Vejledning om Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15

Transkript

1 Vejledning om Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 Version 9 April 2018

2 Denne vejledning beskriver Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for virksomheder der fremstiller, reparerer eller genfremstiller træemballage. Der vejledes om hvordan træ og træemballage skal være behandlet og mærket, og hvordan virksomhederne skal opbygge og efterleve et kvalitetssikringssystem og dokumentere deres produktion, levering, modtagelse og medarbejder-instruktion. Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 Denne vejledning er udarbejdet af Landbrugsstyrelsen i 2018 Foto: Landbrugs- og Fiskeristyrelsen Miljø- og Fødevareministeriet Landbrugsstyrelsen Nyropsgade København V Tlf.: mail@lfst.dk ISBN 2 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

3 1. Indholdsfortegnelse 1. Indholdsfortegnelse Ordforklaring Baggrund for certificeringsordningen Generelt om certificeringsordningen Hvem skal certificeres? Samlesæt Stevedorer etc Virksomhedstyper omfattet af ordningen Ansøgning om deltagelse i certificeringsordningen Auditering og godkendelse af virksomheden Krav til virksomheder Krav til virksomheder, som varmebehandler træ Krav til virksomheder, som fremstiller, reparerer eller genfremstiller træemballage, og Virksomheder, som viderebearbejder (ved savning, høvling, kløvning etc.) behandlet træ med henblik på videresalg til en anden virksomhed som producerer træemballage Forløbet af auditering og kontrolbesøg Virksomhedernes betaling Virksomhedens udmelding Bilag 1. Behandling af træet Bilag 2. Mærkning af træemballage Bilag 3 Udarbejdelse af kvalitetshåndbog Generelt 18 Generelle oplysninger alle virksomheder Sektion A: For virksomheder, der varmebehandler træ eller træemballage Sektion B: For virksomheder, der producerer, reparerer eller genfremstiller træemballage af varmebehandlet træ Sektion C: Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 3

4 For virksomheder, der udfører en proces (savning, høvling, kløvning etc.) på varmebehandlet træ og videresælger dette til produktion af varmebehandlet træemballage Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

5 Information om træemballage, ISPM-15 og certificeringsordningen kan findes på Landbrugsstyrelsens hjemmeside (herefter omtalt som hjemmesiden ). Landbrugsstyrelsens certificeringsordning reguleres ved bekendtgørelse nr af 26.september 2013 om certificering af virksomheder der fremstiller træemballage m.v. (herefter omtalt som bekendtgørelsen ). Certificeringsordningen er baseret på den internationale plantesundhedsstandard for træemballage, International Standards for Phytosanitary Measures No. 15: Regulation of wood packaging material in international trade (herefter kaldt ISPM-15 ), se afsnit 3. Certificeringsordning omfatter virksomheder, der varmebehandler træemballage eller træ til fremstilling af ISPM15-mærket træemballage fremstiller, reparerer eller genfremstiller ISPM15-mærket træemballage til salg, eller til emballering af egne eller andres produkter 2. Ordforklaring Træemballage er emballage fremstillet af træ, herunder afstivningsmateriale. Krydsfinér, træfiberplade eller krydsfinér er så stærkt forarbejdet, at plantesundhedsrisici er elimineret. Emballage udelukkende fremstillet af disse materialer skal derfor ikke behandles eller mærkes. Heller ikke træemballage i form af savsmuld, savspåner, træuld og træ skåret til en tykkelse mindre end 6 mm skal behandles eller mærkes. En træemballage-enhed er træ, som er varigt sammenføjet med søm, skruer, lim, falsning, stålbånd eller lignende. Den mindst mulige enhed er ét stykke træ. Det beskyttede mærke er mærket som beskrevet i bekendtgørelsens bilag 2. Mærket omfatter logo (ikon), landekode og virksomhedens registreringsnummer samt kode for træets behandling. Mærket må kun anvendes af virksomheder certificeret af Landbrugsstyrelsen. Kun træemballage, som overholder bekendtgørelsens krav, må mærkes med det beskyttede mærke. Varmebehandling er konventionel opvarmning af træet til en kernetemperatur på mindst 56 o C i mindst 30 minutter, eller dielektrisk opvarmning af træet til mindst 60 o C i mindst 1 minut, jf. bekendtgørelsens bilag 1. Dette skal ikke forveksles med varmbehandling, som i træerhvervet undertiden står for en opvarmning til ca. 200 o C i omkring et døgn. En træemballage-enhed anses for repareret, når færre end 1/3 af dens komponenter er blevet udskiftet. En træemballage-enhed anses for genfremstillet, når flere end 1/3 af dens komponenter er blevet udskiftet. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 5

