Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail

Transkript

1 Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail 1

2 Indhold 1.0 Digital Post via Outlook Digital Post fra SBSYS Skal du sende ét eller flere dokumenter fra en sag: Skal du oprette nyt dokument/brev på en sag i SBSYS og sende til 1 part Skal du sende et brev til flere parter på en sag i SBSYS Send digital post til mange parter (som ikke er part på samme sag i SBSYS) via Doc2Mail Send brev, der ikke er dannet i SBSYS, til en enkelt borger/virksomhed via Doc2Mail

3 1.0 Digital Post via Outlook Klik på Ny Digital Post i Outlook Tast modtagerens personnummer Klik OK Er modtageren fritaget fra digital post, vil følgende pop-up komme og man må så sende et almindeligt brev i stedet Er modtageren tilmeldt, kan du nu skrive din mail, eventuelt vedhæfte filer mv. (bemærk emnefelt krypteres ikke, så ingen personoplysninger heri) 3

4 Klik bagefter på Send sikkert (ikke på send) Du vil kort tid efter få en kvittering på at din mail er havnet i E- boks Bemærk modtageren kan ikke besvare det du har afsendt Vær opmærksom på om du har journalpligt på dét afsendte (se nedenfor) Uddrag fra Offentlighedsloven 15. Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Stk. 2. Et dokument omfattet af stk. 1, som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse. Stk. 3. Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres: 1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse. 2) Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold. Stk. 4. Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning. 4

5 2.0 Digital Post fra SBSYS 2.1 Skal du sende ét eller flere dokumenter fra en sag: Marker dokumentet/-erne (hold ctrl nede hvis du vil markere dokumenter der ikke ligger lige over hinanden) Klik på Send > Digital Post Klik OK i næste boks (der er default valgt at det er PDF-ugaverne du sender, du kan i denne boks vælge om du hellere vil sende det originale format, fx Word) Valg af part/modtager Har du allerede én eller flere parter på din sag, kan du vælge dem i Til:-feltet Du kan også sende til en ny part, ved at klikke på det grønne plus 5

6 Hoveddokument Vælger du at der er et hoveddokument, er det dét dokument som vises hos borgeren i E-boks øvrige dokumenter er med som vedhæftede filer. Vælger du at et dokument er hoveddokument, gråtones den store skriveboks, da den ikke kommer med ud. Har du ikke et hoveddokument, er det dét som står i den store skriveboks som er hoveddokumentet. På vedhæft, kan du vælge yderligere dokumenter til, som måske ligger på et drev Når du er klar til at sende, så klik på send og journaliser Udfyld journaliseringsdialogen på dit udgående dokument Du kan altid se på fanen forløb at brevet er sendt 6

7 2.2 Skal du oprette nyt dokument/brev på en sag i SBSYS og sende til 1 part Gå ind på sagen og marker noden kladder Klik på Ny kladde fra skabelon Navngiv dit brev Vælg hvem brevet skal oprettes til (opret én kladde til: ) Vælg skabelon, som brevet skal oprettes på baggrund af Klik på Færdig Skriv dit brev Luk brevet og sig JA til at gemme 7

8 Journaliser din kladde (højreklik > journaliser) Gå ind på dokumenter og send som beskrevet i Skal du sende et brev til flere parter på en sag i SBSYS Følg vejledningen i 2.2 MEN vælg i stedet opret ens kladde til de valgte sagsparter Vælg de parter brevet skal sendes til Klik Færdig Skriv dit brev Luk brevet på krydset og vælg GEM Gå ind på kladden og højreklik på den og vælg send og journaliser Vælg afsender oppe ved den lille postkasse 8

9 SBSYS slår op i Digital Post og finder nu ud af hvem der kan sendes digital post til og hvem der skal printes brev til (fritagede borgere) Skal der både sendes digitalt og printes, så kommer man også over i Doc2Mail dialogen og skal klikke send her dette ændres snarest, så man ikke ser Doc2Mail-dialogen, selv om der afsendes herfra (og dermed sparer de klik ) Når forsendelsen er sendt kommer denne dialog Når du har klikket OK ligger brevet som udgående dokument på sagen Du kan på dokumentets fane parter se hvem der er sendt til 9

10 3.0 Send digital post til mange parter (som ikke er part på samme sag i SBSYS) via Doc2Mail Skal du sende digital post (og fjernprint) til mange parter på én gang, kan det med fordel sendes via Doc2Mail. Hvis du har en Excelliste med navne, adresse og personnummer eller CVRnummer, kan du sende til mange på én gang Brevet skal oprettes via en brevskabelon i SBSYS, da de indeholder bagvedliggende printkoder Når man skriver brevet, skal man åbne printkoderne med Alt + F9 og indsætte flettefeltet til CPR/CVR i koderne Selve brevfletningen er lidt snørklet de første par gange. Jeg vil anbefale at man spørger sit SBSYS-Ambassadør om de kan hjælpe og hvis ikke der er held her, så ring 7408 Denne metode er anvendelig hvis man skal sende fx 300 enslydende breve på én gang. Når man lige har fat i det, kan de gøres på 10 minutter og der leveres i digital postkasse til dem som kan modtage det og der printes (på KMD i Aalborg) til de fritagede i samme proces. 10

11 4.0 Send brev, der ikke er dannet i SBSYS, til en enkelt borger/virksomhed via Doc2Mail Har du et brev, en rapport eller andet i Word, som du vil sende med Doc2Mail, kan du klikke på Send Doc2Mail knappen (øverst i højre hjørne) Du skal selv taste CPR eller CVR og der slås op i systemet om brevet skal sendes digital eller printes. 11

12 Under svarpostkasse, skal du vælge om modtageren skal kunne svare på dit brev (svar kommer p.t. i hovedpostkassen) Overvej om der skal bilag med via din bilagsbakke Klik vis forsendelse for at tjekke om brevhoved mv ser rigtig ud, når nu der ikke er startet via en brevskabelon det er vigtigt hvis brevet skal printes. Du kan se på portoprisen under poststemplet om der sendes digitalt eller pr. brev. Find flere vejledninger på 7913.jammerbugt 12