Abstract. Side 1 af 53

Transkript

1 Abstract Over the years several changes and some additions have been made to Vagn Madsens accounting system, which has existed. This project makes its own suggestions in regards to changes and additions in the attempt to increase the validity of the registered data, which in turn improves the foundation from which the management will make its decisions. The project includes theory such as Accounting Information Systems theory and Activity Based Costing. By using Accounting Information Systems theory the project suggests a number of changes and restrictions in the basic data registrations and suggests a number of controls which all adds to the validity of the data. By including elements from Activity Based Costing and adding these to Vagn Madsens original theory, the theory has been altered in such a way, that it has a more direct link to inspirational analysis. All these changes and additions suggested proposed in the project all add to an increase in the validity in the registrations made in the systems, and helps put the theory into the context of the 21st century. Side 1 af 53

2 Indholdsfortegnelse Abstract Indledning Problemformulering Metode Metodiske overvejelser Fremgangsmåde Teori Variabilitetsregnskabet Hovedopgaver i det interne regnskab Registreringsregler Registreringsdimensioner Hierarkier Israelsens tilføjelser AIS Argument for AIS på variabilitetsregnskabet Trusler og kontroller mod informationssystemer Activity Based Costing Ressource/Ressource drivere E/R diagrammer Normalform Normalform Normalform Problemer ved variabilitetsregnskabet Problemerne Case virksomhed: Blik A/S Opstilling af ER-diagram for Blik A/S Side 2 af 53

3 6.1 Opstilling af Transaktionstabel Art Sted Aktivitet Formål Indtastning Opsummering Brugen af systemet Registrering af lønarter Registrering af råmaterialer Opsummering Kritik af den fremsatte registreringsmodel Udfordringerne Fordele/Ulemper Konklusion Litteraturliste Bilag Bilag 1: Talkoder for Blik A/S Bilag 2: ER-diagram for Blik A/S Bilag 3: ER diagram for transaktion Bilag 4: ER-diagram for transaktion Side 3 af 53

4 1 Indledning De fleste lande har regler for, hvordan virksomheders eksterne regnskab skal udformes, heriblandt Danmark. Dette skyldes, at det eksterne regnskab skal være informativt for regnskabsbrugeren, (KPMG 2011). Da det eksterne regnskab er bygget op omkring nogle fælles regler for alle virksomheder, vil virksomhedernes eksterne regnskaber være opbygget nogenlunde ens, og de er dermed nemmere at sammenligne. Disse regnskaber synes dog ikke at kunne finde anvendelse til styringen internt i virksomheden, da det eksterne regnskab er meget overordnet i sin udformning (Madsen 1971). I 1940 erne kom de første danske bøger omkring det interne regnskab. Den ene bog var en mindre dansk oversættelse af den tyske forfatter Erich Schneider: Einführung in die grundfragen des industriellen rechnungswesen, som blev oversat i forbindelse med hans ansættelse ved Århus Universitet, hvor den anden bog var af Palle Hansen: Industriens interne regnskabsvæsen. Begge bøger behandler omkostningsdata fra input til output. Palle Hansen er i sin teori mest optaget af at få allokeret de indirekte omkostninger korrekt til produkterne, hvorimod Erich Schneider lægger mere vægt på responsibility accounting igennem variansanalyse (Worre 1994). De danske grundregistreringsmodeller, som vi kender i dag, blev grundlagt i starten af 1950 erne af Palle Hansen og Vagn Madsen. Palle Hansen fik sin inspiration på en rejse i USA, og Vagn Madsen valgte at følge op på Erich Schneiders arbejde ved Århus universitet; med Variabilitetsregnskabet i 1951, som svar på de mangler, som Schneiders metode havde haft (Worre 1994). I mellemtiden var Palle Hansen i på rejse i USA, hvor diskussionen om full cost vs. Contribution analysis var i gang. Da Palle Hansen kom hjem til København, forlader han sit tidligere arbejde og skifter retning i hans økonomiforskning. Han vil finde de sande omkostninger gennem sine grundregistreringer, hvilket fører til Det styringsorienterede regnskabsvæsen (Worre 1994). Begge grundregnskaber har det samme hovedformål; at lave ikke arbitrære grundregistreringer, som virksomheden kan styres ud fra, dog vil de opnå dette på to forskellige metoder (Worre 1994). Da de danske grundregistreringsmodeller først så dagens lys, var det begrænset, hvor meget registrering, der blev foretaget på og i elektroniske databaser. Det var hovedsagligt de store virksomheder og bankerne, der anvendte denne nye teknologi (Dansk Datahistorisk forening). Registreringen og lagring af data har siden 1950 erne udviklet sig markant. Udviklingen tog for alvor fart i starten af 1960 erne med fremkomsten af Random Access Memory (RAM). Dette førte til en splittelse af forskerne på området, som blev opsplittet i to grupper i forhold til, hvordan data skulle lagres. Den ene Side 4 af 53

5 gruppe mente, at arbejdet skulle være forbeholdt programmører. Denne gruppe arbejdede med et system kaldet host language systems, mens den anden gruppe mente, at en programmør ikke altid burde være nødvendig, deres system var self contained systems (Vang 2001). Ved host language systems var der ud fra programmørernes synsvinkel stor fleksibilitet, da det var programmørerne selv, der bestemte opbygningen og arbejdet med databasen. Alt ville derfor i princippet være muligt, hvis bare programmøren var god til sit arbejde og havde tid. Modsætning hertil var self contained systems, som er selvstændige systemer, der styrer databasen. Dette betyder, at vægten er lagt på generelle algoritmer for, hvordan data lagres og, hvordan de hentes. Brugerne af et self contained system behøver ikke vide, hvordan systemet arbejder med databasen. Det er systemet selv, der styrer arbejdet i databasen og ikke en programmør, som i host language systems. Self contained systems er derfor mindre fleksibelt, da man fraskriver sig retten til en udvidet kontrol med lagrings- og accesstrategierne (Vang 2001). Udviklingen fortsatte for begge systemer. Host language systems blev udviklet til centraliserede mainframe systemer, som skulle bruges i store organisationer. Her var der én stor computer, der styrede en mængde dumme terminaler, som kunne vise data (Vang 2001). Fra midten af 1970 erne blev self contained systems udviklet til mikrodatamaten, hvilket var modsatrettet i forhold til det mainframe system. Visionen med mikrodatamaten var: én mand, én maskine, hvilket var en total decentralisering (Vang 2001). I 1981 kom IBM med deres personal computer (PC), hvilket blev starten på en udvikling mod stadig mere og mere kraftfulde små maskiner. Fremkomsten af mikrodatamater betød samtidigt en vægtning mod self contained systems, da ingen brugere af PC en måtte forventes at have kendskab til PC ens styre- og filsystem. Da der var fordele ved både mikrodatamaten og mainframen, blev der i løbet af 1980 erne gjort mange forsøg på at koble dem sammen via Local Area Network (LAN). Dette gjorde man, fordi man gerne ville udnytte begge systemers fordele, blandt andet til at dele data (Vang 2001). Udviklingen af både mainframes og PC ens formåen er siden gået meget stærkt og fortsætter med at være i rivende udvikling (Vang 2001). Udviklingen af PC ens hardware og software har indtil år 2013 fortsat den rivende udvikling; én PC, som er købt et år, er forældet det næste (forbrugerrådet) Side 5 af 53

6 SQL blev i 1986 vedtaget som standard databasesprog af store organisationer, såsom American National Standards Institute (ANSI) og International Organization for Standardization (ISO). Dette betød og betyder, at alle databaser er bygget op omkring dette sprog. Selvom brugerne ikke nødvendigvis behøver at kunne udfærdige forespørgsler i SQL, er det det, der ligger bagved de forprogrammerede søgninger, man vil foretage. ER-diagrammer vil i databasen have en række entiteter, attributter og relationer. Disse diagrammer gør det nemmere at grundregistrere ud fra enten Det styrings orienterede regnskabsvæsen eller Variabilitetsregnskabet, da man i ER-diagrammerne har koblet de entiteter, der skal kobles og givet dem de attributter og relationer, de skal have. Data bliver efter indtastning gemt i databasen, og vil med en søgning, på lige netop det man gerne vil vide, komme frem igen. Sideløbende med udviklingen indenfor den faktiske måde at registrere grundregistreringerne på; altså om det blev gjort i hånden eller på en PC i ER-diagrammerne, er variabilitetsregnskabets skaber Vagn Madsen gået på pension. Vagn Madsen blev på Århus Universitet efterfulgt af Poul Israelsen, som videre udviklede Variabilitetsregnskabet (Worre 1994). Det er stadig interessant at arbejde med og anvende de danske grundregistreringsmodeller i dag, da de på nogle punkter er at foretrække som datagrundlag - fremfor andre amerikanske modeller. De danske grundregistreringsmodeller arbejder med, at alle omkostninger er reversible på langt sigt, hvorimod de amerikanske grundregistreringsmodeller arbejder med, at alle omkostninger på langt sigt er variable. Danske grundregistreringsmodeller er baseret på, at data skal være ikke arbitrære, men rene, således man kan træffe de rigtige beslutninger ud fra dem. Denne beslutning skal kunne træffes ligegyldigt, hvilken situation man står i, og, om det er på operationelt, taktisk eller strategisk niveau. Modsat er den amerikanske ABC model baseret på den amerikanske regnskabstradition med det fulde fordelingsregnskab. Ved ABC fordeler man de omkostninger, som virksomheden har afholdt, ud på produkterne via mere eller mindre arbitrære fordelingsnøgler. Forfatterne af ABC, Cooper og Kaplan, erkender, at det fulde fordelingsregnskab, som registrering- og styringsmodel, har nogle svagheder i relation til de beslutninger, der skal tages på det operative og taktiske niveau (Andersen 1992). Jævnfør det ovenstående, finder vi det interessant i forhold til vores opgave at kigge nærmere på variabilitetsregnskabet og ABC, hvilket fører til følgende problemformulering: Side 6 af 53

7 1.1 Problemformulering Hvordan kan variabilitetsregnskabet evne til at løse Vagn Madsens hovedopgave forbedres gennem opstilling af databasen med supplement fra Ledelsens informations systemer og Activity Based Costing teori? 2 Metode I det følgende afsnit, da vil der blive beskrevet, hvilken type af problemstilling, som projektet vil arbejde med. Udgangspunktet for definitionen af projektets problemstilling vil blive draget ud fra Booth et al. (2008). Tilmed vil fremgangsmåden for, hvordan projektet er skrevet blive gennemgået i dette afsnit. 2.1 Metodiske overvejelser Ofte vil et problem være noget, der i hverdagen er negative associationer til, og man vil derfor forsøge at undgå dem. Dette er dog ikke tilfældet ved akademiske undersøgelser, da et problem er et fænomen, som der ledes efter (Booth et al. 2008). I dette projekt er problemstillingen følgende: Hvordan kan variabilitetsregnskabet evne til at løse Vagn Madsens hovedopgave forbedres gennem opstilling af databasen med supplement fra Ledelsens informations systemer teori og Activity Based Costing teori Ved, at anvende denne problemstilling i vores projekt, da afgrænses der fra det område, som Booth kalder et praktisk problem. Et praktisk problem er et problem, som formår at påvirke vores tilstand i negativ retning, da problemet kan medgive spildt tid, respektløshed, smerte, osv., som løses ved at mindske eller fuldstændig eliminere problemet (Booth et al. 2008). For at løse et praktisk problem, da er det vigtigt, at undersøgelsesproblemet først bliver løst (Booth et al. 2008). At løse undersøgelsesproblemet først er vigtigt i forhold til en bedre forståelse til at løse det praktiske problem (Booth et al. 2008). Det kan i praksis være svært at se sammenhængen mellem det praktiske problem og undersøgelsesproblemet, men nedenstående cirkel giver et godt overblik over, hvordan disse hænger sammen. Side 7 af 53

