelsen et merforbrug på kr. Merforbruget skyldes hovedsageligt at, der er set en stigning i familieplejevederlag, som er højere end lagt ind i budgetforudsætningerne. Stigning skyldes primært, at der er kommet flere komplekse anbringelser i familiepleje, og det udløser et højere vederlag til plejefamilien end den gennemsnitlige. Ud over afvigelsen på familiepleje, er der også en afvigelse på Socialpædagogiske opholdssteder. Her er der en afvigelse i gennemsnitstaksen samt en afvigelse på antal helårspersoner på 0,4. Da taksten for Socialpædagogiske opholdssteder ligger i den dyreste kategori af anbringelser, vil blot en lille afvigelse på antal helårspersoner give en forholdsmæssig stor afvigelse på regnskabsresultatet. De resterende anbringelser på eget værelse, efterskole, andre døgninstitutioner og refusion til/fra andre kommuner viser stort set balance mellem budgetforudsætningerne og det aktuelle forbrug pr. 31. august Center for Unge Særlig Tilrettelagt Undervisning (STU) pr. 31. august 2014 Den samlede budgetramme på STU området i 2014 er på kr., og af opgørelsen vedrørende visiteret STU elever pr. uddannelsesinstitution pr. 31. august 2014 kan det ses, at det aktuelle forbrug er opgjort til 57,2 helårspladser til en gennemsnitspris på kr. Til sammenligning med august 2013 er antallet af helårspladser faldet med 6,7 og gennemsnitsprisen er reduceret med kr. Samlet viser opgørelsen et merforbrug på kr., hvilket svarer til en afvigelse på 4,8 %. Budgetrammen til STU blev reduceret med 3 mio. kr. i 2013 og yderligere 3 mio. kr. i budget Frederikshavn Kommune har indgået en samarbejdsaftale med Hjørring Kommune om STU. Aftalen omfatter udelukkende undervisning af den del af elevgruppen fra Frederikshavn Kommune, som via Ungdommens Uddannelsesvejledning henvises til at gennemføre ungdomsuddannelsen på Specialskolen for Voksne Vendsyssel. Sag 13/24459 Dok v3

53 Bilag: 4.3. Køb og salg døgntilbud/anbringelser familieafdelingen 2014 Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

54 KØB OG SALG AF DØGNTILBUD/ANBRINGELSER - CENTER FOR FAMILIE 2014 # sag 13/24459 Oprindelige Aktuelt årsforbrug (*3): Budgetforudsætninger Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Antal *1 Udgift *2 Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Socialpæd. opholdssteder 5,0 4, ,0 4,6 5,0 4,6 5,0 4,6 5,0 4,6 5,0 4, ,4 5,0 Enkeltmandsprojekter 0,0 0, ,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, ,0 0,0 Familiepleje 92,0 29, ,0 29,1 93,7 30,3 96,3 31,3 95,5 31,9 96,6 31, ,7 31,5 Netværksplejefamilie 11,0 0, ,0 0,8 11,0 0,8 10,2 0,8 10,2 0,8 10,9 0, ,4 0,8 Eget værelse 0,4 0, ,4 0,1 0,4 0,1 0,6 0,1 0,6 0,1 0,6 0, ,6 0,1 Efterskole 3,4 0, ,4 0,1 3,4 0,1 3,2 0,3 3,1 0,3 3,1 0, ,0 0,2 Andre institutioner (køb) 1,0 0, ,0 0,9 1,0 0,9 1,0 0,9 1,0 0,9 1,0 0, ,0 0,9 Egne institutioner (salg) 0,0 0, ,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, ,0 0,0 Handicap - døgninst. 0,0 0, ,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, ,0 0,0 Refusion til andre 4,0 1, ,0 1,4 4,0 1,4 4,0 1,4 4,0 1,4 4,0 1, ,0 1,4 Refusion fra andre (salg) -1,0-0, ,0-0,3-1,0-0,3-1,0-0,3-1,0-0,3-1,0-0, ,0-0,3 NETTO 115,8 36, ,8 36,7 117,5 37,9 119,3 39,2 118,4 39,7 120,2 39, ,2 39,5 Statsrefusion -0,3 - -0,3-0,3-0,3-0,3-0,3 - -0,3 NETTO EFTER STATSREFUSION 36,4-36,4 37,6 38,9 39,4 38,9-39,2 Gennemsnitspris/helårs 0,314-0,314 0,320 0,326 0,333 0,323-0,324 *1: Antal helårspersoner/helårspladser *2: Udgift i mio. kr. *3: Indeholder kolonner for alle årets måneder, men i udskriften kan nogle måneder være udeholdt.

55 KØB OG SALG AF DØGNTILBUD/ANBRINGELSER - CENTER FOR FAMILIE 2014 Revideret pr. 08. måned # sag 13/24459 " - " = Indtægt/bedre end forudsat Budgetforudsætninger Aktuelt årsforbrug Afvigelse Antal Gens. Samlet Antal Gens. Samlet Antal Gens. Samlet helårspers. pris pris helårspers. pris pris helårspers. pris pris F. 520 Socialpædagogiske opholdssteder 5, , , F. 520 Enkeltmandsprojekter 0, , ,0 0 0 F. 520 Familiepleje 92, , , F. 520 Netværksfamilie 11, , , F. 520 Eget værelse 0, , , F. 520 Efterskole 3, , , F. 523 Andre institutioner (køb) 1, , ,0 0 0 F. 523 Egne institutioner (salg) 0, , ,0 0 0 F. 523 Handicap - døgninstitution 0, , , F. 520 Refusion til andre kommuner 4, , , F. 520 Refusion fra andre kommuner -1, , ,0 0 0 NETTO 115, , , Statsrefusion NETTO KØB OG SALG 115, , ,

56 Bilag: 4.4. STU Køb og salg opgjort pr. uddannelsessted Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

57 VISITERET STU ELEVER PR. UDDANNELSESINSTITUTION - BUDGET 2014 # sag 13/24459 Skøn for året - ved den løbende opfølgning Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Antal Udgift Aalborg Kommune 7,2 2,50 7,2 2,50 7,2 2,50 7,2 2, ,4 2,15 Brønderslev Kommune 1,5 0,43 1,5 0,43 1,5 0,43 1,5 0, ,7 0,46 Hjørring Kommune - SPV 15,8 3,65 15,8 3,65 15,8 3,65 17,5 3, ,0 3,93 Jammerbugt Kommune 1,0 0,10 1,0 0,10 1,0 0,10 1,0 0, ,2 0,03 Struer Kommune 1,0 0,20 1,0 0,20 1,0 0,20 1,0 0, ,0 0,20 Tønder Kommune 1,0 0,22 1,0 0,22 1,0 0,22 1,0 0, ,0 0,00 Vesthimmerlands Kommune 5,8 1,16 5,8 1,16 5,8 1,16 5,8 1, ,2 1,24 Østerskoven/Vesthimmerland 1,0 0,28 1,0 0,28 1,0 0,28 1,0 0, ,0 0,28 AspIT Aalborg 0,0 0,00 0,9 0,23 0,9 0,23 0,9 0, ,9 0,25 Dagskolen Nordjylland 6,9 1,85 6,9 1,85 6,9 1,85 5,8 1, ,1 1,34 D.s.i. Hedehuset Mariager 0,6 0,12 0,6 0,12 0,6 0,12 0,6 0, ,6 0,12 Hellebæk Friskole 1,0 0,21 1,0 0,21 1,0 0,21 1,0 0, ,0 0,21 Lille Vildmose Prods. skole 1,0 0,22 1,0 0,22 1,0 0,22 1,0 0, ,0 0,22 NordBo - Aabybro 2,0 0,46 2,0 0,46 2,0 0,46 2,0 0, ,0 0,46 Nordstjerneskolen 0,3 0,05 0,3 0,05 0,3 0,05 0,3 0, ,3 0,05 Nr. Vesterskov - Dybvad 4,2 0,84 4,2 0,84 4,2 0,84 2,6 0, ,0 0,61 P M U Basen - Sindal 5,2 1,14 5,2 1,14 5,2 1,14 5,2 1, ,4 1,64 Stokrosen 1,0 0,23 1,0 0,23 1,0 0,23 1,0 0, ,0 0,23 Tolne Efterskole 2,0 0,53 2,0 0,53 2,0 0,53 2,0 0, ,6 0,42 Kørsel 1,00 1,00 1,00 1, ,00 NETTO 58,5 15,21 59,4 15,44 59,4 15,44 58,4 15, ,4 14,84 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,00 Refusion andre kommuner -3,6-1,10-3,6-1,10-3,6-1,10-3,0-0, ,2-0,67 Netto udgift STU 54,9 14,11 55,8 14,34 55,8 14,34 55,4 14, ,2 14,17 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,00 Gennemsnitspris/helårs 0,26 0,26 0,26 0, ,25 Oprindelige netto budgetforudsætninger ,6 mio. kr. *1: Antal STU-elever omregnet til årsværk *2: Udgift i mio. kr.

58 VISITERET STU ELEVER PR. UDDANNELSESINSTITUTION 2014 Revideret pr. 08. måned # sag 13/24459 " - " = Indtægt/bedre end forudsat Aktuelt forventet årsforbrug Antal STU årsværk Gennemsnits pris Samlet pris Aalborg Kommune - VUK 6, Brønderslev Kommune 1, Hjørring Kommune - SPV 19, Jammerbugt Kommune 0, Struer Kommune 1, Vesthimmerlands Kommune 6, Østerskoven/Vesthimmerland 1, AspIT Aalborg 0, Dagskolen Nordjylland 5, D.s.i. Hedehuset, Mariager 0, Hellebæk Friskole 1, Lille Vildmose Produktionsskole 1, NordBo - Aabybro 2, Nordstjerneskolen 0, Nr. Vesterskov - Dybvad 3, P M U Basen - Sindal 7, Stokrosen 1, Tolne Efterskole 1, Kørsel NETTO 59, Refusion fra andre kommuner -2, NETTO UDGIFT STU , Budgetramme NETTO AFVIGELSE 2014 (mer forbrug)

59 Bilag: 4.5. Handlingsplan og aktivitetsoversigter CU - Handlingsplan og aktivitetsoversigter CU.docx Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

60 3. udkast Handleplan og prioriterede indsatsområder på baggrund af BDO s anbefalinger Center for Unge (CFU) 1. Indledning På baggrund af budgetstyringsanalysen og de heraf afstedkomne anbefalinger fra BDO, er følgende prioriteringer og indsatser besluttet i CFU s ledelse. Der peges på 5 hovedoverskrifter ift. at imødekomme de anbefalinger som revisionen kommer med: 1. Plan for endelig udarbejdelse og implementering af serviceniveau og anbringelsesgrundlag 2. Plan for endelig udarbejdelse og implementering af samtlige arbejdsgange på myndigheds- og udførerområdet i CU. 3. Udvikling og etablering af faglige styringsværktøjer 4. Udvikling og etablering af økonomiske styringsværktøjer 5. Plan for ledelsessparring Side 1

