DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG
|
|
- Ivar Lund
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder. Den nye lov om Offentlig Digital Post, som er vedtaget i Folketinget og træder i kraft i november 2014, vil betyde, at elektronisk borgerkommunikation kommer til at fylde endnu mere. Denne udvikling gør sig også gældende i Holbæk Kommune. Efterhånden anvendes der i kommunen i højere grad fuld elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH). Og tendensen er klar: Papirsagerne er på vej ud. NYE MULIGHEDER FOR AT LØFTE SAGSBEHANDLINGEN ESDH giver nye muligheder og kan frigøre ressourcer, således at vi kan fokusere indsatsen der, hvor borgerne har størst gavn af den. Digitaliseringen kan og skal give sagsbehandlingen et løft for både borgere og medarbejdere, og her kan de elektroniske sager blive et fantastisk arbejdsredskab. Det kræver, at vi bibeholder en høj kvalitet i sagsbehandlingen og -håndteringen, og at vi er opmærksomme på både muligheder og udfordringer. Digitaliseringen fritager os fra noget rugbrødsarbejde, men afføder noget andet. Elektroniske sager adskiller sig fra papirsager, fordi dokumenterne ikke findes i fysisk form, men gemmes elektronisk direkte fra en elektronisk postkasse, scannes og gemmes på sagen eller lignende. Vi har ikke længere en bunke papirer, som vi skal forholde os til og journalisere på de rigtige sager, men har nu ofte i stedet en række elektroniske dokumenter, som i en indkøringsperiode hvis ikke vi har gode arbejdsrutiner og prioriterer journaliseringsarbejdet måske bliver gemt på en forkert sag eller slet ikke bliver gemt. Sagerne er vores helt centrale arbejdsredskab, og de skal give os overblik over borgerens forhold og over det, som vi som forvaltning skal foretage os. Skiftet til elektroniske sager og øget digital borgerkommunikation indebærer nye udfordringer med behov for et skærpet fokus på journaliseringspraksis og en prioritering af dette arbejde på både ledelses- og medarbejderniveau. Dette skrift er en guide til, hvordan vi sikrer os, at de elektroniske sager har en høj kvalitet og understøtter vores sagsbehandling. En borger sender via oplysninger til brug for en sag i kommunen. Oplysningerne overføres ikke fra sagsbehandlerens indbakke til den elektroniske sag. Borgeren får uberettiget afslag, da sagen senere overdrages til en ny sagsbehandler, som ikke kan se oplysningerne på sagen. Heller ikke klageinstansen modtager oplysningerne og fastholder derfor det forkerte afslag. RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING Sagerne er omdrejningspunktet for vores sagsbehandling, og hvis de ikke er, som de skal være, så forøger vi risikoen for, at alle de skridt, vi i øvrigt foretager, bliver fejlbehæftede. Fejl på dette område kan være dyre, kræve mange ressourcer og forringe sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed.
2 I Holbæk Kommune har vi et godt udgangspunkt for at sikre en høj kvalitet i journaliseringsarbejdet ved hjælp af Acadre / ESDH og andre elektroniske journalsystemer. Men det kræver, at disse bruges rigtigt og disciplineret. Ved indførelsen af ESDH-systemet blev det besluttet, at vi skal anvende KL s enkeltsagsprincip dvs. én opgave er én sag. F.eks.: Der ansøges om tilskud til - Sag oprettes - ansøgningen (dokument/ ) registreres / sagsbehandling udføres og der journaliseres løbende/ afgørelse sendes til ansøger, registreres og sagen lukkes. Hvis ansøger herefter klager over afgørelsen, oprettes en ny sag (klagesag) med henvisning til den oprindelige ansøgningssag. Klagen skal altså behandles i sin egen sag indtil sidste klagemulighed er prøvet. Det er vigtigt at overholde det aftalte, gældende love samt principperne for god forvaltningsskik. Når vi journalisere korrekt, er det nemt for andre efterfølgende at arbejde videre med en sag eller danne sig overblik over tidligere hændelser/forløb. En klage bliver ved en fejl journaliseret på en anden borgers sag. Klagen bliver derfor behandlet på den forkerte borgers sag i flere instanser, og denne borger modtager fortrolige oplysninger fra den anden borgers sag. Der går næsten et år, før fejlen bliver opdaget, og den rette sag bliver behandlet. Korrekt journalisering giver overblik over sagens dokumenter og en større sandsynlighed for, at f.eks. en anmodning om aktindsigt bliver imødekommet fuldt ud. Korrekt journalisering letter sagsbehandlingen og understøtter på den måde effektivisering. Samtidig giver det kommunen og den enkelte medarbejder dokumentation, som understøtter sagsbehandlingen og eventuelle afgørelser. SAGENS DOKUMENTER OG DERES BESKRIVELSE Al relevant ind- og udgående post skal journaliseres på de sager, som det vedrører. Journaliseringspligten suppleres af bl.a. notatpligten, hvorefter relevante oplysninger, der f.eks. er modtaget telefonisk, også skal noteres på sagen. Det betyder i praksis blandt andet, at en sagsbehandler ikke må basere en afgørelse på oplysninger, som vedkommende kender til, men som ikke direkte fremgår af sagen. Der må ikke mangle f.eks. breve, notater, lægeerklæringer, oplysninger fra borgerne i øvrigt eller andet materiale, hvis dette har konkret indflydelse på en sag. Journalisering og opbevaring af informationsudveksling mellem forvaltning og borger har endvidere bevismæssig betydning, idet