8 Figur 1: Grafisk relation mellem praktisk og research problemer Kilde: The Craft of research; Booth et al Cirklen skal forstås således, for at løse et praktisk problem, da skal vi først finde undersøgelsesspørgsmålet, undersøgelses problemet og finde et undersøgelses svar. Når disse opgaver er løst, da vil vi kunne finde det praktiske problem, og vi vil derfra kunne være i stand til at finde et nyt undersøgelsesspørgsmål osv. Projektets problemstilling, og derved problemet, vælges, igennem projektet, at ses som et konceptuelt problem, også kaldt et researchproblem (undersøgelsesproblem), fordi projektet vil forstå, hvordan der kan ske en optimering af variabilitetsregnskabet. Når der arbejdes med konceptuelle problemer, da befinder vi os i en tilstand, hvor vi ikke forstår en handling, en ting, eller noget helt tredje. En anden grund, hvortil projektet tager udgangspunkt i et researchproblem er, at projektet ikke tager afsæt i omverden eller i en tilstand, hvormed der følger en omkostning, som projektet vil forsøge at eliminere eller mindske (Booth et al. 2008). Det tætteste, som projektet kommer et afsæt i omverden er en fiktiv case, som projektet vil tage udgangspunkt i for at afprøve den nyfundne teori. I projektet er researchproblemet, at der mangler forståelse for løsningen af hovedopgaven i variabilitetsregnskabet. Dette er ment således, at projektet ser nogle mangler ved variabilitetsregnskabet, og vil derfor, via Ledelsens informations systemer og ABC forsøge at optimere dette grundregistreringssystem med fokus på hovedopgaven, som Vagn Madsen har tilføjet dette registreringssystem. Side 8 af 53

9 2.2 Fremgangsmåde Projektet er bygget op over artikler og litterære kilder, som uddyber den problemstilling, som projektet omhandler. Tilmed vil projektet operere med en fiktiv case virksomhed, som projektet vil bruge i forbindelse med et løsningsforslag. Der vil med udgangspunkt i variabilitetsregnskabet blive set på, hvorledes denne teori er opbygget. Derefter vil der blive inddraget teori fra ABC og egen tilvirkning, men kun i det omfang, som vil blive fundet anvendeligt. Ved at inddrage anden teori, da bliver formålet at se på optimeringsmulighederne ved Variabilitetsregnskabet. Optimeringsmulighederne vil komme fra de elementer, som projektet har valgt at medtage i teorien fra ABC og egen tilvirkning. Af anden teori, som projektet finder relevant, vil der tilmed blive beskrevet database og ER-systemer, hvor det vil blive vist, hvordan projektets optimerede registreringssystem vil se ud i praktisk igennem SQL. Den fiktive case vil herefter blive brugt til at vise, hvordan registreringerne vil kunne se ud, når der er sket tilføjelse af anden teori med henblik på optimering. Tilmed vil der komme en refleksion over trusler, fejl og mangler, som projektets registreringssystem kan have, og, hvordan disse kan blive kontrolleret. Det er vigtigt at notere, at idet projektet vælger at arbejde med den valgte problemstilling, da foretager projektet sig en forhånds påstand om, at ABC teorien og Ledelsens informations systemer teorien kan give anledning til optimering af variabilitetsregnskabet. 3 Teori Der vil i dette afsnit blive redegjort for den teori, som vil danne udgangspunkt for projektet. Først gennemgås Variabilitetsregnskabet ved Vagn Madsen, dernæst teori om ledelsens informationssystemer samt dertilhørende trusler og kontroller. Herefter gennemgås kort grundtrækkende i Activity Based Costing og slutteligt gennemgås det teoretiske grundlag for databaseopbygning ved ER-diagrammer. 3.1 Variabilitetsregnskabet Teorien bag Variabilitetsregnskabet, også kaldet Århus skolen, blev fremsat af Vagn Madsen i 1950 erne, og den er senere hen blevet videreført af Poul Israelsen. Der vil i de følgende afsnit blive redegjort for variabilitetsregnskabet og de elementer herfra, som vil danne grundlag for den model, der bliver analyseret og senere hen fremsat i analyseafsnittet. Variabilitetsregnskabet vil blive beskrevet ud fra både Vagn Madsens og Poul Israelsens tanker herom. Side 9 af 53

10 3.1.1 Hovedopgaver i det interne regnskab Primæropgaven i variabilitetsregnskabet er at danne grundlag for virksomhedens grundregistreringer. Det vil sige, at teorien beskriver en måde, hvorpå man bedst muligt kan registrere forbruget i en virksomhed uden arbitrære fordelinger. Denne primæropgave skal således danne grundlag for fem yderligere opgaver, som skal kunne udføres uden for grundregistreringerne (Madsen 1971). I kraft af, at grundregistreringerne skal danne grundlag for de fem yderligere opgaver, så er det naturligvis af største vigtighed, at grundregistreringerne er udført neutralt og ikke-arbitrært. Det vil sige, at grundregistreringerne skal have en høj troværdighed før, de kan bruges der må altså ikke være nogen tvivl om rigtigheden af de oplysninger, som hentes herfra Overskudsopgaven Overskudsopgaven inden for variabilitetsregnskabet angår en resultatopgørelse over en periode. Det vil sige, at grundregistreringerne skal være udført med en tilstrækkelig detaljeringsgrad, således at man kan opstille en resultatopgørelse for en given periode(madsen 1971). Vagn Madsen diskuterer også brugen af et alternativresultat, hvilket skal forstås som: Ved alternativresultat forstås summen af de fordele, en given handling eller et handlingssæt medfører målt i indtægter og udgiftsreduktioner fratrukket de ulemper, handlingen medfører målt i udgifter eller indtægtsreduktioner (Madsen 1971) Dette indebærer, at grundregistreringerne skal kunne ligge til grund for begge typer af resultatopgørelser, hvor valget står mellem en periodisk resultatopgørelse og en afvejning af gevinst/tab ved forskellige handlinger Kalkulationsopgaven Kalkulationsopgaven vedrører en relatering af omkostninger til indtægter. Det vil sige, at der skal skabes en opdeling af virksomhedens omkostninger, hvorigennem de skal fordeles ud på mere specificerede poster i virksomheden. Denne opgave kan forholdsvis problemfrit udføres for de såkaldte variable omkostninger, hvorimod de indirekte omkostninger ikke kan fordeles uden at bære præg af en hvis grad af arbitraritet (Madsen 1971) Kontrolopgaven Kontrolopgaven vedrører brugen af regnskabet som en kontrolinstans. Vagn Madsen fremstår uklar på dette punkt, men foreslår blandt andet, at regnskabet kan bruges som kontrolinstans mellem det forventede og det realiserede. Dog sætter han spørgsmålstegn ved, om dette kan gøres objektivt, hvorfor han fremstår forbeholden over for dette punkt (Madsen 1971). Side 10 af 53

11 Alternativopgaven Alternativopgaven omhandler sortering af virksomhedens handlinger i fire grupper: Anskaffelseshandlinger, produktionshandlinger, afsætningshandlinger og finanshandlinger. Tanken er således, at man inden for disse fire handlingstyper uden for grundregistreringerne kan sidestiller beslutninger og således vurderer, hvilke der er mest rentable. Vagn Madsen argumenterer for, at grundregistreringerne skal gennemføres på en sådan måde, at disse er i stand til at danne grundlag for sådanne sammenligner (Madsen 1971) Budgetopgaven Den sidste opgave, som Vagn Madsen argumenterer for, er at grundregistreringer skal kunne bidrage til budgettering. Vagn Madsen udtrykker opgaven på følgende måde: Budgetopgaven går således ud på at vurdere summen af planlagte handlinger for en given fremtidig periode, d.v.s. at opstille et regnskab for den fremtidige periode ( ) (Madsen 1971). Budgetopgaven skal således realiseres gennem de ikke-arbitrære registreringer, som skal ligge til grundlag for udarbejdelsen af budgettet. Budgettet, ligesom resultatet, skal også ses inden for en periode. Alle disse opgaver vil ikke nødvendigvis være muligt at udføre inden for samme regnskabssystem, hvorfor nogle af opgaverne vil have mere fokus end andre. Dog bør de registreringer, man foretager, være af en sådan kvalitet, at de kan bruges hertil (Madsen 1971). Der vil ikke blive taget stilling til prioriteringen iblandt disse opgaver, da dette er udenfor fokusområdet for dette projekt Registreringsregler Madsen (1971) lægger vægt på, at der i grundregistreringerne ikke foretages arbitrære fordelinger af omkostninger. Der er derfor opstillet seks registreringsregler: 1. Alle omkostninger er direkte 2. Ingen omkostningsallokeringer 3. Alle omkostninger relaterer til en variabilitetsfaktor 4. Omkostninger henføres sideløbende til type, afdeling og objekt Art, Sted, Formål 5. Standardomkostninger (Standard pris x faktisk mængde) kan være et arbitrært element (Forkalkulation er ikke tilstrækkeligt) 6. Omkostninger registreres så langt nede i formåls hierarkiet som muligt uden at være arbitrært Variabilitetsregnskabet arbejder ikke med en skilning mellem variable og faste omkostninger. Alle omkostninger er i stedet direkte, hvor spørgsmålet er, hvad omkostninger er direkte i forhold til (Madsen Side 11 af 53

12 1971). Ved ikke at benytte indirekte omkostninger, undgås der at lave arbitrære fordelinger, som er registreringsregel nummer to. Variabilitetsregnskabet ønsker ikke at ikke lave tilfælde fordelinger, da disse registreringer på et senere tidspunkt skal benyttes til analyse, hvor dataene skal være uden støj. Dermed giver variabilitetsregnskabet ikke mulighed for tilfældige fordelinger af omkostninger, og det følger en forholdsvis stringent pagatorisk tilgang. Dog tillader variabilitetsregnskabet, at omkostninger kan fordeles, hvis der forligger et faktisk forbrug, der er målt validt. Den tredje regel er, at alle omkostninger er relateret til en variabilitetsfaktor, der bestemmer hvor dybt i hierarkiet, omkostningen skal registres. Det vil sige, at hver art har sin kvantitative faktor, som den varierer (tilnærmelsesvis) proportionalt med. Dette kaldes også variabilitetsprincippet. Ved variabilitetsprincippet forstås der, at alle omkostninger, der ikke er faste, har sin umiddelbare kvantitative faktor, hvorved de varierer proportionalt. Det vil dog ikke i praksis være muligt at give hver omkostning en variabilitetsfaktor, hvorfor omkostningerne systematiseres og samles i større grupper. Dermed får gruppen en fælles variabilitetsfaktor, hvorved omkostningerne varierer tilnærmelsesvis proportionalt (Madsen 1971). Det er endvidere variabilitetsfaktoren, der bestemmer, hvor, og, hvor langt nede i hierarkiet, en omkostning skal placeres. Israelsen og Rohde (2005) skriver, at variabilitetsfaktoren en kvantitativ, og en ikke finansiel faktor, som er tilknyttet objektdimensionen. Eksempel på en variabilitetsfaktor kan være ved produktion af en bog. Her ville en variabilitetsfaktor være antallet af sider. Registreringerne bliver i variabilitetsregnskabet registeret på tre dimensioner; Art, Sted og Formål. Ved hver omkostning skal der registreres simultant, hvilket betyder, at der registreres på alle dimensioner for hver omkostning. Endvidere opererer variabilitetsregnskabet med standard omkostninger. Dette gøres for at undgå støj i registreringerne, da man ikke nødvendigvis kender den faktiske pris per enhed på forbrugstidspunktet. Den sidste regel siger, at alle omkostninger skal registreres så dybt så muligt i hierarkiet, uden at være arbitrære, hvilket giver størst mulig information til en senere inspirationsanalyse (Madsen 1971) Registreringsdimensioner Inden for variabilitetsregnskabet gennemføres registreringerne på en række opstillede dimensioner. Disse dimensioner omhandler typen af omkostning, hvor denne forbruges, samt med, hvilket formål dette sker. De tre dimensioner benævnes henholdsvis art, sted og formål. Det påkræves, jævnført teorien, at der registreres på alle tre dimensioner hver gang, man laver en registrering (Israelsen og Rhode 2005). Side 12 af 53

