A/B Gudenå: Knud Spangsø, formand og Lone Jakobsen, næstformand.

Transkript

1 Referat Forvaltning: Sekretariat, Miljø og Teknik Møde vedr.: Redegørelse styringsdialog Mødested: Laksetorvet, lokale D 3.32 Mødedato: Sendes til: A/B Gudenå og RandersBolig Deltagere: A/B Gudenå: Knud Spangsø, formand og Lone Jakobsen, næstformand. Administrationsselskabet RandersBolig: Berit Rudbeck, forvalter, Jette Halkjær, teamleder økonomi, Susanne Kyra Jensen, kontorchef, Jørgen Henriksen, chefkonsulent i DAB og Ulla Gregor, sekretariatschef i DAB. Randers Kommune: Tine Braüner Jung, Den boligsociale enhed, Steen Sørensen, socialog arbejdsmarkedsforvaltningen, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde den 20. oktober 2015 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014, herunder dispositionsfond, arbejdskapital, likviditet b. Tab ved lejeledighed c. Tab ved fraflytning d. Renoveringsprojekter i. Brug af sociale og arbejdsklausuler 3. Afdelingernes økonomi a. Afdelingernes resultater b. Likviditet c. Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse d. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning e. Øvrige forhold, herunder finansiering af forbedringsarbejder og bemærkninger fra revisionsprotokollatet. 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 1, Hans Bojes Allé status efter aflysning af helhedsplan b. Afdeling 4, Valdemarsvej c. Afdeling 16, Grenåvej d. Afdeling 21, Centrumgården status 5. Boligsocial styringsdialog a. Orientering om etablering af Den boligsociale enhed, Randers Kommune b. Nybyggeri behov for små boliger 6. Særlige udfordringer forbundet med anvisning af flygtninge 7. Eventuelt

2 Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos boligorganisationen. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det skaber en god dialog, indblik og fundament for et fortsat godt samarbejde mellem tilsyn og A/B Gudenå. Boligorganisationens økonomi: A/B Gudenå er en boligorganisation med afdelinger, hvor der igennem længere tid ikke er henlagt til vedligeholdelse. Det arbejdes der med at samle op på. Samtidig er der et stort efterslæb på vedligeholdelse. Der er udarbejdet en genopretningsplan, der langt hen af vejen er baseret på, at afdelingerne renoverer med økonomisk støtte fra boligorganisationens dispositionsfond samt fra trækningsretsmidler fra Landsbyggefonden. Dette sker selvsagt under hensyntagen til dispositionsfondens størrelse og boligorganisationens økonomi. Årets resultat blev et overskud på kr., som er overført til arbejdskapitalen. Bruttoadministrationsudgifterne udgjorde 539 kr. pr. lejemålsenhed og var i regnskabsåret større end budgetteret. Det skyldes, at udgifter til revision var væsentlig større end budgetteret, hvilket skyldes for lav budgettering. Det er der rettet op på i budget 2015/2016 og fremadrettet. Den væsentligste årsag til overskuddet er, at renteindtægterne var højere end forventet. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible del er faldet med kr. (169 kr. pr. lejemålsenhed)siden sidste regnskab, hvilket primært skyldes, at der er ydet store tilskud til afdelingerne på i alt kr. Samtidig har der været negativ likviditet i nogle afdelinger på grund af manglende lånehjemtagelse. Disse lån er nu hjemtaget, og der er ikke længere afdelinger med negativ likviditet. Den bundne del af dispositionsfonden udgør primært trækningsret i Landsbyggefonden på samlet ca. 12,2 mio. kr., samt udlån til 12 afdelinger på i alt 3,7 mio. kr. Der afvikles på lånene, og størstedelen af lånene forventes afviklet inden for 5-8 år. Boligorganisationen yder generelt ikke fremover nye lån til afdelingerne. Tilgangen til dispositionsfonden skyldes indbetaling af særlige bidrag på kr. fra afdelingerne, afdelingernes indbetaling af ydelserne på indfriede lån på samlet kr. samt samlet afdrag på lån fra afdelingerne til boligforeningen på kr. Dispositionsfonden har i regnskabsåret dækket et lejetab på kr. samt tab ved fraflytning på kr. Tab ved fraflytning er forholdsvist højt, men der forventes et mindre fald i udgiften til denne post i regnskabsåret 2014/2015. Der indbetales fortsat fra afdelingerne til dispositionsfonden, da saldoen er under den lovfastsatte maksimumgrænse.