3 rettigheder og pligter i forhold mellem kommunen og borgerne ofte beror herpå, f.eks. hvorvidt en borger er blevet partshørt, har modtaget indkaldelse til et møde eller lignende. GOD PRAKSIS Indarbejd faste rutiner, hvor du: Så vidt det er muligt, journaliserer dokumenter samme dag eller dagen efter Anvender sigende og præcise titler med beskrivelse af dokumentets konkrete relevans for sagen Supplerer med en dækkende beskrivelse af indholdet ved lyd- og billedfiler og lignende Sørger for, at s både dem du modtager, og dem du sender fremgår af sagen Sørger for, at mundtlige oplysninger, du får eller giver, fremgår af sagen I øvrigt er opmærksom på, om der i din enhed eller forvaltning er særlige retningslinjer mv. Relevant materiale omfatter både skriftlige og mundtlige oplysninger, som forvaltningen modtager og giver. De mundtlige oplysninger fremgår af sagens referatark og notater, som supplerer det øvrige materiale i form af ind- og udgående kommunikation med borgeren, kommunikation med f.eks. andre myndigheder og dokumenter med interne overvejelser med videre. En sags materiale belyser især de faktiske forhold og omstændigheder i sagen samt forskellige former for vurderinger. Generelt materiale som f.eks. lovgivning og lignende behøver derimod ikke at ligge på sagen. Det, der ligger på en sag, er sagens dokumenter. Hermed menes ikke blot skriftligt materiale, men også f.eks. lyd- og billedfiler, databaseoplysninger og andet. En elektronisk fil er således et dokument og i øvrigt omfattet af reglerne om aktindsigt m.v. på samme måde som et papirdokument. I særtilfælde kan der fortsat være behov for at gemme fysiske dokumenter på en sag (selv om lovgivningen i vidt omfang sidestiller digitale dokumenters bevisværdi med papirdokumenters), og her skal det af den elektroniske sag fremgå, hvor det fysiske dokument konkret opbevares (oftest i et fysisk arkiv). Hvis et dokument skal indgå i sagsbehandlingen på en hensigtsmæssig måde, kræver det, at det forsynes med en præcis beskrivelse af indholdet, så det kan udledes, hvilken rolle det spiller for sagen. F.eks. vil titlen Borgerbrev ikke bidrage til sagens overskuelighed, mens Brev fra borger af 11. januar 2012 om forværrede helbredsforhold vil skabe klarhed over dokumentets indhold og betydning i sagen. Elektroniske dokumenter bør altså forsynes med sigende beskrivelser. Disse oplysninger bør endvidere være elektronisk søgbare. Ved at sikre, at dokumenterne er forsynet med præcise søgbare beskrivelser, udnyttes en af de elektroniske sagers helt store fordele, nemlig muligheden for at lave præcise søgninger og derved nemt og hurtigt at finde frem til de relevante dokumenter og sager. Dette er særlig relevant i forhold til f.eks. lyd- og billedfiler, hvor der ikke kan søges i selve dokumentets tekst, og for tekstdokumenter i specielle formater, der ikke umiddelbart er søgbare. I det hele taget betyder de nye kommunikationsformer, at vi skal vænne os til at sammensætte sager med bredere indhold og på nye måder. Ud over s og mundtlige oplysninger kan en sag også omfatte f.eks. sms, elektronisk chat, billedbeskeder, oplysninger indhentet fra elektroniske systemer (både databaser og internettet samt andre elektroniske kilder) og lignende. Dette stiller krav til integrationen af ESDH-systemer med f.eks. databaser, beregningssystemer og -systemer.
4 ELEKTRONISKE SAGER SOM ARBEJDSREDSKAB Når vi står over for en ny sag, kan vi have behov for hurtigt at danne os et overblik over, hvad sagen handler om. Det gør vi ved at se, hvad der ligger af dokumenter på sagen og læse de dele af sagen, der fremstår som centrale. Vi foretager en vurdering af, hvad sagens hovedspørgsmål er, f.eks. om borgeren har ret til en given ydelse, hvad retsgrundlaget og de faktiske forhold består i, samt hvilke mulige udfald sagen kan have. Når sagen er elektronisk, sidder vi ikke med alle dokumenter foran os, og vi har ikke mulighed for at skimme dem. Ved den elektroniske sag vil det typisk være dokumentoversigten, der anvendes til at skabe et overblik over sagsforløbet. Er dokumenterne gemt på rette sag med præcise og sigende titler, vil man som medarbejder eller leder hurtigt kunne vurdere, hvilke dokumenter, der er centrale. Borgerrådgiveren modtager løbende klager over, at sagsbehandlerne ved møder ikke er tilstrækkeligt inde i sagerne. En af forklaringerne på dette kan være, at det ikke er muligt for sagsbehandlerne at skabe sig et hurtigt overblik over sagen. Omvendt gælder det, at risikoen for at miste overblikket i praksis er større, hvis dokumenterne på den elektroniske sag ikke er korrekt registreret og beskrevet. Hvis det ikke er muligt at danne sig et dækkende billede af sagen, bliver sagsbehandlingen i sidste ende afhængig af den enkelte sagsbehandlers kendskab til sagen. Det er i strid med intentionen bag både ESDH generelt (hvor sagsbehandlere skal kunne samarbejde uafhængigt af tid og sted) og den kommunale udvikling mod fleksibel og teambaseret sagsbehandling. Hvis sagerne er utilgængelige/uoverskuelige, er der risiko for, at vi spilder tid og kræfter, og vi risikerer at give borgerne indtryk af manglende over-blik, sjusk og overfladiskhed. Derfor er orden, ensartethed og præcision i titelangivelser helt centrale elementer i forhold til at udnytte mulighederne ved den elektroniske sag. NEM SYSTEMINTEGRATION Når oplysninger om borgernes sager og sagsbehandling fremgår af forskellige systemer, er det vigtigt, at det enten er muligt at importere og eksportere data mellem disse, eller at overblikket bevares ét sted på sagen, f.eks. i form af en løbende oversigt over sagsbehandlingen og overvejelser i den forbindelse. En sådan oversigt vil give en ny sagsbehandler mulighed for at danne sig et hurtigt overblik. Udfordringen ligger her navnlig i at gøre det så enkelt, at det er praktisk muligt at løfte opgaven. Journaliseringsløsninger skal anvendes korrekt, f.eks. ved at s journaliseres på sagerne, og ikke blot ligger i medarbejdernes elektroniske postkasser. Her må det understreges, at sagsbehandlernes ansvar for at journalisere og sagsbehandle korrekt ledsages af et ledelsesmæssigt ansvar for at sikre, at de nødvendige arbejdsredskaber er til stede, herunder således at ordentlig sagsbehandling er realistisk i forhold til de krav, der stilles til produktivitet og arbejdstempo.
