REFERAT URG MØDE 1 - SØNDAG D. 30. NOVEMBER 2014

Transkript

1 REFERAT URG MØDE 1 - SØNDAG D. 30. NOVEMBER 2014 Sted: TIK Klublokaler ved Taastrup Idræts Haller, Parkvej 78, Taastrup. Kl. 9: Mødeleder: GLY Referent: LKO Tilstede: SDR, HEN, GLY, BTH, HAJE, NVP, CKR, AHP og LKO. 1. Godkendelse af dagsorden - Godkendt uden ekstra punkter 2. Nyt fra formanden v/ HAJE - Hanne har deltaget ved ekstraordinært IFAGG møde Extra general assembly i Finland. Emne, der blev behandlet var overvejelser om en ekstra serie, hvor der er tale om en kortere serie stadig uden redskaber. Technical Commitée overvejer rammerne og vender tilbage. - Forbundsbestyrelsen: Intet nyt, har ikke holdt møde siden repræsentantskabsmødet. 3. Økonomi v/ckr skal afsluttes nu. RSG: Landssamlinger i RSG har stadig økonomiske udestående i form af manglende betalinger fra gymnasterne. Betaling for oktober dækker oktober, november, december, men DGF kontoret har ikke rykket for manglende betalinger. Dette er nu igangsat. Kurser: Kontoret skal følge op på manglende betalinger, men det er ikke udmøntet i praksis - Kort gennemgang af 5 vigtigste punkter af økonomien: Konkurrence GPR: Mindre plus end budgetteret på ca Antal tilmeldte hold i 2014 er på samme niveau som Kurser: Der er afholdt mange dommerkurser, hvilket var et must. Administration: Et overforbrug skyldes priser på medaljer og pokaler, hvor priser ikke var synlige før. AGG: Overskud generet grundet flere tilmeldte hold. RSG: Underskud mindre end forventet grundet manglende deltagelse på internationalt dommerkursus og samlinger. - Spørgsmål: Fælles DM indtægter tilgik forbundet, mens udgifterne gik til afdelingerne. Det skal Udvalget være opmærksom på ved evt. kommende Fælles DM : Nyt opsæt med inddeling i områder RSG, GPR, AGG hvor alle enkelt poster fremgår. Dette skulle gøre det lettere for arbejdsgrupperne at styre økonomien. Der er budgetteret med et samlet overskud fordelt på overskud fra GPR, underskud fra AGG og Side 1 af 5

2 RSG. - Generel information: Budgettet lægges overordnet allerede i maj 2014, så intern flytning af poster er ikke mulige. På repræsentantskabsmødet blev det oplyst at kursus indtægter tilgik de enkelte udvalg, men dette er ikke udmøntet pt. Camilla har spurgt ind til dette hos forbundet, men har endnu ikke modtaget svar. - Priser camp: snak omkring AGG camps der i dag er 250/næse om denne skal ændres til et holdgebyr evt. aldersinddelt. - Arbejdsgrupperne modtager budget fra Camilla med rammerne for økonomien og derefter skal udarbejde detaljeret budget som indsendes til Camilla inden Stævner v/sdr - Stævnekalender forår 2015: GPR DM: tweens, junior, senior, ligger i Pinsen. Det ser pt. ud at der er problemer på dommersiden. Anette og Hanne E forsøger at få løst dommerproblematikken i januar. Alt hvad der planlægges SKAL forbi Susanne Drygaard inden det meldes officielt ud for at undgå dobbelt booking i weekender. Efterårsplan for aktiviteter i 2015 er vedhæftet dette referat : Diskussion omkring at sammenlægge stævner for at få flere publikummer ind i hallerne til fx RSG stævnerne. AGG stævner følger de internationale normer for AGG konkurrencer, hvorfor en kombination med GPR er mere nærliggende. Forslag: GPR små + RSG store individuelle, og GPR store + RSG små individuelle. Mikses totalt med 2 dommerteams (RSG+GPR), så ingen tomt gulv. To klubber skal arbejde sammen eller der skal vælges en klub med begge aktiviteter. Økonomien skal være afklaret i forhold til fordelingsnøgle inden udmelding til klubberne. Hvis en af rækkerne i RSG viser sig at være meget stor bibeholdes muligheden for at flytte denne række til gruppe stævnet. Risiko: GPR dommere skal i spil 2 weekender i træk, når SM deles på 2 dage. Samarbejdet mellem to klubber Forslag vedtaget som pilotprojekt i Tilrettet plan vedlægges dette referat. 5. Kort status RSG v/bth og GLY Gitte: dommerkursus afholdt, 5 nye dommer er på plads BTH: forsøgt at få et overblik over antal gymnaster, der er nedgang i grupperne. Årsag kan ikke afklares. Spørgsmål omkring gruppe at skære dem helt væk. Grupperne ligger mellem GPR og individuelle, så tiden er pt ikke til dette. Udvalgets penge anvendes ikke på grupperne, så satsning på grupperne er en klubbeslutning. Landsholdssamlingerne har været fantastiske i år grundet nytilkommet kompetence (Alua). Det opfordres, at flere trænere kommer og kigger, da det giver værdi for klubberne og hvad de kan få med hjem til eget brug i lokal klub. Fortæl den gode historie omkring hvilket udbytte man får ved at deltage. Nordisk Mesterskab: ingen grupper kommer med, de individuelle er endnu ikke udtaget, der udtages af samlingerne. Malene har fået 2 hjælpere, som på sigt skal tjekke op på træningsmængde, så denne står mål Side 2 af 5

