Dansk Sejlunions bestyrelse

Transkript

1 Referat Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Torsdag den 4. september 2014 kl Sted: Deltagere: DSB Kursusstation Knudshoved, Fyrvej 1, 5800 Nyborg Hans Natorp, Line Markert, Henrik Voldsgaard, Jesper Andersen, Christina Nielsen, Mads Christensen, Erik Schulz og Mads Kolte-Olsen (referent) Thomas Jacobsen og Henrik Blakskjær deltog via Skype hhv. til punkt 4.2 og 3.3. Afbud Ole Ingemann Nielsen 1. Godkende dagsorden Hans Natorp gennemgik dagsorden og mødets forløb. om delegation fra Dansk Sejlunion til Danmarks Idrætsforbunds budgetmøde lørdag den 5. oktober blev tilføjet dagsorden. Bestyrelse godkendte dagsorden. 2. Godkende referat af seneste møde Referat fra bestyrelsens møde den juni var blevet kommenteret på basecamp. Der var ikke yderligere kommentarer til referatet. Bestyrelsen godkendte referat af bestyrelsens møde den juni Afrapportering 3.1. Formandens rapport Formandens rapport var forud for mødet blevet lagt på basecamp. Bestyrelsen tog formandens rapport til efterretning Ledelsens rapport Ledelsens rapport var forud for mødet blevet lagt på basecamp: overordnede milepæle i sekretariatet for sidste del af 2014, status TORM projekterne og ansøgning om tilskud til projekt velkommen på havnen. Bestyrelsen tog ledelsens rapport til efterretning. 1

2 3.3. Dansk Sejlunions økonomi 1. halvår 2014 Henrik Blakskjær redegjorde for Dansk Sejlunions økonomi for 1. halvår 2014, herunder for Sejlsportsligaens økonomi og ressourcetræk. Regnskab for 1. halvår og estimat for Sejlsportsligaen var forud for mødet blevet lagt frem på basecamp. Regnskabet for 1. halvår 2014 viser, at det samlet set går fornuftigt for økonomien i Dansk Sejlunion. Estimatet viser dog også en række udfordringer, som skal håndteres i løbet af det sidste kvartal af Sejlsportsligaen er gået over budget. Årsagerne er primært færre sponsorindtægter, dyrere mediepakke, dyrere transport af både og leje af gummibåde samt VIP-arrangementer. Ledergruppen vurderer, at Dansk Sejlunion stadig har muligheder for at tilpasse aktiviteter og omkostninger i den samlede økonomi. Det budgetterede resultat på +275 tkr. bliver ikke nået, men vi arbejder på et samlet resultat over nul. Ledergruppen iværksætter de nødvendige tiltag, således at Dansk Sejlunions samlede økonomi som minimum lander på et samlet resultat over nul. Sejlsportsligaen er værdifuldt projekt, men overskridelse af udgifter og færre indtægter på Sejlsportsligaen er ærgerlige. Man ønsker, når det samlede regnskab er gjort op for ligaen, en nærmere redegørelse for årsagerne til projektets budgetafvigelse. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Forventninger til det samlede resultat blev nedjusteret til, at det som minimum lander på et samlet resultat over 0 kr. Bestyrelsen bad om, at aktiviteter og det økonomiske fundament for Sejlsportsligaen 2015 bliver grundigt gennemarbejdet i god tid inden, næste sæson bliver sat i værk. Budgettet skal holde for næste sæson. Derudover bad bestyrelsen om en tidsplan for planlægning af næste års sejlsportsliga. Klubber og sportsbådsklasser skal tidligt have mulighed for at planlægge næste sæson. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Dansk Sejlunions fremtidige finansiering En af bestyrelsens og ledelsens vigtigste opgaver i den kommende tid bliver at lægge en strategi, der kan sikre finansieringsgrundlaget for Dansk Sejlunion efter 2016, hvor perioden for de TORM- Fonden finansierede projekter udløber. Henrik Voldsgaard lagde op til drøftelse i bestyrelsen af mulige elementer i en finansieringsstrategi for Dansk Sejlunion. Etablering af en samlet finansieringsstrategi skal have høj prioritet i både bestyrelse og den øvrige organisation således at Dansk Sejlunion på relativt kort sigt kan skabe den samlede referenceramme for alle, der har andel i at sikre den fremtidige finansiering. Dansk Sejlunion skal lægge sin strategi, beskrive sine handlinger og søge samarbejdspartnere om strategiens gennemførelse. Man er bevidst om, at et samarbejde med en sponsor ikke kun skaber indtægter men også kan have begrænsninger for Dansk Sejlunions adfærd og råderum. Dansk Sejlunion skal arbejde på at have høj fleksibilitet. Dansk Sejlunion skal skabe frihedsgrader og udnytte frihedsgrader. Vi skal udvikle organisationens evne til at træde ud af egen virkelighed og se sig selv udefra. Politiske valg er nødvendige for at frigive ressourcer til forandringen mod større fleksibilitet og tiltrække de kompetencer, som kan løfte opgaven. 2