3 Der ydes fortsat tilskud til afdelinger, men under nøje hensyntagen til udviklingen i dispositionsfonden. Der er fokus på overordnet at styrke dispositionsfonden. Tilsynet finder det positivt, at administrationen har udviklet prognoseværktøj, der giver mulighed for at få overblik over dispositionsfondens udvikling fremadrettet. Arbejdskapital Arbejdskapitalen udgør kr., hvoraf kr. er disponible, svarende til 896 kr. pr. lejemålsenhed. Det er et fald på 33 kr. pr. lejemålsenhed i forhold til sidste år, der skyldes, at udlån til RandersBolig nu fratrækkes arbejdskapitalen i stedet for dispositionsfonden, som det rettelig skal. Der er henlagt kr. i særlige bidrag fra afdelingerne samt tilført årets resultat. RandersBolig har endvidere afdraget kr. på lån ydet fra boligforeningen. Den bundne del af arbejdskapitalen udgør udlån til RandersBolig på kr., der fortsat afvikles på, samt indskud i RandersBolig og Fælleskontoret på i alt kr. Der opkræves fortsat særlige bidrag i afdelingerne til arbejdskapitalen, da saldoen på denne er under maksimumgrænsen. Det er med til at styrke boligforeningens egenkapital. Likviditet Boligorganisationen har fri likviditet for kr. i form af værdipapirer og bankbeholdning. Afdelingerne har indestående på kr. Den samlede disponible egenkapital udgør kr. Revisor bemærker, at der er overskydende likviditet på kr., hvorfor der er omtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler. Dette finder tilsynet meget positivt. Boligorganisationen har styrket likviditeten i regnskabsåret 2013/2014, men der skal fortsat holdes nøje fokus på at styrke denne yderligere gennem afdrag på lån fra afdelinger og nøje vurdering af tilskud til afdelingerne, ud over de lovpligtige tilskud til tab. Der forventes yderligere stigning i henlæggelser i 2014/2015 på ca. 10 mio. kr., hvilket tilsynet finder meget positivt. Forvaltningsrevision Administrationen oplyste, at der pågår et arbejde med udvikling af forretningsgange over de næste 3-5 år. Der er fokus på området. Der er dog allerede nu foretaget test på de områder, hvor der er forretningsgange i dag, hvilket viste et positivt resultat, stort set uden bemærkninger. Især viser testen af forretningsgang for fraflytning en stor positiv fremgang, der tydeligt kan mærkes i de enkelte boligorganisationer. Tilsynet finder dette meget positivt.