6 3. Baggrund for certificeringsordningen Certificeringsordningen er baseret på FAO s internationale plantesundhedsstandard ISPM-15 om Regulation of wood packaging material in international trade Standarden er vedtaget under den Internationale Plantebeskyttelseskonvention (IPPC) i 2002 for at hindre spredningen af planteskadegørere (især insekter og nematoder), som kan true levende træer. Standarden er senest revideret i ISPM-15 vedrører træemballage fremstillet af alle træarter uanset oprindelsesland. Bemærk at der til standarden hører et såkaldt Explanatory document for ISPM 15, som også med fordel kan læses, da det går mere i detaljen om de praktiske elementer i fremstillingen af certificeret træemballage Træemballage fremstillet under den danske certificeringsordning og mærket med det beskyttede mærke kan anvendes ved eksport til de mange lande, som stiller krav til importeret træemballage svarende til ISPM-15 s retningslinjer Generelt om certificeringsordningen Certificeringsordningen specificerer krav til varmebehandlingen, interne procedurer og dokumentation og mærkning af træemballage. 4.1 Hvem skal certificeres? Certificeringen er obligatorisk for virksomheder som varmebehandler færdig træemballage eller træ til fremstilling af træemballage, som skal mærkes med det beskyttede mærke mærker træemballage med det beskyttede mærke anvender træ med det beskyttede mærke til at fremstille, reparere eller genfremstille træemballage* viderebearbejder (ved savning, høvling, kløvning etc.) behandlet træ med henblik på videresalg til en anden virksomhed som producerer mærket træemballage. *Enhver proces til sammenføjning af træ (med søm, skruer, lim, falsning, stålbånd eller lignende) til træemballage anses som fremstilling, reparation eller genfremstilling. 1 Nogle landes krav til importeret træemballage (eller træ til fremstilling heraf) kan være forskellige fra og mere restriktive end specificeret i ISPM-15 eller i nærværende ordning. Landbrugsstyrelsen kan ikke drages til ansvar for informationer om andre landes importkrav. 6 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

7 4.2 Samlesæt Landbrugsstyrelsen kan godkende, at samling af emballage i samlesæt undtages fra at være omfattet af definition på fremstilling, med den virkning, at den virksomhed, som modtager og samler sådanne præfabrikerede samlesæt ikke behøver at være certificeret. For at undtage modtagere fra certificeringskravet, skal den producerende virksomhed, som leverer samlesættene, være certificeret af Landbrugsstyrelsen og opfylde følgende betingelser: Samlesættet skal bestå af nogle få færdigproducerede og mærkede enkeltdele, alle fremstillet af den samme certificerede virksomhed, og delene skal efter stuvning af godset uden videre bearbejdning kunne sammenføjes med søm, skruer, spændbånd eller lignende, fx: kasser med løst låg og sider, der skal sømmes/skrues fast juletræspaller, hvor der skal skrues 6 afstivere fast og fastgøres med bånd eller lignende veldefinerede produkter. Den producerende virksomhed skal i sin kvalitetshåndbog (se bilag 3) beskrive, hvilke typer af samlesæt den fremstiller og have godkendelse hertil af Landbrugsstyrelsen. Samlesættets enkeltdele, og hvordan delene skal sammensættes til den endelige træemballageenhed, skal være defineret og beskrevet i virksomhedens kvalitetshåndbog. Den certificerede virksomhed skal mærke alle de enkeltdele, som samlesættet består af. Ved leverancer skal alle samlesættets enkeltdele leveres samtidigt og i samme antal, således enkeltdelene naturligt anvendes og opbruges samtidigt, og det skal fremgå af fakturaen, at der er tale om træemballage i samlesæt. Virksomheden skal bogføre til hvem, hvornår og i hvilke voluminer den leverer samlesæt. Kun emballage i samlesæt, som er godkendt af Landbrugsstyrelsen, må sælges til færdigsamling. 4.3 Stevedorer etc. Virksomheder, som i forbindelse med lastning af varer i containere, skibe etc. udelukkende tilskærer træstykker (såkaldte stevedorer) til afstivningsmateriale uden at sammenføje træet, og som ikke selv mærker træstykkerne og ikke videresælger træet, behøver ikke certificeres. Men virksomheden skal være certificeret hvis den ønsker at sammenføje stykker af behandlet træ med det beskyttede mærke. selv at mærke behandlet træ med det beskyttede mærke i forbindelse med anvendelsen at videresælge det viderebearbejdede træ. 5. Virksomhedstyper omfattet af ordningen Følgende virksomhedstyper kan efter ansøgning blive certificeret: A. Virksomheder, der varmebehandler træ eller træemballage Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 7

8 B. Virksomheder, der fremstiller, reparerer eller genfremstiller træemballage af træ, som er varmebehandlet eller som er behandlet med metylbromid C. Virksomheder, der viderebearbejder (ved savning, høvling, kløvning etc.) behandlet træ med henblik på videresalg til en anden virksomhed som producerer mærket træemballage. Krav til virksomheder under pkt. C er de samme som kravene til virksomheder under pkt. B. Driftsmæssigt adskilte enheder af en virksomhed (dvs. geografisk separate produktionsfaciliteter) skal certificeres hver for sig, også i det tilfælde enhederne anvender samme CVR-nummer eller regnskab. En liste over alle certificerede virksomheder er offentligt tilgængelig på Landbrugsstyrelsens hjemmeside Kun virksomheder, der er certificeret i henhold til bekendtgørelsen, må 1) mærke træemballage med det beskyttede mærke 2) fremstille eller genfremstille træemballage, der bærer det beskyttede mærke 3) reparere træemballage der efterfølgende fortsat er mærket med det beskyttede mærke Ikke-certificerede virksomheder eller personer, som påfører det beskyttede mærke på træ eller træemballage, fremstiller emballage med mærket træ eller på anden måde svigagtigt anvender det beskyttede mærke, gør sig skyldig i lovbrud, som kan føre til politianmeldelse og retlig forfølgelse. 6. Ansøgning om deltagelse i certificeringsordningen En virksomhed, der ønsker at blive certificeret, udfylder og indsender en særlig ansøgningsblanket til Landbrugsstyrelsen, jf. hjemmesiden. Ansøgningsblanketten skal dateres og underskrives af virksomhedens repræsentant. Sammen med ansøgningsformularen indsendes en kvalitetshåndbog (jf. afsnit 8.1, som beskriver de procedurer som sikrer at virksomheden efterlever certificeringsordningens krav. Vejledning for udfærdigelsen af kvalitetshåndbogen findes i bilag 3. Certificeringsordningen er baseret på at virksomheden selv tilrettelægger og beskriver sine arbejdsgange, som skal sikre at bekendtgørelsens behandlings- og mærkningskrav opfyldes at virksomheden efterfølgende opfylder og overholder disse procedurer Kort sagt: Skriv hvad du gør, og gør hvad du skriver!. Kvalitetshåndbogen må kun indeholde de elementer som er relevante for Landbrugsstyrelsens certificering. 8 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