13 Art Arten angiver typen af omkostning. Arten består af en beskrivelse af de forskellige ressourcearter, som bruges i produktionsøjemed i virksomheden. Disse vil typisk være rekvireret uden for virksomheden. Arterne grupperes efter lighed. Det vil sige, at produktionsarbejdere, som stort set er identiske, vil blive grupperet sammen som én art (Israelsen og Rhode 2005) Sted Sted dimensionen indikerer, hvor i virksomheden arten forbruges. Disse steder kan være alt fra virksomheden som helhed, og helt ned på mere specificerede niveauer, såsom mindre produktionsafdelinger (Israelsen og Rhode 2005) Formål Formålsdimensionen er den sidste dimension, som skal registreres på i variabilitetsregnskabet. Denne dimension er en registrering af formålet med forbruget af en art eller ressource. Denne dimension består ikke blot af virksomhedens produkter, komponenter og lignende, men ligeledes også alle de aktiviteter i virksomheden, som man ønsker at kontrollere. Det vil sige, at man eksempelvis kan inkludere marketing, distribution og vedligeholdelse som formål (Israelsen og Rhode 2005). Foruden de tre dimensioner, vil man ifølge Israelsen 1993 ydermere også registrere på mængde og omkostning. Omkostningen registreres som den totale omkostning og registreres til standardrater, også kaldet budgetrater. En transaktionstabel vil således se ud som nedenstående tabel (Israelsen og Rhode 2005). Tabel 1: Registreringsdimensioner i variabilitetsregnskabet Art Sted Formål Mængde Omkostning Kilde: Israelsen og Rhode 2005 Af tabellen ovenfor kan det udledes, at de tre dimensioner altid vil have den samme sumværdi, når kolonnerne lægges sammen, hvilket også medfører et simpelt kontrolelement forstået på den måde, at man ved, at der er sket en fejl såfremt art, sted og formål ikke har samme totale sum Hierarkier Foruden et krav om registrering på alle dimensioner, så fremsættes der også et yderligere krav vedrørende registreringen på sted og formål. Inden for disse to dimensioner, skal registreringerne gøres i det som Vagn Madsen (1971) kalder naturlige hierarkier. Et naturligt hierarki forklares som et hierarki inden for det, der er en naturlig rangordning. Det vil sige, at der inden for hierarkiet er en logisk under-, over- og sideordning. Side 13 af 53

14 Dette lader sig naturligvis ikke gøre for arten i og med, der sjældent vil kunne opstilles et sådan hierarki uden det bærer præg af subjektivitet. Inden for sted dimensionen vil hierarkiet naturligvis være bygget op efter de forskellige afdelinger, som er at finde i virksomheden og forholdende imellem disse. Figur 2: Sted hierarki Kilde: Israelsen 1993 Som det fremgår af figuren ovenfor, er der her opstillet er naturligt hierarki inden for steddimensionen. Hierarkiets dybde er illustreret gennem produktionsafdelingen, hvorved princippet bag opbygningen af hierarkiet vises. Der vil opstilles lignende hierarkier for de resterende afdelinger i virksomheden. Yderligere kan formålsdimensionens hierarkiske opbygning også illustreres ved en lignende figur. Figuren nedenfor illustrerer et eksempel på et formålshierarki opstillet inden for produktionsformål. Ligesom stedhierarkiet, er der også her en naturlig rangordning formålene imellem. Side 14 af 53

15 Figur 3: Formåls hierarki Kilde: Israelsen 1993 Fælles for de to opstillede hierarkier er, at de forskellige niveauer, hvad enten det måtte være formål eller steder, er denoteret ved talkoder. Disse talkoder er også en indikation af niveauet i hierarkiet. Eksempelvis er 831 overordnet i forhold til 8311 og 8312 og de dertil underliggende formål og 8312 er dog sideordnede i hierarkiet og har hver deres underordnede formål Israelsens tilføjelser Slutteligt vil der i dette afsnit blive redegjort for Israelsens senere tilføjelser til variabilitetsregnskabet. Disse tilføjelser går på at knytte variabilitet (også kaldet absolut delelighed) og reversibilitet som attributter til arten Variabilitet Variabilitet foreslås at blive knyttet til arten som en attribut. Med variabilitet menes i denne sammenhæng det udsving, der må være i aktiviteten før det kræver en tilpasning af antallet af arter. Eksempelvis kan man have 10 personer ansat i en lagerfunktion. Dette vil betyde, at de ansatte i en lagerfunktion har en variabilitet på 10. Det vil sige, at vi kan have udsving på op til ± (10%) før det vil være hensigtsmæssigt at enten afskaffe eller anskaffe ressourcer. At indsætte en sådan variabilitet forudsætter naturligvis, at der er en høj grad af homogenitet imellem de arter, som lægges sammen og registreres under en. Er der stor forskel på arbejdsopgaverne imellem arterne, vil det naturligvis være uhensigtsmæssigt at slå disse sammen, og en samlet variabilitet vil være utroværdig og arbitrær (Israelsen 1993) Reversibilitet Slutteligt foreslås reversibilitet også at blive knyttet til arterne som en attribut. Med reversibilitet menes den afdisponeringshorisont, der er ved arten. I kraft af, at dette tilknyttes som en attribut, indebærer det et Side 15 af 53

16 muligt sorteringskriterium uden for registreringerne, og den kan dermed være medvirkende til en mere informativ analyse (Israelsen 1993). 3.2 AIS I det følgende vil teorien bag ledelsens informationssystemer blive beskrevet. Dette gøres ud fra Romney og Steinbart (2012). I kraft af, at denne bog er af amerikansk oprindelse, vil nogle af de forhold, der beskrives heri naturligvis bære præg heraf. Der er dog taget forbehold for dette både under læsningen og beskrivelsen af teorien, som er præsenteret i bogen Argument for AIS på variabilitetsregnskabet Som følge af, at grundregistreringerne, ifølge Vagn Madsen og Poul Israelsen, skal danne grundlag for alle inspirationsanalyser, der udføres i virksomheden, er det essentielt, at disse registreringer er udført med høj troværdighed. En høj troværdighed indebærer ikke blot en neutral og ikke-arbitrær fordeling, men også, at registreringerne er foretaget uden nogle trusler imod korrektheden af disse. Disse trusler kan forekomme i mange skygger og former, og de kan være både bevidste og ubevidste. Disse trusler, i selve teorien samt opbygning af databasen, er ikke noget, hverken Vagn Madsen eller Poul Israelsen selv behandler, hvorfor der ikke er noget egentlig information at hente herom Trusler og kontroller mod informationssystemer Der vil i dette afsnit blive redegjort for det teoretiske grundlag for trusler og kontroller med henblik på registreringer, der foretages i en virksomhed. I kraft af, at det teoretiske grundlag er særligt rettet mod grundregistreringer, og registreringer generelt, forekommer der automatisk en afgrænsning fra en nærmere gennemgang af handlingsspecifikke cyklusser, såsom eksempelvis omkostningscyklussen. Redegørelsen gennemføres neutralt, hvilket betyder, at den ikke vil blive direkte relateret til variabilitetsregnskabet. Dette vil blive gjort i et senere kommende afsnit, hvori sammenhængen mellem disse to teorier præciseres. Dog skal det nævnes, at der i det tidligere afsnit omkring variabilitetsregnskabet blev skrevet, at grundregistreringer skal være neutrale og ikke-arbitrære. For yderligere at højne troværdigheden af registreringerne vil den følgende teori inddrages fra Ledelsens informations systemer Trusler I takt med virksomhedernes registreringssystemer bliver mere omfangsrige, og der bliver registreret stadig større mængder data i disse, stiger risikoen samtidig for manipulation og svindel med de indtastninger, der foretages i disse. Op mod 67 % af Amerikanske virksomheder melder, at de har haft problemer med dette, (Romney og Steinbart 2012). Side 16 af 53

17 Inden for dette område er der særligt to typer af trusler, som er af interesse - utilsigtede handlinger og bevidste handlinger. Hvad angår utilsigtede handlinger, så forekommer disse som følge af menneskelig letsindighed, undladelse af at følge fastlagte procedurer eller dårlig træning af de ansatte. Særligt de to førstnævnte er væsentlige i denne sammenhæng, og de kan blandt andet resultere i forkerte indtastninger; enten i forkerte tabeller eller forkerte data i tabellerne, samt udeladelse af indtastninger. Sådanne fejl vil naturligvis føre til misvisende information og derved et forkert beslutningsgrundlag, og det kan sågar i nogle tilfælde koste store mængder penge. Romney og Steinbart (2012) nævner som eksempel en dataindtastningsfejl, hvor én aktie skulle være solgt for Yen, men en indtastningsfejl førte i stedet til et salg af aktier for én Yen stykket. Den sidste trussel inden for denne kategori vedrører bevidste handlinger. Disse omhandler fejlindtastninger, hvor personen, der indtaster data, bevidst taster forkert eksempelvis for at forbedre egne målinger. Uautoriseret brug/adgang og sabotage falder også under denne kategori. Dette vedrører eksempelvis, om man laver indtastninger under kategorier, som man ikke må, eller ikke bør lave indtastninger under. Eksempelvis kan man bevidst indtaste et forbrug under anden afdeling end ens egen, og derved manipuleres der med data (Romney og Steinbart 2012). Romney og Steinbart (2012) nævner to punkter, som er særligt interessante i forbindelse med de to typer trusler muligheden for at fejl/svindel forekommer, samt muligheden for at skjule dem. Særligt det første punkt; muligheden for fejl/svindel er noget, som rent databasemæssigt kan forebygges, hvorimod punkt to relaterer sig mere til interne procedurer, som gennemføres uden for registreringerne Kontroller ved informationssystemer Kontroller vedrørende informationssystemer relaterer sig, meget lig til dele fra foregående afsnit, til de præventive tiltag, der kan foretages for at højne validiteten af de dataindtastninger, der bliver foretaget. Sådanne tiltag benævnes i litteraturen som application controls, og det handler ligesom ovenstående om måder, hvorpå man kan forebygge fejl. Sådanne tiltag omhandler blandt andet præcisionen, validiteten og fuldstændigheden af data. Dette kan eksempelvis gøres gennem opstillingen af databasen, hvor man eksempelvis kan sætte indtastninger til kun at bestå af eksempelvis tal; et bestemt antal tal eller mange andre muligheder (Romney og Steinbart 2012). Disse kontroller har en præventiv karakter, og de ønsker at dække så bredt et risikospektrum, som kan lade sig gøre uden, at de har nogen negativ effekt på registreringsmulighederne. Side 17 af 53

18 Produktionscyklussen Foruden de to foregående afsnit om kontroller og trusler, som er af en mere generel karakter, så forekommer der også nogle trusler og kontroltiltag, som er specifikke for produktionscyklussen. Disse forekommer at være relevante i denne sammenhæng, da denne cyklus blandt andet relaterer til forbrug af materialer, hvilket netop er interessant i kraft af, at dette er, hvad variabilitetsregnskabet også beskæftiger sig med. Romney og Steinbart (2012) opfordrer i denne forbindelse til at oprette så meget stamdata, som muligt. Dette betyder, at man søger for at indtaste så meget information om en given dimensionsindtastning, eksempelvis en art, som lader sig gøre på forhånd. Dette mindsker muligheden for indtastningsfejl, da man herved har mulighed for at indtaste en lang række generelle informationer på forhånd. Derved mindskes antallet af indtastninger per transaktionslinje og er således med til at mindske muligheden for fejlindtastninger. Slutteligt argumenterer Romney og Steinbart (2012) også for, at det er vigtigt at vide, hvem der har ansvaret. Dette ansvar betyder ikke nødvendigvis, at det er én bestemt person, der skal stå til ansvar for handlingen, men blot en person, som kan redegøre for, hvad der er sket og hvorfor Opsummering Der er gennem de foregående afsnit blevet gennemgået en række trusler og kontroller, der med fordel kan implementeres i forbindelse med registreringer og databaser. Disse trusler inkluderer blandt andet en række fejlhandlinger, bevidste og ubevidste, som begge medfører forkerte data og dermed også forkert beslutningsgrundlag. For at modvirke sådanne trusler, kan der med fordel implementeres en række præventive tiltag, såsom restriktioner på mulighederne for indtastning, oprettelse af stamdata og ansvarsregistrering. Disse trusler og mulige kontroller er illustreret i en tabel nedenfor. Side 18 af 53