61 3. udkast 2. Formål med de 5 hovedindsatsområder og kort beskrivelse: 1. Plan for udarbejdelse og implementering af serviceniveau og anbringelsesgrundlag Formålet er, at - understøtte at faglighed og økonomi går hånd i hånd - sikre ejerskab hos medarbejderne Se bilag 1 for operationalisering af punktet. 2. Plan for udarbejdelse og implementering af samtlige arbejdsgange på myndigheds- og udførerområdet i CU Formålet er, at - ensarte forståelsen og brugen af arbejdsgange omkring visitationsprocedurerne - etablere et fælles fagligt sprog - øge fokus på tværfaglighed og effektmåling - sikre en ensartet opfattelse af kompetenceplanens rammer og muligheder samt begrænsninger - opnå datadisciplin - sikre sammenhæng mellem økonomisk overblik i sagen, faktisk kontering/udbetaling og det forventede forbrug Se bilag 2 for operationalisering af punktet. Side 2

62 3. udkast 3. Udvikling og etablering af faglige styringsværktøjer Formålet er, at - sikre ensartethed i sagsbehandlingen gennem implementering og styrkelse af socialfaglige arbejdsmetoder (ICS/VUM) 1 - sikre ensartethed i sagsbehandlingen ved hjælp af elektroniske styringsværktøjer til håndtering af socialfaglige metoder (DUBU/CSC Vitae) 2 - afstemme fagligt fokus og initiativ i forhold til de budgetmæssige forudsætninger - iværksætte fagligt ledelsestilsyn med henblik på sagsgennemgang ift. ovenstående - iværksætte fagligt ledelsestilsyn med henblik på at indhente efterslæb i sagerne Se bilag 3 for operationalisering af punktet. 4. Udvikling og etablering af økonomiske styringsværktøjer De budgetmæssige forudsætninger er sammen med de lovgivningsmæssige aspekter med til at skabe rammen om sagsbehandlingen. Økonomi og faglighed er to sider af samme sag. Formålet er, at - sikre økonomisk gennemskuelighed og overblik over budgetter, forventet regnskab, disponering, indhentelse af refusion, mv. - opnå det fulde overblik over forbruget på de enkelte foranstaltninger - iværksætte økonomisk ledelsestilsyn med henblik på en sagsgennemgang ift. ovenstående - etablere et enkelt budget, som alle i CU i deres daglige arbejde kan navigere efter Se bilag 4 for operationalisering af punktet. 1 Integrated Childrens System (børn) og Voksen Udrednings Metoden (voksne) på serviceloven (SEL) 2 DUBU er fagsystemet på børneområdet (SEL) og CSC Vitae er fagssystemet på voksenområdet (SEL) Side 3

63 3. udkast 5. Plan for ledelsessparring På samme måde som økonomi og faglighed går hånd i hånd, hænger ledersparring ift. medarbejderne ulasteligt sammen med, at også lederstaben modtager sparring i en vanskelig opstartsfase og en turbulent hverdag. Indsatspunktet her deles derfor op i fokus på både medarbejderstaben samt lederne i CU. Formålet ift. medarbejderne er, at - behovet for konkret ledersparring ift. de enkelte medarbejdere identificeres og konkretiseres med henblik på at iværksætte en detaljeret implementeringsplan. - Der skabes overblik over aktuelle fokuspunkter og ansvarsområder. Formålet ift. ledelsesgruppen er, at - lederstaben i CFU tilbydes ledersparring behovet skal identificeres med henblik på og udarbejde en plan målrettet den enkelte. Se bilag 5 for operationalisering af punktet. Side 4

64 3. udkast 3. Bilagsoversigt operationalisering af de 5 fokusområder Bilag 1 plan for udarbejdelse og implementering af serviceniveau og anbringelsesgrundlag: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Sagsbehandlere i team 2, 3 og 4 3 Gennemgang og dialog omkring eksisterende serviceniveaubeskrivelser. Igangsættes nov herefter løbende gennemgang og vedligeholdelse. Sagsbehandlere i team 2 og 3 Faglige koordinatorer og ledere Faglige koordinatorer og ledere Gennemgang af og dialog om anbringelsesgrundlaget i CFU. Afstemning af kommunalt serviceniveau på overlappende - samarbejdsmøder og drøftelser med CFA og Socialenheden samt CAM. Afstemning af procedure for etablering af unge på eget værelse. Ultimo 2014 herefter løbende gennemgang og vedligeholdelse. Er iværksat på enkelte områder skal udrulles til samtlige områder i løbet af oktober Samarbejdsmøder afholdes fortløbende. Igangsættes ultimo 2014 Afdelingsleder og faglige koordinatorer Afdelingsleder og faglige koordinatorer Afdelingsleder og faglige koordinatorer Afdelingsleder og faglige koordinatorer 3 Team 2 = SEL-voksne, team 3 = SEL-børn og team 4 = LAB (Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats). Side 5

65 3. udkast Bilag 2 plan for udarbejdelse og implementering af arbejdsgange på myndigheds- og udførerområdet: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Sagsbehandlere i team 2, 3 og 4. Gennemgang af og dialog om visitationsprocedurer i CFU. Se endvidere næste pkt. særskilt for team 4. Er igangsat - herefter kontinuerlig gennemgang og vedligeholdelse. Sagsbehandlere i team 4 Sagsbehandlere i team 2, 3 og 4 Ledelsen og faglige koordinatorer Alle sagsbehandlere Alle sagsbehandlere Alle medarbejdere Alle medarbejdere Udvikling og implementering af visitationspraksis ift. kategorisering af åup, up og ap. 4 Er igangsat og forventes fuldt implementeret ved udgangen af Der er nedsat et særskilt visitationsudvalg til formålet og til gennemgang af sager. Afdelingsleder og faglige koordinatorer Faglige koordinatorer og ledelsen. Udarbejdelse af procedure og skabelon for visitationsmøder Igangsættes ultimo oktober 2014 Afdelingsleder og faglige koordinatorer Udvikling af tilbudsviften. Løbende er igangsat Ledelsen og faglige koordinatorer. Revidering og implementering Ultimo 2014 Afdelingsleder og faglig af kompetenceplaner koordinator Oprettelse og implementering Er igangsat. Adm. Modtager Administrationen af blanketter med start- og endvidere referat fra stopdatoer, bevilling, ændring visitationsmøder med henblik og ophør i nye sager. på en yderligere Opstramning af rutiner omkring kvittering af regninger i OPUS 5 løbende. Etablering af arbejdsgange for bestilling af mentor. 4 Åbenlyst Uddannelsesparate, Uddannelsesparate og aktivitetsparate 5 Koncernstyringssystem her med fokus på økonomidelen, fakturerings og kontering. kontrolfunktion. Er igangsat Er etableret Afdelingsleder Afdelingsleder og koordinatorer Side 6

66 3. udkast Alle sagsbehandlere samt udførere Udarbejdelse og implementering af procedurer for bestilling af foranstaltninger internt mellem myndighed og udførere. Er igangsat. Afdelingsleder og koordinatorer Side 7

67 3. udkast Bilag 3 udvikling og etablering af faglige styringsværktøjer: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Sagsbehandlere i team 3 Iværksættelse af samarbejdsmøder med CFA med henblik på sagssparring og drøftelse af overlevering. Igangsættes oktober 2014 Sagsbehandlere i team 3 Sagsbehandlere i team 2 Sagsbehandlere i team 2 Alle teams Iværksættelse af samarbejdsmøder med CFA ift. ensretning af faglighed og faglige metoder. Herunder indførelse af og undervisning DUBU ift. ICS-metode (Integrated Child System). Socialfaglig metode bl.a. med fokus på økonomi. Iværksættelse af samarbejdsmøder med Socialenheden med henblik på sagssparring og drøftelse af overlevering. Iværksættelse af samarbejdsmøder med Socialenheden ift. afstemning af faglige metoder. Bl.a.arbejdet med VUM-metoden (CSC) Udbredelse af tværfaglig viden på fælles teammøder samt sagssparring. Igangsættes oktober 2014 og forventes fuldt implementeret ultimo november Igangsættes oktober Møder afholdes hver 14. dag Igangsættes oktober 2014 Er i gangsat afholdes hver 4. uge. Alle sagsbehandlere Fagligt ledelsestilsyn Igangsættes oktober 2014 og forventes gennemført ultimo Herefter årligt. Afdelingsleder og faglig koordinator Afdelingsleder og faglig koordinator og superbrugere Afdelingsleder og faglig koordinator Afdelingsleder og faglig koordinator Afdelingsleder og faglig koordinator Afdelingsleder og faglig koordinator Side 8

68 3. udkast Alle sagsbehandlere Udarbejdelse af plan for håndtering af efterslæb i eksisterende sager; 50, 140, 141 i forbindelse med fagligt ledelsestilsyn Plan forventes udarbejdet ultimo 2014 og eksekveret primo 2015 Afdelingsleder og faglig koordinator Side 9

69 3. udkast Bilag 4 udvikling og etablering af økonomiske styringsværktøjer: Administration og ledelse Administration Alle sagsbehandlere Administrationen Administration Afdelingsleder og administration Administration og afdelingsleder Udvikling og ibrugtagning af Køb og salg lister på foranstaltninger Udveksling af oplysninger ift. økonomien på foranstaltninger der oveleveres fra familieafd. til CFU. I januar afleveres liste over unge i foranstaltning, der fylder 15 år i indeværende år og dermed overgår til CFU. Gennemførelse af økonomisk ledelsestilsyn i alle sager med foranstaltninger Beregning af ugepris/elevpris med henblik på indhentelse af refusion (step up 6 ) Sammenstilling af data i Børn og Voksne systemet 7 med excelark (Acadrelister) 8 og økonomisystem. Gennemgang af refusionssager med henblik på overblik over korrekt hjemtagning mm. Oprettelse af pris- og mængde beregninger på de forskellige foranstaltningstyper (SEL) Igangsættes ultimo 2014 Er igangsat. Igangsættes oktober 2014 og forventes gennemført ultimo Herefter årligt. Foreløbig beregning er foretaget endelige tal udarbejdes ultimo 2014 Igangsat og implementeret med udgangen af 2014 Igangsættes november 2014 Er igangsat forventes gennemført ultimo oktober Administrationen Administrationen Afdelingsleder og faglig koordinator Afdelingsleder og administration Afdelingsleder og administration Afdelingsleder og administration Ledere, administration B&K økonomi Sagsbehandlere Undervisning i brug af Børn og 4. kvartal 2014 Afdelingsleder 6 CU s interne kommunale projekt, hvor de unge kompetenceløftes, afklares og udvikles mens de modtager uddannelseshjælp 7 Økonomisystem der håndterer foranstaltninger på SEL (serviceloven) 8 Fælles kommunale journaliseringssystem, hvor bl.a. sager uden cpr.nr og interne arbejdsdokumenter journaliseres Side 10

70 3. udkast Administration og afdelingsledere Administration og chefkonsulent Voksensystemet brug af funktioner i forhold til økonomisk overblik Etablering af controller funktion. 4. kvartal 2014 Ledelsen Med henblik på sparring ift. Analyser m. m. knyttet til økonomiopfølgning, budgetlægning og andre økonomiske opgaver. Opus LIS 9 - implementering 4. kvartal 2014 Ledelsen 9 Ledelsesinformationsdelen i OPUS (statistik, dataudtræk mv.) Side 11

71 3. udkast Bilag 5 Plan for ledelsessparring herunder optimering af ledelsesressourcer: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Medarbejderne Etablering af ledelsessparring og Igangsættes november 2014 Afd.ledere rammesætning Ledelsen Ledersparring Igangsættes ultimo 2014 Centerchef herefter fortløbende. Ledelsen Opfølgning på handleplanen Oktober 2014 når handleplan er godkendt og derefter fortløbende ved ledelsesmøder. Ledelsen Side 12