9 Landbrugsstyrelsen kan dog acceptere, at kvalitetshåndbogen indgår i en beskrivelse af virksomhedens samlede kvalitetssikringssystem, såfremt de elementer, som er relevant for Landbrugsstyrelsens certificering, er beskrevet i særskilte kapitler. Hermed skal det sikres, at kvalitetshåndbogen er lettilgængelig for virksomhedens ansatte og for Landbrugsstyrelsen. 7. Auditering og godkendelse af virksomheden Landbrugsstyrelsen gennemgår virksomhedens ansøgning og vurderer i store træk, om den tilsendte kvalitetshåndbog dokumenterer, at de specificerede krav synes at være opfyldt. Herefter gennemfører styrelsen et auditeringsbesøg på virksomheden, hvor alle elementer af håndbogen og virksomhedens praksis gennemgås sammen med den certificeringsansvarlige på virksomheden. Virksomheden skal ved denne indledende auditering have faciliteter klar og have indkøbt træ, således at auditeringen kan afspejle realistiske forhold i virksomhedens fremtidige drift. Den certificeringsansvarlige skal være til stede og medvirke ved alle Landbrugsstyrelsens anmeldte auditeringsbesøg. Landbrugsstyrelsen udfærdiger en liste over eventuelle mangler (herefter omtalt som afvigelser ), som skal korrigeres før virksomheden kan opnå certificering. Landbrugsstyrelsen udsteder et certifikat til virksomheden når det kan godkendes, at alle specificerede krav er opfyldt. Herefter har virksomheden ret til at påføre det beskyttede mærke på træemballage. Landbrugsstyrelsen tildeler med certifikatet virksomheden et registreringsnummer, som skal indgå i det beskyttede mærke. Virksomheder, som certificeres til både at udføre varmebehandling og fremstilling eller reparation af træemballage, modtager ét certifikat og ét certificeringsnummer. Virksomheden certificeres for ét år. Landbrugsstyrelsen aflægger normalt ét årligt auditeringsbesøg på virksomheden. Landbrugsstyrelsen kan dog efter behov aflægge yderligere kontrolbesøg på virksomheden. Virksomheden skal give adgang for Landbrugsstyrelsen til at foretage inspektion, auditering, prøvetagning og personale-interviews på virksomheden. Virksomhedens dokumentation for datalogning af alle varmebehandlinger (temperatur i trækerne og varmerum) fejl-logbog behandlede træpartiers oprindelse og leveringstidspunkt (handelsdokumenter) medarbejder-instruktion og instruktion om ændringer i arbejdsgange etc. (instruktionsmateriale og deltagere) intern produktionskontrol (stikprøvekontrol af eget kvalitetssikringssystem) andre forhold relevant for virksomhedens certificering skal altid befinde sig på den certificerede virksomheds (filials) postadresse ved anmeldt inspektion, Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 9

10 enten i en papirversion, opbevaret hensigtsmæssigt og overskueligt for inspektion, f.eks. i separate og kronologisk ordnede ringbind eller på låst elektronisk form Det skal fremgå af kvalitetshåndbogen, hvordan dokumenterne er låst. Virksomhedens dokumentation for al behandling, produktion, køb og salg af træ og træemballage under certificeringsordningen skal opbevares i mindst 3 år. 8. Krav til virksomheder Virksomheder under certificeringsordningen skal etablere og efterleve procedurer som beskrevet i bekendtgørelsen, jf. også 7A eller 7B nedenfor. Kvalitetshåndbogen skal beskrive opgaver, ansvar og beføjelser, herunder hvem der repræsenterer virksomheden, og hvilke personer som er ansvarlige for virksomhedens certificering. I håndbogen skal fastlægges, hvordan virksomhedens dokumentation indsamles og beskrives på en systematisk måde. For den interne produktionskontrol og medarbejderinstruktion skal dokumentationen føres i et skema. Landbrugsstyrelsen anbefaler, at virksomheden også udarbejder og anvender skemaer til sine systematiske data om f.eks. varmebehandling af træ, afsendelse eller modtagelse af behandlet træ osv. Ved væsentlige ændringer i kvalitetshåndbogen skal virksomheden indsende ny version til Landbrugsstyrelsen til godkendelse. 8.1 Krav til virksomheder, som varmebehandler træ I denne kategori falder virksomheder, som varmebehandler afbarket træ til fremstilling, reparation eller genfremstilling af træemballage, og/eller færdigfremstillet træemballage Procedurer vedrørende varmebehandling: Virksomheden skal i kvalitetshåndbogen angive varmerummets maksimale kapacitet og virksomhedens samlede maksimale kapacitet (pr. døgn og måned) for varmebehandlingen af træ. Virksomhedens termometre til måling af træets kernetemperatur og varmerummets lufttemperatur skal kalibreres mindst en gang årligt. Virksomhedens referencetermometer skal mindst en gang årligt kalibreres af en virksomhed som er akkrediteret af DANAK. Ved konventionel opvarmning i varmerum skal træets kernetemperatur måles med mindst to termometre pr. behandlet træladning. Termometrene skal så vidt muligt placeres mindst 30 cm fra træstykkets ende. Termometrene skal forsegles for at forhindre fejlmåling af træets kernetemperatur ved konvektion eller varmeledning. Varmerummets lufttemperatur skal måles med mindst et termometer. 10 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