19 Tabel 2: Trusler og kontroller i forhold til registreringer Computerfejl Utilsigtede handlinger: Fejl på grund af letsindighed Udeladelser Fejlindtastninger Bevidste handlinger Fejlindtastninger Uautoriseret brug/adgang Sabotage Ikke følge procedurer Kontroller ved informationssystemer Præventive tiltag for at højne validiteten og fuldstændigheden af data Kun indtaste tal Kun indtaste X antal karakterer Kontroller og trusler ved produktionscyklussen Opret så meget masterdata/stamdata som muligt Registrer ansvar Kilde: Egen tilvirkning Side 19 af 53

20 3.3 Activity Based Costing Activity Based Costing blev udviklet i midten af 80 erne af Cooper & Kaplan, der så behovet for et nyt og alternativt system til Full Cost. Ved den traditionelle full cost model blev problemet, at kapacitetsomkostningerne i amerikanske virksomheder udgjorde en stadig større andel af de samlede omkostninger. Derfor blev rigtige fordelinger af disse omkostninger mere vigtigt for ikke at vise et forkert billede af rentabiliteten og dermed tage forkerte beslutninger på baggrund af disse. Til forskel fra variabilitetsregnskabet, er et Activity Based Costing (ABC) system ikke et grundregnskab. Derimod er ABC en metode, hvorved at kapacitetsomkostninger kan allokeres ud til forskellige objekter, hvis rentabilitet man ønsker at måle. Ved at gøre dette, via et ABC system, sikres det at alle omkostninger bliver medtaget i analysen og belaster det givne produkt, hvis det er et produkts rentabilitet man måler. ABC systemet foregår ved, at en virksomheds kapacitetsomkostninger inddeles i nogle ressourcepuljer. Dette kan f.eks. være omkostninger fra bygninger, HR-afdelinger samt andre afdelinger, der ikke er direkte i forhold til salg eller produktionen. Dernæst skal disse omkostninger allokeres ud på forskellige aktiviteter, der sker i virksomheden. Dette kan f.eks. være besvarelse af telefonopkald fra kunder, omstilling af maskiner osv. (Bukh 2004). Disse omkostninger fordeles ud på aktiviteterne via ressource cost-drivere. Når kapacitetsomkostninger er fordelt på aktiviteterne, skal de fordeles videre ud på omkostningsobjekterne via nogle aktivitetsdrivere. I ABC skelner man mellem især tre typer af aktivitetsdriver, som er følgende; Transaktionsdrivere, Varighedsdrivere og direkte måling. Disse tre vil vi komme nærmere ind på senere. Slutteligt er kapacitetsomkostningerne fordelt ud på omkostningsobjekterne, som kan være flere forskellige ting alt afhængig af, hvilke ydelser eller produkter virksomheden tilbyder, og, hvad der er de ønsker at måle på. Ud over produkter, kan der for eksempel måles på forskellige kunder, kundegrupper samt salgsordre mv. For at få det fulde billede af omkostningsobjekternes samlede omkostninger tillægges den direkte arbejdskraft og de direkte materialer Ressource/Ressource drivere Som skrevet i ovenstående, er første skridt i en ABC model opdeling af de indirekte omkostninger i puljer. Det vigtige i denne proces er, at de indirekte omkostninger optræder i puljerne og ikke så vigtigt, hvordan disse puljer er sammensat. Dog skal puljerne have en vis form for homogenitet i forhold til variabilitet og reversibilitet (Bukh 2007). I forbindelse med opgaven, vil ressourcerne, som tidligere nævnt, være omkostninger fra afdelinger, der ikke har en direkte indvirkning på produktionen og salget, hvilket blandt andet kan være administrationen Side 20 af 53

21 og HR afdelingen. Da man i variabilitetsregnskabet har en terminologi om, at alle omkostninger er direkte til bestemte formål, som man forsøger at allokere omkostninger ud til, da vil formålet være at få ikke arbitrære fordelinger. Dermed må det forventes, at der vil være færre indirekte omkostninger, som skal fordeles i en ABC model end, hvis der var tale om et grundregnskab, der har en mere pagatorisk tilgang end variabilitetsregnskabet. Et eksempel kan være marketing, som for eksempel kan henføres direkte til et produkt, men der kan også være marketingsomkostninger, der ikke direkte kan henføres til et bestemt produkt, og disse vil senere i ABC modellen skulle allokeres ud på de forskellige produkter med en given fordelingsnøgle Fordelingsnøglerne til ressourcedriverne kan for eksempel være anvendt tidsforbrug, enten ved mennesker eller tidsforbruget fra maskinerne. Yderligere kan der også vælges at bruge kvadratmeter eller anvendte kroner som fordelingsnøgler. Hvad der vælges, bestemmes ud fra situationen i den enkelte virksomhed, og det kan være forskelligt, hvad der er mest oplagt at benytte Beskrivelse af aktiviteter Aktiviteterne i ABC, er de kapacitetsomkostninger, der skal fordeles mellem de forskellige omkostningsobjekter, altså de indirekte omkostninger, som ikke kan direkte henføres til et omkostningsobjekt. Der er altså her ikke tale om de direkte omkostninger, da de henføres direkte til deres omkostningsobjekt. Det kan være eksempelvis løn eller materialer. For en produktionsvirksomhed kan dette eksempelvis være omstillinger af en produktionsmaskine, der deles af flere omkostningsobjekter. Det skal dog bemærkes, at ikke alle kapacitetsomkostninger fordeles i en ABC-model, da virksomhedsbevarende omkostninger ikke fordeles til enkelte omkostningsobjekter (Bukh 2007) Beskrivelse af aktivitets cost-driver Aktivitets cost-drivere er de fordelingsnøgler, der bruges til at henføre en aktivitet til et omkostningsobjekt. Hvor aktivitets cost-driverne i ABC adskiller sig fra andre fordelingsregnskaber er ved, at der i ABC ikke kan allokeres omkostninger til produktenheder, men dette sker til andre omkostningsobjekter, og at fordelingsnøglen skal afspejle omkostningsobjektets reelle træk på den givne kapacitet (Bukh & Israelsen 2003). Igen her kan der måles ud fra de tre typer aktivitetsdrivere, altså transaktionsdriver, varighedsdriver og direkte måling. Hvis man ser på en produktionsvirksomheds produktionsmaskine, kan en transaktionsdriver være, hvis en omstilling på maskinen er identisk til hvert produkt, så kan man vælge at bruge en transaktionsdriver, der måler, hvor mange gange handlingen udføres af de forskellige omkostningsobjekter. Side 21 af 53

22 Varighedsdriveren kan anvendes, hvis den samme omstilling ikke tager lige lang tid for de forskellige omkostningsobjekter. Hvis man, hverken kan måle et omkostningsobjekts træk på en kapacitet ud fra antal gentagelser eller varighed af en aktivitet, præcist, kan det være nødvendigt at benytte sig af direkte måling for at undgå at fordelingen bliver arbitrær (Bukh & Israelsen 2003). Hvis en virksomhed anvender et grundregnskab som variabilitetsregnskabet, kan denne fordelingsnøgle være det målte faktorforbrug, der måler, hvor meget et objekt trækker på en kapacitet, og dermed giver en præcis måling på, hvor meget hvert enkelt omkostningsobjekt trækker på en given aktivitet. En aktivitet kan dermed gøres til en direkte omkostning, og den er direkte henførbar til et omkostningsobjekt i ABC ved at en virksomhed benytter sig af variabilitetsregnskabet Beskrivelse af omkostningsobjekter Omkostningsobjekter er de objekter, som omkostningerne skal fordeles ud til. Et omkostningsobjekt kan variere meget fra en virksomheds ABC-model til en andens, men det vil typisk være delt op i produkt, produktgruppe, kunder eller kundesegmenter, alt efter, hvad en virksomhed vil undersøge rentabiliteten af. Hvis man igen bruger eksemplet, en produktionsvirksomhed, kan et omkostningsobjekt være produkt X. For at finde ud af rentabiliteten på produkt X, skal virksomheden have allokeret produktets direkte og indirekte omkostninger. Hvis man ser i forhold til variabilitetsregnskabet, vil de direkte omkostninger til produkt X også være direkte i en ABC-model, og de skal derfor ikke fordeles, men henføres direkte til produkt X. Derimod skal de indirekte omkostninger, der eksempelvis deles af produkt X og produkt Y, fordeles ud mellem produkterne, baseret på deres respektive træk på den givne kapacitet (Bukh 2007). Side 22 af 53

23 Eksempel I dette afsnit vil der kort blive gennemgået et eksempel af en ABC fordeling på baggrund af en indirekte ressource i form af arbejdskraft. Vores ressource i dette eksempel er en ansat med 100 timer til 200 DKK. per time. Figur 4: ABC fordeling Kilde: Egen tilvirkning med inspiration fra Bukh 2004 Første trin i en sådan fordeling vil være at fordele denne omkostning ud på aktiviteterne. Aktiviteterne er i dette eksempel vedligeholdelse af maskiner, samt op- og omstilling af maskiner. Ressource cost-driveren er i dette tilfælde timer, og fordeler sig således, at 60 timer bruges på op- og omstillinger (aktivitet 1), og 40 timer bruges på vedligeholdelse (aktivitet 2). Dette medfører, at op- og omstillinger som aktivitet, koster virksomheden DKK og vedligeholdelse koster DKK. Herefter fordeles aktiviteterne ud på en række omkostningsobjekter ved hjælp af en række aktivitets costdrivere og dertilhørende rater. Der er i dette eksempel tre omkostningsobjekter (1, 2 og 3). Omkostningsobjekt 1 trækker på 30 timers aktivitet 1 og 15 timer på aktivitet 2, til en rate på 200 DKK per time, hvilket resulterer i en omkostning på DKK. Omkostningsobjekt 2 trækker 20 timer på aktivitet 1 og 20 timer på aktivitet 2, hvilket resulterer i en omkostning på DKK. Omkostningsobjekt 3 trækker 10 timer på aktivitet 1 og 5 timer på aktivitet 2, hvilket resulterer i en omkostning på DKK. Side 23 af 53

24 3.4 E/R diagrammer I dette afsnit vil teorien bag entitets-relations diagrammet (E/R diagram) blive forklaret for senere at kunne opbygge en database på baggrund af den opdateret grundregningsteori, visualiseret af et E/R diagram. For at få en nem forståelse af, hvad en database er, kan det sammenlignes med et skab, hvor der står nogle arkivbokse, som indeholder data (Rene TimeXtender). Arkivboksene har hver deres emne, hvori der gemmes data på en logisk måde. Dette kan for eksempel være en arkivboks, hvor alle ens kundedata bliver opbevaret. Inde i arkivbokse findes records. En record er, hvor alt relevant information er gemt på hver enkelt kunde, hvis det er arkivboksen for kunderne der kigges i. Hver record består af felter, der viser informationen om kunden, så som adresse og CVR nr. En database gør det muligt at opbevare store mængder af data, og den gør datamængden tilgængelig for flere brugere at benytte. Disse brugere har så mulighed for at gemme og opdatere data, når der kommer transaktioner, der har behov for at blive registreret; samt slette forældet data, der ikke længere er behov for. Dette forgår i et Enterprise Ressource Planning system (ERP). Yderligere giver dette mulighed for at udtrække data fra ERP systemet, som kan bruges til Business intelligence, der kan blive inddraget i beslutningsprocesser og strategiovervejelser. Brugen af databaser giver også fordele ved, at det giver mulighed for at begrænse redundant data ved for eksempel at have mulighed for at oprette stamdata. Endvidere giver det databaser en større integritet og hjælper med styring af sikkerhed, samt det giver medarbejderne nogle standarder, der skal efterleves, da det inkorporeret i databasen. Der vil i det efterfølgende blive gennemgået relationsdatabaser via E/R diagrammer, hvor der vil komme til udtryk, hvordan der opnås en større sikkerhed og minimering af redundant data. E/R diagrammer er en sammensætning af entiteter, attributter og relationer, hvor en entitet er det objekt, man ønsker at registrere. For at bruge variabilitetsregnskabets ord, er objektet den art, man ønsker at beskrive. Endvidere er attributterne de elementer, man bruger til at beskrive en entitet. Til sidst er det relationerne, der angiver forholdet mellem entiteterne (Vang 2001). Der findes flere forskellige typer attributter, hvor nogen af dem vil blive beskrevet. Der opereres med såkaldte primærnøgleattributter og fremmednøgleattributter. Primærnøgleattributter er unikt nummer, som gives til en entitet for at kunne skelne den fra entiteter og for at kunne relatere flere forskellige attributter til hinanden. Dette vil for eksempel være et medarbejdernummer, hvor to eller flere medarbejdere kan hedde det samme, men det bliver muligt at skelne fra hinanden med en primærnøgleattribut. En primær nøgle vil også kunne bestå af to ting, som i kombination er unikt for Side 24 af 53

