INDHOLDSFORTEGNELSE. Indledning Hvad er OpenESDH?

Transkript

1 white paper

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning Hvad er? Hvorfor vælge? Filosofien bag systemet 3 Min side værktøjslinjen 5 6 Sager Overblik over sager Sagsforside Sagstyper Journalplan Journalnotater Kontakter (Parter) Sagsskabeloner Dokumenter Versionering af dokumenter Dokumenter uden tilknytning Forhåndsvisning af alle filtyper Journaliser fra Outlook Postfordeling Vedhæftninger Dokumentskabeloner Digital Post Send eller print dokumenter Brevfletning Søgning, filtrering og sortering Fritekstsøgning Avanceret søgning Opgaver Workflows Opgaver Simple workflows (styring af arbejdsgange) Avanceret workflowunderstøttelse Projektrum Dokumentbibliotek Forum, wiki og chat Sikkerhed og brugerstyring 19 Integrationer og standarder AD integration Sag- og dokumentstandarder Hvorfor vælge 20 Platformen Alfresco er basis open source EMS 21 Arkivering tænkt ind fra begyndelsen 22 Features på vej i version 2.0, december 2015 Gem søgninger Sagsskabeloner Referencer imellem sager Dokumentskabeloner avanceret Avanceret workflowunderstøttelse Digital Post Serviceplatformen Ditmer Agenda Management Om Magenta

3 INDLEDNING Hvad er? er en platform til sags- og dokumenthåndtering. Open ESDH er udviklet med fokus på samarbejde og styring af opgaver og arbejdsgange. er også et ESDH-system med alle de klassiske moduler og funktionaliteter: Sager, dokumenter, parter, journalnotater og Digital Post. giver brugeren mulighed for at sikre effektive arbejdsgange og kan fungere som organisationens intranet, ligesom det kan benyttes som samarbejdsværktøj (collaboration software) for projekter, da det har projektrum, chatfunktion, væg og wiki. Hvorfor vælge? er et naturligt sted at samarbejde og arbejde. Med får man: et enkelt, overskueligt og logisk system for avancerede og mindre trænede brugere en intuitiv og brugervenlig brugergrænseflade bedre og lettere journalisering (lovmedholdelighed) billigere og lettere vedligeholdelse et system der er tilgængeligt alle steder indbygget samarbejdsfunktionalitet og projektrum masser af udviklingsmuligheder i samarbejde med andre kunder automatisk versionering af dokumenter og noter, så tidligere versioner er tilgængelige SIDE 2

4 FILOSOFIEN BAG SYSTEMET Magenta har udviklet et system, der både er brugerens naturlige arbejdssted og ESDH i ét. Dokumenterne gemmes der, hvor brugerne arbejder, og de journaliseres samme sted. Brugerens grupper, mail, forside, chat og kontakter er nu samlet. På den måde bliver der færre silo-systemer og skift mellem systemer, når brugeren arbejder. Mange organisationer oplever, at medarbejderne synes, deres EDSH-system er tidskrævende og besværligt at bruge, og at brugerne journaliserer for lidt i systemerne. Det skyldes ofte, at brugerne ikke oplever ESDH-systemet som et naturligt arbejdsred- SIDE 3

5 skab, men som et system, de (bagefter) skal ind og arkivere deres dokumenter i. Det er ikke en hensigtsmæssig måde at arbejde på. Det er for tidskrævende og besværligt, ligesom der heller ikke bliver journaliseret tilstrækkeligt og dermed ikke opfylder lovgivning eller dokumentationskrav. Derudover er der ofte dårlig sammenhæng mellem en del ESDHsystemer og de øvrige administrative systemer. Versionsstyringen er uoverskuelig og der er dokumenter på intranet, netværksdrev, skrivebordet, c-drevet - eller måske i et projektrum. Mange oplever derfor, at det er nemmere at have originalen et andet sted end i ESDH-systemet, hvilket er upraktisk arbejdsmæssigt og også strider mod Forvaltningsloven, hvis man er en offentlig myndighed. De gennemgående principper for brugeroplevelsen i er, at det skal være klart, enkelt og overskueligt, og at den vigtigste funktionalitet er nemt tilgængelig. Mere detaljeret information kan findes med enkel navigation. bygger på open source-systemet Alfresco, som kan benyttes til ESDH, intranet, projektrum og som samarbejdsværktøj. Dermed løftes kvaliteten naturligt, og alle kompetencer kan anvendes bedst muligt. kan implementeres i faser, hvis organisationen ønsker at udskifte eksisterende systemer ét ad gangen. Der er masser af potentiale i, blandt andet fordi det er open source. Din organisation har rettighederne til gratis at dele alt, hvad der udvikles. Magenta tilbyder videreudvikling og implementeringshjælp, herunder projektledelse, e-læring, undervisning og support til business case. Vi hjælper med at realisere gevinsterne, både de økonomiske og de kvalitative. SIDE 4