5 Det er den enkelte afdeling/forvaltnings ansvar, at journalisering og sagsdannelse kvalitetssikres. Og det er en del af det ledelsesmæssige tilsyn at sikre at dokumentationen for sagsbehandling/opgaveløsning er i orden. 10 GODE VANER OM JOURNALISERING: 1. Sigende titler uanset hvor du registrerer! 2. Ingen hjemmegjorte forkortelser! 3. Gør dine dokumenter færdige i dit journalsystem! 4. Del dine sager og dokumenter med dine kolleger! 5. Hellere journaliserer i dag end i morgen! 6. Journaliser i det relevante JOURNAL-system! 7. s er også dokumenter! 8. Dine sager skal være komplette også mens sagen kører! 9. Én sag ét sted! 10. Dine særlige papirdokumenter skal også være elektroniske. LÆS MERE OM DIGITALISERING OG ELEKTRONISK SAGSBEHANDLING MED VIDERE Folketingets Ombudsmands notat: Forvaltningsretlige krav til det offentliges it-løsninger Notatet udbygges løbende og opsamler ombudsmandens arbejde med og erfaringer omkring digitaliseringen i forvaltningsretligt perspektiv. Folketingets Ombudsmand : Arbejdsskademyndighedernes journalisering og behandling af klage på en forkert sag Læs også andre udgivelser fra Borgerrådgiveren, som du kan finde på HolBækken under Værktøjer Borgerrådgivning. Borgerrådgivningen, november 2012
God forvaltningskultur og Retssikkerhed for borgeren
God forvaltningskultur og Retssikkerhed for borgeren Lov Vejledninger Principafgørelser Fra Ankestyrelsen Kommunens skøn og vurdering i den Enkelte borgers sag Afgørelse i borgerens sag, Som kan ankes
Læs mereHVORFOR HAR VI NOTATPLIGT? Der er tre hensyn bag bestemmelserne om notatpligt, der alle er med til at sikre borgernes retssikkerhed.
NOTATPLIGT Som medarbejdere i kommunen er vi omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder, at vi har pligt til at notere mundtlige oplysninger i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, vi efterfølgende
Læs mereArbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition
Læs mereRetningslinjer for foreningens forvaltningsretlige Sagsbehandling af godkendelser, tilladelser mv.
Side 1 af 5 Opgavefordeling KZ & V står for den daglige sagsbehandling på området. Sagsbehandlingen omfatter alle relevante sagsskridt, der relaterer sig til myndighedsbehandling af det sagsområde, der
Læs mereGod behandling i det offentlige
Indledning Større kvalitet i den offentlige forvaltning God behandling i det offentlige - om god forvaltningsskik i stat og kommune I disse år er de offentlige ydelser og den offentlige sagsbehandling
Læs mereIndhold AARHUS UNIVERSITET. Modtager(e): SNUK. Principper for journalisering af studentersager
Modtager(e): SNUK Notat Principper for journalisering af studentersager Indhold Formål 2 Hvem journaliserer? 2 Hvad journaliseres? 2 Enkeltsagsprincippet 2 Principper for fordeling af sager 3 Videndeling
Læs mereProcedurer for sagsbehandling og datahåndtering
Procedurer for sagsbehandling og datahåndtering Greenland Business A/S Revideret den 7. december 2017. Hvornår har vi en sag?... 3 Oprettelse af en sag... 3 Begrænsninger for adgangen til at søge støtte...