72 Bilag: 4.6. BDO s analyse af økonomi og økonomistyring i Center for Unge - BDO - Frederikshavn Kommune - Analyse af økonomi o g økonomistyring i CFU.pdf Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

73 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING AFRAPPORTERING Frederikshavn Kommune Analyse af økonomi og økonomistyring i Center for Unge September

74 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING OG BAGGRUND Afgrænsning og forudsætninger SAMMENFATNING Gennemgang af budgetgrundlag Økonomistyring og budgetopfølgning Visitationspraksis og sagsgennemgang METODE GENNEMGANG AF BUDGETGRUNDLAG De enkelte dele af budgetgrundlaget Opsamling og anbefalinger ØKONOMISTYRING OG BUDGETOPFØLGNING Gennemgang af budgetopfølgning Generelt om økonomistyringen Opsamling og anbefalinger VISITATIONSPRAKSIS OG SAGSGENNEMGANG Sagsgennemgang Interview med afdelingsledere Opsamling og anbefalinger BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har næsten medarbejdere i 135 lande. 2

75 1 INDLEDNING OG BAGGRUND Center for Unge i Frederikshavn Kommune er blevet etableret i 2013 og har til hensigt at skabe en fælles indgang for unge i alderen år til hele det kommunale system samt at tilbyde en helhedsorienteret og tværgående indsats til unge borgere i forhold til uddannelse, beskæftigelse, støtte og vejledning. Ved budgetopfølgningen i april 2014 er der konstateret et forventet merforbrug på samlet set 13,6 mio. kr. i Det forventede merforbrug fordeler sig som angivet i nedenstående tabel: Tabel 1.1 Forventet merforbrug i Center for Unge (2014) Beløb i mio. kr. Familieområdet 1,68 Socialområdet 9,20 Arbejdsmarkedsområdet 0,20 Tværgående Ungeindsats 0,31 Konto 6 2,20 Total 13,59 BDO har bistået Frederikshavn Kommune med en analyse af økonomien i Center for Unge. I analysen er hele økonomien for centeret gennemgået, og hermed er årsagerne til det forventede merforbrug blevet analyseret. Analysen omfatter budgetgrundlag, antal visiterede unge, faktisk forbrug samt disponeringer for resten af året. Denne del af analysen har også undersøgt grundlaget for etableringen af Center for Unge, og hvorvidt, der er forudsætninger, som har ændret sig siden. Derudover er den seneste økonomiopfølgning samt den generelle økonomistyring på området blevet gennemgået med henblik på at afklare, om der er mulighed for at optimere styringen på området, så forudsigelser omkring forventet regnskab kan leveres hurtigere og mere retvisende. Rapporten indeholder således en analyse af økonomien og økonomistyringen i Center for Unge. Hertil er der foretaget en dybdegående analyse af visitationspraksis og udvikling i serviceniveau. Denne analyse af visitationspraksis og serviceniveau foretages alene på det sociale område, men både inden for børne- og voksenparagrafferne. Analysen er foretaget på baggrund af foreliggende materiale vedrørende visitationspraksis og retningslinjer samt ved en gennemgang af 15 konkrete sager på det sociale område. 3

76 1.1 AFGRÆNSNING OG FORUDSÆTNINGER BDO bistod i foråret 2013 Frederikshavn Kommune med at beskrive og estimere omfanget af de opgaver, der skulle varetages af Center for Unge. I relation til dette skal det bemærkes, at det i daværende opdrag ikke var BDO s opgave at beregne investeringsomkostninger i bygninger/indretning og IT. Yderligere var det kendetegnende for den daværende analyse, at BDO i relation til det sociale område skulle tage udgangspunkt i sagsbehandlingen og dermed ikke vurdere og beregne udgifter til ren ledelse men alene den kapacitet, som skulle være til stede for at løfte den sagsmængde, som Center for Unge skulle overtage. Dette analysearbejde fandt sted med henblik på at tilvejebringe information til brug for Frederikshavn Kommune i den efterfølgende budgetproces. 2 SAMMENFATNING I de nedenstående afsnit er de væsentligste betragtninger og anbefalinger kort opridset for hhv. gennemgangen af budgetgrundlaget, økonomistyringen og budgetopfølgningen samt analysen af visitationspraksis og sagsgennemgangen. 2.1 GENNEMGANG AF BUDGETGRUNDLAG Ved etableringen af Center for Unge er der flere steder ikke tilført budgetmidler til at dække de udgifter, som centeret har. Dette drejer sig dels om engangsudgifter til etableringen og dels om varige udgifter til bl.a. ledelsen og det sociale område. På baggrund af det materiale, BDO har fået tilsendt, er beløbene skønnet i nedenstående tabel. Herudover kan der som nævnt være usikkerheder i skønnene vedrørende personaleressourcer på områderne, om end det ikke har været muligt at efterprøve dette. Tabel 2.1 Opsamling på budgetgrundlag Beløb i mio. kr. (2014) Ledelseslønninger 1,0-1,5 Etableringsudgifter til inventar 0,4 Flere overførte borgere fra Center for Social- og Sundhedsmyndighed 2,2 Eventuel manko i forhold til personaleressourcer? Total 3,6 mio. kr. +? 4

77 Opsummerende anbefaler BDO: At Frederikshavn Kommune beregner udgiften til den faktiske overdragelse fra de øvrige centre til Center for Unge i oktober 2013/januar 2014 og sammenholder den med de forudsætninger fra maj, der var udgangspunkt for bodelingen. At der for alle områder tages stilling til, om ændrede forudsætninger giver anledning til en revurdering af de nødvendige personaleressourcer. At der tages stilling til finansieringen af ledelsen i Center for Unge samt etableringsudgifter mv. i forhold til, om centeret skal tilføres midler eller pålægges selv at finde beløbene indenfor den samlede driftsramme. At der foretages en endelig effektuering af bodelingen, hvormed der skal findes midler svarende til én årgang fra 2015, hvor Center for Unge har ansvaret for alle 10 årgange. For endeligt at effektuere den oprindelige deling af årgangene mellem centrene vil midlerne skulle overføres fra Center for Social- og Sundhedsmyndighed. BDO anbefaler således, at der i Frederikshavn Kommune tages stilling til, hvorledes denne manko skal beregnes. Ud over at synliggøre eventuelle mangler i forudsætningerne i skønnene fra maj, vil dette materiale give Center for Unge et mere detaljeret og retvisende budgetgrundlag at arbejde ud fra, hvor det er tydeligt, hvad de overførte midler henfører til, og hvor der eventuelt er mankoer, som centeret skal håndtere indenfor deres ramme. 2.2 ØKONOMISTYRING OG BUDGETOPFØLGNING Gennemgang af budgetopfølgningen: BDO har gennemgået den senest foretagne budgetopfølgning og har kontrolleret, at det medtagne forbrug for perioden 1. januar 30. april 2014 er i overensstemmelse med kommunens økonomisystem. BDO har endvidere sikret indre sammenhænge i regnearket (formelkontroller mv.). BDO bemærker i denne forbindelse, at det ved lineær fremskrivning af forbrug er en vigtig faktor, at forbrugsmønsteret på disse områder er lineært, og at det er et brugbart udgangspunkt (basis), som man foretager fremskrivningen på. Eftersom det er første hele regnskabsår for Center for Unge, er der ikke noget historisk forbrugsmønster for centeret, som kan bruges til at vurdere det estimerede forbrug på de lineære fremskrevne poster. På flere områder ved Center for Unge, som fx familie- og socialområdet, er budgettering foretaget på få poster, hvilket besværliggør udredning af hvilke funktioner, som reelt udviser merforbrug. BDO konstaterer, at de væsentligste afvigelser mellem budget og forventet forbrug pr. 30. april 2014 er på løn og foranstaltninger. 5

78 Økonomistyring generelt: I relation til organiseringen af økonomistyringen er det BDO s vurdering, at samarbejdet mellem CFØ og Center for Unge generelt er velfungerende og baseret på en høj grad af løbende dialog. Der eksisterer klare roller og en klar arbejdsfordeling mellem de to parter, om end etableringsvanskeligheder i en periode har gjort det nødvendigt med ekstra tæt dialog og sparring. Rent organisatorisk vurderes det imidlertid, at 25-års-skellet i Center for Unge for så vidt angår arbejdsmarkedsområdet kan medføre vanskeligheder forbundet med både økonomistyringen såvel som den faglige indsats på området. Dette skyldes, at beskæftigelseslovgivningen på området generelt dikterer et skel ved 30 år i forhold til såvel administration og aktiv indsats. I forhold til de anvendte redskaber og arbejdsgange i økonomistyringen er det BDO s vurdering, at CFØ og Center for Unge befinder sig i en positiv udviklingsproces i vejen frem mod en forbedring af økonomistyringen. Dette omhandler særligt styringen og overblikket på det sociale område, hvor der arbejdes for at sikre bedre data og dermed hurtigere reaktionsmuligheder. Her høster man erfaring fra samarbejdet med Center for Familie, og der er igangsat indsamling af information på borgerniveau blandt sagsbehandlerne. Dette vil blive samstemt med eksisterende lister og brugt til opdatering af fagsystemet med henblik på at undgå arbejdet med parallelregistrering fremadrettet. Hvad angår arbejdsmarkedsområdet anbefaler BDO, at der i økonomistyringen bør være øget fokus på en række opmærksomhedspunkter for at kunne opnå mere valide data på området og agere hurtigere på udsving (de enkelte punkter er uddybet i afsnit 5.3). Det skal bemærkes, at disse opmærksomhedspunkter er af generel karakter, og ikke er opstillet på baggrund af konstaterede mangler i forhold til Center for Unge. Visitationen: For de unge under 25 (30) år på uddannelseshjælp er der forskel på forsørgelsesydelsernes størrelse, afhængig af om de er uddannelsesparate eller aktivitetsparate. Udover udviklingen i antallet af unge er det vigtigt at have fokus på, hvordan fordelingen mellem uddannelsesparate og aktivitetsparate er sammenlignet med kommuner med samme rammevilkår. Kontering: Langt hovedparten af opgaverne er klassisk konto 6, men eksempelvis kan en del af virksomhedskonsulenternes arbejde konteres på konto 5, såfremt de udfører den virksomhedsrettede indsats som led i en aktiv indsats i et 32-tilbud, og de lovgivningsmæssige krav er opfyldt. Refusioner ved aktivering: God økonomistyring i forhold til aktivering og refusion hænger nøje sammen med effekten af tilbuddene. Generelt er effekten for de virksomhedsrettede tilbud langt højere end hos andre tilbudstyper. Der gives højere forsørgelsesrefusion ved at få borgere i virksomhedsrettede tilbud. Fokus på tilbud for undermålgrupper: Der er for de unge et krav om ret og pligt tilbud for de forskellige undermålgrupper. For de unge på uddannelseshjælp gælder, at de skal i deres første ret og pligt tilbud senest efter 1 måned og herefter kontinuerligt i tilbud med maksimalt 4 uger mellem hvert tilbud. Mål- og effektstyring: Mål- og effektstyring inden for økonomistyring på beskæftigelsesområdet er eksempelvis beskrevet i økonomiaftalen for 2015 og omhandler overordnet: 6