6 MIN SIDE Brugerne har en forside, Min side, som kan designes efter eget ønske. Typisk vil der være oversigt over egne favoritsager, seneste sager, seneste dokumenter og de projektrum, som brugeren er medlem af. Det er også muligt at hente nyheder eller anden information fra eksterne websider. De fleste brugere vil primært arbejde fra Min side. SIDE 5

7 værktøjslinjen Værktøjslinjen har kun fem menuer og giver logisk overblik over systemets funktioner og hurtig adgang til hovedområderne via menupunkterne. Administratoren kan opsætte, hvor mange menupunkter den enkelte bruger skal have adgang til, afhængig af brugerens behov. SAGER I sagsdelen samles dokumenter og øvrige oplysninger, der knytter sig til samme emne, opgave eller sag. Dokumenterne og informationerne journaliseres, så alle informationer gøres let tilgængelig for brugeren selv og for kollegerne og for eftertiden. Journaliseringen strukturerer placeringen af sagen, indholdet gøres automatisk tilgængeligt for søgning, og maskinel registrering sikrer unik identifikation af sagen og dens dokumenter. Alt er søgbart i. Overblik over sager Under menupunktet Sager kan brugerne få et overblik over egne sager.

8 Sagsforside Hver sag har sin egen sagsforside med overblik over alle sagens detaljer, alle sagens dokumenter og journalnotater. Sagstyper har som standard sagstyperne: Standardsag (emnesag) Borgersag/personsag (har CPR-nummer) Virksomhedssag (har CVR-nummer) Personalesag (har CPR-nummer) All sagstyper i kan tilpasses organisationens behov. SIDE 7

9 Journalplan kan understøtte de journalplaner, som organisationen ønsker, og understøtter KLs kommunale emnesystematik (KLE) og tilhørende handlingsfacetter. Journalnotater I kan brugeren skrive journalnotater på sagen. Journalnotatet kan benyttes til at skrive løbende notater til sager, der ikke kræver et dokument. Det kunne eksempelvis være telefonsamtaler, henvendelser, møder, vurderinger eller bemærkninger til en afgørelse. Kontakter (Parter) kan integrere til forskellige datakilder afhængig af organisationens behov. Det kunne være Serviceplatformen, således at alle relevante borgere er oprettet som parter. På en sag tilknyttes de relevante parter, og kan selv hente og benytte alle data fra parten ved oprettelse og afsendelse af dokumenter med brug af eksempelvis Digital Post. Sagsskabeloner I har brugeren mulighed for at skabe en sag på basis af en forudfyldt skabelon. I version 2.0, december 2015 vil det blive muligt at gemme sagsskabeloner og dele dem med teams, afdelinger eller hele organisationen. SIDE 8

10 DOKUMENTER I menupunktet Dokumenter findes detaljerede oplysninger om de dokumenter, der er tilgængelige for den enkelte bruger. Der er adgang til at arbejde med dokumentet, med parter og se dokumentets aktivitet, det vil sige alle versioner, sletninger etc. Der er mange forskellige måder at tilgå dokumenterne på i. Tanken bag designet er, at dokumenterne skal være tilgængelige på den facon, der giver bedst mening i den enkelte arbejdssituation. Alle dokumenter i kan således åbnes og gemmes i direkte fra LibreOffice (open source) eller Microsoft Office (via Sharepoint protokollen), med Windows Stifinder og fra et program. SIDE 9

11 Versionering af dokumenter Så snart en fil er overført til, er den sikret mod brugerfejl og uheld. Hver gang en fil gemmes, sørger systemet for, at der dannes en ny version, så man altid kan gå tilbage til tidligere udgaver af samme dokument. Filer, der slettes fra, overføres til en skjult skraldespand, som administratorer kan tilgå i tilfælde af fejlagtig sletning. Dokumenter uden tilknytning Dokumenter, der ikke skal gemmes eller ikke vurderes at have tilknytning til en sag, kan journaliseres i alligevel. Det vil typisk ske i en kategori i journalplanen, som kasseres ved arkivering. De løse dokumenter kan eventuelt journaliseres på sager oprettet under handlingsfacetten "modtaget informativt materiale", hvorfra dokumenter ikke overføres til arkiv. Hermes sikres, at alt materiale findes i ESDH-systemet, og dermed at brugere ikke skal søge efter dokumenter for at finde det ønskede materiale. Det styrker også journaliseringspraksis, at reglen i en organisation er, at alle dokumenter journaliseres. SIDE 10