4 RandersBoligs bestyrelse har endvidere vedtaget hvilke 5 punkter, der skal indgå i forvaltningsrevisionen for 2014/2015. Det bliver inkassoprocedure, forbrugsregnskaber, renoveringsoversigt, prognose for dispositionsfonden, samt plan for anvendelse af trækningsretten, hvilket også er punkter, som der er fokus på fra kommunens side. Administrationen arbejder også med udarbejdelse af genhusningspolitik til brug for fremtidige store renoveringsprojekter for at sikre struktur og kontrol. Tab ved lejeledighed Årets tab ved lejeledighed udgjorde kr. Året før udgjorde tabet ca kr., så der er sket en mindre fremgang, hvilket er positivt. En ganske væsentlig del af tabet skyldes de 8 boliger, der blev anvendt til ungdomsboliger i afdeling 21. De 8 boliger er nu renoveret og sammenlagt til 4 familieboliger med niveaufri adgang og lille have. Boligerne er meget attraktive, og det har været endog meget nemt at leje dem ud. Ibrugtagning var dog pr. 1. aug. 2015, så der vil også i regnskabet for 2014/2015 være et (mindre) lejetab på grund af disse boliger. Boligorganisationen er meget tilfreds med resultatet af ombygningen, og det har givet stor positiv omtale. Boligorganisationen bidrager til lejeudligning i afdeling 21 i det første år. Herudover har muligheden for frit valg af elselskab gjort, at afdelingerne i istandsættelsesperioden er pålagt en ekstra udgift til dette. Det er forsøgt imødegået ved, at der ved indflytning udarbejdes en fuldmagt, som den nye beboer kan vælge at underskrive, så boligorganisationen/administrationen kan tilmelde den nye beboer til et elselskab. Det resterende tab ved lejeledighed, udover tabet ved forbrug og tabet i afdeling 21, svarer ca. til 5-6 mdr. tomgangsleje. Der er fokus på problematikken. Tab ved fraflytning De indtægter, der kommer ind på tidligere afskrevne fordringer indgår til at dække tab ved fraflytning sammen med afdelingens eget bidrag. Herefter var dispositionsfondens andel på kr., hvilket er en stigning på ca kr. Det er et stort tab i forhold til året før og i indeværende år (2014/2015). Det skyldes dog enkeltsager, fx har en enkeltstående fraflytning kostet ca kr. i forbindelse med et dødsfald. Herudover har boligorganisationen sammen med andre boligorganisationer besluttet at ansætte en boligsocial medarbejder i RandersBolig. Dette for at imødekomme problematikker omkring udsættelser og herved også mindske tab. Medarbejderen har været ansat siden foråret 2015, og det tegner meget positivt indtil nu. Endelig er der strammet op på inkassoproceduren, hvilket også formindsker tabet. Der er således generelt fokus på problemet. Meget positivt.

5 Afdelingsbestyrelserne er også blevet hurtigere til at melde tilbage, hvis der forsvinder lejere i løbet af natten. Men det er dog en svær balance. Heldigvis drejer det sig om få enkeltstående sager. Renovering og trækningsret Trækningsretten udgør , hvoraf kr. er disponible. Der er udbetalt trækningsretsmidler til 3 afdelinger i regnskabsåret, og disponeret til yderligere 9 afdelingers kommende projekter. Ved udgangen af regnskabsåret 2015/2016 forventes den disponible saldo herefter at udgøre kr. Boligorganisationen har besluttet en politik for anvendelse af trækningsretten. Bestyrelsen har besluttet primært at prioritere klimaskærmsarbejder, herunder tagarbejder, isolering og facaderenoveringer. Boligorganisationen prioriterer efter hvilke afdelinger, der har størst behov for renovering. Der er udarbejdet prognoseværktøj, der giver overblik over fremtidige midler. Ved anvendelse af trækningsretten kan op til 2/3 af renoveringsudgiften dækkes af trækningsretten i overensstemmelse med Landsbyggefondens regulativ. Afdelingen skal selv finansiere den resterende 1/3 ved opsparede midler eller ekstern lånehjemtagelse. På det næstkommende organisationsbestyrelsesmøde den 19. november er renoveringsoversigten på dagsordenen. Administrationen anbefaler ikke iværksættelse af flere renoveringsopgaver pt., da der er taget hånd om de mest pressende opgaver. Administrationen anbefaler, at man i stedet bruger året til at gennemgå prioriteringslisten over projekter på ny og revurdere, hvilke