Grundlag for god ledelse af Akademisk Boldklub. 1. Indledning. 2. God ledelse

Transkript

1 Grundlag for god ledelse af Akademisk Boldklub 1. Indledning Klubben følger de til enhver tid gældende love for Akademisk Boldklub (p.t. love af d. 11. marts 2012). I tilslutning, og for at skabe grundlag for at hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne kan udøve en god ledelse af Akademisk Boldklubs samlede virksomhed, suppleres lovene herved med en forpligtende beskrivelse af god ledelse i klubben og en Code of Conduct, samt en traditionel forretningsorden for arbejdet i hovedbestyrelsen. Sidstnævnte beskriver hovedbestyrelsens møderække med bl.a. formalia omkring mødeindkaldelser og referater. 2. God ledelse Specialforbundenes bestyrelser har med udgangspunkt i DIF s love 6, stk. 1, nr. 1, der blev vedtaget på Danmarks Idræts-Forbunds Årsmøde d. 8. maj 2010, tiltrådt en række bindende bestemmelser for god ledelse, der også giver god mening på klubniveau: Der er åbenhed og gennemsigtighed i bestyrelsesarbejdet, hvor bestyrelsen 1 løbende kommunikerer beslutninger til medlemskredsen m.fl. Der er åbenhed og gennemskuelighed i klubbens økonomiske forvaltning og i regnskabsaflæggelsen, herunder er ansvaret herfor forankret i bestyrelsen, og budgetter og regnskaber er offentligt tilgængelige. Bestyrelsen sørger for at klubbens medlemmer, Gladsaxe Kommune, Nordea og FIH får belyst klubbens økonomiske forhold, og i visse situationer kan bestyrelsen proaktivt informere om økonomiske forhold. Klubben følger bestemmelserne i den til enhver tid gældende regnskabs- og revisionsinstruks. Hovedbestyrelsen drøfter og vedtager med passende mellemrum visioner, strategier og politikker gældende for AB som klub. Udviklingsarbejdet sker under inddragelse af de sportslige afdelinger. Hovedbestyrelsen præsenterer principielle ændringer for generalforsamlingen forud for iværksættelse, og i vidtgående tilfælde lader generalforsamlingen vedtage eller forkaste de af hovedbestyrelsen foreslåede ændringer. Bestyrelsen udarbejder en Code of Conduct for bestyrelsesarbejdet, som offentliggøres over for klubbens medlemmer ved publicering på klubbens hjemmeside. Hovedbestyrelsen nedfælder principperne for opgave- og rollefordelingen mellem hovedbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne og den professionelle organisation, idet hovedbestyrelsen drøfter opgavefordelingen og samarbejdsformen med klubbens forretningsfører minimum én gang om året. I drøftelserne indgår AB s personalehåndbog, der principgodkendes af hovedbestyrelsen. Hovedbestyrelsen er ansvarlig for at generalforsamlingen får optimal mulighed for at udføre sine kontrolfunktioner over for hovedbestyrelsen. Herunder adgang til referater af møder i Hovedbestyrelsen og Forretningsudvalget, samt adgang til klubbens budgetter og regnskaber. Den samme person må ikke bestride både en bestyrelsespost og være ansat som medarbejder i klubben. Anden form for interessesammenfald skal som minimum oplyses og i videst muligt omfang undgås. Et bestyrelsesmedlem kan modtage midlertidigt vederlag i forbindelse med eventuel løsning af et specifikt projekt. 1 Når benævnelsen bestyrelsen anvendes i dette dokument, er det udtryk for en indsats eller en aktivitet, der er tiltænkt at ske i både hovedbestyrelsen og i afdelingsbestyrelserne.