79 o o At få nedbrudt målsætninger fra budget og beskæftigelsesplan til operationelle mål på medarbejderniveau. Effektstyring på tilbud, hvor reglerne på området har klare intentioner ift. hvilke tilbud, der skal benyttes. På nuværende tidspunkt er tilbuddene på beskæftigelsesområdet koblet med forskellige statsrefusionssatser på forsørgelse og forskellige regler for driftsudgifter afhængig af målgrupperne. Derudover skal de enkelte tilbuds effekt indregnes i forhold til at opnå den fulde besparelse på forsørgelsesydelserne ved overgang til uddannelse eller arbejde. 2.3 VISITATIONSPRAKSIS OG SAGSGENNEMGANG I relation til visitationsgrundlaget er det BDO s vurdering, at det tilgængelige materiale i forhold til serviceniveaubeskrivelser, anbringelsesgrundlag og visitationsprocedurer mv. er fyldestgørende og relevant samt potentielt giver de fornødne rammer for at praktisere en fornuftig faglig styring af området. BDO vurderer dog samtidig, at serviceniveaubeskrivelser og anbringelsesgrundlag mv. endnu ikke er implementeret i tilstrækkelig grad i Center for Unge, hvorfor det ikke ses brugt aktivt i vurderingen af behovet for indsatser i sagerne. BDO s samlede vurdering på baggrund af sagsgennemgangen af 15 sager er, at den vedtagne visitationsprocedure ikke bliver fulgt i tilstrækkelig grad. Det materiale, der er besluttet skal være tilgængeligt i forbindelse med visitationen, ses kun i begrænset omfang at være til stede. Endvidere vurderes det, at der ikke i tilstrækkelig grad er fokus på indsatsens forventede varighed samt mål og delmål med foranstaltningen. I forhold til det ledelsesmæssige fokus og styringen er det BDO s vurdering, at man i ledelsen er fuldt ud bekendt med såvel serviceniveaubeskrivelser som anbringelsesgrundlag, visitationsprocedurer mv. samt betydningen heraf i en styringsmæssig kontekst, samt at der arbejdes målrettet på at få etableret en solid og hensigtsmæssig faglig og økonomisk styring af området. På trods af de mange udfordringer forbundet med etableringen af Center for Unge er det BDO s vurdering, at ledelsen ved, hvor de skal hen, og er godt på vej, men at man med fordel kan overveje igangsættelse af yderligere initiativer, der kan støtte op omkring etableringen af en optimal styringspraksis. Som opsamling på sagsgennemgangen og analysen af visitationspraksis anbefaler BDO: At der udarbejdes en detaljeret plan for implementering af serviceniveaubeskrivelser, anbringelsesgrundlag og visitationsprocedurer på en måde, der sikrer ejerskab hos medarbejderne og understøtter, at faglighed og økonomi går hånd i hånd. At der udarbejdes en detaljeret plan for indhentelse af efterslæbet i sagerne, der ressourcemæssigt tager højde for, at der samtidig skal kunne praktiseres sikker drift. At der sker en afstemning af de faglige initiativer og det faglige fokus i forhold til de budgetmæssige forudsætninger. 7

80 At der sker en opstramning i forhold til efterlevelse af visitationspraksis og kompetenceplan således, at disse fastholdes og prioriteres ledelsesmæssigt som et fagligt og økonomisk styringsværktøj. At der etableres et fagligt ledelsestilsyn. At det overvejes at tilbyde ledelsessparring i forhold til at fastholde fokus i en turbulent hverdag. 3 METODE Projektet er udført i tre faser, der er beskrevet kortfattet i det nedenstående. Fase 1 - Fremsendelse af data: BDO har fremsendt en liste over data, som Frederikshavn Kommune efterfølgende har fremskaffet. Listen har bl.a. omfattet: Beskrivelse af forretningsgange vedrørende økonomiopfølgningen på området Opdateret budgetopfølgning på baggrund af rettelser af de forkert bogførte unge - inklusiv dispositionsregnskab Budgetforudsætninger for 2014 Oversigt over tilgang og afgang på området i indeværende år Prognosemateriale for kommende år Retningslinjer for visitation Beskrivelser af serviceniveau på det sociale område Fase 2a Analyse af budgetgrundlag: BDO har gennemført en analyse af budgetgrundlaget for Center for Unge på baggrund af materialet i rapporten, der ligger til grund for etableringen af centeret. I forbindelse hermed har der været kontakt med de områder, hvor analysen peger på, at der kan være behov for at komme dybere ned i grundlaget. Sigtet med analysen er at afklare, hvorvidt der er budgetområder, hvor forudsætningerne er skredet i forhold til grundlaget. Fase 2b - Desk study og interviews: BDO har gennemgået det fremsendte materiale med henblik på at identificere årsagerne til det forventede merforbrug. I den forbindelse er der foretaget kontrolberegninger og kvalitetstjek på de beregninger, der ligger til grund for det forventede merforbrug. 8

81 Derudover er arbejdsgangene og værktøjerne til økonomistyringen på området vurderet med henblik på at afklare, om der er mulighed for at optimere styringen på området. På baggrund af desk study-forløbet er der gennemført tre interviews med nøglepersoner på området. Formålet med interviewene har været at komme dybere ned i de spørgsmål, det fremsendte materiale har rejst. Det første interview vedrørende økonomistyringen på området er foretaget med Heidi Smith Olsen, Søren Skriver og Tina Jensen. Andet interview vedrørende styringen på området er gennemført med Arthur Corneliussen samt Mia Nikolajsen og Britta Andersen. Endelig er et interview om visiteringsgrundlag og praksis gennemført med Mia Nikolajsen og Britta Andersen. Fase 3 - Gennemgang af visitationsgrundlag og praksis: BDO har analyseret visitationsgrundlaget for servicelovsydelser i Center for Unge med henblik på en vurdering af, om den aktuelle visitationspraksis understøtter en hensigtsmæssig ressourceanvendelse. Som et led heri har BDO gennemgået et antal sager med henblik på en socialfaglig vurdering af, om sagerne i praksis forløber hensigtsmæssigt, og om de forløber efter Center for Unges vedtagne visitationsprocedure. Analysen af visitationsgrundlaget er foretaget på baggrund af fremsendt materiale, der beskriver Center for Unges retningslinjer for visitation, herunder kompetenceplan, beskrivelser af eventuelle serviceniveauer for de forskellige ydelser, beskrivelser af mødestrukturer og organisatorisk opbygning samt tilbudsviften på området for servicelovsydelser. Med hensyn til sagsgennemgangen har det været relevant både at se på unge, der modtager såvel foranstaltninger efter servicelovens 52 samt unge, der modtager tilbud efter servicelovens voksenbestemmelser ( 85, 107 og 108). Sagerne er gennemgået efter en til formålet udarbejdet skabelon til hhv. børnesager og voksensager. Det var aftalt mellem BDO og Frederikshavn Kommune, at BDO skulle gennemgå 16 sager, der havde været behandlet på visitationsmøde (8 vedrørende servicelovens børnebestemmelser og 8 vedrørende servicelovens voksenbestemmelser), men i praksis blev der til BDO fremsendt 6 sager vedrørende servicelovens børnebestemmelser og 9 sager vedrørende servicelovens voksenbestemmelser. Ved at gennemgå 15 sager, der har været på visitationsmøde, har BDO fået en pejling på, om visitationsproceduren følges, og om den vurderes at være hensigtsmæssig ud fra den konkrete sagspraksis. Sagsgennemgangen har haft et overordnet bredt socialfagligt perspektiv og har fokuseret på sagsbehandlingen i forløbet op til et visitationsmøde, i visitationen og i den efterfølgende periode, hvor visitationsbeslutningen skal udmøntes. Det har endvidere været relevant at se på opfølgningen på indsatserne, hvor det har været muligt. På baggrund af resultaterne fra sagsgennemgangen har BDO endvidere gennemført interviews med de to faglige ledere i Center for Unge med henblik på opnå et nuanceret billede af situationen. Interviewene har haft fokus på områderne: Organisering af Ungeenheden Visitationspraksis Sagsoplysning 9

82 Opfølgning Faglig styring Økonomistyring Tilgang af sager Ledelse 4 GENNEMGANG AF BUDGETGRUND- LAG Det skal indledningsvist bemærkes, at beregningerne vedrørende budgetgrundlaget for Center for Unge generelt er baseret på skøn foretaget i maj måned Dette kan være en fejlkilde, idet det reelle forbrug kan have ændret sig ved overtagelsestidspunktet (løn til personale samt overhead pr. 1. oktober 2013 og økonomien for de borgerrettede ydelser pr. 1. januar 2014). Ligeledes kan skønnene vise sig at være upræcise i forhold til den faktiske overdragelse. Dette vurderes for hvert af de tre store områder, der har afleveret ressourcer nedenfor. 4.1 DE ENKELTE DELE AF BUDGETGRUNDLAGET Undervisningsområdet: På undervisningsområdet er hovedparten af opgaverne, der er overført, flyttet som hele enheder. Det drejer sig om 14 ud af 18,7 medarbejdere fordelt med tre under SSP og 11 under Ungdommens Uddannelsesvejledning. Dermed er fejlmulighederne i skønnene på dette område begrænsede. Familieområdet: På familieområdet er skønnene fra maj i BDO s rapport blevet korrigeret på baggrund af de faktiske sager, der blev overdraget. Det faktiske antal sager ligger her helt på niveau med, hvad der oprindeligt var forudsat i majskønnene. En eventuel usikkerhed på dette område vurderes derfor at være begrænset til skønnene på personaleforbrug. Dette stemmer godt overens med, at Center for Unge ved første budgetopfølgning forventede et begrænset merforbrug på 1,7 mio. kr. på dette område. Socialområdet: Skønnene fra maj måned på socialområdet blev i sin tid foretaget i dialog mellem BDO og Social- og Sundhedsmyndighed baseret på en vurdering af sagsmængde og tidsforbrug pr. sag. På socialområdet er der ikke efterfølgende taget stilling til skønnene fra maj, og der har 10

83 dermed heller ikke været nogen konsekvensvurdering i forhold til faktisk overdragelse af antal sager og den ledsagende økonomi, der blev overført til Center for Unge pr. 1. januar Det samlede overførte budget pr. 1. januar 2014 for køb af pladser til Center for Unge er opgjort af Center for Social- og Sundhedsmyndighed og Center for Økonomi til 19,17 mio. kr. Hertil kommer Center for Unges budget til Birketoften, ungevejledning samt stofmisbrugsbehandling. Det beregnede budget lød på 19,32 mio. kr., der efterfølgende er reguleret for statsrefusion, hvorfor det overførte budget er ca. 0,15 mio. kr. lavere end det beregnede. Center for Social- og Sundhedsmyndighed og Center for Økonomi har opgjort udgiften til køb af pladser for de overførte borgere pr. 1. januar 2014 til 21,5 mio. kr. Dette skøn omfatter udgifterne til de enkelte pladser samt egenbetaling. I skønnet er der taget højde for, at der blev overført midler til de 24-årige borgere (årgang 1989), men at udgiften hertil ikke har været afholdt af Center for Unge i 2014 (samlet set 3 mio. kr). Ligeledes er der taget højde for sager, der er stoppet i løbet af 2013 (samlet set 2,7 mio. kr.). Omvendt er der indregnet udgifter til nye sager (4,4 mio. kr.) samt udgifter til en række sager, der af andre grunde var holdt ude af det oprindelige skøn, men i sidste ende alligevel blev overført til Center for Unge (3,6 mio.). Sammenholdes budgettet til køb af pladser med den faktiske udgift til køb af pladser pr. 1. januar 2014, er der således en manko på 2,2 mio. kr. Tabel 4.1 Budget og driftsudgifter på socialområdet (2014) Beløb i mio. kr. Budget 2014 til køb af pladser i CfU 19,3 Udgift til køb af faktiske pladser pr. 1. januar ,5 Manko 2,2 Ud fra den øgede udgift til køb af pladser kunne det yderligere forventes, at også skønnene vedrørende tidsforbrug på sagsbehandling med videre for gruppen kunne være sat for lavt. Der kan dermed være behov for at foretage fornyede skøn på baggrund af det større antal sager. I den ovenstående opgørelse er der som nævnt modregnet de midler, der er blevet overført for de 24-årige til Center for Unge, uden at centeret har haft en udgift til disse personer. Dette betyder, at Center for Unge fremadrettet har budget til 9 årgange. I relation til denne problematik illustrerer den nedenstående tabel, hvilke årgange der ved bodelingen blev overført til Center fra Unge. 11