projekter der skal fremmes. Brug af sociale og arbejdsklausuler i forbindelse med byggeprojekter Der er i Randers Byråd et politisk ønske om større fokus på brug af sociale- og arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. Randers Kommune har til inspiration selv indgået aftale med Tradium om kontakt med uddannelsesinstitutionen ved nye byggeprojekter. RandersBolig forventer at fremlægge forslag om anvendelse af sociale og arbejdsklausuler på et kommende bestyrelsesmøde til vedtagelse. Der er indgået en samarbejdsaftale med Kuben Management, der ikke har sociale og arbejdsklausuler. I forbindelse med næste genforhandling af samarbejdsaftalen vil RandersBolig nævne dette som et punkt til indføjelse i den fremtidige samarbejdsaftale. Afdelingernes økonomi Afdelingernes samlede resultater viser 10 afdelinger med underskud og 11 afdelinger med overskud. Samlet set er afdelingernes økonomi ikke bedret i året. Der er i budgetlægningen for 2015/2016 taget højde for, at det overordnede billede for afdelingerne er, at de er i en kritisk tilstand, blandt andet ved at kigge nøje på økonomien så afdelingerne både bliver i stand til at udføre nødvendige vedligeholdelsesarbejder og samtidig får en drift i balance. Dette kan blandt andet medføre

6 lejestigninger, og der må påregnes, at der skal ydes en væsentlig støtte fra boligforeningen til afdelingerne også i de kommende år. Overskud og underskud vil blive afviklet over en 3-årig periode i overensstemmelse med driftsbekendtgørelsens krav herom. Dog er overskud på resultatkonto i 12 afdelinger overført som ekstraordinære henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, hvorfor ultimosaldo på resultatkonto er lig med årets resultat. Generelt bruges overskud til at styrke henlæggelser. De afdelinger, der har haft overskud, har generelt udvist stor påholdenhed og kun udført det nødvendige renoveringsarbejde. Nogle afdelinger har endvidere fået ejendomsskat retur. Likviditet Alle afdelinger har positiv likviditet med undtagelse af afdeling 15 og 22. Det samme var tilfældet sidste regnskabsår. Administrationen oplyser, at lånene nu er hjemtaget, og alle afdelinger har i dag positivt likviditet. Tilsynet finder det meget positivt. Henlæggelser Planlagt og periodisk vedligeholdelse Henlæggelser er på 302 kr. pr. m2. Generelt er henlæggelsesniveauet for lavt, og skal øges gennem en årrække. Ved budgetlægning er der vurderet på, hvor meget lejen kunne stige som følge af stigning i udgifter til henlæggelser, og i nogle afdelinger har det været nødvendigt at anvende trappestigninger for på sigt at opnå et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau uden for markante huslejestigninger. I budget for 2015/2016 er der dog kun 6 afdelinger tilbage med trappestigninger i henlæggelser. Regnskabsåret er det første år, hvor der anvendes helt opdaterede drift- og vedligeholdelsesplaner. Der er gennemført markvandringer, hvor boligorganisationen har dannet overblik over fremtidige renoveringsbehov. 6 afdelinger har ikke kunne dække årets forbrug af henlæggelserne, men samlet set er henlæggelser øget med knap 9 mio. kr. Positivt. Der gives også tilskud i 2014/2015 til afdelinger for at styrke og øge henlæggelser. Samlet set stor fokus på dette. I afdeling 12 bemærker revisor, at man har man mindsket budgettet, til trods for at forbruget var højere end årets henlæggelser. Administrationen oplyser, at det beror på en fejl. Det er i 2014/2015 budgettet er forhøjet. Tilsynet vurderer, at der er tale om et forhold, der ikke er af væsentlig betydning for afdelingens økonomi, hvorfor Tilsynet ikke finder anledning til at anmode om korrektion i revisionsprotokollat. Administrationen tilføjede, at Afdeling 12 principielt er en ny afdeling, der blev oprettet med kapitaltilførsel i forbindelse med en gennemgribende renovering. Afdelingen havde en lidt skæv start, men kører nu godt. Det er en lille afdeling med 18 lejemål. Men en af udfordringerne er, at selvom afdelingen blev totalrenoveret er der alligevel ikke gennemrenoveret i alle bygninger. Der er særlig fokus på denne afdeling fra boligorganisationen og administrationens side.