3 En analyse af sejlsportens muligheder for sponsorater kunne følge fire dimensioner: Sejlerlandshold, kapsejlads og sejlsportsliga, ungdom, tur Virksomheder, fonde og offentlige midler Hovedsponsor, flere sponsorer, materiale sponsorer Dansk Sejlunion, kraftcentres, klub og sejleres muligheder for at etablere sponsorater Dansk Sejlunion skal fremover formentlig arbejde med flere sponsorer. Det kan overvejes, om sejlsporten kan samle en række større teknologi-tunge virksomheder og fonde i et nationalt projekt. Bestyrelsen takkede for godt oplæg og drøftelse. Bestyrelsen besluttede at bede Line Markert, Henrik Voldsgaard og Hans Natorp om at indarbejde pointerne fra bestyrelsens drøftelse i et udspil til videre drøftelse. Bestyrelsen bad sekretariatet om at beskrive konsekvenser ved bortfald af TORM bevilling samt beskrive emner i Dansk Sejlunions aktuelle ydelser, som rummer potentiale til at skabe mere værdi for relevante målgrupper (potentiale til mere effectiveness) eller potentiale til kunne skabe samme værdi med færre ressourcer (potentiale til mere efficiency) Kriterier for OL-udtagelse Thomas Jacobsen fremlagde kriterier for udtagelse af sejlere til OL sejlsportskonkurrence i Rio Dansk Sejlunion, DIF og Team Danmark skal godkende kriterier. Dansk Sejlunion har formuleret en række objektive kriterier for udtagelsen af sejlere til OL i Rio. Resultaterne fra fire stævner for hver klasse tæller med i udtagelsen. Det blev afklaret, at udtagelses-stævnerne vejer lige tungt i den samlede beregning, og at sejlere på Sejlerlandsholdet ved dialog er blevet inddraget i formulering af kriterier. Der blev spurgt til baggrund for, at alle udtagelsesstævner for 49 er og 49 erfx er stævner i Syd- og Nordamerika november 2015 februar Det skyldes, at der på det tidspunkt ikke bliver afviklet stævner i Europa. Man ønsker, at udtagelse er afklaret, før stævner i Hyeres og Mallorca, så de to stævner kan blive brugt som OL-forberedelse. Man spurgte til hvilken rolle Dansk Sejlunions trænere spiller under udtagelsesstævnerne. Trænernes rolle er tilbagetrukket fx som observatør og praktisk hjælp. Det blev understreget, at Dansk Sejlunion skal være meget klar og transparent i sin struktur og rolle. Man forventer desuden, at aftaler mellem Dansk Sejlunion og Team Danmark om stævners resultatmål og økonomiske betydning skal være tydelige og transparente. Aftaler mellem Dansk Sejlunion og Team Danmark må ikke påvirke Dansk Sejlunions adfærd overfor sejlerne og deres konkurrence om den individuelle udtagelse Bestyrelsen tilsluttede sig de fremlagte principper. 3

4 Bestyrelsen ønsker, at ledelsen i formidlingen af udtagelseskriterierne til sejlerne redegør for Dansk Sejlunions rolle, for Dansk Sejlunions forventninger til sejlere og hvad sejlerne kan forvente af Dansk Sejlunion i hele forløbet Klubkonference 2014 Mads Kolte-Olsen orienterede om klubkonferencen, Vingsted november Klubkonferencen 2014 PULS Sådan gør vi! Klubkonferencen 2014 fortsætter i PULS-sporet. Sidste år var fokus på at præsentere konceptet PULS. I år sætter konferencen fokus på, hvordan klubben skaber PULS? Tilmelding har været åben siden juni. Målsætning er igen 300 deltagere. Særlig pris for unge. SEJLER 3 har opslag om Klubkonferencen. Der blev givet udtryk for, at bestyrelsen ønsker at være afsender/vært på modul og desuden være tydeligt til stede i debatter under hele konferencen. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at den afholder et modul (formiddag og eftermiddag) under konferencens tema. Bestyrelsen tilmelder sig selv på sejlsport.dk Klubfinans og Klubbåde Mads Kolte-Olsen orienterede om, at sekretariatet siden bestyrelsens møde i juni har forhandlet med leverandør af klubbåd og opnået en god pris, jf. bestyrelsens beslutning. Bestyrelsens anbefaling af klubbåd bliver offentliggjort den 5. september. Det blev afklaret, at omkostninger til etablering skal finansieres af DS Klubfinans selv. Det blev bekræftet, at sekretariatet indhenter tilbud for flere sejlmagere, og at man forventer at kunne etablere en enkel model for valg af sejl. Det samme gælder trailere. Det blev desuden bekræftet, at sekretariatet udarbejder plan for vedligehold af båd, koncept for klubudvikling, samt værktøj til afklaring af driftsøkonomi. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsens anbefaling af J/70 til klubber, som ønsker at investere i udvikling af sportsbådsmiljø, bliver herefter offentliggjort Ligaforening DS Netværk Hans Natorp fremlagde forslag til vedtægter for DS Netværk Ligaforeningen. Der blev givet udtryk for, at den videre udvikling af Sejlsportsligaen bør involvere personer, netværk og sejlklubber. Det vil bidrage til, at sejlsportsligaen bliver forankret i dansk sejlsport, og at projektet med dygtige og engagerede folk kan levere på et højt niveau. 4