84 24-25 år år år år år år år år år år Tabel 4.2 Overførte årgange til Center for Unge (2014) Center for Familie Center for Social- og Sundhedsmyndighed Af tabellen fremgår det, at der fra Center for Familie blev overført midler svarende til tre årgange, mens der fra Center for Social- og Sundhedsmyndighed blev overført midler svarende til syv årgange. Som nævnt ovenfor blev der imidlertid indgået en ét-årig bilateral beslutning om, at de årige ikke skulle overføres til Center for Unge før 1. januar 2015, for at disse unge skulle opleve kontinuitet i sagsbehandlingen. Som følge af dette er midlerne til de årige modregnet i opgørelsen af mankoen for Som en endelig effektuering af bodelingen skal der dermed findes midler svarende til én årgang fra 2015, hvor Center for Unge har ansvaret for alle 10 årgange. For endeligt at effektuere den oprindelige deling af årgangene mellem centrene vil midlerne skulle overføres fra Center for Social- og Sundhedsmyndighed. BDO anbefaler således, at der i Frederikshavn Kommune tages stilling til, hvorledes denne manko skal beregnes. Center for Unge forventede ved første budgetopfølgning et merforbrug på 9,2 mio. kr. på dette område. Handicap- og psykiatriområdet: Hele budgetoverførslen fra Center for Handicap og Psykiatri er opgjort som årsværk. Det er derfor ikke muligt, at lave en simpel økonomisk sammenligning af overført budget og faktiske udgifter, men tilsvarende på de øvrige områder, kan det være aktuelt at gennemgå skønnene igen på baggrund af de konkrete erfaringer. Arbejdsmarkedsområdet: På arbejdsmarkedsområdet er skønnene fra maj heller ikke blevet efterkontrolleret, men niveauet for modtagere af kontanthjælp, der udgør den største gruppe på området, er stort set uændret i slutningen af året i forhold til april og maj måned. Dermed er der ikke umiddelbart noget, der peger på, at overdragelsen af budgetmidler og personaleressourcer skulle være ude af trit med den faktiske sagsmængde. 12

85 Tabel 4.3 Fuldtidspersoner på kontanthjælp 2013 April Maj Oktober November December årige fuldtidspersoner på kontanthjælp Administration og ledelse: I rapporten opgøres antallet af administrative årsværk, der skal overføres, til 4,7. Dette dækker både administrative stillinger og ledere. Det er ikke tydeligt, til hvilken takst årsværk er overført. Idet alene ledelsen består af tre personer samt en chefkonsulent i såvel rapportens forudsætninger som i praksis, vil der potentielt være en manko, hvis stillingerne er overført som administrative stillinger. Derudover er centerlederen ikke taget med i opgørelsen af ledere, hvorfor hele lønnen hertil kommer ud over de 4,7 stillinger. Det samlede beløb vurderes at ligge mellem 1 og 1,5 mio. kr. afhængigt af, hvor stort et beløb, der er overført til de 4,7 årsværk. Det er BDO s vurdering, at det også her vil være væsentligt med en vurdering af de oprindelige skøn ift. tyngden af de administrative årsværk samt de overførte lønkroner i forbindelse med disse. Ligeledes vil det kunne være relevant for Frederikshavn Kommune at belyse overførslen af midler til områder i periferien af ledelsesområdet, fx vedrørende faglige koordinatorer og teamkoordinatorer. Etableringsudgifter: Rapporten vedrørende budgetgrundlaget forholder sig ikke til etableringsudgifter ved oprettelsen af Center for Unge. Her er alene set på driftsbudgettet, idet det kun er dette, der skal overføres fra de øvrige centre. Tilsvarende er der ikke taget stilling til placeringen af centeret i forhold til eksempelvis ekstraudgifter til sikkerhed, IT-udstyr mv. Gennemgangen af budgetopfølgningsmaterialet viste, at der var anvendt kr. på inventarindkøb, der ikke kunne finansieres gennem anlægsprojektet. 4.2 OPSAMLING OG ANBEFALINGER Ved etableringen af Center for Unge er der flere steder ikke tilført budgetmidler til at dække de udgifter, som centeret har. Dette drejer sig dels om engangsudgifter til etableringen og dels om varige udgifter til bl.a. ledelsen og det sociale område. På baggrund af det materiale, BDO har fået tilsendt, er beløbene skønnet i nedenstående tabel. Herudover kan der som nævnt være usikkerheder i skønnene vedrørende personaleressourcer på områderne, om end det ikke har været muligt at efterprøve dette. 13

86 Tabel 4.4 Opsamling på budgetgrundlag Beløb i mio. kr. (2014) Ledelseslønninger 1,0-1,5 Etableringsudgifter til inventar 0,4 Flere overførte borgere fra Center for Social- og Sundhedsmyndighed 2,2 Eventuel manko i forhold til personaleressourcer? Total 3,6 mio. kr. +? Opsummerende anbefaler BDO: At Frederikshavn Kommune beregner udgiften til den faktiske overdragelse fra de øvrige centre til Center for Unge i oktober 2013/januar 2014 og sammenholder den med de forudsætninger fra maj, der var udgangspunkt for bodelingen. At der for alle områder tages stilling til, om ændrede forudsætninger giver anledning til en revurdering af de nødvendige personaleressourcer. At der tages stilling til finansieringen af ledelsen i Center for Unge samt etableringsudgifter mv. i forhold til, om centeret skal tilføres midler eller pålægges selv at finde beløbene indenfor den samlede driftsramme. At der foretages en endelig effektuering af bodelingen, hvormed der skal findes midler svarende til én årgang fra 2015, hvor Center for Unge har ansvaret for alle 10 årgange. For endeligt at effektuere den oprindelige deling af årgangene mellem centrene vil midlerne skulle overføres fra Center for Social- og Sundhedsmyndighed. BDO anbefaler således, at der i Frederikshavn Kommune tages stilling til, hvorledes denne manko skal beregnes. Ud over at synliggøre eventuelle mangler i forudsætningerne i skønnene fra maj, vil dette materiale give Center for Unge et mere detaljeret og retvisende budgetgrundlag at arbejde ud fra, hvor det er tydeligt, hvad de overførte midler henfører til, og hvor der eventuelt er mankoer, som centeret skal håndtere indenfor deres ramme. 14

87 5 ØKONOMISTYRING OG BUDGET- OPFØLGNING Dette afsnit er inddelt i to underafsnit, der beskriver hhv. BDO s gennemgang af den senest foretagne budgetopfølgning i Center for Unge samt BDO s generelle betragtninger vedrørende økonomistyringsprincipperne i Center for Unge. 5.1 GENNEMGANG AF BUDGETOPFØLGNING Center for Økonomi (CFØ) har udarbejdet en budgetopfølgning pr. 30. april 2014, som for regnskabsår 2014 udviser et estimeret merforbrug på i alt 13,6 mio. kr. for Center for Unge. Det forventede merforbrug fordeler sig som angivet i nedenstående tabel: Tabel 5.1 Forventet merforbrug i Center for Unge (2014) Beløb i mio. kr. Familieområdet 1,68 Socialområdet 9,20 Arbejdsmarkedsområdet 0,20 Tværgående Ungeindsats 0,31 Konto 6 2,20 Total 13,59 Budgetopfølgningen er opgjort på baggrund af dels det bogførte forbrug i kommunens økonomisystem pr. 30. april 2014 samt forventningerne til forbruget for de resterende 8 måneder. Forventningerne til forbruget for de resterende 8 måneder er opgjort på følgende måde: Lønforbrug er beregninger (simulering) fra kommunens lønsystem Foranstaltninger er allerede godkendte bevillinger Øvrige udgifter er lineært fremskrevet Ud fra et forsigtighedsprincip er forventede indtægter fra refusioner (som fx barsel) ikke medtaget i budgetopfølgningen. Budgetopfølgningen er udarbejdet i et regneark, hvor BDO har kontrolleret, at det medtagne forbrug for perioden 1. januar 30. april 2014 er i overensstemmelse med kommunens økonomisystem. BDO har endvidere sikret indre sammenhænge i regnearket (formelkontroller mv.). 15

88 Ved lineær fremskrivning af forbrug er det en vigtig faktor, at forbrugsmønsteret på disse områder er lineært, og at det er et brugbart udgangspunkt (basis), som man foretager fremskrivningen på. Eftersom det er første hele regnskabsår for Center for Unge, er der ikke noget historisk forbrugsmønster for centeret, som kan bruges til at vurdere det estimerede forbrug på de lineære fremskrevne poster. På flere områder ved Center for Unge, som fx familie- og socialområdet, er budgettering foretaget på få poster, hvilket besværliggør udredningen af hvilke funktioner, som reelt udviser merforbrug. Til afklaring af, om det bogførte forbrug pr. 30. april 2014 er validt som grundlag for budgetopfølgning, har BDO stikprøvevis gennemgået bilag, som er bogført for perioden 1. januar 30. april Her har det været konstateret, at der heri indgår følgende: Etableringsudgifter ved opstart af Center for Unge fx borde, stole mv. - for ca. 0,4 mio. kr., som det ikke har været muligt at få finansieret via det anlægsprojekt, som var ved etablering af centeret. Der er betalt opholdsudgifter for ca. 0,5 mio. kr. som vedrører perioden før 1. januar Forventede udgifter til iværksatte/bevilligede foranstaltninger styres i flere regneark. Ajourføring af disse regneark sker på baggrund af indberetninger fra de respektive sagsbehandlere. Center for Unge har oplyst til BDO, at man over sommeren 2014 har været i gang med en gennemgang af bevillinger/sager for at afklare, om sagerne er korrekt registreret (afklaring af om personerne er henhørende til målgruppen for centeret, samt hvorvidt der er angivet korrekte perioder og takster) og hermed indgår korrekt i budgetopfølgningen. Center for Unge og CFØ har yderligere oplyst til BDO, at styringen af aktuelle sager fremadrettet vil ske i et indkøbt it-system, hvor der vil være direkte sammenhæng mellem bevillinger og økonomi, hvilket vil sikre, at grundlaget for den fremtidige styring af økonomi på området bliver mere valid (jf. også afsnit 5.2 nedenfor). De væsentligste afvigelser mellem budget og forventet forbrug pr. 30. april 2014 er på løn og foranstaltninger. På lønområdet er de primære årsager hertil, at der ikke er afsat budget til chefen for Center for Unge, samt at der er ansat flere mentorer end forudsat. Løn til chefen for Center for Unge er i budgetgrundlaget forudsat finansieret af centeret (jf. afsnit 4 ovenfor). 5.2 GENERELT OM ØKONOMISTYRINGEN Organisering af økonomistyringen og vurdering af samarbejdet: Ansvaret for den løbende økonomistyring i forhold til Center for Unge er delt mellem Center for Økonomi (CFØ) og Center for Unge. Den overordnede opgavefordeling og det gældende styringskoncept er primært aftalt mellem Arthur Corneliussen, som leder af Center for Unge, og Søren Skriver, som chefkonsulent i Børn og Kultur under CFØ. 16