12 Forhåndsvisning af alle filtyper Brugeren kan klikke på en fil og få forhåndsvist alle gængse filtyper. rummer mulighed for håndtering og forhåndsvisning af ca. 200 filtyper, herunder PDF, DOC og TIFF. SIDE 11

13 Journaliser fra Outlook Indgående s kan journaliseres til en sag direkte fra Outlook. Brugeren kan vælge at gemme mailen med eller uden vedhæftninger i en eksisterende sag, eller oprette en ny sag til det gemte. SIDE 12

14 Postfordeling Postfordelingen gør det muligt at overføre materiale som for eksempel s, papirbreve (skannede) eller andre dokumenter direkte til brugeren, området eller sagen. Posten fordeles ved hjælp af den indbyggede funktionalitet, hvilket gør det muligt at sende post direkte ind til en sag eller til et site, selvom brugeren ikke selv har adgang til området. Postfordeling kan tilpasses organisationens behov. Vedhæftninger Det er muligt at se, hvilke dokumenter, der er modtaget som vedhæftninger til og fra s. Dokumentskabeloner har standardiserede skabeloner for dokumenter, som kan bruges ved oprettelse af breve og notater. Skabelonerne designes af organisationen, så de passer til behovene. SIDE 13

15 Med det avancerede dokumentskabelon-system (kommer i version 2.0, december 2015) har brugeren mulighed for at gemme skabeloner til senere brug og til sig selv, et team, afdeling eller alle i organisationen. Digital Post I version 2.0, december 2015 er det muligt at sende alle typer breve med Digital Post. Afsendelsen sker semiautomatisk i baggrunden, når brugeren vælger at sende et brev. Dokumentet konverteres til pdf og afsendes. Hvis den borger, der skal modtage brevet, ikke har en Digital Postkasse (e-boks), kan systemet opsættes, så dokumentet sendes digitalt til fjernprint. sender de metadata med til Digital Post, som er nødvendige for den automatiske afsendelse, hvis blot modtageren er oprettet som part på sagen. integrerer til og benytter KMD doc2mail til fjernprint. Send eller print dokumenter Når der skal printes eller afsendes en med vedhæftede dokumenter, kan flere dokumenter vælges på én gang. SIDE 14

16 Brevfletning Med brevfletningsfunktionen kan brugeren automatisk sende breve til en række parter tilknyttet en sag, således at parter med forskellige adresser modtager det samme brev. SØGNING, FILTRERING OG SORTERING Fritekstsøgning Alle steder i er det muligt at søge i systemets sager og dokumenter. Der kan søges i alt indhold, også i PDF-filer. Efter en simpel søgning kommer det avancerede søgebillede frem. SIDE 15

17 Avanceret søgning I avanceret søgning kan der søges og filtreres på en række metadata, for eksempel dokumenttype, forfatter, sagstype etc. Den avancerede søgning muliggør et godt overblik over aktuelle sager, og der kan endvidere søges på status osv. OPGAVER WORKFLOWS Opgaver har opgavestyringsfunktion. Det giver mulighed for at tildele, godkende og følge op på sagsopgaver, som i processen er tildelt forskellige brugere. En opgave har en ejer, typisk samme bruger, som har oprettet opgaven og foretaget den første tildeling. Simple workflows (styring af arbejdsgange) Simple workflows hjælper med at holde styr på den samlede sagsproces, de enkelte opgaver og de involverede personer. Fra sagen har sagsbehandleren overblik over tilknyttede arbejdsgange og kan se, hvem der er ansvarlig for de enkelte sager. SIDE 16

18 Brugere, der er involveret i en arbejdsgang, bliver informeret via advis- og arbejdsgangsfunktionerne. Med en sagsopgave følger en række underkategorier, blandt andet Sagsopgave med opfølgning, der bruges til uddelegering af en opgave med mulighed for at revidere opgaven. Arbejdsgangen Sagsopgave med godkendelse bruges til at indhente godkendelse af en opgave. Avanceret workflow-understøttelse får med version 2.0, december 2015 avanceret workflow-understøttelse. Det åbner mulighed for at oprette workflows som aktiveres automatisk. Når en bruger eksempelvis modtager en ansøgning, kan denne oprettes som en speciel sagstype, der udløser et workflow, som brugeren skal følge. Avancerede workflows giver en række gevinster: ensartet sagsbehandling alle brugere gennemfører sagsforløbet på den mest effektive måde bedre datakvalitet Magenta kan udvikle tilpassede workflows efter behov. SIDE 17