25 entiteten, eksempel, hvis vi har et firma med en virksomhed i Danmark og i Tyskland, da vil hver virksomhed kunne bruge de samme kundenumre, men ved at bruge lande kode og kundenummer, vil det være en unik nøgle (Vang 2001). En primærnøgle vil i et E/R diagram være markeret med et #. En primærnøgle bliver til en fremmednøgle, hvis for eksempel et medarbejdernummer bliver brugt i en anden entitet, som kunne være en ordre, hvor den kan referere til den medarbejder, som har stået for ordren. Ved relationer skal der bestemmes deres optionalitet og kardinalitet. Relationerne mellem entiteterne og attributter illustreres med streger, hvor relationens optionalitet bestemmes, om de er mandatorisk eller valgfrit. Mandatorisk er relationer, der skal laves og illustreres med en ubrudt linje. Optional er en relations, som kan laves og illustreres med en stiplet linje. Kardinalitet vil sige, om relationen er en: en til en relation eller om det er en: en til flere relation (Vang 2001). En til flere relation illustreres som en streg med en trefod i den ene ende, som vist i figuren nedenfor. En sådan relation kan for eksempel være, at en kunde har mulighed for at lave flere ordrer, hvilket giver behov for flere relationer. Derimod vil der i dette tilfælde med En til en relation kun være mulighed for at lave en ordre til en kunde. En en til en relation illustreres med en almindelig streg uden en trefod. Figur 5: Relationer Kilde: Egen tilvirkning I E/R diagrammet kan der også forekomme hierarkier på en entitet. Dette kan for eksempel være en varegruppe, som har underliggende varer lavere i hierarkiet. For at kunne se, at en entitet har underliggende hierarkier, vil der være påført en rekursiv relation, som er illustreret i figuren nedenfor. Figur 6: Rekursiv relation Kilde: Egen tilvirkning Side 25 af 53

26 For at optimere databasen anvendes 1., 2. og 3. normalform. Dette medfører tabellen opdeles i flere tabeller. Disse skal kunne samles igen uden data går tabt. Ved opdelingen af tabellerne undgås redundent data Normalform Alle relationerne indeholder en nøgle, og attributterne i hver entitet er ikke delelige - de må ikke være flerværdiet eller sammensatte. Øverst i eksemplet nedenfor ses en tabel for, hvordan man ikke skal udfylde en transaktionslinie. Under den stiplede linje anvendes de samme data, som i tabellen over. Data er dog splittet ud i flere tabeller, der relatere sig til hinanden gennem primærnøgler. Således er varer med ID 210 et sofabord, varerid et knytter sig til et kategori ID, varerid et knytter sig derudover også til en pris alt efter, hvilket tilbud, der kører. Figur 7: Eksempel på 1. normalform Kilde: Forelæsning ved Thomas Borup Kristensen Normalform Alle attributterne i de forskellige klasser skal være fuldt funktionel afhængige af primærnøglen, desuden forudsættes, at 1. normalform er opfyldt. Øverst i eksemplet nedenfor, er der en samlet tabel med redundent data. Under den stiblede linje ses, hvordan man bør gøre for at undgå redundant data. OrdreID, kundeid og datoen har en tabel for sig, hvor ordreid et er primærnøgle for tabellen, der udspecificere ordrens indhold. Side 26 af 53

27 Figur 8: Eksempel på 2. normalform Kilde: Forelæsning ved Thomas Borup Kristensen Normalform Hvis 2. normalform er opflydt, og der ikke eksisteret nogen transsitive afhængigheder af primærnøglen, da kan 3. normalform anvendes. Transitiv afhængighed betyder, at attributterne kun må være afhængige af primærnøglen og ikke andre, heller ikke en kombination af andre attributter. Øverst i eksemplet er vist en tabel med redundant data, da bynavn relatere sig til postnummeret. Derfor vil det være hensigtsmæssigt at gøre som under den stiplede linje, hvor der deles op i to tabeller. Her er postnummer primærnøgle for postnummertabellen. Det vil gøre, at man ikke vil skulle skrive Aalborg, hver gang man ansatte en ny medarbejder. Det vil systemet selv finde frem til, ved man skriver postnummeret. Side 27 af 53

28 Figur 9: Eksempel på 3. normalform Kilde: Forelæsning ved Thomas Borup Kristensen 4 Problemer ved variabilitetsregnskabet Dette afsnit vil se på, hvilke udfordringer, der kan være ved variabilitetsregnskabet, som Vagn Madsen og senere Poul Israelsen har arbejdet med. Tilmed vil afsnittet indeholde forslag til små forbedringer, som vil kunne medvirke til optimering af variabilitetsregnskabet og mindske forskellige former for trusler. 4.1 Problemerne Variabilitetsregnskabet behandler ikke teorien i forhold til databaseopbygning, hvilket er et problem, da grundregistreringer i dag ofte bliver foretaget i databasesystemer. At variabilitetsregnskabet ikke formår at behandle teorien omkring databasesystemer gør, at der kan stilles spørgsmålstegn til validiteten ved registreringerne. Den manglende validitet kommer ved, at teorien ikke behandler den måde, hvorpå variabilitetsregnskabet skal foretage sine registreringer på, hvilket medføre tvivl om troværdigheden ved variabilitetsregnskabets registreringsmetode. Det nærmeste, hvor variabilitetsregnskabet kommer med et krav på registrering er, hvor variabilitetsregnskabet behandler kravet om registrering på art, sted og formål, som er beskrevet i variabilitetsregnskabets teoriafsnit. Dette er det tætteste, som teorien omkring variabilitetsregnskabet kommer krav om registrering, men det bliver aldrig sat i relation til databaseopbygningen. En anden udfordring, som projektet ser ved variabilitetsregnskabet er, at der ikke er nogen registrering på ansvar. Teorien omkring variabilitetsregnskabet siger, at ansvaret ligger implicit i sted (Israelsen 1989), hvilket projektet ikke mener, er tilstrækkeligt, da dette ikke vil kunne bruges som et sorteringskriterie, da Side 28 af 53

29 man ved den implicitte tilgang manuelt skal sortere stederne, hvilket åbner op for muligheden for fejl og forkerte inspirationsanalyser, og derved forkerte beslutningsgrundlag. Fordi projektet ikke mener, at variabilitetsregnskabet har registrering på ansvar, da vil ansvar som attribut til sted, og ansvar som dimension være en måde, hvorpå ansvaret vil kunne blive registreret på. Ved at registrere på ansvar, som attribut til sted, da vil der kunne fås oplysninger omkring, hvem der har ansvaret for selve stedet. Tilmed vil en registrering af ansvar, som dimension, give information om, hvem der har ansvaret for selve handlingen altså registreringen, ikke at vedkommende skal stå til regnskab for den, men skal kunne forklare, hvad der er sket på transaktionslinjen. Når vi tilegner os disse ekstra informationer, da vil vi hurtigt kunne udtrække information om, hvem og hvor ansvaret ligger hos de forskellige steder og personer i virksomheden. Tilmed mangler der i variabilitetsregnskabet registrering på enhedstype som dimension, altså om det er i styk, liter eller minutter. Denne tilføjes, så informationen omkring, hvilken enhed der opereres i, bliver synliggjort. Er det en produktionsvirksomhed, der skal foretage registreringerne, da er enheden en vigtig detalje, når der registreres, da det er vigtigt at vide, om man har med kg, liter, minutter eller styks at gøre, da man ellers kan tro at der er tale om en type mængdeenhed, men reelt er tale om en helt anden, hvorfor man igen vil opnå forkerte informationer. I forlængelse af, at variabilitetsregnskabet i teorien ikke har nogle krav til registreringerne, da har variabilitetsregnskabet heller ingen hensigtsmæssig validitetsbekræftelse på handlinger, og forekomsten af fejl og kontroller deraf er heller ikke med i overvejelserne vedrørende variabilitetsregnskabet. Der er mange forskellige måder, hvorpå man kan lave kontroller, som derved vil kunne minimere fejl, som kan opstå ved registreringerne i variabilitetsregnskabets databaser. Disse kontroller kan være, at registreringerne skal indsendes til godkendelse hver uge, hvilket vil give en ekstra sikkerhedskontrol for tastefejl, eller på anden måde forkert udfyldte transaktionslinjer. Her vil man kunne inddrage funktionsadskillelse, hvor godkendelsen skal ske hos en leder eller en anden medarbejder end vedkommende, der taster ind på transaktionslinjen. Derudover kunne det være en god ide, at der er forskellige bemyndigelser hos medarbejderne for, hvor de kan registrere, således man sikre sig, at de ikke registrere data om noget, de ikke har med at gøre. Ved opbygningen af databasen til registrering i variabilitetsregnskabet, da kan alle felterne gøres mandatoriske, hvilket kan gøres både ved oprettelse af stamdata og udfyldelse af registrering, dette medfører samtidigt at man opfylder variabilitetsregnskabets krav om simultan registrering. Dette skal gøres for at forsøge at eliminere risikoen for de fejl, der vil kunne opstå ved ikke at følge en fastlagt procedure. Der kan tilføjes, at transaktionslinjen ikke godkendes, hvis ikke alle felter er udfyldt. For igen at forsøge at Side 29 af 53

30 minimere risikoen for fejl, da skal der oprettes så meget stamdata som muligt, så der igen ikke kan ske tastefejl i disse. Af andre forslag til opbygningen af variabilitetsregnskabet i databaser er der, at der kan opsættes et maksimum for indtastning i de forskellige felter. Dette kan være nyttigt ved produktionsvirksomheder, hvor en art kommer i paller à maksimum for eksempel 1300 stk. Det vil være en fordel, at der vil kunne sættes et maksimum for indtastningen af denne art, da der på denne måde sikres mod for højt indtastede værdier. Indtastningsmaksimummet kunne for eksempel være på 1350 stk. Det vil tilmed være en idé at have et medarbejder nummer eller ID til alle medarbejdere, som skal bruges ved hver registrering. Dette vil give muligheden for at spore tilbage til den medarbejder, som har foretaget en registrering med fejl. Dette vil give information om, hvem der har foretaget registreringerne, og vedkommende vil kunne give en forklaring på, hvorfor og hvordan fejlen er opstået. Der vil være den ulempe, at vil en medarbejder bevidst snyde, kan denne gemme sig bag andres medarbejder nummer eller ID, hvis disse er tilgængelige. Man kan dog tilføje en kode til disse medarbejdernumre eller IDer, men dette vil i dagligdagen kunne frustrer medarbejderne, idet de skal bruge tid på at indtaste denne kode hver gang, der skal ske en registrering. Indtrængen i systemet udefra, såsom sabotage eller hackere; endda naturkatastrofer, da vil backup af systemet være en måde at forebygge denne slags trusler. At lave en backup en gang om dagen, ugen, eller, hvad virksomheden finder nødvendigt, kunne mindske trusler, som før nævnt. Ved backup vil der altid være mulighed for at kunne gendanne registreringerne, hvis systemet bliver udsat for en udefra kommen trussel. Men der er flere muligheder for at undgå fejl, trusler igennem kontroller, såsom: Det er ikke muligt at undlade nogle registreringer, da selve registreringen ikke vil kunne afsluttes Funktionsadskillelse, så den der tjekker registreringen ikke er den samme, som har foretaget dem Man afstemmer indtastningen med ordren Skal godkendelsen af ens egen registreringer ske, da kan dette kun ske op til et vist beløb I forhold til inspirationsanalyser mener Variabilitetsregnskabet at dette skal foregå udenfor grundregistreringen, således registreringerne forbliver neutrale. Vi finder dog ikke variabilitetsregnskabets registreringer tilstrækkelige i forhold til registreringerne af aktiviteterne, såsom tidsforbrug på omstilling i forhold til de enkelte produktserier. Derfor vil vi indføre en registreringsdimension i vores udgave af et grundregistreringssystem, der hedder aktiviteter. Side 30 af 53