7 Afdeling 4 udviser en stor henlæggelsessaldo i kritiske nøgletal, men det skyldes alene, at det er en lille afdeling med 8 boliger, hvorfor det er nødvendigt med et højt henlæggelsesniveau, da der er få om at bære udgifter til vedligeholdelse. Niveauet vurderes derfor ikke at være for højt. Istandsættelse ved fraflytning Der er i året kun henlagt minimalt eller slet ikke til istandsættelse ved fraflytning, da det blev vurderet, at det i alle afdelinger var nødvendigt at øge henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. I to afdelinger vurderes henlæggelserne utilstrækkelige, afdeling 5 og 9. I afdeling 9 skyldes det, at forbruget har været meget højt. Der vil blive taget højde for dette ved fremtidig budgetlægning. I alle øvrige afdelinger vurderes henlæggelser til istandsættelse at være tilstrækkelige. Øvrige forhold, herunder bemærkninger fra revisionsprotokollat: Det fremgår af revisionsprotokollatet, at afdelingerne 2, 3, 5, 6 og 22 har et underfinansieret byggeri. Der er efter regnskabsårets afslutning indsendt byggeregnskab for disse afdelinger til kommunen til godkendelse. Af byggeregnskaberne fremgår, hvordan underfinansieringen er dækket ind. Det er således på plads nu. Afdeling 4 er en lidt atypisk afdeling, da der kun er 8 boliger med 4 erhvervslejemål og herudover 18 garager. Det giver nogle udfordringer i forhold til opsparing til henlæggelser mm., da der er få lejere til at spare op. Budgetlægning er specificeret i alle afdelinger, og budgettet viser tydeligere afdeling 4s udfordringer. Boligorganisationen har fokus på afdelingen. Vedrørende afdeling 11 er der afholdt udgifter til advokat, der henstår ufinansieret. Det afvikles i budget 2014/2015, således at denne post nu er udlignet. I afdeling 15 og 22 er lån nu hjemtaget, jf. også ovenfor under afdelingernes økonomi, likviditet. Vedrørende afdeling 20 bemærker revisor, at der er bundet store beløb i tilgodehavender og at afdelingen ikke er likvid. Revisor forholder sig ifølge administrationen (unødigt) kritisk til afdelingen. Det er en meget lille afdeling, hvorfor enkelte udgifter til fx vedligehold har stor effekt på økonomi. Afdelingens henlæggelsesniveau er lavt, men der er et højt lejeniveau allerede nu i forhold til beliggenhed og stand (Favrskov), der gør, at de er sårbare i forhold til lejestigninger. Der er fokus på afdelingen, der også får økonomisk støtte fra boligorganisationen. Endvidere bemærker revisor, at der er en uafklaret difference på kr. til Landsbyggefonden. RandersBolig oplyser, at differencen har været der i en årrække, og det har ikke været muligt at spore tilbage, hvorledes differencen er opstået, men den er udlignet i regnskab 2014/2015. Revisor har tillige bemærket, at antenneregnskaber bør udarbejdes. RandersBolig oplyser, at der er fokus på det, og at der bliver udarbejdet særskilte antenneregnskaber fremover, samt at der nu foreligger antenneregnskaber frem til 31/

8 Der er i flere afdelinger ejerpantebreve, der skulle have været aflyst. RandersBolig oplyser, at de nu er identificeret, og processen med at aflyse dem er sat i gang. Revisors bemærkning forventes derfor ikke at være der i næste regnskab, selvom selve aflysningen forventeligt fortsat pågår, da det er en omstændelig proces. Endelig bemærker revisor, at der er konstateret afvigelser mellem bogholderi og lister med opgørelse over de enkelte lejemåls indskud. Administrationen oplyser, at der er lavet plan sammen med revisor, som er påbegyndt i 2014/2015, men den primære udførelse bliver i regnskabsåret 2015/2016. Afdelinger til drøftelse Vedrørende afdeling 1 ønsker tilsynet en status på afdelingen. Der blev sidste år vedtaget, at der ikke vil blive udarbejdet helhedsplan for afdelingen, blandt andet på grund af, at afdelingen ikke har haft udlejningsvanskeligheder