FAQ: EndNote. Videncentret OUH, Odense Universitetshospital og Svendborg Sygehus Sdr. Boulevard 29, indgang Odense C

Transkript

1 FAQ: EndNote Indholdsfortegnelse Korporationer som forfatter... 2 Tilføjelse af sidetal til enkeltreferencer:... 3 Import og eksport af referencer mellem PURE og Endnote... 4 Import af styles... 8 Fjernelse af det store indryk i Vancouver style... 9 Linjeafstand i referencelisten Referencetype: hjemmeside Referencetype: del af hjemmeside Databaser med filtre/import options Databaser uden filtre/import options Installation af EndNote X7/X8 på Mac Import af termlister Når EndNote forsøger at finde referencer i alle parenteser Inddeling af referencer i forskellige typer EndNote Web Fletning af flere Word dokumenter med Endnote referencer Deling af EndNote bibliotek i Dropbox... 25

2 Korporationer som forfatter Er der tale om en korporation, hvor man ikke ønsker, at EndNote genererer fornavn og efternavn ud fra korporationens navn, sættes et komma til sidst efter korporationens navn. Det ser således ud i referencen i EndNote: Indenrigs- og Socialministeriet, Er der et komma i korporationens navn, der skal vises uden at generere initialer som ved en forfatter, gøres det således: Der indsættes dobbelt komma. Referencen ser således ud i EndNote: Indenrigs-,, Skole og Socialministeriet

3 Tilføjelse af sidetal til enkeltreferencer: Referencen, der skal tilføjes eksempelvis sidetal skal markeres. Derefter klik på Edit & Manage citation(s) I den fremkomne boks skrives sidetallet i Suffix-feltet og der klikkes OK. Referencen er nu forsynet med et sidetal.

4 Import og eksport af referencer mellem PURE og Endnote Eksporter referencer fra PURE og importer i dem EndNote Søg dine referencer frem i PURE og gem filen i RIS format. I EndNote kan du nu importere filen på normal vis. Se her, hvordan det ser ud i PURE:

5 Eksport af referencer fra EndNote og import af samme til PURE Du kan uploade af referencer fra Endnote til Pure. Først vælger du at indberette ny publikation og derefter kan du vælge at importere fra en fil se her: Klik på Ny Du vælger derefter format til filen: Nu kan du importere filen.

6 Husk, at når du eksporterer din fil i EndNote skal du vælge Refman(RIS) - formatet PURE kan læse. Det ser således ud i EndNote: Vær opmærksom på at du også kan importere referencer til PURE fra Pubmed og arxiv (du kan f.eks. søge på PMID numre).

7

8 Import af styles Hvis du skal anvende en Style som ikke er på listen, vælger du i EndNote Edit og derefter Output Styles. Klik på Open Style Manager. Herefter klikker du på Get more on the web. Søg det ønskede tidsskrift og style frem, klik på Download og vælg Gem som. Gem det downloadede i dit eget EndNote bibliotek, som f.eks. kunne se således ud: C:\Users\<xxx>\Documents\EndNote\Styles Hvis du gemmer den i dit eget bibliotek, så er du sikker på at du ikke mister stylen ved opdateringer eller genetablering af EndNote. Derefter kan du skifte til denne style både i Endnote og i Word.

9 Fjernelse af det store indryk i Vancouver style I EndNote vælger du Outputs Styles og derefter Open Style Manager. Vælg den rigtig style og klik på Edit Under overskriften Bibliography vælger du Layout. I den højre side, markeres mellemrummene til højre for bibliography number. Fjern TAB pilen og lav et mellemrum på tastaturet. Derefter gemmer du og giv den et navn. Nu kan du i Word vælge denne nye style. Du kan også vælge at bibeholde det store indryk, så referencerne i hele afsnittet står med et stort mellemrum. Her skal TAB pilen blive, og sæt Hånging Ident. Til All

10 Linjeafstand i referencelisten Hvis man vil have en anden linjeafstand mellem referencerne i litteraturlisten, skal man klikke på Edit & Manage Citation(s) og klikke på Tools, Format Bibliography og derefter Layout. Her sættes Line spacing til Single eller Double.

11 Referencetype: hjemmeside En hel hjemmeside registreres med følgende oplysninger i disse felter: Reference Type: Web Page Record Number: 35 Author: Johannessen, Terje Schroeder, Torben V. Year: 2012 Title: Sundhed på nettet Lægehåndbogen [Internet] Publisher: Danske Regioner Access Year: 2012 Access Date: Mar 12 Last Update Date: 2012 Jan 12 URL: Så kommer referencen til at se således ud I Vancouver: Johannessen T, Schroeder TV. Lægehåndbogen [Internet]. Danske Regioner; 2009 [updated 2012 jan 12; cited feb]; Available from: Ønsker du at erstatte semikolon efter dato for citatet gøres det således: I EndNote vælger du Output styles og derefter Open Style Manager. Vælg den rigtig style og klik på Edit

12 Under Bibliography og dernæst Templates kan du rette semikolon til punktum. Gem derefter din style under et givent navn og du vil nu kunne anvende den nye style i Word.