31 Projektet ser, at der kan ske optimering af selve variabilitetsregnskabet på få punkter, men ser det samtidig som en udfordring, at teorien ikke behandler kravet til registrering i databaser. Det er her tydeligt, at selvom variabilitetsregnskabet stadig fungerer den dag i dag, da er der udfordringer ved det, idet det er udviklet i en anden tidsperiode og ikke er tilpasset databasesystemet, som i dag er uundværligt. 5 Case virksomhed: Blik A/S I forbindelse med udarbejdelsen af ER diagrammet, der skal visualisere vores resultater, vil vi anvende en fiktiv case virksomhed. Denne case virksomhed er opstillet med netop det formål at visualisere vores forslag, hvorfor diverse karakteristika ved den også bærer præg heraf. Der er ligeledes opstillet talkoder, lig dem, som Poul Israelsen (1993) bruger, hvor det er relevant. Disse er alle at finde i bilag 1. Virksomheden består af otte medarbejdere og fire produktionslinjer. Produktionen i virksomheden er opdelt i to hovedafdelinger, afdeling A og B. Afdeling B består af en underafdeling, kaldet H. Figur 10: Overblik over virksomheden Kilde: Egen tilvirkning Afdeling A producere DVD æsker i blik. I produktionen heraf indgår to halvfabrikata, som virksomheden indkøber. Det ene halvfabrikata er blikplader, og det andet er plastikæsken, blikket skal udenom. Afdeling B producerer to forskellige slags dåser; den ene er en dekoreret 4kg dåse, og den anden er en 2kg dåse, der ikke er dekoreret. Til den dekorerede 4kg dåse anvendes to halvfabrikata og en råvare, det ene halvfabrikata er blikket, hvilket bliver købt ind i plader til produktionen af dåsen. Blikket er af en anden art end den, som er brugt i afdeling A, og den er anderledes end den, som er anvendt til produktion af 2kg dåsen. Udover blikket er råvaren der bliver anvendt, lak til dåsens dekoration. Det andet halvfabrikata der bruges til produktionen af den dekorerede 4kg dåse er bunden. Bunden til dåsen bliver produceret af fabrikken selv i afdeling H, under afdeling B. 2kg dåsen består af to halvfabrikata. Det ene er blikket, som bliver købt ind. Det andet er den samme bund, som anvendes ved produktionen af den dekorerede 4kg dåse. Side 31 af 53

32 Afdeling H producerer bunden til 2kg. og 4kg. dåserne. Bunden anvendes desuden, af virksomhedens kunder, som låg til dåserne, og derfor bliver halvdelen af produktionen brugt som bund videre i produktionen. Den anden halvdel bliver solgt til kunderne sammen med dåserne. Nedenfor kan ses et overblik over produktionsforløbet med henhold til både råvarer, produktionsafdelinger samt output. Figur 11: Overblik over produktion Kilde: Egen tilvirkning De otte ansatte i virksomheden har fået tildelt et fircifret medarbejdernummer, hvilket er at se i tabellen nedenfor. I afdeling A er der ansat to medarbejdere; Jan og Jørgen. Disse medarbejdere kan begge udføre alt, der vedrøre produktionen i afdeling A. Afdeling B har to dåse produktionslinjer. Medarbejderne fordeler sig således, at der er en medarbejder, Søren, på 2kg dåselinjen, og der er to medarbejdere, Troels og Stine, på den dekorerede 4kg dåselinje. Disse tre medarbejdere kan alle, hvad der skal til for at stå ved hvilken som helst af de to linjer. Der er en ansat, Peter i afdeling H, til at betjene denne produktionslinje. Han er den eneste, der fuldt ud ved, hvordan produktionen foregår i denne afdeling. Herudover er Gertrud ansat i salgsafdelingen, og hun arbejder primært med distributionen - herunder også klargøring af produkter til afhentning. Til at supervise alle afdelingerne er der ansat en produktionschef, Lotte, som overvåger alle afdelingerne, samt også står for salget og markedsføringen. Hun kan ikke arbejde på nogen af linjerne. Side 32 af 53

33 I tabellen nedenfor er vist et overblik over de otte ansatte og deres personalenumre. Tabel 3: Overblik over medarbejdere ID Medarbejdere Beskrivelse 2021 Jan 2022 Jørgen 2023 Søren 2024 Troels 2025 Stine 2026 Peter 2027 Gertrud 2031 Lotte Kilde: Egen tilvirkning Figur 12: Hierarki for formål Kilde: Egen tilvirkning Årsagen til at bund/låg ligger et niveau over henholdsvis 2 kg. og 4 kg. dekorations dåserne skal findes i, at de begge er et fælleselement i produktionen af netop dåserne. At opstillet bund/låg på et lavere niveau under de to dåser vil betyde, at man i stedet havde opstillet et problemafledt hierarki, hvilket havde ført til informationstab ved registreringer. Nedenfor er ligeledes opstillet et hierarki for steddimensionen, hvori det er illustreret, hvordan de enkelte afdelinger i virksomheden forholder sig til hinanden hierarkimæssigt. Figur 13: Hierarki for sted Kilde: Egen tilvirkning Side 33 af 53

34 6 Opstilling af ER-diagram for Blik A/S Der vil i det følgende blive opstillet et forslag til ER-diagram for virksomheden, Blik A/S. Dette vil gøres med udgangspunkt i den før opstillede case, samt de problemer og løsningsforslag, der blev identificeret i forbindelse med Variabilitetsregnskabet og databaseopbygningen. Det endelige ER-diagram er at finde i stort format i bilag 2. ER-diagrammet er udarbejdet i MYSQL Workbench. Først gennemgås opstillingen af transaktionstabellen, og dernæst gennemgås de resterende elementer, og de dertilhørende argumenter for den valgte opstilling. Samtlige beskrivelser inden for hver tabel er sat til varchar(45), hvilket betyder, at beskrivelserne må bestå af både tal og bogstaver, og er begrænset til maksimalt 45 anslag. Dette er gennemgående for samtlige tabeller, hvorfor dette ikke vil blive gennemgået under hvert enkelt punkt. Årsagen til, der ikke er lavet nogle begrænsninger ved denne indtastningsmulighed er, at de fejl, der kan forekomme her relaterer sig mere til proceduremæssige sikkerhedsforanstaltninger end opbygningsmæssige. 6.1 Opstilling af Transaktionstabel I forbindelse med en opstilling af databaser i et ER-diagram, opstilles der typisk først en transaktionstabel, hvori det specificeres, hvilke registreringer, der ønskes foretaget, hvilken måde de ønskes indtastet på samt eventuelle andre karakteristika derved. Der vil i dette afsnit blot blive gennemgået det generelle indhold ved de dimensioner, som senere hen bliver videreført for at overholde normaliseringsgraderne. De unikke dimensioner, som ikke skal normaliseres, vil blive gennemgået mere dybdegående i de følgende afsnit. Figur 14: Transaktionstabel Kilde: Egen tilvirkning Den foreslåede transaktionstabel er at se til højre, og indholdet af den vil nu blive gennemgået. Næsten alle dimensioner i denne tabel er gjort mandatoriske, hvilket er illustreret ved de lyseblå firkanter ved siden af Side 34 af 53

35 hver enkelt dimension. Dog er registreringen for aktivitet ikke gjort mandatorisk, da denne blot skal registreres ved arter, der vedrører løn. Dette er illustreret ved den hvide firkant. ID i transaktionstabellen indikerer det ID, der tildeles en linje hver gang, der indtastes en transaktion i tabellen. Disse stiger automatisk med én i værdi for hver indtastning. Derudover ønskes også en registrering af dato, da denne naturligvis er af stor vigtighed for senere sorteringsmuligheder. Indtastet af er en dimension tilføjet til teorien, og er en registrering af den person, som står for indtastningen af transaktionslinjen. Art, sted og formål er også alle at finde som dimensioner, hvilket er i komplet overensstemmelse med variabilitetsregnskabets teori. Aktivitet er en dimension, som også er blevet tilføjet til teorien. Denne er inspireret af teorien bag Activity Based Costing, og den har til formål at angive, hvilken aktivitet, der er blevet udført, når der er tale om menneskelig aktivitet; det vil sige løn-arter. Mængde er en registrering af mængdeforbruget per transaktionslinje. Denne foreslås at gøres til udelukkende numerisk, da mængder selvsagt kun kan forekomme som talværdier. Ydermere er denne begrænset til maksimalt at kunne bestå af fire tal, hvilket medfører en maksimal værdi, indtastet på Dette er gjort for at begrænse muligheden for fejl ved indtastning i første omgang, da man ved indtastning ved et uheld kan komme til at ramme en knap flere gange, end tiltænkt, uden at lægge mærke til det. Omkostning er den totale omkostning ved transaktionen. Den er blot sat til at være en numerisk værdi, da den er af kalkulatorisk karakter. Kalkulationen vil blive foretaget som en simpel multiplikation af en standardsats (som er en attribut til arten, hvilken vil blive gennemgået i det næste afsnit) med mængde af forbruget. Der vil derfor ikke være sat nogen talmæssig begrænsning på dette, da denne kalkulation beror på allerede indtastet data Art Dette afsnit vil redegøre og argumentere for opsætningen af art og dens attributter. Ligesom ved transaktionstabellen er samtlige punkter gjort mandatoriske, hvilket igen betyder, at de skal være udfyldt før en transaktion kan gennemføres. Inden for selve arttabellen er ID nummeret sat som værende numerisk og begrænset til tre karakterer. Dette skyldes, at der i Blik A/S blot er 12 arter, hvorfor det ikke er nødvendigt med mulighed for indtastning af flere tal. De arter, der benyttes i Blik A/S, er at finde i bilag 1. Side 35 af 53

36 Figur 15: Overblik over art Kilde: Egen tilvirkning Standard omkostning er ligeledes sat til at være en numerisk værdi bestående af maksimalt fire heltal og to decimaltal. Årsagen til begrænsningen skal findes i, at det netop er en standardomkostning, hvorfor den, i al fald i case virksomheden, aldrig vil blive fastsat til mere end fire heltal og to decimaltal per enhed. Hvad angår variabiliteten er dette også en numerisk værdi. Det er dog ikke muligt at sætte nogen egentlig begrænsning på denne, da dette er en værdi, som skal udarbejdes sammen med andre systemer, såsom lagerstyring. Slutteligt er der også henholdsvis reversibilitet og enheder. Disse behandles under et, da argumenterne for opstillingen er de samme for de to. ID inden for begge disse tabeller er sat som værende numeriske og bestående af to tal. Tankegangen bag dette er lig tanken bag ID ved eksempelvis arten. Der er fastlagt et bestemt antal forskellige enheder og reversibilitetshorisonter, hvilket også er at se i bilag 1. Antallet af forskellige antal enheder og reversibilitetshorisonter overstiger i Blik A/S ikke ti inden for hver kategori, hvorfor det er tilstrækkeligt med mulighed for indtastning af to tal. Side 36 af 53