89 Det oplyses til BDO, at snitfladerne i økonomistyringsarbejdet overordnet er tilrettelagt således, at de økonomistyringsopgaver, der ligger tættest på driften, er forankret decentralt hos Center for Unge. Dette omhandler eksempelvis fakturabetaling, kontering mv. CFØ har det primære fokus på de overordnede linjer i økonomistyringen og afholder økonomimøder samt faciliterer de to formelle årlige budgetopfølgninger (hhv. 30/4 og 30/8). Således står CFØ overordnet med en strategisk/rådgivende funktion med elementer af controlling, mens de driftsøkonomiske opgaver i Center for Unge primært varetages af centeret selv. På baggrund af de foretagne interviews er det BDO s vurdering, at samarbejdet mellem CFØ og Center for Unge er velfungerende og baseret på en høj grad af løbende dialog. Der eksisterer klare roller og en klar arbejdsfordeling mellem de to parter, om end etableringsvanskeligheder i en periode har gjort det nødvendigt med ekstra tæt dialog og sparring. Ud fra interviewene med både administrative medarbejdere samt ledelse i Center for Unge er det BDO s vurdering, at der eksisterer en god vilje mellem de to parter til at hjælpe hinanden og blive bedre til at varetage den løbende økonomistyring. Både CFØ og Center for Unge gør imidlertid opmærksom på den problemstilling, at hvad angår arbejdsmarkedsområdet kan særligt ét forhold ved organiseringen af Center for Unge vanskeliggøre både økonomistyringen samt den faglige indsats på området. Dette organisatoriske forhold omhandler aldersskellet i Center for Unge, der er sat til 25 år. BDO deler vurderingen af, at dette organisatoriske valg er ledsaget af en række ulemper på arbejdsmarkedsområdet. 1 Dette skyldes, at beskæftigelseslovgivningen på området generelt dikterer et skel ved 30 år i forhold til såvel administration og aktiv indsats. Der foregår således den samme administration og indsats i to adskilte forvaltninger med de samme krav til viden og kompetencer i forhold til uddannelse. Den rene aldersfordeling ift. uddannelseshjælp udløser tillige automatisk objektiv sagsoverdragelse, uden at den er begrundet i den igangværende indsats. Det lovgivningsmæssige krav om en uddannelsesrettet indsats fortsætter blot i jobcenteret ved overdragelsen. I den nedenstående boks har BDO ganske kort oplistet de umiddelbare fordele og ulemper i relation til styring af arbejdsmarkedsområdet ved 25-års-skellet for Center for Unge. Fordelene og ulemperne er opremset i relation til regelændringerne i forbindelse med kontanthjælpsreformen. 1 Det skal bemærkes, at den af BDO udarbejdede rapport, der lå til grund for beskrivelsen af opgaver, der skulle varetages af Center for Unge, er fra før reformens vedtagelser af alle kategorierne. Unge under 25 år på kontanthjælp har en erhvervsuddannelse og der kan stilles spørgsmålstegn ved, om det er frugtbart, hvis Center for Unge skal håndtere nogle ganske få fuldtidspersoner, som har en uddannelse og skal have en jobrettet indsats (i modsætning til uddannelseshjælpsmodtagerne, som skal have en uddannelsesrettet indsats). 17

90 Fordele ved 25-års-skel for unge på uddannelseshjælp: Ensartethed på tværs af de leverede ydelser fra Center for Unge under 25 år Ulemper ved 25-års-skel for unge på uddannelseshjælp (og derved fordele ved 30-års-skel: Et af målene med kontanthjælpsreformens opdeling i ydelserne uddannelseshjælp til alle årige uden erhvervsuddannelse og kontanthjælp til øvrige var at fremme et entydigt uddannelsesmål for alle i denne aldersgruppe, der ikke havde en uddannelse. Med en ren aldersopdeling ved 25 år kommer både Center for Unge og jobcenteret til at udføre parallel administration og indsats på uddannelsesområdet. Uddannelsesindsatsen for den samlede målgruppe under 30 år bliver således splittet op på to forvaltninger med de samme krav til viden om uddannelse. Fra januar maj 2014 var der 499 fuldtidspersoner på uddannelseshjælp i Frederikshavn Kommune. Heraf var de 167 fuldtidspersoner i alderen år, hvor ansvaret for den uddannelsesrettede indsats er placeret i jobcentret. Antallet af borgere mellem år kan blive så lille, at der skabes organisatorisk sårbarhed i jobcenteret. En sådan organisatorisk sårbarhed og fordeling kan i værste fald resultere i et uensartet serviceniveau for borgere under 25 år og mellem år på trods af, at de er underlagt samme lovgivning og mål om en uddannelsesrettet indsats. Ved at opdele den uddannelsesmæssige indsats på to forvaltninger indhøstes der ikke synergieffekter ved ensartet indsats og administration og et fælles vidensgrundlag om uddannelse. Aldersopdelingen af uddannelsesindsatsen på to forvaltninger vanskeliggør stordriftsfordele ved en fælles tilbudsvifte målrettet uddannelse til hele aldersgruppen. Alt andet lige vil det kræve højere grad af koordinering og administration at servicere to forvaltninger med tilbud målrettet uddannelse. Udfordringer for økonomistyringen ved nuværende arbejdsgange og redskaber: I de foretagne interviews udtrykker CFØ og Center for Unge enighed i forhold til vurderingen af de nuværende mangler i økonomistyringen. Dette vedrører særligt: Udfordringer med overblik på det sociale område: Både CFØ og Center for Unge tilkendegiver et manglende overblik på CPR-niveau med klar angivelse af aktiviteter for de enkelte borgere. Herunder hører pris på tilbud og ydelser, start- og slutdatoer, mellemkommunale forhold mv. Dette er særligt gældende for de årige, hvor det vil blive lettere at skabe det fornødne overblik, når et mere detaljeret budget bliver udarbejdet. 18

91 I CFØ gælder desuden det princip, at store usikkerheder på køb og salg af pladser gør, at der ikke lægges forudsætninger ind omkring fx stigninger i antallet af anbringelser mv. Der tages udgangspunkt i det eksisterende antal pladser, da en fremskrivning forventes at være udgiftsdrivende. Kontering og refusionsoverblik på arbejdsmarkedsområdet: På arbejdsmarkedsområdet har man fra CFØ s side et samarbejde med Center for Arbejdsmarked. Det oplyses dog, at dette samarbejde ikke på nuværende tidspunkt har ledt til et fast koncept for økonomistyring på området. Fra Center for Unge udtrykkes det, at man mangler noget viden om korrekt konteringspraksis samt viden om korrekt opgørelse af refusion vedrørende ydelserne på arbejdsmarkedsområdet. Samarbejdet med Center for Arbejdsmarked er for ganske nylig blevet udbredt til også at omfatte Center for Unge. Administrative medarbejdere fra Center for Unge har således afholdt møder med Center for Arbejdsmarked med henblik på opkvalificering i forhold til kontering og refusionspraksis. 5.3 OPSAMLING OG ANBEFALINGER Det er BDO s vurdering, at CFØ og Center for Unge befinder sig i en positiv udviklingsproces i vejen frem mod en forbedring af økonomistyringen. Dette omhandler særligt styringen og overblikket på det sociale område, hvor der arbejdes for at sikre bedre data og dermed hurtigere reaktionsmuligheder, men der eksisterer også et mere tværgående udviklingsfokus i Center for Unge - eksempelvis på automatisk fakturabetaling gennem B&V (som fremadrettet fx skal indskrives i kontrakter). Hvad angår arbejdsmarkedsområdet er det BDO s vurdering, at der i økonomistyringen bør være øget fokus på en række opmærksomhedspunkter for at kunne opnå mere valide data på området og agere hurtigere på udsving. Økonomistyring på det sociale område: På det sociale område har man fra CFØ s side stor erfaring fra samarbejdet med Center for Familie. Her har der siden 2010 været arbejdet intensivt med etablering af pris- og mængdestyring, overgang fra særskilte disponeringsregneark til systemstyring mv. Dette er et klart målbillede, hvad angår socialområdet i Center for Unge, da man for nuværende ikke her gør brug af disse redskaber. Center for Unge oplyser til BDO, at der er igangsat indsamling af information på borgerniveau blandt sagsbehandlerne. Dette vil blive samstemt med eksisterende lister og brugt til opdatering af B&V-systemet med henblik på at undgå arbejdet med parallelregistrering fremadrettet. BDO deler opfattelsen af målbilledet for den økonomiske styring vedrørende de sociale ydelser og vurderer, at CFØ og Center for Unge er i en positiv udvikling frem mod dette mål. 19

92 Økonomistyring på arbejdsmarkedsområdet: I relation til at definere et klart målbillede for god økonomistyring på arbejdsmarkedsområdet er det først og fremmest BDO s vurdering, at de primære målgrupper for ungeenheden i forhold til arbejdsmarkedsopgaver udgøres af: uddannelseshjælp (kontanthjælp for unge) og rehabilitering/ressourceforløb samt virksomhedsopgaverne. De øvrige opgaver er meget begrænsede i ressourcer. BDO anbefaler, at CFØ og Center for Unge fremadrettet har fokus på de særlige opmærksomhedspunkter, der er fremhævet nedenfor. Det skal bemærkes, at disse opmærksomhedspunkter er af generel karakter, og ikke er opstillet på baggrund af konstaterede mangler i forhold til Center for Unge. Visitationen: For de unge under 25 (30) år på uddannelseshjælp er der forskel på forsørgelsesydelsernes størrelse, afhængig af om de er uddannelsesparate eller aktivitetsparate. Udover udviklingen i antallet af unge er det vigtigt at have fokus på, hvordan fordelingen mellem uddannelsesparate og aktivitetsparate er sammenlignet med kommuner med samme rammevilkår. Det kan nævnes, at i Frederikshavn Kommune udgør andelen af uddannelsesparate fuldtidspersoner i alderen år i perioden januar maj, 2014, 31 %. Frederikshavn har den tredje laveste andel af uddannelsesparate i aldersgruppen år i klyngen. Til sammenligning har Aalborg, Vesthimmerland og Halsnæs Kommune alle en andel af uddannelsesparate på 64 %. Over 30 % flere af deres unge får således den lave forsørgelsesydelse. Kontering: Langt hovedparten af opgaverne er klassisk konto 6, men eksempelvis kan en del af virksomhedskonsulenternes arbejde konteres på konto 5, såfremt de udfører den virksomhedsrettede indsats som led i en aktiv indsats i et 32-tilbud, og de lovgivningsmæssige krav er opfyldt, herunder tidsregistreringer som dokumentation. 2 Dette vil udløse en 50 % driftsrefusion for lønudgiften. Det skal dog nævnes, at der ikke gives driftsrefusion for de første 24 måneder i 32 for de jobparate kontanthjælpsmodtagere under 25 år (30 år) og åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere. For de uddannelsesparate og aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere bibeholdes 50 % driftsrefusion i 32 forløb. 3 Refusioner ved aktivering: God økonomistyring i forhold til aktivering og refusion hænger nøje sammen med effekten af tilbuddene. Generelt er effekten for de virksomhedsrettede tilbud langt højere end hos andre tilbudstyper. Der gives højere forsørgelsesrefusion ved at få borgere i virksomhedsrettede tilbud. For de unge under 30 år er målet i henhold til loven uddannelse, hvis de ikke har en erhvervsuddannelse. En virksomhedsrettet indsats (praktik/løntilskud) for denne målgruppe er hensigtsmæssig at tilrettelægge i sammenspil med aktiviteterne i uddannelsespålægget eksempelvis afklarende praktik ift. uddannelsesvalg eller opkvalificerende praktik i overensstemmelse med uddannelsesmålet, Alt andet lige vil en øget virksomhedsindsats udløse en stigning i forsørgelsesrefusionerene fra 30 % til 50 % i de perioder, hvor den unge deltager i virksomhedsrettet indsats. Endvidere kan en virksomhedsrettet indsats kvalificere uddannelsesindsatsen. En øget anvendelse af virksomhedsindsatsen vil dog øge ressourceforbruget til virksomhedskonsulenter på konto 6. Fokus på tilbud for undermålgrupper: Der er for de unge et krav om ret og pligt tilbud for de forskellige undermålgrupper. For de unge på uddannelseshjælp gælder, at 2 Vejledning om kommunernes dokumentation af refusionsudgifter, februar Forudsat at udgiftsforbruget er inden for driftsloftet 20

