Dagsorden til Open Data DKs årsmøde den 2. maj 2018

Transkript

1 Dagsorden til Open Data DKs årsmøde den 2. maj : Ankomst : Velkomst v. formand Bo Fristed, Aarhus Kommune : Ordinær generalforsamling Valg af dirigent og referent Bestyrelsens beretning Beretning fra Open Data DK teams Fremlæggelse og godkendelse af regnskab og budget Fastlæggelse af kontingent Valg af formand (hvert lige år) o Bo Fristed, Aarhus Kommune, er på valg (modtager genvalg) Valg af bestyrelsesmedlemmer (halvdelen hver lige og ulige år) o Eva Maria Knudsen, Odense Kommune, er på valg (modtager ikke genvalg) o Steffen Svinth Thommesen, Københavns Kommune, er på valg (modtager genvalg) Valg af bestyrelsessuppleanter (halvdelen hver lige og ulige år) Valg af revisor Indkomne forslag Eventuelt : Pause : Fra data til værdi Åbne data i Stavanger Kommune v. Inger Bjørkum Leigvold Det fælleskommunale fokus på åbne data v. Camilla Rosenhagen, KL Det fællesoffentlige fokus på åbne data v. Christoffer Kjældgaard Giwercman, Erhvervsstyrelsen (skype) Fra data til værdi i dingeo.dk v. Peter Riisager Fra data til værdi i Septima v. Bo Overgaard 17.00: Tak for i dag Årsmødet bliver afholdt på Dokk1, Hack Kampmann Plads 2, 8000 Aarhus C. Det foregår i CFIAs workshopzone, på niveau 2.2. I finder det ved at tage en af glaselevatorerne op til niveau 2.2 og gå til højre. Der vil blive serveret forplejning i løbet af arrangementet. I tilfælde af spørgsmål er du velkommen til at kontakte Birgitte Kjærgaard, bikj@aarhus.dk,

2

3 Budget 2018 OpenData DK - Nationale og regionale indsatser Budget og forbrug 2018 National Aalborg København Odense Vejle Aarhus SUM Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Udgifter i alt Administration Sekretariat Teknisk projektledelse Møder og rejser Generalforsamling Bestyrelsesinternat Drift og udvikling af website Drift af CKAN mv. (fælles) Markedsføring og arrangementer Messedeltagelse Open Mobility Days PwC opgave (kommer i 2018) Konsolidering af platform Revision Regionale initiativer Indtægter i alt Kontingent indtægter Erhvervsstyrelsen (partnerskabsaftale) KL (PwC opgave) KL (konsolidering af platform) Resultat (+=overskud) Status National Aalborg København Odense Vejle Aarhus SUM Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Budget Faktisk Primo 2018 opsparing Forbrug Forventet ultimo 2018 resultat

4 Forslag til vedtægtsændringer til Open Data DKs generalforsamling den 2. maj 2018 Forslag 1 Forslagsstiller: Aarhus Kommune, Bo Fristed Tilføjelse 6 stk 3 Foreningen Open Data DK kan ikke udbetale højere udbytte, end hvad der svarer til almindelig forrentning af den indskudte kapital. Begrundelsen En kommune/region er afskåret fra at deltage i for eksempel en forening, der har et erhvervsøkonomisk formål, idet kommuner/regioner ikke må drive virksomhed med henblik på at opnå en fortjeneste. Dette sikres i praksis ved, at der i vedtægterne indføres en bestemmelse om, at der ikke kan udbetales højere udbytte, end hvad der svarer til almindelig forrentning af den indskudte kapital. Forslag 2 Forslagsstiller: Aarhus Kommune, Bo Fristed Tilføjelse 6 stk 4 Hvert enkelt projekt afregnes selvstændigt. Kommunernes på forhånd aftalte og faktisk forbrugte timeforbrug i projekterne honoreres med en timesats, der tilstræbt dækker de faktiske omkostninger se uddybning i bilag 1 til vedtægterne. Alene differencen mellem kommunerne afregnes, dvs. at kommuner, der har forbrugt færrest timer, afregner til de kommuner, der har lagt flest timer. Afregningen sker én gang årligt samtidig med regnskabet Begrundelse For at sikre at den kommunale fuldmagt ikke overtrædes vurderer Aarhus Kommunes jurister, at det er væsentligt at ændre foreningens vedtægter, så det ikke fremstår som, at foreningen enten har foretaget et salg eller et køb ift fx sekretariatsbistand. Ideen er helt simpelt den, at en forening bestående af kommunale medlemmer er en slags sammenskudsgilde, hvor der er et standardmæssigt årligt grundkontingent, og hvor der i forbindelse med de enkelte projekter sker en udligning mellem kommunerne, typisk så der overføres penge fra de andre kommuner til kommunen der varetager sekretariatsbetjeningen. Der udarbejdes et bilag til vedtægterne med henvisning til kontingentbestemmelsen om, at der sker en mellemregning i de enkelte kommuner ved de enkelte projekter, svarende til KL`s standardvedtægter for foreninger. Forslag 3 Forslagsstiller: Open Data DK bestyrelsen Tilføjelse i 5, stk. 1 (tilføjelse markeret med rødt) Generalforsamlingen er foreningens besluttende organ. Foreningens daglige ledelse varetages af en bestyrelse, som består af 5-7 bestyrelsesmedlemmer og en formand. Bestyrelsesmedlemmer skal repræsentere et medlem af Open Data DK. Hver medlemsorganisation kan kun have én deltager i