37 6.1.2 Sted Dette afsnit vil redegøre og argumentere for opsætningen af sted og dens attribut. Ligesom ved transaktionstabellen er samtlige punkter gjort mandatoriske, hvilket igen betyder, at de skal være udfyldt før en transaktion kan gennemføres. Figur 16: Overblik over sted Kilde: Egen tilvirkning Først og fremmest er ID et ved sted gjort til en numerisk værdi, som er bestående af maksimalt fire karakterer. Dette sker som en konsekvens af det tidligere opstillede hierarki over Blik A/S s steder og dybden af netop dette hierarki. Hierarkiet, der blev opstillet, har en dybde på fire niveauer, hvorfor indtastningen naturligt begrænses hertil. I forlængelse heraf, så er det ligeledes illustreret i figur 13 højre side, at der forekommer et hierarki inden for steddimensionen, illustreret ved rekursionen. Slutteligt er der også tilføjet en attribut til steddimensionen ved navn informationsindgang. Denne skal ikke forveksles med Zakken Worres informationsindgang, men blot som en konkret registrering af den ansvarshavende på det givne sted. Som tidligere beskrevet i teoriafsnittet, så mener Poul Israelsen, at denne registrering ligger implicit i stedet, men dette muliggør ikke en hurtig sortering, og det vil kræve, at man håndsorterede stederne efter hukommelsen, og derved åbner op for muligheden for fejl. ID ved informationsindgangen er sat som værende af numerisk karakter og begrænset til fire tal. Dette Side 37 af 53

38 skyldes, som tidligere beskrevet, at personalenummeret i virksomheden består af fire tal, og det er disse, som skal registreres her Aktivitet Dette afsnit vil redegøre og argumentere for opsætningen af Aktivitetstabellen. Ligesom ved transaktionstabellen er samtlige punkter gjort mandatoriske, hvilket igen betyder, at de skal være udfyldt før en transaktion kan gennemføres. Figur 17: Overblik over aktivitet Kilde: Egen tilvirkning ID et angiver ligesom ved de foregående tabeller de talkoder, der er opstillet for hver enkelt aktivitet. Disse er ligesom de foregående tilfælde angivet til at skulle være numeriske samt bestående af maksimalt tre anslag Formål Dette afsnit vil redegøre og argumentere for opsætningen af formålstabellen. Ligesom ved transaktionstabellen er samtlige punkter gjort mandatoriske, hvilket igen betyder, at de skal være udfyldt før en transaktion kan gennemføres. Figur 18: Overblik over formål Kilde: Egen tilvirkning ID ved formål er ligesom de foregående tilfælde også sat til at skulle være en numerisk værdi, og det er ligeledes begrænset til maksimalt fire anslag. Dette skyldes, ligesom ved sted dimensionen, dybden på hierarkiet inden for formålene. Der forekommer altså at være fire hierarkiske niveauer i Blik A/S, hvorfor der maksimalt kan være brug for indtastning af netop fire tal ved en given registrering. Side 38 af 53

39 Herudover er der også oprettet hierarki inden for formålstabellen, illustreret ved rekursionen i højre side af figur 15 ovenfor Indtastning Dette afsnit vil redegøre og argumentere for opsætningen af tabellen indtastning. Ligesom ved transaktionstabellen er samtlige punkter gjort mandatoriske, hvilket igen betyder, at de skal være udfyldt før en transaktion kan gennemføres. Figur 19: Overblik over indtastning Kilde: Egen tilvirkning Ligesom informationsindgangen under sted tabellen er ID et ved denne tabel begrænset til numeriske værdier med maksimalt fire karakterer. Igen er dette tiltænkt som en registrering ud fra personalenummeret, hvorfor begrænsningen til fire karakterer Opsummering Der er i de foregående afsnit blevet redegjort og argumenteret for opsætningen inden for de forskellige tabeller i ER-diagrammet. Der vil i dette afsnit kort blive opsummeret samt redegjort for den generelle sammenhæng tabellerne imellem i det samlede ER-diagram. Diagrammet er at se nedenfor i den fulde sammensætning, og det er ligeledes at finde i større udgave i bilag 2. Side 39 af 53

40 Figur 20: ER-diagram for Blik A/S Kilde: Egen tilvirkning Som det tidligere er blevet gennemgået, så er samtlige elementer, med undtagelse af Aktivitet, der kan registreres på, gjort mandatoriske i forhold til at skulle indgå i transaktionslinjerne. Det mandatoriske forhold er illustreret ved de fuldt optrukne linjer, og det optionelle forhold er tydeliggjort ved den stiplede linje. Alle forbindelser er sat til værende én- til- mange forbindelser, hvilket betyder, at eksempelvis et formål kan indgå i mange transaktioner, men en transaktion kan kun have ét formål. Der er gjort stor brug af indtastningsbegrænsninger til udelukkende tal for at udnytte de koder, der opstilles for de forskellige registreringsmuligheder. 6.2 Brugen af systemet Dette afsnit har til formål at klargøre, hvorledes den tidligere opstillede registreringsmodel er tiltænkt at skulle bruges. Den opstillede model er tænkt at skulle registreres på to forskellige måder; alt efter, hvilke type arter man registrerer. Arter, der vedrører løn, er tiltænkt at skulle registreres på samtlige dimensioner, hvorimod arter, der ikke vedrører løn, hvilket vil sige alt andet, ikke skal registreres på aktiviteten. Vi går derfor væk fra simultan registrering på alle dimensioner, når der registreres på lønarter. Dette er illustreret i tabellen nedenfor. Side 40 af 53

41 Tabel 4: Registrering af arter Transaktions ID Dato Indtastet af Art Sted Aktivitet Formål Mængde Omkostning Løn X X X X X X X X X Andre X X X X X - X X X Kilde: Egen tilvirkning Disse to typer registreringer vil blive gennemgået i det kommende afsnit samt illustreret gennem tabeller og modeller Registrering af lønarter Dette afsnit vil redegøre for, hvordan registreringerne er tiltænkt at skulle udføres, når man beskæftiger sig med arter af typen løn. Som det kan ses i bilag 1, er der inden for Blik A/S fire typer af løn arter. Arter der vedrører løn er tiltænkt at skulle registreres på samtlige opstillede dimensioner i den tidligere fremsatte transaktionstabel. Dette medfører naturligvis en registrering af lønarten, det vil sige den menneskelige aktivitet, på en netop aktivitet. Disse aktiviteter bør holdes på et forholdsvis overordnet niveau således, at man både sparer tid med henblik på tid brugt på at lave registreringerne, samtidig med man undgår arbitrære registreringer af de udførte aktiviteter. I tabel 8 nedenfor er angivet tre eksempler på sådanne registreringer foretaget i Blik A/S. Der er at finde en oversigt over de aktiviteter, der udføres i Blik A/S i bilag 1. Tabel 5: Transaktionstabel for lønarter i Blik A/S Transaktions ID Dato Indtastet af Art Sted Aktivitet Formål Mængde Omkostning DKK 1 07/06/ /06/ /06/ Kilde: Egen tilvirkning Der kan af tabellen aflæses, at både Troels og Stine har arbejdet i Afdeling B med det formål at producere dekorerede 4 kg. dåser. Ved den oprindelige registreringsmodel, foreslået ved Vagn Madsen og Poul Israelsen, vil dette være den eneste information, foruden mængdeforbrug og omkostning, man kunne udlede af en sådan transaktionstabel. Men i kraft af den tilføjede dimension i form af aktiviteten, kan det nu udledes, dog på et mere overordnet niveau, hvilke aktiviteter, der har været udført i forbindelse med produktionen af 4 kg. dåserne. Troels har eksempelvis brugt 30 minutter på en omstilling, herefter 25 Side 41 af 53

42 minutter på noget vedligeholdelse, der skulle udføres inden produktionens påbegyndelse. Vedligeholdelsen er ikke henført til et egentligt produktionsniveau med produkter, da det er tilfældigt, at vedligeholdelsen blev gennemført her. Det ville derfor have været arbitrært at henføre vedligeholdelsen som en omkostning til en produktlinje. Herefter kan vi se, at Stine har brugt 90 minutters arbejdstid på at vedligeholde driften altså sørge for, at der var tilstrækkeligt med materialer tilgængeligt for maskinen og så videre. Rent ER-diagram mæssigt vil transaktion 1 fra tabellen ovenfor se ud som illustreret i figuren nedenfor. Figuren er også at finde i stort format i bilag 3. Figur 21: ER-diagram for transaktion 1 Kilde: Egen tilvirkning Sammenhængen mellem de forskellige tabeller i ER-diagrammet er tidligere gennemgået, hvorfor de ikke vil blive gennemgået yderligere her. Dog skal det pointeres, at det netop gennem en sådan opstilling her giver et særligt gavnligt overblik over, hvorledes de forskellige tabeller interagerer med hinanden, og i yderligere grad vigtigheden af korrekt data. Eksempelvis kan nævnes satsen for lønnen. Denne er i dette tilfælde 2 DKK per minut, hvilket kan udledes af henholdsvis art- og enhedstabellerne. Netop her illustreres også vigtigheden af enhedstabellen, da man uden informationen i den vil kunne være i tvivl om, hvilken mængde, der skal indtastes i selve transaktionstabellen, da man lige såvel kunne tænkes at indtaste mængdeforbrug i timer. Side 42 af 53

43 6.2.2 Registrering af råmaterialer Dette afsnit vil redegøre for, hvordan registreringerne er tiltænkt at skulle udføres, når man registrerer arter som ikke er af typen løn. Det vil sige diverse råmaterialer, kontorartikler og så videre. Disse arter, der ikke vedrører løn, foreslås at skulle registreres på samtlige dimensioner i transaktionstabellen med undtagelse af aktivitetsdimensionen. I tabellen nedenfor er angivet tre eksempler på sådanne registreringer foretaget i Blik A/S. Der er at finde en oversigt over de arter, der bruges i Blik A/S i bilag 1. Tabel 6: Transaktionstabel for lønarter i Blik A/S Transaktions ID Dato Indtastet af Art Sted Formål Mængde Omkostning DKK 4 07/06/ /06/ /06/ ,50 Kilde: Egen tilvirkning Af transaktionstabellen ovenfor kan det udledes, at der er blevet brugt råblik 3, art nummer 603, i Afdeling B med det formål at producere 4 kg. dåser. Råblik 3 er blevet brugt i alle tre transaktionslinjer i tre forskellige mængder. Forbruget er blevet indtastet af Troels. Rent ER-diagram mæssigt vil transaktion fire se ud, som i nedenstående diagram. Diagrammet er igen at finde i større udgave i bilag 4. Side 43 af 53

44 Figur 22: ER-diagram for transaktion 4 Kilde: Egen tilvirkning Som det kan ses af ovenstående diagram er aktivitetsdimensionen ikke inddraget ved denne registrering, da den ikke vedrører løn. Ud over dette, så er princippet bag sammenhængen mellem de enkelte tabeller den samme, som ved foregående eksempel Opsummering Der er i de foregående afsnit blevet redegjort for og illustreret, hvorledes den foreslåede sammensætning af registreringsmodellen bør behandles i forhold til registreringer. Det blev foreslået, at der skelnes mellem to typer af registreringer inden for modellen; henholdsvis registreringer af arter, der vedrører løn, og de resterende arter. Løn foreslås at skulle registreres på samtlige dimensioner til enhver tid. De resterende arter, der ikke vedrører løn, foreslås registreret på alle dimensioner med undtagelse af aktivitetsdimensionen. 7 Kritik af den fremsatte registreringsmodel I dette afsnit vil der med blive set på, hvilken kritik der kan forekomme ved variabilitetsregnskabet efter de nye tiltag, som projektet har tilføjet. Tilmed vil der komme et bud på, om der er fordele eller ulemper ved dette variabilitetsregnskab, som projektet har fremstillet. Side 44 af 53