Læs mereNotatpligt og dokumentation
Notatpligt og dokumentation Varde Kommune Udvalget for social og sundhed Tirsdag den 19. marts 2013. Sundhed og Beskæftigelse. - Telf. 21339363 - Mail: joiv@varde.dk 12-03-2013 16:27 1 Lovgrundlag: Der
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereBorger- rådgiver Årsberetning 2017
Borger- rådgiver Årsberetning 2017 Årsberetning Årsberetningen sammenfatter borgerrådgiverens erfaringer og giver et overblik over, hvilke henvendelser borgerrådgiveren har behandlet i 2017. Beretningen
Læs mereTAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER
TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER Reglerne om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger har stor praktisk betydning, da vi som medarbejdere i kommunen behandler mange personfølsomme
Læs mereSagsbehandlingstid i statsforvaltning. Ordnede forhold
Sagsbehandlingstid i statsforvaltning. Ordnede forhold En husejer klagede over at en statsforvaltning ikke havde svaret på en ansøgning om fritagelse for at betale omkostninger ved en skelforretning. Ansøgningen
Læs mereInformation om dine rettigheder
Information om dine rettigheder DIT BREV FRA OMBUDSMANDEN Du har modtaget et brev fra ombudsmanden. Brevet kan være et svar på en klage, du har sendt til os. Så kan du læse i brevet, om vi kan hjælpe dig
Læs merePolitik for mødet med borgeren
Politik for mødet med borgeren Godkendt af byrådet den 1. marts 2012 Formål Med afsæt i Byrådets vision er service og kvalitet nøgleordene. Borgerne skal opleve Rebild Kommune som faglig, professionel,
Læs mereAdministrationen af Skattestyrelsens Facebook-profil
Administrationen af Skattestyrelsens Facebook-profil Resumé 14. juni 2019 Ombudsmanden bad af egen drift Skattestyrelsen om at besvare nogle spørgsmål vedrørende administrationen af styrelsens Facebook-profil.
Læs mereSÅDAN FORLØBER DIN SAG. - Om de regler der gælder, når kommunen behandler sociale sager
SÅDAN FORLØBER DIN SAG - Om de regler der gælder, når kommunen behandler sociale sager SÅDAN FORLØBER DIN SAG - Om de regler der gælder, når kommunen behandler sociale sager Der er regler for, hvordan
Læs mereR E T S P O L I T I S K F O R E N I N G
R E T S P O L I T I S K F O R E N I N G HØRINGSSVAR Til: Justitsministeriet. Høring over forslag til lov om ændring af forvaltningsloven (Klare juridiske rammer for effektiv digital forvaltning) Høringsbrev
Læs mereHÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE
HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse
Læs mereKend spillereglerne!
Kend spillereglerne! Om sagsbehandling på det sociale område 13 rigtige svar til mennesker med handicap og deres nærmeste De Samvirkende Invalideorganisationer Indhold Indledning 2 1. Den rigtige afgørelse
Læs mereKend spillereglerne. Om sagsbehandling på det sociale område. 13 rigtige svar til mennesker med handicap og deres nærmeste
Kend spillereglerne Om sagsbehandling på det sociale område 13 rigtige svar til mennesker med handicap og deres nærmeste Danske Handicaporganisationer Indhold Indledning... 3 Den rigtige afgørelse... 4
Læs mereIndhold AARHUS UNIVERSITET. Modtager(e): SNUK. Principper for journalisering af studentersager
Modtager(e): SNUK Notat Principper for journalisering af studentersager Indhold Formål 1 Hvem journaliserer? 2 Hvad journaliseres? 2 Enkeltsagsprincippet 2 Journalisering af ikke-sagsbehandling 3 Sag 3
Læs mereIT-sikkerhedsbestemmelser for anvendelse af e-post
Bilag 8 IT-sikkerhedsbestemmelser for anvendelse af e-post Formålet med sikkerhedsbestemmelserne er at beskrive, hvordan medarbejdere i Randers Kommune, som anvender e-post via kommunens udstyr og e-postadresser,
Læs mereKlar RET MARTS Borgerrådgiverens guide om det gode klagesvar VESTER VOLDGADE 2A 1552 KØBENHAVN V TLF
23 MARTS 2019 Klar RET Borgerrådgiverens guide om det gode klagesvar Klagesvar, der lever op til kommunens værdigrundlag og principperne for god forvaltningsskik, vil almindeligvis efterlade borgerne med
Læs mereStatsforvaltningens skrivelse af 4. oktober 2010 til en advokat:
Statsforvaltningens skrivelse af 4. oktober 2010 til en advokat: Statsforvaltningen Syddanmark har den 1. oktober 2010 modtaget din anmodning om genoptagelse af statsforvaltningens afgørelse af 28. september
Læs mereGod forvaltningsskik. i Varde Kommune
God forvaltningsskik i Varde Kommune God forvaltningsskik for sagsbehandling i Varde Kommune Varde Kommune ønsker, at borgere, erhvervsliv og øvrige interessenter skal opleve, at behandlingen af deres
Læs mere&' ( & ( &$ ## $ %% %%
!! " # $ % &' ( & ( &$ ## $ #% #( $ %% %% !"#$ """%&!' ())!* +*!!($, (" "-"#$-.!!($ *($$#($,#!!!! /0# *( *"#$"!(!!#*( #* -**!(!### ( $*,( (! 1/!*!*"#$"2 *$(*$# /*#3* 4 *(*# *!#* 5#6($*!! $$!## 7!!#*("#$"!*0($!**!###$
Læs mereTitel: Ikke ret til dataudtræk fra logoplysninger vedrørende opslag i elektroniske patientjournaler
2016-49433 Titel: Ikke ret til dataudtræk fra logoplysninger vedrørende opslag i elektroniske patientjournaler På foranledning af en henvendelse fra en borger har Statsforvaltningen udtalt: Henvendelse
Læs mereJournalisering af samlede svar førte til behandling af personoplysninger i strid med persondataloven.