11 Ved dielektrisk opvarmning skal træets temperatur måles med mindst to sensorer pr. behandlet træladning. Sensorerne skal måle træets temperatur nær træets overflade. Ved dielektrisk opvarmning af træ hvis dimensioner alle er større end 3 cm skal anvendes bølgeledere eller stråling fra flere retninger. Virksomheden skal have nedskrevne procedurer for: Hvordan det sikres, at kun afbarket træ, som overholder tolerancerne for barkrester (jf. bekendtgørelsens bilag 1), anvendes som råvare for træemballage (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 1). Hvordan det sikres og dokumenteres, at hvert behandlet træparti opnår den påkrævede temperatur i det påkrævede tidsrum (jf. bekendtgørelsens bilag 1), herunder hvordan træet stables i varmerummet (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 2). Det bør indgå i beskrivelsen o hvordan det ved hensigtsmæssig placering af termometre til samtidig måling af kernetemperaturer og varmerummets lufttemperatur sikres, at alt behandlet træ uanset placering opnår den påkrævede temperatur i det påkrævede tidsrum o hvordan det sikres, at træpartier, som trods opvarmning ikke har opnået forskriftmæssig varmebehandling, straks identificeres og ikke påføres den godkendte mærkning. Sådanne hændelser skal dokumenteres skriftligt (fx i logbog) med angivelse af dato, omfang, årsag og korrektion. For varmerum med et forhånds-programmeret behandlingsforløb beskrives det hvordan varmerummets tids- og varmeindstillinger skal indstilles for at alt behandlet træ uanset placering, dimensioner, art og vandindhold opnår den påkrævede temperatur i det påkrævede tidsrum. Også i dette tilfælde skal temperaturforløbet følges gennem målinger under hver behandling Procedurer vedrørende håndtering i øvrigt, mærkning etc. Virksomheden skal have nedskrevne procedurer for hvordan ubehandlet og varmebehandlet træ på en sikker og utvetydig måde holdes klart adskilt overalt i virksomheden, under transport og på lagerhoteller (Jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 4) Hvordan varmebehandlet træ pakkes, mærkes og identificeres i udgående handelsdokumenter (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 5). Det bør indgå i beskrivelsen o hvordan varmebehandlet træ pakkes i pakningsenheder o hvordan hver pakningsenhed af varmebehandlet træ efterfølgende påføres en mærkning som angivet i bekendtgørelsens bilag 5 o hvordan hver behandlet enhed af fremstillet, repareret eller genfremstillet træemballage mærkes i overensstemmelse med bekendtgørelsens bilag 2 o hvordan det sikres, at der anføres et fælles løbenummer på enhver udgående pakningsenhed og medfølgende følgeseddel og faktura o hvordan det sikres, at der på enhver udgående følgeseddel og faktura anføres, hvilke emner og mængder som er forskriftsmæssigt varmebehandlet. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 11

12 8.1.3 Procedurer vedrørende instruktion og kontrol Virksomheden skal have nedskrevne procedurer for: Hvorledes alle relevante medarbejdere instrueres tilstrækkeligt grundigt og hyppigt, og instruktionen dokumenteres (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 7). Det bør indgå i beskrivelsen o hvordan og med hvilke materialer medarbejderne instrueres o hvordan det dokumenteres, hvilke medarbejdere som har modtaget hvilken instruktion og hvornår instruktionen har fundet sted Hvordan virksomheden mindst en gang i kvartalet kontrollerer og dokumenterer, at de interne procedurer overholdes (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 6), herunder hvilke funktioner, procedurer, parametre osv. virksomheden kontrollerer. 8.2 Krav til virksomheder, som fremstiller, reparerer eller genfremstiller træemballage, og Virksomheder, som viderebearbejder (ved savning, høvling, kløvning etc.) behandlet træ med henblik på videresalg til en anden virksomhed som producerer træemballage Virksomheder kan godkendes, som fremstiller, reparerer eller genfremstiller træemballage til salg eller til emballering af egne produkter. Virksomheder, som køber og anvender komplet og mærket træemballage, som blot skal lukkes af virksomheden efter produktets pakning, behøver ikke en certificering Dokumentation for indgående træ Træ, der anvendes indenfor certificeringsordningen, skal i alle tilfælde være behandlet som foreskrevet i bekendtgørelsens bilag 1. Fra leverandøren skal træet følges af dokumentation for behandling som angivet i bekendtgørelsens bilag 5, dvs.: Dokumentationen skal enten opfylde kravene beskrevet under I eller kravet under II: I. 1) Det skal fremgå af mindst et af de medfølgende handelsdokumenter, at det leverede parti har undergået en af behandlingerne specificeret i ISPM-15, Annex I og 2) Hver pakningsenhed skal være mærket med a) en læselig, uudviskelig mærkning, som indeholder landekode (ISO, to bogstaver), leverandørens certificerings-nummer, som tildelt af landets plantesundhedsmyndighed i overensstemmelse med ISPM-15, samt behandlingskode (HT, DH eller MB) og b) et læseligt, uudviskeligt og entydigt nummer, som refererer til samme nummer i det medfølgende handelsdokument. 2 II. Træet skal være ledsaget af et plantesundhedscertifikat eller et officielt dokument fra andre EU medlemsstater udstedt af landets plantesundhedsmyndighed, som specificerer hvilke dele af partiet der har været behandlet som foreskrevet i ISPM-15, Annex I. 2 Indtil udgangen af 2014 var det tilladt at pakningsenheden blev mærket enten som angivet i 2a eller som angivet i 2b. Fra 2015 skal pakningsenheden være mærket som beskrevet ovenfor under pkt. 2, altså både som angivet i 2a og som angivet i 2b. 12 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