45 Det skal dog tilføjes, at noget af kritikken også vil kunne forekomme, hvis der ikke var sket tilføjelser til variabilitetsregnskabet. De bliver dog oplistet her, idet de stadig ikke er optimeret, og derfor stadig er en udfordring for variabilitetsregnskabet efter de nye tiltag. 7.1Udfordringerne En af de udfordringer, som der kan forekomme ved variabilitetsregnskabet er, at det ikke arbejder med kapacitetsomkostninger. Variabilitetsregnskabet skelner ikke mellem variable omkostninger og kapacitetsomkostninger, idet selve regnskabet ikke arbejder med kapacitetsomkostninger i form af maskiner, bygninger, biler osv. Der sker altså kun registrering på aktiviteterne, og derfor er kapacitetsomkostningerne slet ikke med i grundregistreringerne i variabilitetsregnskabet, men sker udenfor. Dette ses som et problem, at disse omkostninger ikke er at vise i grundregistreringerne, idet det ikke giver et fuldkommen billede af alle omkostningerne. Variabilitetsregnskabet arbejder heller ikke med periodisering i flerperiodisk, f.eks. investering, hvilket også kan ses som en udfordring, idet vi mister information om, hvilke perioder, som omkostningen reelt tilhøre. En anden udfordring ved variabilitetsregnskabet er, at det ikke registrerer på udgifter, ligesom Det Styrings Orienterede regnskab gør. I det, at der i variabilitetsregnskabet sker registrering på forbrugstidspunktet, da kendes den aktuelle pris pr. enhed ikke, hvilket kan give afvigelse mellem den faktiske betalte rate og budgetraten. Denne afvigelse vil blive vist via forskellen mellem variabilitetsregnskabet og den eksterne bogføring. Formåede variabilitetsregnskabet at lave registrering på forbrugstidspunktet, da ville de faktiske priser være kendte fra starten, og der vil ikke ske nogen afvigelse. Bureaukrati kan blive en udfordring ved det nye variabilitetsregnskab, idet der skal til at ske flere registreringer end hidtil. Dette kan påvirke medarbejderne i en negativ retning, idet det giver anledning til mere arbejde fra deres side af. Ikke kun det ekstra arbejde vil kunne frustrere medarbejderne, men at det er ekstra arbejde, hvorpå medarbejderne måske ikke ser eller bliver gjort opmærksom på den øget fortjeneste ved det, kan give frustration. Dette kan føre til, at medarbejderne får følelsen af, at de får en masse skrivebordsarbejde, som bare er i vejen i hverdagen. Det er derfor vigtigt, at tilføres disse registreringer, da skal medarbejderne kunne se og forstå tilføjelsen af merværdien ved at lave disse ekstra registreringer. Kan med arbejderne ikke forstå, hvorfor disse ekstra registreringer skal til, da kan der ske fejl i registreringerne, da der vil mangle engagement til at få udført disse registreringer rigtigt. Tilmed vil de ekstra registreringer også kunne give forstyrrelser hos medarbejderne i hverdagen, og det vil kunne give nogle udfordringer, hvis medarbejderne hele tiden føler, at de bliver forstyrret i deres arbejde pga. de ekstra registreringer og sat tilbage i tid. De ekstra registreringer kan blive en tidsressource, som vil tage Side 45 af 53

46 tiden fra andet arbejde, eller i værste tilfælde vil kunne give medarbejderne stress, fordi det giver mindre tid til daglige opgaver, som dog stadig skal udføres, men på mindre tid. Men kan disse ekstra registreringer så give så meget gevinst til en virksomhed, at argumenterne imod de nye tiltag vil kunne opvejes. Dette er spørgsmålet, som projektet vil forsøge at give et lille overblik over. 7.2 Fordele/Ulemper De ekstra registreringer kan give en masse ekstra og god information, hvilket vil kunne blive nyttigt i en senere inspirationsanalyse. Inspirationsanalysen kan være god til en ledelse, som ønsker et overblik over sin virksomhed, og tilmed vil have forslag til, hvilke forbedringer der kan gøres. Inspirationsanalysen kan også bruges til at give et overblik over, hvilke prioriteringer der skal gøres i virksomheden og derfra lave en tidsplan. De ekstra registreringer er meget gode at have, men spørgsmålet er så, om de i forvejen gjorte registreringer er nok, eller om de ekstra registreringer giver tilstrækkelig merværdi, så de førnævnte udfordringer er acceptable. Denne vurdering er meget svær at lave, og det vil helt sikkert kræve en del undersøgelser, som for eksempel forsøgs ordninger, hvor en afdeling forsøger sig med disse ekstra registreringer. Skal projektet give et bud på, om det vil kunne betale sig i det lange løb at lave de ekstra registreringer, da vil udfordringerne nok kunne give flere problemer, end de nye registreringer vil give proft til virksomheden. Dette vurderes ud fra især de ekstra kontroller, som det nye registreringssystem vil tilføje. Det er vigtigt ikke at gøre det daglige arbejde for medarbejderne besværligt, hvilket det kan blive, hvis de hver gang der skal ske en registrering, skal indtaste medarbejdernummer altså registrering på ansvar. Dog vil ændringer, såsom registrering på enhed kunne give brugbar information til videre brug i inspirationsanalyse, og dette vil, efter projektets vurdering, ikke være en kæmpe udfordring for medarbejderne i hverdagen. Om det kan betale sig at lave ekstra registreringer, som det nye registreringssystem påkræver, da vil projektet vurdere, at ikke alle ekstra registreringer vil give tilstrækkelig merværdi i forhold til de udfordringer, de vil give i hverdagen. Dog vil en enkelt ekstra registrering give tilstrækkelig merværdi til at kunne udføres. Dette er som sagt ikke vurderet på baggrund af nogen undersøgelse, hvilket måske ville kunne give et andet resultat. Side 46 af 53

47 8 Konklusion Projektet tog udgangspunkt i følgende problemformulering: Hvordan kan variabilitetsregnskabet evne til at løse Vagn Madsens hovedopgave forbedres gennem opstilling af databasen med supplement fra Ledelsens informations systemer og Activity Based Costing teori? I denne opgave har projektgruppen undersøgt muligheden for at optimere variabilitetsregnskabet. Dette er gjort med henblik på at eliminere truslerne fra ledelsens informations systemer og forbedre variabilitetsregnskabet til at lave mere præcise inspirationsanalyser. Projektgruppen er kommet frem til, at ved at tilføje dimensionerne; Indtastet af og aktivitet, samt attributten informationsindgang til steddimensionen, at det nye variabilitetsregnskab bedre kan løse opgaver i AIS teorien, samt, at det foreslåede variabilitetsregnskab er bedre til at lave ABC-analyser uden arbitrære fordelinger. Ved at benytte det foreslåede variabilitetsregnskab i stedet for Vagn Madsens variabilitetsregnskab, vil systemet være bedre til at løse opgaven fra teorien om ledelsens informations systemer. Der er dog en øget risiko for, at der vil opstå redundant data, men det kan være svært at be- eller afkræfte uden en empirisk undersøgelse. Det foreslåede variabilitetsregnskab vurderes også til stadig at have en klar ulempe i forhold til Det styringsorienterede regnskabsvæsens tilpasningsevne over for ABC teorien. Yderligere skelnes der heller ikke mellem direkte og indirekte omkostninger, og der medregnes ligeledes heller ikke kapacitetsomkostninger eller udgifter i den foreslåede registreringsmodel. Samtidig kan det betvivles, hvorvidt tiltagene foretaget i det foreslåede variabilitetsregnskab kan optimere datagrundlaget til en ABC-analyse; uden igen at skabe for mange undværlige omkostninger. Det er dog ikke muligt at kende de faktiske fordele og ulemper ved dette variabilitetsregnskab uden en empirisk undersøgelse af systemet, da omfanget af de potentielle udfordringer ved systemet stadig er ukendte, samt den øgede information for ledelsens beslutningstagen endnu er uvis. Projektgruppen konkluderer derfor, at det ud fra undersøgelsen endnu er uvist, hvorvidt det foreslåede variabilitetsregnskab ville være bedre til at løse ledelsens informations system teoriens opgaver, uden at påføre en virksomhed for mange uhensigtsmæssige omkostninger. Dette blev påvist gennem opstilling af databasegrundlaget i et ER-diagram, hvori der blandt andet blev illustreret, at der gennem begrænsninger på muligheder for indtastninger af tal kunne skabes et mere troværdigt grundlag. Derudover kunne felter også gøres mandatoriske, hvorved muligheden for forglemmelser blev elimineret. Disse forholdsvis simple Side 47 af 53

48 tilføjelser er alle med til at højne troværdigheden for de data, der opbevares i databasen, hvilket også gør datagrundlaget mere velegnet til at løse variabilitetsregnskabets hovedopgave, og dertilhørende underopgaver. Dog må man yderligere konkludere, at der rent praktisk ude i de enkelte virksomheder vil være et tilnærmelsesvist unikt informationsbehov, hvorfor et egentligt generelt registreringssystem vil være praktisk talt umuligt at opstille. Dog menes det, at de foreslåede ændringer til det oprindelige Variabilitetsregnskab er af en sådan karakter, at de vil gavne størsteparten af virksomheder. Side 48 af 53

49 8 Litteraturliste Booth, Wayne C., Colomb, Gregory G. og Williams, Joseph M. (2008): The Craft of Research, The University of Chicago Press, 3. udgave Bukh, Per Nikolaj (2007): Time-driven ABC. Controlleren Bukh, Per Nikolaj og Israelsen, Poul (2003): Activity Based Costing, Bestyrelseshåndbogen Dansk Datahistorisk forening: besøgt 22/ Forbrugerrådet: besøgt 29/ Forelæsning ved René Dueholm TimeXtender Forelæsning ved Thomas Borup Kristensen Israelsen, Poul & Rohde, Carsten. (2005). Chapter 11: Danish management accounting frameworks - a SWOT analysis and an activity based costing comparison. In: Jönsson, Sten; Mouritsen, Jan; & Ahonen, Guy: Accounting in Scandinavia: the Northern lights, pp Malmö: Liber Israelsen, Poul (1993), Activity-versus Variability-Based Management Accounting, Jurist og økonomforbundetsforlag. KPMG (2011): Indsigt i årsregnskabsloven KPMG s praktiske guide til forståelse af loven. KPMG, 6. udgave Madsen, Vagn (1971), Regnskabsvæsenets opgaver og problemer i ny belysning, Gyldendal, 2.udgave Michael Andersen (1992): Kapacitetsomkostningsstyring - Det amerikanske ABC-system versus den danske styremodel. Erhvervsøkonomisk Tidsskrift, Bind 56 Romney, Marshall B. og Steinbart, Paul J. (2012): Accounting Information Systems, Pearson, 12. udgave Vang, Søren (2001): Relationsdatabaser og SQL. Ingeniøren bøger, 3.udgave, Worre, Zakken (1994): The evolutionary development from pure imitative cost accounting to a Danish concept of management accounting. Oekonomistyring & informatik, 10. Udgave Side 49 af 53

50 9 Bilag 9.1 Bilag 1: Talkoder for Blik A/S ID Reversibilitet Beskrivelse 41 1 dag 42 1 uge 43 1 måned 44 3 måneder 45 6 måneder 46 1 år 47 5 år 48 Ukendt Medarbejdere ID Beskrivelse 2021 Jan 2022 Jørgen 2023 Søren 2024 Troels 2025 Stine 2026 Peter 2027 Gertrud 2031 Lotte ID Art Beskrivelse 601 Råblik Råblik Råblik Råblik, DVD 605 Lak 606 Plastik, DVD 607 Løn, produktion 608 Løn, Administration 609 Løn, salg 610 Løn, rengøring 611 Kontorartikler 612 Rengøringsartikler ID Enheder Beskrivelse 31 Kilogram 32 Liter 33 Minutter 34 Stk. ID Formål Beskrivelse 8 Virksomhed en bloc 81 Produktion 811 Bund og Låg 8111 Dåse, 2 kg 8112 Dåse, 4 kg 812 DVD'ER ID Aktiviteter Beskrivelse 901 Omstilling 902 Vedligeholdelse 903 Overvågning 904 Vedligeholdelse af drift ID Sted Beskrivelse 7 Virksomhed en bloc 71 Produktionsafdeling 711 Afdeling A 712 Afdeling B 7121 Afdeling H 72 Salgsafdeling 721 Distribution 722 Salg 723 Marketing Side 50 af 53

51 9.2 Bilag 2: ER-diagram for Blik A/S Side 51 af 53

52 9.3 Bilag 3: ER diagram for transaktion 1 Side 52 af 53

53 9.4 Bilag 4: ER-diagram for transaktion 4 Side 53 af 53