19 PROJEKTRUM I menupunktet Projektrum kan brugeren oprette en delt side, hvor medlemmer af siden kan samarbejde om et projekt. Projektrummet oprettes med en beskrivelse, og der kan lægges dokumenter i rummet. Dokumentbibliotek I projektrummets dokumentbiblioteket findes de dokumenter, som er relevante for projektrummets medlemmer at se eller redigere. Projektrummet kan benyttes til at skabe samlet overblik over gældende dokumenter. Dokumenterne kan være hentet fra forskellige sager. Forum, wiki og chat I forum kan der skrives beskeder til projektrummets medlemmer, ligesom det kendes fra en "væg". I projektrummet kan brugeren oprette en wiki over vigtige informationer. Og endelig kan der indarbejdes forskellige chatmuligheder i. SIDE 18

20 SIKKERHED OG BRUGERSTYRING er udviklet med hovedvægt på adgangskontrol og bruger- og versionsstyring. Systemet rummer en lang række integrerede værktøjer til håndtering af sikkerhed. Det gælder blandt andet: avanceret rettighedsstyring. Rettigheder kan gives på alle niveauer, fra et helt site (afdeling eller team) til dokumentniveau. mulighed for at gøre eksterne samarbejdspartnere til medlemmer af et projektrum eller give dem adgang til enkelte dokumenter, og at eksterne partnere indgår i arbejdsgange. workflow (godkendelsesprocedurer, redaktør/brugerfaciliteter) sikkerhed mod fejlplacering og sletning s rettighedssystem rummer desuden en fælles metode til autentificering, der understøtter LDAP, AD, NTLM og Single Sign-on (SSO). INTEGRATIONER OG STANDARDER AD integration har integration til Active Directory (AD), således at brugeroprettelse og vedligehold synkroniseres løbende. Hermed lettes brugerstyringen af systemet betragteligt. SIDE 19

21 Sag- og dokumentstandarder er compliant med OIO sag og OIO dokument-standarderne og med FESD standarden og NOARK4-standarden. HVORFOR VÆLGE Systemet skaber et nemt og naturligt arbejdssted for brugerne. Brugerne kan journalisere mere konsekvent og overholder dermed lovgivningen om dokumentation: Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Arkivloven. Open source er generelt billigere, da der sjældent er tale om licensudgifter. Med open source kan organisationen altid skifte leverandør uden at skifte platform. Der er et besparelsespotentiale i at reducere antallet af systemer, da også afløser andre former for collaboration software (projektrum, chat, forum og wiki). Samarbejdet bliver lettere, og dermed løftes leverancernes kvalitet. Man kan let oprette et projektrum og invitere andre som medlemmer. Det sparer tid, letter samarbejdet og giver bedre opgaveløsning. kan nemt sammenbygges med intranet. Systemet kan videreudvikles, eventuelt i samarbejde med andre organisationer. Hvis en organisation vil overtage et modul, som en anden leverandør har udviklet, er det gratis. Systemet kan udvides til at understøtte specielle fagområder. IT-afdelingen skal administrere færre systemer, da kan afløse flere andre. Med færre systemer skal organisationen anskaffe og stå for færre integrationer til andre systemer. SIDE 20

22 PLATFORMEN ALFRESCO ER BASIS OPEN SOURCE EMS er baseret på Enterprise Content Management Systemet Alfresco. Alfresco har omfattende referencelister blandt offentlige myndigheder verden over, og i Danmark er systemet godt repræsenteret. Alfresco har stor fokus på web 2.0 teknologier, og systemet er velegnet til ESDH, intranet, projektstyring, dokumenthåndtering og workflow. Alfresco er udviklet med hovedvægt på adgangskontrol, bruger- og versionsstyring. Alfresco har en omfangsrig håndtering af læse- og skriverettigheder. Rettigheder kan gives på alle niveauer, fra et helt site til dokumentniveau. Alfrescos rettighedssystem rummer en fælles metode til autentificering, der understøtter LDAP, AD, NTLM og Single Sign-on (SSO). Alfresco følger Noark-standarden, som FESD også bygger på, for dokumenthåndtering. Alfresco udvikles i et internationalt community. Bag Alfresco står også et selskab, som har base i Storbritannien og afdelinger i blandt andet USA, Tyskland og Australien. Alfresco kommer i to versioner: Community versionen som er open source Enterprise versionen som er traditionelt licensbåret Desuden tilbyder en lang række åbne API'er og protokoller, der gør det muligt at integrere med andre systemer. Det er eksempelvis muligt at lade andre systemer arkivere direkte i. SIDE 21