13 Som mærkning af pakningsenheder eller som forkortelser i handelsdokumenter etc. for varmebehandling er HT globalt anerkendt og entydigt. Landbrugsstyrelsen accepterer dog også andre forkortelser, som utvetydigt angiver, at kravet om en opvarmning af kernen til minimum 56 o i minimum 30 minutter er overholdt. Eksempler på acceptable forkortelser eller ordlyd er: KD 56/30, Heat treated 56 o /30 min. Landbrugsstyrelsen accepterer ikke KD uden angivelse af temperatur og tid. Landbrugsstyrelsen accepterer heller ikke alene en generel oplysning om, at træet stammer fra en virksomhed som udelukkende afhænder træ, som er opvarmet til minimum 56 o i minimum 30 minutter. Landbrugsstyrelsen anbefaler, at virksomheden som en del af kvalitetshåndbogen etablerer en komplet samling af mærketyper, som virksomheden accepterer Procedurer vedrørende håndtering, mærkning etc.: Virksomheden skal have beskrevet følgende procedurer: Hvordan det sikres, at alle modtagne pakningsenheder af træ følges af dokumentation som angivet i bekendtgørelsens bilag 5 (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 1). Hvordan ubehandlet og varmebehandlet træ på en sikker og utvetydig måde holdes klart adskilt overalt i virksomheden, under transport og på lagerhoteller (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 2). Hvordan det sikres, at der udelukkende anvendes forskriftsmæssigt behandlet træ til fremstilling eller reparation af træemballageenheder, som mærkes med det beskyttede mærke (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 3). For virksomheder som fremstiller, reparerer eller genfremstiller træemballage: Hvorledes den producerede træemballage mærkes med det beskyttede mærke som angivet i bilag 2 (jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 4). For virksomheder som viderebearbejder behandlet træ med henblik på videresalg til en anden virksomhed som producerer mærket træemballage: Hvordan de viderebearbejdede træ pakkes, mærkes og identificeres i udgående handelsdokumenter. Virksomheden skal sikre sig sporbar dokumentation for træet helt tilbage fra varme- eller metylbromidbehandlingen. Virksomheden skal derfor have beskrevne procedurer for (stikprøvevis) efterprøvning af overensstemmelsen mellem mærkning af træpartier og angivelse af behandling i tilhørende handelsdokumenter. Hyppigheden af stikprøver angives i kvalitetshåndbogen og dokumentationen for stikprøver opbevares i mindst 3 år Procedurer vedrørende instruktion og kontrol Virksomheden skal have nedskrevne procedurer for Hvorledes relevante medarbejdere instrueres tilstrækkeligt grundigt og hyppigt, og instruktionen dokumenteres (Jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 5). Det bør indgå i beskrivelsen o hvordan medarbejderne instrueres om træets lagring og mærkning o hvordan det dokumenteres, hvilke medarbejdere som har modtaget instruktion Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 13

14 Hvordan virksomheden mindst en gang i kvartalet kontrollerer og i skemaform dokumenterer, at de interne processer overholdes (Jf. bekendtgørelsens bilag 3 A, nr. 5), herunder hvilke funktioner, procedurer, parametre osv. virksomheden kontrollerer Særskilte krav vedr. reparation og genfremstilling: Reparation og genfremstilling af træemballage (med det beskyttede mærke) med træ må kun foretages af en certificeret virksomhed og ved brug af behandlede stykker af træ. Ved reparation skal hvert anvendt stykke indsat træ være mærket med ISPM15-mærket Ved genfremstilling skal de to oprindelige mærker fjernes og erstattes med ISPM15-mærket indeholdende virksomhedens eget registreringsnummer. Emballagens beskyttede mærke skal slettes, hvis reparationen foretages af en ikke-certificeret virksomhed eller med ikke-behandlede/mærkede træstykker. Bekendtgørelsens bilag 4 anviser følgende om reparation: Til reparation af en træemballage-enhed, som skal bevare et mærke som angivet i ISPM-15, Annex 2, skal der udelukkende anvendes træ behandlet som angivet i bekendtgørelsens bilag 1, og hvert stykke træ anvendt til reparationen skal være mærket med det beskyttede mærke som angivet i bekendtgørelsens bilag 2. om genfremstilling: Alle mærker med et logo som angivet i ISPM-15 Annex 2 skal fjernes permanent. Hele den genfremstillede træemballage-enhed skal gennemgå en varmebehandling som angivet i bekendtgørelsens bilag 1, hvorefter den kan mærkes med det beskyttede mærke som angivet i bekendtgørelsens bilag 2. I tilfælde hvor en intakt træemballage-enhed med det beskyttede mærke udbygges med korrekt behandlet træ til en ny træemballage-enhed, skal denne nyfremstillede enhed mærkes med det beskyttede mærke. Den gamle mærkning kan bevares, og enheden behøver ikke at gennemgå en fornyet varmebehandling. Som eksempel på en sådan udbygning kan nævnes anvendelsen af en palle med det beskyttede mærke som bund ved fremstilling af en tremmekasse. 9. Forløbet af auditering og kontrolbesøg Landbrugsstyrelsens auditering af virksomheden foretages efter følgende principper: 1. Landbrugsstyrelsen gennemgår den fremsendte kvalitetshåndbog for at vurdere, om virksomheden synes at overholde kravene i certificeringsordningen. Landbrugsstyrelsen kan anmode virksomheden om at foretage ændringer og uddybninger i kvalitetshåndbogen. Landbrugsstyrelsen kan nægte eller fratage virksomheden certificeringen, hvis kvalitetshåndbogen ikke er fyldestgørende 2. Anses kvalitetshåndbogen for fyldestgørende, auditerer Landbrugsstyrelsen virksomheden og sammenligner kvalitetshåndbogens oplysninger med de faktiske arbejdsrutiner. Landbrugsstyrelsen kan foretage interviews af virksomhedens medarbejdere for at kontrollere effekten af medarbejder-instruktionen. På baggrund af Landbrugsstyrelsens auditeringsbesøg udfærdiges en auditeringsrapport til virksomheden. Der skelnes mellem 14 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