3 med landsholdsudtagelse. 6. Kort status GPR Forespørgsel: om det er obligatorisk at deltage i 1. runde. Reglementerne er ikke opdateret stringent, hvorfor der står forskellige sætninger i mikro, mini og pige. Regler udsendes via gymmail med præcisering af regler for deltagelse i 1. runde. Dommerkurser: Plan for kurser gennemført i Kursus for nye dommere: 5 tilmeldte, men de 2 kommer først i sving i næste sæson grundet rejser. Dommerweekend kursus for både nye og eksisterende, 13 deltagere, hvilket var væsentlig færre end forventet. Dommerredskabskursus: 21 deltagere, godt kursus. Dommerkursus i januar, obligatorisk for alle der skal dømme i den kommende sæson. 13 tilmeldt dags dato. Dommergruppen har været sammen, og har sendt ud for at få planlagt den kommende sæson. Problemstillinger omkring uddannelse kun i en disciplin, der gør planlægningen besværlig. Vil gerne have udvidet så dommerne kan dømme flere discipliner. Bilag 1, Mail fra Farum: Dispensation kan ikke gives. Begrundelse: En gymnast er 2 år for gammel, hvilket ikke er acceptabelt i mikrorækken. 7. Kort status AGG v/sdr - Udtagelseskonkurrence: Positiv tilbagemelding fra stævneafholdelsen modtaget. Information omkring udtagelse til camps og stævner A/B konkurrencer er endnu ikke modtaget fra elitesektionen. Hvordan håndteres en eventuel uenighed i Elitesektionens beslutning omkring udtagelsen? Kommer klubberne med på råd? URG har udstukket rammerne for udtagelsen, mens det er de internationale dommere i samråd med elitesektionen, der udtager hold til camps og international deltagelse. - Kontrakt udarbejdes for international dommeruddannelse. 5 har været af sted, 3 er betalt af URG og 2 betalt af klubben. Der er ikke råderet over dem, som ikke er betalt af URG. Man skal ud og dømme mindst en gang om året for at opretholde niveau. Ønskes efterfølgende stigning i niveau skal ny eksamen bestås året efter. 8. URG mødestruktur og datoer v/haje - Kommende møder, der er forslået 2 færre møder end beskrevet i forretningsordnen, hvorfor denne skal opdateres. December ingen fællesmøde men der aftales møder i mindre arbejdsgrupper 26. april 2015 kl , Tåstrup konfirmeres af SDR 23. august kl , Tåstrup konfirmeres af SDR 20. september kl , Tåstrup konfirmeres af SDR Kommissorium for alle arbejdsgrupper med inspiration fra TeamGym. Her i med beskrivelse af hvilke opgaver, der ligger i arbejdsudvalgene, og hvem, der har beslutningskompetence for hvilke opgaver. Hanne Jensen tager teten for dette. 9. Opfølgning på årsmøde v/haje Side 3 af 5