23 ARKIVERING TÆNKT IND FRA BEGYNDELSEN er designet med arkivering til Statens Arkiver eller andet anerkendt arkiv indtænkt fra starten. Data fra systemet kan let overføres til en såkaldt Arkiveringsversion og afleveres til arkiv. En af de største opgaver, organisationer oplever ved aflevering til arkiv, er konvertering af dokumenter fra de anvendte formater over til formater, som er godkendte til arkivering. Hvis dokumenterne ikke er konverteret hurtigt, efter at de er skabt eller låst, kan det ofte give problemer at konvertere dem. I baggrunden konverterer automatisk alle dokumenter til arkivformat straks efter låsning. En anden tidskrævende udfordring er, hvis brugerne uforvarende har gemt dokumenter i et filformat, der ikke hører hjemme i et ESDH-system. For at undgå dette kontrollerer straks filformatet, når brugeren vil gemme et dokument. Hvis der er tale om et ikke-tilladt filformat, blokerer for, at brugeren kan gemme dokumentet. Brugeren gøres opmærksom på, at formatet ikke må ligge i systemet. har en bruttoliste for tilladte formater, og organisationen kan redigere i denne liste efter behov. SIDE 22

24 FEATURES PÅ VEJ I VERSION 2.0, DECEMBER 2015 Gem søgninger I kan egne eller delte søgninger gemmes. Sagsskabeloner I får man mulighed for at skabe en sag på basis af en forudfyldt skabelon. Der vil være mulighed for at gemme og dele sagsskabeloner med teams, afdelinger eller hele organisationen. Referencer imellem sager Det bliver muligt at oprette relationer mellem sager, så det fremgår, at de er sagligt sammenhørende. Dokumentskabeloner avanceret I det avancerede skabelonsystem får brugeren mulighed for at gemme skabeloner til senere brug, eller til brug for et team, en afdeling eller alle i organisationen. Avanceret workflow-understøttelse giver mulighed for at oprette workflows, der aktiveres automatisk. Når systemet eksempelvis modtager en ansøgning, kan denne oprettes som en speciel sagstype, der udløser en workflow, som brugeren skal følge. Avancerede workflows giver en række gevinster: ensartet sagsbehandling alle brugere gennemfører sagsforløbet på den mest effektive måde bedre datakvalitet Magenta kan udvikle tilpassede workflows efter behov. SIDE 23

25 Digital Post Brugerne får mulighed for at sende alle breve med Digital Post. Når brugeren vælger at sende et brev, sker afsendelsen automatisk i baggrunden, hvis har alle nødvendige informationer fra parter. Dokumentet konverteres til pdf og afsendes. Hvis den borger, der skal modtage brevet, ikke har en Digital Postkasse (eboks), sendes dokumentet digitalt af sted til fjernprint. sender de metadata med til Digital Post, som er nødvendige for den afsendelsen, hvis modtageren er oprettet som part på sagen. Serviceplatformen integrerer til Serviceplatformen, hvorfra systemet henter CPR- og CVR-data. Ditmer Agenda Management integrerer til Ditmer Agenda Management, som er et kommunalt rettet system til skabelse og administration af dagsordener. Brugere, der har rolle som dagsordenssamler, vil have et ekstra menupunkt Dagsordener, hvorfra brugeren dirigeres videre til Agenda management. Agenda Management trækker data og dokumenter fra ved dagsordensskabelse og sørger for den videre publicering af dagsordener. SIDE 24

26 OM MAGENTA Magenta udvikler løsninger inden for web, intranet, ESDH, design og integration mellem fagsystemer. Vores målgruppe er primært større offentlige institutioner som regioner og kommuner, ministerier og universiteter. Vi skræddersyr løsninger, der passer til kundens behov. Vi har specialiseret os i at udvikle avancerede IT-systemer, der ikke kun virker rent teknisk, men hjælper vores kunder med at forbedre kommunikationen og nå deres mål. Vi har et konsekvent fokus på brugervenlighed i design, informationsarkitektur og teknisk funktionalitet. Vi har arbejdet med open source teknologier siden virksomhedens stiftelse i 1999, og alle leverancer frigives på open sourcevilkår. Vil du vide mere? Så kontakt os på eller info@magenta.dk Magenta ApS Studiestræde 14, 1. sal 1455 København K SIDE 25