15 alvorlige afvigelser, som kan føre til afvisning eller tilbagekaldelse af certificeringen afvigelser, som skal korrigeres indenfor en kort frist fastsat af Landbrugsstyrelsen forhold, som skal korrigeres inden næste audit. 3. Når eventuelle afvigelser er korrigeret, kan virksomheden certificeres for et år, idet Landbrugsstyrelsen udskriver et certifikat, hhv. et forlænget certifikat 4. Ved udløbet af certificeringsperioden foretager Landbrugsstyrelsen en fornyet auditering med henblik på forlængelse af virksomhedens certificering. Landbrugsstyrelsen kan på virksomheden vederlagsfrit udtage vedprøver af træ eller træemballage med henblik på laboratorieundersøgelse for at bedømme om den foreskrevne behandling har fundet sted. Landbrugsstyrelsen kan komme på uanmeldte inspektionsbesøg, og herunder bl.a. foretage stikprøvevis kontrol af virksomhedens dokumentation. Landbrugsstyrelsen udfærdiger i den forbindelse en inspektionsrapport og kan inddrage certificeringen, hvis der observeres alvorlige eller gentagne afvigelser. Landbrugsstyrelsen kan også foretage opfølgende inspektionsbesøg for virksomhedens regning, fx i forbindelse med ændringer i grundlaget for certificeringen eller ved påviste afvigelser. Landbrugsstyrelsen kan tilbagekalde certificeringen, hvis det konstateres, at virksomheden 1) foretager mærkning i strid med bekendtgørelsens 11, 2) ikke overholder betingelserne for certificering, eller 3) ikke opfylder forpligtelserne efter bekendtgørelsens 5, stk. 3 eller 12, stk. 2 4) virksomheden trods påkrav herom har undladt at betale skyldige kontrolgebyrer. Hvor certificeringen tilbagekaldes, kan Landbrugsstyrelsen kræve allerede påførte mærkninger fjernet fra pakningsenheder eller enheder af træemballage i virksomhedens besiddelse. 10. Virksomhedernes betaling Landbrugsstyrelsens omkostninger ved certificeringsordningen finansieres ved indbetalinger af gebyr fra alle tilsluttede virksomheder. Gebyrerne fremgår af den gældende betalingsbekendtgørelse som kan findes på hjemmesiden Virksomhedens udmelding Udmelding af en virksomhed skal ske skriftligt til Landbrugsstyrelsen med en erklæring om hvorvidt virksomhedens mærkningsværktøj (stempel eller lignende) opbevares aflåst eller er destrueret, så det ikke længere kan anvendes. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 15

16 Bilag 1. Behandling af træet Træemballage efter denne certificeringsordning skal være fremstillet af afbarket, varmebehandlet træ. Virksomheder kan også anvende træ, som i udlandet er afbarket og behandlet med metylbromid som fastlagt i ISPM-15 Annex II. Tolerancer for rester af bark fremgår af bekendtgørelsens bilag 1. Træ, som indføres fra lande uden for EU, skal endvidere opfylde de til enhver tid gældende plantesundhedsmæssige forskrifter, som angivet i gældende Bekendtgørelse om import af planter og planteprodukter m.m., herunder krav om et medfølgende plantesundhedscertifikat. 3 Ved konventionel varmebehandling i varmerum skal træet i hele sit omfang og tværsnit inklusiv kernen have været opvarmet til en temperatur på minimum 56 C i mindst 30 fortløbende minutter. Ved dielektrisk opvarmning skal træet i hele sit omfang og tværsnit inklusiv overfladen have været opvarmet til en temperatur på minimum 60 o C kontinuert i mindst 1 minut. Denne minimustemperatur skal være opnået indenfor 30 minutter fra behandlingens start. Dielektrisk opvarmning må kun anvendes på træstykker hvis mindste dimension er mindre end 20 cm. Træ som har gennemgået ovntørring ( Kiln Drying ) eller trykimprægnering ( Chemical Pressure Impregnation ) kan godkendes som varmebehandlet, såfremt tørringsprocessen opfylder det nævnte temperatur- og tidskrav, attestereret ved mærkning og specifikation i medfølgende dokumenter. Ovntørring ved lavere temperaturer eller af kortere varighed er ikke godkendt. Certificerede emballageproducenter kan således ikke anvende ovntørret træ, som alene er mærket KD (uden angivelse af det påkrævede temperatur- og tids-minimum), jf. afsnit 7B. 3 Gældende bekendtgørelse om import af planter og planteprodukter m.m. kan findes på 16 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