2015-32 Journalisering af samlede svar førte til behandling af personoplysninger i strid med persondataloven. Kommune burde derfor have adskilt sine svar 15. juni 2015 En mand havde en omfattende korrespondance
Læs mereStatsforvaltningens brev af til en journalist
Statsforvaltningens brev af 1.10.2010 til en journalist 01-10- 2010 TILSYNET MED KOMMUNERNE Du har ved e-mail af 24. og 28. september 2009 klaget over Varde Kommunes afslag på aktindsigt i dokument nr.
Læs mereKanalstrategi
Kanalstrategi 2016-2018 Hjørring Kommune 1 Kanalstrategi 2016-2018 Formål Kanalstrategien skal hjælpe os til at udnytte vores ressourcer bedre og bevare borgernes oplevelse af kvalitet, når de bliver betjent
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereMangelfuldt prøvelsesgrundlag i aktindsigtssag. Notatpligt. Begrundelse
17-4. Forvaltningsret 11241.2 114.3 1.4 1.5 13.1. Mangelfuldt prøvelsesgrundlag i aktindsigtssag. Notatpligt. Begrundelse Udenrigsministeriet imødekom delvis en journalists anmodning om indsigt i ministeriets
Læs mereIntroduktion til Lovguide Forvaltning og Administration
Introduktion til Lovguide Forvaltning og Administration Ved Dorthe Bjerremand Erichsen 05-12-2016 Dagsorden Baggrunden for Lovguide Forvaltning Indhold i Lovguide Forvaltning Hvordan kommer Lovguide Forvaltning
Læs mereGod dokumentation hvad skal vi med den, og hvem har ansvaret?
God dokumentation hvad skal vi med den, og hvem har ansvaret? Redaktionen Offentlige arkiver spiller en vigtig rolle i et demokratisk samfund. Her skal magthaverne regering og myndigheder dokumentere deres
Læs mereIkke aktindsigt i s i mailboks, som Tilsynet ikke havde umiddelbar adgang til, selv om Tilsynet kendte koden. 21.
2016-15 Ikke aktindsigt i e-mails i mailboks, som Tilsynet ikke havde umiddelbar adgang til, selv om Tilsynet kendte koden 21. marts 2016 En tidligere regionsrådsformand havde givet Statsforvaltningen,
Læs mereHANDOUT ORIENTERING OM SAGER OG TEMAER TIL BORGERRÅDGIVERUDVALGET
HANDOUT ORIENTERING OM SAGER OG TEMAER TIL BORGERRÅDGIVERUDVALGET Kritik af utilstrækkelig vejledning i Socialforvaltningen Håndtering og fordeling af post på beskæftigelsesområdet Digital Post fra borger
Læs mereBorgerrådgiverens beretning december 2011 Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse Indledning...2 Historik...2 Formålet med borgerrådgiveren...2 Borgerrådgiverens opgaver...2 Organisering af borgerrådgivningsfunktionen...2 Aktiviteter i 2011...3 Fokusområder og Idéer
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs mereESDH TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES?
ESDH Cap - SYS tia TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES? ESDH-SYSTEMET CAPTIA 3 INDHOLD Hvorfor skal vi journalisere?... 4 Hvad skal journaliseres? Forskellige typer af sager,
Læs merevejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du?
vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du? Indhold 1. Indledende bemærkninger 3 2. Procedure for behandling af sager om aktindsigt
Læs mereAfslag på aktindsigt i telefonnotat om ministerielt høringsvar fra 2008
Myndighed: Underskriftsdato: 6. juni 2016 Folketingets Ombudsmand Udskriftsdato: 25. februar 2017 (Gældende) Afslag på aktindsigt i telefonnotat om ministerielt høringsvar fra 2008 Svar til journalist
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereIt-løsninger i forbindelse med kommunalreformen. Sikring af at grundlæggende forvaltningsretlige krav overholdes
FOB 05.409 It-løsninger i forbindelse med kommunalreformen. Sikring af at grundlæggende forvaltningsretlige krav overholdes Ombudsmanden konstaterede i flere sager at grundlæggende forvaltningsretlige
Læs mere2015-30. Sms-korrespondance dokumentbegrebet
2015-30 Sms-korrespondance dokumentbegrebet En journalist klagede til ombudsmanden over, at Udenrigsministeriet ved to afgørelser havde givet afslag på aktindsigt i sms-beskeder udvekslet mellem (på tidspunktet
Læs mere+ bilag. Vedrørende Miljøministeriets afslag på aktindsigt
FOLKETINGETS OMBUDSMAND Gammel Torv 22. 1457 København K Telefon 33 13 25 12. Telefax 33 13 07 17 Personlig henvendelse 10-15 Ritzaus Bureau I/S Store Kongensgade 14 1264 København K Att.: Christian Lindhardt
Læs mereOffentlighed i forvaltningen. aktindsigt og sagsindsigt. Albertslund Kommune Nordmarks Allé 2 2620 Albertslund
Albertslund Kommune Nordmarks Allé 2 2620 Albertslund Offentlighed i forvaltningen www.albertslund.dk albertslund@albertslund.dk T 43 68 68 68 aktindsigt og sagsindsigt Formål Albertslund Kommune oplever
Læs mereStatsforvaltningens brev af 16. januar 2007 til 3F Vestlolland: Vedr.: Klage over standardblanket ved ledighedsydelse
Statsforvaltningens brev af 16. januar 2007 til 3F Vestlolland: 16-01- 2007 Vedr.: Klage over standardblanket ved ledighedsydelse 3F Vestlolland har ved brev af 30. november 2005 på vegne af NN henvendt