93 de skal i deres første ret og pligt tilbud senest efter 1 måned og herefter kontinuerligt i tilbud med maksimalt 4 uger mellem hvert tilbud. Mål- og effektstyring: Mål- og effektstyring inden for økonomistyring på beskæftigelsesområdet er eksempelvis beskrevet i økonomiaftalen for 2015 og omhandler overordnet: o o At få nedbrudt målsætninger fra budget og beskæftigelsesplan til operationelle mål på medarbejderniveau, således at eksempelvis virksomhedskonsulenterne skal forholde sig til, hvor mange praktikker og løntilskud, de som gruppe skal etablere om måneden. Effektstyring på tilbud, hvor reglerne på området har klare intentioner i forhold til hvilke tilbud, der skal benyttes. På nuværende tidspunkt er tilbuddene på beskæftigelsesområdet koblet med forskellige statsrefusionssatser på forsørgelse og forskellige regler for driftsudgifter afhængig af målgrupperne. Derudover skal de enkelte tilbuds effekt indregnes i forhold til at opnå den fulde besparelse på forsørgelsesydelserne ved overgang til uddannelse eller arbejde. 6 VISITATIONSPRAKSIS OG SAGS- GENNEMGANG I det følgende vil den aktuelle visitationspraksis på Center for Unge blive beskrevet på baggrund af dels BDO s analyse af det eksisterende visitationsgrundlag, den foretagne sagsgennemgang samt det foretagne interview med de to afdelingsledere. BDO har gennemgået følgende materiale, der danner rammerne for den eksisterende visitationspraksis, med henblik på en vurdering af de eksisterende rammer for visitering af ydelser: Organisationsdiagram for Center for Unge Beskrivelse af procedure for overlevering af sager fra Familierådgivningen Vejledende retningslinjer for udgifter for anbragte unge år Serviceniveaubeskrivelser Kompetenceplan Anbringelsesgrundlag Ydelses- og kvalitetskatalog SAGSGENNEMGANG Vedrørende visitationsproceduren: I vurderingen af, hvorvidt visitationsproceduren følges, indgår, for så vidt angår børneområdet, tilstedeværelsen af en børnefaglig undersøgelse iht. servicelovens (SEL) 50 og en hand- 21

94 leplan iht. SEL 140, samt om anbringelsesgrundlaget vurderes at være til stede. Af de 6 børnesager omhandler de 5 anbringelser iht. SEL , og én sag omhandler anbringelse iht. SEL 76. Det betyder, at der i samtlige sager er krav om børnefaglig undersøgelse samt handleplan. Af de 6 børnesager har én sag en relevant 50-undersøgelse. Tre sager har en 140- handleplan, og anbringelsesgrundlaget vurderes at være til stede i fire sager. At en undersøgelse vurderes relevant er baseret på, om undersøgelsen er aktuel og peger i retning af den aktuelle foranstaltning. I vurderingen af, hvorvidt visitationsproceduren følges, indgår, for så vidt angår voksenområdet, tilstedeværelsen af en VUM-udredning, eller at oplysningsgrundlaget på anden måde vurderes at være tilstrækkeligt, samt om der forefindes en 141-handleplan. Endvidere hvorvidt der foreligger en misbrugsudredning i de sager, hvor det kræves. Af de 9 sager omhandler to sager støtte iht. SEL 85, tre sager omhandler tilbud iht. SEL 101 og fire sager omhandler tilbud iht. SEL 107. Det betyder, at der jf. den beskrevne visitationsprocedure bør foreligge VUM-udredning og handleplan i alle sager. Af det fremsendte materiale fremgår det, at der i ingen sager er en VUM-udredning, men i fem sager vurderer BDO, at oplysningsgrundlaget er tilstrækkeligt og tilvejebragt på anden vis. Der forefindes 141-handleplan i én sag. Vedrørende kompetenceplanen: Vurderingen af, hvorvidt kompetenceplanen følges på både børne- og voksenområdet, bygger på, om afgørelser følger kompetenceplanens angivelse af, at en afgørelse skal træffes af afdelingsleder/på drøftelsesmøde. Vurderingen er alene baseret på, om det fremgår af sagens akter. For voksenområdet drejer det sig om sagerne, der omhandler ydelser iht. SEL 101 og 107, og for børneområdet drejer det sig om alle sager. På børneområdet fremgår det i to sager, at sagen har været drøftet med afdelingsleder, og i to sager fremgår det af sagen, at den har været behandlet på drøftelsesmøde. Af de 7 sager på voksenområdet (9 sager minus de to sager, der omhandler 85-støtte), der omhandler ydelser efter 101 og 107, fremgår det ikke af det fremsendte, at nogen af sagerne er afgjort på drøftelsesmøde, men i fem sager fremgår det, at sagen er drøftet med afdelingsleder. Det skal dog bemærkes, at Center for Unge efter den foretagne sagsgennemgang har fremsendt særskilte referater fra de afholdte drøftelsesmøder til BDO. Heraf fremgår det, at 9 af de 15 sager har været behandlet på drøftelsesmøde, hvilket ikke fremgår af sagerne. Af disse referater fremgår det, uagtet at sagerne i forbindelse med et drøftelsesmøde ikke er oplyst med undersøgelse og handleplan som påkrævet, at der i en stor del af sagerne har fundet relevante overvejelser sted vedrørende såvel formål med og tidsperspektiv for indsatsen. Dog ses der generelt ikke at indgå overvejelser om alternative foranstaltninger til det indstillede. Af de 17 sager, der har været behandlet på drøftelsesmøder, er to blevet afvist. Tre var afgjort administrativt på forhånd af en leder. 22

95 BDO har endvidere i sagsgennemgangen forholdt sig til, om sagen følges løbende med henblik på at sikre, at hjælpen opfylder sit formål. Det er gennemgående for alle sager, at de følges, og at der følges op på indsatserne, hvor det kræves. I en del af sagerne var indsatsen netop påbegyndt ved BDO s sagsgennemgang, og derfor var det ikke relevant at forholde sig til opfølgningsaspektet. Sammenfatning af resultaterne fra sagsgennemgangen: De nedenstående tabeller sammenfatter resultaterne fra sagsgennemgangen på hhv. børneog voksenområdet. Tabel Sagsgennemgangen ift. servicelovens kap. IV Alder Ydelse Følges visitationsproceduren Følges kompetenceplanen Opfølgning Anbringelsesgrundlaget Afdelingsleder Drøftelsesmøde UA UA UA I alt Alle OK Note: + indikerer, at dette er til stede i sagen, - indikerer, at dette ikke er til stede i sagen, UA betyder uaktuelt. 23

96 Tabel Sagsgennemgangen ift. servicelovens kap. V Alder Ydelse Følges visitationsproceduren Følges kompetenceplanen Opfølgning Misbrugs- udredning VUM Handle- plan Egen kompetence Afdelingsledere Drøftelsesmøde UA -/OK UA -/OK - + UA /OK UA -/OK UA UA UA -/OK I alt Alle OK 5 1 OK 5 Ingen Alle OK Note: + indikerer, at dette er til stede i sagen, - indikerer, at dette ikke er til stede i sagen, -/OK betyder, at der ikke er VUM, men at der er et acceptabelt oplysningsgrundlag, UA betyder uaktuelt. 6.2 INTERVIEW MED AFDELINGSLEDERE I interviewet med de to afdelingsledere på Center for Unge oplyses det til BDO, at tiden frem til nu har været præget af en turbulent start på centerets etablering, hvor ledelsens fokus har været på at få styr på basisdriften, herunder de fysiske rammer, den interne organisering af opgaveløsningen samt håndtering af akutte sager. Ledelsen oplyser yderligere, at der i opstartsperioden har været brugt meget tid på sagsoverdragelsen til Center for Unge. Ledelsen beskriver, hvordan de samtidig har været travlt beskæftiget med en del personalemæssige udfordringer, og desuden har anvendt en del tid på at kompetenceudvikle medarbejdere til at kunne håndtere opgaverne. Endvidere har det været nødvendigt undervejs at foretage en omstrukturering fra tværfaglige til monofaglige teams for at sikre, at kompetencerne anvendes hensigtsmæssigt. 24

97 Ledelsen på centeret giver udtryk for at være meget optaget af den socialfaglige del af opgaveløsningen og på etableringen af en fælles ungefaglighed, herunder den faglige tilgang til borgere med misbrugsproblematikker. Ledelsen tilkendegiver desuden at være bevidst om, at man på nuværende tidspunkt ikke i tilstrækkelig grad lever op til de besluttede visitationsprocedurer og kravene til sagsoplysning i den forbindelse, og at årsagen hertil naturligt kan henføres til de mangeartede udfordringer i forbindelse med den praktiske etablering af Center for Unge. Denne meget væsentlige del af den ledelsesmæssige opgave synes ifølge det oplyste endvidere at have været påvirket af, at ledelsen oplever, at den foretagne budgettering på få poster har vanskeliggjort det økonomiske overblik (jf. afsnit 4 samt 5.1 ovenfor). 6.3 OPSAMLING OG ANBEFALINGER Visitationsgrundlag: Det er BDO s vurdering, at det tilgængelige materiale i forhold til serviceniveaubeskrivelser, anbringelsesgrundlag og visitationsprocedurer mv. er fyldestgørende og relevant samt potentielt giver de fornødne rammer for at praktisere en fornuftig faglig styring af området. Der synes således ikke umiddelbart at være behov for revidering af materialet. BDO vurderer dog samtidig, at serviceniveaubeskrivelser og anbringelsesgrundlag mv. endnu ikke er implementeret i tilstrækkelig grad i Center for Unge, hvorfor det ikke ses brugt aktivt i vurderingen af behovet for indsatser i sagerne. Sagsgennemgang: Gennemgangen af de 15 sager viser, at der i det skriftlige materiale, der er fremsendt, generelt ikke ses, at visitationsproceduren og kompetenceplanen følges i sagsbehandlingen. For de sager, hvor opfølgning har været påkrævet, vurderer BDO, at kvaliteten af opfølgningen i nogle af sagerne kan optimeres. Her tænkes især på de sager, hvor der ikke foreligger en handleplan, eller sager, hvor der ikke er et tidsperspektiv for indsatsen. Endvidere er det BDO s vurdering, at der i en del sager med fordel kunne beskrives mål for indsatsen, som kunne medvirke til at tydeliggøre, hvad der forventes af en indsats. Hermed kan målene anvendes som et redskab til at vurdere, hvornår indsatsen har opfyldt sit formål. BDO s samlede vurdering på baggrund af sagsgennemgangen er således, at den vedtagne visitationsprocedure ikke bliver fulgt i tilstrækkelig grad. Det materiale, der er besluttet skal være tilgængeligt i forbindelse med visitationen, ses kun i begrænset omfang at være til stede. Endvidere vurderes det, at der ikke i tilstrækkelig grad er fokus på indsatsens forventede varighed samt mål og delmål med foranstaltningen. 25