17 Bilag 2. Mærkning af træemballage Det beskyttede mærkes udformning, påføring og mål fremgår af bekendtgørelsens bilag 2. Mærket ikke må anvendes på emballage, som udelukkende er fremstillet af krydsfinér, træfiberplade eller finér. Landbrugsstyrelsen accepterer, at et ekstra mærke kan placeres på krydsfineren i en emballage, der samtidig indeholder korrekt mærket træ. Landbrugsstyrelsen gør opmærksom på risikoen for, at forsendelser med utydeligt eller ikke mærket træemballage, herunder f.eks. afstivningsmateriale uden mærkning, kan blive afvist på grænsen til importlandet med påfølgende omkostninger for varens ejer. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 17

18 Bilag 3 Udarbejdelse af kvalitetshåndbog Generelt Landbrugsstyrelsen opfordrer virksomheden til at anvende de formuleringer, som er anvendt i Bekendtgørelsen eller i denne vejledningen, når de grundlæggende krav beskrives i håndbogen, fx kravene til o varmebehandling til minimum 56 o C i træets kerne i minimum 30 fortløbende minutter o tolerancer for barkrester o dokumentation for ind- eller udgående, varmebehandlede træpartier Kvalitetshåndbogen skal være tilstrækkelig konkret og detaljeret til at kunne anvendes som et arbejdsdokument i virksomheden Virksomheden udvælger og beskriver de for virksomheden relevante sektioner til udarbejdelse af egen kvalitetshåndbog ud af følgende: o sektion A for virksomheder, der varmebehandler træ eller træemballage o sektion B for virksomheder, der producerer, reparerer eller genfremstiller træemballage af varmebehandlet træ o sektion C for virksomheder, der udfører en proces (savning, høvling, kløvning etc.) på varmebehandlet træ og videresælger dette til produktion af varmebehandlet træemballage Til sidst angives, hvilke bilag der vedlægges håndbogen: Kvittering for instruktion af medarbejdere Dokumentation for udførelse af intern kontrol Andre anvendte skemaer til dokumentation Andet Der afsluttes med en rubrik til dato og underskrift 18 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

19 Generelle oplysninger alle virksomheder Overskrift: Kvalitetshåndbog vedrørende certificeringsordning for træemballage Version nr. af dato: Virksomhedens navn: Certificerings-nummer (når tildelt fra Landbrugsstyrelsen): Virksomhedens adresse: adresse: Telefonnummer: CVR-nummer: Ejer/repræsentant: Certificeringsansvarlig: adresse: Direkte telefonnummer: Antal medarbejdere: Antal medarbejdere involveret i de arbejdsgange, der er beskrevet i denne kvalitetshåndbog: Ejer virksomheden andre særskilt certificerede produktionspladser, angiv da registreringsnumre for disse pladser: Virksomheden beskæftiger sig med (eventuelt flere x er): Varmebehandling af træ Fremstilling af varmebehandlet træemballage Reparation/genfremstilling af varmebehandlet træemballage At udføre en proces (savning, høvling, kløvning etc.) på varmebehandlet træ og videresælge dette til produktion af varmebehandlet træemballage Giv et kort resumé af virksomhedens varmebehandling og/eller træemballage-produktion: Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 19

20 Sektion A: For virksomheder, der varmebehandler træ eller træemballage Ovn (tørrerum). Her angives bla. hver ovns maksimale kapacitet målt i m 3 ovnplads samt i m 3 pr. døgn, måned og år (angiv navn eller nr. for hver ovn). Termometre. Beskriv bl.a. hvor ofte virksomhedens referencetermometer kalibreres og af hvem? Hvor ofte og hvordan foretages kalibrering af virksomhedens øvrige termometre? Hvor opbevares dokumentationen for kalibreringer? Hvor mange termometre anvendes pr. ovn, hvordan er de placeret og ud fra hvilke kriterier? Hvordan udfærdiges og opbevares dokumentation for målinger som fastlægger ovnens koldeste område? Bark Beskriv hvordan det sikres, at tolerancerne for barkrester er overholdt, herunder: hvordan, hvornår og af hvem der kontrolleres for barkforekomst hvordan træ håndteres hvis barkmængden overskrider tilladte tolerancer Varmebehandlingens forløb Beskriv hvordan det sikres og dokumenteres, at hvert parti opnår den korrekte behandlings-temperatur og -tid, herunder hvordan træet stables i ovnen og eventuel anvendelse af strøer hvordan dokumentation for varmebehandling af hvert træparti logges, overvåges og gemmes Beskriv virksomhedens håndtering af partiet, hvis det konstateres at varmebehandlingen var utilstrækkelig, og hvordan og af hvem der føres logbog over sådanne hændelser. Adskillelse af træ Beskriv hvordan ubehandlet og varmebehandlet træ og/eller træemballage holdes adskilt overalt i virksomheden, under transport og på lagerhoteller. Beskriv hvordan træ og/eller træemballage håndteres, hvis der er tvivl, om det er varmebehandlet. Udgående træ Beskriv hvordan partier af varmebehandlet træ pakkes, mærkes og identificeres i udgående handelsdokumenter. Vedlæg skitse (ved første ansøgning) eller aftryk (ved gen-godkendelser) af virksomhedens mærke. Uddannelse af medarbejdere Beskriv hvordan virksomheden sikrer, at alle relevante medarbejdere bliver bekendt med indholdet af denne kvalitetshåndbog og instrueres i deres ansvarsområder, samt hvordan instruktionen dokumenteres i skemaform. Beskriv hvordan medarbejderne informeres om ændringer i kvalitetshåndbogen og procedurer. Intern kvalitetskontrol Beskriv hvordan og hvor ofte virksomheden kontrollerer og i skemaform dokumenterer, at alle beskrevne procedurer overholdes. 20 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