13 Referencetype: del af hjemmeside En del af en hjemmeside registreres med følgende oplysninger i disse felter: Reference Type: Web Page Record Number: 35 Author: Johannessen, Terje Schroeder, Torben V. Year: 2012 Title: Sundhed på nettet Lægehåndbogen [Internet] Publisher: Danske Regioner Access Year: 2012 Access Date: Mar 12 Description: Ondt i ryggen; [ca. 2 sider Last Update Date: 2012 Jan 12 URL: Det resulterer i Vancouver style i følgende reference: Johannessen T, Schroeder TV. Lægehåndbogen [Internet]. Danske Regioner; 2009 [updated 2012 jan 1; cited 2012 jan 3]; Ondt i ryggen [2 sider]. Available from: Ønsker du at erstatte semikolon efter dato for citatet gøres det således: I EndNote vælger du Output Styles og derefter Open Style Manager. Vælg den rigtige Style og klik på Edit

14 Under Bibliography og dernæst Templates kan du rette semikolon til punktum. Gem derefter din Style under et givent navn og du vil nu kunne anvende den nye Style i Word.

15 Databaser med filtre/import options Pubmed: Mårkerede referencer kån sendes til Citåtion månåger. Filen kån derefter åbnes eller hentes ind viå Import > File og Import Option skal være PubMed (NLM). Skål du overføre mere end 200 referencer skål du sende til File og vælge formåtet Medline. Filen åbnes / hentes på samme måde. Bibliotek.dk: Søg og marker bog- eller tidsskrifttitlen og klik på Downloåd i RIS-format til EndNote og gem filen. Hvis du skål hente flere bøger eller råpporter, skål du gemme dem i huskelisten og derfrå klikke på Downloåd i RIS-formåt. Filen hentes ind i EndNote under File > Import > File og Import File og filter skål her være Reference Månåger (RIS) Scopus: Søg og marker referencerne, som du vil eksportere til EndNote. Klik på Export og vælg RIS formåt (EndNote). Klik på Export og gem filen. I EndNote: File > Import > File og Import File og Import Option skål være Reference Månåger RIS Cochrane: Søg og marker hvilke referencer, som skal eksporteres til EndNote og klik på Export åll eller Export selected. Vælg PC eller Måc, og Citåtion And Abstråct og klik på Export Citåtion. Gem filen. Filen hentes viå EndNote under File Import > File og Import File og Import Option skål være Cochråne Libråry (Wiley). Scholar: Du skal først ændre opsætningen til at EndNote er det foretrukne referenceværktøj. Klik på Importer til EndNote og gem filen. I EndNote vælg du File> Import > File og Import File og Import Option skål være EndNote generåted XML SveMed+: Ved import af referencer til EndNote fra SveMed+ vælges et særligt importfilter. Klik på linket Sökhjälp på forsiden og under emnet Importfilter finder du filen SveMed.enf. Downloåd med et højreklik og vælg Gem destinåtionen som. Filen skål gemmes i Endnotemåppen Filters, som er én åf progråmmåpperne. Hvis du ikke har rettigheder til at gemme direkte i programmapperne, må du efter downloade kopiere filen og derefter sætte den ind i filter-mappen.

16 Databaser uden filtre/import options Nogle databaser kræver ikke filter Business Source Complete, Cinahl og andre databaser fra EBSCO understøtter EndNote ved at lave direkte overførsel af referencer. PsycArticles fra APA har direkte overførsel PsycInfo og Embase er lagt op ved værten Ovid og behøver ikke filter. Web of Science / Social Science Citation Index er produceret af samme firma, som producerer EndNote, og direkte overførsel er mulig.

17 Installation af EndNote X7/X8 på Mac 1. Åbn Word og installer eventuelle manglende opdateringer vha. Check for updates under Help (luk Word igen når opdateringen er startet) 2. Luk Word, hvis stadig åbnet 3. Kopier EndNote X7 eller X8 mappen ind i Mac Application mappen 4. Opret evt. genvej til EndNote-programmet (træk over i Docken) 5. Start EndNote 6. Prøv at åbne Word - vises EndNote plugin funktionerne i Tools -> Funktioner samt den "flydende" Endnote værktøjslinje? 7. Hvis ikke, luk Word igen og fortsæt fra punkt 8 - hvis OK, luk EndNote og installationen er færdig 8. For X8 versionen er der et EndNote fanblad som ligner Windows versionen 9. Åbn Customizer eller Customize (i EndNote under EndNote X7 eller X8) 10. Vælg ønskede funktioner, f.eks. Cite while you write og Services 11. Klik Next to gange samt vælg All users 12. Afslut EndNote 13. Word skulle nu indeholde EndNote funktionerne i Tools samt den "flydende" Endnote værktøjslinje 14. For X8 versionen er der et EndNote faneblad som ligner Windows versionen. 15. Hvis fanebladet ikke er synligt går til pkt. 9 og 10 og i Word vælg Funktioner og Skabeloner og Tilføjelsesprogrammer, her markeres CWYW komponenterne.

