Vejledning masseforsendelse i KMD Sag EDH via Doc2Mailprintdriveren

Transkript

1 Vejledning masseforsendelse i KMD Sag EDH via Doc2Mailprintdriveren Denne vejledning beskriver, hvordan du laver en masseforsendelse til digital post i KMD Sag EDH via Doc2Mailprintdriveren. Anbefales til brug ved mere end modtagere Vejledningen består af følgende elementer: Flettefil Skriv brevet Lav brevfletningen Eventuelle bilag Afsend digitalt via Doc2Mail Arbejdsgang Kommentarer Tast/Billede Din flettefil For at kunne lave en masseforsendelse, skal du som udgangspunkt have en flettefil. Doc2Mail kan håndtere, at der er både CVR og CPR i samme brevflet. Flettefilen kan fx være data, der er importeret fra fx kommunens tekniske kort eller et dataudtræk fra et fagsystem. Du kan også selv lave en flettefil i Excel. Alle kolonner skal være defineret som tekst. Det anbefales at fryse første række, da det giver et bedre overblik, hvis du fx får brug for at sortere i flettefilen. 1

2 Vær opmærksom på: Starter cpr.nr. med 0, kommer 0 ikke altid med, så tjek. Sorter listen og tilføj 0 på de cpr.nr., der mangler. Sådan laver du selv en flettefil i Excel Åbn et tomt Excel. Til brevfletningen skal der oprettes en kolonne for hvert flettefelt, du skal bruge. Det kan fx være: Navn, Adresse, Postnr, By og Ident I kolonnen Ident skal CPR eller CVR nr. skrives. Kolonen skal være med, så der kan flettes med CPR eller CVR nr. ved afsendelse af digital post. Det anbefales, at eventuelle tomme ark, slettes, så der i forb. med brevfletningen ikke opstår tvivl om, hvilket ark, der er brug Når du er færdig, lukkes og gemmes flettefilen i første omgang på pc ens skrivebord. Når brevfletningen er sendt, skal flettefilen gemmes i KMD Sag EDH, så du har dokumentation for, hvem brevet er afsendt til. Vær opmærksom på, at du ikke må have flettefiler liggende på pc ens drev eller skrivebord af hensyn til overholdelse af Persondataloven. 2

3 OBS - Særlig opmærksomhed ved modtagere, der bor i udlandet Vær opmærksom på, at hvis du skal skrive til borgere, der bor i udlandet, skal du sørge for at have en kolonne med i flettefilen med udlandskoder. Udlandskoder består af 2 bogstaver, som fx Sverige = SE Tyskland = DE Det er vigtigt at få landekoderne med. Hvis de mangler, vil KMD nemlig fakturere kommunen ½ time til at dække tidsforbrug samt merporto og gebyrer. Flettefil fra kommunens Webkort Der kan udtrækkes en flettefil fra kommunens Webkort. Der arbejdes i øjeblikket på en vejledning. Hvis du skal bruge et udtræk, skal du henvende dig til GIS-gruppen i By og Miljø. Opret dokument til brevfletningen Vælg fanebladet Dokumenter Vælg Opret dokument Marker skabelonen Brevpapir til masseforsendelse Vælg Fortsæt oprettelse Udfyld overskrift 3

4 Udfyld Dokument vedr Vælg Dokumenttype: Udgående Vælg Fortsæt oprettelse Skriv brevet. Brevfletningen Start guiden trinvis brevfletning fra fanebladet Forsendelser/Start brevfletning og følg alle trin Brevfletningen trin 1 af 6 Her vælges hvilken type dokument, der arbejdes med. Vælg Breve 4

5 Tryk på næste i bunden af brevfletningsguiden Brevfletningen trin 2 af 6 Valg af udgangsdokument. Vælg Brug det aktuelle dokument Tryk på næste i bunden af brevfletningsguiden Trin 3 af 6 Vælg modtagere Her skal du udpege din flettefil. Tryk på Gennemse under Brug en eksisterende liste 5

6 Udpeg din flettefil på skrivebordet Tryk på knappen Åbn I dialogboksen Vælg tabel vises det antal ark, der er brugt i flettefilen. I dette eksempel er der kun et, så det er ikke nødvendigt at udpege, hvilket ark der skal bruges. Tryk OK for at komme videre. 6