98 Ledelsesmæssigt fokus og styring: Det er BDO s vurdering, at man i ledelsen er fuldt ud bekendt med såvel serviceniveaubeskrivelser som anbringelsesgrundlag, visitationsprocedurer mv. samt betydningen heraf i en styringsmæssig kontekst, samt at der arbejdes målrettet på at få etableret en solid og hensigtsmæssig faglig og økonomisk styring af området. Det er samtidig BDO s vurdering, at ledelsen har et stærkt fokus på at få etableret en fælles ungefaglighed, helt i tråd med det oprindelige kommissorium for Center for Unge. Særligt synes der at være fokus på indsatsen over for borgere med misbrugsproblematikker, og det forventes, at denne indsats ligger inden for rammerne af de afsatte budgetmidler til formålet. Med udgangspunkt i det oplyste er det endvidere BDO s vurdering, at forudsætningerne for at praktisere en sikker styring af området har været udfordret af de mangeartede problemstillinger i forbindelse med etablering af Center for Unge. Dette omfatter særligt, at budgettering for centeret har været foretaget på få poster, hvilket har vanskeliggjort mulighederne for økonomisk styring (jf. også afsnit 5.1 ovenfor). På trods af de mange udfordringer er det BDO s vurdering, at ledelsen ved, hvor de skal hen, og er godt på vej, men at man med fordel kan overveje igangsættelse af yderligere initiativer, der kan støtte op omkring etableringen af en optimal styringspraksis. BDO s anbefalinger: Som opsamling på sagsgennemgangen og analysen af visitationspraksis anbefaler BDO: At der udarbejdes en detaljeret plan for implementering af serviceniveaubeskrivelser, anbringelsesgrundlag og visitationsprocedurer på en måde, der sikrer ejerskab hos medarbejderne og understøtter, at faglighed og økonomi går hånd i hånd. At der udarbejdes en detaljeret plan for indhentelse af efterslæbet i sagerne, der ressourcemæssigt tager højde for, at der samtidig skal kunne praktiseres sikker drift. At der sker en afstemning af de faglige initiativer og det faglige fokus i forhold til de budgetmæssige forudsætninger. At der sker en opstramning i forhold til efterlevelse af visitationspraksis og kompetenceplan således, at disse fastholdes og prioriteres ledelsesmæssigt som et fagligt og økonomisk styringsværktøj. At der etableres et fagligt ledelsestilsyn. At det overvejes at tilbyde ledelsessparring i forhold til at fastholde fokus i en turbulent hverdag. 26

99 Bilag: 5.1. Indskrevne børn i dagtilbud ultimo aug 2014.pdf Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

100 Antal børn pr. institution august 2014 Dagplejepladser Norm. Jan Feb. Mar. Apr. Maj Juni Juli Aug Sept. Okt. Nov. Dec. årssnit Kommunal Dagpleje Privat Pasning Total Vuggestuerpladser Norm. Jan Feb. Mar. Apr. Maj Juni Juli Aug Sept. Okt. Nov. Dec. årssnit Fyrtårnet Vuggestuen Regnbuen Trindelvej Vuggestue Frederikshavn Vest Børnehuset Mælkevejen Frederikshavn syd Børnehuset Pilekvisten Børnehuset "Hånbæk" Børneneshus Lærkereden Frederikshavn nord Børnehuset Spiren Sæby Børnehuset Sæbygårdvej Børnegården Østervrå Bødkergården Total

101 Børnehaverpladser Skagen Norm. Jan Feb. Mar. Apr. Maj Juni Juli Aug Sept. Okt. Nov. Dec. Fyrtårnet (Skagen by) Børnehaven Mattisborgen Trindelvej Børnehave Børnehaven Fyrrekrat Pilekrattet Aalbæk Børnehave Total Fyrtårnet Skagen Frederikshavn by Frederikshavn vest Børnehuset Mælkevejen Børnehaven Øster Dahl Landbørnehaven Frederikshavn syd Børnehuset Pilekvisten Børnehuset Hånbæk Børnehaven Bølgen Børnehuset Bangsbo Skovbørnehave Børneneshus Lærkereden Frederikshavn nord Abildgård børnehave Spiloppen Børnehaven Stjernen Tangloppen Børnehuset Spiren Frederikshavn selvejende Den lille børnehave Humlebien Total Frederikshavn by

102 Sæby by Norm. Jan Feb. Mar. Apr. Maj Juni Juli Aug Sept. Okt. Nov. Dec. Sæby I Børnehuset Sæbygaardvej Børnehaven Brolæggervej Børnegården Børnehuset Sættravej Sæby selvejende Idrætsbørnehaven Bispevang Total Sæby Opland Opland kommunal Frederikshavn Nord Børnehuset Mariehøne Børnehaven Havblik Strandby Børnehave Andedammen Frederikshavn Vest Børnehuset Troldehøj Sæby I Dybvad Børnehave Hørby Børnehus Opland selvejende, pulje og samdrift Voerså Børnehave Kernehuset Bødkergården Thorshøj Børnehus Total opland Total alle børnehaver

103 Fritidshjemspladser Norm. Jan Feb. Mar. Apr. Maj Juni Juli Aug Sept. Okt. Nov. Dec. Andedammens Fritidshjem Bødkergården - Fritidshjem Thorshøj Børnehus - Fritidshje Total Klubpladser Andedammens Fritidsklub Thorshøj Børnehus - Klubben Bødkergården - Klubben Total Specialgruppepladser Bødkergårdens specialgruppe Abildgårds specialgruppe Tangloppen obs gruppe Total

104 Bilag: 6.1. Pdf. Opdateret Beredskabsplan oktober 2014.pdf Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

105 Beredskab til forebyggelse, tidlig opsporing og behandling af overgreb mod børn og unge opdateret oktober 2014 Dok Frederikshavn Kommunes beredskab til forebyggelse, tidlig opsporing og behandling af overgreb mod børn og unge består af forskellige elementer, som kort skitseres nedenfor. Visse af tiltagene er yderligere beskrevet i selvstændigt materiale, som fremgår af bilag. Familien i Centrum Visitationen Familien i Centrum er den tværfaglige samarbejdsmodel på børne- og ungeområdet, hvor der arbejdes med opsporing, forebyggelse og tidlig indsats i forhold til alle bekymringer der kan opstå hos fagfolk i forhold til kommunens børn og unge. Alle skoler, dagtilbud og dagplejen er eksempelvis koblet på tværfaglige teams, hvor der kan arbejdes såvel konsultativt som direkte med familierne. Dette samarbejde kan således være et forum til tidlig opsporing af overgreb. I Familierådgivningen er der oprettet en særskilt Visitation som tager sig af de første henvendelser og yder råd og vejledning til såvel familier som fagfolk i organisationen. Visitationen er således en vigtig enhed i forhold til forebyggelse og tidlig opsporing af overgreb. Visitationen kan kontaktes på tlf; Behandling af underretninger Som et led i overgrebspakken, jf. Servicelovens 155 stk. 2, skal alle underretninger håndteres og vurderes indenfor 24 timer pr. 1. oktober. På kan der underrettes digitalt via selvbetjeningsløsning, og det er denne funktion, der følges op på indenfor 24 timer året rundt. Visitationen håndterer underretninger i dagtimerne og den sociale vagt håndterer underretninger udenfor almindelig åbningstid. Herudover registreres alle underretninger i visitationen og medarbejdere fra visitationen indgår i den lovpligtige genvurdering ift. underretninger, der indgår i allerede eksisterende sager. Den sociale vagt En vagtordning, hvor 4 socialrådgivere på skift har døgnvagt, således at Familierådgivningen kan kontaktes alle dage i året, døgnets 24 timer. Vagtordningen træder således i kraft udenfor Familierådgivningens almindelige åbningstid. Kontakten til vagten går via politiet som kontaktes på 114 hvorefter der bedes om den sociale døgnvagt.. Omsorgsgruppen Omsorgsgruppen er en tværfaglig gruppe, der består af medarbejdere fra Familierådgivningen, PPA (Pædagogisk, Psykologisk Afdeling) og Sundhedstjenesten. Gruppen er en specialiseret enhed ift. håndtering af sager der vedrører overgreb (seksuelle). Formålet med omsorgsgruppen er: - At øge kendskabet til problemstillinger knyttet til seksuelle overgreb mod børn, blandt andet via temadage. - At yde konsulentbistand i aktuelle sager, f.eks. rådgivning, forslag til handlemuligheder, supervision, opfølgning og evaluering. - At udarbejde procedurer for sagsgang, idet en på forhånd aftalt fast struktur for sager omhandlende seksuelle overgreb vil fremme handlemuligheder for at der i løbet af kort tid kan Side 1 af 2

106 formidles hjælp til det enkelte barn og familien. Akut psykolog-funktion Der er indgået aftale med Falck om akut psykologfunktion i weekender og helligdage til akut krisehjælp i forbindelse med sager om overgreb. Hjælpen rekvireres efter en konkret vurdering via den social døgnvagt og med ledelsesinvolvering. Beredskab ved beskyldninger om overgreb begået af ansatte Som led i det samlede beredskab er også udarbejdet særskilt beredskabsplan for håndtering af beskyldninger om overgreb begået af ansatte. Samarbejde med Børnehus Nord Konsulentbistand fra SISO (Det nationale videnscenter for sociale indsatser ved seksuelle overgreb og fysisk/psykisk vold mod børn). En del af Overgrebspakken er oprettelse af Børnehuse, jf. Servicelovens 50a. Frederikshavn Kommune har indgået aftale med Børnehus Nord som geografisk er placeret i Aalborg. Samarbejdsaftalen er udarbejdet. Frederikshavn Kommune har tidligere modtaget anbefalinger fra SISO ift. tilrettelæggelse af det kommunale beredskab, ligesom SISO også bidrager til arbejdet med uddannelse og opkvalificering af personalet via temadage mv. Dette samarbejde er også en del af det samlede beredskab fremadrettet, Behandling Den konkrete behandling tages der stilling til i den enkelte sag og på baggrund af den udarbejdede 50 undersøgelse. Servicelovens bestemmelser danner rammen for de forskellige typer af behandling der kan iværksættes. Der kan afhængig af den enkelte sag være tale om forskellige typer støtte og behandling af ambulant eller døgndækkende karakter. Side 2 af 2

107 Bilag: 7.1. Udkast til Styringsaftalen 2015.pdf Udvalg: Børne- og Ungdomsudvalget Mødedato: 02. oktober Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

108 KKR NORDJYLLAND 1. januar Udkast til Styringsaftale 2015 Styringsaftalen er en del af den samlede rammeaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning. Rammeaftalen omfatter de nordjyske kommuner og Region Nordjylland