18 Import af termlister Det er en god ide at importere termlister fra starten når man opretter sin database. Termlisterne bruges b.la. til at oversætte fulde tidsskrifttitler til standardiserede forkortede titler. De ligger under Tools og man importere dem fra Open Term Lists. Termlisterne er placeret der hvor EndNote programmer ligger f.eks.: C:\Program Files (x86)\endnote X8\Terms Lists

19 Når EndNote forsøger at finde referencer i alle parenteser Den måde EndNote afgrænser en reference kan skifte fra {} til (). Prøv dette: i word vælger du i Word i Format Bibliography (retter kun dette ene dokument). Vi anbefaler dog, at man ændrer for alle Word-dokumenter ved at gå ændre i EndNote-programmet. I EndNote: edit preferences> Temporary Citations. Skift til {} i stedet for ().

20 Inddeling af referencer i forskellige typer Man skal rette i den style som man gerne vil anvende. Man finder den ønskede style under Edit >Output styles >Edit (f.eks.) Harvard Dernæst vælges under Bibliography: Sort Order og markeringen flyttes ned i Other. De relevante felter vælges i den dialogboks der kommer op.

21 Derefter skal du i Layout vælge referencetype Til sidst skal du gemme dine ændringer og give stylen et nyt navn. Når du anvender den nye style, ser det sådan ud i Word.

22 EndNote Web EndNote Web kan man få adgang til på to måder: 1. Ved at installere den nyeste EndNote version. Den er så gældende i 2 år og kan kun fornys ved at købe en ny version. 2. Ved at logge ind på webkontoen fra en IP, der har købt adgang til Web of Knowledge. Dvs. en computer koblet op til SDUs eller OUHs netværk. Du kan se din status på myendnoteweb.com under options og derefter account information. Du kan oprette en konto ved at gå ind i Sync under Edit og Preferences, Klik på Enable Sync.

23 Fletning af flere Word dokumenter med Endnote referencer Skriver du på flere dokumenter med Endnote referencer og gerne vil have det flettet sammen til et enkelt dokument med en samlet referenceliste, så kan du gøre følgende: 1. Det anbefales at du for en sikkerheds skyld tager kopier af de enkelte dokumenter til backup og arbejder med kopierne. 2. Dine referencer skal være fra det samme Endnote bibliotek. 3. I hvert enkelt dokument skal du først fjerne formateringen. Det gør du ved at åbne dokumentet i Word. Klik på EndNote fanebladet, så Endnote værktøjsbjælken åbner sig. 4. Klik på Convert Citations and Bibliography. Klik på Convert to unformatted Citations 5. Formateringen er nu fjernet. Referencelisten forsvinder og Endnote citationerne i din tekst vil nu se ud på følgende måde. Exempel (Audard, 2007 #32) 6. Dette gøres ved alle de dokumenter, der skal flettes sammen. 7. Når alle dokumenter er klar, så sættes de sammen i den ønskede rækkefølge. 8. Derefter klikker du på Endnote værktøjsbjælken. 9. Vælg: Update Citations and Bibliography

24 10. Vælg den ønskede style. 11. Så skulle dokumentet være opdateret med referencerne i den rigtige rækkefølge. For Mac brugere er funktionerne under 1. Tools >Convert to Unformatted Citations og 2. Bibliography> Update Citations and Bibliography. Convert to Plain Text er også under Tools.

25 Deling af EndNote bibliotek i Dropbox To personer kan godt dele det samme EndNote bibliotek, som er lagt op i Dropbox. Men vær opmærksom på, at der kun kan være én person der bruger biblioteket ad gangen. Det vil sige at kun én person kan skrive, rette, ændre eller tilføje noget i biblioteket. Grunden til man ikke kan være flere samtidige brugere, er at Dropbox synkroniserer med EndNote hver gang der er ændringer. Det betyder at hvis begge personer arbejder med det samme bibliotek, så vil EndNote reagerer, når Dropbox prøver at synkronisere med det, fordi EndNote ikke tillader at et bibliotek kan åbnes af flere brugere på samme tid. Derudover kan EndNote ikke flette biblioteker, men overskriver altid det gamle bibliotek med de nye oplysninger. Derfor kan Dropbox kun bruges til deling af et EndNote bibliotek, hvis der kun er én person ad gangen som har biblioteket åbent.