4 - Diskussion omkring hvordan skaber vi tillid og får samlet lande. Dialogmøder, god kommunikation begge veje, hvordan håndteres en mail. - Arbejdsgrupperne kan ikke tage beslutninger, men skal informerer URG pr. mail til alle med løsningsforslag, som efterfølgende skal tilkendegive inden angivet frist om det er accepteret eller ej. - Udarbejde en kommunikationsplan i samarbejde med DGFs kommunikationsmedarbejder. - Dialogmøder med URG en på Fyn (NVP), en Jylland (HEN), Sjælland (LKO). Forventningsafstemning mellem URG og forening. Kommunikation hvordan ønsker I dette? Nye idéer & tiltag 10. Debat om URG i fremtiden - Opdeling af URG til en ASG/RSG del og en GPR del. Er dette en mulighed? Diskussion omkring bordet for/imod. Flertal omkring bordet er af den overbevisning, at dette ikke menes at give fordel for os, men tværtimod da det anses for stor samhørighed mellem de 3 aktiviteter i udvalget. 11. Fordeling af arbejdsopgaver (drift) URG arbejdsgrupper gennemgås for at opdatere mht. Ændringer i URG Forside: Kolonne Rytmisk Sports Gymnastik ændres til RSG Elitesektion - Administration/økonomi/stævner: Grand Prix Rytme: Seminar Ingen ændring Instruktørkurser CKR og NVP Stævner SDR, NVP, LKO Reglement Ser gerne flere geografier er involveret og reglement startes forfra, men opsætning og struktur. LKO, NVP finder en ekstern dækkende for Fyn. Dommer Inger Juul Olsen flyttes til ekstern: Bedømmelsesreglement flyttes op som pind under reglement Kurser/uddannelse Inger fortsætter som ekstern person Dommerbesætning AHP + HEN Nye dommere Ingen ændring Dommeres tilbagemelding til instruktører HEN AGG Æstestisk Gymnastik SDR + AHP RSG intern Tinna ændres til NVP, eksterne tilføjes Camilla Olsen + Louise Jørgensen, Tovholder meldes ind. Efterskole DM- Inger Juul Olsen rykkes ned som ekstern Tivoli Tinna fjernes NVP noteres som ad hoc. Arbejdsgrupper sendes ud til alle eksterne navne for at konfirmere om de stadig er på opgaven. 12. Eventuelt - Drejebog GPR stævner nyt oplæg skal udarbejdes opgave ligger hos SDR/HAJE - AHP: Dommeruddannelse i Finland, fik efterfølgende tilsendt en skriftlig prøve på sider. Side 4 af 5

5 Dette betød at man virkelig skulle sætte sig ind i reglementet. 25 % var via video og 75 % var en tilsendt stor opgave. Hanne E: Det er under udarbejdelse, så man får en multiple choice opgave, spørgeskema elektronisk. Der er spurgt ind løsningsmuligheder hos IT kyndig i anden afdeling. Arbejdsgrupper opstartet. To do liste: Opgave Ansvarlig Tidsfrist Opdatere URG Fælles mail med Lotte & Nicoline samt fjerne CNA udgående medlemmer Interaktiv lønseddel virker ikke CNA Arbejdsgrupperne udarbejder et detaljeret budget og Alle indsender inden Efterårsplan 2015 og foreløbig forårsplan 2016 opdateres og SDR lægges på nettet Forårsplan opdateres løbende med diverse kurser fra alle 3 SDR løbende aktiviteter Mail Farum GPR, svar på henvendelse HAJE Konfirmering af mødesteder for aftalte møder i 2015 SDR Indhente kommissorium fra TeamGym og sender til URG HAJE Udarbejde kommunikationsplan HAJE & LKO Finde dato på diaglogmøder: -Jylland -Fyn -Sjælland HEN NVP LKO Arbejdsgruppe dokument 2014/2015 opdateres HAJE Inden referat udsendelse Arbejdsgruppe dokument 2014/2015 udsendes til alle Tovholdere i alle eksterne for at tjekke om navne passer grupper Drejebog GPR stævner SDR/ HAJE Snarest mulig gerne Q Spørgeskema tilsendt som en del af eksamen til de nye internationale AGG dommere sendes til Hanne E som inspiration for et dansk skema AHP Side 5 af 5