Læs mereTørre regler giver kvalitet i forvaltningen
Tørre regler giver kvalitet i forvaltningen 27 Jørgen Steen Sørensen Folketingets Ombudsmand To sager om kommuners håndtering af børn og unge viser, hvor vigtigt det kan være at overholde formelle krav
Læs mereKEND SPILLEREGLERNE. Om sagsbehandling på det sociale område. 13 rigtige svar til mennesker med handicap og deres nærmeste
KEND SPILLEREGLERNE Om sagsbehandling på det sociale område 13 rigtige svar til mennesker med handicap og deres nærmeste Indhold Indledning 3 Den rigtige afgørelse 3 1. Vejledningspligten hvad går den
Læs mereStatsforvaltningens udtalelse til Fredericia Skibsværft vedrørende aktindigt
Statsforvaltningens udtalelse til Fredericia Skibsværft vedrørende aktindigt Du har ved brev af 11. juli 2008 på vegne af Fredericia Skibsværft A/S rettet henvendelse til statsforvaltningen vedrørende
Læs mereBest practice modellen
Best practice modellen Sekretær Journalisering Leder Orienterer sig/fordeler Byggesagsbehandler Orienterer sig i sagen Høring af relevante parter Kontrollerer rådighedsindskrænkninger Udformer tilladelsen
Læs mereNini Vind Schultz Damparken Toftlund
Nini Vind Schultz Damparken 11 6520 Toftlund Gammeltorv 22 DK-1457 København K Tlf. +45 33 13 25 12 Fax +45 33 13 07 17 www.ombudsmanden.dk post@ombudsmanden.dk Personlig henvendelse: 10-14 Telefonisk
Læs mereTitel Nr. Udgave dato. Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato
Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T2 03.09.07 Formål Afgrænsning At sikre følgende: * At registreringer i sager styres, dvs. journaliseres systematisk,
Læs mereRAMMERNE FOR BORGERBETJENING OG RETSSIKKERHED
RAMMERNE FOR BORGERBETJENING OG RETSSIKKERHED Det er vigtigt, at vi som medarbejdere i Holbæk Kommune kender til de rammer for borgerbetjening og retssikkerhed, som vi arbejder indenfor. Hvis vi kender
Læs mereGod dialog og godt samarbejde på børnehandicapområdet ~ en manual for servicelovens 41, 42 og 84
God dialog og godt samarbejde på børnehandicapområdet ~ en manual for servicelovens 41, 42 og 84 Dokumentnr. 993287_2 Sagsnr. 12/12165 Udarbejdet af vije på baggrund af arbejdsgruppeinddragelse Indholdsfortegnelse
Læs mereJournaliseringsprincipper for studienævnsbetjening, Aarhus Universitet, februar 2019
Journaliseringsprincipper for studienævnsbetjening, Aarhus Universitet, februar 2019 Indhold HVEM SKAL JOURNALISERE?... 2 Indblik... 2 SAGEN... 2 Enkeltsagsprincippet... 2 Oprettelse af sag... 2 Sagstitel...
Læs mereRetningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune.
Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Formål Formålet med åbne postlister er at skabe åbenhed i forhold til kommunens arbejde. Postlisterne er en service til samarbejdspartnere, borgere
Læs merePrincipper for god borgerkontakt i Mariagerfjord Kommune
Notat Center for Byråd, Personale og Strategi Nordre Kajgade 1 9500 Hobro Tlf. 97 11 30 00 raadhus@mariagerfjord.dk www.mariagerfjord.dk Journalnummer: 85.02.10-A26-1-17 Ref.: Mie Skotte Sølvkjær Direkte
Læs mereNy offentlighedslov. 3. december 2013 Erfa-dag i Danske Havne Juridisk konsulent Annette Baun Knudsen
Ny offentlighedslov 3. december 2013 Erfa-dag i Danske Havne Juridisk konsulent Annette Baun Knudsen 1 Program 10.15-12.00 Baggrund for den nye offentlighedslov og anvendelsesområde i forhold til danske
Læs mereStatsforvaltningens brev til en journalist. Viborg Kommune afslag på aktindsigt i interne dokumenter, herunder talepapir
2014-216254 Statsforvaltningens brev til en journalist Viborg Kommune afslag på aktindsigt i interne dokumenter, herunder talepapir Henvendelse vedrørende Viborg Kommunes afgørelse om delvist afslag på
Læs mereAlt for lang sagsbehandlingstid i klageinstansen i sag om aktindsigt i miljøoplysninger
2017-21 Alt for lang sagsbehandlingstid i klageinstansen i sag om aktindsigt i miljøoplysninger En journalist klagede til ombudsmanden over, at han efter et år endnu ikke havde fået en afgørelse på sin
Læs mereIMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation?
IMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation? Hvis ikke, så bliv inspireret af Esbjerg Kommune, der er på vej til at forankre ESDH organisatorisk og samtidig øge brugen af ESDH på alle
Læs mereAktindsigt i korrespondance på e-mailserver
Aktindsigt i korrespondance på e-mailserver En forening klagede til ombudsmanden over Økonomi- og Erhvervsministeriets afslag på aktindsigt i e-mail-korrespondance på Søfartsstyrelsens e-mailserver. Ombudsmanden
Læs mereHvad er helhed i social sagsbehandling egentlig? A rsmøde for Myndighedspersoner 17. november 2014
Hvad er helhed i social sagsbehandling egentlig? A rsmøde for Myndighedspersoner 17. november 2014 Helhedsbetragtning Helhedsvurdering Helhedssyn Helhedsvisitation Hvad siger juraen? krav og udfordringer?