2 Bestyrelsen er indstillet på at være repræsenteret på relevante specialforbunds/unioners samt FIG s årsmøder, medmindre helt særlige grunde forhindrer dette. Hovedbestyrelsen sikrer, at klubben overholder alle omstående bestemmelser, og regler i øvrigt i henhold til specialforbundenes/unionernes love, for dermed at sikre tillid til klubbens, dansk idræts og den frivillige foreningsverdens troværdighed. 3. Code of Conduct Formålet med at formulere et Code of Conduct er, at beskrive et sæt leveregler for god individuel og kollektiv bestyrelsespraksis i Akademisk Boldklub. Reglerne skal efterleves af hovedbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne, den daglige ledelse og medarbejdere, og vi forudsætter også, at vores forretnings- og samarbejdspartnere respekterer dem. Som bestyrelsesmedlem i Akademisk Boldklub er det god skik, at: Der foretages en forventningsafstemning og introduktion til bestyrelsesarbejdet i Akademisk Boldklub mellem bestyrelsesformanden og nye bestyrelsesmedlemmer, både i hovedbestyrelse og afdelinger. Bestyrelsens medlemmer er afklaret på egne og andres roller, ansvar og kompetence i forhold til den samlede bestyrelse, og de strategiske og politiske opgaver som bestyrelsen skal løse. Det enkelte bestyrelsesmedlem løser sine opgaver med rettidigt omhu, som skal forstås generelt som overholdelse af aftaler, beslutsomhed, forudseenhed, samt opgaveløsning til tiden og efter aftalte kriterier afstemt med modtagerens forventninger. Kommunikationen er anerkendende, og hvor det enkelte bestyrelsesmedlem tilstræber at se, høre og forstå sine bestyrelseskollegaer. Tonen mellem bestyrelsesmedlemmerne er konstruktiv, problemløsende, målrettet og humørfyldt. Bestyrelsen tager diskussionen indadtil, og bakker trufne beslutninger loyalt op udadtil. Ved behov for forklaring af en given beslutning til sit bagland, som det pgl. bestyrelsesmedlem har været uenig i, består loyaliteten i, loyalt at gengive de hovedargumenter, der har ført til beslutningen (flertalsbeslutning). Bestyrelsen er tilgængelig i forhold til hinanden og til samarbejdspartnere. Tilgængelighed betyder at bestyrelsesmedlemmer besvarer s og telefonopkald, deltager i bestyrelsesmøder og løser gensidigt aftalte opgaver mellem bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen møder altid velforberedt op til bestyrelsesmøderne, og bidrager aktivt med de ressourcer det enkelte bestyrelsesmedlem besidder. Bestyrelsen arbejder mellem bestyrelsesmøderne med de opgaver, som det enkelte bestyrelsesmedlem har påtaget sig. Der foregår en løbende gensidig og relevant information mellem bestyrelsesmedlemmerne. Uddrag af det almene lovgrundlag relateret til god ledelse og Code of Conduct fremgår af bilag 1. 2

3 4. Forretningsorden for Akademisk Boldklubs hovedbestyrelse Gældende for perioden november 2012 marts Formål Forretningsordenen har til formål at sikre en god og retfærdig afvikling af møderne i Akademisk Boldklubs hovedbestyrelse. Den er en vigtig del af grundlaget for en forsvarlig ledelse af klubben. 2 Mødekalender Årets møder bliver fastlagt en gang om året. Det sker på et kort hovedbestyrelsesmøde, der gennemføres i forlængelse af generalforsamlingen. Mødekalenderen udarbejdes under hensyntagen til klubbens love og hovedbestyrelsens tidslinje, samt ønsket om størst muligt fremmøde, især til det årlige udviklingsseminar. 3 Indkaldelse til hovedbestyrelsesmøder Indkaldelse sker mindst 2 uger før mødet med informationer om starttidspunkt og mødested. Sammen med indkaldelsen udsendes et udkast til dagsorden for mødet. Bilag, der indgår som beslutningsgrundlag, udsendes senest 3 dage inden mødet. 4 Dagsorden Møderne i hovedbestyrelsen bygges op med følgende generelle punkter på dagsordenen: 0) Godkendelse af dagsorden og bilag. 1) Opfølgende bemærkninger til det i forvejen godkendte referat af seneste møde. 2) Opfølgning på sager behandlet i forretningsudvalget. 3) Behandling af beslutningssager. 4) Sager til drøftelse, herunder giver afdelingsformændene status på afdelingens sportslige resul-tater, frivillige og økonomi. 5) Bemærkninger til det udsendte orienteringsmateriale. 6) Orientering fra driften/kontoret, herunder den forretningsmæssige udvikling. 7) Eventuelt, herunder hvem som deltager i hvilke møder/aktiviteter inden næste møde. 8) Er næste mødedato OK? 5 Sager Alle hovedbestyrelsesmedlemmer har ret til at bringe punkter op på hovedbestyrelsesmødernes dagsorden. Sager, der forventes behandlet på et hovedbestyrelsesmøde, skal sættes på dagsordenen senest 3 dage før mødet indeholdende en kort sagsbeskrivelse. Hvis et flertal af de tilstedeværende hovedbestyrelsesmedlemmer accepterer det, kan punkter - i særligt presserende tilfælde - sættes på dagsordenen umiddelbart inden mødestart, herunder accepteres også nye udleverings-bilag. 6 Referater Referat ledsaget af en opfølgningsliste udsendes til hovedbestyrelsen til kommentering og godkendelse senest en uge efter det enkelte hovedbestyrelsesmøde. Referatet gøres efter godkendelsen tilgængeligt på klubbens hjemmeside (evt. med et fortroligt tillæg kun til hovedbestyrelsesmedlemmerne). 7 Tavshedspligt Der er tavshedspligt i personsager. Desuden kan hovedbestyrelsen pålægge sig selv tavshedspligt i andre sager. 3