7 Dialogboksen viser listen over de modtagere, der bruges i brevfletningen. Tryk OK for at komme videre. Tryk på næste i bunden af brevfletningsguiden Trin 4 af 6 Hvis brevet ikke er skrevet, kan du gøre det nu. Når brevet er skrevet, skal der indsættes flettefelter i brevhovedet. 7

8 Indsæt flettefelter i adressefeltet Vær opmærksom på, at adressefeltet ikke må flyttes længere ned eller op i skabelonen, da det passer til ud printning på papir, hvis der er modtagere, der er fritaget for digital post. Flettefelterne til adresse skal står der, hvor der i skabelonen står Indsæt flettefelt fx navn. Sæt cursoren foran I et i Indsæt Flettefelt fx navn. Tryk på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Når der indsættes flettefelt, vil det øverste altid være markeret. Du er ved at indsætte feltet Navn, så tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. I brevet sættes flettefeltet. Slet teksten foran, og sæt cursoren under det indsatte flettefelt for at indsætte det næste Adresse. 8

9 Tryk igen på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Markerer flettefeltet Adresse, tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. I brevet sættes flettefeltet. Sæt cursoren under det indsatte flettefelt for at indsætte det næste Postnr. Tryk igen på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Markerer flettefeltet Postnr, tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. I brevet sættes flettefeltet. Sæt cursoren efter det indsatte flettefelt for at indsætte det næste By. 9

10 Tryk igen på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Markerer flettefeltet By, tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. I brevet sættes flettefeltet. Tryk igen på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Markerer flettefeltet Landekode, tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. I brevet sættes flettefeltet. 10

11 Indsæt flettefelt i flettekoden i sidehovedet Til sidst skal der også indsættes flettefelt til CPR/CVR, overskrift samt eventuel udlandskode (hvis du har modtagere til udlandet) i flettekoderne, der ligger skjult i brevhovedet Åbn sidehovedet. Flettekoderne kommer frem ved at trykke SHIFT + F9) Indsæt flettefelt til CPR/CVR Flettefeltet skal sættes ind mellem citationstegnene i linjen d2m*ident. Vær opmærksom på, at der ikke må være mellemrum mellem citationstegnene. Stil cursoren mellem citationstegnene i linjen d2m*ident. Tryk på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Markerer flettefeltet Ident, tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. Flettefeltet indsættes i sidehovedet, og vil vise CPR/CVR på den første modtager i flettekilden. 11

12 TIPS: Hvis du har problemer med at sætte flettefeltet direkte ind i flettekoden i brevhovedet, så sæt den i stedet for ned i brevet. Så kan du efterfølgende kopiere den og sætte den ind i flettekoden i brevhovedet. Husk at fjerne flettefeltet i brevet. Indsæt landekode i flettekoden i sidehovedet Flettefeltet skal sættes ind mellem citationstegnene i linjen d2m*postdestinatonsland. Vær opmærksom på, at der ikke må være mellemrum mellem citationstegnene. Stil cursoren mellem citationstegnene i linjen d2m*postdestinationsland. Tryk på Flere elementer ude i venstre side af brevfletningsguiden. Markerer flettefeltet Landekode, tryk på knappen Indsæt og dernæst på knappen Luk, der fremkommer, når du har trykket på Indsæt. Flettefeltet indsættes i sidehovedet, og vil vise landekoden. TIPS: Hvis du har brug for at se, at der virker med den indsatte landekode, skal du sørge for, at den første modtager i din flettefil er en person, der bor i udlandet. 12

13 Indsæt overskrift i flettekoden i sidehovedet Flettefeltet skal sættes ind mellem citationstegnene i linjen d2m*overskrift. Vær opmærksom på, at der ikke må være mellemrum mellem citationstegnene. Stil cursoren mellem citationstegnene i linjen d2m*overskrift. Skriv en kort sigende overskrift. Når modtager får brevet i E-boks er det denne overskrift der vises. Vær opmærksom på, at der ikke må være mellemrum mellem citationstegnene. Luk sidehovedet. Tryk på næste i bunden af brevfletningsguiden. 13

14 Trin 5 af 6 Du kan nu gennemse brevene. Brug piletasterne i venstreside af brevfletningsguiden for at bladre frem og tilbage. Tryk på næste i bunden af brevfletningsguiden. 14