Læs mereTårnby Kommune. U.B. har blandt andet anført i sin mail af 6. maj 2009:
Tårnby Kommune U.B. har ved mail af 6. maj 2009 rettet henvendelse til statsforvaltningen med klage over Tårnby Kommunes behandling af aktindsigtsbegæring af 27. januar 2009 om opførelse af nye gymnastik-
Læs mereFolketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K
Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian
Læs mereE-mail politik for FOA Nordsjælland
E-mail politik for FOA Nordsjælland Da det er FOA Nordsjællands holdning, at vi i størst mulig omfang skal anvende elektronisk kommunikation, har vi udformet en e-mail politik med henblik på at sikre såvel
Læs mereDragør Kommune. Operationelle bilag til IT-sikkerhedspolitikken. Bilag 4. Retningslinjer for anvendelse af e-post
Dragør Kommune Operationelle bilag til IT-sikkerhedspolitikken IT-sikkerhedspolitik Side 2 Retningslinjer for anvendelse af e-post Dette dokument har til formål at beskrive, hvordan medarbejdere i Dragør
Læs mereVEDTÆGT FOR TÅRNBY KOMMUNES BORGERRÅDGIVER
VEDTÆGT FOR S BORGERRÅDGIVER Kapitel I Generelt om borgerrådgiverfunktionen i Tårnby Kommune 1. Tårnby Kommunes borgerrådgiverfunktion er etableret med hjemmel i Lov om kommunernes styrelse 65 e. Stk.
Læs mereNOTAT: Borgerrådgiver i Roskilde Kommune. Frederiksberg kommuner har etableret en borgerrådgiverfunktion. Byrådssekretariat
Byrådssekretariat Sagsnr. 87088 Brevid. 836141 Ref. HSTR/NIR Dir. tlf. 46 31 80 12 henningstr@roskilde.dk NOTAT: Borgerrådgiver i Roskilde Kommune 9. november 2009 En række kommuner 1, har inden for de
Læs mereHANDOUT ORIENTERING OM SAGER OG TEMAER TIL BORGERRÅDGIVERUDVALGET
HANDOUT ORIENTERING OM SAGER OG TEMAER TIL BORGERRÅDGIVERUDVALGET Borgerrådgiverfunktion styrker borgernes retssikkerhed Manglende vejledning kan koste både borger og kommune dyrt Vellykket Målrettet Indsats
Læs mereJeg bad desuden om at blive underrettet om resultatet af arbejdet med at udbygge regionskommunens
FOLKETINGETS OMBUDSMAND 1 Den 20. marts 2007 afgav jeg en opfølgningsrapport (nr. 2) om min inspektion den 2. og 3. november 2004 af Bornholms Regionskommune. I rapporten bad jeg kommunen om oplysninger
Læs mereBatteriForeningen behandler personoplysninger på følgende måde:
BatteriForeningen behandler personoplysninger på følgende måde: Generelle regler BatteriForeningen er en dansk filial af EPBA - European Portable Battery Association i Brussels. Denne bekendtgørelse af
Læs merePolitik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc
Politik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc Politik for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering i Region Nordjylland (ESDH) Lovgivning/aftalegrundlag Politikken
Læs mereKommunal borgerrådgiver
Kommunal borgerrådgiver Byrådet besluttede på mødet den 29. oktober, at administrationen gennemgår, hvordan andre kommuner har etableret en ordning med borgerrådgivere og - på baggrund heraf - udarbejde
Læs mereEgen drift-undersøgelse af behandlingen af aktindsigtssager i Formandens Departement
Egen drift-undersøgelse af behandlingen af aktindsigtssager i Formandens Departement Ombudsmanden påbegyndte i september 2013 en egen driftundersøgelse af Formandens Departements håndtering af sager om
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereKvalitetssikring i det offentliges itsystemer til dokumenthåndtering
PALSBERG CONSULTING Kvalitetssikring i det offentliges itsystemer til dokumenthåndtering Hvordan gennemføres kvalitetssikring? Resultater og nye mål Ane Palsberg, Palsberg Consulting og ESDHkonsulent på
Læs mereStatsforvaltningens brev til Region. Vedrørende Region Syddanmarks sagsbehandlingstid regionens sagsnr. 16/15387
2015-71331 Statsforvaltningens brev til Region Syddanmark Dato: 31-10-2016 Vedrørende Region Syddanmarks sagsbehandlingstid regionens sagsnr. 16/15387 Statsforvaltningen har den 13. juli 2016 anmodet Region
Læs mereHillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018
Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Forord Hillerød Kommunes Kanal- og Servicestrategi er en samlet strategi for kommunikation mellem kommune og borgere, virksomheder og foreninger. Service over
Læs mereDUKH-nyt. Merudgifter efter servicelovens 100. DUKH Nyt: Nr. 10 Januar Kort lovgivningsmæssig introduktion om merudgiftsydelse
DUKH-nyt DUKH Nyt: Nr. 10 Januar 2019 Merudgifter efter servicelovens 100 af DUKH-konsulent Inga Petersen Om DUKH-nyt: DUKH har en lovgivningsmæssig forpligtelse til at formidle vores erfaringer om udviklingen
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereE-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT
