Titel Nr. Udgave dato. Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato

Transkript

1 Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T Formål Afgrænsning At sikre følgende: * At registreringer i sager styres, dvs. journaliseres systematisk, opbevares og beskyttes ved hjælp af Acadre (ESDH system) og GeoEnviron (Miljøsystem). * At registreringer er lette at genfinde for alle berørte medarbejdere og giver vidensdeling på enkeltsager. * At benytte det af Svendborg Kommune valgte elektroniske dokumenthåndteringssystem (Acadre) sammen med det valgte miljøsystem (GeoEnviron). * At dobbeltregistreringer må ikke foretages. * At optælling af tilsyn, håndhævelser, klager tilladelser, godkendelser mm, kan ske på en enkel metode (GeoEnviron). * At sikre registreringerne, så Regeringens mål om let IT adgang for borgerens egne data kan opfyldes. Denne T2 procedure omfatter ikke dokumenter hørende under kvalitetsstyringssystemet, se T1 procedure. Ved Registeringer forstås i kvalitetstyringssystemet ind og udgået post (breve, mails mm.), tilsynsnotater, telefonnotater, analyseresultater, interne notater etc., som har relevans for et givet sagsforløb. Der er i systemet visse undtagelser for denne procedure i Byg og Beredskab, Borgerserice og Planafdeling. Det vil fremgå af de enkelte miljøprocedurer. Visse analyseresultater arkiveres ikke i Acadre. Det gælder badevandsanalyser, som alene arkiveres i MERMAID, se særskilt underprocedure (under udarbejdelse). Brugen af Acadre er en del af det overordnede krav i hele Svendborg Kommune til alle medarbejdere om brug af ESDH system. Brug af GeoEnviron omfatter opgaverne Natur afdelingen i forskelligt omfang, samt enkelte sagstyper for Svendborg Affald. GeoEnviron benyttes også til opslag for en række opgaveløsninger, som ligger udenfor kvalitetsstyringssystemet. Behovet herfor skal beskrives i de enkelte miljøprocedurer til at sikre helhed i opgaveløsningerne. Se T11 procedure for GeoEnviron. Lovgrundlag Lov nr. 506 af om kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Bek. nr. 661 af om krav til kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Side 1 af 5

2 Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T Lov nr. 571 af Forvaltningslov. Lov nr. 572 af om offentlighed i forvaltningen. Lovbek. nr. 660 af om Lov om aktindsigt i miljøoplysninger. Bek. nr. 719 af om brugerbetaling for godkendelse og tilsyn efter miljøbeskyttelsesloven. Overordnet beskrivelse HVAD: Se under afsnit med afgrænsning af opgaven. Alle registreringer i denne procedure er som udgangspunkt omfattet af aktindsigt. Der er enkelte undtagelser jf. Forvaltningslov og Offentlighedslov. HVORNÅR: Løbende. HVEM: Alle sagsbehandlere (inkl. ledere), som er omfattet af loven om Kvalitetsstyringssystemet, se under afgrænsning. HVORDAN: Acadre bruges på lige fod med alle andre brugere af systemet. Se Acadrevejledning. Afgrænsningen mellem brugen af Acadre og Geoenviron beskrives i T11 procedure for brug af GeoEnviron, som færdiggøres inden inden 6 mdr. Brugen af Acadre er godkendt af Direktionen, se vedlagte notat af om implementering af ESDH system ved godkendelse af denne Tprocedure godkendes brug af Acadre og GeoEnviron til registreringer af Udvalget for Miljø og Teknik på Natur området. Der er fastsat tidsfrister for bevarelse i O3 overordnet procedure og beskrivelse i Miljø og Tekniks organisationshåndbog afsnit 3.8.2, og for tidsfrister for dagsordener til Udvalg for Miljø og Teknik/Byråd, tidsfrister for udsendelse af politisk trufne afgørelser, samt underskrifter og brug af papirtyper. Tidsfristerne i O3 gælder i første omgang for Natur afdelingen. Tidsfrister for de øvrige afdelingers opgaver vil fremgå af de enkelte procedurer. Side 2 af 5

3 Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T Sagsoprettelse Bed kollega i Sekretariat og Udvikling om at oprette en sag Medarbejder i Sekretariat og Udvikling opretter sager for medarbejdere i Natur. For byggesager med miljødel, se procedure TNM2. (under udarbejdelse) VVM plansager oprettes særskilt i Planafdeling. Er i første omgang ikke med i KSsystemet. Oprettelse af rottesager i Borgerservice er i første omgang ikke med i KSsystemet. Indgået post og mails Følg procedure fra Sekretariat og udvikling. Kvitter for relevant modtaget post Acadre vejledning Vær særlig opmærksom på, at mails journaliseres hurtigt og kommer på postliste, åben/lukket postliste, se samme procedure. Se eksempler på kvitteringsbreve (under udarbejdelse) Der sendes altid kvittering (brev/mail) på skriftlige henvendelser, tidsfrist inden 3 dage. Udgående post og mails, interne notater Følg procedure fra Sekretariat og udvikling. Politiske dagsordenpunkter Opret dagsordenpunkt i Acadre. Acadre vejledning Tidsfrister se O3 afsnit 5.4. Brug Acadre vejledning til oprettelse. Tidsfrister og underskrifter se Organisationshåndbog for Miljø og teknik, afsnit 3.8.2, og Side 3 af 5

4 Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T Efter politisk møde send brev om beslutning. Se samme afsnit i Organisationshåndbog. Aktindsigt Følg gældende regler i de 3 love, der omhandler aktindsigt. Som hovedregel er alle dokumenter åbne for aktindsigt. Der er en visse undtagelser i de nævnte love, som kan benyttes til at afvise anmodninger om aktindsigt. Se TM1 Procedure for aktindsigt. (under udarbejdelse) Sagsstyring i GeoEnviron GeoEnviron: Som minimum anføres lovpligtig tidsregistrering (under Brugerbetalingsbek.), optællinger til årlig tilsynsberetning, klager mm. Endvidere kan mindre notater på en ejendom noteres, hvis der ikke er behov for en egentlig Acadresag. Tilsynsnotater kan føres i GeoEnviron. Snitflade til acadre: I Acadre arkiveres som minimum arkiveres her skal ind og udgået post (breve, mails mm.), hovedparten af analyseresultater, interne notater etc., som har relevans for et givet sagsforløb. Side 4 af 5

5 Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T Kvalitet Hvad kendetegner især god kvalitet ved løsning af denne opgave? * En systematisk brug af de to elektroniske systemer. * Der skal være en klar snitflade mellem de to systemer. * Arkivering og inddatering løbende, så kollegaer til enhver tid kan se en sag og være ajour * At bruge de to elektroniske systemer smidigt, så de letter administrationen samtidig med, at der sker en systematisk journalisering. Værdigrundlaget Hvordan tilgodeser proceduren kommunens 4 værdier? Er der konfliktpunkter? Helhed i opgaveløsningen: Enhver kollega, som er koblet på Acadre og /eller GeoEnviron kan til enhver tid være ajour med en sag. Borgeren i centrum: Idet alle relevante kollegaer kan gå ind i et sagsforløb, kan der gives en hurtig service til en borger/virksomhed. Læring og udvikling: Ved at gennemse en sags registreringer kan læring opnås. Referencer og vejledninger Ud fra kommunens vision om at være en åben kommune, så tilstræbes det, at mest muligt arkiveres som åbent og dermed tilgængelig for aktindsigt. Side 5 af 5