5 Dansk Sejlunion skal i udvikling af en ligaforening være særdeles opmærksom på, hvad der motiverer frivillige og sejlklubber til at engagere sig i udviklingen af sejlsportsligaen. Det kan være økonomisk gevinst, mulighed for at sejle sjovt eller værdien i at medvirke til at skabe en ramme, som løfter sejlsporten. En ligaforening kan skabe en formel ramme og beslutningsstruktur omkring projektet sejlsportsligaen. En projektorganisation i ligaforeningen kan skabe de ønskede resultater. Dansk Sejlunion skal klart beskrive, hvem der konkluderer på ligaens rammer, regler og sponsorater. Dansk Sejlunion kan med fordel påtage sig en samlende rolle, hvor man konkluderer på sejlsportens vegne. Dansk Sejlunion beskriver kerneproduktet, fx de sportslige rammer, rammer på land og forventninger til mediedækning. Ligaforeningen og dens projektorganisation fylder så rammerne ud. Det er afgørende, at der er frirum til personer i ligaforeningen tage ejerskab og ledelsen af Sejlsportsligaens gennemførelse. Bestyrelsen besluttede at etablere en ligaforening, som får til opgave på højeste niveau at planlægge og gennemføre Sejlsportsligaen. Dansk Sejlunion fastlægger Sejlsportsligaens koncept. Dansk Sejlunion afsætter en økonomisk ramme til projektet. Dansk Sejlunion er ansvarlig for at skaffe indtægterne til drift af sejlsportsligaen. Ligaforeningen er overfor Dansk Sejlunion ansvarlig for projektets udgifter. Bestyrelsen besluttede, at man ved ligastævnet i Aarhus i september, kvalifikationsstævnet i oktober samt ved Klubkonferencen i november forbereder og etablerer den formelle ramme (afholder stiftende generalforsamling) og skaber opbakning blandt frivillige nøglepersoner til at give foreningen liv til at skabe resultater og nå de ambitiøse mål for Sejlsportsligaen Dansk Sejlunions relation til EBA og Nordbåt Carl Gerstrøm og Henrik Pedersen havde forud for mødet skriftligt orienteret om arbejdet i European Boating Association (EBA) og Nordbåt. Danmark har fra efteråret 2014 formandskab i Nordbåt i 1 år. Styregruppen for samarbejdet mellem Dansk Sejlunion og Danske Tursejlere kunne få kompetence til at fastlægge samlet dansk holdning og delegation til møder i EBA og Nordbåt. Bestyrelsen tilsluttede sig indstilling om, at Dansk Sejlunion fortsat er medlem af hhv. Nordbåt og EBA samt at lade styregruppen for samarbejdet på tur-området udpege den danske delegation til Nordbåt og EBA Dansk Sejlunions rolle i ISAF Worlds 2018 Sailing Aarhus og Aarhus Kommune er blevet tildelt værtsskab af ISAF Worlds 2018 for samtlige olympiske klasser. Værtskabet rummer store udfordringer og muligheder. Dansk Sejlunions bestyrelse skal forholde sig til målsætning for afkast af værtsskabet til dansk sejlsport og afstemme. forventninger til Dansk Sejlunions bidrag til projektet i løbet af de næste 4 år. Mads Kolte-Olsen og Hans Natorp deltager i visionsseminar den 29. september. 5

6 Bestyrelsen kunne ikke nå at behandle dette punkt og besluttede at afholde et særskilt møde på Skype Frikøb formand Erik Schulz orienterede om, at bestyrelsen på sit møde i juni havde forhåndsgodkendt frikøb af formanden frem til uge 41. Status ser fornuftig ud. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Eventuelt Delegerede til DIF budgetmøde bliver afklaret på basecamp. Bestyrelsens næste to møder bliver afholdt mandag den 20. oktober og mandag 15. december. Begge møder bliver holdt i Brøndby 6