E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT 1 Indledning Nordjyllands Amt har som mål at skabe en åben og digital forvaltning, hvor borgere og erhvervsliv sættes i centrum med døgnåbne selvbetjeningstjenester på
Læs mereFaxe Kommune Frederiksgade 9 4690 Haslev. Sendt pr. e-post. Statsforvaltningen har i dag skrevet således til Flemming
Faxe Kommune Frederiksgade 9 4690 Haslev Sendt pr. e-post 26-05- 2 0 1 4 T i l s y n e t Statsforvaltningen har i dag skrevet således til Flemming Duus Mathiesen: Din henvendelse vedrørende Faxe Kommune
Læs mereDet er efter Statsforvaltningens opfattelse ikke ganske klart, om din aktindsigtsanmodning
2016-66296 Statsforvaltningens brev til en borger Dato: 08-11-2016 Henvendelse vedrørende Vejle Kommunes afslag på aktindsigt Du har den 27. august 2016 anmodet Vejle Kommune om at indbringe kommunens
Læs mereRigsrevisionens notat om beretning om tilskudsforvaltningen i landbrugets fonde
Rigsrevisionens notat om beretning om tilskudsforvaltningen i landbrugets fonde Oktober 2016 18, STK. 4-NOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Vedrører: Statsrevisorernes beretning nr. 17/2015 om tilskudsforvaltningen
Læs mereAlvorlig kritik af Statsministeriet og Justitsministeriet i Sass Larsen-sag
Alvorlig kritik af Statsministeriet og Justitsministeriet i Sass Larsen-sag På et møde i Statsministeriet den 28. september 2011 fik Henrik Sass Larsen af Statsministeriets og Justitsministeriets departementschefer
Læs mereKlar RET SEPTEMBER Borgerrådgiverens guide om helhedsorienteret sagsbehandling og vejledning
10 SEPTEMBER 2013 Klar RET Borgerrådgiverens guide om helhedsorienteret sagsbehandling og vejledning Vi skal se bredt på den enkelte sag og på borgerens behov ( ). En henvendelse om hjælp skal altså vurderes
Læs mereInformation for sygemeldte. Rettigheder, muligheder og pligter
Information for sygemeldte Rettigheder, muligheder og pligter Retten til sygedagpenge: Hvorfor blander vi os i borgernes sygdom? Kommunen har pligt til i henhold til Lov om sygedagpenge, at: yde økonomisk
Læs mereHøring af den reviderede fælleskommunale dokumentationsmetode
Høring af den reviderede fælleskommunale dokumentationsmetode 26. maj 2011 [Resultatet af høringen] Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Status på besvarelser... 3 Gennemgang af høringssvarene... 4 Værdien
Læs mereREVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE. ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen
REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen Baggrund Lang rejse med forskellige systemer tilbage fra 1989 Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev indblandet
Læs mereBehandling af personoplysninger i rekrutteringsprocessen
Behandling af personoplysninger i rekrutteringsprocessen 2 B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R I R E K R U T T E R I N G S P R O C E S S E N 1. Indledning 1.1 Når du søger en ledig
Læs mereStatsforvaltningens brev til en borger. Henvendelse vedrørende afslag på aktindsigt
2015-15464 Statsforvaltningens brev til en borger Dato: 0 8-10- 2015 Tilsynet Henvendelse vedrørende afslag på aktindsigt Du har den 19. februar 2015 og 14. august 2015 oplyst til Københavns Kommune, at
Læs mereRetningslinjer. for brug af
Retningslinjer for brug af Version 1 / Godkendt af styregruppen 29. november 2011 Brugerhåndbogen vedligeholdes af Center for IT og Digitalisering Ændringsønsker afleveres til superbrugerne Kære bruger.
Læs mereStatsforvaltningens brev til en borger. Henvendelse vedrørende delvist afslag på aktindsigt fra Guldborgsund Kommune
2015-11863 Statsforvaltningens brev til en borger Dato: 01-12- 2015 Henvendelse vedrørende delvist afslag på aktindsigt fra Guldborgsund Kommune Ved e-mails af 2. og 5. februar 2015 har du til Guldborgsund
Læs mereBorgerrådgiverens beretning 2013
Borgerrådgiverens beretning 203 Beretningen er baseret på henvendelserne til Borgerrådgiveren. januar 3. december 203 September 204 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 2 HENVENDELSER TIL BORGERRÅDGIVEREN...
Læs mereDen kommende offentlighedslov
Den kommende offentlighedslov - Hvad står der egentlig i teksten? Statens Arkiver, DGI-Byen, 6. november 2013 Hvor meget mørklægger 24 fremover? Vil 28 og 29 i stedet give indsigt i dokumenterne? Vil forbedringer
Læs mereUdskriftsdato: 24. januar 2017 (Gældende)
Myndighed: Folketingets Ombudsmand Underskriftsdato: 20. februar 2015 Udskriftsdato: 24. januar 2017 (Gældende) Afslag fra Justitsministeriet på aktindsigt i dokumenter udvekslet mellem ministerier og
Læs mereUdlændinge- og Integrationsministeriet Slotsholmsgade København K
Udlændinge- og Integrationsministeriet Slotsholmsgade 10 1216 København K Gammeltorv 22 DK-1457 København K Tlf. +45 33 13 25 12 Fax +45 33 13 07 17 www.ombudsmanden.dk post@ombudsmanden.dk Personlig henvendelse:
Læs mere