4 8 Årsplan I bilag 2 er nævnt eksempler på de hovedpunkter, som vil dukke op til behandling på møderne i dette bestyrelsesår, perioden november 2012 marts Fra og med bestyrelsesåret 2013/14 udarbejdes der en årsplan gældende for hele bestyrelsesåret. 4

5 Bilag 1 Uddrag af det almene lovgrundlag relateret til god ledelse og Code of Conduct Diskrimination Direkte eller indirekte diskrimination ved ansættelse, beskæftigelse eller medlemskab på grund af race, hudfarve, køn, sprog, religion, politisk eller anden overbevisning, alder, nationalitet, social eller etnisk baggrund, formueforhold, seksuel orientering, herkomst eller anden status er ikke tilladt. Korruption og bestikkelse Bestikkelse må ikke tilbydes, loves, gives, accepteres, tolereres, kræves eller bevidst drages fordel af. Love, bestemmelser og internationale konventioner Det er et grundlæggende krav, at vi handler inden for rammerne af gældende lovgivning og internationale konventioner. Vi respekterer og overholder konkurrenceregler, miljølovgivning, arbejdsmarkedslovgivning, aftaler og sikkerhedskrav eller andre bestemmelser, der udstikker rammerne for vores aktiviteter. Bestyrelsesmedlemmer må ikke deltage i aktiviteter, der kan føre til interessekonflikt, og de må heller ikke udnytte forbindelser med forretningspartnere til personlig vinding. Dette omfatter at give eller modtage personlige gaver, at yde eller modtage tjenester, der overstiger en fastsat værdi (500,- dkk), eller at deltage i repræsentation ud over normal forretningsvirksomhed. Der må heller ikke stilles krav om eller afgives nogen form for løfter i forbindelse med at give eller modtage gaver. Alt under hensyntagen til at der er tale om frivilligt arbejde. 5

6 Bilag 2 Hovedbestyrelsen - eksempelvis: Møde 29. november 2012 (aftenmøde): Behandler God ledelse, Code of Conduct og en forretningsordenen med datoer i en møderække for den resterende del af bestyrelsesåret. Behandler AB s Politik vedr. seksuelle krænkelser. Godkender et rammebudget for det kommende kalenderår. Møde 10. december 2012 (aftenmøde): Vedtager AB s Politik vedr. seksuelle krænkelser. Godkender en overordnet ansvarsfordeling og kalenderplan for hovedaktiviteterne i jubilæumsåret. Afklarer mulighederne for egenfinansiering som en del af kunstgræsprojektet. Vedtager evt. deltagelse i integrationsprojekt. Udviklingsseminar januar 2013: Beskriver mission og visioner for AB som klub. Viderebehandler de tidligere opstillede værdier for klubben og dens medlemmer. Indleder behandling af et oplæg til strategier, mål, nøgleaktiviteter og budgetoverslag for en 4-6 årig periode. Møde februar 2013 (aftenmøde) Godkender årsregnskabet. Forbereder generalforsamlingen: Sikrer at der er kandidater til de valgbare poster på generalforsamlingen. Godkender en version af mission, vision og værdier, der kan præsenteres for generalforsamlingen. Beslutter indhold og form af eventuelt øvrige aktiviteter i tilslutning til generalforsamlingen. Godkender en personalehåndbog gældende for de ansatte medarbejdere. Godkender iværksættelse af konvertering af hjemmeside til ny platform. Generalforsamling 12. marts 2013 (aftenmøde) Det forventes at hovedbestyrelsesmedlemmerne deltager i generalforsamlingen med efterfølgende let spisning med æresmedlemmer og et kort bestyrelsesmøde, hvor eneste punkter på dagsordenen er godkendelse af forretningsordenen og mødekalenderen for bestyrelsesåret , samt nedsættelsen af halfordelingsudvalget. 6

7 Forretningsudvalget - eksempelvis: Møde november 2012: Behandler budget for det kommende kalenderår, herunder større anlægs- og materielinvesteringer. Møde ultimo januar 2013: Gennemgår det foreløbige årsregnskab. Godkender en regnskabs- og revisionsinstruks. Behandler et oplæg til personalehåndbog mhp. indhentning af HB s godkendelse. Møde februar 2013: Gennemgår det endelige årsregnskab og den samlede årsrapport. Vedtaget af Akademisk Boldklubs hovedbestyrelse den 10. december