21 Sektion B: For virksomheder, der producerer, reparerer eller genfremstiller træemballage af varmebehandlet træ Indkøb af træ. Beskriv hvilke krav der stilles til træleverandøren om træets behandling, barkrester og dokumentation. Modtagelse af træ. Beskriv, hvordan virksomheden ved modtagelsen sikrer, at træet (forpakning og handelsdokumenter) er forsynet med tilstrækkelig dokumentation for behandling. Beskriv, hvordan det kontrolleres, at træet overholder tolerancerne for barkrester. Beskriv hvordan og af hvem der kvitteres for modtagekontrol, og hvordan og hvor længe dokumentationen opbevares. Beskriv hvordan virksomheden håndterer situationen, hvis dokumentationen mangler eller forsvinder. Produktion Angiv om virksomheden producerer træemballage af både varmebehandlet og ikke-varmebehandlet træ. Beskriv hvordan ubehandlet og varmebehandlet træ (herunder opskåret træ) holdes adskilt overalt i virksomheden, under transport og på lagerhoteller. Beskriv hvordan det angives overfor medarbejderne, at en bestemt ordre skal udføres i varmebehandlet træ. Beskriv hvordan det sikres, at der udelukkende anvendes korrekt behandlet træ til fremstilling, reparation eller genfremstilling af alle træemballageenheder, som mærkes med ISPM-15 mærket. Beskriv, hvordan det kontrolleres, at træet overholder tolerancerne for barkrester. Mærkning Beskriv hvordan og hvornår de producerede træemballage-enheder mærkes. Vedlæg skitse (ved første ansøgning) eller aftryk (ved gen-godkendelser) af virksomhedens mærke. Beskriv hvordan og hvornår mærkningen af træemballage-enheder kontrolleres for kvalitet, og hvordan virksomheden håndterer ukorrekt eller utydelig mærkning. Angiv hvor mange ISPM 15-stempler virksomheden anvender og hvordan de opbevares. Supplerende for virksomheder, der reparerer/genfremstiller træemballage Beskriv, hvordan træemballage, der skal repareres og fortsat skal være mærket, holdes adskilt fra træemballage, der ikke er mærket. Beskriv de arbejdsrutiner, der garanterer, at der kun bruges varmebehandlet træ ved reparation af træemballage, som fortsat skal være mærket. Beskriv rutinerne for mærkning af nye trædele på mærket træemballage. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 21

22 Beskriv, hvordan mærket træemballage, der er blevet repareret med ikke-varmebehandlet træ, får fjernet sit mærke. Uddannelse af medarbejdere Beskriv hvordan virksomheden sikrer, at alle relevante medarbejdere bliver bekendt med indholdet af denne kvalitetshåndbog og instrueres i deres ansvarsområder, samt hvordan instruktionen dokumenteres i skemaform. Beskriv hvordan medarbejderne informeres om ændringer i kvalitetshåndbogen og procedurer. Intern kvalitetskontrol Beskriv hvordan og hvor ofte virksomheden kontrollerer og i skemaform dokumenterer, at alle beskrevne procedurer overholdes. 22 Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Emne / Titel på rapport

23 Sektion C: For virksomheder, der udfører en proces (savning, høvling, kløvning etc.) på varmebehandlet træ og videresælger dette til produktion af varmebehandlet træemballage Indkøb af træ. Beskriv hvilke krav der stilles til træleverandøren om træets behandling, barkrester og dokumentation. Modtagelse af træ. Beskriv, hvordan virksomheden ved modtagelsen sikrer, at træet (forpakning og handelsdokumenter) er forsynet med tilstrækkelig dokumentation for behandling. Beskriv, hvordan det kontrolleres, at træet overholder tolerancerne for barkrester. Beskriv hvordan og af hvem der kvitteres for modtagekontrol, og hvordan og hvor længe dokumentationen opbevares. Beskriv hvordan virksomheden håndterer situationen, hvis dokumentationen mangler eller forsvinder. Produktion Angiv om virksomheden udfører processer på både varmebehandlet og ikke-varmebehandlet træ. Beskriv hvordan ubehandlet og varmebehandlet træ (herunder opskåret træ) holdes adskilt overalt i virksomheden, under transport og på lagerhoteller. Beskriv hvordan det angives overfor medarbejderne, at en bestemt proces skal udføres på varmebehandlet træ. Adskillelse af træ Beskriv hvordan ubehandlet og varmebehandlet træ og/eller træemballage holdes adskilt overalt i virksomheden, under transport og på lagerhoteller. Beskriv hvordan træ og/eller træemballage håndteres, hvis der er tvivl om det er varmebehandlet. Udgående træ Beskriv hvordan partier af varmebehandlet træ pakkes, mærkes og identificeres i udgående handelsdokumenter. Vedlæg skitse (ved første ansøgning) eller aftryk (ved gen-godkendelser) af virksomhedens mærke. Uddannelse af medarbejdere Beskriv hvordan virksomheden sikrer, at alle relevante medarbejdere bliver bekendt med indholdet af denne kvalitetshåndbog og instrueres i deres ansvarsområder, samt hvordan instruktionen dokumenteres i skemaform. Beskriv hvordan medarbejderne informeres om ændringer i kvalitetshåndbogen og procedurer. Intern kvalitetskontrol Beskriv hvordan og hvor ofte virksomheden kontrollerer og i skemaform dokumenterer, at alle beskrevne procedurer overholdes. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen / Træemballage / Landbrugsstyrelsens certificeringsordning for træemballage i henhold til ISPM 15 23

24 Landbrugsstyrelsen Nyropsgade København V