15 Trin 6 af 6 Her skal du altid vælge Udskriv. Hvis du vælger Rediger enkelte breve, flettes brevene til et samlet dokument i stedet for 1 brev pr. modtagere. Her skal du tage vælge om du vil flette alle poster, den aktuelle post eller eksempelvis Det anbefales, at der max sendes til 1000 modtagere ad gangen. Hvis der fx skal skrives ud til 4000 brækkes forsendelses op, så der fx først sendes til post nr.1 til 999, så nr til 1999, så nr til 2999 og til nr til Skal der sendes ud til mindre end 1000, vælges alle poster. Vælg printerdriveren doc2mail og tryk OK Hvis du ikke har installeret printerdriveren, kan den hentes via Hent programmer søg efter KMD Doc2mail 15

16 Doc2Mail åbner nu op i et nyt vindue og starter med at overfører dokumentet til Doc2Mail. Når overførslen er gennemført, åbner Doc2Mail i et nyt billeder, der hedder Brevfelt. Hvis du har mange modtagere, kan der godt tage Doc2Mail lidt tid at komme igennem trinene. 16

17 Her kan du se, hvor mange forsendelser, der er i alt, og hvordan fordelingen er på CPR/CVR nr. Tjek om antallet stemmer overens med det antal du skal afsende til. Vær opmærksom på, hvis der er nogle uden CPR/CVR nr. Såfremt dette er tilfældet, skal du tjekke din flettefil igen for tomme linjer eller manglende CPR/CVR. Tjek om adressefeltet står sådan, at det er muligt at se hele adressen. Vælg Vis dokument for at gennemse brevet inden afsendelse, så du kan se om adresse m.v. står korrekt, og brevet ser ud som forventet. Hvis der ikke medsendes bilag, kan brevet sendes. Ellers se side 17 i vejledningen. Skal modtageren have mulighed for at besvare, vælges svarpostkassen for din afdeling. Alt efter valg af svarpostkasse, vil svaret enten blive sendt til KMD Sag EDH eller i afdelingens postkasse i Outlook. For at afsende masseforsendelsen trykkes på Send alle. Når du har sendt masseforsendelsen, vises en kvitteringsside fra Doc2Mail med oplysninger om, hvor mange breve der er afleveret digitalt, og hvor mange der er sendt til fjernprint. 17

18 Trykkes på fanen forsendelseslisten, kan du se masseprintet. Trykkes der herunder på Vis forsendelser, vil masseprintet blive udspecificeret på modtagere og tidspunkt. Det er her muligt at søge på en specifik modtager samt eksportere forsendelseslisten til Excel. Tryk på knappen Afslut, når masseforsendelsen er gennemført. Når du har afsluttet Doc2Mail, skal du huske at gemme flettefilen i EDH. Vær opmærksom på, at du ikke må have flettefiler liggende på pc ens drev eller skrivebord af hensyn til overholdelse af Persondataloven. Journalisering Ønsker man at have samtlige breve liggende på sagen, kan de dannes ved i trinet Afslut brevfletningen brevfletningsguiden ved at trykke på Rediger enkelte breve. 18

19 I Flet til nyt dokument markeres Alle, og der trykkes OK. Et nyt dokument dannes nu, hvori alle brevene er. Disse gemmes i KMD Sag EDH. Bilag Vær opmærksom på, om tekst på bilag passer til sidebredde er margen for smal, forsvinder det første af bogstaverne hele vejen ned på siden. Bilag lægger sig i bunden af dit brev, så når du bruger Vis dokumenter, vil du kunne se, om bilaget bliver vist korrekt. Indsættelse af bilag Bilag, der skal medsendes, indsættes i doc2mail dialogboksen, inden du afsender brevet. Gå i fanebladet Gemte bilag. Vælg et eksisterende bilag eller upload et bilag Du uploader et bilag ved at trykke på Upload bilag 19

20 Klik på knappen Gennemse Udpeg den fil du vil uploade som bilag, vælg Åbn Vær opmærksom på, at du kun kan hente pdf-filer Vælg Gem Gå til fanebladet Gemte bilag Hvis de uploadede bilag ikke komme frem i dropdown menuen Vælg bilag Skal du lige trykke på opdateringsknappen Udpeg nu det/de bilag, der skal sendes med brevet. Tryk på Tilføj Gentag, hvis der skal tilføjes flere bilag. 20