5 bestyrelsen. Der skal i bestyrelsen være ét medlem fra hver af de i Open Data DK gældende regioner. Disse varetager opgaven som regionale ambassadører. Generalforsamlingen kan udvide bestyrelsen med op til to pladser. Hvert bestyrelsesmedlem udpeger sin egen suppleant. Begrundelsen Der er behov for at sikre den geografiske spredning i bestyrelsen, da Open Data DK er en national forening for alle kommuner. Derudover sikres det dermed, at rollen som regional ambassadør varetages i alle regioner. Forslag 4 Forslagsstiller: Open Data DK bestyrelsen Sletning i 8, Stk. 4 (sletning markeret med rødt) Generalforsamlingen åbnes af formanden, der leder valg af dirigent og referent. Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende: Valg af dirigent og referent Bestyrelsens beretning Beretning fra de forskellige teams Fremlæggelse og godkendelse af regnskab og budget Fastlæggelse af kontingent Valg af formand (hvert lige år) Valg af bestyrelsesmedlemmer (halvdelen hver lige og ulige år) Valg af bestyrelsessuppleanter (halvdelen hver lige og ulige år) Valg af revisor Indkomne forslag Eventuelt Begrundelsen Der er i vedtægterne modsigende formuleringer mht. valg af bestyrelsessuppleanter. Ét sted ( 5, stk. 1) står nævnt, at bestyrelsesmedlemmer selv vælger deres suppleanter, mens det andet sted er angivet, at bestyrelsessuppleanter vælges til generalforsamlingen ( 8, stk. 4). Det foreslås for at sikre tydelighed, at teksten om bestyrelsessuppleanter slettes i 8, stk. 4.

6 Open Data DK c/o Aarhus Kommune DOKK1, Hack Kampmanns Plads Aarhus C info@opendata.dk Bilag til Forening Open Data DKs vedtægter 6 Økonomi 1. Baggrund Foreningen Open Data DK blev stiftet 20. juni 2016 af Aalborg Kommune, Vejle Kommune, Odense Kommune, Københavns Kommune, Aarhus Kommune og Region Midtjylland. Oprindelig blev Open Data DK stiftet som et netværk den 2. juni Foreningens medlemmer er danske kommuner og regioner. Derudover har foreningen forskellige partnerskaber, bl.a. med Erhvervsstyrelsen og KL som del af den fælleskommunale og den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Open Data DK er en central aktør i det danske arbejde med åbne offentlige data. Open Data DK er drevet af en arbejdende bestyrelse samt frivillig arbejdskraft fra de involverede kommuner. I takt med øget arbejdsmængde som resultat af voksende medlemstal og øget engagement i det fællesoffentlige og fælleskommunale arbejde med åbne data er der dog behov for at dedikere ressourcer til sekretariatsarbejde i foreningen. Foreningen ønsker derfor at fastsætte rammerne for sekretariatsarbejdet og outsource opgaverne til ITK, som også har varetaget opgaven hidtil. 2. Aftalens genstand Opgaverne omfatter følgende:

7 Aftale om sekretariatsbistand Administration af foreningens økonomi Administration af medarbejderstaben til foreningens sekretariat Stille faciliteter til rådighed for foreningens sekretariat Sikre at foreningens sekretariat kan varetage opgaverne i Open Data DK. Opgaver som løses af sekretariatet er bl.a.: o Assistere formanden til udvalgte møder o Repræsentere foreningen i udvalgte sammenhænge o Understøtte bestyrelsen i det løbende arbejde o Håndtere opgaver i forbindelse med bestyrelsesmøder o Udarbejde strategier og handleplaner i samarbejde med bestyrelsen o Udarbejde leverancer fra foreningen til samarbejdspartnere o Udarbejde kommunikation til medlemmer og interessenter o Varetage løbende dialog med samarbejdspartnere i sammenspil med formanden o Gennemgang af den daglige økonomi med økonomifunktion o Orientere bestyrelsen om foreningens aktuelle økonomiske situation til hvert bestyrelsesmøde o Planlægning og forberedelse af den årlige generalforsamling o Planlægning og forberedelse af det årlige strategiseminar o Referent til det årlige strategiseminar o Håndtere opgaver i forbindelse med indmeldelse fra nye kommuner og regioner o M.v. Varetagelse af ovenstående opgaver vil ske i henhold til foreningens vedtægter og bestyrelsens beslutninger. 3. Intern økonomisk mellemregning Budgettet for foreningen fastsætter den økonomiske ramme for sekretariatsopgaverne på baggrund af de aktiviteter foreningen beslutter, der skal gennemføres det pågældende år. Foreningens budget besluttes af bestyrelsen. I følge vedtægterne ydes sekretariatsbistanden som en del af Aarhus Kommunes kontingent, hvorefter der ved den årlige regnskabsafslutning laves en opgørelse af differencen mellem kontingent og det faktiske forbrug givet som medarbejderens registrerede tid til Open Data DK sekretariatsarbejde. Den gældende timepris er medarbejderens faktisk timepris, beregnet på baggrund af nettotimer samt de direkte omkostninger knyttet til den enkelte medarbejdere relateret til arbejdet med Open Data DK. 4. Varighed og opsigelse Ordningen, som den er beskrevet i dette bilag, kan med 6 måneders varsel til udløb ved et årsskifte skriftligt bringes til ophør af den kommune, der sekretariatsbetjener Open Data DK samt af foreningen Open Data DK ved bestyrelsen. Side: 2