og lejemål i tomgang. I stedet er det besluttet at foretage renovering af ventilation og vinduer, der pågår i øjeblikket. Det er de mest presserende opgaver i forhold til at fremtidssikre afdelingen. De udgifter, der har været afholdt i forbindelse med forarbejde til helhedsplan er betalt af boligorganisationen og belaster således ikke afdelingen. Udgifterne udgør ca kr. De er fortsat fokus på afdelingen, da der stadig er udfordringer, der skal løses. Afdeling 4 er omtalt ovenfor under bemærkninger fra revisionsprotokollat. Vedrørende afdeling 16 er det en afdeling, der består af visitationsboliger i et bofællesskab. De kritiske nøgletal viser, at der er store henlæggelser i forhold til benchmark. RandersBolig oplyser, at henlæggelserne svarer til det reelle 10-årige forbrug ifølge drifts- og vedligeholdelsesplan. Tilsynet finder dette hensigtsmæssigt. Afdeling 21 er nærmere beskrevet ovenfor under punktet om boligorganisationens økonomi, tab ved lejeledighed. Boligsocial styringsdialog Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedr. udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen. Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag. Boligforeningen har ikke de billige boliger, som kommunen efterspørger til henvisning til bl.a. unge hjemløse. Boligforeningerne er forpligtet til at vedligeholde og istandsætte boligmassen, hvormed lejeniveauet som en naturlig følge deraf stiger.

9 Særlige udfordringer i forbindelse med anvisning af flygtninge Boligorganisationen har ønsket at få en dialog omkring emnet, da der kommer flere og flere familier, der er svære at kommunikere med på grund af sprogbarrierer. Det gør det vanskeligt i dagligdagen, fx svært at forklare anvendelse af vaskefaciliteter, ordensregler mm. Det giver udfordringer for beboerne ude i afdelingerne. Boligorganisationen ønsker at høre, om det fx kunne være muligt at få hjælp til at oversætte fx ordensregler/vedtægter til de nye beboere på deres eget sprog. Kommunens repræsentant for team integration oplyser, at kommunen ved nye flygtninge overordnet forklarer, hvad det vil sige at bo i Danmark, herunder i alment byggeri, men måske er det også et spørgsmål om at give det tid. Kommunen vil gerne medvirke til at løse problemet i det omfang, rammerne tillader det. Det er en god ide at drøfte mulighederne nærmere, herunder også muligheden for at oversætte ordensregler og afholde velkomstmøder, som kommunen faciliterer med lokaler og tolke, og boligorganisationen står for at præsentere boligorganisationerne for de nye lejere. Det har der været stor succes med i andre kommuner. Man kan også drøfte muligheden for at etablere ordning med hjemme-hos er. Flygtningekontoret har et meget stort behov for flere små, billige boliger. I øjeblikket mangler der ca. placering af 100 flygtninge for at opfylde af kvoten for i år, og der er lige nu 125 flygtninge, der er placeret i midlertidige boliger. Der er stor mangel på boliger! RandersBolig oplyser, at boligorganisationerne gerne vil hjælpe og også har evnen til det, men det kræver også en starthjælp til flygtninge. Der er enighed om, at det vil være formålstjenstligt med et fælles møde mellem Randers Bolig og kommunens integrationsteam. Aftalt, at Steen Sørensen fra team integration ved Randers Kommune indkalder til møde mellem kommunen og RandersBolig via Susanne Kyra Jensen. Eventuelt Boligorganisationen udtrykker ros til Randers Kommune for resultat af de afholdte boligkonferencer. Der er blandt andet blevet oprettet et hotline-nummer til brug for problemer med psykisk syge personer, og det fungerer rigtig godt. Boligorganisationen ønsker slutteligt at fremhæve, at der også er mange gode oplevelser af, at de nye familier og beboere skaber liv, og der er positive oplevelser med en god integration af flygtninge.